m/s 1

PERKARA-PERKARA BERBANGKIT MINIT MESYUARAT JPICT BIL 02/2013 BERTARIKH 16 MEI 2013

AGENDA/ PARA

PERKARA/KEPUTUSAN

1.0

1.4

1.5

PERUTUSAN PENGERUSI Tuan Pengerusi menyampaikan makluman daripada Y.Bhg. Dato’ Ketua Pengarah Laut tentang penggunaan sistem HRMIS yang merupakan KPI kepada KSU MOT, Y. Bhg. Dato’ KP Laut, Pengarah Wilayah dan juga Pengarah Bahagian. Semua Wilayah dan Bahagian diminta meningkatkan penggunaan HRMIS terutamanya yang melibatkan Modul Cuti, Modul Pengistiharan Harta dan Modul SKT. Tuan Pengerusi mencadangkan agar pegawai dan kakitangan yang baru melaporkan diri untuk menggunakan sistem HRMIS sebelum penempatan dibuat. Tindakan : BKhP Status/Maklumbalas: Selesai. BKhP telah mengeluarkan surat bertarikh 10 Jun 2013 kepada semua Pengarah Wilayah untuk memaklumkan supaya semua pegawai dan kakitangan yang baru melaporkan diri untuk menggunakan sistem HRMIS. Sehingga kini, penggunaan HRMIS adalah seperti berikut : Rekod Peribadi - 99.99% Profil Perkhidmatan – 99.97% Cuti – 99.29% Harta/Asset – 99.76% SKT – 99.47% Tuan Pengerusi memaklumkan berkenaan dengan sistem AIS yang telah dipusatkan di Pelabuhan Klang. Satu keputusan telah dicapai di dalam Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Kewangan yang lepas iaitu server-server yang berada di Sabah dan Sarawak hendaklah dipindahkan ke IPL dengan kadar segera bagi mengelakkan system crash. Manakala penyelenggaraan sistem AIS bagi Sabah, Sarawak dan Semenanjung akan dipusatkan di IPL dan pihak LDA akan menanggung semua perbelanjaan yang terlibat. Tindakan : BKP Status/Maklumbalas: Selesai. Server-server tersebut telah dibawa ke IPL pada 22 mei 2013. Server tersebut telah siap dipasang dan beroperasi semula di dalam bilik server AIS BKP.

m/s 2

AGENDA/ PARA

PERKARA/KEPUTUSAN

4.0

4.1

4.1.1

PERKARA BERBANGKIT KESELAMATAN MAKLUMAT DI DALAM KOMPUTER DAN PERKAKASAN Pihak UTMKE telah menyediakan satu prosedur mengenai kaedah-kaedah menghapuskan data di dalam hard disk. Prosedur ini telah terkandung di dalam dokumen ISMS Jabatan dengan nombor rujukan JLM-IT-SOP-09. Semua Wilayah dan Bahagian akan dapat membuat capaian kepada prosedur ini yang akan di masukkan ke dalam JALIN oleh pihak UTMKE. Tindakan : UTMKE Status/Maklumbalas: UTMKE telah memasukkan prosedur ini (JLM-IT-SOP-09) ke dalam laman JALIN di bawah kategori MS ISO/IEC 27001:2007 pada 6 Jun 2013.

4.2

4.2.4

ONLINE PAYMENT Mesyuarat juga dimaklumkan bahawa sistem ePayment masih tidak mempunyai helpdesk dan kontrak penyelenggaraan. Pihak kontraktor telah pun dikenalpasti untuk menyediakan kemudahan helpdesk dan khidmat penyelenggaraan kepada sistem ePayment tersebut. Tindakan : UTMKE, LDA Status/Maklumbalas: Selesai. Kontrak penyelenggaraan untuk sistem ePayment (Pembayaran Dius Api) telah diwujudkan yang mana tarikh penyelenggaraan bermula pada 1 Julai 2013 sehingga 30 Jun 2014. Kos kontrak penyelenggaraan tersebut adalah sebanyak RM36,000.00 setahun. Manakala, pihak kontraktor telah mewujudkan satu perisian khas iaitu Mantis Bug Tracker dan emel iaitu support@icoresolutions.com.my untuk menerima dan memberi maklumbalas terhadap segala aduan yang diterima. Kontraktor yang memperolehi kontrak ini adalah iCore Solution Sdn. Bhd.

