BAB 10

PENGURUSAN MESYUARAT

TOPIK UTAMA

• DEFINISI KONSEP• TUJUAN MESYUARAT• PROSES PENGENDALIAN MESYUARAT• JENIS-JENIS MESYUARAT• PERANAN DAN BIDANG TUGAS• PENULISAN MINIT MESYUARAT• BAHASA DALAM PENGURUSAN MESYUARAT

DEFINISI KONSEP

• Perundingan untuk membincangkan sesuatu dalam mencapai keputusan dan membolehkan urusan lain berjalan lancar.

• Satu perhimpunan kumpulan bagi sesebuah pertubuhan yang menggabungkan idea untuk mencapai sesuatu matlamat.

Omardin Haji Ashaari (2001)• Satu perhimpunan kumpulan bagi sesebuah

pertubuhan yang menggabungkan idea untuk mencapai sesuatu matlamat.

Sulaiman Masri (1997)• Perundingan untuk membincangkan sesuatu

dalam mencapai keputusan dan membolehkan urusan lain berjalan lancar.

Kamus Dewan (2005)• Perundingan untuk membincangkan sesuatu

atau untuk mencapai sesuatu keputusan.

Cambridge International Dictionary of English(1999)• Satu acara yang menemukan orang sama ada

secara sengaja atau tidak sengaja

TUJUAN MESYUARAT

• Tujuan utama mengadakan sesuatu mesyuarat ialah: 1. Menjimatkan masa dan mempercepat persiapan kerja

Sesuatu masalah dapat diselesaikan dalam satu masa yang sama walaupun melibatkan ahli yang ramai.

2. Menyelaraskan pembahagian tugas dengan lebih sistematikTidak berlaku pertindihan tugas kerana tugas telah diagihkan mengikut keperluan.

3. Menyampaikan informasi terkini kepada kakitanganInformasi dan maklumat terkini dapat disampaikan kepada ahli dengan kadar yang pantas dan mengelakkan kekeliruan maklumat.

4. Menggalakkan percambahan ideaJika membincangkan sesuatu isu, input atau idea akan diperoleh bukan sahaja

dari pihak atasan, malah boleh juga diperoleh dari pihak bawahan.

5. Menyelesaikan konflik dalam sesebuah organisasiKonflik dapat diselesaikan dengan cara yang paling baik dan profesional tanpa melibatkan unsur emosi dan peribadi.

PROSES MENGENDALIKAN MESYUARAT

• Terdapat tiga proses untuk mengendalikan mesyuarat iaitu:1. pramesyuarat2. pelaksanaan mesyuarat3. pasca mesyuarat

Pramesyuarat

• Perkara-perkara yang perlu dilakukan semasa proses pramesyuarat:1. menetapkan agenda mesyuarat2. Menentukan tarikh, masa, tempat berlangsungnya mesyuarat3. memastikan persediaan kemudahan yang akan digunakan dalam mesyuarat4. mengedarkan surat kepada ahli yang terlibat

Pelaksanaan Mesyuarat• Setiap individu yang menghadiri sesuatu mesyuarat

terlibat sepenuhnya dalam proses pelaksanaan mesyuarat.

• Mereka memainkan peranan penting untuk menentukan keberkesanan sesuatu mesyuarat.

• Individu yang terlibat dalam pelaksanaan mesyuarat ialah1. pengerusi2. setiausaha3. ahli mesyuarat

Pasca Mesyuarat• Perkara-perkara yang perlu dilakukan semasa proses

pasca mesyuarat:1. Setiausaha bertugas menyediakan draf minit

mesyuarat untuk kelulusan pengerusi (perlu dikemukakan 3 hari selepas mesyuarat)

2. Minit mesyuarat yang telah diluluskan hendaklah diedarkan kepada ahli mesyuarat dalam tempoh seminggu selepas mesyuarat.3. Ahli mesyuarat dikehendaki melaksanakan tugas sebagaimana tercatat dalam minit mesyuarat

CARA PENGENDALIAN MESYUARAT

• Tidak begitu formal dan memberikan pendapat.• Reaksi spontan dibenarkan untuk

mengembangkan idea.• Menentukan had waktu perbincangan sesuatu

idea jika terlalu banyak.• Maklumat perlu dibentangkan satu persatu oleh

pengerusi.• Dapatkan persetujuan dan komitmen ahli.

• Reaksi atau maklum balas diperdengarkan daripada ahli mesyuarat yang hadir.

• Penjelasan diperlukan sekiranya ada kemusykilan.• Kenal pasti dan sahkan kewujudan masalah-masalah

terlebih dahulu.• Kaji dengan teliti satu persatu untuk mendapatkan

pandangan terbuka.• Hadkan waktu bagi satu-satu masalah.• Rumuskan pandangan-pandangan dan buat

keputusan.• Teliti semua cadangan tindakan.• Dengar pendapat secara bebas.

