PERKONGSIAN ILMU

SISTEM PENGURUSAN KUALITI

Oleh:

ZALEHA BINTI ATAN

TIMBALAN KETUA PUSTAKAWAN (PERKHIDMATAN)/

WAKIL PENGURUSAN

Perpustakaan UTM

4 September 2018 (Selasa)

PERPUSTAKAAN UTM

PSZ JB

PRZS JB

PSZ KL

PERPUSTAKAAN

IBD, JB

12 PERPUSTAKAAN

FAKULTI PERPUSTAKAAN

MJIIT, KL

PERPUSTAKAAN

SEKOLAH RAZAK, KL

VISI Menyumbang kepada peningkatan ilmu melalui penyediaan akses mudah,

penyebaran dan perkongsian maklumat sains, teknologi dan kejuruteraan.

MISI Perpustakaan sebagai pusta ilmu terulung dalam bidang sains, teknologi dan

kejuruteraan

MOTO

OBJEKTIF Memberi Perkhidmatan berasaskan maklumat kepada pelanggan.

Mengurus maklumat yang menepati keperluan pembelajaran,

pengajaran, penyelidikan, perundingan dan penerbitan UTM.

Mempromosikan maklumat kepada masyarakat dalam dan luar UTM.

Memupuk budaya ilmu kecemerlangan minda di kalangan

masyarakat dalam dan luar UTM.

KECEMERLANGAN INFORMASI

PIAGAM PELANGGAN

Memberikan perkhidmatan yang berkualiti dan peka kepadakeperluan dan kepuasan pelanggan .

Mengamalkan sikap positif dan nilai-nilai murni dalamperkhidmatan.

Melaksanakan langkah pembaharuan yang berterusan bagi mempertingkatkan perkhidmatan.

Meningkatkan kemahiran dan kewibawaan stafmelalui latihan.

Memastikan persekitaran Perpustakaan UTM selamat dankondusif

• CSI Keseluruhan 84%• Peminjaman/

pemulangan mencapai <2.5 min.

• KIK - Emas & Perak• Pengurusan Kejat -

Anugerah Kumpulan & Persembahan Terbaik

• Latihan staf 100% (217 staf)

• Amalan SPP• CSI Staf 95.90%

• CSI (Persekitaran) 92.92%

Carta Organisasi

Perpustakaan UTM Tahun 2018 11 Bahagian

42 Unit

KETUA PUSTAKAWAN

Timbalan

Ketua Pustakawan

(Perancangan &

Pembangunan)

PERANCANGAN &

PEMBANGUNAN

Bahagian

Pentadbiran

& Korporat

(BTK)

Pengurusan

Sumber

Manusia

(PSM)

Pengurusan

Kewangan

& Fasiliti

(PKF)

Korporat &

Bisnes

Strategik

(KBS)

Bahagian

Pembangunan

Sumber &

Katalog

(BPSK)

Pengurusan

Teknikal

(PT)

Hadiah dan

Pertukaran

(HP)

Perolehan

Bahan

(PB)

Jurnal &

Media

Elektronik

(JME)

Timbalan

Ketua Pustakawan

(PRZS)

PERPUSTAKAAN

RAJA ZARITH

SOFIAH

Bahagian

Automasi

(BA)

Sistem

Pengurusan

Perpustakaan

(SPP)

Pengurusan

ICT

Perpustakaan

(PIC)

Server &

Rangkaian

(SR)

Sistem

Aplikasi

Perpustakaan

(SAP)

Bahagian

Perkhidmatan

Maklumat,

Penyelidikan

& Sirkulasi

(BPMPS)

Sirkulasi

(SK)

Perkhidmatan

Maklumat &

Sokongan

Penyelidikan

(PMP)

Bahagian

Repositori

Metadata

(BRM)

Koleksi Khas

(KK)

Pengurusan

UTM-IR &

Data

Penyelidikan

(PID)

Pengurusan

Dokumen

Digital

(PDD)

Pentadbiran

(PTD)

GALERIUM

Timbalan

Ketua Pustakawan

(Galerium)

Bahagian

Multimedia

(BM)

Pembangunan

Multimedia

(BMM)

Pengurusan

Multimedia

(PMM)

Bahagian

Galerium

(BG)

Pembangunan

Galerium

(PBG)

Penyelidikan

Galerium

(PYG)

Konservasi

Galerium

(KG)

Tarikh Dikemaskini:

27 Jun 2018

Timbalan

Ketua Pustakawan

(PSZ KL)

PERPUSTAKAAN

SULTANAH ZANARIAH,

UTM KL

Bahagian

Perkhidmatan

Maklumat &

Penyelidikan

(BPMP)

Pengurusan

Maklumat &

Sokongan

Penyelidikan

(PMSP)

