PANDUAN PENGGUNAAN:SUBMODUL DESKRIPSI TUGAS

(HRMIS)

Disampaikan Oleh:

SALIAH BINTI MOHD SHAFARI

17 – 18 JUN 2019

AGENDA

Pengenalan Sistem

Fungsi-fungsi Utama

Peranan/ Pengguna Sistem

Sesi Latihan

PENGENALAN

Pelaksanaan untuk mewujudkan dan pengemaskinian Deskripsi Tugas (JD) padaJawatan Sebenar hanya boleh diakses di persekitaran HRMIS 2.0 sahaja.

JD yang perlu diwujudkan dalam HRMIS ini adalah terhad kepada JawatanSebenar atau Jawatan berwaran sahaja. Jawatan yang tidak berwaran adalahterkecuali.

Menu JD dalam HRMIS boleh diakses oleh semua Pemilik Kompetensi (CO) yangmempunyai akaun HRMIS yang masih aktif.

FUNGSI-FUNGSI UTAMA

1. Fungsi Kemasukan/ Pengemaskinian Maklumat JD (Peranan CO & Pentadbir)

2. Fungsi Pegesahan Maklumat JD

3. Fungsi Kelulusan Maklumat JD

4. Fungsi Jana Dokumen JD

PERANAN/ PENGGUNA SISTEM

Pentadbir HRMIS (Agensi Pelaksana)

• Penetapan Peranan yang terlibat

• Penetapan Peranan Pentadbir

Aliran Kerja JD

Pentadbir JD

• Pengaktifan JD

• Kemaskini JD (CO) bagi Agensi

• Jana Dokumen JD

Pemilik Kompetensi (CO)

• Kemaskini JD (pemilik)

• Semakan Status JD

• Jana Dokumen JD

Pengesah/ Pelulus

• Semakan JD Pegawai

• Pengesahan/ Kelusan JD

Penetapan Peranan(Pentadbir/ Penyokong/ Pelulus) di Modul Sekuriti

PenetapanAliran Kerja

di ModulSekuriti

PengaktifanJD

Proses Pelaksanaan

JD

Jana Dokumen

JD

PERANAN YANG TERLIBAT

Pemilik Kompetensi (CO)

Pengesah/ Pelulus

Pentadbir HRMIS-Level 2 / Pentadbir

JD

Pentadbir HRMIS-Level 1 / Pentadbir

Aliran Kerja

PROSES KERJA JD

ALIRAN KERJA

SESI LATIHAN/ HANDS-ON

Penetapan Tugas (Peranan)

Penetapan Aliran Kerja (Proses Pengesahan & Kelulusan)

Semakan Jawatan Sebenar di Modul Data Perjawatan

Pelaksanaan JD (sebagai CO dan Pentadbir)

http://10.21.155.97

http://10.21.155.97

User: icno

Pswd: hrmis2020

SESI LATIHAN – PENETAPAN TUGAS (PERANAN)

Tindakan: Pentadbir HRMIS (Agensi)memberi peranan sebagai Pentadbir JD,Pengesah dan Pelulus kepada pegawaiyang telah dipertanggungjawabkan.

Senarai Peranan adalah seperti berikut:-

Bil. Nama Peranan Tugas

1 Pentadbir JD [Kod : 619] Pengaktifan JD

Pewujudan JD Pemilik Kompentensi Agensi

2 Pengesah JD [Kod: 621] Pegawai Penyelia Pertama CO yang membuat Pengesahan JD CO tersebut

3 Pelulus JD [Kod: 620] Pegawai Penyelia Kedua CO yang membuat Kelulusan JD CO tersebut

SESI LATIHAN – PENETAPAN ALIRAN KERJA

Tindakan: Pentadbir JD (Agensi) membuatpenetapan aliran kerja bagi membolehkanproses pengesahan dan kelulusan JD diperingkat struktur agensi dapatdilaksanakan.

Senarai Aliran Kerja adalah sepertiberikut:-

Bil. Nama Aliran Kerja Fungsi

1 JD-001: Pengesahan JD Penghantaran JD daripada pemilik JD kepada Penyelia Pertama untuk

disahkan

2 JD-002: Kelulusan JD Penghantaran JD daripada Penyelia Pertama kepada Penyelia Kedua

untuk diluluskan

SESI LATIHAN – SEMAKAN JAWATAN SEBENAR (AP)

Pentadbir perlu memastikan Aktiviti Organisasi (BA) adalah mengikutwaran terkini yang berkuatkuasa.

Pentadbir perlu memastikan semua AP telah diwujudkan denganlengkap di Modul Data Perjawatan.

