PELAN OPERASI LATIHAN - SABAH.govsabah.gov.my/mlgh/Pelan Operasi Latihan (POL).pdf · sebarang...
Transcript of PELAN OPERASI LATIHAN - SABAH.govsabah.gov.my/mlgh/Pelan Operasi Latihan (POL).pdf · sebarang...
[PELAN OPERASI LATIHAN] KKPTS
P E L A N O P E R A S I L A T I H A N
1
PELAN OPERASI LATIHAN
KEMENTERIAN KERAJAAN TEMPATAN DAN PERUMAHAN
1. PENGENALAN KEMENTERIAN KERAJAAN TEMPATAN DAN PERUMAHAN
1.1 Latar Belakang
“Kerajaan Tempatan” merupakan satu pembahagian geografi dalam sebuah negara yang
berdaulat atau separa daulat, yang mana melaksanakan kuasa pemerintah dalam sebuah
kawasan yang tertentu dan ianya berada dibawah kuasa Kerajaan Negeri masing-masing.
Kerajaan Tempatan mempunyai kedudukan yang sah dari segi undang-undang, yang mana
ianya kerajaan yang boleh didakwa dan mendakwa dan boleh melibatkan diri dalam
sebarang perjanjian atau kontrak. Kerajaan Tempatan merupakan “Kerajaan Peringkat
Ketiga” dalam struktur Persekutuan di Malaysia.
Kerajaan Tempatan di Sabah ditubuhkan di bawah Ordinan Kerajaan Tempatan, 1961 (No.
11) berkuatkuasa pada 1hb. Januari 1962 di bawah GN No. 134 bertarikh 15 November
1961. Selepas pilihanraya Majlis Undangan Negeri 1963, pentadbiran Kerajaan Tempatan
diwujudkan berasingan daripada urusetia dengan pengwujudan Kementerian Kerajaan
Tempatan. Pada tahun 1967, Kementerian ini dinamakan sebagai Kementerian Kerajaan
Tempatan dan Perumahan.
ORDINAN KERAJAAN TEMPATAN (OKT)1961 :
OKT 1961 terbahagi kpd 15 bahagian yang memberi kuasa, tanggungjawab dan fungsi
kepada Pihak Berkuasa Tempatan Sabah.
Perkembangan Kerajaan Tempatan di Negeri Sabah :
1931 : „Sanitary Boards‟ (SB) diperkenalkan di Jesselton, Sandakan, Tawau dan Labuan
iaitu sebahagian daripada pejabat-pejabat daerah.
1954 : SB diasingkan daripada pejabat Majlis Daerah bagi penubuhan Majlis Daerah Luar
Bandar (MDLB) / Lembaga Bandaran (LB) dibawah „Municipalities and Urban
Authorities Ordinance 1954.
1961 : Kedudukan MDLB dan LB diperbaiki dibawah Ordinan Kerajaan Tempatan 1961
(OKT).
[PELAN OPERASI LATIHAN] KKPTS
P E L A N O P E R A S I L A T I H A N
2
1.2 Visi
Menjadikan KKTP Pemacu Pembangunan Mampan Melalui Penyampian
Perkhidmatan yang kreatif dan berinovatif secara berterusan
1.3. Misi
Merancang, menyelaras, melaksana dan memantau Pihak Berkuasa
Tempatan, Pembangunan Perumahan, Pembangunan Bandar dan Wilayah,
serta Hal Ehwal Anak Negeri untuk mewujudkan Masyarakat sejahtera
1.4. Objektif
1.5. Fungsi dan Tanggungjawab
Pentadbiran Kerajaan Tempatan
Perancangan Bandar dan Desa
Pentadbiran Hal Ehwal Anak Negeri
Pengawalan Pembangunan Perumahan
1.6. Objektif Latihan
Meningkatkan pembangunan modal insan dengan memberi penekanan dalam
pembangunan sikap (attitude), kemahiran (skills) dan pengetahuan (Knowledge)
yang bersesuaian melalui program pembangunan sumber manusia yang
berteraskan pembangunan kompetensi dan pembelajaran berterusan.
2. DASAR LATIHAN
2.1. Skop Latihan
Skop Latihan dalam konteks ini bermaksud kursus jangka pendek yang
tempohnya tiga (3) bulan atau kurang. Ia merangkumi segala aktiviti yang
dirancang dan diuruskan oleh Bahagian Pentadbiran dan Latihan meliputi kursus
di dalam dan luar negara. Skop latihan juga meliputi kursus yang dianjurkan oleh
agensi luar (awam dan swasta yang dihadiri oleh kakitangan awam sama ada
dibiayai oleh Kementerian atau pihak penganjur).
[PELAN OPERASI LATIHAN] KKPTS
P E L A N O P E R A S I L A T I H A N
3
2.2. Definisi Latihan
Merujuk kepada Pekeliling Perkhidmatan Bil.6 Tahun 2005, takrif latihan ialah :
“Proses pemindahan ilmu pengetahuan secara kemas dan berdisiplin,
bertujuan menambah pengetahuan dan kemahiran untuk memenuhi
keperluan dan tuntutan semasa dalam organisasi. Ini dicapai melalui
sebarang bentuk pembelajaran seperti kursus, latihan semasa bekerja dan
program mentoring / coaching atau yang seumpama dengannya yang
menyumbang kepada pembangunan individu dan kecemerlangan
organisasi.”
