Peranan Ketua Jabatan Tt Jpn Pahang 19.06.12 Siap Edit

7/22/2019 Peranan Ketua Jabatan Tt Jpn Pahang 19.06.12 Siap Edit

1/66


2/66

2

1. Siapa Ketua Jabatan

2. Bidang Kuasa Ketua Jabatan

3. Definisi Pengurusan Tatatertib4. Alat Kawalan Tatatertib Dalam Sektor

Awam

5. Pendekatan Pengurusan TatatertibYang Berkesan


3/66

3

6. Fungsi Umum Ketua Jabatan Dalam

Aspek Pengurusan Tatatertib

7. Tanggungjawab Ketua JabatanSebagai Pelapor

8. Kelemahan Dalam Pengurusan

Tatatertib dan Cara Mengatasinya


4/66

4

Mengikut Peraturan 3 (Peraturan-peraturan PegawaiAwam (Kelakuan Dan Tatatertib) 1993:

Seorang Pegawai Yang Bertanggungjawab BagiSesuatu Kementerian, Jabatan, Institusi, Agensi, UnitDan Termasuk Pegawai Dalam Kumpulan PengurusanProfesional Yang Diberi Kuasa Secara Bertulis OlehPegawai Yang Bertanggungjawab Bagi Kementerian,

Jabatan, Institusi, Agensi Atau Untuk Bertindak BagiPihaknya.


5/66

5

Pengetua/Guru Besar

Guru Penolong Kanan yang

menjalankan pengurusan danpentadbiran sekolah

AkauntabilitiGPK accountablemenjalankan kuasa

Guru Besar/Pengetua dan

menanggung risiko surcaj/tatatertib


6/66

6

Mengikut Peraturan 3C(1) -Menjalankan kawalan danpengawasan tatatertib ke atas

pegawai bawahan dan mengambiltindakan yang sesuai ke ataspegawai yang melakukanpelanggaran kepada peraturan.

Mengikut Peraturan 3C(2) -Pelanggaran3C(1) disifatkan sebagaicuai / tidak bertanggungjawab

membolehkan tindakan diambil


7/667

Standard kepada perilaku pegawai

perkhidmatan Awam ditetapkan di

dalam Peraturan-Peraturan Pegawai

Awam (Kelakuan dan Tatatertib) 1993

Pematuhan Umum

Tanggungjawab Ketua Jabatan

Tatakelakuan

Prosedur


8/668

Prosedur Am

Prosedur Dalam kes tak hadir bertugastanpa cuti dan tidak boleh dikesan

Prosedur kes jenayah dantahanan/buang negeri

Tahan kerja dan gantung kerja

Penamatan demi kepentingan awam

Surcaj


9/669

1. Membuat siasatan

2. Mengemukakan laporan kepadaPengerusi Lembaga tatatertib untuk

pertimbangan di bawah Peraturan 353. Lembaga tatatertib bersidangmenentukan prima facie dan menelitidraf surat pertuduhan

4. Surat pertuduhan dihantar (tempoh 21hari)

5. Kemukakan jawapan bela diri danUlasan Ketua Jabatan


10/6610

6. Lembaga bersidang membuat keputusan

dan menimbang hukuman

7. Surat pemberitahuan keputusan

dihantar/peluang merayu (tempoh 14hari)

8. Ketua Jabatan kemukakan rayuan

beserta ulasan ke Lembaga Rayuan9. Lembaga Rayuan membuat keputusan

10. Rayuan diputuskan dan hukuman direkod

dalam buku rekod perkhidmatan


11/6611

Peraturan-Peraturan Lembaga TatatertibPerkhidmatan Pendidikan 1994

[P.U.(A)498/94] Peraturan-Peraturan Lembaga Tatatertib

Perkhidmatan Awam 1993[P.U.(A)396/93]


12/6612

Bil Kuasa Lembaga danKeanggotaan

1. Buang Kerja danTurun Pangkat

Gred 41 ke atas Lembaga Suruhanjaya

Perkhidmatan Pendidikan

Lembaga SuruhanjayaPerkhidmatan Awam


13/66

13

Bil Kuasa Lembaga dan Keanggotaan

1. Bukan BuangKerja dan TurunPangkat

Gred 41 dan Gred44

Lembaga TatatertibKumpulan Pengurusan No.2

Pengerusi : KSUAhli : KPPM

: SUB(SM)

