PENYAMPAI : KOAY LI LI

LEE CHUN WAH

PENGURUSAN MESYUARAT

Jenis-jenis Mesyuarat

Mesyuarat AgungMesyuarat TergemparMesyuarat Agung Luar BiasaMesyuarat Jawatankuasa

Mesyuarat Agung

Lazimnya sekali setahun, setelah berakhirnya tahun kewangan. Notis tidak kurang daripada 14 hari.

Mesyuarat dua tahun sekali dikenali sebagai Mesyuarat Agung Dwitahunan.

Tujuan (bergantung pada perlembagaan):

membentangkan laporan tahunan meluluskan penyata kira-kira merancang aktiviti tahun berikutnya

memilih ahli-ahli jawatankuasa baharu

meluluskan sesuatu usul

Korum: 2/3 jumlah ahli berdaftar. Jika korum tidak cukup selepas 30 minit, mesyuarat hendaklah ditangguhkan ke tarikh lain (tidak lebih 30 hari)

Mesyuarat Tergempar

Subjenis mesyuarat jawatankuasa; lebih kurang mesyuarat khas.

Tujuan : membincangkan isu yang memerlukan kata putus segera. Contoh: memecat ahli yang melanggar disiplin.

Mesyuarat Agung Luar Biasa

Jarang berlaku dan juga dinamakan Mesyuarat Agung Khas.

Diarah oleh AJK atau diminta 1/3 ahli berdaftar dengan tujuan

membubarkan ajk yang ada dan memilih ajk baharu

mengubah perlembagaan atas keperluan yang mendesak

menyelesaikan masalah kewangan yang kritikal

Diadakan dalam tempoh 5 hari dari tarikh permintaan.

Paparan notis mesyuarat dan agenda sekurang-kurangnya 48 jam sebelum mesyuarat.

Korum mesyuarat agung diterima pakai.

Jika korum tidak mencukupi, mesyuarat hendaklah dibatalkan dan mesyuarat untuk tujuan yang sama tidak boleh diadakan dalam tempoh enam bulan.

Mesyuarat Jawatankuasa

Ahli dipilih dalam mesyuarat agung.

Subjenisnya: mesyuarat jawatankuasa induk dan jawatankuasa kerja.

Berkaitan dengan aktiviti, perkembangan, pengurusan dan pentadbiran persatuan berkenaan.

Kekerapan: bergantung pada kehendak perlembagaan, peraturan tetap, keperluan organisasi itu.

Notis sekurang-kurangnya 48 jam

Korum: lazimnya 2/3 dalam persatuan

PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB AHLI JAWATANKUASA

Pengerusi Setiausaha Ahli

1. PENGERUSIPerancangan Semasa Mesyuarat Perbincangan

Siapa perlu hadir dalam sesuatu mesyuarat

Memilih tarikh, tempat, waktu yang sesuai

Tentukan perjalanan mesyuarat

& bagaimana keputusan mesyuarat akan dibuat

menetapkan tujuan dan objektif mesyuarat

Pada awal mesyuarat wujudkan suasana yang

sesuai dengan ucapan alu-aluan & memperkenalkan ahli-ahli sekiranya perlu

menjelaskan segala perkara pentadbiran / pengurusan

menjelaskan tujuan, objektif, tempoh & prosedur mesyuarat

Pada Akhir Mesyuarat Ulas kembali perkara utama

yang telah dibincangkan Maklumkan keputusan yang

telah diambil sama ada ditolak, diterima, diberi perhatian / ditunda

Maklumkan tindakan susulan yang perlu diambil

Tetapkan tarikh, masa, tempat mesyuarat yang akan datang

Tamatkan mesyuarat tepat pada masa yang dirancangkan

Mengemukakan soalan & memohon pandangan / penjelasan / taklimat tentang isu / masalah

menghalang / menamatkan perbincangan yang tidak berkaitan & terkeluar dari agenda mesyuarat