Berdasarkan kepada takrif latihan di atas, latihan di Kementerian Kerajaan
Tempatan dan Perumahan telah ditakrifkan seperti di JADUAL 1 di bawah.
JADUAL 1
Takrif Latihan Kementerian
BIL PROGRAM LATIHAN JENIS AKTIVITI
1 LATIHAN
Definisi :
Aktiviti Latihan yang dijalankan
selama 6 jam secara bersemuka dan
berterusan anjuran Jabatan, Bahagian
atau Agensi luar di dalam dan di luar
negara.
I. Kursus
II. Seminar
III. Konvensyen
IV. Bengkel / Workshop
V. Forum
VI. Simposium
VII. Retreat Kementerian, Jabatan dan
Bahagian .
VIII. Lawatan Rasmi / Korporat / Sambil
Belajar.
2 SESI PEMBELAJARAN
Definisi :
Sebarang aktiviti latihan atau
pembelajaran secara bersemuka yang
tempohnya kurang 6 jam anjuran
Kementerian atau Agensi luar.
I. Sesi Pembelajaran di peringkat Jabatan,
Bahagian, Cawangan dan Seksyen.
II. Sesi Perkongsian ilmu di peringkat
Jabatan, Bahagian, Cawangan dan
Seksyen.
III. Program Executive Talk anjuran
Kementerian, INTAN, INSAN, Agensi
luar dan program yang seumpamanya.
IV. Perhimpunan Bulanan Kementerian,
Bahagian dan Cawangan.
V. Program penerapan nilai-nilai murni dan
ceramah-ceramah khas pada bulan
Ramadhan.
VI. Program sambutan/program khas –
sambutan bulan-bulan Islam / perayaan
yang mengandungi ucapan / ceramah
[PELAN OPERASI LATIHAN] KKPTS
P E L A N O P E R A S I L A T I H A N
4
/ forum.
VII. Pertemuan Mentor dan Mentee.
VIII. Menyampaikan ceramah di dalam
kursus / bengkel (Modul yang pertama
kali dibentangkan atas tajuk yang sama
sahaja diambil kira )
IX. Sesi pembelajaran ICT seperti SM2,
HRMIS, SISPAN, SISVOT, E-Pay-A3,
BIL PROGRAM LATIHAN JENIS AKTIVITI
1 PEMBELAJARAN KENDIRI
Definisi :
Kaedah pembelajaran yang
berkonsepkan belajar atas daya usaha
sendiri sama ada pembelajaran yang
melibatkan secara bersemuka dan tidak
bersemuka (Online).
I. Penggunaan portal e- Pembelajaran Sektor
awam (EPSA) – www.epsa.intan.my.
II. Penggunaan portal e-pembelajaran yang
diiktiraf oleh Kementerian.
III. Penggunaan Pangkalan Repositori Ilmu
Sumber Manusia (HRMIS) .
IV. Pembacaan buku-buku ilmiah dalam Bahasa
Malaysia dan Bahasa Inggeris (Buku biasa /
bentuk fizikal atau e-book)
2.3 Dasar Latihan
Pelan Operasi Latihan (POL) ini digubal sedemikian selari dengan matlamat dan
Pelan Strategik Kementerian untuk menghasilkan warga kerja Kementerian yang
cemerlang dan dinamik. Dasar Latihan ini meliputi perkara-perkara berikut :
2.3.1 Setiap pegawai dan kakitangan mestilah melalui pusingan latihan yang
lengkap bagi mempertingkatkan kualiti kerja individu tersebut.
2.3.2 Dalam setahun, setiap pegawai dan kakitangan kementerian mestilah
menghadiri sekurang-kurangnya satu latihan (sama ada dalam bentuk
kursus, seminar ataupun bengkel) dan tidak kurang dari 7 hari berkursus
setahun.
2.3.3 Latihan hendaklah diberikan kepada semua kategori / peringkat
perkhidmatan sama ada professional mahupun kumpulan sokongan.
2.3.4 Bagi pegawai atau kakitangan yang melaporkan diri untuk lantikan baru,
mereka mestilah menjalani Kursus Induksi.
2.3.5 Latihan yang diadakan hendaklah tertumpu kepada usaha untuk
meningkatkan epakaran dan kemahiran, memenuhi tahap keperluan
[PELAN OPERASI LATIHAN] KKPTS
P E L A N O P E R A S I L A T I H A N
5
organisasi dan berkaitan dengan bidang tugas.
2.3.6 Pelan Operasi Latihan Tahunan mesti dirancang mengikut garis panduan
struktur latihan dan memberi keutamaan keperluan latihan semasa
Kementerian.
