PEJABAT BURSAR No. Semakan: 00 Kod Dokumen:...

SOKONGAN KEWANGAN

PEJABAT BURSAR Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW-BUY/P016

Halaman: 1/13

No. Semakan: 00

No. Isu: 01

PROSEDUR PEROLEHAN UNIVERSITI Tarikh: 16/03/2018

Dokumen yang dicetak adalah ‘DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’

1.0 TUJUAN

Prosedur ini disediakan bagi tujuan untuk menerangkan tatacara dan prosedur terperinci serta bidang tugas dan tanggungjawab bagi proses perolehan melalui pembelian terus, sebut harga, tender, dan rundingan terus.

2.0 SKOP

Prosedur ini merangkumi semua jenis perolehan bekalan, perkhidmatan dan kerja seperti berikut:-

Kaedah Had Nilai Perolehan

Pembelian Terus (termasuk secara elektronik (eP)

Sehingga RM20,000

Sebut Harga (termasuk secara elektronik (eP)-eBidding

Melebihi RM20,000 sehingga RM500,000

Tender (termasuk secara elektronik (eP)-eBidding

Melebihi RM500,000

Rundingan Terus Melebihi RM20,000

Prosedur ini menerangkan tatacara lantikan syarikat, permohonan pembelian, penyediaan pesanan belian, kaedah merekod terimaan bekalan/perkhidmatan/kerja dan penilaian prestasi ke atas syarikat.

3.0 TANGGUNGJAWAB

Naib Canselor, Wakil Pengurusan dan Timbalan Wakil Pengurusan bertanggungjawab memastikan prosedur ini dilaksanakan. Sesiapa yang terlibat perlu mematuhi prosedur ini.

4.0 DOKUMEN RUJUKAN

Nombor Dokumen Tajuk Dokumen

AP (166-206 dan 229-300) Arahan Perbendaharaan AP (166-206 dan 229-300)

1 Pekeliling Perbendaharaan (1PP)

http://1pp.treasury.gov.my

PK-Perolehan Kerajaan PK 2.2-Kaedah Perolehan Kerajaan PK 7-Pengecualian daripada tatacara perolehan kerajaan PK 4-Pentadbiran Kontrak Dalam Perolehan Kerajaan PK 5-Perolehan Secara Elektronik

Peraturan Kewangan dan Perakaunan UPM

Minit 4/1(1998) Petikan Minit Mesyuarat JKTK, Pembentukan Jawatankuasa–jawatankuasa Di bawah Lembaga Pengarah Universiti Putra Malaysia

SOKONGAN KEWANGAN


Halaman: 2/13

No. Semakan: 00

No. Isu: 01




S/K.KEW/PK/D/1100/000000/11/493 Jld 11 SK.5 (9)- 23 November 2012

Cadangan Autonomi dan Bidang Kewangan dan Penjanaan Kekayaan oleh Universiti Penyelidikan

SOP – Autonomi

Standard Operating Procedure (SOP) Perolehan Bagi Pelaksanaan Autonomi Bagi Bidang Kewangan Dan Penjanaan Kekayaan Oleh Universiti Penyelidikan (RU)

SOP – Anak Syarikat SOP Penyertaan Anak Syarikat Dalam Perolehan Universiti

UPM/OPR/BUR-BYR/P008 Prosedur Pembayaran Kepada Pembekal

UPM/OPR/BUR/AK005/BUY Arahan Kerja Penyediaan Pesanan Belian

UPM/SOK/KEW/AK002/BUY Arahan Kerja Penilaian Prestasi Pembekal

UPM/SOK/KEW/AK003/BUY Arahan Kerja Penyediaan Permohonan Pesanan Belian Dan Daftar Serahan Melalui Modul Purchasing

UPM/SOK/KEW/AK004/AST Arahan Kerja Pendaftaran Aset

UPM/SOK/KEW/AK005/AST Arahan Kerja Penyediaan Work Order

OPR/BUR/GP002/BUY Garis Panduan Penutupan dan Pembukaan Tender dan Sebut Harga.

OPR/BUR/GP003/BUY Garis Panduan Penyediaan Iklan Tender

OPR/BUR/GP004/BUY Garis Panduan Penyediaan Iklan Sebut Harga

OPR/BUR/GP005/BUY Garis Panduan Penyediaan Laporan Penilaian Harga bagi Tender dan Sebut Harga (Bekalan/Perkhidmatan).