MERUMUSKAN MESYUARAT

• Rakamkan pendapat-pendapat utama bagi sesuatu perkara yang dibangkitkan.

• Jelaskan kesan baik dan buruk yang dijangkakan atas sesuatu tindakan.

• Tetapkan idea yang dominan untuk jadi rumusan.• Utamakan reaksi-reaksi penting kepada maklumat-

maklumat yang diberikan.

• Pastikan maklumat-maklumat yang diberi adalah lengkap dan objektif.

• Data atau maklumat yang tidak diberi semasa mesyuarat perlu diminta kemudian.

• Catatkan semua alternatif tindakan dan yang dipilih atas dasar-dasar tertentu bagi menyelesaikan sesuatu masalah.

• Pastikan jentera pentadbiran yang dicadangkan untuk mengatasi sesuatu masalah.

• Catatkan pendirian semua pihak ( menyokong / menentang) dan asas-asas pendirian itu.

• Pastikan tindak balas yang diterima jika ada.

PERANAN DAN BIDANG TUGAS

• Setiap individu yang menghadiri mesyuarat memainkan peranan penting mengikut bidang tugas.

• Peranan dan bidang tugas yang akan dibincangkan ialah:1. Pengerusi2. Setiausaha3. Ahli mesyuarat

Pengerusi

• Mengendali dan mengawal mesyuarat • Mempunyai kebolehan membuat perubahan dan

bertanggungjawab dalam menyelesaikan masalah• Mempengerusikan semua jenis mesyuarat • Memastikan kesempurnaan, tatatertib, dan

perjalanan semua jenis mesyuarat• Mempunyai kuasa undi pemutus sekiranya tidak

mencapai kata sepakat

Setiausaha

• Berbincang dengan pengerusi tentang agenda sesuatu mesyuarat

• Bertanggungjawab mengedar dan menyimpan surat, mengendalikan sistem fail

• Berkemahiran dan peka terhadap persekitaran, mahir mencatat dan cepat bertindak.

• Menyiapkan minit mesyuarat

Ahli Mesyuarat

• Ahli mesyuarat memainkan peranan paling penting dalam sesebuah mesyuarat kerana ahli yang menentukan keputusan mesyuarat

• Memberi pandangan dan pendapat secara ringkas dan relevan

• Mencatat idea-idea penting apabila ahli lain memberi pendapat

• Menghormati masa yang diperuntukkan oleh pengerusi

• Menghormati ahli mesyuarat lain (tidak mencelah atau memonopoli perbincangan)

A. JENIS-JENIS MESYUARAT

• Sulaiman Masri (1997) mengemukakan 5 jenis mesyuarat iaitu:1. Mesyuarat arahan2. Mesyuarat penasihat3. Mesyuarat campuran 4. Mesyuarat demokratik5. Mesyuarat penerangan

• Mesyuarat arahanMemberi kuasa sepenuhnya kepada seorang ketua untuk mengagihkan sesuatu tugas kepada ahli mesyuarat (ketua bertanggungjawab dalam setiap perancangan pengurusan)

• Mesyuarat penasihatMemberi kuasa kepada sesebuah badan bebas untuk membuat keputusan. Jika tidak bersetuju, keputusan diambil daripada kumpulan majoriti

• Mesyuarat demokratikKeputusan mesyuarat dibuat secara kolektif. Persetujuan mengambil kira keputusan majoriti dan akan diumumkan oleh pengerusi

• Mesyuarat peneranganBerasaskan keputusan yang dibuat secara peribadi atau tiada sebarang keputusan.

• Mesyuarat campuranMesyuarat yang mempunyai lebih dari satu agenda. Biasanya berbentuk taklimat dan keputusan berdasarkan undian

B. JENIS-JENIS MESYUARAT

• Cragan dan Wright (1999) mengemukakan 4 jenis mesyuarat iaitu:1. Mesyuarat pagi Isnin / Ahad2. Mesyuarat bulanan3. Mesyuarat menetap keputusan4. Mesyuarat perancangan

• Mesyuarat Pagi Isnin / AhadMesyuarat untuk memberikan arahan kerja, dimulakan dengan mengulas kejadian atau peristiwa yang berlaku sepanjang minggu, dan seterusnya memberikan jadual kerja baru

• Mesyuarat BulananMesyuarat rasmi sesebuah organisasi. Dijalankan untuk mendengar pembentangan laporan setiap bahagian dalam sesebuah organisasi

• Mesyuarat Penetapan KeputusanDiadakan untuk membuat keputusan bagi sesebuah organisasi atau jabatan

• Mesyuarat PerancanganDiadakan untuk merancang aktiviti sesebuah jabatan atau organisasi.

