PENULISAN MINIT PENULISAN MINIT MESYUARATMESYUARAT

AJES BIN TUAHKETUA PENOLONG PENGARAH

BAHAGIAN PERANCANGAN STRATEGIK DAN PENYELIDIKAN

DAN

BAHAGIAN GERAK SARAF DAN PENGURUSAN ISU

JABATAN PENERANGAN MALAYSIA SARAWAK

MINIT MESYUARAT ( MM )MINIT MESYUARAT ( MM )

Satu rekod bertulis tentang perkara-perkara yang dibincangkan di dalam sesuatu mesyuarat.

PRINSIP PENULISAN PRINSIP PENULISAN MINIT MESYUARATMINIT MESYUARAT

Prinsip Penulisan Prinsip Penulisan Minit Minit MesyuaratMesyuarat

4C4C

Correct ( Betul )

Clear ( Jelas

)

Concise ( Ringkas

)

Comprehensive ( Lengkap )

Betul ( Correct )Betul ( Correct )

Aspek Bahasa :

•Ejaan dan tatabahasa betul.•Bahasa yang mudah difahami.•Elakkan ayat yang terlalu panjang hingga sukar difahami.

Jelas ( Clear )Jelas ( Clear )

• Format penulisan mengikut kehendak Pekeliling Bilangan 2 Tahun 1991• Catatan minit mesyuarat sepatutnya mengikut agenda• Kandungan catatan minit: Perkara, Keputusan dan Tindakan• Sistem nombor diguna pakai

Lengkap Lengkap ( Comprehensive )( Comprehensive )

. Maklumat yang dicatat perlulah lengkap.. Tidak menambah atau mengurangkan perkara- perkara yang dibincangkan dan yang diputuskan dalam mesyuarat.

Ringkas dan Padat Ringkas dan Padat ( Concise ( Concise ))

• Bahasa yang ringkas dan penulisan yang padat dari segi pengolahan.• Sekiranya pegawai tidak menghadiri mesyuarat berkenaan tetapi dengan membaca minit tersebut, boleh faham dan mengambil tindakan berasaskan keputusan mesyuarat.

PeringatanPeringatan

MM hendaklah merekodkan :

a. Perkara-perkara penting yang dibincangkan.

b. Keputusan-keputusan yang dibuat.

c. Tindakan-tindakan susulan yang perlu diambil perhatian.

FORMAT PENULISAN FORMAT PENULISAN MINIT MESYUARATMINIT MESYUARAT

PENGERTIAN MINIT PENGERTIAN MINIT MESYUARATMESYUARAT

Satu rekod atau kenyataan bertulis secara formal mengenai catatan ke atas sesuatu perbincangan dan keputusan yang dicapai dalam perbincangan tersebut sebagai bahan rujukan, tindakan susulan dan pelaporan semula untuk perbincangan akan datang.

PENGHANTARAN / Edaran Minit PENGHANTARAN / Edaran Minit MesyuaratMesyuarat

Minit yang telah disemak oleh Pengerusi Minit yang telah disemak oleh Pengerusi hendaklah diedarkan kepada semua ahli hendaklah diedarkan kepada semua ahli mesyuarat dalam tempoh seminggu mesyuarat dalam tempoh seminggu daripada mesyuarat tersebutdaripada mesyuarat tersebutdiadakan.diadakan.

FORMAT PENULISAN MINIT MESYUARAT

PKPA BIL.2 /1991

Minit Mesyuarat Berseri(Catatkan Nama Mesyuarat)

Bil……………… Tahun…………(Catatkan No. Bil. Mesyuarat dan Tahun)

Tarikh :Masa:Tempat:

Kehadiran :

Senaraikan nama ahli yang menghadiri mesyauarat berkenaan, bermula dengan nama Pengerusi Mesyuarat. Susunan nama hendaklah mengikut kekananan.

Turut Hadir:

Senarai nama pegawai yang bukan ahli tetapi dijemput khas untuk menghadiri mesyuarat atau telah turut sama menghadiri mesyuarat.

Susunan nama hendaklah mengikut kekananan.

Urus Setia:

Senaraikan nama-nama pegawai yang menjadi urus setia mesyuarat dan hendaklah mengikut kekananan.

1. Perutusan Pengerusi

Ruang ini mengandugi catatan tentang perkara-perkara penting yang dibangkitkan oleh Pengerusi.

Perkara-perkara penting ini tidak semestinya dibangkitkan oleh Pengerusi pada awal mesyuarat, semasa mesyuarat membincangkan perkara-perkara berbangkit atau semasa membincangkan kertas-kertas kerja.

2. Minit Mesyuarat yang lepas

Catatankan keputusan MM lepas iaitu sama ada disahkan tanpa pindaan @ disahkan tertakluk kepada pindaan-pindaan tertentu.

Jika ada pindaan, nyatakan pindaan berkenaan.

Pencadang & Penyokong Bersetuju sebulat suara

4. Perkara-perkara Berbangkit Jika Berkaitan

a. Ruangan ini mengandungi catatan tentang perkara-perkara yang dibangkitkan di dalam mesyuarat yang lepas.

b. Tajuk utama perkara berbangkit yang dibincangkan hendaklah dicatatkan.

