Pengurusan dan Penyelenggaraan Koleksi

Perpustakaan

Oleh:

Harith Faruqi SidekPustakawan

Bahagian Arkib, Galeri dan Khas

Perpustakaan Tun Seri Lanang

Bab 1: Pengurusan Koleksi

Perpustakaan

Pengenalan

• Koleksi perpustakaan tidak terhad kepada satu jenis bahan atau bidang perkara tetapi meliputi pelbagai jenis bahan bercetak, bahan pandang dengar (media) dan meliputi puluhan bidang perkara. Kesemua bahan ini perlu diurus dan diselenggara secara sistematik dengan kaedah-kaedah dan tatacara pengurusan tertentu agar segala khazanah ilmu dan maklumat dapat dimanfaatkan sepenuhnya oleh pelanggan perpustakaan.

• Perpustakaan perlu membuat perancangan rapi samada yang berbentuk jangka pendek atau jangka panjang demi untuk mencapai kualiti pengurusan koleksi perpustakaan.

• Pengurusan dan penyelenggaraan koleksi perpustakaan tidak boleh disempurnakan bersendirian tetapi perlu didahului atau saling berkait dengan polisi perolehan, pengurusan kewangan, pengurusan sumber manusia serta perancangan dan rekabentuk perpustakaan.

Matlamat Pengurusan Koleksi Perpustakaan

• Memudahkan pencarian bahan di rak oleh pengguna dan kakitangan perpustakaan dengan cepat dan tepat.

• Menarik perhatian pelanggan ke arah penggunaan perpustakaan yang lebih berkesan dalam suasana yang kemas dan selesa untuk pembelajaran.

• Melindungi bahan perpustakaan yang mudah rapuh dan rosak akibat persekitaran, suhu dan kelembapan yang tidak sesuai supaya dapat digunakan dalam jangkamasa yang optimum

• Meningkatkan keselamatan bahan daripada risiko kecurian

Kaedah Penyimpanan Bahan • Susun bahan menurut sistem pengkelasan dan pengkatalogan yang dipilih oleh

perpustakaan sama ada LC ( Library of Congress), DDC ( Dewey Decimal Classification), UDC ( Universal Decimal Classification) atau NLM (National Library of Medicine) dan asingkan bahan bercetak dan bahan media.

• Susun bahan berdasarkan katagori penggunaan bahan seperti koleksi am, koleksi tertutup dan pinjaman terhad.

• Susun bahan menurut pembahagian perkara secara umum, sains, sains sosial agama dan lain-lain bagi memudahkan penyeliaan

• Rak buku tidak boleh disusun terlalu rapat. Perlu ada ruang untuk troli dan mengambil kira beban berat lantai dan ketinggian rak bagi kemudahan pengguna.

• Sistem pencahayaan dan pendingin udara yang sesuai dapat menjamin ketahanan bahan yang disimpan

• Sediakan label, tunjuk arah, dan pelan yang sesuai bagi memudahkan pengaksesan bahan.

Penyusunan Bahan Perpustakaan1) Susunan Mengikut Koleksi

• Koleksi Am

Koleksi terbuka di mana pengguna boleh membaca lama di rak dan memilih bahan untuk pinjaman keluar.

• Koleksi Tanda Merah

Koleksi tertutup yang terdiri dari buku-buku teks asas untuk setiap kursus

• Koleksi Rujukan

Bahan-bahan rujukan seperti ensaiklopedia, kamus, atlas, almanak, buku panduan, indeks dan abstrak

• Koleksi Terbitan Bersiri

Jurnal terkini, jurnal kebelakangan, jurnal popular dan akhbar

• Koleksi Media

Bahan pandang dengar, bahan mikro dan peta rampaian.

• Koleksi Khas

Buku-buku mahal, buku nadir dan bahan-bahan sejarah institusi

• Koleksi Buku Teks

Buku-buku bacaan wajib di Pusat Sumber sekolah, Jabatan, Fakulti atau Institut untuk rujukan.

2) Susunan buku di rak

• Buku disusun menurut nombor panggilan atau nombor pengenalan secara menegak supaya nombor panggilan mudah dilihat dan juga kulit buku tidak mudah lekang daripada isi buku.

• Buku yang tebal, besar atau panjang boleh di susun secara melintang, tetapi tidak boleh ditindih dengan banyak - satu timbunan tidak boleh lebih dari 3 atau 4 naskah buku. Buku-buku lama dan nadir disimpan dalam kotak yang bebas asid supaya tahan lama.

• Setiap para tidak boleh di isi terlalu longgar atau padat. Para yang paling bawah dikosongkan supaya dapat menampung penambahan koleksi, selain menjamin adanya pengudaraan di sekeliling buku. Rak seharusnya diisi kira-kira 60% penuh. Para yang mengikut piawaian untuk buku dianggarkan sebanyak 30 buah buku untuk satu bahagian paras paranya. Urutan penyusunan buku bermula dari kiri ke kanan dan dari atas ke bawah.

3) Susunan Majalah / Jurnal

• Asingkan bahan terbitan bersiri - jurnal terkini, jurnal kebelakangan, jurnal popular dan akhbar.

