Petunjuk penggunaan aplikasi ePurchasing Produk Barang ...setda.kulonprogokab.go.id/ulp/upload/PPK -...

Update 25 Mei 2015

PETUNJUK PENGGUNAAN APLIKASI e-PURCHASING PRODUK

BARANG/JASA PEMERINTAH

PPK "Buat Paket"

E-PURCHASING PPK 1

Daftar Isi

1 Pendahuluan .................................................................................................................... 2

1.1 Alur Proses e-Purchasing Produk Barang/Jasa Pemerintah Dalam Aplikasi (Tanpa Fitur

Negosiasi Harga) .............................................................................................................................. 4

1.2 Alur Proses e-Purchasing Produk Barang/Jasa Pemerintah Dalam Aplikasi (Dengan Fitur

Negosiasi Harga) .............................................................................................................................. 5

2. Memulai Aplikasi ............................................................................................................. 6

2.1 Akses ke dalam e-Purchasing Produk Barang/Jasa Pemerintah ............................................. 6

3 Penjelasan Fungsi dan Fitur ................................................................................................ 7

3.1 Halaman Utama Syarat & Ketentuan ...................................................................................... 7

3.2 Tab Katalog.............................................................................................................................. 7

3.3 Tab Komoditas ........................................................................................................................ 8

3.4 Halaman Petunjuk Penggunaan ............................................................................................ 34

3.5 Halaman Download ............................................................................................................... 34

3.6 Halaman Hubungi Kami......................................................................................................... 34

4 Mengakhiri Aplikasi ......................................................................................................... 35

5 Penutup ......................................................................................................................... 35

E-PURCHASING PPK 2

1 Pendahuluan

Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah yang efisien dan efektif merupakan salah satu bagian

yang penting dalam perbaikan pengelolaan keuangan negara. Salah satu perwujudannya

adalah dengan pelaksanaan proses Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah secara elektronik,

yaitu Pengadaan Barang/Jasa yang dilaksanakan dengan menggunakan teknologi informasi

dan transaksi elektronik sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Penyelenggaraan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah secara elektronik diatur dalam

Peraturan Presiden Nomor 70 Tahun 2012 sebagai perubahan atas Peraturan Presiden nomor

54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah, dan sebagaimana ketentuan

dalam pasal 131 ayat (1) bahwa pada tahun 2012 K/L/D/I wajib melaksanakan Pengadaan

Barang/Jasa secara elektronik untuk sebagian/seluruh paket-paket pekerjaan. Selain itu dalam

Peraturan Presiden Nomor 70 Tahun 2012 juga mengatur mengenai Layanan Pengadaan

Secara Elektronik (LPSE) sebagai unit kerja K/L/D/I untuk menyelenggarakan sistem pelayanan

Pengadaan Barang/Jasa secara elektronik yang ketentuan teknis operasionalnya diatur oleh

Peraturan Kepala LKPP No. 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik. LPSE

dalam dalam menyelenggarakan sistem pelayanan Pengadaan Barang/Jasa secara elektronik

wajib memenuhi ketentuan sebagaimana yang ditentukan dalam Undang-undang Nomor 11

Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik.

Proses Pengadaan Barang/Jasa pemerintah secara elektronik ini akan lebih meningkatkan dan

menjamin terjadinya efisiensi, efektifitas, transparansi, dan akuntabilitas dalam pembelanjaan

uang negara. Selain itu, proses Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah secara elektronik ini juga

dapat lebih menjamin tersedianya informasi, kesempatan usaha, serta mendorong terjadinya

persaingan yang sehat dan terwujudnya keadilan (non discriminative) bagi seluruh pelaku

usaha yang bergerak di bidang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah.

Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE) dibuat untuk mewujudkan harapan pelaksanaan

Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah secara elektronik. Layanan yang tersedia dalam SPSE saat

ini adalah e-Tendering yaitu tata cara pemilihan Penyedia Barang/Jasa yang dilakukan secara

terbuka dan dapat diikuti oleh semua Penyedia Barang/Jasa yang terdaftar pada Sistem

Pengadaan Secara Elektronik dengan menyampaikan 1 (satu) penawaran dalam waktu yang

telah ditentukan. Tata cara e-Tendering, syarat dan ketentuan serta panduan pengguna (user

guide) diatur dalam Peraturan Kepala LKPP Nomor 18 Tahun 2012 tentang e-Tendering. Selain

E-PURCHASING PPK 3

itu di dalam SPSE juga telah disiapkan fasilitas untuk proses audit secara online (e-Audit), dan

e-Purchasing Produk Barang/JasaPemerintah.

e-Purchasing dibuat agar proses untuk pengadaan Produk Barang/Jasa Pemerintah dapat

dilakukan secara elektronik. Dalam e-Purchasing Produk Barang/Jasa Pemerintah, terdapat

fitur untuk pembuatan paket, unduh (download) format surat pesanan/surat perjanjian,

unggah (upload) hasil scan kontrak yang sudah ditandatangan, sampai dengan cetak pesanan

Produk Barang/Jasa Pemerintah. Dengan adanya e-Purchasing Produk Barang/Jasa

Pemerintah, diharapkan proses pengadaan Produk Barang/Jasa Pemerintah dapat lebih efisien

dan lebih transparan.

