1

NOTA PENJELASAN MANUAL PEMAKAIAN KLASIFIKASI FAIL URUSAN AM DAN FUNGSIAN

JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA

A. TUJUAN

1. Manual Pemakaian Klasifikasi Fail Urusan Am dan Fungsian (KF Am & Fungsian) Jabatan Akauntan Negara Malaysia (JANM) disediakan bagi tujuan menambahbaik klasifikasi fail sedia ada kepada klasifikasi fail baharu mengikut piawaian yang telah ditetapkan oleh Arkib Negara Malaysia (ARKIB), Pejabat Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan (KPKK) dan Unit Permodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia (MAMPU).

2. Selain itu, dapat mengadakan keseragaman dari segi pemberian tajuk dan

kod nombor yang melibatkan dari proses pembukaan sehingga penutupan fail.

B. SKOP

3. Manual ini terpakai kepada KF Am & Fungsian. Klasifikasi fail ini meliputi semua jenis rekod/dokumen dalam pelbagai format dan media di JANM.

4. KF Am & Fungsian ini meliputi rekod-rekod bertaraf TERBUKA dan

TERPERINGKAT seperti TERHAD, SULIT, RAHSIA dan RAHSIA BESAR.

C. DASAR SEDIA ADA

5. Pemakaian KF Am & Fungsian yang baharu adalah selaras dengan:

5.1 Pekeliling Perkhidmatan Bil. 5 Tahun 2007 - Panduan Pengurusan

Pejabat, Bhg VII - Pengurusan Fail, Perkara 7.2 - Penyediaan Klasifikasi Fail;

5.2 MS ISO 16175-2:2012 Information and Documentation – Principles

and Functional Requirements For Records in Electronic Office Environments & Part 2: Guidelines and Functional Requirements For Digital Records Management Systems; dan

5.3 Pra syarat utama bagi pelaksanaan Digital Document Management Systems (DDMS) 2.0.

2

D. TAFSIRAN

6. Berikut adalah tafsiran mengenai klasifikasi fail, rekod urusan am dan fungsian:

6.1 Klasifikasi Fail adalah pengenalpastian dan pengumpulan maklumat secara logikal ke dalam kategori/kumpulan yang sama atau seakan-akan sama di mana setiap satu kategori/kumpulan rekod itu dikenali dengan identitinya sendiri.

6.2 Rekod Urusan Am adalah rekod yang memberi sokongan kepada

perjalanan operasi JANM yang meliputi rekod berkaitan Pentadbiran; Tanah, Bangunan dan Infrastruktur; Pengurusan Aset Alih dan Stor; Kewangan & Perakaunan dan Pengurusan Sumber Manusia.

6.3 Rekod Urusan Fungsian adalah rekod teras berkaitan fungsi dan

aktiviti khusus bagi JANM meliputi perkara berkaitan Pengurusan Perakaunan dan Kewangan.

E. KLASIFIKASI PERKARA MENGIKUT FUNGSI DAN AKTIVITI

7. Klasifikasi fail berdasarkan perkara fungsi dan aktiviti adalah seperti berikut:

Fungsi - merujuk kepada tanggungjawab utama/khusus yang dilaksanakan.

Aktiviti - merujuk kepada aktiviti yang dilaksanakan dalam mencapai fungsi.

Sub-Aktiviti - merujuk kepada aktiviti-aktiviti khusus yang dilaksanakan di bawah aktiviti utama.

Transaksi - fail-fail dengan tajuk khusus di bawah sub-aktiviti dan mengandungi dokumen-dokumen yang berkaitan dengan tajuk fail tersebut.

3

Contoh 1:

1. Fungsi – Pentadbiran

2. Aktiviti - Perundangan

3. Sub Aktiviti – Arahan Dan Perintah

4. Transaksi / Fail - Surat Edaran Dan Peraturan Dalaman JANM

Contoh 2:

1. Fungsi – Pentadbiran

2. Aktiviti - Perhubungan Awam

3. Sub Aktiviti – Lawatan

4. Transaksi/Fail - Lawatan Daripada Luar Negara Ke JANM

Nota: Hanya di hierarki 4 (transaksi) sahaja dibenarkan untuk membuka fail.

F. SINGKATAN NAMA BAHAGIAN-BAHAGIAN DI JABATAN AKAUNTAN

NEGARA MALAYSIA

8. Singkatan nama Bahagian-bahagian adalah seperti berikut:

Bil.

