1

SISTEM PENGURUSAN KUALITI PEJABAT DAERAH DAN TANAH JASIN

MS ISO 9001:2008

PROSEDUR KUALITI

PERMOHONAN PERMIT BAHAN-BATUAN (TANAH MERAH)

KELULUSAN OLEH PENTADBIR TANAH JASIN PDTJ/KK/PK-01

JAWATAN TANDATANGAN

PEMBANTU TADBIR (PENGUATKUASA)

JAWATAN TANDATANGAN

WAKIL PENGURUSAN

NO. SALINAN TERKAWAL :

SENARAI EDARAN

No.

Salinan Terkawal Penerima 1. Pegawai Daerah Jasin

2. Wakil Pengurusan

3. Pegawai Dokumen

4. Ketua Audit Dalam

5. Pembantu Tadbir Tertinggi (Tanah)

6. Pembantu Tadbir Kanan (Tanah)

7. Pembantu Tadbir Kanan (Pendaftaran)

8. Pembantu Tadbir Kanan (Hasil)

9. Penolong Jurutera (Pembangunan Fizikal)

10. Pembantu Tadbir Kanan (Pembangunan Masyarakat)

11. Pembantu Tadbir Kanan (Pentadbiran dan Kewangan)

PEJABAT DAERAH

DAN TANAH JASIN

PERMOHONAN PERMIT

BAHAN BATUAN ( TANAH MERAH) KELULUSAN OLEH

PENTADBIR TANAH JASIN

NO. DOKUMEN : PDTJ/KK/PK-01

TARIKH TERBITAN : 23 OKTOBER 2012

NO. PINDAAN : 00

TARIKH KUATKUASA PINDAAN DOKUMEN : -

MUKASURAT : 2/11

PEJABAT DAERAH

DAN TANAH JASIN

PERMOHONAN PERMIT

BAHAN BATUAN ( TANAH MERAH) KELULUSAN OLEH

PENTADBIR TANAH JASIN

NO. DOKUMEN : PDTJ/KK/PK-01

TARIKH TERBITAN : 23 OKTOBER 2012

NO. PINDAAN : 00

TARIKH KUATKUASA PINDAAN DOKUMEN : -

MUKASURAT : 3/11

1.0 OBJEKTIF Prosedur ini bertujuan bagi memastikan permohonan Permit Tanah Merah untuk kuantiti tidak melebihi 1,000 meter padu dilaksanakan mengikut peruntukan-peruntukan di bawah Seksyen 42(1) Kanun Tanah Negara 1965 dan kelulusan dalam tempoh tidak melebihi 7 hari mengikut objektif kualiti Pejabat Daerah Dan Tanah Jasin. 2.0 SKOP Prosedur ini digunapakai oleh Unit Penguatkuasa, Unit Pendaftaran, Unit Hasil dan Unit Pentadbiran dan Kewangan bagi memproses Permohonan Permit Bahan-batuan(Tanah Merah) tidak melebihi 1,000 meter padu, mengikut Seksyen 42(1) KTN, 1965 dari terima permohonan hingga pengeluaran Borang 4C kepada pemohon. 3.0 RUJUKAN (I) Kanun Tanah Negara 1965 (ii) Kaedah Tanah Melaka 1966 (iii) Pekeliling Ketua Pengarah Tanah Dan Galian Persekutuan (iv) Arahan Pengarah Tanah Dan Galian Melaka Bil. 14/80 dan Bil.1/99.

(v) Keputusan MMKN.2A/19/2010, MMKN.14A/10/97, MMKN.26A/13/92 dan MMKN pada 17.4.2002 disahkan pada 24.4.2002

(vi) Kanun Tanah Negara (Hakmilik Pulau Pinang Dan Melaka 1963)