OPR/BUR/GP006/BUY Garis Panduan Penyediaan Laporan, Agenda Dan Fail Mesyuarat Lembaga Perolehan

OPR/BUR/GP023/BUY Garis Panduan Perolehan Pembelian Terus Secara Elektronik (ePerolehan)

SOK/KEW/GP003/BUY Garis Panduan Penyediaan Dokumen Tender

SOK/KEW/GP004/BUY Garis Panduan Penyediaan Dokumen Sebut Harga

SOK/KEW/GP005/BUY Garis Panduan Penentuan Dan Penilaian Teknikal/Spesifikasi

SOK/KEW/GP007/BUY Garis Panduan Penyediaan Surat Setujuterima Tawaran, Cagaran Keselamatan dan Kontrak

SOK/KEW/GP009/BUY Garis Panduan Terimaan Dan Pengesahan Terimaan Bekalan/Perkhidmatan/Kerja

SOK/KEW/GP011/BUY Garis Panduan Perkhidmatan Diserah Urus (Outsourcing) Kepada Pihak Luar

SOK/KEW/GP032/BUY Garis Panduan Perolehan Secara Pembelian Terus

SOK/KEW/GP033/BUY Garis Panduan Perolehan Secara Sebut Harga

SOK/KEW/GP034/BUY Garis Panduan Perolehan Secara Tender

SOK/KEW/GP035/BUY Garis Panduan Perolehan Secara Rundingan Terus

SOK/KEW/SS003/BUY Senarai Semakan Bagi Permohonan Pembelian Secara Rundingan Terus

SOKONGAN KEWANGAN


Halaman: 3/13

No. Semakan: 00

No. Isu: 01




SOK/KEW/DF037/AKN Surat Perwakilan Kuasa Dan Kewajipan

5.0 TERMINOLOGI DAN SINGKATAN

BKPP : Bahagian Kewangan Pengurusan Perolehan BPOB : Bahagian Kewangan Pengurusan Operasi Berpusat FAMS : Fixed Asset Management System GRN : Good Received Note (Nota Terimaan Bekalan) Manual FAMS : Manual Sistem Pengurusan Aset Tetap UPM (FAMS) JKS : Jawatankuasa Spesifikasi JKPT : Jawatankuasa Penilaian Teknikal JKPH : Jawatankuasa Penilaian Harga JKP : Jawatankuasa Penilaian JKPK : Jawatankuasa Penilaian Kerja JKRT : Jawatankuasa Rundingan Terus JKPraK : Jawatankuasa Pra Kelayakan LP : Lembaga Perolehan LPIPM (CIDB)

: Lembaga Pembangunan Industri Pembinaan Malaysia (Construction Industrial Development Board)

PA : Penolong Akauntan Pemohon : Staf UPM PI : Purchase Inquiry (Pertanyaan Pembelian) PR : Purchase Requisition PK : Pegawai Kewangan yang bergred dari W41 dan ke atas PO : Purchase Order (Pesanan Belian) PT PTJ : Pembantu Tadbir PTJ PTJ : Pusat Tanggungjawab PTK : Pembantu Tadbir Kewangan RO : Requisition Order (Permohonan Pembelian) SAGA : Standard Accounting for Government Agencies Sistem eRO : Sistem Permohonan Pembelian SSM : Sistem Saraan Malaysia Syarikat : Syarikat/individu yang telah melaksanakan perolehan

bekalan/perkhidmatan/kerja kepada Universiti UPMKB : Universiti Putra Malaysia Kampus Bintulu Urusetia Tender : Staf Bahagian Kewangan Pengurusan Perolehan, Pejabat

Bursar/ Bahagian Kewangan, Fakulti Sains dan Pertanian Makanan, UPMKB

Urusetia Sebut harga

: Staf Bahagian Kewangan Pengurusan Perolehan, Pejabat Bursar/ Bahagian Kewangan, Fakulti Sains dan Pertanian Makanan, UPMKB

SOKONGAN KEWANGAN


Halaman: 4/13

No. Semakan: 00

No. Isu: 01



6.0 PROSES TERPERINCI

Tanggungjawab Carta alir Perincian Rekod/ Dokumen

Rujukan

Pemohon 6.1 Sediakan permohonan perolehan berdasarkan jadual di bawah.