Bahagian

Singkatan Nama

1. Jabatan Akauntan Negara Malaysia JANM

2. Pejabat Akauntan Negara Malaysia ANM

3. Pejabat Timbalan Akauntan Negara (Korporat) TAN (K)

4. Pejabat Timbalan Akauntan Negara (Operasi) TAN (O)

5. Bahagian Pembangunan Perakaunan dan Pengurusan

BPPP

6. Bahagian Perkhidmatan Operasi Pusat dan Agensi BPOPA

7. Bahagian Pengurusan Wang Tak Dituntut BWTD

4

G. BLOK NOMBOR

9. Setiap peringkat fungsi, aktiviti, sub aktiviti dan transaksi yang disusun dalam hierarki klasifikasi hendaklah diberi blok nombor. ARKIB telah menetapkan blok nombor bagi rekod urusan am bermula dari 100 hingga 500 dan digunapakai oleh semua Kementerian/Jabatan/Agensi Kerajaan. Manakala kod nombor 600 digunakan bagi rekod fungsian di JANM. Blok nombor fail urusan am adalah seperti berikut:

100 – Pentadbiran

200 – Tanah, Bangunan dan Infrastruktur

300 – Pengurusan Aset dan Stor

8. Pasukan Pelaksanaan Perakaunan Akruan PPPA

9. Bahagian Pengurusan Operasi Pejabat Perakaunan

BPOPP

10. Bahagian Pengurusan Teknologi Maklumat BPTM

11. Bahagian Khidmat Perunding BKP

12. Bahagian Pengurusan Audit Dalam BPAD

13. Bahagian Akaun Kementerian Kewangan BA MOF

14. Institut Perakaunan Negara IPN

15. Unit Integriti UI

16. Unit Undang-Undang UUU

17. JANM Perlis JANM.PRLS

18. JANM Kedah JANM.KDH

19. JANM Pulau Pinang JANM.PP

20. JANM Perak JANM.PRK

21. JANM Selangor JANM.SEL

22. JANM Negeri Sembilan JANM.SMBLN

23. JANM Melaka JANM.MLK

24. JANM Johor JANM.JHR

25. JANM Kelantan JANM.KEL

26. JANM Terengganu JANM.TER

27. JANM Pahang JANM.PHG

28. JANM Sarawak JANM.SRWK

29. JANM Sabah JANM.SBH

30. JANM Labuan JANM.LBN

31. JANM Sandakan JANM.SDKN

32. JANM Tawau JANM.TAW

33. JANM Keningau JANM.KNGAU

34. JANM Sibu JANM.SIBU

35. JANM Sarikei JANM.SRKEI

36. JANM Sri Aman JANM.AMAN

37. JANM Kapit JANM.KAPIT

38. JANM Bintulu JANM.BTULU

39. JANM Limbang JANM.LMBG

40. JANM Miri JANM.MIRI

5

400 – Kewangan dan Perakaunan

500 – Pengurusan Sumber Manusia

600 – Pengurusan Perakaunan dan Kewangan

H. PENGGUNAAN TANDA PEMISAH

10. Simbol digunapakai adalah untuk memisahkan fungsi, aktiviti, sub aktiviti

dan traksaksi seperti berikut:

i. Tanda titik . digunakan untuk memisahkan nama Jabatan dengan

Bahagian.

ii. Tanda sengkang - hendaklah digunakan untuk memisahkan fungsi

dan aktiviti.

iii. Tanda serong / hendaklah digunakan untuk memisahkan aktiviti, sub-

aktiviti dan transaksi.

iv. Tanda ( ) digunakan untuk nombor kandungan dokumen/surat

dan peringkat keselamatan.