Produk yang sudah tampil di e-Catalogue Produk Barang/Jasa Pemerintah dapat dibeli dengan

menggunakan e-Purchasing. E-Catalogue Produk Barang/Jasa Pemerintah menampilkan

informasi penyedia produk, spesifikasi produk, harga, serta gambar dari produk barang/jasa

pemerintah.

E-PURCHASING PPK 4

1.1 Alur Proses e-Purchasing Produk Barang/Jasa Pemerintah Dalam Aplikasi (Tanpa Fitur

Negosiasi Harga)

Gambar alur proses ePurchasing Produk Barang/Jasa Pemerintah tanpa negosiasi harga

E-PURCHASING PPK 5

1.2 Alur Proses e-Purchasing Produk Barang/Jasa Pemerintah Dalam Aplikasi (Dengan Fitur

Negosiasi Harga)

Gambar alur proses ePurchasing Produk Barang/Jasa Pemerintah dengan negosiasi harga

E-PURCHASING PPK 6

2. Memulai Aplikasi

2.1 Akses ke dalam e-Purchasing Produk Barang/Jasa Pemerintah

PPK dapat mengakses e-Purchasing produk barang/jasa Pemerintah melalui SPSE dimana PPK

tersebut terdaftar. Setelah PPK login ke dalam SPSE, pada halaman Home terdapat link

‘Aplikasi e-Procurement Lainnya’, Klik link tersebut untuk masuk ke dalam Portal Inaproc pada

halaman e-Purchasing.

Gambar Halaman Home

Pada halaman Portal Inaproc, pilih e-Purchasing produk barang/jasa pemerintah dan klik

tombol Masuk Versi Production untuk melakukan pemesanan produk atau tekan tombol

Masuk Versi Latihan untuk masuk ke dalam aplikasi latihan e-Purchasing.

Gambar Halaman Portal Inaproc, e-Purchasing

Kemudian akan tampilan halaman e-Purchasing produk barang/jasa Pemerintah.

Menampilkan halaman utama Syarat dan Ketentuan penggunaan aplikasi.

Pilih e-procurement

lainnya

Pilih Masuk

Versi Latihan

E-PURCHASING PPK 7

Gambar Halaman Syarat dan Ketentuan Penggunaan Aplikasi

3 Penjelasan Fungsi dan Fitur

3.1 Halaman Utama Syarat & Ketentuan

Menu ini berisi informasi Syarat & Ketentuan penggunaan aplikasi. Semua pengguna sistem

terikat dengan persyaratan dan ketentuan penggunaan aplikasi.

Gambar Halaman Syarat & Ketentuan Penggunaan Aplikasi

3.2 Tab Katalog

Pada tab Katalog terdapat pilihan menu untuk memilih komoditas katalog. Apabila sudah

memilih salah satu komoditas, maka akan tampil Katalog Produk komoditas tersebut. Di

halaman Katalog Produk, terdapat fasilitas pencarian berdasarkan Kabupaten/Kota/Provinsi,

Nama Produk, No. Produk, dan Manufaktur, kemudian dapat diurut berdasarkan Nama

Produk (A-Z atau Z-A), Harga Termurah, Harga Termahal, serta jumlah produk per halaman.

E-PURCHASING PPK 8

Gambar Halaman katalog produk

Pada tab katalog, PPK juga dapat membeli paket melalui katalog, klik tombol Beli yang

terdapat di masing-masing produk. Kemudian di bagian atas akan tampil Keranjang Pembelian.

Pada Keranjang Pembelian muncul tampilan produk yang akan dibeli kemudian pilih buat

paket, selanjutnya akan masuk ke halaman Form Paket.

Gambar Halaman konfirmasi pembelian - katalog produk

3.3 Tab Komoditas

Pada Tab Komoditas, terdapat menu Paket yang berisi Daftar Paket dan Tambah Paket. Bila

memilih Daftar Paket, maka akan tampil halaman Daftar Paket. Pada halaman Daftar Paket

terdapat fasilitas pencarian paket berdasarkan Nama Komoditas, Nama Paket, Instansi, dan

Satuan Kerja, kemudian berdasarkan Aktivasi Paket, Status Paket, Posisi Paket, Status

Negosiasi. Pencarian dapat diurut berdasarkan No. Paket, Paket, Nama Penyedia, Total

Produk, Instansi, Satuan Kerja, Status Paket, Posisi Pake, Status Negosiasi, Tanggal Buat Paket.

Klik tombol Filter Data untuk memulai pencarian.

Untuk membuat paket, klik Tambah Paket maka akan tampil halaman Form Paket.

E-PURCHASING PPK 9

Gambar Halaman Utama e-Purchasing Produk Barang/Jasa pemerintah

Pada halaman Form Paket – tab Form Paket, isikan semua data-data pada text field yang

tersedia. Hindari penggunaan tanda kutip satu (‘) atau kutip dua (“) dalam pengisian Form

Paket.

