PERSIJILAN AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI

LAPORAN PRA AUDIT UNTUK

Universiti Malaysia Pahang (UMP)

DIAUDIT OLEH

Nama : Muhaslizawati Mohd Bakri

Tandatangan :

Tarikh : 17 Oktober 2011

MPC Terengganu No. 23-03 KT Business Centre

Jalan Sultan Mohamad Padang Hiliran

21100 Kuala Terengganu

2

S U L I T

PERBADANAN PRODUKTIVITI MALAYSIA MPC Terengganu

No. Ruj:

LAPORAN PEMERHATIAN Nama Organisasi: Universiti Malaysia Pahang (UMP)

Alamat:

Kriteria Penilaian: Pensijilan Amalan Persekitaran Berkualiti (QE)

Butiran Lawatan: Pra Audit Tarikh Audit: 17 Oktober 2011

Diskripsi Produk/ Perkhidmatan: Kerajaan

3

Zon-zon Pra Audit :

1. Zon-zon yang di Pra Audit a. Pejabat Naib Canselor b. Unit Audit Dalam c. Pusat Pembangunan Korporat & Pengurusan Kualiti (PPKPK) d. Pejabat Pentadbiran PBMSK e. Pejabat Pentadbiran FKASA f. Perpustakaan g. Jabatan Pembangunan & Pengurusan Harta (JPPH) h. Bahagian Keselamatan

Ringkasan Penemuan :

1. Dokumentasi dan sudut QE Fail Induk mempunyai Carta Perbatuan yang tidak dikemaskini termasuk carta yang tidak dihantar oleh zon bagi simpanan fail Induk kerana didapati pembahagi (separator) telah diwujudkan tetapi tiada dokumen.Minit mesyuarat terlalu sedikit dan dicadangkan agar kekerapan mesyuarat dan perbincangan dipertingkatkan termasuk zon-zon yang terlibat

2. Terdapat juga carta perbatuan bagi zon yang masih belum dikemaskini dan belum lengkap. Carta perbatuan perlu dilengkapkan dan dimasukkan tarikh pelaksanaan serta aktiviti induk dan zon boleh ditambah mengikut keperluan. Dicadangkan juga masukkan tarikh bagi setiap perlaksanaan

3. Masukkan gambar berkaitan aktiviti serta pastikan gambar mempunyai tarikh dan diambil dari sudut/lokasi yang sama. Selain itu, pastikan laporan audit dalaman serta laporan pra audit MPC dimasukkan dalam fail. Pastikan kemaskini dilakukan serentak iaitu dokumentasi dan sudut

4. Bagi sudut 5S, dicadangkan untuk menampal kad kemaskini yang di laminate bagi memantau pengerakan dan pengurusan sudut 5S

5. Fizikal/ruang kerja/ruang legar secara kerseluruhan berada dalam keadaan yang memuaskan

6. Laporan Pra Audit ini perlu digunakan sebagai panduan bagi memperbaiki dan memberi penambahbaikan bagi zon-zon

Dilapor oleh Perunding: Nama : Muhaslizawati Mohd Bakri T/Tangan : Tarikh : 17 Oktober 2011

Dimaklumkan kepada pelanggan: Nama : T/Tangan: Tarikh :

4

Pemerhatian/Ulasan Status KEPERLUAN UTAMA/DOKUMENTASI

1. Fail induk,latihan, promosi, audit dan setiap zon perlu dikemaskini dan

diselaraskan 2. Carta perbatuan perlu dikemaskini dan masukkan tarikh bagi setiap

pelaksanaan aktiviti 3. Pembersihan berkala bagi perhiasan seperti bunga hiasan, bingkai

gambar dan cenderamata 4. Masih ada bilik pegawai yang belum melaksanakan 5S 5. Jadual pembersihan ditandas perlu diletakkan untuk pemantauan 6. Pastikan senarai aset dikemaskini dan di stor, senarai aset perlu

direkod bagi setiap peralatan/barang yang disimpan 7. Sila rujuk pada ringkasan penemuan di atas 8. Dicadangkan juga letakkan kad/penanda TARIKH KEMASKINI untuk

memudahkan pemantauan

Perlu Tindakan Segera

LOKASI ZON

a. Pejabat Naib Canselor 1. Zon ini perlu mengemaskini Sudut 5S dengan memastikan material

yang dipaparkan adalah yang terkini dan dicadangkan meletakkan kad kemaskini bagi memantau sudut tersebut. Gambar aktiviti 5S serta gambar sebelum dan selepas diletakkan tarikh