PENULISAN MINIT MESYUARAT

• Tajuk• Keterangan tajuk• Kehadiran• Aluan pengerusi• Pengesahan minit mesyuarat• Agenda yang dibincangkan• Hal-hal lain• Penyataan penangguhan mesyuarat• Lampiran (jika ada)

CIRI-CIRI MINIT MESYUARATYANG BAIK

• Semua fakta yang dicatatkan mestilah benar dan tepat.

• Fakta dan keterangan sama dengan keputusan mesyuarat.

• Tiada bahan atau perkara yang tertinggal atau ditokok tambah.

• Padat, lengkap, ringkas dan mudah diikuti.• Catatan perlu diikuti dengan nota yang menunjukkan

tindakan lanjut.

BAHASA DALAM PENGURUSAN MESYUARAT

• Minit mesyuarat menggunakan laras bahasa yang ditandai oleh struktur ayat dan ungkapan khusus serta gaya bahasa tersendiri.

• Bahasa dalam pengurusan mesyuarat boleh dikelaskan kepada 3 bahagian iaitu1. Tindakan terhadap minit mesyuarat2. Perbincangan3. Ketetapan

Tindakan Terhadap Minit Mesyuarat

• Meminda atau membetulkan dan kemudian mengesahkan.

• Perkataan yang digunakan ialah1. meminda2. mengesahkan3. membetulkan

Perbincangan

• Ungkapan khusus waktu perbincangan ialah mengesyorkan, mengusulkan, dan mempertimbangkan.

• Contoh : Mesyuarat mengusulkan pihak berkenaan mengambil tindakan dengan kadar yang segera.

Ketetapan

• Bermaksud sesuatu tindakan yang diambil oleh ahli mesyuarat tentang sesuatu perkara setelah selesai perbincangan.

• Ketetapan dinyatakan dalam bentuk positif dan negatif

• Positif : bersetuju, memperakukan, menerima • Negatif: menolak

ASPEK UTAMA DALAM PENGURUSAN MESYUARAT

• Terdapat 5 aspek utama dalam pengurusan mesyuarat iaitu:1. Penguasaan masa.2. Memahami tradisi.3. Produktiviti.4. Kepuasan hati ahli-ahli mesyuarat. 5. Kata sepakat

Penguasaan Masa

• Hal-hal berkaitan penguasaan / pengurusan masa sangat penting dalam sesebuah mesyuarat seperti:1. Pemberitahuan agenda mesyuarat awal.2. Adakan mesyuarat pada masa yang sesuai.3. Mula dan tamatkan mesyuarat tepat pada waktunya.4. Pastikan kerja-kerja yang dirancang boleh diselesaikan dalam masa yang ditetapkan.

Memahami Tradisi

• Setiap organisasi mempunyai tradisi tersendiri berkaitan dengan pengurusan mesyuarat. Setiap individu terikat kepada tradisi sesebuah organisasi.

• Contoh tradisi mesyuarat ialah seperti:1. Adanya jamuan sebelum, semasa atau selepas

mesyuarat.2. Pengamalan ritual tertentu seperti bacaan doa.3. Pengamalan masa mesyuarat terhad (cth: mesyuarat 1 jam sahaja).

Produktiviti

• Perlu diingat, perkara paling penting yang menentukan kejayaan sesebuah pengurusan mesyuarat ialah hasil dari mesyuarat itu sendiri.

• Produktiviti bermaksud ahli mesyuarat mesti produktif semasa mesyuarat dan selepas mesyuarat (kerja yang perlu dilaksanakan).

Kepuasan Hati Ahli Mesyuarat

• Adalah mustahil kita dapat memuaskan hati semua orang.

• Walau bagaimanapun, dalam pengurusan mesyuarat, kita boleh merapatkan jurang kepuasan hati setiap ahli mesyuarat dengan memastikan semua ahli mesyuarat mendapat peluang yang seadilnya untuk1. menyuarakan pendapat2. menentukan keputusan (secara demokratik)

Kata Sepakat

• Kata sepakat / persetujuan setiap ahli mesyuarat sangat penting.

• Sekiranya terdapat percanggahan idea, keputusan boleh dilakukan dengan cara undian (demokratik).

• Undi majoriti adalah muktamad.

RUJUKAN UTAMA

• ASMAH HAJI OMAR (1997)• CRAGAN, & WRIGHT (1999)• OMARDIN HAJI SHAARI (2002)• SULAIMAN MASRI (1997)