Gambar Halaman Form Paket – Informasi K/L/D/I

Informasi K/L/D/I

• ID Paket, adalah Nomor Paket yang akan di-generate secara otomatis oleh aplikasi;

• Komoditas, adalah jenis komoditas yang akan dipesan;

Nama Paket, adalah nama paket ePurchasing produk barang/jasa;

Kode Anggaran, adalah kode mata anggaran yang akan digunakan untuk pemesanan

produk barang/jasa;

Jenis Instansi, adalah instansi yang melakukan pemesanan produk barang/jasa;

Satuan Kerja, adalah nama satuan kerja yang melakukan pemesanan produk barang/jasa;

Alamat Satuan Kerja, adalah alamat satuan kerja yang melakukan pemesanan produk

barang/jasa;

RUP, adalah Rencana Umum Pengadaan eCatalogue pemerintah;

Pilih cari RUP maka akan muncul pop up window Daftar RUP. Pada pop up window Daftar

RUP, terdapat fasilitas pencarian berdasarkan RUP-ID, RUP-ID (A-Z), Item. Pilih ID RUP yang

tersedia dengan cara klik Nomor ID RUP tersebut pada tabel ID;

1. Pilih Komoditas

2. Pilih Paket

3. Pilih Tambah Paket

Pilih Cari RUP

E-PURCHASING PPK 10

Gambar Halaman pop up window – Daftar RUP

Gambar Halaman Form Paket – Persiapan

Persiapan

Nama Pemesan, adalah nama PPK yang melakukan pemesanan Produk Barang/Jasa

Pemerintah;

No. Tlp Pemesan, adalah no. Telepon PPK yang melakukan pemesanan Produk Barang/Jasa

Pemerintah;

Email Pemesan, adalah email PPK yang melakukan pemesanan Produk Barang/Jasa

Pemerintah;

Nama PPK, adalah nama PPK yang melakukan pemesanan Produk Barang/Jasa Pemerintah;

NIP PPK, adalah NIP PPK yang melakukan pemesanan Produk Barang/Jasa Pemerintah;

Jabatan PPK, adalah Jabatan PPK yang melakukan pemesanan Produk Barang/Jasa

Pemerintah;

Pada tab Daftar produk, pilih nama penyedia, kemudian pilih provinsi/kabupaten/kota sesuai

dengan lokasi pemesan produk barang/jasa. kemudian pilih tombol Tambah produk.

Gambar Halaman form Paket – Daftar produk

Pilih Cari PPK

1. Pilih Nama Penyedia

2. Pilih Provinsi

3. Pilih Tambah Produk

Pilih ID-RUP

E-PURCHASING PPK 11

Muncul pop up window Daftar Produk, Klik nama Produk di kolom nama produk pada tabel

hasil pencarian untuk memilih Produk yang akan dibeli. Produk yang sudah dipilih dapat dilihat

di sebelah kanan pada kolom Daftar Produk yang dipilih. PPK dapat menghapus Produk yang

dipilih pada kolom Daftar Produk yang dipilih dengan cara klik icon X berwarna merah yang

terdapat di sebelah kiri nama Produk. Untuk menambah produk, Pilih kembali produk yang

lain dengan cara klik pada nama produknya. Tekan tombol OK untuk menyimpan data produk

yang akan dibeli.

Gambar Pop Up Window – Daftar Produk

Aplikasi akan kembali ke halaman Form Paket. Masukkan kuantitas masing-masing Produk

pada text field yang tersedia (format kuantitas adalah angka, tidak perlu dimasukkan tanda

titik (.) atau koma (,)) Setelah memasukkan jumlah kuantitas, aplikasi secara otomatis akan

menghitung total harga dari masing-masing Produk. Pastikan total harga sudah terkakulasi

oleh aplikasi sebelum menyimpan paket.

Tombol Delete Semua Produk berfungsi untuk menghapus semua produk yang sebelumnya

telah dipilih oleh PPK. Icon X berwarna merah yang terletak di sebelah nama produk juga

berfungsi untuk menghapus produk sesuai dengan icon X yang dipilih oleh PPK.

Gambar Pop Up Window Harga Produk

Pembatalan Paket

Aplikasi ePurchasing menyediakan fasilitas untuk pembatalan paket. Pembatalan Paket secara

default terisi tidak, tetapi apabila PPK akan membatalkan paket, dapat dilakukan dengan cara

memilih Ya (radio button), kemudian isi alasan pembatalan paket tersebut (wajib diisi).

Isi Kuantitas

E-PURCHASING PPK 12

Gambar Halaman Form Paket – Pembatalan paket

Simpan Paket

Cek kembali informasi yang telah diisi pada halaman Form Paket, kemudian simpan paket

tersebut dengan cara klik tombol Simpan.

Gambar Halaman Form Paket

Muncul pop up window konfirmasi “Berhasil menyimpan form paket”, selanjutnya tekan

tombol OK untuk melanjutkan proses.