10.1 Contoh Perkara dan Blok Nombor

Contoh 1:

Fungsi – Pentadbiran

100

Aktiviti - Perundangan

1

Sub Aktiviti – Arahan Dan Perintah 8

Transaksi/Fail - Surat Edaran Dan Peraturan Dalaman JANM

1

6

Contoh 2:

Fungsi – Pentadbiran

100

Aktiviti - Perhubungan Awam

2

Sub Aktiviti – Lawatan 4

Transaksi - Lawatan Daripada Luar Negara Ke JANM

4

10.2 Susunan simbol adalah seperti berikut:

100 Pentadbiran

100-1 Perundangan

100-1/8 Arahan Dan Perintah

100-1/8/1 Surat Edaran Dan Peraturan Dalaman JANM

10.3 Tajuk dan no. fail yang diwujudkan:

JANM.100-1/8/1 Surat Edaran dan Peraturan Dalaman JANM

10.4 No. Rujukan Surat:

JANM.100-1/8/1(3)

Nombor (3) mewakili kandungan dokumen ketiga dalam fail

7

10.5 Nombor fail-fail baharu bagi aktiviti yang sama adalah berdasarkan nombor yang berturutan mengikut susunan pembukaan fail dari semasa ke semasa seperti berikut:

Contoh 1:

100 Pentadbiran 100-1 Perundangan 100-1/8 Arahan dan Perintah 100-1/8/1 Surat Edaran dan Peraturan Dalaman JANM 100-1/8/2 Arahan Pentadbiran JANM

Contoh 2: 100 Pentadbiran 100-2 Perhubungan Awam 100-2/4 Lawatan 100-2/4/1 Lawatan Rasmi Ke Luar Negara 100-2/4/2 Lawatan Tidak Rasmi Ke Luar Negara 100-2/4/3 Lawatan Kementerian/Jabatan/Agensi/Orang Awam Ke JANM 100-2/4/4 Lawatan Daripada Luar Negara Ke JANM

10.6 Perkara dan blok nombor fail terperingkat adalah seperti berikut:

JANM(S).100-6/3/1 - Mesyuarat Pengurusan Tertinggi JANM

JANM(S).500-3/6/1 - Tapisan Keselamatan Akauntan

JANM = Singkatan Nama Bagi Jabatan Akauntan Negara

Malaysia

(RB) = Singkatan Bagi Fail Peringkat RAHSIA BESAR

(R) = Singkatan Bagi Fail Peringkat RAHSIA

(S) = Singkatan Bagi Fail Peringkat SULIT

(TH) = Singkatan Bagi Fail Peringkat TERHAD

8

Contoh:

JANM(RB).100-5/2/1; atau

JANM(R).100-5/2/1; atau

JANM(S).100-5/2/1; atau

JANM(TH).100-5/2/1

J. PADANAN FAIL LAMA DAN BARU

11. Padanan fail lama dengan fail baharu hendaklah dibuat sebelum tarikh kuat kuasa pemakaian klasifikasi fail baharu. Padanan fail ini akan dapat mengenalpasti fail-fail yang tidak perlu dibuka dan tidak patut dibuka berdasarkan perkara fungsi dan aktiviti.

Format Senarai Tajuk dan Kod Fail Baharu dan Fail Lama

Bil. Tajuk Fail Baru No. Fail Tajuk Fail Lama No. Fail

1. Mesyuarat Pengurusan BPPP

JANM.100-6/1/1 Mesyuarat Pengurusan BPPP

ANM(T)81/10/7/22

2. Arahan Pentadbiran JANM

JANM.100-1/8/2 Arahan Dan Perintah Dalam Jabatan

ANM(T)81/10/4/3

12. Fail-fail yang tidak aktif atau telah ditutup tidak perlu disenaraikan bagi

pemakaian KF AM yang baharu. 13. Adalah dilarang sama sekali membuka fail dengan tajuk Pelbagai,

Rencam, Surat Menyurat, Memo, Rampaian dan Miscellaneous. Untuk surat/dokumen yang umum mengenai perkhidmatan sokongan, contoh tajuk-tajuk yang sesuai telah disediakan seperti berikut:

i. Urusan Pentadbiran

ii. Urusan Kewangan

iii. Urusan Pengurusan Aset Alih

iv. Urusan Perjawatan dan Perkhidmatan

9

K. PENUTUPAN FAIL

14. Fail-fail sedia ada berkaitan urusan am hendaklah ditutup pada tarikh kuat kuasa pemakaian klasifikasi fail yang baharu. Sekiranya fail-fail tersebut masih aktif dan perlu dirujuk, ianya hendaklah diikat bersama dengan fail baharu yang dibuka dalam tempoh tiga (3) bulan. Selepas tempoh tersebut, fail kod lama hendaklah ditutup dan diasingkan bagi tujuan penyimpanan sementara sebelum dibuat pelupusan.