2.3.7 Dasar latihan jangka luar negara ditetapkan seperti dibawah :
i. Setiap pegawai dibenarkan menghadiri kursus sekali dalam masa
dua (2) tahun kecuali mendapat kelulusan khas Setiausaha Tetap
Kementerian.
ii. Setiap pegawai yang dicalonkan untuk menghadiri kursus jangka
pendek luar negara hendaklah terdiri daripada mereka yang
mendapat Laporan Penilaian Prestasi Tahunan sekurang-kurangnya
85% dan ke atas serta bebas daripada tindakan tatatertib.
iii. Program kursus jangka pendek luar negara mestilah dirancang dalam
Pelan Operasi Latihan dan disediakan peruntukan yang mencukupi.
iv. Pelaksanaan tugas utama (core business) Jabatan / Bahagian
mestilah didahulukan sebelum menghadiri kursus jangka pendek
luar negara.
v. Pencalonan untuk menghadiri kursus jangka pendek luar negara
anjuran JPA, JPAN atau lain-lain penganjur perlu mendapat
kelulusan Setiausaha Tetap terlebih dahulu sebelum dikemukakan
kepada pihak berkenaan.\
vi. Tempoh kursus jangka pendek luar negara yang dibiayai sepenuhnya
oleh Kementerian hendaklah dijalankan sekurang-kurang selama 2
minggu.
vii. Pengetahuan yang didapati dari menghadiri kursus jangka pendek
luar negara perlu dikongsi dengan rakan-rakan setugas termasuk
Ketua Jabatan.
[PELAN OPERASI LATIHAN] KKPTS
P E L A N O P E R A S I L A T I H A N
6
2.4. Tempoh Lantikan
Tempoh latihan sekurangnya enam (6) jam yang berterusan di luar tempat
kerja (off the job) adalah diambilkira sebagai satu (1) hari berkursus.
Bagi kursus-kursus seperti ceramah, sesi pembelajaran, taklimat yang
dijalankan kurang daripada enam (6) jam dan dikendalikan di tempat kerja
(on the job) atau di luar tempat kerja boleh dikumpulkan sehingga
mencukupi enam (6) jam untuk diambil kira sebagai satu (1) hari berkursus.
Rekod kehadiran setiap latihan / sesi pembelajaran tersebut hendaklah
dicatatkan di dalam Buku Log Latihan setiap orang pegawai. Tempoh
genap enam (6) jam berkursus ini hendaklah disahkan oleh Pegawai
Pengesah Latihan (PPL).
Dalam hubungan ini, pegawai yang menganggotai urus setia kursus boleh
diiktiraf sebagai peserta kursus jika mereka terlibat di dalam salah satu
aktiviti seperti mempengerusikan sesi dialog, perbincangan, penyediaan
laporan-laporan atau kertas kerja dan menjadi ahli kepada Kumpulan
peserta di mana mereka dipertanggungjawabkan sebagai fasilitator atau
sebagai ahli perbincangan. Sekiranya urus setia hanya terlibat di dalam
urusan-urusan operasi, pentadbiran dan logistik seminar mereka tidak boleh
diiktiraf sebagai peserta program berkenaan.
2.5. Tempat Kursus
Tempat kursus adalah bergantung kepada kesesuaian mengikut jenis kursus
dan bilangan peserta yang terlibat dan peruntukan kewangan yang
diluluskan. Bagi tujuan pemilihan tempat berkursus, peraturan-peraturan
yang sedia ada adalah terpakai.
2.6 Kumpulan Sasaran
Kumpulan sasaran adalah untuk seluruh kakitangan awam Kementerian
Kerajaan Tempatan dan Perumahan yang melibatkan semua Jabatan /
Bahagian. Kursus yang dilaksanakan oleh Jabatan / Bahagian adalah
kepada kakitangan awam Bahagian / Jabatan sahaja, kecuali di dalam
keadaan di mana peserta tidak mencukupi, kursus tersebut bolehlah dibuka
kepada penyertaan daripada lain-lain Jabatan / Bahagian.
Terdapat dua kumpulan sasaran iaitu :
a. Kumpulan Pengurusan dan Profesional
b. Kumpulan Sokongan
[PELAN OPERASI LATIHAN] KKPTS
P E L A N O P E R A S I L A T I H A N
7
2.7 Bidang Latihan
Bidang latihan yang dikendalikan di peringkat Kementerian adalah
berdasarkan kepada tuntutan Dasar Latihan Sumber Manusia Sektor
Awam. Latihan yang dirancang adalah dibahagikan seperti berikut :-
I Kursus Mandatori (Wajib)
Kursus-kursus wajib adalah merupakan kursus induksi di bawah Sistem
Saraan Malaysia (SSM) yang dinyatakan dalam Surat Pekeliling
Perkhidmatan Negeri Sabah Bilangan 5 Tahun 2002. Kursus-kursus
ini adalah seperti berikut :-
a. Kursus Modul Induksi Khusus.
b. Kursus Modul Induksi Umum.
II Kursus Kompetensi Umum
Kursus ini merupakan latihan yang disediakan bagi melahirkan anggota
yang lebih cekap serta berpengetahuan di dalam menjalankan
tugas-tugas jawatan yang disandang. Ianya meliputi aspek
pengetahuan, kemahiran dan ciri-ciri peribadi seserorang kakitangan
awam.