Pop up windows konfirmasi berhasil menyimpan paket

ePurchasing Menggunakan Fitur NEGOSIASI Harga

Pada halaman Daftar Paket, Klik Nama Paket yang sudah dibuat sebelumnya pada kolom Paket

di tabel.

Pilih Simpan

E-PURCHASING PPK 13

Gambar Halaman Daftar Paket

Kemudian akan tampil halaman Detail Paket. Pada tab Daftar Produk, untuk melakukan

negosiasi harga, PPK dapat merubah nilai pada kolom Harga Satuan dan Ongkos Kirim (apabila

ada ongkos kirim), secara otomatis Total Harga akan dikalkulasi oleh aplikasi, tekan tombol

Simpan Negosiasi, kemudian akan keluar konfirmasi Berhasil Menyimpan Negosiasi, pilih Ok.

Gambar halaman Detail paket – tab Daftar produk

Gambar halaman konfirmasi simpan negosiasi suskses

Setelah itu, PPK tekan tombol Setuju di bagian Negosiasi untuk menyetujui negosiasi maka

akan tampil konfirmasi Berhasil Menyimpan Negosiasi, pilih Ok.

Pilih Nama Paket

2. Pilih Simpan

Negosiasi

1. Melakukan Negosiasi,

Merubah harga Satuan

E-PURCHASING PPK 14

Gambar halaman Detail paket – tab Daftar Produk

Gambar halaman konfirmasi menyetujui negosiasi

Langkah selanjutnya adalah tekan tombol Kirim ke Penyedia untuk mengirimkan paket

kepada penyedia. Aplikasi akan menampilkan pop up window konfirmasi pembelian. PPK

dapat mengisi keterangan tambahan pada text area yang sudah disediakan untuk ditujukan

kepada penyedia produk barang/jasa (opsional), kemudian tekan tombol Submit.

Gambar halaman Detail paket – tab Daftar Produk

Pilih Setuju, PPK

Menyetujui Negosiasi

Kemudian, Pilih Kirim

ke Penyedia

E-PURCHASING PPK 15

Gambar halaman konfirmasi ke Penyedia

Akan tampil konfirmasi bahwa data paket sudah berhasil dikirim ke penyedia dan email

notifikasi email mengenai proses tersebut juga sudah dikirimkan ke penyedia. Klik tombol OK

untuk kembali ke halaman Detail Paket.

Gambar halaman konfirmasi notifikasi email dikirim

Untuk merubah (edit) paket yang sudah dibuat, PPK dapat memilih dan klik icon pensil yang

terletak di sebelah nama paket pada tabel.

Gambar halaman Daftar paket

Tahapan pembuatan paket produk Barang/Jasa e-Purchasing produk PPK selanjutnya

menunggu konfirmasi dari Penyedia.

PROSES PAKET HASIL KONFIRMASI PENYEDIA

Pada halaman Daftar Paket, klik nama paket yang sebelumnya sudah dibuat dan sudah

mendapat konfirmasi dari penyedia dengan Status Paket: Penyedia Setuju dan Posisi Paket di:

PPK.

Pilih Icon Pinsil

1. Input Keterangan

Tambahan

2. Klik Submit

E-PURCHASING PPK 16


Pada Halaman Detail Paket - tab Daftar Produk, dapat melihat informasi paket yang telah

dibuat oleh PPK. Klik tombol Setuju, Beli Paket apabila PPK menyetujui pembelian produk

atau klik tombol Tolak, Kirim ke Penyedia apabila PPK tidak menyetujui pembelian produk

tersebut. Bila PPK menyetujui pembelian paket (sudah klik tombol Setuju, Beli Paket), maka

akan keluar pop up window untuk konfirmasi persetujuan pembelian. PPK dapat mengisi

keterangan tambahan yang akan diteruskan kepada Distributor (opsional). Setelah itu klik

tombol Submit.

Gambar halaman Detail Paket - Daftar Produk

Gambar pop up window konfirmasi persetujuan pembelian

Pilih Nama Paket

Pilih Setuju, Beli Paket

Paket

1. Input Keterangan

Tambahan

2. Klik Submit

E-PURCHASING PPK 17

Selanjutnya akan tampil pop up window yang menjelaskan bahwa konfirmasi persetujuan

pembelian berhasil disimpan dan aplikasi akan mengirimkan notifikasi email mengenai proses

tersebut ke Distributor. Tekan tombol OK untuk kembali ke halaman Detail Paket.

Gambar pop up window berhasil menyimpan konfirmasi dan mengirimkan notifikasi email

Pada halaman Detail Paket - tab Informasi Utama, terdapat fasilitas mencetak pesanan Produk

Barang/Jasa Pemerintah. Tombol cetak pesanan akan muncul apabila PPK sudah menyetujui

Paket, Untuk mencetak daftar pesanan produk Barang/Jasa pemerintah Klik tombol Cetak

Pesanan. Aplikasi akan mencetak daftar pesanan produk tersebut menjadi file pdf.

