PMU-PK-PS-03

KAWALAN DOKUMEN

KELUARAN 03

PINDAAN 05

TARIKH BERKUATKUASA

11 OKTOBER 2021

PENGURUSAN DAN SOKONGAN Muka surat 1

1.0 OBJEKTIF

Prosedur ini menggariskan tindakan-tindakan yang dilakukan bagi memastikan

dokumen yang digunakan dalam Sistem Pengurusan Kualiti diurus dengan teratur dan

terkini supaya proses Pemberian Latihan Separa Profesional dapat dilaksanakan

dengan lancar dan berkesan.

2.0 SKOP

Prosedur ini digunapakai untuk mewujud, menyemak, melulus, meminda, mengedar,

mengindeks dan menyelenggara Dokumen Kualiti Dalaman dan data kualiti yang

digunakan di Politeknik Mukah.

3.0 RUJUKAN

3.1 Manual Kualiti

3.2 Standard ISO 9001 terkini

3.3 PMU-PK-PS-09 : Pengurusan Rekod Kualiti

PMU-PK-PS-03

KAWALAN DOKUMEN

KELUARAN 03

PINDAAN 05

TARIKH BERKUATKUASA

11 OKTOBER 2021

PENGURUSAN DAN SOKONGAN Muka surat 2

4.0 DEFINISI

Dokumen Kualiti

Merangkumi semua dokumen dalaman dan sokongan dalaman yang

digunapakai dalam Sistem Pengurusan Kualiti.

Dokumen Kualiti

Dalaman

Merangkumi Manual Kualiti, Prosedur Kualiti dan Arahan Kerja yang

dimuatnaik ke dalam sistem pangkalan data komputer dan disediakan

dalam bentuk salinan lembut (softcopy).

Dokumen Sokongan Terdiri daripada:

a) Dokumen sokongan dalaman adalah dokumen rujukan yang

disediakan oleh Politeknik Mukah.

b) Dokumen sokongan luaran adalah dokumen rujukan yang

disediakan oleh JPPKK dan pihak luar seperti Surat Pekeliling

Kerajaan, Akta, Arahan Perbendaharaan dan lain-lain

seumpamanya.

Pemegang

Dokumen/

Pemegang Proses

Pegawai-pegawai yang ditentukan di dalam senarai edaran untuk

menerima dan menyimpan dokumen.

Senarai Induk

Dokumen Kualiti

Satu senarai yang mengandungi jenis-jenis dokumen yang diguna

dan dirujuk dalam Sistem Pengurusan Kualiti.

Rekod Pindaan Rekod yang mengandungi maklumat berhubung dengan pindaan yang

dibuat ke atas mana-mana Dokumen Kualiti Dalaman yang

digunapakai.

PMU-PK-PS-03

KAWALAN DOKUMEN

KELUARAN 03

PINDAAN 05

TARIKH BERKUATKUASA

11 OKTOBER 2021

PENGURUSAN DAN SOKONGAN Muka surat 3

JKPD

Jawatankuasa Pindaan Dokumen adalah pegawai-pegawai yang

dilantik oleh Pengarah untuk menyelaras penyediaan dan pindaan

Dokumen Kualiti.

TPA Timbalan Pengarah Akademik

WP Wakil Pengurusan

PQJ Penyelaras Kualiti Jabatan

5.0 PROSEDUR KERJA

TANGGUNGJAWAB TINDAKAN

Pengarah A. Penyediaan Manual Kualiti

1. Mengenalpasti Dokumen Kualiti yang diperlukan bagi

pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti di Politeknik

Mukah.

2. Mengarahkan Wakil Pengurusan menguruskan

penyediaan Dokumen Kualiti yang diperlukan.

WP 3. Mengarahkan JKPD menyediakan Dokumen Kualiti.

JKPD

4. Menyediakan Dokumen Kualiti yang diperlukan dan

mengemukakan kepada WP.

WP 5. Meneliti Dokumen Kualiti yang disediakan untuk

memastikannya lengkap dan betul.

6. Menyerahkan Dokumen Kualiti kepada Pengarah

sekiranya tiada pindaan.

PMU-PK-PS-03

KAWALAN DOKUMEN

KELUARAN 03

PINDAAN 05

TARIKH BERKUATKUASA

11 OKTOBER 2021

PENGURUSAN DAN SOKONGAN Muka surat 4

7. Sekiranya ada pindaan, WP meminta JKPD meminda

dan mengemukakan semula dokumen.

Pengarah 8. Meluluskan Dokumen Kualiti dan mengarahkan

Pengurus Kualiti menyediakan Dokumen Kualiti

dalam bentuk salinan lembut (softcopy).

WP B. Penyediaan Prosedur Kualiti dan Arahan Kerja

9. Mengenalpasti Prosedur Kualiti yang diperlukan bagi

pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti di Politeknik

Mukah.

10. Mengarahkan Pengurus Kualiti dan JKPD

menguruskan penyediaan Prosedur Kualiti yang

diperlukan.

PQ dan JKPD

11. Menyediakan Prosedur Kualiti yang diperlukan dan

mengemukakannya kepada WP.

WP 12. Meneliti dan meluluskan Prosedur Kualiti dan Arahan

Kerja. Sekiranya bersetuju, Prosedur Kualiti dan

Arahan Kerja dimuatnaik ke dalam pangkalan data

komputer.

PQ dan PPQ 13. Melaksanakan Proses E: Edaran Dokumen Kualiti.

