No. Ruj : UMS/BN3.1/P5/4 ( 15 ) Tarikh : 23 Disember 2008

PEKELILING BENDAHARI

Semua Dekan Sekolah / Pusat,

Semua Pengarah Institut/Jabatan

Semua Ketua Unit

Semua Pemegang Waran Pusat Tanggungjawab.

PEKELILING BENDAHARI BIL. 4 TAHUN 2008

PENYEDIAAN CADANGAN PERBELANJAAN MENGURUS

UNIVERSITI MALAYSIA SABAH BAGI TAHUN 2010 DAN 2011

1. Tujuan

1.1 Pekeliling ini bertujuan:

1.1.1 Sebagai panduan bagi penyediaan Cadangan Perbelanjaan Mengurus Universiti Malaysia Sabah (UMS) tahun 2010 dan 2011;

1.1.2 Memaklumkan peraturan dan tanggungjawab Ketua Pusat

Tanggungjawab (PTJ) serta Pemegang Waran dalam proses penyediaan cadangan perbelanjaan dan laporan anggaran belanjawan program dan prestasi bagi memastikan cadangan perbelanjaan dan laporan dikemukakan dengan kemas dan teratur serta mengikut jadual yang ditetapkan.

2. PENYEDIAAN CADANGAN PERBELANJAAN MENGURUS

2.1 Ketua PTJ diminta memberi perhatian kepada senario ekonomi negara dan dunia serta strategi Bajet Kerajaan semasa menyediakan cadangan

Pekeliling Bendahari Bil. 4 Tahun 2008 m.s drpd 8 2

perbelanjaan tahun 2010 dan 2011 bagi PTJ masing-masing. Ketua-Ketua PTJ juga hendaklah merancang dan merangka tindakan pengurusan secara strategik dan berkesan untuk memastikan sumber kewangan digunakan dengan cara yang paling optimum bagi mencapai objektif yang ditetapkan.

2.2 Dalam menyediakan cadangan perbelanjaan, Ketua PTJ adalah dipohon

untuk mengambil perhatian perkara-perkara berikut :

2.2.1 merancang dan menyediakan keperluan dengan rapi dan teliti bagi mengelakkan sebarang lebihan perbelanjaan atau keperluan peruntukan tambahan. Kenaikan perbelanjaan mengurus hendaklah disederhanakan ke tahap yang paling mapan supaya perbelanjaan mencerminkan keperluan sebenar.

2.2.2 Cadangan Dasar Baru termasuk perluasan dasar sedia ada seperti menyediakan program/kursus/ sekolah baru perlu disokong dengan surat kelulusan daripada Kementerian Pengajian Tinggi/Senat Universiti. Kertas kerja lanjut mengenai penubuhan program/ sekolah baru hendaklah turut disertakan.

2.2.3 Cadangan One-Off di bawah peruntukan mengurus seperti pembelian peralatan, naiktaraf dan ubahsuai bangunan perlu mengambil kira keupayaan untuk membelanjakan peruntukan tersebut dalam jangkamasa satu tahun kewangan.

2.2.4 Cadangan One-Off bagi permohonan pembelian/ naik taraf

peralatan aset bukan ICT hendaklah dalam bentuk jadual dengan menyatakan maklumat berkaitan (a) bilangan peralatan sedia ada, (b) bilangan tambahan yang diperlukan, dan (c) justifikasi keperluan. Perakuan daripada Unit Instrumentasi, Pusat Penyelidikan dan Inovasi UMS hendaklah disertakan bagi peralatan bernilai melebihi RM100,000.00 setiap satu unit.

2.2.5 Cadangan One-Off bagi permohonan pembelian atau menaiktaraf

peralatan ICT seperti perkakasan atau perisian dan peralatan Alat Bantu Mengajar hendaklah disertakan dengan perakuan teknikal daripada Unit Media & Teknologi Pendidikan [UMTP] UMS.

2.2.6 Cadangan One-Off bagi permohonan ubahsuai/ naiktaraf ruang

hendaklah disertakan dengan perakuan teknikal daripada Jabatan Pembangunan & Penyelenggaran [JPP] UMS.