Gambar halaman Detail Paket – tab Informasi Utama

Gambar file cetak pesanan

Pilih Cetak Pesanan

E-PURCHASING PPK 18

Pada halaman Detail Paket - tab Riwayat Paket, PPK dapat melihat proses ePurchasing produk

Barang/Jasa Pemerintah yang telah dilaksanakan mulai dari paket dibuat oleh PPK, penyedia,

sampai dengan paket diterima oleh PPK.

Gambar halaman Detail Paket – tab Riwayat Paket

Pada halaman Detail Paket - tab Riwayat Negosiasi, PPK dapat melihat riwayat proses

negosiasi harga Produk Barang/Jasa Pemerintah yang telah dilakukan oleh PPK dan Penyedia.

Ikon check list warna hijau di samping tulisan Rev (xx) pada tabel, menandakan persetujuan

harga dari pihak PPK dan Penyedia. Bila ikon check list warna hijau hanya berjumlah 1, maka

yang setuju hanya salah satu pihak, tetapi bila ikon check list warna hijau berjumlah 2, maka

pihak PPK dan Penyedia sudah menyetujui harga negosiasi.

Gambar halaman Detail Paket – tab Riwayat Negosiasi

Pada halaman Detail Paket - tab Kontrak & Pembayaran, PPK dapat melihat rincian

pembayaran dari proses pembelian produk Barang/Jasa pemerintah. PPK dapat mengunduh

softcopy file kontrak dengan cara klik nama file kontrak pada informasi kontrak. Informasi

pada riwayat pembayaran ini akan tampil apabila PPK sudah melakukan input data Kontrak &

Pembayaran.

Pilih Riwayat Paket

Pilih Riwayat Negosiasi

E-PURCHASING PPK 19

Gambar halaman kontrak & Pembayaran

Klik tombol Close untuk kembali ke halaman Daftar Paket, Tahapan persetujuan pemesanan

paket Produk e-Purchasing PPK sudah selesai dan menunggu konfirmasi pengiriman paket dari

Distributor.

PROSES PAKET HASIL KONFIRMASI DISTRIBUTOR/PELAKSANA PEKERJAAN

Pada menu Daftar paket, klik nama paket yang sebelumnya sudah dibuat PPK dan sudah

mendapat konfirmasi dari Distributor/pelaksana pekerjaan dengan Status Paket: Proses

Pengiriman Paket dan Posisi Paket di PPK.

Gambar halaman Daftar Paket

Pada halaman Detail Paket - tab Daftar Produk, PPK dapat melakukan konfirmasi penerimaan

paket dengan cara pilih Konfirmasi Penerimaan.

Gambar halaman Detail Paket – tab Daftar Produk

Pilih Kontrak & Pembayaran,

Cetak File Kontrak

Pilih Paket

Pilih Konfirmasi

Penerimaan Paket

E-PURCHASING PPK 20

Selanjutnya akan tampil pop up window konfirmasi penerimaan paket, isikan No. Dokumen,

Tanggal Terima, dan Keterangan Tambahan (opsional) yang menjelaskan penerimaan paket.

Setelah diisi, pilih Terima Paket.

Gambar pop up window penerimaan paket

Selanjutnya akan tampil pop up window konfirmasi yang menjelaskan bahwa berhasil

menyimpan data dan notifikasi email sudah dikirim. Klik tombol OK untuk kembali ke halaman

Detail Paket.

Gambar pop up window konfirmasi notifikasi email berhasil dikirim

Pada halaman Detail Paket - tab Riwayat Penerimaan, PPK dapat melihat informasi

penerimaan produk yang sudah diisi oleh PPK.

Gambar halaman Detail Paket – tab riwayat penerimaan

1. Input No.Dokumen

2. Pilih Tanggal Terima

3. Input Keterangan

Tambahan

4. Pilih Terima Paket

Pilih Riwayat

Penerimaan

E-PURCHASING PPK 21

Pada halaman Detail Paket - tab Kontrak & Pembayaran, PPK dapat melihat rincian

pembayaran dari proses pembelian produk. Untuk mengisi informasi kontrak, pilih Form

Kontrak.

Gambar halaman Detail Paket – tab kontrak & Pembayaran

Selanjutnya akan tampil pop up window Form Kontrak yang dapat diisi oleh PPK seperti Nomor

Kontrak, Tanggal Kontrak, kemudian tekan tombol Cari File untuk mencari softcopy hasil scan

kontrak berupa file pdf yang akan diunggah (upload) ke dalam aplikasi e-Purchasing Produk

barang/jasa pemerintah. Klik tombol Submit untuk menyimpan data tersebut.

Gambar pop up window Form Kontrak

Selanjutnya akan tampil pop up window yang menjelaskan bahwa informasi kontrak berhasil

disimpan. Klik tombol OK untuk kembali ke halaman Detail Paket.

2. Pilih Form

Kontrak

1. Pilih Kontrak

& Pembayaran

1. Input No. Kontrak

2. Pilih Tanggal Kontrak

3. Pilih Cari File

4. Pilih Submit

E-PURCHASING PPK 22

Gambar pop up window berhasil menyimpan informasi kontrak

Pada halaman Detail Paket - tab Kontrak & Pembayaran, akan tampil file kontrak yang sudah

berhasil diunggah. Untuk menghapus file kontrak yang sudah diunggah, pilih tombol X yang

ada di sebelah nama file tersebut.

