NAMA NO. MATRIK

NURUL AZMIRA BINTI ZULKEFLY M03ON1130102

NADIA FAZILA BINTI YUSRI M03ON1130109

NURUL HIDAYAH BINTI RAZMI M03ON1130110

LA 03 Penyelenggaraan Sistem Fail & Rekod

LnP 03.01 Urus Sistem Fail & Rekod

LnP 03.02 Urus Fail & Rekod

LnP 03.03 Lupus Fail & Rekod

DEFINISI( SISTEM FAIL DAN REKOD )

Satu proses klasifikasi, penyusunan, penyimpanan dan pelupusan rekod supaya ianya dapat diperolehi dengan segera apabila dikehendaki

Sesuatu dokumen itu mudah dicari dan diperoleh dengan cepat apabila diperlukan. Sistem fail itu tidak kompleks, mudah dikendalikan dan difahami serta tidak mengelirukan. Sistem fail perlu disesuaikan dengan keperluan organisasi. Sistem fail boleh diubahsuai jika perlu, mengikut kehendak dan keadaan organisasi.  Sistem fail perlu melibatkan kos yang paling minimum. Dokumen yang difailkan perlu mendapat perlindungan keselamatan daripada kebakaran, kekotoran, bencana alam dan kebocoran rahsia organisasi. Sistem fail perlu menggunakan ruang yang paling minimum.

CIRI-CIRI UMUM SISTEM FAIL

PENGKELASAN FAIL

FAIL URUSAN AM( house keeping files )

mengandungi surat dan dokumen lampiran berkaitan dengan hal pentadbiran, bangunan dan harta, kelengkapan dan bekalan, kewangan dan personel

FAIL URUSAN FUNGSIAN

( functional files )

mengandungi surat dan dokumen lampiran berkaitan dengan fungsi dan aktiviti asas jabatan

FAIL TERPERINGKAT

fail yang perlu diberi peringkat pengkelasan mengikut peringkat keselamatan selaras dengan Arahan Keselamatan

KATEGORI FAIL

JENIS WARNA BERPALANG / TERCATAT

RAHSIA BESAR

Berpalang merah Tercatat “ RAHSIA BESAR “

RAHSIA Berpalang merah Tercatat “ RAHSIA “

SULIT Tercatat “ SULIT “

TERHAD Tercatat “ TERHAD “

TERBUKA

SAMPUL KECIL

Tercatat “ SAMPUL KECIL “

KUNING

MERAH JAMBU

HIJAU

PUTIH

PUTIH

KUNING

COKLAT

RAHSIA BESAR ( Am 438 )

RAHSIA ( Am 437 )

SULIT ( Am 436 )

TERHAD ( Am 435 – Pin. 1/80 )

TERBUKA ( Am 435 – Pin. 1/80 )

SAMPUL KECIL ( Am 435A – Pin. 1/82 )

RAHSIA BESAR

Jika didedahkan kepada pihak luar akan mengancam keselamatan dan kestabilan negara

RAHSIA Jika didedahkan akan menjejaskan maruah jabatan atau negara

SULIT Hanya boleh lihat oleh pegawai yang berkenaan sahaja

TERHAD Hanya boleh dilihat dan dibawa dalam kawasan jabatan sahaja

TERBUKA Tiada had

SAMPUL KECIL

Fail sementara apabila fail asal tidak dapat dikesan atau apabila lebih daripada seseorang pegawai perlu mengambil tindakan segera ke atas fail yang sama

JENIS – JENIS FAIL

KOD KLASIFIKASI FAIL

ANM menetapkan Kod Sistem Blok Nombor bagi semua rekod Urusan Am bermula dari 100 sehingga 500 untuk diguna pakai oleh semua pejabat awam

Manakala kod nombor 600 ke atas akan digunakan bagi rekod Urusan Fungsian sesebuah pejabat awam

REKOD URUSAN AM( untuk semua pejabat awam )

100 Pengurusan Pentadbiran

200 Pengurusan Tanah, Bangunan & Infrastruktur

300 Pengurusan Aset

400 Pengurusan Kewangan

500 Pengurusan Sumber Manusia

CONTOH( SENARAI FAIL DI BAHAGIAN PENTADBIRAN

DI KOLEJ KOMUNITI SELANDAR )

600 Urusan Pelajar

700 Urusan Akademik / Kurikulum

800 Pengurusan Kualiti

REKOD URUSAN FUNGSIAN

PEMBUKAAN FAIL BAHARU

Semakan teliti perlu dibuat sebelum sesebuah fail baru dibuka bagi mengelakkan berlakunya perkara-perkara berikut :

Pewujudan dua (2) fail dengan tajuk dan nombor rujukan fail yang sama

Pewujudan dua (2) fail dengan tajuk yang sama tetapi nombor rujukan fail yang berlainan

Pewujudan dua (2) fail dengan tajuk berlainan tetapi nombor rujukan fail yang sama

Bagi mengelakkan perkara-perkara tersebut berlaku, langkah-langkah berikut hendaklah diambil :

Baca isi kandungan surat dengan cermat dan semak perkara utama dalam surat

Semak klasifikasi fail bagi menentukan TAJUK fail dan NOMBOR RUJUKAN fail

Buka kulit fail baru menggunakan jenis kulit fail yang sesuai, catatkan TAJUK fail dan NOMBOR RUJUKAN fail

MENCATATKAN BUTIRAN PADA KULIT FAIL

Tajuk Fail dan Nombor Rujukan Fail :

Hendaklah dicatatkan pada kulit fail dengan jelas menggunakan dakwat kekal berwarna hitam atau biru

Kertas-kertas Yang Berhubung :

Catatkan nombor rujukan fail lain yang ada hubungkait dengan fail ini contohnya fail dasar, mesyuarat, jawatankuasa, undang-undang, peraturan dan sebagainya bagi tujuan rujuk silang

Didaftarkan di bawah perkara :

Catatkan indeks perkara utama bagi sesuatu fail yang baru dibuka diruang ini selaras dengan sistem klasifikasi fail

PERKARA

Didaftarkan di bawah perkaraKertas-kertas Yang Berhubung

(Am 435 – Pin. 1/80)

Tarikh KandunganPertama………………

Tarikh KandunganAkhir………………

Dihantarkepada

Tarikhdihantar

Dihantarkepada

Tarikhdihantar

Dihantarkepada

Tarikhdihantar

TAJUK FAIL

NOMBOR RUJUKAN FAIL

LANGKAH – LANGKAHMENDAFTAR SURAT / DOKUMEN

KE DALAM FAIL

Menebuk lubang ditengah-tengah pada kulit fail

Memasukkan Kertas Minit disebelah kiri faildengan menggunakan tali hijau

Memasukkan surat/dokumen yang diterimadisebelah kanan fail dengan menggunakan tali hijau

Cop di dalam Kertas MinitSURAT MASUK ( cop berwarna MERAH )SURAT KELUAR ( cop berwarna BIRU )

Surat bertarikh: …………………….dihantar kpd………………………………….Perkara:…………………………………………….dikdg. pada……………………..

SURAT KELUAR

SURAT MASUK

Surat bertarikh: ………………………drp………………………………………….No. ruj …………………………………….dikdg. pada…………………………….

Surat/dokumen diminitkan atau direkodkan ke dalam Kertas MinitSURAT MASUK ( pen dakwat MERAH )

SURAT KELUAR ( pen dakwat BIRU / HITAM )

Mendaftar surat/dokumen di dalamBuku Daftar Surat Menyurat

iaitu Am10 – Pin.3/80

Menyimpan fail tersebut ke dalam rak failyang berkaitan mengikut nombor rujukan