Promosi,

Alumni &

Galerium

(PAG)

Pentadbiran

& Korporat

(PK)

Bahagian

Pengurusan

Koleksi &

Perpustakaan

Cawangan

(BPKC)

Perpustakaan

Menara Razak

Pemeliharaan

&

Pemuliharaan

(PP)

Perolehan,

Katalog &

Digital

(PKD)

Sirkulasi &

Reading

Station

(SRS)

Perpustakaan

MJIIT

Perpustakaan

CASIS

Perpustakaan

UTMSpace

Timbalan

Ketua Pustakawan

(Perkhidmatan)

PERKHIDMATAN

Bahagian

Perkhidmatan

Maklumat

&

Penyelidikan

(BPMP)

Runding

Maklumat &

Penyelidikan

(RMP)

Pengurusan

Maklumat

(PM)

Pangkalan

Data

Penyelidikan

(PDP)

Pengurusan

Penerbitan

Penyelidikan

(PPP)

Promosi &

Alumni

(PA)

Perpustakaan

IBD

Perpustakaan

HPT Pagoh

Bahagian

Pengurusan

Koleksi

(BPK)

Sirkulasi

(SK)

Pemeliharaan

dan

Pemuliharaan

(PP)

Perpustakaan

Fakulti

(PF)

Reading

Station

(RS)

15348

201

STAF PERPUSTAKAAN UTM

JUMLAH STAF

PROFESIONAL PELAKSANA

Kemaskini: 10 Julai 2018

0

22

2

22

0

5

10

15

20

25

DOKTOF FALSAFAH SARJANA & SARJANA MUDA SARJANA MUDA & DIPLOMA

LANJUTAN

SARJANA MUDA

MAKLUMAT KELAYAKAN AKADEMIK

KUMPULAN PENGURUSAN & PROFESSIONAL

(SKIM S : PUSTAKAWAN)

102

51

13

30

3 20

20

40

60

80

100

120

BANGUNAN PSZ (JB) BANGUNAN PRZS

(JB)

PFJB BANGUNAN PSZ KL BANGUNAN HPT

PAGOH

CB-CTG

PECAHAN STAF PERPUSTAKAAN UTM

(Mengikut Cawangan)

PERPUSTAKAAN UTM : KOLEKSIMonograf

689,541 naskhah

Serial

10,946 naskhah

Media Elektronik

3,456,034 judul

Pangkalan Data

18 judul Utama

Kartografi (helaian)

44,257 naskhah

Bahan AV

225,345 naskhah

Lain-lain

16,827 naskhah

APA ITU ISO

ISOISOS (Bahasa Yunani) bermaksud Konsisten /

berkekalan

ISO Nickname International

Organization For Standardization (IOS)

SEJARAH ISO

NGO, ibupejabat di

Geneva Switzerland

Ditubuhpada 1946

Committee bermesyuarat setiap

4 tahun

Keahlian 150 negara – setiap negara diwakili oleh badan persijilan

Mempunyai > 180 Technical Committee

MS ISO 9000

“Satu standard bertulis yang menetapkan keperluan asas dalam

melaksanakan sistem pengurusan kualiti bagi memenuhi

kehendak dan kepuasan pelanggan dan stake holder

(pihak berkepentingan)”

KEPENTINGAN STANDARD MS ISO 9000

13

01

Memantapkan sistem penyampaian perkhidmatan

04

Meningkatkan kecekapan dan keberkesanan organisasi

02

Memberi fokus kepada kehendak

dan ekspektasi pelanggan

03

Melakukan inovasi dalam

penambahbaikan

01

02

03

04Tujuan

ISTILAH MUDAH SPK

`Say what you do’

`Do what you say’

`Record what is done’

`Improve, based on results’

mendokumenkan prosedur proses kerja yang memberi kesan kepada kualiti produk.

melaksanakan aktiviti kerja yang dinyatakan dalam prosedur

rekod aktiviti bukti pematuhan kepada apa yang didokumenkan

perbandingan apa yang dilakukan dengan apa yang dirancangkan penabahbaikan

CIRI-CIRI UTAMA SPK

Tindakan pencegahan

Kajian Semula yang berterusan ke atas tindakanpembetulan

Bekerja secara konsisten menepati prinsip

`betul kali pertama dan setiap kali’

Mematuhi dasar, peraturan, undang-undang sertaprosedur yang didokumenkan

Penyenggaraan rekod kualiti

SISTEM PENGURUSAN KUALITI

PERPUSTAKAAN UTM

Idea mendapatkan pengiktirafan Kualiti ISO 9002 Perpustakaan UTM lahir semasa Persidangan