• Pamerkan jurnal terkini untuk menarik perhatian dan memudahkan pengguna mendapatkannya.

• Jurnal kebelakangan yang telah lengkap bilangannya dan telah dijilid, hendaklah disusun di rak menurut nombor panggilan.

• Akhbar harian disusun di rak khas dengan kemas secara harian dan mingguan. Sediakan label yang lengkap dan tunjuk arah di rak sebagai panduan kepada pelanggan.

4) Susunan Bahan Media

Simpan bahan media perlu ditempatkan mengikut kesesuaian fizikal bahan seperti :

• Slaid dan pita kaset disimpan dalam album khas.

• Pita audio disimpan dalam kabinet menurut turutan tertentu.

• Kit pelajaran disimpan dalam satu kotak.

• Peta dan carta sesuai digantung.

• Bahan mikro perlu disimpan dalam kotak serta disusun dalam kabinet khas.

• Cakera Padat perlu disusun di rak khas

• Bahan artifak seperti arca, model dan pelan ditempatkan di ruang yang mempunyai pengudaraan dan suhu yang berpiawaian.

• Bilik Tayangan dan peralatan media harus ditempatkan berhampiran

dengan koleksi.

3) Susunan Bahan Bacaan Lewa / Rekreasi

• Buku-buku bacaan ringan seperti novel, buku fiksyen, pengetahuan umum dan rekreasi sesuai disusun di rak khas.

4) Susunan Risalah, Surat Berita, Brosur dan Pamplet.

• Bahan-bahan seperti ini perlu disusun dalam kotak yang diberi nombor

seperti di katalog atau indeks bahan.

• Koleksi perpustakaan yang telah di susun di rak perlulah dibuat penyemakan secara sistematik bagi mengesan kewujudan buku dan untuk memastikan rekodnya adalah sepadan.

• Penyemakan stok perlu dilakukan pada suatu jangka masa yang tertentu atau mengikut keperluan. Kaedah penyemakan stok adalah :

1. Senarai susunan rak (shelf list) digunakan sebagai alat untuk menyemak kewujudan buku dalam koleksi perpustakaan. Susunan buku di rak adalah sama dengan senarai susunan rak (shelf list).

1. Bagi membolehkan kerja semakan stok mencapai matlamatnya, ruang koleksi yang terlibat ditutup sementara kepada pelanggan.

Penyemakan Stok

• Pilih buang adalah proses mengasingkan bahan-bahan yang tidak lagi sesuai untuk koleksi perpustakaan.

• Pilih buang dapat menjimatkan ruang, kos baik-pulih dan mengoptimumkan penggunaan bahan-bahan yang relevan kepada pelanggan.

Pilih Buang / Pilih Simpan

Bab 2: Penyelenggaraan Koleksi

Perpustakaan

Penyelenggaraan bahan perpustakaan boleh dilakukan melalui kaedah kaedah berikut:

• PemeliharaanLangkah-langkah dan peraturan yang mencukupi untuk menjaga, membaiki dan menyenggara sumber perpustakaan.

• PemuliharaanLangkah-langkah dan peraturan yang berpatutan serta penggunaan prosedur teknikal makmal, dalam penjagaan, perawatan, penyimpanan dan penggunaan bahan perpustakaan.

Pengenalan

• PengawetanPenggunaan prosedur teknikal makmal didalam proses membaiki dan membaikpulih bahan perpustakaan hampir ke bentuk asalnya.

• PenyahsidanProses menaikkan nilai alkali sesuatu dokumen khasnya kertas ke paras minimum 7.0pH untuk membantu pemeliharaannya.

Aktiviti Pemeliharaan

a) Perolehan :

• Mengutamakan bahan asal mana yang sesuai.

• Mengutamakan perolehan buku kulit keras.

• Menentukan bilangan naskah yang mencukupi.

• Mendapatkan mikrofilem atau salinan fotostat sekiranya tiada bahan asal diperolehi.

• Mengutamakan cakera padat untuk bahan terbitan elektronik.

b) Pengawetan

• Membuat pewasapan sebelum diawet.

• Mengutamakan rawatan minimum.

• Membuat penyahsidan untuk koleksi yang mempunyai 5.5 pH atau kurang.

• Menggunakan teknik pengawetan yang boleh proses balikan.

• Menggunakan bahan awetan yang bebas asid dan bermutu tinggi

c) Penjilidan

• Menggunakan teknik penjilidan berkualiti.

• Mengekalkan keaslian bentuk jilidan.

• Mengekalkan kulit asal bahan terutamanya bahan nadir.

• Menyeragamkan warna dan jenis kulit bahan.

• Menggunakan bahan jilidan yang bermutu tinggi

d) Pemikrofileman

• Menggunakan teknik penyalinan berkualiti.

• Menentukan bilangan salinan yang mencukupi.

• Menggunakan filem bermutu tinggi.

• Menggunakan saiz filem yang bersesuaian.– 35mm bagi surat khabar dan manuskrip.– 16mm bagi buku dan majalah

• Menggunakan nisbah pengecilan yang bersesuaian:– 16:1 shingga 20:1 bagi surat khabar, buku dan risalah.