PEJABAT DAERAH

DAN TANAH JASIN

PERMOHONAN PERMIT

BAHAN BATUAN ( TANAH MERAH) KELULUSAN OLEH

PENTADBIR TANAH JASIN

NO. DOKUMEN : PDTJ/KK/PK-01

TARIKH TERBITAN : 23 OKTOBER 2012

NO. PINDAAN : 01

TARIKH KUATKUASA PINDAAN DOKUMEN : 10 MAC 2014

MUKASURAT : 4/11

4.0 SINGKATAN DAN DEFINISI

4.1 PTG : Pengarah Tanah Dan Galian Melaka

4.2 PTJ :

Pentadbir Tanah Jasin

4.3 ADUN : Ahli Dewan Undangan Negeri

4.4 PPD(H/P) :

Penolong Pegawai Daerah Hasil Dan Penguatkuasa

4.5 PPT(T) : Penolong Pegawai Tanah Tinggi

4.6 PPTK : Penolong Pegawai Tanah Kanan

4.7 PPT : Penolong Pegawai Tanah

4.8 PT(PK) : Pembantu Tadbir Penguatkuasa

4.9 PPL : Pelukis Pelan

4.1 PN : Penghantar Notis

4.12 PRA : Pembantu Rendah Awam

PEJABAT DAERAH

DAN TANAH JASIN

PERMOHONAN PERMIT

BAHAN BATUAN ( TANAH MERAH) KELULUSAN OLEH

PENTADBIR TANAH JASIN

NO. DOKUMEN : PDTJ/KK/PK-01

TARIKH TERBITAN : 23 OKTOBER 2012

NO. PINDAAN : 01

TARIKH KUATKUASA PINDAAN DOKUMEN : 10 MAC 2014

MUKASURAT : 5/11

TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN

5.1 Proses Permohonan

PT(PK) 5.1.1 Terima Borang Permohonan Permit Bahan-batuan – PDTJ/KK/PK-01/R2

5.1.2 Semak Borang Permohonan mengikut senarai semakan borang permohonan individu/syarikat/perbadanan/agensi Kerajaan (Borang Senarai Semak – PDTJ/KK/PK-01/R1)

i. Jika tidak lengkap, kembalikan kepada pemohon untuk dilengkapkan.

ii. Jika lengkap, sediakan bil pelbagai bayaran – Borang 3 dan minta pemohon kemukakan bayaran proses di Kaunter Unit Hasil.

5.1.3 Terima salinan resit bayaran proses, borang permohonan dan dokumen-dokumen seperti dalam senarai semak.

5.1.4 Daftarkan dalam buku Daftar Permohonan dan buka fail.

5.1.5 Serahkan Kad Akuan terimaan permohonan serta-merta kepada pemohon.(Am 95A – Pin 1/89)

5.1.6 Failkan borang permohonan, borang senarai semak, salinan resit, Kad Akaun Terimaan dan lain-lain dokumen-dokumen seperti yang tercatat dalam senarai semakan.

PT(PK), PPT(T)/PPTK

5.1.7 Hantar Fail kepada PPT(T)/PPTK untuk agihan tugas laporan pelan, charting oleh PP dan laporan tanah oleh PPT.

PPT/PPL

5.1.8 Sediakan laporan pelan, charting dan laporan tanah – PDTJ/TANAH/PK-01/R1 DAN PDTJ/TANAH/PK-03.

5.1.9 PPT(T)/PPTK menyemak laporan pelan dan laporan tanah dan hantar fail serta mengarahkan PT(PK) menyediakan deraf Rencana Untuk Pertimbangan dan keputusan Pentadbir Tanah Jasin. (BRG 7)

PEJABAT DAERAH

DAN TANAH JASIN

PERMOHONAN PERMIT

BAHAN BATUAN ( TANAH MERAH) KELULUSAN OLEH

PENTADBIR TANAH JASIN

NO. DOKUMEN : PDTJ/KK/PK-01

TARIKH TERBITAN : 23 OKTOBER 2012

NO. PINDAAN : 01

TARIKH KUATKUASA PINDAAN DOKUMEN : 10 MAC 2014

MUKASURAT : 6/11

TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN

5.2 Proses Penyediaan Deraf Pertimbangan PTJ

PPT(T)/PPTK

5.2.1 Semak laporan pelan dan laporan tanah serta arahkan PT(PK) menyediakan deraf rencana untuk pertimbangan dan keputusan PTJ.(Deraf Rencana PTJ – PDTJ/KK/PK-01/R3 )

PT(PK)

5.2.2 Penyediaan surat mohon ulasan kepada Jabatan Teknikal dan ADUN Kawasan jika benar-benar perlu sahaja.Walau bagaimanapun ulasan/ kebenaran dari tuan tanah/pegawai pengawal perlu, jika tanah tersebut adalah tanah milik atau telah direzabkan untuk tujuan awam.(Surat Ulasan Jab.Teknikal dan Surat Persetujuan Tuan Tanah – PDTJ/KK/PK-01/R4 )

5.2.3 Sediakan deraf rencana untuk pertimbangan dan keputusan PTJ.

5.2.4 Kemukakan deraf rencana untuk pertimbangan dan keputusan PTJ kepada PPT(T)/PPTK untuk semakan dan pindaan jika perlu.