m/s 3

AGENDA/ PARA

PERKARA/KEPUTUSAN

4.3

4.3.1

4.3.2

PEJABAT-PEJABAT YANG TIADA MENGGUNAKAN PERKHIDMATAN 1 NETWORK. Kertas kerja tersebut telah dibentangkan di dalam Mesyuarat Pemungut Bil. 1/2013 pada 17 April 2013 yang lepas. Mesyuarat mohon agar pihak urusetia membuat semakan dengan Unit Pengurusan Aset berhubung prosedur/keperluan adendum kepada kontrak. Tindakan : UPA Status/Maklumbalas: Pihak UTMKE telah membuat semakan dengan UPA dan UPA menjelaskan bahawa kedua-dua pihak iaitu Jabatan dan TM perlu bersetuju sebulat suara kepada adendum yang dicadangkan dan seterusnya dipanjangkan kepada PUU Jabatan untuk semakan. Tuan Pengerusi seterusnya meminta supaya pihak urusetia membuat perbandingan harga talian bagi semua Internet Servis Provider(ISP) yang ada. Tindakan : UTMKE Status/Maklumbalas: Lampiran A.

4.4

4.4.2

PENINGKATAN RANGKAIAN LAN DI IBU PEJABAT LAUT Sebutharga telah dibuka pada 18 April 2013 dan telah ditutup pada 30 April 2013. Kini dalam proses penilaian sebutharga. Tindakan : UTMKE Status/Maklumbalas: Surat Setuju Terima telah dikeluarkan kepada penyebutharga yang berjaya pada 29 Julai 2013 dengan kos projek sebanyak RM207,050.00. Kerja-kerja sedang dijalankan dan dijangka selesai pada bulan November 2013.

m/s 4

AGENDA/ PARA

PERKARA/KEPUTUSAN

5.0

5.1

5.1.2

5.1.3

LAPORAN JPICT PERINGKAT KEMENTERIAN PENGANGKUTAN SISTEM SINGLE WINDOW SHIP CLEARANCE Pasukan Projek juga telah berhubung dengan Bahagian Maritim MOT pada 19 April 2013 berkaitan dengan perkara tersebut. Daripada maklumbalas yang diperolehi, Bahagian Maritim MOT akan mengadakan satu mesyuarat berhubung dengan perkara ini dan tarikh akan dimaklumkan kelak kepada jabatan. Tindakan : Bahagian HEPP, UTMKE Status/Maklumbalas: Satu mesyuarat berkaitan dengan pelaksanaan Single Window Ship Clearance (SWSCS) telah diadakan di Lembaga Pelabuhan Bintulu pada 11 Jun 2013. Mesyuarat tersebut telah dihadiri oleh Bahagian Maritim MOT, Jabatan Laut, Lembaga Pelabuhan Bintulu dan Pelabuhan Bintulu. Hasil daripada mesyuarat tersebut, Lembaga Pelabuhan Bintulu dan Pelabuhan Bintulu bersetuju untuk menyumbang peruntukan yang akan disalurkan pada tahun hadapan bagi tujuan pembangunan sistem Single Window Ship Clearance System (SWSCS). Dalam masa yang sama, Pasukan Projek juga dalam proses penyediaan draf spesifikasi teknikal tender yang dijangka siap pada hujung bulan Mei 2013. Tindakan : Bahagian HEPP, UTMKE Status/Maklumbalas: Bahagian HEPP telah mengeluarkan surat bertarikh 29 Julai 2013 dengan nombor rujukan ( 53 ) dlm IPL 2625 kepada Lembaga Pelabuhan Bintulu, Lembaga Pelabuhan Johor, Lembaga Pelabuhan Klang, Lembaga Pelabuhan Kuantan dan Suruhanjaya Pelabuhan Pulau Pinang untuk mencalonkan dua (2) orang pegawai bagi tujuan mengganggotai Jawatankuasa Spesifikasi Pembangunan Sistem Single Window Ship Clearance System (SWSCS). Jabatan telah menghantar satu surat bertarikh 26 Ogos 2013 dengan nombor rujukan ( 54 ) dlm IPL 2625 berserta draf spesifikasi teknikal tender kepada ahli-ahli Jawatankuasa Spesifikasi SWSCS yang telah dilantik. Jawatankuasa ini akan bersidang pada 6 September 2013 untuk memuktamadkan spesifikasi teknikal tender tersebut.