Pentadbir perlu melengkapkan AP dengan sempurna bagi AP yangdikategorikan sebagai Jawatan Fleksi, Jawatan TBK dan sebagainyadi Modul Data Perjawatan. Ini bertujuan untuk memastikan JD bagisetiap jawatan yang mempunyai skim atau gred fleksi diwujudkandengan betul dan lengkap.

Pentadbir perlu memastikan AP yang telah wujud adalahmenggunakan Jawatan Standard yang tepat.

Rujuk Lampiran Nota ED

SESI LATIHAN – KOMPONEN DESKRIPSI TUGAS

Terdiri daripada 8 komponen utama:-

Kompetensi

SESI LATIHAN: MENU UTAMA

SESI LATIHAN – PENGAKTIFAN JD

Tindakan: Pentadbir JD

Setiap AP yang baharu diwujudkan perlu diaktifkan oleh Pentadbirterlebih dahulu sebelum memulakan pengisian JD oleh CO. Inibertujuan untuk membolehkan Pentadbir mengawal pelaksanaan JDsecara berperingat kepada CO.

Menu: Pengaktifan Deskripsi Tugas

PERANAN CO

Klik pada Nama Penyandang untuk mewujudkan JD

TAB MAKLUMAT UMUM

Medan bertanda (*) yang wajib diisi di Tab Maklumat

Umum

MAKLUMAT UMUM

Tindakan: CO / Pentadbir JD

CO perlu semak maklumat yang dipaparkan dalam Maklumat Umum.Beberapa maklumat terdiri daripada maklumat perjawatan dan jugamaklumat profil perkhidmatan bagi AP dan juga CO terbabit.

Ringkasan Gelaran Jawatan Sebenar adalah nama ringkas jawatan yangdisandang. Contohnya: PSU1, KPP(M)1 dan sebagainya.

TAB TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN

• Kemasukan maklumat pada

medan Kata Kerja, Objek

dan Hasil bagi

menghasilkan Tujuan

Pewujudan Jawatan bagi

Jawatan Sebenar.

• Pilihan Kata Kerja

disenaraikan daripada

jadual rujukan Kata Kerja.

TAB TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN

• Kemasukan maklumat pada

medan Kata Kerja, Objek

dan Hasil bagi

menghasilkan Tujuan

Pewujudan Jawatan bagi

Jawatan Sebenar.

• Pilihan Kata Kerja

disenaraikan daripada

jadual rujukan Kata Kerja.

• Mesej kawalan pengisian

maklumat akan dikeluarkan

oleh sistem sebelum boleh

ke Tab seterusnya.

TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN

Tindakan: CO / Pentadbir JD

Tujuan Pewujudan Jawatan hanya satu (1) bagi setiap jawatan.

Pilihan pengisian Kata Kerja perlu sesuai dengan jawatan yang diwujudkan.Bagi kata kerja yang mempunyai lebih daripada satu, pilihan Lain-lain bolehdigunakan. Contohnya, “Mentadbir dan memantau” kemajuan projek…..

Senarai Pilihan Kata Kerja hanya diwujudkan oleh Pentadbir Sistem diperingkat Agensi Pusat (dengan perakuan BPO).

TAB AKAUNTABILITI & TUGAS UTAMA

• Kemasukan maklumat pada

medan Kata Kerja, Objek

dan Hasil bagi

menghasilkan Akauntabiliti,

dan

• Tugas Utama untuk setiap

Akauntabiliti yang

diwujudkan.

TAB DIMENSI

• Kemasukan maklumat pada

medan Dimensi dan Skop.

• Pilihan Dimensi

disenaraikan daripada

jadual rujukan Dimensi

Tugas.

TAB KELAYAKAN AKADEMIK

• Kemasukan maklumat untuk

medan Kelayakan

Akademik dan bidang

• Pilihan Kelayakan

Akademik disenaraikan

daripada jadual rujukan

sedia ada dalam HRMIS.

TAB KOMPETENSI

• Kemasukan maklumat untuk

medan Kompetensi

TAB PENGALAMAN

• Kemasukan maklumat untuk

medan Pengalaman dan

Tempoh

ALIRAN KERJA – PENGHANTARAN JD

• Maklumat pegawai

Pengesah dan Pelulus

adalah berdasarkan

penetapan aliran

kerja oleh pentadbir

HRMIS.

PERANAN – PENGESAH

PERANAN – PENGESAH

PERANAN – PENGESAH

• Klik pada Komponen untuk

Paparan

PERANAN – PELULUS

PERANAN – PELULUS

PERANAN – PELULUS

• Klik pada Komponen untuk

Paparan

FUNGSI JANA DOKUMEN JD

• Fungsi cetak JD untuk

jawatan bukan fleksi

FUNGSI JANA DOKUMEN JD

• Fungsi cetak JD untuk

jawatan fleksi

TEMPLAT JD

TERIMA KASIH.