2. Gred 48 Ke Atas Lembaga TatatertibKumpulan Pengurusan No.1di JPA


14/66

14

Bil Kuasa Lembaga dan Keanggotaan

1. Buang Kerja dan

Turun Pangkat

Gred 40 ke Bawah

Lembaga Tatatertib Kumpulan

Sokongan No.1

Pengerusi : KSUAhli : KPPM

: PUU


15/66

15

Bil Kuasa Lembaga danKeanggotaan

1. Bukan Buang Kerja dan TurunPangkat

Gred 40 ke bawah (Bagipegawai di Bhgn/JPN)

Lembaga TatatertibKumpulan Sokongan No.2

Pengerusi : TKSU (P)Ahli : TKPPM

: SUB(SM)

2. Gred 40 ke bawah (diPPD/Sekolah)

Lembaga TatatertibJabatan Pelajaran Negeri


16/66

16

Pencegahan (Preventive)

Pembaikan (Corrective) Hukuman (Punitive)


17/66

17

Meningkatkan mekanisme kawalandalaman:

Peraturan Dan Panduan Kerja Yang Jelas,Lengkap Dan Kemas - Manual ProsedurKerja

Memaklumkan Dan Memantau Sistem,Prosedur Dan Proses Kerja Pegawai

Merancang Urusan Perolehan DenganSistematik Mengikut Peraturan


18/66

18

Menghadkan kuasa budi bicara yangberlebihan

Memantau gaya hidup pegawai dan stafdi bawah penyeliaan

Memberi kuasa secara bertulis kepadapegawai-pegawai bawahan

Menetapkan standard masa untukmelaksanakan kerja

Menurunkan kuasa dan menentukankriteria yang jelas dalam membuatkeputusan, polisi dan dasar


19/66

19

Mengubahsuai/ mengemas kini borangtindakan supaya mudah difahami

Memberi penerangan peraturan dan

perlindungan keselamatan Program Latihan/proram penghayatan

agama dan nilai murni

Mesyuarat dan perjumpaan berkala

dengan pekerja sebagai sistem pelaporanserta memberi ruang membuat keputusansacara kolektif


20/66

20

Penilaian prestasi yang berterusan Penyimpanan rekod kehadiran dan

ketidakhadiran dan lain-lain analisisrekod penting berkaitan tugas rasmi

Pemeriksaan kesihatan Pengiktirafan

Menubuhkan Sistem Saluran AduanDalaman


21/66

21

Garis panduan Tatacara pembaikan ada

dijelaskan dalam Pekeliling Perkhidmatan

bil. 23 Tahun 2007 bertajuk:

Persaraan Demi Kepentingan

Perkhidmatan Awam


22/66

22

Perbincangan/Rundingan

Penempatan semula bagi

mendapatkan suasana baru dan kursus

motivasi

Rujuk kepada kaunselor untuk sesi

Kaunseling

Rujuk kepada Pegawai PerubatanKerajaan

Rujuk Kepada Pakar Psikiatri


23/66

23

Siasatan

Menyediakan laporan kepada

Lembaga Tatatertib dan syorhukuman tatatertib

Melaksanakan urusan pentadbiranprosiding tatatertib

Menjalankan fungsi spesifik sepertidalam PPPA 1993 (P.U.A) 395


24/66

24

Memotong gaji pegawai secara

pentadbiran mengikut Perintah Am 14A,

Bab C bagi Tempoh-tempoh tidak

datang bertugas sementara menunggukesalahan ini dilaporkan kepada Pihak

Berkuasa Tatatertib. Pemotongan gaji

secara pentadbiran dikecualikan bagi

kes pegawai yang tidak hadir bertugas

kerana ditahan di bawah perintahreman Polis bagi tujuan siasatan.


25/66

25

Laporan perlu lengkap dengan fakta

keterangan bukti bagi menyokong

dakwaannya. Menyampaikan Surat Pertuduhan dan

Surat Akuan Terima yang dikeluarkan

oleh LTT di JPN / Kementerian/ SPP)

kepada pegawai yang dituduh.


26/66

26

Surat Pertuduhan dihantar dengan

tangan kepada pegawai/ pos biasa

ke alamat terakhir yang diketahuimengikut Peraturan 52,

P.U.(A)395/1993

Kegagalan menyampaikan

boleh mengakibatkan prosidingmenjadi tidak sah dan pegawai bebas

dari hukuman tatatertib.