m/s 5

AGENDA/ PARA

PERKARA/KEPUTUSAN

6.0

6.1

6.1.1

6.2

6.2.2

6.3

6.3.1

STATUS PERLAKSANAAN PROJEK ICT RMK10 SEBUTHARGA IPL 11/2012 – PENYELENGGARAAN PERKAKASAN, PERISIAN DAN SISTEM APLIKASI BAGI SISTEM DOKUMEN PELAUT (SDPX) UNTUK JABATAN LAUT MALAYSIA Penyelenggaraan Fasa II telah selesai dilaksanakan pada 5 April 2013 dan pembayaran bagi Penyelenggaraan Fasa II berjumlah RM 183,600.00 telah selesai dilaksanakan dan sekarang dalam proses pembayaran. Tindakan : Bahagian HEPP, UTMKE Status/Maklumbalas: SELESAI SECONDARY MEH DATA CENTER Pihak urusetia sedang membuat rumusan tender untuk dikemukakan kepada pihak Kementerian Pengangkutan. Tindakan : UPA Status/Maklumbalas: Surat Setuju Terima telah dikeluarkan kepada petender yang berjaya pada 20 Jun 2013 dengan kos projek sebanyak RM966,000.00. Kerja-kerja sedang dijalankan dan dijangka selesai pada bulan Disember 2013. PEMBELIAN PERKAKASAN SDPX Bagi perolehan perkakasan SDPX, sebutharga telah dibuka pada 29 April 2013 dan telah ditutup pada 14 Mei 2013. Kini dalam proses penilaian sebutharga. Tindakan : Bahagian HEPP, UTMKE Status/Maklumbalas: Jawatankuasa Penerima telah mengadakan mesyuarat pra-perlaksanaan (kick-off) pada 1 Ogos 2013 dengan pihak kontraktor yang dilantik iaitu Prima Kejora Sdn. Bhd. Pada 16 Ogos 2013, pihak kontraktor telah menghantar sebanyak 15 unit pencetak Evolis ke IPL untuk tujuan pemeriksaan dan pendaftaran harta modal bagi pencetak tersebut. Pihak kontraktor dijangka menghantar dan memasang semua pencetak tersebut di pejabat-pejabat laut yang terlibat bermula pada 2 September 2013 sehingga 12 September 2013. Senarai Pejabat Laut yang terlibat serta tarikh pemasangan adalah sepertimana di dalam Lampiran 1.