• Membuat permafilm protection untuk salinan induk.

• Menyemak master mikrofilem setiap tahun.

e) Pendigitan

• Bahan yang ingin didigitkan hendaklah lengkap.

• Bahan yang ingin didigitkan adalah berkeadaan baik dan memenuhi piawaian.

• Memastikan pendigitan dilaksanakan mengikut piawaian yang diiktiraf.

• Mengenalpasti format yang sesuai untuk memastikan bahan yang telah didigit mudah dikesan semula.

• Memastikan bahan yang telah ada dalam bentuk digital terkawal dan terpelihara.

• Memastikan kawalan kualiti terjamin di semua peringkat bermula dari penyimpanan dan seterusnya memastikan proses pengaksesan boleh dilakukan dengan mudah.

• Memastikan kesahihan bahan yang didigit mengikut dokumen asal

• Memastikan tidak ada bahan yang rosak atau hilang semasa proses pendigitan.

• Memastikan kawalan keselamatan bagi pengurusan penyelenggaraan pengkalan data.

• Memastikan backup dan peyeliaan data dilakukan secara berterusan• Memastikan komputer terhindar dari virus

• Memastikan sistem mempunyai kemudahan untuk migrasi data kepada sistem yang lebih tinggi.

• Memastikan peralatan yang bersesuaian dan berkemampuan untuk menyimpan dan mengakses koleksi digital.

Penyimpanan bahan perpustakaan perlu mengambil kira beberapa faktor seperti berikut:

a) Ruang simpanan

– Menentukan persekitaran mempunyai kelebapan dan suhu yang konsisten mengikut kesesuaian jenis bahan.

– Menyediakan kemudahan pendingin udara 24 jam terutamanya untuk bilik kebal manuskrip, bahan nadir, koleksi negara dan audiovisual.

– Menghindarkan habuk, bahan makanan, minutan dan pencemaran lain.

– Menyediakan lokasi yang baik unruk menyimpan bahan iaitu tempat yang jauh dari pancaran matahari, medan magnet dan elektrik.

Penyimpanan

– Menyediakan tempat simpanan yang diperbuat dari kayu atau non-magnetic metals bagi bahan-bahan elektronik.

– Menggunakan rak yang sesuai bagi bahan tertentu.

– Menentukan persekitaran bebas dari makhluk dan agen perosak seperti serangga, kulat, anai-anai dan lain-lain.

b) Suhu yang sesuai bagi ruang simpanan adalah seperti berikut:-

Jenis bahan Suhu Kelembapan

Manuskrip 15.5-20 C 45%-50%RH

Buku 18-21 C 50%-55%RH

Media Magnetik 16-20 C 40%-45%RH

Mikrofilem 16-20 C 40%-45%RH

c) Peralatan kawalan persekitaran

Tiga alat yang digunakan untuk mengawal pencemaran udara iaitu:

• DehumidifierAlat dehumidifier adalah digunakan untuk mengawal kelembapan didalam udara.

• ThermohydrographAlat thermohydrograph digunakan untuk kadar suhu dan kelembapan.

• Air Purifier/Ionizer

Alat Air Purifier atau ionizer digunakan untuk memerangkap debu dan

habuk.

d) Ruang Bacaan

• Menentukan persekitaran mempunyai kelembapan ± 50% RH dengan

suhu 21ºC.

• Menghindarkan ruang dari habuk dan pencemaran lain

e) Pencahayaan

• Menentukan penggunaan cahaya lampu yang tidak panas dan bebas dari cahaya ultra-unggu.

• Menentukan haba yang rendah dan seragam serta tidak merosakkan koleksi.

Penyelenggaraan Memastikan penyelenggaraan ke atas koleksi perpustakaan dijalankan sepanjang masa dan pemeriksaan rambang dijalankan 4 kali setahun.

Memastikan peralatan yang digunakan untuk memelihara koleksi perpustakaan dipantau dan disenggarakan secara berjadual.

1) Aspek Penggunaan

• Menyediakan panduan pengendalian sumber perpustakaan.

• Memastikan peralatan khas yang dapat menjamin keselamatan keadaan fizikal bahan tertentu digunakan.

• Memastikan amalan pengendalian sumber perpustakaan yang cermat.

2) Aspek Keselamatan dan Bencana

– Menyediakan sistem kawalan keselamatan yang terjamin.

– Menyediakan alat pencegah kebakaran yang sesuai dan mencukupi disetiap ruang koleksi dan makmal mengikut Akta Perkhidmatan Bomba 1998 (Akta 341)

– Menyediakan peralatan dan mengadakan prosedur keselamatan untuk menghadapi kecemasan mengikut dasar dan polisi keselamatan organisasi

Kesimpulan

• Pelaksanaan pengurusan Koleksi Perpustakaan seharusnya menggambarkan keperluan pelanggan. Koleksi yang dibangunkan oleh perpustakaan mestilah berkait rapat dengan keperluan pelanggan dan organisasi. Bahan-bahan perlu diselenggarakan supaya berkeadaan baik untuk menarik pengguna dan menggalakkan suasana keilmuan.

Sekian, Terima Kasih