27/66

27

Memberikan ulasan kepada representasi /

jawapan bela diri pegawai kepada

pertuduhan dan memanjangkannya

kepada Lembaga Tatatertib

Menyampaikan keputusan dan Surat

Akuan Terima yang diberikan oleh LTT

kepada pegawai yang dituduh (bagi kes-kes jenayah surat di atas ialah sama ada

surat Perintah Tahan Kerja/ Gantung Kerja/

Hukuman Tatatertib


28/66

28

Memanjangkan rayuan pegawai beserta ulasanKetua Jabatan kepada Lembaga Rayuan

Memanjangkan keputusan dan merekodkanhukuman dalam Buku Rekod Perkhidmatan.

Menyemak Buku Rekod Perkhidmatan dari masake semasa untuk melaksanakan hukuman yang

berkuatkuasa pada tarikh-tarikh pergerakan gajipegawai yang akan datang supaya tidakterlepas pandang dan juga menyemak darimasa ke semasa pelaksanaan


29/66

29

Memaklumkan segera kepada pihak-pihak

berkuasa berkenaan yang mempunyai

ikatan perjanjian dengan pegawai supayamengambil tindakan sewajarnya bagi kes-

kes pegawai yang telah dikenakan tindakan

buang kerja.


30/66

TINDAKAN KETUA JABATAN DI

BAWAH P.U.(A)395/1993

30


31/66

31

Menimbangkan permohonan pegawai

bawahan yang memohon membuat

PEKERJAAN LUAR/ KERJA SAMBILAN

Guru Besar/ Pengetua - Mengkaji

permohonan dan implikasinya kepada

prestasi kerja di sekolah danmemperakukan kepada JPN sama ada

bersetuju /tidak dalam tempoh 3 bulansebelum tugasan berjalan.


32/66

32

Memperakukan kes penagih DADAH yang

disahkan oleh Pegawai Perubatankerajaan untuk dikenakan tindakan

tatatertib / ditamatkan perkhidmatannya

di bawah Peraturan 49 sekiranya telahmencapai umur persaraan pilihan.


33/66

33

Menimbang untuk membenarkan atau

menolak penerimaan hadiah atau

cenderamata yang dilaporkan olehpegawai bawahannya berdasarkan

perihal lengkap/anggaran dan

nilaiannya.


34/66

34

Memberi pendapat/ ulasan terhadap

permohonan perolehan atau PEMILIKAN

HARTA oleh seseorang pegawaibawahannya

Memberi komen sama ada sumberperolehan konsisten dengan gred

jawatan


35/66

35

Sampaikan keputusan Ketua Jabatan

beserta satu salinan borang pengisytiharan

HARTA yang telah ditandatangani untuk

simpanan pegawai dan satu salinandisimpan dalam fail pegawai (Tidak perlu

dikemukakan ke Kementerian).

Merekodkan dalam Buku Rekod

Perkhidmatan Pengisytiharan harta yangtelah diambil maklum oleh Ketua Jabatan.


36/66

36

Ketua Jabatan boleh meminta seseorang

pegawai yang didapati MENYELENGGARATARAF HIDUP YANG MELEBIHI DARIPADA

EMOLUMEN RASMINYA DAN

BERPENDAPATAN PERSENDIRIAN YANG

SAH, jika ada, memberi penjelasansecara bertulis dalam tempoh 30 hari

daripada tarikh surat diterima.


37/66

37

Ketua Jabatan hendaklah memberi laporankepada Lembaga Tatatertib berkenaankerja dan kelakuan pegawai pada masasebelum dan semenjak pegawainyaberada dalam KETERHUTANGAN YANGSERIUS.

Laporan mengandungi penyataan halehwal Harta dan syor samada pegawaipatut diambil tindakan atau sebaliknya(Surat Pekeliling Bil. 4/1983).


38/66

38

Ketua Jabatan hendaklah memberi ulasan

terhadap permohonan memegang

jawatan dalam parti POLITIK yang dipohonoleh pegawaipegawai Kumpulan

Sokongan.

Guru Besar/ Pengetua - Kemukakan

perakuan dan ulasan kesan penglibatan

pegawai kepada prestasi pegawai.


39/66

39

Ketua jabatan hendaklah memberi ulasan

kepada permohonan BANTUAN GUAMANyang dibuat oleh mana-mana pegawai.

Memberi ulasan dan pendapatnya sama

ada menyokong /tidak tuntutanpegawainya berasaskan segala fakta danapa-apa maklumat yang berkenaan.