m/s 6

AGENDA/ PARA

PERKARA/KEPUTUSAN

6.4

6.4.4

6.4.5

6.5

6.5.2

SEWAAN KOMPUTER JABATAN LAUT WILAYAH UTARA Surat setuju terima telah ditandatangani oleh syarikat yang terpilih dan peralatan workstation dan notebook akan dihantar dalam masa terdekat. Tindakan : JLW Utara Status/Maklumbalas: SELESAI. 24 unit Workstation dan 9 unit Notebook telah dihantar oleh Syarikat Pembekal ke Ibu Pejabat JLWU dan Pejabat-pejabat laut yang terlibat seperti Jeti Batu Uban, Pej Laut Kuala Kedah, Pej Laut Kuala Perlis, Pej Laut Langkawi dan Pej Laut Lumut pada 10 Jun 2013. Berhubung dengan perkakasan sewaan, Tuan Pengerusi seterusnya meminta supaya kandungan klausa pelupusan media hendaklah dimasukkan di dalam semua kontrak sewaan yang akan dilakukan. Tindakan : JLW Utara Status/Maklumbalas: Syarikat Pembekal telah dimaklumkan mengenai klausa pelupusan media ini dan kini pihak JLWU dalam proses menyediakan dokumen (perjanjian tambahan) yang menyatakan klausa berkenaan. BUSINESS INTELLIGENCE/DATA WAREHOUSING ILPPPL Pihak ILPPPL telah membuat pembentangan kertas kerja yang bertajuk Business Intelligence di mesyuarat JPICT MOT Bil 1 Tahun 2013 pada 14 Mac 2013 yang lalu. Mesyuarat telah meluluskan cadangan tersebut dan kini dalam proses untuk memohon kelulusan bajet untuk pelaksanaan. Tindakan : ILPPPL Status/Maklumbalas: Peruntukan One-Off bagi tahun 2014 untuk Sistem Business Intelligence ini telah diluluskan namun memandangkan ia merupakan peruntukan 2014, maka projek ini hanya akan dijalankan pada seawal Suku Tahun Pertama 2014 selepas wang peruntukan dikeluarkan.

m/s 7

AGENDA/ PARA

PERKARA/KEPUTUSAN

6.6

6.6.1

6.6.2

SEWAAN KOMPUTER JABATAN LAUT SABAH Sebutharga melalui eperolehan telah dikeluarkan 14 March 2013 dan telah ditutup pada 21 March 2013. Penilaian Sebutharga telah selesai dijalankan dan Syarikat Komiso Computer & Printer Clinic telah dilantik iaitu dengan tawaran harga sebanyak RM165,000. Kontrak adalah selama 2 tahun. Proses penghantaran dan pemasangan komputer sewaan akan bermula pada 17 Mei 2013. Tindakan : JLW Sabah Status/Maklumbalas: Syarikat Komiso Computer & Clinic telah dilantik pada 1 Mei 2013 namun gagal untuk membekal sewaan komputer berikutan masalah kewangan. Oleh itu, pihak Jabatan mengambil keputusan untuk membatalkan tawaran pembekalan oleh Syarikat Komiso dan telah menawarkan kepada Penyebutharga ke-2 iaitu Syarikat Bumi IT. Pihak Bumi IT, menerima sebutharga tersebut pada 10/6/2013 dan memohon masa selama 3 – 4 minggu untuk pembekalan tersebut dari tarikh surat tawaran dikeluarkan. Pihak JLW Sabah diminta agar memasukkan klausa pelupusan media di dalam kontrak tersebut. Tindakan : JLW Sabah Status/Maklumbalas: SELESAI. Pihak Jabatan telah mengambil maklum dan telah mengemaskini kontrak sebutharga tersebut dengan menambah klausa pelupusan seperti yang diarahkan.

m/s 8

AGENDA/ PARA

PERKARA/KEPUTUSAN

6.8

6.8.1

PEMBELIAN KOMPUTER JABATAN LAUT SARAWAK Permohonan perolehan aset tahun 2013 bagi Jabatan Laut Malaysia Wilayah Sarawak telah diluluskan oleh Pegawai Pengawal bertarikh 16 April 2013 melalui surat MOT 300-1/1/16/3(15). Penyediaan spesifikasi teknikal telah siap dilaksanakan dan telah dihantar ke Unit Kecil Pengurusan dan Perolehan Aset, JLWS untuk proses perolehan sebutharga. Jawatankuasa Penilaian Spesifikasi Teknikal dan Jawatankuasa Penilaian Kewangan telah dilantik melalui surat bertarikh 10 Mei 2013. Tindakan : JLW Sarawak Status/Maklumbalas: Berikut adalah perincian hasil keputusan mesyuarat Jawatankuasa Sebutharga yang telah diadakan pada 29 Julai 2013 :  Surat setuju terima telah dikeluarkan  kepada pihak pembekal yang berjaya iaitu Syarikat Multimedia Cybergate Sdn. Bhd. dan LPO (pesanan kerajaan) telah dikeluarkan  bertarikh 29  Ogos  2013.  Tempoh  serahan  bagi  pembekalan  peralatan  ICT  (15  unit  komputer) adalah di antara 2 hingga 4 minggu daripada tarikh pengeluaran LPO.   Dimaklumkan  bahawa  terdapat  penjimatan  daripada  kos  anggaran  Jabatan  iaitu sebanyak  RM  17,  580.00.  Hasil  daripada  penjimatan  tersebut  dicadangkan  agar  baki peruntukan tersebut digunakan untuk  perolehan tambahan bagi  7 unit komputer dan 1 unit pencetak. 