Untuk memudahkan rujukan dibuat, muka surat dan peranggan MM lepas yang membincangkan perkara yang sama hendaklah dicatatkan.

c. Jika perkara-perkara berbangkit itu masih memerlukan tindakan, catatkan juga agensi atau nama jawatan pegawai yang perlu mengambil tindakan.

4. Perbincangan – Agenda / Isu yang Dibincangkan

Ruangan ini merekodkan perkara-perkara baru yang dibincangkan oleh ahli-ahli mesyuarat.Susunan tajuk adalah mengikut agenda mesyuarat yang telah ditetapkan.

5. Perbincangan Kertas-kertas Kerja –Jika Berkaitan

Bagi mesyuarat tertentu, beberapa kertas kerja dibentangkan untuk perbincangan.

Perkara-perkara yang perlu direkodkan adalah :

a. Tajuk kertas kerja berkenaan.b. Agensi yang menyediakan kertas kerja.c. Tujuan utama kertas kerja disediakan.

d. Isu-isu penting yang dibangkitkan di dalamkertas kerja tersebut.

e. Pandangan / komen ahli mesyuarat berkenaan isu yang dbangkitkan dalam kertas kerja

berkenaan.

f. Keputusan mesyuarat tentang isu-isu yang

dibangkitkan serta tindakan isu-isu yang perlu

diambil perhatian.

6. Hal-hal Lain – Jika Ada

Ruangan ini merekodkan perkara-perkara lain

yang dibincangkan di dalam mesyuarat yang pada

mulanya tidak termasuk di dalam agenda

mesyuarat.

7. Penutup Minit Mesyuarat

Ruang ini merekodkan perkara seperti yang berikut :

a. Bila mesyuarat tamat atau ditangguhkankan.

b. Ucapan terima kasih Pengerusi.

c. Catatan tarikh mesyuarat yang akan datang

jika tarikh telah ditetapkan.

Urus Setia

Catatkan nama Agensi / Bahagian / Unit yang bertanggungjawab sebagai Urus Setia Mesyuarat.

TarikhCatatkan tarikh MM berkenaan disediakan.

CONTOH-CONTOH MINIT MESYUARAT

* Contoh Format :- Minit Mesyuarat * Contoh Minit :- Contoh Minit Mesyuarat.doc,

CONTOH MINIT MESYUARAT (2).doc

* Contoh Maklum Balas Minit Mesyuarat :-

Contoh Borang Maklum Balas Minit Mesyuarat.doc

* Contoh Agenda Mesyuarat :- Contoh Agenda Mesyuarat.doc

APA YANG PERLU DILAKUKAN ?APA YANG PERLU DILAKUKAN ?

SEBELUM MESYUARAT SEBELUM MESYUARAT DIADAKANDIADAKAN

1. Surat pemakluman mesyuarat/ surat memanggil mesyuarat kepada ahli ( 7 hari sebelum)i. Nyatakan Tarikhii. Tempat Mesyuaratiii. Jamiv. Agenda Mesyuarat

2. Bilangan Mesyuarat ke berapa3. Notis seminggu sebelum mesyuarat

Contoh Surat / Memo Pemakluman Mesyuarat :-

Contoh Surat Panggilan Mesyuarat.docx

SEMASA MESYUARAT SEMASA MESYUARAT DIADAKANDIADAKAN

1. Setiausaha

i. Edarkan Borang kehadiranii. Mencatit butir-butir perbincangan:-

a. Tulisanb. Rakaman

iii. Ulangi perkara penting sebelum mesyuarat ditangguhkan

SELEPAS MESYUARAT SELEPAS MESYUARAT DIADAKANDIADAKAN1. Membuat minit :-

i. Deraf minit mesyuarat mesti siap dalam 3 hari dari tarikh mesyuaratuntuk semakan.

ii. Minit lengkap dan edarkan dalam masa

7 hari untuk perhatian dan tindakan

ahli.

FORMAT MESYUARATFORMAT MESYUARAT

1. Nama Mesyuarat.2. Mesyuarat Bilangan ke berapa.3. Tarikh Mesyuarat4. Masa Mesyuarat5. Kehadiran6. Tidak hadir7. Turut hadir

FORMAT MINIT MESYUARATFORMAT MINIT MESYUARATBIL PERKARA TINDAKAN

1.0 Aluan Pengerusi/ Perutusan Pengerusi

Makluman ahli

2.02.1

Pengesahan Minit Mesyuarat Bil. 1/2012Pencadang & Penyokong

Makluman ahli

3.03.13.23.3

Perkara-Perkara Berbangkit :-Laporan Biro Program/AktivitiLaporan Biro Sukan & RekreasiLaporan Kewangan

Ketua Biro Ketua BiroBendahari

4.04.1

4.2

Hal-Hal LainCadangan Lawatan Sambil Belajar ke BEO Bintulu.Penggunaan Baju Seragam Kelab Setia

Ketua Biro Sosial dan Aktiviti.Presiden dan semua ahli.

5.0 Penangguhan MesyuaratMesyuarat akan datang pada _______ ?

Makluman semua.Semua ahli.

SELAMAT SELAMAT BERMESYUARATBERMESYUARAT

SEKIAN, TERIMA KASIH