40/66

40

Ketua Jabatan hendaklah mengarahkan

pegawai balik melapor diri bertugas

menerusi surat berdaftar Akuan Terimayang dihantar ke alamat terakhir yang

diketahui bagi pegawai-pegawainya yang

TIDAK HADIR BERTUGAS SECARA

BERTERUSAN MELEBIHI 7 HARI ATAU TIDAK

DAPAT DIKESAN.


41/66

41

Mengemukakan laporan kepada Pihak

Berkuasa Tatatertib sama ada pegawai

MELAPOR DIRI/ TIDAK UNTUK BERTUGAS dalammasa 7 hari dari tarikh penyiaran notis dalam

akhbar.


42/66

42

Ketua Jabatan apabila mengetahui bahawa

perbicaraan undang-undang sedang dibawa

terhadap mana-mana pegawainya,hendaklah memohon laporan daripada

Pendaftar atau Penolong kanan Pendaftar

Mahkamah yang mengandungi maklumat-

maklumat seperti berikut:-


43/66

43

Ketua Jabatan hendaklah membuat

perakuan kepada Suruhanjaya

Perkhidmatan/ LTT Kumpulan Sokongan(No.1) di Kementerian supaya seseorang

pegawai dikenakan perintah tahan kerja

atau tidak, berikutan daripada pertuduhan

jenayah yang dihadapkan kepadapegawai yang berkenaan di Mahkamah.


44/66

44

Ketua Jabatan hendaklah membuat perakuankepada SPP/ LTT Kump. Sokongan (No.1) diKementerian supaya seseorang pegawai yang

disabitkan oleh Mahkamah Jenayah ataudikenakan apa-apa perintah tahanan oleh Y.BMenteri Dalam Negeri dikenakan hukumanbuang kerja atau hukuman-hukuman lain ataudiuruskan dengan cara lain, bergantung padasetakat mana kesalahan memburukkan namaPerkhidmatan Awam.


45/66

45

Ketua Jabatan boleh memperakukan kepadaKerajaan supaya seseorang pegawaiditamatkan perkhidmatan demi kepentingan

awam di bawah peraturan 49. Sebelum perakuan dibuat Ketua Jabatan

bertanggungjawab mengenalpasti samaada alasan dan fakta keterangan

membuktkan bahawa salahlaku pegawaitidak boleh diuruskan dengan sesuaimengikut tatacara yang ditetapkan dibawah PPPA (Kelakuan & Tatatertib)1993.


46/66


47/66

TINDAKAN KETUA JABATAN DI

BAWAH P.U.(A)396/1993 DAN

P.U.(A)498/1994

47


48/66

48

Ketua Jabatan hendaklah memberiulasan kepada rayuan tatatertib yang

dibuat oleh pegawai yang terkilandengan keputusan LTT dan mengemukanrayuan kepada Lembaga RayuanTatatertib dalam tempoh 30 hari kepadaLembaga Rayuan Tatatertib di SPA/SPP

Memberi komennya mengenai rayuanpegawai berasaskan keterangan yangdiberi.


49/66

49

SIAPA PELAPOR ?

Ketua Jabatan/Ketua Cawangan /Ketua

Unit.Ketua Jabatan yang mempunyai

kepentingan-kepentingan dalam kes

perlu mengelakkan diri dari menjadi

pelapor dan digantikan oleh pegawainyayang lebih kanan ( rules against bias).


50/66

50

Aduan individu, orang awam , Badan

Pencegah Rasuah, Polis, Mahkamah,

Persatuan/ Kesatuan, Pertubuhan-Pertubuhan Politik, Agensi seperti Pejabat

Pendaftaran Pertubuhan, Pejabat

Syarikat/Institusi Kewangan dan lain-lain.


51/66

51

Peringkat Siasatan:

Siasatan Awal (preliminary enquiry)

dijalankan sebelum surat pertuduhan

dikeluarkan.

Siasatan Sebenar (regular enquiry)

dijalankan semasa Lembaga Tatatertib

bersidang untuk menentukan primafaciekes.


52/66

52

Perlu buat siasatan awal - pastikan samaada aduan mempunyai asas/tidak untuk

membuktikan wujud prima facie kes danpegawai boleh dihadapkan pertuduhan.