Mengawal perjalanan waktu & pembahagian masa mesyuarat

Kekalkan suasana yang harmoni & mengelakkan dari perselisihan faham

Beri kesimpulan dari masa ke semasa apa yang telah dibincang

2. SETIAUSAHASebelum Mesyuarat Semasa mesyuarat Selepas mesyuarat Menghantar notis

mesyuarat serta semua dokumen yang berkenaan dalam jangka masa yang mencukupi

Pastikan agenda mesyuarat / perkara yang akan dibincangkan serta dokumen-dokumen untuk edaran semasa mesyuarat

Menentukan persiapan bilik & alat-alat mesyuarat

Jelaskan agenda, isu, kertas kerja untuk perbincangan pada pengerusi sebelum mesyuarat

Siapkan “checklist” isu-isu penting mesyuarat untuk panduan pengerusi

Datang awal untuk memastikan semua persiapan mesyuarat adalah teratur

Mencatatkan kehadiran ahli-ahli

Membuat catatan untuk penyediaan mesyuarat

Bantu pengerusi semasa mesyuarat

Memberi penjelasan yang diperlukan

Tugas-tugas lain pentadbiran & house-keeping

Sediakan draf minit untuk kelulusan pengerusi mesyuarat

Mengedarkan minit mesy kepada ahli mesyuarat secepat mungkin

Mengambil tindakan susulan yang perlu

Menyimpan rekod-rekod & dokumen mesyuarat

3. AHLI

Melibatkan diri secara aktif dalam semua aktiviti .Memberikan komitmen yang tinggi dan membantu

menjalankan tugas dalam segala program dan aktiviti yang dilaksanakan.

Menghadiri mesyuarat .

AGENDA MESYUARAT

Maksud: kertas yang menyenaraikan perkara yang akan dibincangkan dalam mesyuarat.

Panduan 1: pengerusi berbincang dengan setiausaha tentang isi kandungan agenda.

Panduan 2: Tidak perlu dijadikan agenda jika perkara itu boleh diputuskan oleh pihak pengurusan; dapat dilaksanakan secara bersurat atau melalui telefon.

Agenda mesyuarat sekurang-kurangnya mengandungi : Ucapan alu-aluan pengerusi Pengesahan minit mesyuarat lepas Perkara-perkara yang berbangkit Hal-hal lain.

PENGENDALIAN MESYUARAT

TINDAKAN PRAMESYUARAT

TINDAKAN SEMASA MESYUARAT

TINDAKAN SELEPAS MESYURAT

TATACARA MESYUARAT

Satu proses untuk meningkatkan tahap keberkesanan mesyuarat, menggalakkan ahli-ahli memberi sumbangan secara berkesan & menjimatkan masa & tugas.

Tidak lewat menghadiri mesyuarat Elakkan gangguan telefon melainkan perkara

penting Tidak meninggalkan bilik mesyuarat Elakkan duduk yang menunjukkan kurang minat Mendengar secara aktif & berminat terhadap

sumbangan ahli-ahli, semak diri sama ada memberi perhatian sepenuhnya kepada mesyuarat

Cuba memberi sumbangan & mendengar secara yang boleh menggalakkan ahli-ahli lain memberi sumbangan secara berkesan.

Memberi fokus supaya objektif mesyuarat tercapai. Mencari perkara yang positif & mengelakkan dari

perkara yang negatif. Mencuba sedaya upaya menjadi seorang ahli yang

aktif seperti ekspektasi diri terhadap ahli lain.

MINIT MESYUARAT

Penyediaan minit mesyuarat perlulah mengambil kira hal-hal yang berikut :

Butiran tentang mesyuarat Nama mesyuarat Bilangan kali diadakan Tarikh Masa TempatSenarai Kehadiran Ahli untuk pengesahan minit pada masa akan datang

Isi minit mesyuarat Kehadiran ditulis mengikut susunan berikut : Hadir

senarai nama ahli mesyuarat yang hadir dengan mencatatkan jawatan mereka

Turut hadir

senarai nama mereka yang hadir sebagai pemerhati atau atas undangan khas ( bukan ahli jawatankuasa)

Tidak hadir

Ahli yang berikan alasan ataupun yang tidak

kata-kata aluan Pembentangan dan pengesahan minit mesyuarat yang lalu Perkara-perkara berbangkit Agenda-agenda yang ditetapkan Hal-hal lain

SEKIAN TERIMA KASIH!!