Kaedah Proses

Pembelian terus selain eP

Input permohonan dalam Sistem eRO dengan merujuk Manual Sistem eRO atau Borang Permohonan Pembelian (R.O) (SOK/KEW/BR002/BUY).

Pembelian terus melalui eP, Sebut

Harga, Tender, Rundingan Terus

Lengkapkan Borang Permohonan Pembelian (R.O) (SOK/KEW/BR002/BUY)

Pemohon 6.2 Kenalpasti kaedah perolehan.

(a) Jika dalam skop seperti dinyatakan dalam para 2, ikut langkah 6.3;

(b) Jika diluar skop seperti dinyatakan dalam para 2, proses tamat.

Pemohon 6.3 Sedia permohonan perolehan dengan merujuk garis panduan berikut:- (a) Garis Panduan Perolehan Secara Pembelian

Terus (SOK/KEW/GP032/BUY) (b) Garis Panduan Perolehan Secara Sebut Harga-

(SOK/KEW/GP033/BUY) (c) Garis Panduan Perolehan Secara Tender-

(SOK/KEW/GP034/BUY) (d) Garis Panduan Perolehan Secara Rundingan

Terus (SOK/KEW/GP035/BUY)

Urusetia Tender Urusetia Sebut

Harga/PTJ

6.4 Proses permohonan perolehan dan lantikan (a) Jika lulus, ikut langkah 6.5; (b) Jika tidak lulus, batal permohonan dan proses

tamat.

Garis Panduan Perolehan Secara Pembelian Terus

(SOK/KEW/GP032/BUY)

Garis Panduan Perolehan Secara

Sebut Harga (SOK/KEW/GP033

/BUY)

Garis Panduan Perolehan Secara

Tender (SOK/KEW/GP034

/BUY)

Garis Panduan Perolehan Secara Rundingan Terus (SOK/KEW/GP035

/BUY)

6.1 Mula

6.3 Sedia permohonan perolehan

6.2 Kenal pasti kaedah

perolehan

6.1 Permohonan perolehan

Dalam skop

Luar skop

Amat

Bmat

6.4 Proses permohonan

perolehan

Amat

Tidak lulus

Lulus

SOKONGAN KEWANGAN


Halaman: 5/13

No. Semakan: 00

No. Isu: 01



Tanggungjawab Carta alir Perincian Rekod/ Dokumen

Rujukan

Pemohon/PTK (BPOB/Seksyen

Kewangan)

6.5 Rujuk Garis Panduan Perolehan Secara Pembelian Terus (SOK/KEW/GP032/BUY) untuk penyediaan permohonan pesanan belian.

Borang Permohonan

Pembelian (R.O) (SOK/KEW/ BR002/BUY)

PK/PA/PTK (BPOB/Seksyen

Kewangan)

6.6 Rujuk Garis Panduan Perolehan Secara Pembelian Terus (SOK/KEW/GP032/BUY) bagi penyediaan pesanan belian.

Garis Panduan Perolehan Secara Pembelian Terus

(SOK/KEW/ GP032/BUY)

Pemohon/PTK (BPOB/Seksyen

Kewangan)

6.7 Rujuk Garis Panduan Perolehan Secara Pembelian Terus (SOK/KEW/GP032/BUY) bagi serahan pesanan belian kepada PTJ/Syarikat.

Pemohon/ Pegawai

yang diberikuasa

6.8 Rujuk Garis Panduan Terimaan dan Pengesahan Bekalan/Perkhidmatan/Kerja (SOK/KEW/GP009/ BUY) bagi terima Bekalan/Perkhidmatan/Kerja.

Garis Panduan Terimaan dan Pengesahan

Bekalan/Perkhidmatan/Kerja

(SOK/KEW/GP009/BUY)

Pemohon/ Pegawai

yang diberikuasa

6.9 Rekod terimaan barang yang diterima. Rujuk Manual FAMS yang boleh diperolehi dari laman sesawang Pejabat Bursar (www.bursar.upm.edu.my/faildokumen) untuk menyemak cara-cara merekod Aset dan Inventori (jika berkaitan).