Obligasi moral Ketua Jabatan ialah dari segi

menanggung beban pembuktian kes(Burden of Proof )


53/66

53

Mengesan buktiatau faktayang diperolehi samaada dalam bentuk bukti lisan/bertulis (dokumen)yang boleh menjawab kepada 6 soalan berikut:

Tentukan siapa, bila, dimana, apa,bagaimana dan mengapa berlaku?


54/66

54

Keterangan Dokumen (primary/ secondary

Document)

Dokumen asal atau dokumen salinan yang

disahkan dengan rasmi oleh Pihak Berkuasa

berkenaan yang mempunyai kaitan dengan

kes.


55/66

55

Pengesahan lisan dari saksi-saksi yang

mendakwa ada melihat/ mendengar/

menerima maklumat dari sumber-sumberyang boleh dipercayai/ sahih.


56/66

56

Pengesahan pihak ketiga yang pakar

bagi membuktikan kesahihan maklumat

seperti dari Pegawai Perubatan, Pegawai

Audit, BPR, Timbalan Pendakwaraya dan

sebagainya.


57/66

57

Penyelidikan dari Sumber Dalaman

rekod-rekod Jabatan

Maklumat dari pegawai/ kakitangan Menerusi Soal Siasat/Temubual

Cara langsung antara Ketua Jabatan/

pegawai

Melalui Jawatankuasa Siasatan seperti

BPR, Polis dan Pihak Audit


58/66

58

Menerusi Pihak Ketiga

Mendapat dokumen sokongan/

keterangan tambahan dari agensi luar

yang berkaitan dengan kes seperti Polis,

Mahkamah, Institusi Kewangan,

Pertubuhan, Pengesahan Pakar atau lain-lain pihak.


59/66

59

Cara ini bukan mandotari kerana siasatan

awal belum sampai ke tahap Quasi

judicial proceeding (Siasatan Sebenar) di

mana di peringkat awal ini pegawai tidakada hak untuk mendengar kes. Di peringkat

ini, pegawai boleh menjawab atau memilih

untuk tidak menjawab surat tunjuk sebab

yang dikeluarkan oleh Ketua Jabatannya.


60/66

60

Ketua Jabatan syor hukuman

berdasarkan pandangan mengenai

perlanggaran dan kesannya kepada

organisasi serta rekod prestasi.

Syor hukuman biar setimpal dan

mempunyai unsur corrective bukanberdasarkan emosi/prasangka.


61/66

61

Satu keterangan yang reliablecukup untuk

meyakini LTT untuk tegak primafaciekes.

Penemuan baru dalam siasatan Ketua

Jabatan boleh dijadikan asas tambahanmenyokong perilaku yang dilaporkan.

Rekod salahlaku dalam Buku Rekod

Perkhidmatan yang lepas boleh dijadikan

asas ada prima facie bagi kesalahan baru. Rumusan tidak boleh berdasarkan andaian

(hearsay)


62/66

62

Kes akan menjadi lewat diselesaikan

Surat pertuduhan akan digubal secara

umum, tidak dirangka menepati isu yangspesifik dan disokong oleh keterangan bukti.Bertentangan dengan prinsip perundangannaturaljustice

Kes akan menjadi lemah/sukardipertahankan kerana tiada keteranganfakta yang konkrit untuk membuktikankewujudan primafacie


63/66

63

Jika kes diteruskan, hukuman yang

dijatuhkan tidak tepat, atau tidak setimpal

dengan kesalahan. Kesahihan keputusan Lembaga Tatatertib

boleh dipertikaikan oleh Lembaga Rayuan

(jika pegawai membuat rayuan).

benefit of doubt kepada yang dituduh dankeputusan dicabar di mahkamah


64/66

64

Sikap negatif enggan melaporkan kes

Lewat mengemukakan laporan kes dalamtempoh yang munasabah

Laporan tidak lengkap/tidak jelas

Dokumen keterangan tidak kemaskini /lengkap

Kenyataan perkhidmatan tidak kemaskini


65/66

65

Rekod dan dokumen keterangan kes tidak

mencukupi untuk menyokong dakwaan

Ketua Jabatan tidak menunjukkan

komitmen dengan mengemukakan

pendirian serta syor.

Penemuan berdasarkan hearsayevidence.

Prinsip Ruleagainst bias


66/66

SEKIANTERIMA KASIH

Peranan Ketua Jabatan Tt Jpn Pahang 19.06.12 Siap Edit

Documents

Transcript of Peranan Ketua Jabatan Tt Jpn Pahang 19.06.12 Siap Edit