PENGURUSAN MESYUARAT

Pengurusan GERKO

Skop / Tajuk ( 2 jam )

Jenis-jenis Mesyuarat Peranan Ahli Jawatankuasa Mesyuarat Agenda Mesyuarat Pengendalian Mesyuarat Tatacara Mesyuarat Minit Mesyuarat

☻

Objektif / Hasil Pembelajaran

Mengetahui jenis-jenis, tatacara mesyuarat serta peranan dan tanggung jawab

Menyediakan agenda dan minit mesyuarat

……Oleh itu, maafkanlah mereka (mengenai kesalahan yang mereka lakukan terhadapmu ) dan pohonlah ampun bagi mereka dan juga bermesyuaratlah dengan mereka dalam urusan ( peperangan dan soal – soal duniawi ) itu. Tafsiran al – Quran Al’ Imran : 159

Mesyuarat menurut Islam

…..mesyuarat menurut Islam

Islam menjadikan syura sebagai peraturan untuk meneliti dan memeriksa pendapat orang lain serta menyatukan pendapat – pendapat tersebut agar memperolehi petunjuk.

Bermesyuarat membawa erti “ berjihad ” kepada kebenaran dan menjunjung tinggi hukum – hukum Allah.

Pengertian Mesyuarat

Mesyuarat adalah perbincangan formal di antara tiga individu atau lebih untuk mencapai objektif bersama melalui proses komunikasi.

Mesyuarat berbeza mengikut keahlian , organisasi dan objektifnya.

Jenis-jenis Mesyuarat

Mesyuarat Agong TahunanMesyuarat PagiMesyuarat Luar BiasaMesyuarat JawatankuasaTaklimat

Skop Perbincangan

Pengertian Mesyuarat Asas – asas Pengurusan Mesyuarat Tatasusila Mesyuarat Membentuk dan Menyusun Agenda Check List Tugas - Bilik Mesyuarat Susun Atur Tempat Mesyuarat Carta Aliran Mengendalikan Mesyuarat Peranan Pengerusi dan Setiausaha Kepimpinan dalam Mesyuarat Minit Mesyuarat

Carta Aliran Pengurusan Mesyuarat

TINDAKAN PRA-MESYUARAT

SEMASA MESYUARAT

SELEPAS MESYUARAT

Tindakan Pra-mesyuarat

Menentukan tarikh, masa, tempat dan agenda bersama pengerusi

Membincangkan tujuan / objektifMembuat tempahan bilik mesyuaratMenentukan kertas-kertas kerja

kementerian/jabatan/unit (< 15 hari)Menghantar surat jemputan ( 10 hari )

…..tindakan pra-mesyuarat

Menyediakan kemudahan bilikMenentukan kehadiran ( 1 jam )Perbincangan pra-mesyuarat (2

hari)Makluman mengenai etika

mesyuarat kepada ahli

Tindakan semasa mesyuarat

Memulakan mesyuaratMengawal perbincanganBerikan penjelasan jika perluMencatat minit mesyuarat / kehadiran /

atau tindakanMerumus mesyuarat

Tindakan selepas mesyuarat

Menyediakan draf minit ( 3 hari ) Meluluskan dan mengedarkan minit ( 1 minggu ) Susunan nama kehadiran ahli Pelaksanaan keputusan mesyuarat / pengesanan

maklumbalas Laporan maklumbalas oleh urusetia Menentukan format maklumbalas dari

kementerian / jabatan / unit Mesyuarat ‘post mortem’

Membentuk dan menyusun agenda

Perkara – perkara utama dalam agenda: - perutusan pengerusi - pengesahan minit mesyuarat yang lalu - perkara-perkara berbangkit - senarai perkara-perkara baru yang hendak

dibincangkan - pembentangan kertas-kertas kerja jika ada - hal-hal lain - penutup mesyuarat

Susun Atur Tempat Mesyuarat

Sesuai untuk perbincangan dan kompromi bagi perbincangan peserta

tidak ramai.

Senarai semak tugas – bilik mesyuarat

Sesuai untuk perbincangan dan kompromi bagi bilangan peserta yang ramai.

Senarai semak tugas – bilik mesyuarat

Sesuai bagi peserta ramai dan perlukan kawalan lebih ke atas ahli – ahli

Susun Atur Tempat Mesyuarat

Sesuai apabila bilangan ahli terlalu ramai.

Contohnya,mesyuarat Agung tahunan.

Senarai semak tugas – bilik mesyuarat

Bilik mesyuarat Kerusi , meja mencukupiLampu boleh digunakanKipas , alat pendinginPapan putih,pen,pemadam,Alat OHP, layar perakAlat pembesar suara,perakam

…senarai semak tugas – bilik mesyuarat

Gelas,minuman,air,jag,

gula – gula,kertas kosong.Pensel,ball pen,kertas tulis,

fail dan bahan – bahan lain jika ada.

Persediaan semasa mesyuarat

Minit mesyuarat lalu Peraturan – peraturan mesyuarat

Dokumen – dokumen yang

diperlukan Alatan – alatan lain yang diperlukan

Mesyuarat yang tidak berkesan

6 D6 D

DATANG DUDUK

DIAM DENGKUR

DENGAR

DUIT

Mesyuarat Berkesan

Objektif tercapai Agenda yang jelas Pengerusi dan setiausaha berkualiti dan

berkesan Pengurusan masa yang baik Kemudahan fizikal yang selesa Ahli yang mempunyai kepakaran Perbincangan secara positif Minit Mesyuarat yang tepat Tindakan susulan dilaksanakan

Bahan Rujukan

Ab. Alim bin Abdul Rahim, (1994), Pengurusan Kokurikulum, Kuala Lumpur: Penerbit Fajar Bakti Sdn. Bhd.

Kementerian Pendidikan Malaysia. ( 1990 ). Buku Panduan Gerak Kerja Kokurikulum Sekolah Rendah. Kuala Lumpur: Pusat Perkembangan Kurikulum dan Dewan Bahasa dan Pustaka

Jabatan Perdana Menteri, (1991). Panduan Pengurusan Mesyuarat Dan Urusan Jawatankuasa-jawatankuasa Kerajaan. Kuala Lumpur:

Rumusan

Pengurusan mesyuarat yang berkesan membantu pelaksanaan aktiviti yang lebih teratur

Setiap ahli perlu memahami tanggung jawab masing-masing

Mesyuarat dilaksanakan dalam situasi kekeluargaan