2. Fail perlu dimasukkan gambar yang bertarikh dan pastikan carta perbatuan dikemaskini, diletakkan tarikh bagi perlaksaan bagi fail Zon dan Latihan

3. Bilik fail memuaskan tetapi masukkan petunjuk warna dan pelan lantai bagi kedudukan rak fail

4. Stor berada dalam keadaan kemas dan pastikan kad inventori sentiasa dikemaskini selaras dengan pergerakkan keluar masuk barang serta peralatan

5. Kemaskini ruang belakang iaitu surau dan bilik fotografi 6. Kabel masih belum dikemaskan dan berselirat. Kemaskan dengan

menggunakan cable casing/cable tie 7. Pastikan tiada habuk dan debu pada perhiasan dan lakukan

pembersihan secara berkala 8. Sila kemaskinikan kawasan persekitaran sebelum audit

Perlu Tindakan Segera

TARIKH KEMASKINI :

5

b. Unit Audit Dalam 1. Zon ini perlu mengemaskini fail serta masukkan dokumen berkaitan

5S. Bagi material tahun lepas, diasingkan dan disimpan dalam fail 2. Sudut perlu dikemaskini dan letakkan carta perbatuan yang telah

dikemaksini. Dicadangkan juga untuk meletakkan tarikh bagi setiap perlaksanaan serta kad kemaskini. Pastikan setiap kali kemaskini dibuat bagi fail, sudut juga perlu dikemaskini

3. Kemaskini label dan tag serta letakkan jumlah bilangan kerusi di bilik mesyuarat, contohnya 1/20,2/20....20/20

4. Pastikan tiada habuk dan debu terutamanya bagi perhiasan dan lakukan pembersihan secara berkala

5. Sila kemaskinikan kawasan persekitaran sebelum audit

Perlu Tindakan Segera

c. PPKPK 1. Fail ini perlu dikemaskini dan masukkan carta perbatuan terbaru,

memo, minit mesyuarat dan sebarang catatan hasil perbincangan dalam zon yang direkodkan

2. Sudut 5S masih mengandungi material lama, kemaskini dan lakukan rombakan. Paparkan maklumat terkini dan berkaitan dengan 5S dan masukkan carta organisasi, gambar-gambar berkaitan dengan 5S yang bertarikh dan sebagainya

3. Bagi bilik stor, bilik fail dan surau, perlu dikemaskini dan susunatur kembali kerana kotak-kotak kosong yang disimpan perlu disusun dan dikemaskan

4. Bilik Inspirasi perlu dikemaskini dengan melabel kerusi yang terdapat dalam bilik ini, contohnya 1/20,2/20......20/20

Perlu Tindakan Segera

d. PBMSK 1. Sudut 5S bagi zon ini perlu dikemaskini dengan memaparkan carta

perbatuan terkini dan dimasukkan tarikh bagi setiap perlaksanaan. Gambar sebelum dan selepas perlu bertarikh dan diletakkan kad kemaskini untuk memantau pengemaskinian sudut

2. Fail juga perlu dikemaskini dan dimasukkan minit mesyuarat, memo dan catatan perbincangan berkaitan 5S. Terdapat seperator tetapi tidak mempunyai kandungan. Pastikan material dalam dokumentasi adalah terkini dan berkaitan dengan 5S

3. Keadaan ruang pejabat dan persekitaran adalah memuaskan. Kekalkan tahap kebersihan. Pastikan tiada habuk dan debu pada perhiasan dan lakukan pembersihan secara berkala

4. Peralatan dan barang-barang yang disimpan perlu sentiasa berada dalam kemas dan teratur. Dicadangkan juga letakkan penanda aras minimum dan maksimum. Sediakan pelapik kayu (pallet) untuk stok

Perlu Tindakan Segera

6

kertas yang masih berada di atas lantai serta kemaskini rekod di kad stok/inventori

5. Keadaan surau perlu dikemaskan serta sediakan etika penggunaan surau

e. FKASA 1. Sudut di zon ini perlu dikemaskini dengan memaparkan carta

perbatuan terbaru serta dimasukkan tarikh bagi setiap perlaksanaan. Paparkan juga PIC yang lengkap serta tampalkan kad kemaskini bagi tujuan pemantauan

2. Kemaskinikan fail zon dengan mengasingkan dokumen lama dalam fail berasingan, masukkan dokumen terbaru serta kemaskinikan seperator