III Kursus Kewangan
Kursus ini bertujuan mempertingkatkan profesionalisme pengurusan
kewangan dan akauntabiliti dan integriti pegawai yang terlibat dalam
pengurusan kewangan.
IV Kursus Bahasa Inggeris
Mempertingkatkan tahap penguasaan Bahasa Inggeris kakitangan awam
supaya lebih yakin dalam melaksanakan tugas serta meningkatkan imej
Kementerian dan negara khususnya dalam perkara-perkara yang
melibatkan kerjasama dengan negara asing.
V Kursus Kompetensi Khusus (Pengkhususan Kerja)
Kursus ini dilaksanakan berdasarkan kepada keperluan tugas dan
jawatan seseorang pegawai. Sasaran peserta adalah pegawai-pegawai
yang terlibat melaksanakan fungsi dan tugas jawatan yang disandang
seperti Pegawai Kesihatan, Pegawai Penilaian dan sebagainya.
[PELAN OPERASI LATIHAN] KKPTS
P E L A N O P E R A S I L A T I H A N
8
VI Kursus Peralihan
Kursus ini diaturkan untuk membantu pegawai yang bakal bersara untuk
menempuh zaman persaraan dengan lebih yakin, tidak merasakan
kejutan dan terus memberi sumbangan kepada masyarakat dan negara
mengikut minat kerjaya masing-masing.
VII Keperluan Stakeholder (as hoc)
Kursus-kursus juga ditawarkan berdasarkan kepada keperluan semasa
yang disarankan oleh pihak stakeholder.
VIII Kursus Jangka Pendek Luar Negara
Kursus Jangka Pendek Luar Negara juga dirancang bagi memberi
peluang kepada Pegawai dalam Sokongan I dan Kumpulan Pengurusan
dan Profesional melihat kemampuan dan kemajuan negara asing di
samping mendapat manfaat daripada perkongsian ilmu yang diperolehi
ketika berkursus.
3. STRATEGI LATIHAN
Latihan di Kementerian Kerajaan Tempatan dan Perumahan dilaksanakan dengan
menggunakan strategi-strategi seperti berikut :
3.1 Mengenal pasti keperluan latihan dengan menjalankan Training Needs Analysis
(TNA). Analisis ini dilaksanakan oleh semua Jabatan / Bahagian dan diselaraskan
oleh Cawangan Latihan, Bahagian Pengurusan Sumber Manusia berdasarkan
kepada jumlah peruntukan latihan yang diterima.
3.2 TNA yang dihasilkan akan diterjemahkan kepada Pelan Operasi Latihan Tahunan.
Pelan Operasi Latihan Tahunan hendaklah disediakan berpandu kepada Pelan
Operasi Latihan (POL) Kementerian.
3.3 Menyediakan peruntukan latihan tahunan untuk melatih Sumber Manusia di
Kementerian Kerajaan Tempatan dan Perumahan kepada Bahagian dan Pihak
Berkuasa Tempatan (PBT) berdasarkan kepada TNA Bahagian dan Pihak Berkuasa
Tempatan.
3.4 Bahagian Pentadbiran dan Latihan diberi kuasa merancang, melaksanakan dan
mengenal pastikan keperluan latihan di peringkat Bahagian dan PBT.
3.5 Ketua Jabatan bertanggungjawab memastikan pegawai masing-masing di semua
peringkat mengikuti latihan sekurang-kurangnya 7 hari setahun.
3.6 Memantau pelaksanaan program latihan Bahagian dan PBT yang telah menerima
peruntukan melalui Mesyuarat Jawatankuasa Latihan Kementerian (MJLK) dan
[PELAN OPERASI LATIHAN] KKPTS
P E L A N O P E R A S I L A T I H A N
9
Panel Pembangunan Sumber Manusia (PPSM).
4. PERANCANGAN LATIHAN
Pelaksanaan Latihan di peringkat Kementerian dimulakan menerusi
mekanisme-mekanisme perancangan latihan seperti mana yang disarankan dalam
Pekeliling Perkhidmatan, Jabatan Perkhidmatan Awam (JPA) Malaysia dan Negeri bagi
tujuan mencapai output yang maksimum dengan peruntukan yang terhad.
4.1. Mesyuarat Jawatankuasa Latihan Kementerian (MJLK)
MJLK adalah bertanggungjawab menentukan keperluan latihan berdasarkan
analisis ke atas Training Needs Analysis (TNA) Kementerian , Bahagian dan PBT
serta menjalankan rancangan latihan untuk tahun berikutnya. Keahlian MJLK
adalah seperti ditunjukkan dalam Jadual 2 di bawah.
JADUAL 2
Mesyuarat Jawatankuasa Latihan Kementerian (MJLK)
KEAHLIAN
Timbalan Setiausaha Tetap
Pengerusi
Penolong Setiausaha Kanan
Wakil-wakil Ketua Bahagian
Ahli
Ahli
Penolong Setiausaha Pentadbiran (A) Setiausaha
MJLK dijadualkan bersidang dua (2) sekali setahun iaitu pada bulan Jun dan bulan
Disember setiap tahun. MJLK pada bulan Jun bertujuan mengkaji semula keperluan
latihan dan memantau prestasi perlaksanaan latihan dan perbelanjaan peruntukan
latihan Bahagian dan PBT. Manakala MJLK yang bersidang pada bulan Disember
pula bertujuan menganalisis TNA Bahagian dan PBT berdasarkan kepada
keutamaan keperluan agar sumber kewangan yang terhad dapat dimanfaatkan
dengan maksimum.