Pemohon/ Pegawai

yang diberikuasa

6.10 Rujuk Arahan Kerja Penilaian Prestasi Syarikat (UPM/SOK/KEW/AK002/BUY) untuk penilaian prestasi syarikat.

Arahan Kerja Penilaian Prestasi

Syarikat (UPM/SOK/KEW/

AK002/BUY)

6.5 Penyediaan Permohonan Pembelian

6.6 Penyediaan Pesanan Belian

6.7 Serah Pesanan Belian Kepada PTJ/Syarikat

6.8 Terima Bekalan/Perkhidmatan/Kerja

6.9 Rekod Terimaan

6.10 Penilaian Prestasi Pembekal

6.11 Tamat

B

A

SOKONGAN KEWANGAN


Halaman: 6/13

No. Semakan: 00

No. Isu: 01



7.0 REKOD

Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai

Rekod

Tanggungjawab Mengumpul dan

Memfail

Tanggungjawab Menyelenggara

Tempat dan Tempoh

Simpanan

Kuasa Melupus

1. UPM.BUR.400-5/4 Pembelian Terus

Salinan pesanan belian

PTJ PTJ PTJ

1 Tahun

Ketua PTJ

2. UPM.BUR.400-5/5 Fail Sebut Harga Perolehan Bekalan dan Perkhidmatan {No. Rujukan Sebut Harga}

Borang Permohonan Pembelian (RO) (SOK/KEW/BR002/BUY)

Borang Pendaftaran Tender/Sebut Harga (SOK/KEW/BR003/BUY)

Senarai Spesifikasi (DF006/BUY)

Iklan sebut harga B (DF003B/BUY)

Laporan Penilaian Sebut Harga B (SOK/KEW/LP007/BUY)

Keputusan Mesyuarat Jawatankuasa Sebut Harga B (DF042/BUY)

Surat edar keputusan sebut harga B

Surat Setuju Terima Tawaran Bekalan/Perkhidmatan (DF020/BUY)

Dokumen Kontrak

PTK PK PA PTK

Kabinet Fail di BKPP

7 tahun

PK

3. UPM.BUR.400-5/5 Fail Sebut Harga Perolehan Bekalan dan Perkhidmatan {No. Rujukan Sebut Harga} UPM.BUR.400-5/6 Fail Sebut Harga Perolehan Kerja {No. Rujukan Sebut Harga}


PTK/PA/PK PTK/PA/PK Kabinet Fail di BKPP

7 tahun

PK

SOKONGAN KEWANGAN


Halaman: 7/13

No. Semakan: 00

No. Isu: 01




Rekod


Memfail


Tempat dan Tempoh

Simpanan

Kuasa Melupus


Semakan Status Pembelian Melalui Tender/ Sebut Harga (Sebut harga A sahaja) (DF014/BUY)


Iklan sebut harga A (DF003A/BUY)

Borang Pembukaan Sebut Harga (Sebut harga A sahaja) (DF006/BUY)

Laporan Penilaian Spesifikasi Bagi Tender Bekalan/Perkhidmatan (SOK/KEW/LP001/BUY)

Laporan Penilaian Tender Perkhidmatan (SOK/KEW/LP002/BUY)

Laporan Analisis Harga Bagi Tender/Sebut Harga (Bekalan/ Perkhidmatan (OPR/BUR/LP001/BUY)

Laporan Sebut Harga Kerja (SOK/KEW/LP004/BUY)

Surat Edaran Keputusan Jawatankuasa Sebut Harga (JKSH) A/B (DF018/BUY)

Keputusan Mesyuarat Jawatankuasa Sebut Harga (JKSH) A (DF011/BUY)

Keputusan Mesyuarat Jawatankuasa Sebut Harga B (DF042/BUY)


Dokumen Kontrak

4. UPM.BUR.400-5/7 Tender Perolehan Bekalan dan Perkhidmatan {No. Rujukan Tender} UPM.BUR.400.5/8 Tender Perolehan Kerja {No. Rujukan Tender}