Gambar halaman Detail Paket - tab Kontrak & Pembayaran

Untuk mengisi rincian pembayaran yang sudah dilaksanakan, pilih Input Pembayaran.

Gambar halaman Detail Paket – tab Kontrak & Pembayaran

Akan tampil pop up window Form Pembayaran yang dapat diisi oleh PPK seperti No Tagihan,

Tanggal Tagihan, Total Tagihan, Tanggal Pembayaran, Tanggal Penerimaan Produk, dan

Keterangan Tambahan. Klik tombol Bayar untuk menyimpan data pembayaran.

1. Pilih Kontrak

& Pembayaran

2. Cetak File Kontrak

Pilih Input

Pembayaran

E-PURCHASING PPK 23

Gambar pop up window Form Pembayaran

Selanjutnya akan tampil pop up window yang menjelaskan bahwa informasi pembayaran

berhasil disimpan. Tekan tombol OK untuk kembali ke halaman Detail Paket.

Gambar pop up window berhasil menyimpan informasi pembayaran

Pada halaman Detail Paket - tab Riwayat Pengiriman, PPK dapat melihat status pengiriman

paket yang telah dilaksanakan Distributor.

Gambar halaman Detail Paket – tab Riwayat pengiriman

Klik tombol Close untuk kembali ke halaman Daftar Paket. Tahapan e-Purchasing Produk PPK

sudah selesai dilaksanakan.

ePurchasing TANPA Fitur Negosiasi Harga.

Setelah berhasil disimpan, aplikasi akan kembali ke halaman Daftar Paket. Klik Nama Paket

yang sudah dibuat sebelumnya pada kolom Paket di tabel.

1. Input No.Tagihan

2. Pilih Tanggal Tagihan

3. Input Total Tagihan

4. Pilih Tanggal Pembayaran

5. Pilih Tanggal

Penerimaan Produk

6. Input Keterangan

jika dibutuhkan

Pilih Riwayat

Pengiriman

7. klik Bayar

E-PURCHASING PPK 24

Gambar Halaman daftar paket

Kemudian akan tampil halaman Detail Paket. Pada halaman Detail Paket, PPK dapat melihat

informasi dari paket yang sudah dibuat. Pada bagian atas terdapat tab Informasi Utama, PPK

dan Penyedia & Distributor, sedangkan pada bagian bawah terdapat tab Daftar Produk,

Kontrak & Pembayaran, dan Riwayat Paket. Pada tab Daftar produk, klik tombol Kirim ke

Penyedia untuk men-submit paket ke Penyedia. Bila belum di-submit, maka penyedia tidak

bisa memproses paket tersebut lebih lanjut.

Gambar halaman Detail paket

Selanjutnya aplikasi akan menampilkan pop up window konfirmasi pembelian. PPK dapat

mengisi keterangan tambahan pada text area yang sudah disediakan untuk ditujukan kepada

penyedia produk (opsional), kemudian klik tombol Submit.

Gambar halaman konfirmasi

Pilih Paket

Pilih Kirim

ke Penyedia

1. Input Keterangan

Tambahan

2. klik Submit

E-PURCHASING PPK 25

Akan tampil konfirmasi bahwa data paket sudah berhasil dikirim ke penyedia dan email

notifikasi email mengenai proses tersebut juga sudah dikirimkan ke penyedia. Klik tombol OK

untuk kembali ke pop up window Detail Paket.

Gambar halaman konfirmasi notifikasi email sukses

Pada halaman Detail Paket, klik tombol Close untuk kembali ke halaman Daftar Paket.

Gambar halaman detail paket

Untuk merubah (edit) paket yang sudah dibuat, PPK dapat memilih dan klik icon pensil yang

terletak di sebelah nomor paket pada tabel.


Tahapan pembuatan paket produk ePurchasing produk Barang/Jasa Pemerintah PPK tanpa

negosiasi harga selanjutnya menunggu konfirmasi dari Penyedia.

PROSES PAKET HASIL KONFIRMASI PENYEDIA

klik Close

Pilih Icon Pinsil

E-PURCHASING PPK 26

Pada menu Daftar paket, klik nama paket yang sebelumnya sudah dibuat dan sudah mendapat

konfirmasi dari penyedia dengan kondisi Status Paket: Penyedia Setuju dan Posisi Paket di:

PPK.

Gambar Halaman Kelola Paket – daftar paket

Pada halaman Detail Paket, dapat melihat informasi paket yang sudah dibuat oleh PPK. Pada

bagian atas terdapat tab Informasi Utama, PPK dan Penyedia & Distributor, sedangkan pada

bagian bawah terdapat tab Daftar Produk, Kontrak & Pembayaran, dan Riwayat Paket. Pada

tab Daftar Produk, Klik tombol Setuju, Beli Paket pembelian produk atau klik tombol Tolak,

Kirim ke Penyedia.