Keputusan analisis TNA dan pembahagian peruntukan dalam MJLK akan\
dikemukakan kepada Panel Pembangunan Sumber Manusia (PPSM) untuk
kelulusan dan diterjemahkan sebagai Pelan Operasi Latihan Tahunan Kementerian
[PELAN OPERASI LATIHAN] KKPTS
P E L A N O P E R A S I L A T I H A N
10
4.2 Panel Pembangunan Sumber Manusia (PPSM)
PPSM merupakan jawatankuasa tertinggi dalam meluluskan Pelan Operasi Latihan
Tahunan Kementerian iaitu melibatkan perancangan program latihan
pembahagian peruntukan latihan kepada Bahagian dan Latihan. Keanggotaan
PPSM adalah seperti ditunjukkan dalam Jadual 3 di bawah.
JADUAL 3
Panel Pembangunan Sumber Manusia
KEAHLIAN
Setiausaha Tetap Pengerusi
Timbalan Setiausaha Tetap
Pengarah Pejabat Hal Ehwal Anak Negeri Sabah
Penolong Setiausaha Kanan
Ahli
Ahli
Ahli
Penolong Setiausaha Pentadbiran (A) Setiausaha
Tugas PPSM adalah seperti berikut :
I. Mengenal pasti dan merancang keperluan latihan pegawai
II. Memantau pelaksanaan Latihan
III. Meluluskan Pelan Operasi Latihan Tahunan dan agihan peruntukan latihan.
4.3. Struktur Latihan
Struktur Latihan adalah berdasarkan kepada empat peringkat seperti beriktu :
4.3.1. Peringkat Asas (1-3 Tahun)
Latihan Peringkat Asas dilaksanakan kepada semua kakitangan
awam yang berkhidmat dari awal pelantikan sehingga tempoh tiga(3)
tahun. Tahap latihan pada peringkat ini ialah Tahap Penerapan
Kompetensi yang bersifat umum dan penekanan adalah terhadap
perkhidmatan.
Ciri-ciri tahap ini ialah :-
i. Pemahaman matlamat dan fungsi organisasi.
ii. Orientasi kepada persekitaran kerja
iii. Penyesuaian diri dengan etika dan budaya kerja jabatan
iv. Perkara-perkara asas di dalam pekerjaan
[PELAN OPERASI LATIHAN] KKPTS
P E L A N O P E R A S I L A T I H A N
11
4.3.2. Peringkat Pertengahan (3-10 Tahun)
Latihan Peringkat Pertengahan melibatkan Tahap Pembangunan
Kompetensi dan Tahap Peningkatan Kompetensi kepada pegawai yang
telah bekhidmat di antara tiga (3) hingga sepuluh (10) tahun.
4.3.2.1. Tahap Pembangunan Kompetensi bertujuan menyediakan
pegawai yang berkebolehan dan berkeupayaan melakukan
sesuatu tugas dengan cepat dan menepati standard umum
yang ditentukan. Ciri-ciri tahap ini ialah ;
i. Membangunkan keupayaan berkomunikasi.
ii. Membangunkan keupayaan memahami, merancang dan
menganalisis tugasan.
iii. Membangunkan kebolehan menyelia, mengurus dan
mentadbir.
iv. Membangunkan kemahiran-kemahiran teknikal.
4.3.2.2. Tahap Peningkatan Kompetensi pula bertujuan untuk
memantapkan kemahiran baru kepada anggota perkhidmatan
awam. Ciri-ciri tahap ini ialah :-
I. Memantapkan mutu kerja yang lebih tinggi
II. Memantapkan tahap kepakaran
III. Memantapkan tahap profesionalisme
IV. Memantapkan keupayaan dan kemahiran kepimpinan
V. Mengembangkan kebolehan dan keupayaan
VI. Mengukuhkan kepimpinan.
VII. Memantapkan integriti.
VIII. Memantapkan keupayaan membuat keputusan
IX.Menyediakan kebolehan mengadakan jaringan (networking)
[PELAN OPERASI LATIHAN] KKPTS
P E L A N O P E R A S I L A T I H A N
12
4.3.3.3 Peringkat Lanjutan (melebihi 10 tahun)
Latihan Peringkat Lanjutan dilaksanakan kepada pegawai yang
telah berkhidmat lebih sepuluh (10) tahun. Tujuannya ialah
untuk meningkatkan kemahiran sedia ada dan mendedahkan
kemahiran baru bagi meningkatkan kompetensi pegawai.