Pustakawan PSZ pada penghujung 1996

PROGRAM KUALITI

Persijilan ISO 9001 dikemaskini mengikut versi. BS 11620 standard pengukuran prestasi produk dan

penyampaian perpustakaan. Mesyuarat Semakan Pengurusan Taklimat kualiti kepada staf baru dan kesedaran

semasa kepada staf sedia ada

PERALIHAN KE ISO 9001:20151998

MS ISO 9002 : 1994

2002

MS ISO 9001 : 2000

2010

MS ISO 9001 : 2008

2016

MS ISO 9001 : 2015

MS : Malaysia Standard

ISO : International Organization for Standardization

9001 : Keperluan Standard

2015 : Versi Keluaran

PERALIHAN KE ISO 9001:2015 Bengkel Kefahaman ISO 9001:2015 dan draf awal dokumentasi (WP dan

Pustakawan) – 23 Disember 2015

Bengkel Pengurusan Risiko Perpustakaan Mengikut Keperluan ISO 9001:2015 (Fasilitator: PM Shoki, Ketua bahagian dan AJK Kualiti), 4 – 6 April 2015)

Pra Bengkel Dokumentasi ISO 9001:2015. WP dan Ketua Bahagian, 5 Mei 2016

Kursus Audit Dalaman ISO 9001:2015 dan Bengkel dokumentasi ISO 9001:2015. PM Shoki, WP, KB dan pemilik Proses - 9 Mei 2016

Bengkel Pengurusan Risiko, anjuran HCD. Pustakawan Perpustakaan ikut serta.

Penyediaan dokumentasi lengkap oleh Pemilik Proses -- 12 Mei 2016

Pembukaan Audit dalam -- 17 Julai 2016

Penutup Audit Dalam - 28 Julai 2016

Audit Pensijilan SIRIM, 5 – 6 September 2016

PENGIKTIRAFAN MS ISO 9001:2015

MS ISO 9001 : 2015

“Satu standard bertulis yang menetapkan keperluan asas dalam

melaksanakan sistem pengurusan kualiti bagi memenuhi

kehendak dan kepuasan pelanggan dan stake holder

(pihak berkepentingan)”

• Konteks Organisasi: Memahami keperluan organisasi dan harapan

pihak yang berkepentingan / pelanggan serta skop sistem

pengurusan kualiti

• Pengurusan Risiko: Satu kaedah yang sistematik bagi

mengenalpasti, menilai ancaman risiko dan mengenalpasti kaedah

mengurangkan risiko

• Tiada keperluan wajib menyediakan dokumen manual kualiti

• Tiada keperluan wajib jawatan wakil pengurusan

• Tiada keperluan wajib tindakan pencegahan

KEPERLUAN BAHARU YANG DIPERKENALKAN DALAM

STANDARD MS ISO 9001: 2015

PRINSIP KUALITI MS ISO 9001: 2015

Fokus kepada pelanggan (harapan dan keperluan pelanggan)

Sentiasa memenuhi keperluan pelanggan dan stakeholder/pihak

berkepentingan setiap masa

Kepimpinan (Tuju arah dan Sokongan)

Penglibatan pengurusan atasan dalam setiap aspek pengurusan Cth,

merancang, melaksana, mengawal dan memantau

Penglibatan ( Penyertaan dan Akauntabiliti)

Penglibatan semua peringkat tenaga kerja dalam system

penyampaian perkhidmatan

PRINSIP KUALITI MS ISO 9001: 2015

Pendekatan Proses ( Kecekapan dan Keberkesanan) Keupayaan

menggunakan sumber dan aktiviti yang berkaitan diuruskan

sebagai satu proses

Penambahbaikan (terhadap Produk dan Proses) Menerapkan dan

melaksanakan budaya penambahbaikan berterusan dalam sistem

pengurusan

Keputusan berdasarkan fakta nyata (statistic dan Trends) Keputusan

dibuat berdasarkan data dan maklumat yang nyata dan relevan

Hubungan Pengurusan Memastikan hubungan dengan pelanggan

dan pihak berkepentingan sentisa terjalin baik bagi menjaminkan

produk dan perkhidmatan dapat disampaikan dengan berkesan

PERANAN, TANGGUNGJAWAB & BIDANGKUASA

Dijelaskan melalui Carta Organisasi Perpustakaan UTM.

Setiap staf disediakan dengan senarai tugas yang jelas untuk melaksanakan tugas

dengan penuh tanggungjawab.

Pengurusan tertinggi menetapkan tugas dan tanggungjawab SPK diagihkan dengan

jelas bagi perkara berikut :-

Memastikan SPK Perpustakaan UTM mematuhi keperluan piawaian ISO

9001:2015

Memastikan proses kerja mampu mencapai output yang ditetapkan.

Melapor prestasi SPK serta peluang penambahbaikan kepada pengurusan

tinggi perpustakaan atau di lain-lain kaedah bersesuaian.