2.2.7 Cadangan Dasar Baru dan One-Off hendaklah diteliti keperluannya dan senarai keutamaan dibuat di dalam ringkasan Cadangan Dasar baru dan One-Off mengikut format yang ditetapkan.

Pekeliling Bendahari Bil. 4 Tahun 2008 m.s drpd 8 3

2.3 Perjawatan

2.3.1 Permohonan untuk jawatan baru/ tambahan hendaklah dikemukakan ke Pejabat Pendaftar, Universiti Malaysia Sabah untuk dipertimbangkan secara berasingan.

2.4 Penyediaan Cadangan Perbelanjaan Mengurus Tahun 2010 dan 2011

2.4.1 Cadangan Anggaran Perbelanjaan Mengurus PTJ (perjanjian

program, dasar sedia ada, cadangan dasar baru, one-off dan cadangan penjimatan) adalah dikemukakan bagi dua tahun iaitu tahun 2010 dan 2011.

2.4.2 Penyediaan cadangan Anggaran Perbelanjaan Mengurus hendaklah

disediakan mengikut garis panduan dan format-format yang dinyatakan dalam Garis Panduan Penyediaan Belanjawan Mengurus Pusat Tanggungjawab Universiti Malaysia Sabah [UMS] Dua Tahun Sekali [ BEN/MP/BC/01].

2.5 Penyediaan Anggaran Belanjawan Mengurus :

2.5.1 Agihan Batas Perbelanjaan PTJ bagi penyediaan cadangan Dasar Sedia Ada bagi tahun 2010 dan tahun 2011 adalah berdasarkan jumlah kelulusan peruntukan mengurus PTJ bagi tahun 2009. (Batas Perbelanjaan PTJ telah diedarkan dalam surat Bendahari bertarikh 23 Disember 2008).

2.5.2 Ketua PTJ adalah diminta untuk mengemukakan maklumat lengkap

mengenai butiran perbelanjaan Dasar Sedia Ada Aktiviti bagi tahun 2010 mengikut Objek Sebagai untuk menyokong pertimbangan permohonan Dasar Baru dan One-Off PTJ.

2.5.3 Cadangan perbelanjaan bagi dasar sedia ada tidak boleh melebihi Batas Perbelanjaan yang telah ditetapan. Jika rancangan perbelanjaan Dasar Sedia Ada 2010 dan 2011 PTJ melebihi Batas Perbelanjaan yang diberi, lebihan itu hendaklah dipohon sebagai satu belanja Dasar Baru.

2.5.4 Dasar Sedia Ada hendaklah disemak untuk mengenalpasti sebarang

penjimatan atas pemansuhan aktiviti atau perubahan proses dasar sedia ada dan mengemukakan cadangan penjimatan tersebut (sekiranya ada) mengikut format yang ditetapkan.

Pekeliling Bendahari Bil. 4 Tahun 2008 m.s drpd 8 4

2.5.5 Ketua PTJ hendaklah memastikan bahawa cadangan perbelanjaan

bagi Dasar Baru dan One-Off hanya dikemukakan untuk pertimbangan setelah keperluannya dikaji dengan teliti dan dianggap benar-benar perlu.

3. PENYAMPAIAN CADANGAN BELANJAWAN MENGURUS

3.1 Cadangan Belanjawan Mengurus (terdiri daripada Perjanjian Program dan Cadangan Perbelanjaan Mengurus (ABM)] yang lengkap bagi tahun 2010 dan 2011 hendaklah dikemukakan kepada Seksyen Pengurusan Bajet, Jabatan Bendahari UMS tidak lewat daripada hari Jumaat, 30 Januari 2009 dalam bentuk berikut:-

a. bentuk hardcopy yang berjilid (ring binding) sebanyak 6 naskah, dan

b. softcopy dalam bentuk CD yang dilabelkan dengan nama PTJ masing-

masing.