PTK PK PA PTK


7 tahun

PK

http://reg.upm.edu.my/spk_upm/SOK-KEW-web/perolehan/SOK-Laporan/LP002-laporan%20pen.%20spek.tender%20perkhidmatan.doc


http://reg.upm.edu.my/spk_upm/SOK-KEW-web/perolehan/SOK-Laporan/LP004-laporan%20sebut%20harga%20kerja.doc

SOKONGAN KEWANGAN


Halaman: 8/13

No. Semakan: 00

No. Isu: 01




Rekod


Memfail


Tempat dan Tempoh

Simpanan

Kuasa Melupus



Semakan Status Pembelian Melalui Tender/ Sebut Harga (DF014/BUY)


Format dan Surat Iklan Tender (DF004/BUY)

Borang Pembukaan Tender (DF005/BUY)

Surat Edaran Keputusan Lembaga Perolehan (LP) (DF019/BUY)

Keputusan Mesyuarat Lembaga Perolehan (LP) (DF012/BUY)

Surat Setuju Terima Tawaran (DF020/BUY)

Bekalan/Perkhidmatan

Dokumen Kontrak

5. UPM.BUR.400.5/9 Perolehan Secara Rundingan Terus

Surat Permohonan

Sebut Harga, Profail atau Sijil-sijil Pendaftaran

Surat Sokongan (DF029/BUY)

Surat Kelulusan


Dokumen Kontrak

PTK PK PA PTK


7 tahun

PK

6. UPM.BUR.400-5/1/16 Fail Mesyuarat Jawatankuasa Sebut Harga B {Bil Ke-XX }

Laporan Sebut Harga (SOK/KEW/LP007/BUY)

Salinan Iklan

Keputusan Mesyuarat Jawatankuasa Sebut Harga B

PTK PK PA PTK


7 tahun

PK

http://reg.upm.edu.my/spk_upm/OPR-KEW-web/PEROLEHAN/OPR-Dokumen%20Format/DF012-jkeputusan%20LP.doc

http://reg.upm.edu.my/spk_upm/OPR-KEW-web/PEROLEHAN/OPR-Dokumen%20Format/DF012-jkeputusan%20LP.doc

SOKONGAN KEWANGAN


Halaman: 9/13

No. Semakan: 00

No. Isu: 01




Rekod


Memfail


Tempat dan Tempoh

Simpanan

Kuasa Melupus

(DF042/BUY)

7. UPM.BUR.400-5/1/15 Fail Mesyuarat Jawatankuasa Sebut Harga Universiti {No. Ke-XX }

Agenda Untuk Sebut Harga Universiti (OPR/BUR/DF008/BUY)

Dokumen Minit Mesyuarat Sebut Harga

Ringkasan Laporan Dan Penyesuaian Sebut Harga (OPR/BUR/LP003/BUY)

Laporan Penilaian Spesifikasi bagi Sebut Harga Bekalan/ Perkhidmatan Harga (SOK/KEW/LP003/BUY)

Laporan Analisis Harga Bagi Tender/Sebut Harga (Bekalan/ Perkhidmatan) (OPR/BUR/LP001/BUY)

Laporan Penilaian Sebut Harga Kerja (SOK/KEW/LP004/BUY)

PTK PTK/PA/PK

Kabinet Fail di Bahagian Perolehan

7 tahun

PK



SOKONGAN KEWANGAN


Halaman: 10/13

No. Semakan: 00

No. Isu: 01




Rekod


Memfail


Tempat dan Tempoh

Simpanan

Kuasa Melupus

8. UPM.BUR.400-5/1/13 Fail Mesyuarat Lembaga Perolehan A Universiti {No. Ke-XX } UPM.BUR.400-5/1/14 Fail Mesyuarat Lembaga Perolehan B Universiti {No. Ke-XX }

Agenda Mesyuarat Lembaga Perolehan (LP) (DF009/BUY)

Dokumen Minit Mesyuarat Tender

Ringkasan Laporan Dan Penyesuaian Tender (untuk lantikan baru) (OPR/BUR/LP002/BUY)

Laporan Penilaian Spesifikasi Bagi Tender Bekalan/Perkhidmatan (SOK/KEW/LP001/BUY)

Laporan Penilaian Tender Perkhidmatan (SOK/KEW/LP002/BUY)