3. Kemaskinikan label di bilik fail. Susunan dalam bilik stor juga perlu dikemaskan dan skirting yang terdapat dalam stor perlu dilipat dan disenaraikan jumlahnya

4. Keseluruhan untuk ruang pejabat dan persekitaran memuaskan dan kekalkan

5. Pastikan tiada habuk dan debu di peralatan serta perhiasan dan lakukan pembersihan secara berkala

Perlu Tindakan Segera

f. Perpustakaan 1. Fail di zon ini perlu mengemaskini carta perbatuan dan dimasukkan

tarikh bagi setiap perlaksaan. Gambar yang diletakkan juga dimasukkan tarikh serta kemaskinikan fail zon

2. Sudut di zon ini perlu dikemaskini dengan memaparkan carta perbatuan terbaru serta dimasukkan tarikh bagi setiap perlaksanaan. Gambar sebelum dan selepas yang bertarikh dan letakkan kad kemaskini

3. Stor juga perlu dikemaskan dan pastikan barang-barang berada dalam keadaan kemas dan teratur

4. Bahagian pentadbiran, terdapat wayar yang berselirat dan perlu dikemaskan dengan menggunakan cable tie/cable casing. Ruang kerja dan persekitaran berada dalam keadaan kemas dan kekalkan. Pastikan tiada habuk dan debu serta lakukan pembersihan secara berkala

5. Di Unit Perkatalogan perlu dikemaskan dan laksanakan susunatur bagi buku-buku yang terdapat dalam unit ini

6. Di Unit Perolehan, label perlu dikemaskini dan susunatur kembali peralatan dan barang-barang yang terdapat dalam unit ini

7. Ruang legar dan kawasan persekitaran memuaskan dan pastikan tiada sampah di kawasan persekitaran serta tiada habuk dan debu di rak-rak buku dan perhiasan

Perlu Tindakan Segera

7

g. JPPH 1. Sudut ini perlu dikemaskini dengan carta perbatuan serta dimasukkan

tarikh bagi setiap perlaksanaan. Letakkan kad kemaskini bagi tujuan pemantauan dan paparkan laporan audit dalaman terkini dan yang selebihnya disimpan dalam fail

2. Fail zon ini perlu dikemaskini dan perlu diasingkan dan simpan borang audit, gambar aktiviti 5S termasuk gambar sebelum dan selepas bertarikh dan dicadangkan untuk memilih 1 pasang gambar dari setiap sub zon untuk disimpan dalam fail serta kemaskinikan carta perbatuan dan masukkan tarikh bagi setiap perlaksanaan

3. Tingkat 4 didapati kabel yang berselirat dan pelu diikat dengan menggunakan cable tie/cable casing, kemaskinikan tagging dan label yang tertanggal/pudar serta labelkan jumlah kerusi dibilik mesyuarat seperti contoh 1/20, 2/20....20/20

4. Tingkat 3 juga didapati kabel yang masih berselirat dan tidak kemas. Barang-barang yang terdapat dalam bilik perlu dikemaskan susunaturnya dan kemaskinikan label dan tagging

5. Tingkat 2 tidak mempunyai tanda/peringatan untuk memakai kasut dipintu serta pastikan label dan tagging dikemaskini. Bilik tidur pemandu juga tidak dikemaskan serta susunatur barang-barang di kawasan persekitaran dikemaskan. Kabel yang masih berselirat dan tidak kemas perlu dikemaskan dengan menggunakan cable tie/cable casing dan akuarium perlu dibersihkan secara berkala.

6. Tingkat 1 merupakan bahagian pentadbiran dan mempunyai bilik fail yang mengandungi fail-fail kosong, fail aktif dan fail ditutup. Pengasingan perlu dilakukan serta label dengan lengkap dan bilik serbaguna yang mengandungi pelbagai barang dan peralatan bagi kegunaan hostel perlu dikemaskan dan disenaraikan inventorinya

h. Bahagian Keselamatan 1. Sudut 5S perlu dikemaskini dan paparkan carta perbatuan terkini,

masukkan material terbaru serta kad kemaskini bagi memudahkan pemantauan

2. Fail zon tidak lengkap kerana tidak mempunyai minit mesyuarat zon, carta perbatuan hanya mempunyai perancangan tanpa perlaksanaan serta masukkan dokumen berkaitan

3. Secara keseluruhan, ruang pejabat dan persekitaran adalah memuaskan dan kemaskinikan tagging dan label serta pastikan tiada habuk dan debu diruang pejabat dan perhiasaan

Perlu Tindakan Segera