PPT(T)/PPTK

5.2.5 PPT(T)/PPTK semak, jika tiada pindaan kemukakan fail kepada PPD(H/P) untuk tujuan perakuan.

PPD(H/P)/PPT(T)

5.2.6 PPD(H/P)/PPT(T) semak, jika tiada pindaan, perakukan permohonan dan kemukakan Rencana kepada PTJ untuk tujuan pertimbangan/keputusan samada lulus/tolak.

PTJ

5.2.7 PTJ membuat keputusan samada lulus/tolak.

PEJABAT DAERAH

DAN TANAH JASIN

PERMOHONAN PERMIT

BAHAN BATUAN ( TANAH MERAH) KELULUSAN OLEH

PENTADBIR TANAH JASIN

NO. DOKUMEN : PDTJ/KK/PK-01

TARIKH TERBITAN : 23 OKTOBER 2012

NO. PINDAAN : 02

TARIKH KUATKUASA PINDAAN DOKUMEN : 9 APRIL 2015

MUKASURAT : 7/11

TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN

5.3 Pemakluman Keputusan Kepada Pemohon

PT(PK)

5.3.1 Terima fail dari PTJ dan rekod dalam Buku Daftar Permohonan. Proses permohonan berdasarkan dua keadaan:

A Sekiranya permohonan ditolak:-

(a) i. Sedia/Hantar surat makluman kepada Pemohon setelah ditandatangani oleh PD(H/P)/PPT(T)

ii. Charting permohonan ditolak dalam syit piawai

iii. Tutup fail. (b) Dapatkan arahan PTJ supaya meminta PPT

membuat pemantauan di tapak (c) Maklumkan kepada PPT(T)/PPTK berkaitan

arahan pemantauan dari PTJ seperti catitan di kertas minit.

B Sekiranya permohonan diluluskan:-

(a) i. Sedia/Hantar surat makluman kelulusan kepada pemohon setelah ditandatangani oleh PPD(H/P)/ PPT(T) dan nyatakan jumlah kuantiti, tempoh, kadar bayaran royalti, bayaran kupon dan bayaran deposit (20%) serta syarat-syarat kelulusan pengeluaran dan penggunaan kupon perlu dipatuhi.(Surat Kelulusan)

ii. Maklumkan bayaran kelulusan permit perlu dijelaskan dalam tempoh 14 hari.

iii. Hantar surat melalui pos biasa dan memaklumkan melalui telefon.

PEJABAT DAERAH

DAN TANAH JASIN

PERMOHONAN PERMIT

BAHAN BATUAN ( TANAH MERAH) KELULUSAN OLEH

PENTADBIR TANAH JASIN

NO. DOKUMEN : PDTJ/KK/PK-01

TARIKH TERBITAN : 23 OKTOBER 2012

NO. PINDAAN : 02

TARIKH KUATKUASA PINDAAN DOKUMEN : 9 APRIL 2015

MUKASURAT : 8/11

TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN

5.4 Penerimaan Bayaran Kelulusan Permit/ Pengeluaran Borang 4C

PT(PK)

5.4.1 Semak fail samada pemohon telah membuat bayaran dalam tempoh yang ditetapkan iaitu 14 hari.

5.4.2 Sekiranya bayaran tidak dijelaskan dapatkan arahan PTJ, sediakan surat pembatalan kelulusan dan hantar kepada pemohon melalui pos berdaftar/ Penghantar Notis/ Serahan Tangan. Rekod dalam buku rekod penghantaran.

5.4.3 Dapatkan arahan PTJ supaya PPT membuat pemantauan di tapak.

5.4.4 Maklumkan kepada PPT(T)/PPTK berkaitan arahan pemantauan dari PTJ seperti catitan di kertas minit.

5.4.5 Menerima bayaran daripada pemohon. Sediakan bil. bayaran pelbagai bagi bayaran royalti, bayaran deposit (20%) dan bayaran kupon.(Bil Bayaran Pelbagai – PDTJ/HASIL/PK-02/R3).

5.4.6 Minta pemohon buat bayaran di Unit Hasil. Terima salinan resit bayaran dan failkan

5.4.7 Minta PRA cop kupon yang diperlukan dan PT (PK) kemukakan Permit Mengambil Bahan-bahan Batuan(Borang 4C) yang telah lengkap diisi kepada PTJ/PPD(H/P)/PPT(T)/ PPTK untuk tandatangan.

5.4.8 Sediakan salinan Permit Mengambil Bahan-bahan Batuan (Borang 4C) dan failkan.

5.4.9 Serahkan Borang 4C serta buku kupon kepada pemohon dan minta pemohon tandatangan buku terimaan/keluaran buku kupon.