Ciri-ciri tahap ini ialah :
I. Mengembangkan kebolehan dan keupayaan
II. Mengukuhkan kepimpinan
III. Memantapkan integriti
IV. Memantapkan keupayaan membuat keputusan
V. Menyediakan kebolehan mengadakan jaringan
(networking)
4.3.3.4 Peringkat Peralihan (2 tahun sebelum bersara)
Latihan Peringkat Peralihan dilaksanakan kepada anggota yang
akan meninggalkan perkhidmatan dalam tempoh dua tahun
sebelum bersara. Tujuan tahap ini ialah untuk menyediakan
anggota Perkhidmatan Awam yang akan meninggalkan
perkhidmatan kepada pengetahuan dan persekitaran baru.
Ciri-ciri tahap ini ialah :
i. Menyediakan kebolehan mengadakan jaringan
(networking)
ii. Menyediakan pengetahuan mengenai peluang dan
cabaran baru.
iii. Menyediakan ketahanan mental dan psikologi
iv. Menyediakan kebolehan menangani tekanan dan cabaran.
[PELAN OPERASI LATIHAN] KKPTS
P E L A N O P E R A S I L A T I H A N
13
JADUAL 4
Struktur Latihan Dalam Perkhidmatan PERINGKAT
PERALIHAN
LANJUTAN
PERTENGAHAN
ASAS
PRA
PERKHIDMATAN
0 3 5 10 ke atas 2 tahun
sebelum
persaraan
TEMPOH PERKHIDMATAN (TAHUN)
5. PELAKSANAAN LATIHAN
Bagi tujuan mencapai objektif dan merealisasikan Dasar Latihan Kementerian, Program
Latihan, Penjadualan Latihan Tahunan, peranan dan tanggungjawab pihak-pihak berkaitan
hendaklah dikenal pasti.
5.1 Asas Training Needs Analysis (TNA)
Pelaksanaan program latihan bagi kakitangan awan Kementerian telah dikaji
supaya lebih responsif kepada beberapa keperluan / perubahan persekitaran di
peringkat tempatan dan global. Sehubungan dengan itu TNA yang disediakan
mengambil kira perkara-perkara seperti berikut :-
5.1.1. Pengenalpastian Kompetensi (Competency Identification)
Aktiviti Pengenalpastian Kompetensi (CI) akan membantu perancangan
keperluan kursus bagi memastikan pegawai memiliki kompetensi yang
diperlukan bagi sesuatu jawatan. Kursus-kursus dirancang dan disusun
berdasarkan kesesuaian kursus-kursus berkenaan dengan peranan dan tugas
dalam gred baru di bawah Sistem Saraan Baru Perkhidmatan Awam
(SBPA). Kursus-kursus yang dirancang perlu mengikut cluster
kompetensi yang telah ditetapkan. Ia bertujuan untuk meningkatkan
kompetensi jawatan yang disandang.
Pendedahan Kompentens
i
Penerapan
Kompentensi
Pembangunan
Kompentensi
Peningkatan
Kompentensi
Pengukuhan
Kompentensi
Peralihan
Kerjaya
[PELAN OPERASI LATIHAN] KKPTS
P E L A N O P E R A S I L A T I H A N
14
5.1.2. Arahan Pekeliling Perkhidmatan
Kursus yang dirancang atas Surat Pekeliling PerkhidmatanNegeri Sabah
Bil.5 Tahun 2002 adalah kursus-kursus wajib yang perlu dihadiri oleh
pegawai bagi tujuan pengesahan di dalam jawatan. Kursus wajib adalah
Kursus Modul Induksi. Perancangan Latihan memberi keutamaan kepada
kursus-kursus wajib yang telah disyaratkan di dalam skim perkhidmatan
kerana ia melibatkan pengesahan jawatan yang disandang oleh pegawai.
5.1.3 Keperluan Bahagian dan Pihak Berkuasa Tempatan
Kursus yang dirancang khusus untuk meningkatkan kompetensi individu
untuk melaksanakan tugas yang dipertanggungjawabkan kepadanya atau
melaksanakan fungsi khusus Bahagian dan Pihak Berkuasa Tempatan. Ia
lebih tertumpu kepada kursus-kursus berbentuk keperluan function.
5.2 Kaedah Penyediaan TNA
Berdasarkan kepada asas pengenalpastian TNA seperti di para 5.1, kaedah
pengumpulan data-data TNA dilaksanakan menerusi :
5.2.1 Peringkat Kementerian
Kaedah pengumpulan TNA di peringkat Kementerian dilaksanakan oleh
Bahagian Pentadbiran dan Latihan melalui beberapa saluran seperti berikut
i. Arahan daripada stakeholder mengikut kesesuaian keperluan
semasa organisasi.
ii. Laporan Penilaian Prestasi Tahunan
iii. Maklum balas keperluan latihan yang diperoleh semasa perjumpaan
antara wakil pekerja dengan pihak pengurusan.
iv. TNA daripada Bahagian dan PBT
v. Lain-lain kaedah pengenalpastian yang bersesuaian.