m/s 9

AGENDA/ PARA

PERKARA/KEPUTUSAN

7.0

INFORMATION SECURITY MANAGEMENT SYSTEM (ISMS)

Cadangan Penambahbaikan

Makluman Status Tindakan

1. Keselamatan Penghantaran Data

Beg yang membawa data backup dalam external drive perlu tambahan ciri-ciri keselamatan

Masih didalam proses perolehan dan dijangka diperolehi pada hujung bulan Mei 2013

2. Capacity Planning Kapasiti seperti UPS, air-cond, internet dan kakitangan di UTMKE perlu diambil kira

Jun 2013

3. Clock Synchonization Masa sistem maklumat JLM diselaraskan kepada time.windows.com yang terletak di luar negara. Ia lebih sesuai dirujukkan kepada masa tempatan di Malaysia

Jun 2013

Tindakan : UTMKE Status/Maklumbalas:

Cadangan Penambahbaikan

Makluman Status Tindakan

1. Keselamatan Penghantaran Data

Beg yang membawa data backup dalam external drive perlu tambahan ciri-ciri keselamatan

UTMKE telah memperolehi 3 unit beg keselamatan dan telah menggunakan beg keselamatan bermula 20 Mei 2013. Kos beg keselamatan tersebut adalah berjumlah RM2,440 iaitu RM940 bagi 1 unit beg besar dan RM750 bagi beg keselamatan yang kecil.

2. Capacity Planning Kapasiti seperti UPS, air-cond, internet dan kakitangan di UTMKE perlu diambil kira

UTMKE telah mewujudkan borang untuk perancangan kapasiti bagi UPS, aircond, internet dan kakitangan UTMKE pada 17 Julai 2013.

3. Clock Synchonization

Masa sistem maklumat JLM diselaraskan kepada time.windows.com yang terletak di luar negara. Ia lebih sesuai dirujukkan kepada masa tempatan di Malaysia

UTMKE dalam peringkat pengujian dan dijangka dapat diselesaikan dalam bulan Oktober 2013.

m/s 10

AGENDA/ PARA

PERKARA/KEPUTUSAN

8.0

8.5

PORTAL Manakala, maklumat berbentuk carta akan diberikan kepada Jawatankuasa Kerja Pengurusan Laman Web Jabatan secara berperingkat kerana proses membuat carta secara digital dengan kerjasama Unit Keselamatan Maritim (Hidrografi) mengambil masa yang agak panjang. Tindakan : Bahagian HEPP. BKP Status/Maklumbalas: Perkara ini telah dibincangkan di antara wakil HEPP dan wakil BKP bagi melengkapkan carta digital untuk JLW Selatan dan JLW Tengah dan dijangka dapat diselesaikan secepat mungkin.

9.0

9.1

9.1.1

PEMBENTANGAN KERTAS

CADANGAN SEWAAN KOMPUTER DAN PENCETAK DI IBU PEJABAT LAUT, JABATAN LAUT WILAYAH TENGAH, JABATAN LAUT WILAYAH TIMUR, JABATAN LAUT WILAYAH SELATAN DAN LEMBAGA DIUS API

Mesyuarat memutuskan agar kertas kerja ini disemak semula dan dikemaskini untuk pembentangan semula pada mesyuarat JPICT yang akan datang. Tindakan : UTMKE Status/Maklumbalas: Akan dibentangkan di dalam mesyuarat, Agenda 9.1.