Laporan Analisis Harga Bagi Tender/Sebut Harga (Bekalan/ Perkhidmatan) (OPR/BUR/LP001/BUY)

Laporan Penilaian Kerja (SOK/KEW/LP004/BUY)

PTK PTK/PA/PK


7 tahun

PK

9. UPM.BUR.400-5/1/15 Fail Mesyuarat Jawatankuasa Sebut Harga A (Minit Mesyuarat Sebut Harga A)

Dokumen Minit Mesyuarat Sebut Harga

PTK PK PA PTK


7 Tahun

PK

http://reg.upm.edu.my/spk_upm/OPR-KEW-web/DMM/Dokumen%20Minit%20Mesyuarat%20Tender.doc

http://reg.upm.edu.my/spk_upm/OPR-KEW-web/DMM/Dokumen%20Minit%20Mesyuarat%20Tender.doc

http://reg.upm.edu.my/spk_upm/OPR-KEW-web/PEROLEHAN/OPR-Laporan/LP002-ringkasan%20laporan%20dan%20penyesuaian%20Tender.doc

http://reg.upm.edu.my/spk_upm/OPR-KEW-web/PEROLEHAN/OPR-Laporan/LP002-ringkasan%20laporan%20dan%20penyesuaian%20Tender.doc




SOKONGAN KEWANGAN


Halaman: 11/13

No. Semakan: 00

No. Isu: 01




Rekod


Memfail


Tempat dan Tempoh

Simpanan

Kuasa Melupus

10. UPM.BUR.400-5/1/13 Fail Mesyuarat Lembaga Perolehan A (Minit Mesyuarat Lembaga Perolehan A) UPM.BUR.400-5/1/14 Fail Mesyuarat Lembaga Perolehan B (Minit Mesyuarat Lembaga Perolehan B)

Minit Mesyuarat Lembaga Perolehan

PTK PK PA PTK


7 Tahun

PK

11. Dokumen kontrak PTJ PTJ PTJ

7 tahun

Ketua PTJ

12. Daftar Sebut Harga B (BD037/BUY) PA PTK

PK PA PTK

Kabinet Fail di BPOB/Seksyen

Kewangan

3 Tahun

PK

13. Daftar Sebut Harga A (BD001/BUY) PA PTK

PK PA PTK


3 Tahun

PK

14. Daftar Tender (BD002/BUY) PA PTK

PK PA PTK


3 Tahun

PK

15. Daftar Rundingan Terus (BD010/BUY)

PA PTK

TB/PB PA PTK

Kabinet Fail di BPPA

3 Tahun

PK

16. Daftar Kontrak Tender (BD003/BUY)

PA PTK

PK PA PTK


3 Tahun

PK

17. Daftar Penerimaan, Penjualan dan Pelupusan Dokumen Sebut Harga Universiti (BD004/BUY)

PA/PTK PK PA PTK


3 Tahun

PK

SOKONGAN KEWANGAN


Halaman: 12/13

No. Semakan: 00

No. Isu: 01




Rekod


Memfail


Tempat dan Tempoh

Simpanan

Kuasa Melupus

18. Daftar Penerimaan, Penjualan dan Pelupusan Dokumen Tender (BD005/BUY)

PA PTK

PK PA PTK


3 Tahun

PK

19. Nota Pulangan Barang (NPB) atau dokumen berkaitan (DF035/BUY)

PTJ PTJ PTJ

1 Tahun

Ketua PTJ

20. Nota Aduan Perkhidmatan/Kerja atau dokumen berkaitan (DF036/BUY)

PTJ PTJ PTJ

1 Tahun

Ketua PTJ

SOKONGAN KEWANGAN


Halaman: 13/13

No. Semakan: 00

No. Isu: 01



8.0 SEJARAH SEMAKAN

No. Isu No.

Semakan No. CPD Kelulusan Mesyuarat

Disediakan &Disemak

Diluluskan/

Diluluskan Semula

Tarikh Kuatkuasa

01 00 SOK :KEW 01/2018

Mesyuarat Semakan Pengurusan Bil. 2/2018

TPKD PP TWP PP 16/03/2018

PEJABAT BURSAR No. Semakan: 00 Kod Dokumen:...

Documents

Transcript of PEJABAT BURSAR No. Semakan: 00 Kod Dokumen:...