3.2 Cadangan Belanjawan tersebut hendaklah dijilid mengikut susun atur seperti berikut :

a. Ringkasan Eksekutif untuk tahun 2010 dan 2011, b. Perjanjian Program PTJ untuk tahun 2010 dan 2011 c. Maklumat lengkap mengenai perincian Cadangan Perbelanjaan Dasar

Sedia Ada PTJ mengikut Objek Sebagai.

d. Cadangan Dasar Baru 2010 dan One-Off 2010

e. Cadangan Dasar Baru 2011 dan One-Off 2011

f. Borang ABM-7(BB) yang telah siap diisi untuk : i. Dasar Sedia Ada, ii. Keseluruhan Dasar Baru dan perincian setiap Dasar Baru (satu

ABM-7(BB) untuk setiap dasar baru) iii. Keseluruhan One-Off dan perincian setiap One-Off (satu ABM-

7BB untuk setiap one-off) iv. Format ABM-7(BB) - secara keseluruhan untuk Dasar Sedia Ada,

Dasar Baru dan One-Off.

Pekeliling Bendahari Bil. 4 Tahun 2008 m.s drpd 8 5

3.3 Penyeragaman Format

Bagi tujuan penyeragaman secara keseluruhan, cadangan perbelanjaan bagi tahun 2010 dan 2011 PTJ hendaklah dikemukakan mengikut format berikut :

a. Menggunakan perisian MS-Word dengan Font ‘Arial’ , saiz 10

dalam menyediakan dokumen perjanjian program.

b. Menggunakan perisian MS-Excel dengan Font ‘Arial Narrow’, saiz 8 bagi: Item 11 (Sumber-sumber) Format-format ABM-7

3.4 Kalendar Aktiviti Belanjawan UMS bagi tahun 2010 dan 2011 adalah disediakan dalam Lampiran A bagi memudahkan para pengurus pusat tanggungjawab membuat persediaan dan perancangan awal bagi menyediakan sesuatu aktiviti.

3.5 Ketua PTJ dan Pemegang Waran adalah bertanggungjawab untuk

mengawal perbelanjaan bagi mempastikan ia tidak melebihi peruntukan bagi mencapai matlamat perbelanjaan berhemat dan mengelakkan pembaziran. Ketua PTJ serta Pemegang Waran hendaklah mempastikan bahawa pengurusan kewangan bagi maksud perbelanjaan di bawah kawalannya dilaksanakan dengan teratur dan mengikut peraturan kewangan yang sedia ada.

4. LAPORAN ANGGARAN BELANJAWAN PROGRAM DAN PRESTASI BAGI TAHUN 2010 DAN 2011

4.1 Laporan Untuk Buku Anggaran Belanjawan Program dan Prestasi

hendaklah dikemukakan kepada Seksyen Pengurusan Bajet, jabatan Bendahari sebelum 28 Februari 2009 bagi anggaran perbelanjaan Tahun 2010 dan sebelum 28 Februari 2010 untuk anggaran perbelanjaan 2011.

4.2 Format bagi laboran ini adalah seperti dalam Garis Panduan Penyediaan

Belanjawan Mengurus Pusat Tanggungjawab Universiti Malaysia Sabah [UMS] Dua Tahun Sekali [BEN/MP/BC/01].

Pekeliling Bendahari Bil. 4 Tahun 2008 m.s drpd 8 6

5. PENUTUP

Semua PTJ adalah diminta memberi kerjasama di dalam mempastikan bahawa cadangan perbelanjaan yang disediakan adalah mengikut format dan panduan yang terdapat di dalam surat pekeliling ini. Kerjasama yang diberikan oleh PTJ akan dapat membantu Jabatan Bendahari dalam menyediakan Belanjawan untuk UMS secara keseluruhannya dengan lebih licin dan teratur.

Sekian, terima kasih. “ Bertekad Cemerlang”

s.k Y. Bhg. Naib Canselor UMS Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan Dan Inovasi) Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar Dan Alumni) TImbalan Naib Canselor (Akademik Dan Antarabangsa) Pendaftar Bahagian Audit Dalam UMS Bahagian/ Seksyen Kewangan, Jabatan Bendahari UMS

Pekeliling Bendahari Bil. 4 Tahun 2008 m.s drpd 8 7

Lampiran A

KALENDAR AKTIVITI BELANJAWAN MENGURUS

UNIVERSITI MALAYSIA SABAH BAGI TAHUN 2010 DAN 2011

Tarikh

Aktiviti / Tindakan Tanggungjawab

Disember 2008 ………. Agihan Batas Perbelanjaan 2010-2011

Bendahari UMS

12 – 13 Januari 2009

………. Kursus Sistem Belanjawan Diubahsuai (MBS) Bendahari UMS

Januari 2009 (minggu ke-3)