Gambar halaman Detail Paket – tab Daftar produk

Apabila PPK menyetujui pembelian dan menekan tombol Setuju, Beli Paket maka akan keluar

pop up window untuk konfirmasi persetujuan pembelian. PPK dapat mengisi keterangan

tambahan yang akan diteruskan kepada Distributor/Pelaksana Pekerjaan (opsional). Setelah

itu klik tombol Submit.

Posisi Paket

Pilih Paket

Pilih Setuju,

Beli Paket

E-PURCHASING PPK 27

Gambar pop up window konfirmasi persetujuan pembelian

Selanjutnya akan tampil pop up window yang menjelaskan bahwa konfirmasi persetujuan

pembelian berhasil disimpan dan aplikasi akan mengirimkan notifikasi email mengenai proses

tersebut ke Distributor/Pelaksana Pekerjaan. Tekan tombol OK untuk kembali ke pop up

window Detail Paket.

Gambar pop up window berhasil menyimpan konfirmasi dan mengirimkan notifikasi email

Pada halaman Detail Paket - tab Informasi Utama, terdapat fasilitas mencetak daftar pesanan

produk Barang/Jasa pemerintah. Tombol cetak pesanan akan muncul apabila PPK sudah

menyetujui Paket, Untuk mencetak daftar pesanan produk Klik tombol Cetak Pesanan.

Aplikasi akan mencetak daftar pesanan produk Barang/Jasa pemerintah menjadi file pdf.

Gambar halaman Detail Paket – tab Daftar produk

1. Input Keterangan Tambahan

2. Klik Submit

Tombol Cetak Pesanan

E-PURCHASING PPK 28

Pada halaman Detail Paket - tab Riwayat Paket, PPK dapat melihat proses ePurchasing Produk

Barang/Jasa Pemerintah yang telah dilaksanakan mulai dari paket dibuat oleh PPK sampai

dengan paket diterima oleh PPK.

Gambar halaman Detail Paket – tab Riwayat Paket

Pada halaman Detail Paket - tab Riwayat Pengiriman, PPK dapat melihat status pengiriman

paket produk barang/jasa yang dilaksanakan oleh distributor/pelaksana pekerjaan. Informasi

ini akan tampil apabila distributor/pelaksana pekerjaan sudah melakukan input data

pengiriman paket.

Gambar halaman Detail Paket – tab Riwayat Pengiriman

Pada halaman Detail Paket - tab Riwayat Penerimaan, PPK dapat melihat status penerimaan

paket produk barang/jasa yang telah diterima oleh PPK. Informasi ini akan tampil apabila PPK

sudah melakukan input data penerimaan paket.

Gambar halaman Detail Paket – tab Riwayat Penerimaan

Pilih Riwayat Paket

Pilih Riwayat

Penerimaan

Pilih Riwayat

Pengiriman

E-PURCHASING PPK 29

Pada halaman Detail Paket - tab kontrak & Pembayaran, PPK dapat melihat rincian

pembayaran dari proses pembelian Produk Barang/Jasa Pemerintah. PPK dapat mengunduh

softcopy file kontrak dengan cara klik nama file kontrak pada informasi kontrak. Informasi

pada riwayat pembayaran ini akan tampil apabila PPK sudah melakukan input data Kontrak &

Pembayaran.

Gambar pop up window Detail Paket – tab kontrak & Pembayaran

Klik tombol Close untuk kembali ke halaman Daftar Paket, Tahapan persetujuan pemesanan

paket Produk e-Purchasing PPK sudah selesai dan menunggu konfirmasi pengiriman paket dari

Distributor/pelaksana pekerjaan.

PROSES PAKET HASIL KONFIRMASI DISTRIBUTOR/PELAKSANA PEKERJAAN

Pada menu Daftar paket, klik nama paket yang sebelumnya sudah dibuat PPK dan sudah

mendapat konfirmasi dari Distributor/pelaksana pekerjaan dengan Status Paket: Proses

Pengiriman Paket dan Posisi Paket di PPK.


Pada halaman Detail Paket di tab daftar produk, PPK dapat melakukan konfirmasi penerimaan

paket dengan cara Pilih tombol Konfirmasi Penerimaan.

Pilih Kontrak &

Pembayaran

Pilih Paket

E-PURCHASING PPK 30

Gambar halaman Detail Paket – tab Daftar Produk

Selanjutnya akan tampil pop up window konfirmasi penerimaan paket, isikan No. Dokumen,

Tanggal Terima, dan Keterangan Tambahan (opsional) penerimaan paket. Setelah diisi, pilih

Terima Paket

Gambar pop up window konfirmasi paket

Selanjutnya akan tampil pop up window konfirmasi yang menjelaskan bahwa paket berhasil

disimpan dan notifikasi email sudah dikirim. Klik tombol OK untuk kembali ke halaman Detail

Paket.

Gambar pop up window notifikasi email berhasil dikirim

Pada halaman Detail Paket - tab Riwayat Penerimaan, PPK dapat melihat informasi

penerimaan paket yang sebelumnya sudah diisi oleh PPK.