Memastikan penekanan kepada fokus pelanggan dibuat kepada keseluruhan

organisasi.

Memastikan integriti SPK dikekalkan apabila berlaku perubahan kepada

perancangan dan impelmentasi SPK.

DOKUMENTASI MS ISO 9001:2015

1 Manual Kualiti

3 Senarai Induk

6 Prosedur Mendiri

37 Prosedur

Dokumen Sokongan

Minit Mesyuarat

Dasar Perpustakaan

Buku Panduan

Fail-fail berkaitan proses

Rujuk Portal Kualiti

http://portal.psz.utm.my/quality/

PROGRAM AUDIT DALAM PERPUSTAKAAN UTM

Nor Ashikin Mohamad(Ketua Juruaudit)

NorainiYahya

KamariahMohamed Jong

Mohd. NasirIbrahim

HaslinaNasir

ZafarinaDol

JunaidahAbdullah

KhairulbahiyahYaakub

Mohd. FuadMohamed

Yusof

Nik MasrizaZakaria

PASUKAN JURUAUDIT

Salina Shamsuri

Md Razib Karno

SarasyimaMd Salleh

Siti Nisrin Mohd. Anis

Haliza Zainal Syaranah Mohd Raqi

SKOP

Audit Dalam dijalankan mengikut Prosedur Audit Dalam P(AD) PSZ/8.2.2 berdasarkan keperluan standards MS ISO 9001:2015;

KAEDAH AUDIT

Semakan kepada

prosedur

Semakanrekod/dokumensokongan dan

bahan bukti

Temubual

(Interview)

Pemerhatian

(Observation)

PELAKSANAAN PROGRAMAUDIT DALAM

Pembukaan Audit Dalam

Proses Pengauditan

Penyediaan Laporan Audit Dalam

Mesyuarat Penutup Audit Dalam

Susulan Audit Dalam

PROGRAM SPKPERPUSTAKAAN UTM

PELASTARIAN

5S

STANDARD PEOPLE PRACTICE

PELASTARIAN

JAWATANKUASA INDUK PELESTARIAN PERPUSTAKAAN UTM

PERPUSTAKAAN RAJA ZARITH SOFIAH

SETIAUSAHAPN. ZAFARINA BINTI DOL

WAKIL BAHAGIAN

Ketua Bhgn Katalog, Hadiah & Pertukaran Ketua Bhgn. Pembangunan Sumber dan Katalog Ketua Bhgn. Perkhidmatan Maklumat &

Penyelidikan Ketua Bhgn. Perkhidmatan & Sirkulasi Ketua Bhgn. Repositori Metadata Ketua Bhgn. Automasi

PENYELARAS AKTIVITIPN. NORAINI BINTI YAHYA

GREEN MANAGERPN. KAMARIAH MOHAMED

JONG

KETUA PTJDR. NORAZIAH BINTI SHARUDDIN

PERPUSTAKAAN SULTANAH ZANARIAH

PENYELARAS AKTIVITIEN. MOHD. NASIR BIN IBRAHIM

Paper

Recycle

Energy

Waste

Paper

Recycle

Energy

Waste

Penggunaan Tanah Kosong Sekitar Bangunan PSZ

Sudut tanaman herba dan rempah di bawah

pokok tepi tangga utama Perpustakaan

Penggunaan Ruang di PRZS

Sebelum Selepas Kaktus

Lengkuas & Serai

MahkotaDewa

Kaktus

Pemandangandari luar

Penggunaanbotol terpakai

Taklimat KetuaProjek

Pelbagaitanaman

Pokok di ruangantandas

Pokok di ruangantandas

Tanaman Herba Di Kawasan Courtyard PRZS

Pokok Mahkota Dewa Lengkuas & Serai

LAMAN HERBA (SEKITAR BANGUNAN PSZ)

INISIATIF PENJIMATAN TENAGA

Kempen kepada semua staf dan pelajar amalan ke arah penjimatan elektrik :

Menutup suis lampu jika keluar dari bilik / setiap pejabat dengan agak

lama spt; pergi ke tandas, mesyuarat, berkursus dan lain-lain aktiviti.

Penggunaan cahaya semulajadi bagi kawasan bersesuaian

Signage - alert

INISIATIF PENJIMATAN TENAGA

Semulajadi

PENJIMATAN TENAGA ELEKTRIK:PSZ DAN PRZS

2013 2014 2015 2016 2017

RM677, 098.97 RM699, 097.37 RM587, 737.97 Masalah meter

Bil Elektrik PRZS Berkongsi dengan Meter bagi Dewan Peperiksaan

Gotong Royong Bulanan Perpustakaan UTM

5s

TERIMA KASIH

Perpustakaan

UTM