………. Bengkel Penyelarasan Belanjawan Mengurus Tahun 2010 dan 2011

Bendahari UMS/ PTJ

30 Januari 2009 ………. Mengemukakan Cadangan Perbelanjaan Mengurus Yang Dikemaskini Untuk Mesyuarat Pemeriksaan Anggaran Perbelanjaan Mengurus (6 salinan Hardcopy dan Softcopy dalam CD)

PTJ

5 – 17 Februari 2009

………. Mesyuarat Pemeriksaan Anggaran Perbelanjaan Mengurus Tahun 2010 dan 2011 - untuk memeriksa/ merundingkan butir-butir Perjanjian Program, cadangan Dasar Baru, One-off bersama Pusat Tanggungjawab

Bendahari UMS/ PTJ

28 Februari 2009 ………. Mengemukakan Laporan Anggaran Belanjawan Program Dan Prestasi 2010 (2 salinan hardopy dan softcopy dalam CD)

PTJ

Julai– September 2009

………. Semakan Dalaman (Review) Belanjawan Tahun 2010 oleh Seksyen Pengurusan Bajet

Bendahari UMS/ PTJ

30 November 2009

………. Mengemukakan Perjanjian Program tahun 2010 dan 2011 peringkat PTJ yang telah dikemaskini kepada urusetia

PTJ

10 Disember 2009

………. Mengemukakan Rancangan Perjalanan ke Luar Negara dan Permohonan pembelian aset Bagi Tahun 2010

PTJ

Disember 2009 ………. Agihan Peruntukan Tahun 2010

Bendahari UMS

28 Februari 2010 ………. Mengemukakan Laporan Anggaran Belanjawan Program Dan Prestasi 2010 kepada (2 salinan hardopy dan softcopy dalam CD)

PTJ

Februari 2010 ………. Majlis Menandatangani Perjanjian Program Pusat Tanggungjawab Bagi Tahun 2010 – 2011

Bendahari UMS

Pekeliling Bendahari Bil. 4 Tahun 2008 m.s drpd 8 8

Tarikh

Aktiviti / Tindakan Tanggungjawab

15 April 2010 ………. Mengemukakan Laporan Perbelanjaan dan Laporan Pencapaian Sebenar Spesifikasi Output PTJ (suku pertama 2010) kepada Urusetia

PTJ

15 Julai 2010 ………. Laporan Perbelanjaan dan Laporan Pencapaian Sebenar Spesifikasi Output PTJ (suku kedua 2010)

PTJ

Julai – September 2010

………. Semakan (Review) Dalaman Belanjawan Tahun 2011 Oleh Jabatan Bendahari UMS

Bendahari UMS

15 Oktober 2010 ………. Laporan Perbelanjaan dan Laporan Pencapaian Sebenar Spesifikasi Output PTJ (suku ketiga 2010)

PTJ

November 2010 ………. Mengemukakan Rancangan Perjalanan ke Luar Negara dan Permohonan pembelian aset Bagi Tahun 2011

PTJ

Disember 2010 ………. Agihan Peruntukan Tahun 2011

Bendahari UMS

Januari 2010 ………. Laporan Perbelanjaan dan Laporan Pencapaian Sebenar Spesifikasi Output PTJ (suku keempat 2010)

PTJ

April 2011 ………. Mengemukakan Laporan Perbelanjaan dan Laporan Pencapaian Sebenar Spesifikasi Output PTJ (suku pertama 2011) kepada Urusetia

PTJ

Julai 2011 ………. Laporan Perbelanjaan dan Laporan Pencapaian Sebenar Spesifikasi Output PTJ (suku kedua 2011)

PTJ

Oktober 2011 ………. Laporan Perbelanjaan dan Laporan Pencapaian Sebenar Spesifikasi Output PTJ (suku ketiga 2011)

PTJ

Januari 2012 ………. Laporan Perbelanjaan dan Laporan Pencapaian Sebenar Spesifikasi Output PTJ (suku keempat 2011)

PTJ