Pilih Konfirmasi

Penerimaan Paket

1. Input No. Dokumen

2. Pilih Tanggal Terima

3. Input Keterangan

Tambahan

4. Klik Terima Paket

E-PURCHASING PPK 31

Gambar halaman Detail Paket – tab Riwayat Penerimaan

Pada tab Kontrak & Pembayaran, PPK dapat melihat rincian pembayaran dari proses

pembelian Produk Barang/Jasa Pemerintah. Pilih Form Kontrak untuk mengisi informasi

kontrak.


Selanjutnya akan tampil pop up window Form Kontrak yang dapat diisi oleh PPK seperti Nomor

Kontrak, Tanggal Kontrak, kemudian file kontrak tekan tombol Cari file untuk mencari softcopy

hasil scan kontrak berupa file pdf yang akan diunggah (upload) ke dalam aplikasi e-Purchasing

Produk barang/jasa pemerintah. Klik tombol Submit untuk menyimpan data tersebut.

Gambar pop up window Form Kontrak

Pilih Riwayat

Penerimaan

2. Pilih Form Kontrak

1. Pilih Kontrak

& Pembayaran

1. Input No. Kontrak

2. Pilih Tanggal kontrak

3. Pilih CARI FILE

4. Klik Submit

E-PURCHASING PPK 32

Selanjutnya akan tampil pop up window yang menjelaskan bahwa informasi kontrak berhasil

disimpan. Klik tombol OK untuk kembali ke pop up window Detail Paket.

Gambar pop up window berhasil menyimpan informasi kontrak

Pada halaman Detail Paket - tab Kontrak & Pembayaran, akan tampil file kontrak yang sudah

berhasil diunggah. Untuk menghapus file kontrak yang sudah diunggah, pilih tombol X yang

ada di sebelah nama file tersebut.


Untuk mengisi rincian pembayaran yang sudah dilaksanakan, pilih Input Pembayaran.


Pilih Kontrak

& Pembayaran

Pilih Input

Pembayaran

E-PURCHASING PPK 33

Akan tampil pop up window Form Pembayaran yang dapat diisi oleh PPK seperti No Tagihan,

Tanggal Tagihan, Total Tagihan, Tanggal Pembayaran, Tanggal Penerimaan produk, dan

Keterangan Tambahan. Klik tombol Submit untuk menyimpan data tersebut.

Gambar pop up window Form Pembayaran

Selanjutnya akan tampil pop up window yang menjelaskan bahwa informasi pembayaran

berhasil disimpan. Tekan tombol OK untuk kembali ke pop up window Detail Paket.

Gambar pop up window berhasil menyimpan informasi pembayaran


1. Input No. Tagihan

2. Pilih Tanggal Tagihan

3. Input Total Tagihan

4. Pilih Tanggal Pembayaran 6. Input Keterangan

Tambahan

7. Klik Submit

5. Pilih Tanggal Penerimaan Produk

E-PURCHASING PPK 34

3.4 Halaman Petunjuk Penggunaan

Halaman ini berisi informasi petunjuk penggunaan aplikasi ePurchasing Produk berupa file pdf

yang dapat diunduh.

Gambar Halaman Petunjuk Penggunaan

3.5 Halaman Download

Halaman ini berisi softcopy file yang dapat diunduh, misalnya template Surat Perjanjian dan

Surat Pemesanan.

Gambar Halaman Download

3.6 Halaman Hubungi Kami

Halaman ini berisi informasi tentang Communication Center LKPP, apabila terdapat kendala

dalam penggunaan aplikasi e-Purchasing Produk, dapat menghubungi Communication Center

LKPP via telepon atau email.

Pilih Petunjuk

Penggunaan

Pilih Download

E-PURCHASING PPK 35

Gambar Halaman Hubungi Kami

4 Mengakhiri Aplikasi

Klik menu Logout untuk mengakhiri aplikasi.

Gambar Proses Mengakhiri Aplikasi

5 Penutup

Petunjuk pengoperasian ini dibuat sesuai dengan versi ePurchasing produk barang/jasa

pemerintah tertentu. Untuk meningkatkan pelayanan, ePurchasing Produk barang/jasa

Pemerintah diperbarui pada waktu tertentu sehingga petunjuk pengoperasian ini pada

beberapa bagian, tidak lagi sesuai dengan versi ePurchasing Produk barang/jasa Pemerintah

yang sedang digunakan. Jika Anda mendapatkan kesulitan dalam pengoperasian ePurchasing

Produk barang/jasa Pemerintah, silakan menghubungi nomor Communication Center LKPP di

nomor (021) 2993 5577 / (021) 4629 3000 atau email ke [email protected] atau

[email protected].

Pilih Hubungi Kami

Pilih Logout

Petunjuk penggunaan aplikasi ePurchasing Produk Barang ...setda.kulonprogokab.go.id/ulp/upload/PPK -...

Documents

Transcript of Petunjuk penggunaan aplikasi ePurchasing Produk Barang ...setda.kulonprogokab.go.id/ulp/upload/PPK -...