PENGURUSAN MESYUARAT

PENGURUSAN ASAS GERKO

1.PENGERTIAN MESYUARAT

• Mesyuarat adalah perbincangan formal di antara tiga individu atau lebih untuk mencapai objektif bersama melalui proses komunikasi.

• Mesyuarat berbeza mengikut keahlian, organisasi dan objektifnya.

TUJUAN MESYUARAT DIADAKAN

1. Penyampaian dan pertukaran maklumat2. Kerjasama projek, penyelarasan dan

komunikasi3. Penyelesaian konflik/mengatasi krisis4. Analisa halacara dan perancangan masa depan5. Memperbaiki kerja-kerja semasa6. Latihan dan pembangunan

JENIS-JENIS MESYUARATMESYUARAT BERSIRI

- Berkala dan ada kesinambungan- Melebehi sekali dalam tempoh tertentu- Ahli, mengikut jawatan/fungsi- Agenda, tersusun dan tetap

MESYUARAT KHAS- Ad-hoc- Sekali atau beberapa kali mengikut keperluan- Ahli, terdiri dari pelbagai kepakaran berkaitan- Agenda, ringkas tetapi mendalam/terperinci- Nama, menjelaskan tujuan/fungsi

Asas-asas Penting Pengurusan Mesyuarat Yang Berkualiti

• Ada objektif dan agenda yang jelas.• Bermula dan berakhir mengikut ketetapan masa. • Kemudahan fizikal yang selesa. • Notis pangilan mesyuarat. • Ahli-ahlinya mempunyai kepakaran. • Perbincangan secara positif. • Peranan pengerusi dan setiausaha berkesan • Minit mesyuaratnya tepat. • Ada tindakan susulan yang berkesan.

Tatasusila Mesyuarat.

• Jangan tiba lewat • Elakkan gangguan semasa Mesyuarat • Tidak meninggalkan bilik Mesyuarat • Elakkan duduk yang menunjukkan kurang minat • Mendengar secara aktif/penuh minat. • Cuba beri sumbangan secara berkesan. • Fokuskan kepada objektif Mesyuarat• Mencari perkara-perkara positif dan elakkan perkara

negatif.• Cuba menjadi ahli yang aktif

AGENDA MESYUARAT

i. Perutusan pengerusiii.Pengesahan minit mesyuarat yang laluiii.Perkara-perkara berbangkitiv.Senarai perkara-perkara baru yang hendak dibincangkan (jika ada)v.Pembentangkan kertas-kertas kerja (jika ada)vi.Hal-hal lainvii.Penutup

TEMPAHAN BILIK MESYUARAT

•Nama mesyuarat•Nama Pengerusi•Nama Setiausaha•Tarikh, masa mula dan masa dijangka tamat•Bilangan ahli/anggota yang akan hadir•Peralatan/kemudahan yang diperlukan•Jenis minuman dan jamuan ringan yang diperlukan

PENYEDIAAN KERTAS KERJA

• •15 hari (hari kerja?) sebelum mesyuarat, semua kertas kerja diterima•Salinan kertas kerja yang diperlukan?•Keperluan menyediakan ringkasan eksekutif (sekiranya kertas kerja melebihi 15 muka surat tidak termasuk lampiran)

JEMPUTAN MESYUARAT

• SEKURANG-KURANG 10 HARI (HARI BEKERJA?) SEBELUM MESYUARATNYATAKAN:• Nama mesyuarat• Tarikh dan tempat• Masa mula dan masa dijangka tamat• Agenda• Nama pengerusi

PERSEDIAAN BILIK MESYUARAT

• •Menentukan bilik berada dalam keadaan bersih, kemas dan teratur•Tempat duduk mencukupi•Lebel nama mengikut keperluan•Alat pembesar suara, PC/Projektor/LCD, disediakan•Kertas dan pensil disediakan

PERANAN DAN TUGAS PENGERUSIPeranan• Pengacara, penggerak, pemandu dan pengadil

Tugas• Merancang dan mempengerusikan mesyuarat. • Menentukan bagaimana, bila bermula dan berakhirnya

mesyuarat. • Menggalakkan perbincangan dan penyertaan • Menghormati pendapat dan pandangan ahli. • Menentukan sususnan agenda dipatuhi. • Menjaga disiplin mesyuarat • Mengawal perjalanan masa, berhenti pada masanya.