5.2.2 Peringkat Pihak Berkuasa Tempatan (PBT)
Kaedah pengumpulan data-data TNA di peringkat PBT yang akan
dilaksanakan oleh Ketua Jabatan PBT masing-masing diperoleh melalui
beberapa saluran seperti beriktu :
i. Arahan daripada stakeholder mengikut kesesuaian keperluan
kompetensi khusus PBT
ii. Pemerhatian Ketua Jabatan PBT ke atas keperluan functional PBT.
iii. Maklum balas daripada kakitangan PBT menerusi kajian keperluan
kursus seperti kaedah soal selidik.
iv. Lain-lain kaedah pengenalpastian yang bersesuaian.
[PELAN OPERASI LATIHAN] KKPTS
P E L A N O P E R A S I L A T I H A N
15
5.3 Metodologi Latihan
Metodologi latihan yang diamalkan dan dipraktikkan dalam pengendalian kursus
telah dipelbagaikan bagi memberi impak maksimum kepada peserta. Antara
kaedah-kaedah yang digunakan adalah seperti berikut :
i. Ceramah
ii. Bengkel
iii. Latihan Dalam Kumpulan
iv. Role Play
v. Latih Amal
vi. Simulasi
vii. Game
viii. Lain-lain yang bersesuaian
5.4 Program Latihan dan Penjadualan Kursus
I
Program Latihan menyenaraikan secara spesifik latihan-latihan yang dirancang
dalam sesuatu tahun. Antara lain, ia mengandungi senarai latihan yang akan
diadakan. Objektif, badan / Institusi yang menganjurkannya, tempoh dan tarikh
serta kumpulan sasaran yang terlibat.
5.5. Peranan dan Tanggungjawab Bahagian Pentadbiran dan Latihan dalam POL
Tahunan.
Bahagian Pentadbiran dan Latihan bertanggungjawab atas POL Tahunan dalam
perkara-perkara berikut :
i. Bertindak sebagai Urus Setia kepada MJLK dan PPSM
ii. Menyelaras pelaksanaan POL Tahunan Kementerian
iii. Merancang dan melaksanakan kursus wajib seperti Kursus Induksi Modul
Khusus bagi pegawai dan kakitangan Kementerian dan PBT yang baru
dilantik.
iv. Merancang dan melaksanakan program latihan dalaman (in-house training)
bagi pegawai dan kakitangan di peringkat Kementerian.
v. Menyelaras dan menguruskan permohonan / pencalonan pegawai dan
kakitangan Kementerian untuk mengikuti latihan anjuran institusi latihan
swasta yang dirancang dalam POL Tahunan.
vi. Menyelaras dan menguruskan permohonan / pencalonan pegawai dan
kakitangan Kementerian untuk mengikuti kursus jangka pendek luar negara
di bawah anjuran Kementerian yang dirancang dalam POL Tahunan.
[PELAN OPERASI LATIHAN] KKPTS
P E L A N O P E R A S I L A T I H A N
16
vii. Menyediakan Laporan Pelaksanaan Dasar Latihan Kementerian dua (2) kali
setahun iaitu sebelum 31 Julai setiap tahun untuk pelaksanaan dari Januari
hingga Jun dan sebelum 31 Januari setiap tahun berikutnya untuk
pelaksanaan Julai hingga Disember.
5.6 Peranan Ketua-Ketua Jabatan / Bahagian
Ketua-Ketua Jabatan PBT / Bahagian adalah bertanggungjawab ke atas POL
dalam perkara-perkara berikut :
i. Merancang dan mengenal pasti keperluan latihan pegawai di Jabatan /
Bahagian masing-masing selaras dengan Dasar Latihan Sumber Manusia
Sektor Awam menerusi kaedah penyediaan TNA yang bersesuaian.
ii. Mengurus dan melaksanakan latihan Kompetensi Khusus dan Pengukuhan
untuk pegawai dan kakitangan masing-masing yang dirancang dalam POL
Tahunan.
iii. Memastikan segala peruntukan yang diberikan diguna pakai bagi maksud
latihan dan dibelanjakan sepenuhnya mengikut peraturan kewangan yang
berkuatkuasa dari semasa ke semasa.
iv. Membuat penilaian Keberkesanan Kursus bagi menentukan kursus yang
diikuti oleh pegawai boleh membantu mencapai matlamat Bahagian dan
PBT..
v. Menyediakan Laporan Pelaksanaan Kursus oleh Bahagian Pentadbiran dan
Latihan setiap bulan bagi tujuan rekod dan penyediaan Laporan Prestasi
Latihan Tahunan.
vi. Memastikan kakitangan awam di bawah seliaan masing-masing mengikuti
sekurang-kurangnya 7 hari berkursus setahun berdasarkan takrif lathan
seperi Surat Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 6 Tahun 2005.
5.7. Tanggungjawab Individu
Setiap kakitangan awam adalah bertanggungjawab ke atas POL Tahunan dalam
perkara-perkara berikut :
i. Menghadiri dan mengikuti kursus yang diluluskan atau ditetapkan dengan
penuh komitmen dan jaya.
ii. Memastikan menghadiri kursus sekurang-kurangnya 7 hari dalam setahun
iii. Mengemaskinikan Log Latihan yang telah disediakan dan mengemukakan
kepada Urus Setia Latihan PBT masing-masing bagi tujuan menyediakan
Laporan Kursus kepada Bahagian Pentabiran dan Latihan Kementerian.