9.2

9.2.1

CADANGAN CENTRALIZED SDPX

Mesyuarat memutuskan agar kertas kerja ini disemak semula dan dikemaskini untuk pembentangan semula pada mesyuarat JPICT yang akan datang. Tindakan : Bahagian HEPP, UTMKE Status/Maklumbalas: Akan dibentangkan di dalam mesyuarat, Agenda 9.2.

m/s 11

AGENDA/ PARA

PERKARA/KEPUTUSAN

10.0

10.1

10.1.2

HAL-HAL LAIN RAK SWITCH DI ILPPPL Borang Pesanan Kerajaan (L.O) telah dikeluarkan pada 10 April 2013 kepada Syarikat Mediface MSC Sdn Bhd. Kerja-kerja penyelenggaraan sedang dijalankan dan dijangka siap pada minggu ke lima bulan Mei dan kos yang terlibat adalah sebanyak RM 43,780.00. Tindakan : ILPPPL Status/Maklumbalas: SELESAI. Kerja-kerja penyelenggaraan rangkaian dan pengalihan rak switch di Bilik Kuliah Blok Latihan ILPPPL telah siap dilaksanakan pada 10 Jun 2013 dan Pesanan Kerajaan (L.O) telah ditandatangani.

10.2

10.2.2

KAD PERPUSTAKAAN ILPPPL Pihak ILPPPL telah menghantar borang permohonan Pesananan Kerajaan kepada Unit Pengurusan Aset, IPL pada 10 Mei 2013 bagi 200 keping kad dan sedang menunggu Pesanan Kerajaan. Tindakan : ILPPPL Status/Maklumbalas: SELESAI. Pesanan Kerajaan telah dikeluarkan kepada Syarikat ABM Creative dan kad perpustakaan tersebut telah dibekalkan pada hujung bulan Julai 2013.

m/s 12

AGENDA/ PARA

PERKARA/KEPUTUSAN

10.3

10.3.1

CADANGAN KAJIAN KEPUASAN PELANGGAN TERHADAP TALIAN 1NETWORK JLM Mesyuarat mengambil maklum tentang permohonan yang akan dibuat kepada pihak TM berhubung Kajian Kepuasan Pelanggan terhadap servis yang telah diberikan oleh pihak TM kepada JLM. Tindakan : UTMKE Status/Maklumbalas: Pihak UTMKE telah menjalankan Kajian Kepuasan Pengguna dan berikut adalah hasil daripada kajian tersebut : Bilangan Responden – 46 Rumusan :

• Amat Berpuashati – 6 (13.04%) • Berpuashati – 28 (60.87%) • Kurang Berpuashati – 12 (26.09%)

Cadangan/Komen :

• Kelonggaran capaian kepada jaringan media sosial. • Peningkatan kelajuan bandwidth.

m/s 13

AGENDA/ PARA

PERKARA/KEPUTUSAN

10.4

10.4.3

ONLINE SERVICES JLM Mesyuarat bersetuju supaya semua bahagian menyemak perkhidmatan masing-masing yang boleh dilaksanakan secara atas talian. Tindakan : Semua Bahagian Status/Maklumbalas: Bahagian Khidmat Pengurusan telah mengadakan mesyuarat pada 29 Mei 2013 bagi membincangkan perkhidmatan-perkhidmatan jabatan yang boleh ditawarkan kepada orang awam melalui atas talian. Mesyuarat tersebut turut dihadiri oleh wakil-wakil dari semua bahagian. Hasil mesyuarat mendapati:

Bahagian Jumlah Perkhidmatan kepada orang

awam

Jumlah Perkhidmatan di atas talian

Peratus (%)

Hal Ehwal Pelaut (HEPP) 21 12 57 % Kawalan Industri (BKI) 15 9 60 % Keselamatan Pelayatan (BKP)

2 2 100%

Institut Latihan Pentadbiran & Pengurusan Pengangkutan Laut

2 2 100%

Senarai perkhidmatan-perkhidmatan boleh rujuk pada Lampiran 2.