15. Fail-fail yang ditutup ini hendaklah disenaraikan menggunakan format

berikut:

Bil. No. Fail Tajuk Fail Tarikh Fail

Ditutup

Catatan

1. ANM(T)81/10/7/22 Mesyuarat Pengurusan BPPP

1.10.2017 Bertukar ke

klasifikasi fail

baharu

2. ANM(T)81/10/4/3 Arahan Dan Perintah Dalam Jabatan

1.10.2017 Bertukar ke

klasifikasi fail

baharu

16. Kaedah penutupan fail yang menggunakan klasifikasi fail lama adalah

seperti berikut:

10

L. PEMBUKAAN FAIL BAHARU DAN JILID

17. Pembukaan fail baharu dan berjilid di Bahagian-bahagian akan dibuat secara

berpusat dan diselaraskan di Unit Pengurusan Am dan Aset, BPPP. Pegawai Rekod Jabatan (PRJ) / Pembantu Tadbir Rekod Jabatan (PTRJ) Bahagian-bahagian dikehendaki menghubungi atau emel makluman kepada BPPP untuk membuka fail baharu / jilid.

18. Kaedah pembukaan fail baharu dan jilid baharu daripada fail yang lama adalah seperti berikut:

19. Penyelarasan pembukaan fail ini dapat memastikan fail-fail baharu atau jilid yang dibuka dapat dikawal dari segi penggunaan kod nombor dan tajuk yang diberi.

20. Fail jilid dibuka apabila fail sedia ada perlu ditutup setelah mencapai

ketebalan empat (4) cm.

21. Contoh nombor rujukan fail jilid adalah seperti berikut:

JANM.300-1/2/1 Jld.2

JANM.300-1/2/1 Jld.3

FAIL LAMA DENGAN

KLASIFIKASI LAMA PEMBUKAAN FAIL DENGAN

KLASIFIKASI FAIL BAHARU PEMBUKAAN JILID BAHARU

11

M. FAIL DUPLIKASI DI BAHAGIAN

22. Fail-fail duplikasi di Bahagian hendaklah menggunakan tajuk dan kod

nombor yang sama dengan fail induk yang disenaraikan dalam Manual Klasifikasi Fail Urusan Am. Contohnya fail berkaitan Mesyuarat Jawatankuasa Aset Kerajaan (JKPAK) Jabatan Akauntan Negara Malaysia induk dibuka oleh Unit Pengurusan Am dan Aset, BPPP dan Bahagian-bahagian juga membuka fail yang sama apabila menerima surat dan dokumen mengenai mesyuarat tersebut.

23. Bagi menentukan fail tersebut kepunyaan Bahagian, di kulit fail akan dicatat

dengan penambahan nama singkatan Bahagian:

1. Contoh Fail Mesyuarat di Bahagian

JANM.BKP.300-1/2/1

Jabatan

Bahagian Khidmat

Perunding

Fail Mesyuarat

Jawatankuasa Aset

Kerajaan (JKPAK) JANM

12

24. Fail duplikasi ini tidak akan wujud apabila JANM telah menggunapakai Digital Document Management System (DDMS) 2.0 sepenuhnya. Hanya satu (1) fail sahaja yang akan dikongsi oleh semua Bahagian dalam persekitaran elektronik.

N. FAIL TIMBUL (FLOAT FILES) / WORKING COPIES

25. Fail ini mengandungi surat/dokumen yang dibuat salinan daripada fail induk untuk rujukan Bahagian. Fail ini tidak perlu mempunyai kod nombor pada kulit fail bagi mengelakkan kekeliruan dengan fail induk Jabatan. Sebarang urusan rasmi menggunakan fail tersebut adalah dilarang. Contoh tajuk yang boleh diberi adalah seperti berikut:

i. Float Files Kertas-kertas Kelulusan Bahagian Pembangunan Perakaunan dan Pengurusan ii. Float Files Tugas-tugas Yang Sedang Dalam Tindakan

O. PENYENARAIAN FAIL BAHARU

26. Setiap Bahagian dikehendaki menyenaraikan tambahan fail-fail baharu atau fail-fail sedia ada untuk penukaran kod baharu yang tidak terdapat dalam Manual Klasifikasi Fail ini. Senarai ini hendaklah dikemukakan kepada BPPP untuk dikemaskini dari semasa ke semasa.