[PELAN OPERASI LATIHAN] KKPTS
P E L A N O P E R A S I L A T I H A N
17
iv. Mengambil inisiatif sendiri untuk meningkatkan ilmu pengetahuan dan
kemahiran dengan mencari peluang-peluang latihan yang disediakan oleh
Institusi Latihan Awam seperti INTAN, INSAN dan sebagainya.
v. Mengaplikasikan ilmu pengetahuan dan kemahiran yang diperoleh melalui
kursus ke dalam tugas harian dan berkongsi ilmu pengetahuan yang
diperoleh bersama rakan sekerja.
5.7 Pencalonan bagi Kursus yang dikendalikan oleh Bahagian Pentadbiran dan
Latihan
Permohonan penyertaan kursus dalam POL Tahunan adalah seperti berikut :
i. Pencalonan dibuat dan melalui Ketua Bahagian/ Ketua Jabatan PBT
masing-masing.
ii. Pencalonan dibuat berdasarkan kepada maklumat kursus / jadual kursus
yang dinyatakan dalam POL tahunan.
iii. Pemilihan terus calon adalah berdasarkan kepada kesesuaian kursus dengan
bidang tugas
5.8 Pengendalian Kursus
Kursus-kursus yang dirancang di bawah POL Tahunan akan dikendalikan oleh
Bahagian Pentadbiran dan Latihan Kementerian. Pengendalian kursus mesti
mematuhi semua Pekeliling Perbendaharaan dan Pekeliling Perkhidmatan yang
berkuat kuasa dari semasa ke semasa.
6. PENILAIAN LATIHAN
Setiap kursus yang dilaksanakan sama ada anjuran Bahagian Pentadbiran dan
Latihan Kementerian ataupun Urus Setia Latihan PBT masing-masing hendaklah
menyediakan Laporan Penilaian Kursus mengikut format yang telah ditetapkan.
Bahagian Pentadbiran dan Latihan Kementerian atau Urus Setia Latihan PBT yang
menganjurkan kursus hendaklah juga membuat Penilaian Keberkesanan Kursus ke
atas Pegawai dan kakitangan yang telah menghadiri kursus sama ada anjuran
Bahagian Pentadbiran dan Latihan Kementerian atau Urus Setia Latihan PBT dan
agensi luar pada 3 bulan selepas menghadiri kursus.
Laporan tersebut hendaklah direkodkan dan disimpan oleh Urus Setia Latihan
masing-masing untuk tujuan pengauditan khususnya untuk penarafan bintang
dalam System Star Rating (SSR).
[PELAN OPERASI LATIHAN] KKPTS
P E L A N O P E R A S I L A T I H A N
18
7. MEKANISME PEMANTAUAN PELAN LATIHAN
Pemantauan pelaksanaan program latihan dilaksanakan menerusi kaedah
seperti berikut :
7.1 Mesyuarat Jawatankuasa Latihan Kementerian (MJLK)
MJLK diadakan dua (2) kali setiap tahun bertujuan mengkaji semula POL
Tahunan, merancang POL tahun berikutnya dan memantau prestasi
pelaksanaan POL Tahunan.
7.2 Panel Pembangunan Sumber Manusia (PPSM)
PPSM merupakan jawatankuasa tertinggi peringkat Kementerian dalam
pemantuan dan pelaksanaan program latihan Kementerian. Panel ini akan
bersidang pada bulan Disember setiap tahun bagi meluluskan perancangan
program latihan tahun berikutnya dan memantau keberkesanan program
latihan Kementerian.
7.3 Laporan Prestasi Perbelanjaan dan Pelaksanaan Kursus
Bahagian Pentadbiran dan Latihan juga turut menjalankan pemantauan ke
atas prestasi perbelajanaan dan pelaksanaan kursus Jabatan / Bahagian.
Laporan tersebut perlu dikemukakan kepada Cawangan Latihan setiap
bulan bagi tujuan pemantauan perbelanjaan dan prestasi latihan mengikut
jadual yang telah diluluskan dalam PPSM.
8. PERUNTUKAN
Bagi melaksanakan Program Latihan Tahunan, jumlah peruntukan adalah
sekurang-kurangnya 1% daripada emolumen Kementerian. Pembahagian
peruntukan dibuat berdasarkan kepada objektif dan konsep latihan yang memberi
fokus kepada latihan kompetensi umum dan khusus. Manakala kursus jangka
pendek luar negara diperuntukan sebanyak RM 100 ribu daripada peruntukan
on-off Bahagian Pentadbiran dan Latihan.
9. PENUTUP
Adalah diharapkan POL ini dapat dijadikan sebagai panduan penghasilan POL
Tahunan dan memberi manfaat kepada semua warga Kementerian Kerajaan
Tempatan dan Perumahan Sabah bagi mencapai matlamat melahirkan pekerja yang
mahir dan terlatih dalam berbagai bidang di samping meningkatkan kecekapan
prrestasi dan produktiviti organisasi.
Dengan adanya POL ini juga diharap proses latihan di Kementerian dapat berjalan
lancar, teratur dan sistematik.