SEBELUM MESYUARAT • Datang awal bagi menyesuaikan diri dengan

suasana dan ahli-ahli Mesyuarat. • Mulakan Mesyuarat tepat pada masa yang

ditetapkan. • Wujudkan suasana selesa, ucapan aluan dan

memperkenalkan ahli-ahli jika perlu. • Maklumkan tujuan, objektif dan tempoh

mesyuarat. • Luluskan minit Mesyuarat yang lalu. • Jelaskan perkaa pentadbiran atau pengurusan

pada awal Mesyuarat.

PERBINCANGAN

• Mulakan perbincangan dengan mengemukakan sesuatu isu. • Menjemput pandangan mengenai isu/masalah. • Menjemput penjelasan isu dari ahli-ahli Mesyuarat. • Beri peluang sama-rata kepada ahli-ahli yang ingin bercakap. • Galakkan penyertaan semua ahli. • Dapatkan penjelasan dari perkara-perkara yang tidak jelas. • Menghalang perbincangan yang tidak berkaitan. • Mengawal waktu/pembahagian masa. Jika perlu

lambatkan/cepatkan tempoh Mesyuarat. • Mengawal masalah ahli Mesyuarat:

i. Ahli pendiam ii. Ahli banyak bercakap iii. Ahli bersikap negatif. iv. Kekalkan suasana harmonis dan elakkan perselisihan faham.

• Beri kesimpulan dari masa kesemasa, apa yang telah dibincangkan.

DI AKHIR MESYUARAT• Ulas kembali perkara yang telah dibincangkan. • Maklumkan keputusan yang telah

diambil/ditolak, diterima, diberi perhatian/ditunda.

• Maklumkan tindakan susulan yang perlu diambil • Tetapkan masa, tarikh dan tempat Mesyuarat

yang akan datang sekiranya perlu. • Tamatkan m yang akan datang sekiranya perlu. • Tamatkan Mesyuarat tepat pada masanya.

PERANAN DAN TUGAS SETIAUSAHA

• Bawa ke bilik Mesyuarat, minit Mesyuarat, (laporan-laporan, nota-nota /bahan rujukan –jika perlu).

• Datang awal ke tempat Mesyuarat – semak kemudahan/keperluan Mesyuarat.

• Sediakan senarai para hadirin. • Bantu pengerusi – ingatkan peraturan, masa dan agenda. • Catatkan nama peserta yang bercakap dan butir-butir

percakapanya. • Ambil nota-nota dengan jelas. • Sediakan minit Mesyuarat yang berkualiti – 7 hari. • Sampaikan keputusan dan arahan kepada mereka yang perlu

mengambil tindakan susulan – segera.

KEPIMPINAN DALAM MESYUARAT

• Personaliti yang dihormati • Ada kewibawaan – berbudi bahasa, bersopan

santun, pandai membuat teguran, melaksanakan peraturan Mesyuarat.

• Berpengetahuan – bijaksana dan membuat keputusan yang tepat.

• Berdisiplin terhadap masa dan peraturan. • Mesra – hubungan baik dengan semua ahli.

MESYUARAT BERKUALITI

• Bersiri - pendek (2 - 3 jam)• Ad-hoc - mengambil masa bersesuaian denganisu/perkara• Memberi banyak maklumat• Keputusan dibuat dengan persetujuan terbanyak• Keputusan dibuat dengan tegas• Setiap keputusan diambil tindakan segera

THANK YOU