5.4.10 Setelah selesai proses kelulusan, fail disimpan untuk rujukan selanjutnya.

PEJABAT DAERAH

DAN TANAH JASIN

PERMOHONAN PERMIT

BAHAN BATUAN ( TANAH MERAH) KELULUSAN OLEH

PENTADBIR TANAH JASIN

NO. DOKUMEN : PDTJ/KK/PK-01

TARIKH TERBITAN : 23 OKTOBER 2012

NO. PINDAAN : 01

TARIKH KUATKUASA PINDAAN DOKUMEN : 9 APRIL 2015

MUKASURAT : 9/11

TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN

5.5 Permohonan Lanjut Tempoh/Gantian Tempoh Permit

PT(PK)

5.5.1 Terima Surat Permohonan Gantian Tempoh Permit Nota: Surat daripada pemohon sahaja

5.5.2 Semak Surat Permohonan berdasarkan perkara-perkara berikut:-

i. Maklumat buku kupon yang telah digunakan, Permit Mengambil Bahan-bahan Batuan (Borang 4C) yang telah diluluskan dan alasan-alasan yang munasabah.

5.5.3 Cop terima surat permohonan dan satu salinan diserahkan kepada pemegang permit/pemohon

5.5.4 Masukkan kesemua dokumen ke dalam fail permohonan asal.

5.5.5 Hantar fail kepada PPD(H/P)/PPT(T) untuk tujuan semakan

PPD(H/P)/PPT(T) 5.5.6 Laporan digunapakai semasa permohonan pertama.

PT(PK)

5.5.7 Terima fail dari PTJ dan mengambil tindakan berdasarkan kepada minit PTJ sama ada lulus atau tolak.

5.5.9 Terima fail dari PTJ dan proses permohonan berdasarkan kepada dua keadaan :

(a) Sekiranya permohonan ditolak:-

i. Sediakan/Hantar surat makluman kepada pemohon setelah ditandatangani oleh PPD(H/P)/PPT(T)

ii. Tutup fail.

PEJABAT DAERAH

DAN TANAH JASIN

PERMOHONAN PERMIT

BAHAN BATUAN ( TANAH MERAH) KELULUSAN OLEH

PENTADBIR TANAH JASIN

NO. DOKUMEN : PDTJ/KK/PK-01

TARIKH TERBITAN : 23 OKTOBER 2012

NO. PINDAAN : 01

TARIKH KUATKUASA PINDAAN DOKUMEN : 9 APRIL 2015

MUKASURAT : 10/11

TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN

(b) Sekiranya permohonan diluluskan:-

PPD(H/P)/PPT(T) PT(PK)

i. Sediakan/Hantar surat makluman kelulusan kepada pemohon setelah ditandatangani oleh PPD(H/P)/PPT(T) dan nyatakan tempoh hari yang diluluskan

ii. Copkan kelulusan lanjut tempoh dibahagian belakang Borang 4C yang asal dan cop pindaan tarikh di buku kupon.

iii. Hantar surat kelulusan Borang 4C dan buku kupon melalui Serahan Tangan.

5.5.10 Setelah selesai proses kelulusan, fail disimpan untuk rujukan selanjutnya.

PEJABAT DAERAH

DAN TANAH JASIN

PERMOHONAN PERMIT

BAHAN BATUAN ( TANAH MERAH) KELULUSAN OLEH

PENTADBIR TANAH JASIN

NO. DOKUMEN : PDTJ/KK/PK-01

TARIKH TERBITAN : 23 OKTOBER 2012

NO. PINDAAN : 01

TARIKH KUATKUASA PINDAAN DOKUMEN : 10 MAC 2014

MUKASURAT : 11/11

6.0 REKOD KUALITI BIL NO.RUJUKAN NAMA REKOD TEMPOH

SIMPANAN

1 PDTJ/KK/PK-01/R1 Senarai Semak 5 Tahun

2 PDTJ/KK/PK-01/R2 Borang Permohonan Permit Bahan-batuan

5 Tahun

3 PDTJ/HASIL/PK-02/R3 Bil Pelbagai Bayaran (Bayaran Proses, Bayaran Royalti, Bayaran Kupon Dan Bayaran Deposit)

5 Tahun

4 Am. 95 A – Pin 1/89 Surat/Kad Akuan Penerimaan 5 Tahun

5 PDTJ/TANAH/PK-01/R1 Laporan Pelan 5 Tahun

6 PDTJ/TANAH/PK-03 Laporan Tanah 5 Tahun

7 PDTJ/KK/PK-01/R3 Rencana PTJ 5 Tahun

8 PDTJ/KK/PK-01/R4 Surat Kebenaran daripada pihak berkepentingan

5 Tahun

9 Borang 4C Permit Mengambil Bahan-bahan Batuan 5 Tahun