C. Pindaan Dokumen Kualiti

PMU-PK-PS-03

KAWALAN DOKUMEN

KELUARAN 03

PINDAAN 05

TARIKH BERKUATKUASA

11 OKTOBER 2021

PENGURUSAN DAN SOKONGAN Muka surat 5

WP 14. Menerima cadangan untuk meminda Dokumen Kualiti

melalui borang Cadangan Pindaan Dokumen Kualiti

(Lampiran 3). 15. Meneliti cadangan pindaan dan membuat ulasan dan

seterusnya mengemukakan kepada Pengarah untuk

penelitian lanjut. Pengarah 16. Meneliti cadangan pindaan untuk memastikan

keperluan pindaan boleh diterima atau tidak. a. Sekiranya tidak setuju dengan cadangan,

arahkan WP memaklumkan kepada pencadang.

b. Sekiranya setuju, memaklumkan kepada WP

untuk membuat pindaan.

WP 17. Mengarahkan JKPD meminda dokumen mengikut

cadangan pindaan yang telah dipersetujui.

PPQ & JKPD 18. Meminda dokumen seperti yang dicadangkan,

mencatat nombor pindaan dan tarikh pindaan pada

dokumen yang dipinda dan mengemaskini Rekod

Pindaan Manual Kualiti (Lampiran 4(i)), Rekod

Pindaan Prosedur Kualiti (Lampiran 4(ii)) dan

mengemukakan kepada WP.

19. Mengubah bilangan keluaran jika pindaan melebihi

50% daripada mukasurat. WP 20. Mengemukakan pindaan dokumen kepada

Pengarah.

PMU-PK-PS-03

KAWALAN DOKUMEN

KELUARAN 03

PINDAAN 05

TARIKH BERKUATKUASA

11 OKTOBER 2021

PENGURUSAN DAN SOKONGAN Muka surat 6

Pengarah 21. Meluluskan pindaan Dokumen Kualiti.

22. Menyerahkan Dokumen Kualiti yang telah dipinda dan

diluluskan kepada Pengurus Kualiti. PQ 23. Mengarahkan Pegawai Pengurusan Kualiti membuat

salinan pindaan Dokumen Kualiti untuk diedarkan

kepada pemegang dokumen yang telah disenaraikan.

PPQ 24. Mengedarkan Dokumen Kualiti (softcopy) yang telah

dipinda dan diluluskan kepada pemegang dokumen

dan mendapatkan pengesahan penerimaan

menggunakan borang Senarai Pengesahan

Penerimaan Pindaan Dokumen Kualiti (Lampiran 5)

serta memuat turun semua Dokumen Kualiti dalam

system e-dokumen. 25. Mengemaskini status Dokumen Kualiti yang dipinda

dalam Senarai Induk Dokumen Kualiti (Lampiran 6(i)

dan Lampiran 6(ii)). PPQ 26. Menyimpan satu salinan dokumen asal dan dicop

“BATAL”, manakala selebihnya dilupuskan dengan

cara shredding semua salinan tersebut.

D. Senarai Induk Dokumen Kualiti PPQ 27. Menyediakan satu Senarai Induk Dokumen Kualiti

yang mengandungi Senarai Induk Dokumen Kualiti

(Lampiran 6(i)) dan Dokumen Sokongan (Lampiran

6(ii)) yang digunakan dalam pelaksanaan sistem kualiti

serta status terkini dokumen.

PMU-PK-PS-03

KAWALAN DOKUMEN

KELUARAN 03

PINDAAN 05

TARIKH BERKUATKUASA

11 OKTOBER 2021

PENGURUSAN DAN SOKONGAN Muka surat 7

TPA 28. Mengesahkan penggunaan dokumen sokongan yang

digunapakai di Politeknik Mukah.

PPQ 29. Mengemaskini Senarai Induk Dokumen Kualiti setiap

kali berlakunya perubahan status dokumen.

E. Edaran Dokumen Kualiti

PPQ 30. Menyediakan Senarai Edaran Dokumen Kualiti

(Lampiran 1).

31. Menyediakan salinan dokumen kualiti

(softcopy/hardcopy) mengikut bilangan yang terdapat

dalam Senarai Edaran Dokumen Kualiti.

32. Memuatnaik Dokumen Kualiti ke dalam sistem untuk

diedar / di akses oleh pemegang dokumen / pemegang

proses.

33. Mendapatkan Pengesahan Penerimaan Dokumen

Kualiti (Lampiran 2) daripada semua Pemegang

Proses.

34.

F. Pengurusan Sistem Pengkodan JKPD Manual Kualiti

35. Memberi kod khas kepada Manual Kualiti. Contoh

pengkodan adalah seperti berikut:

PMU-MK

Politeknik Mukah Manual Kualiti

PMU-PK-PS-03

KAWALAN DOKUMEN

KELUARAN 03

PINDAAN 05

TARIKH BERKUATKUASA

11 OKTOBER 2021

PENGURUSAN DAN SOKONGAN Muka surat 8

Prosedur Kualiti PS

36. Memberi kod khas kepada Prosedur Kualiti PS. Contoh pengkodan adalah seperti berikut:

Politeknik Mukah No. Prosedur

PMU-PK-PS-01

Prosedur Kualiti Pengurusan dan Sokongan

Prosedur Kualiti PLSP

37. Memberi kod khas kepada Prosedur Kualiti PLSP.

Contoh pengkodan adalah seperti berikut:

Politeknik Mukah No. Prosedur

PMU-PK-PLSP-01

Prosedur Kualiti Pemberian Latihan Separa Profesional

Borang

38. Memberi kod khas kepada borang-borang kualiti yang

digunakan dalam pelaksanaan sistem kualiti

berdasarkan perkara-perkara berikut :

a. Nombor rujukan prosedur kualiti (PK) yang

berkenaan.

b. Tarikh kuatkuasa borang.

PMU-PK-PS-03

KAWALAN DOKUMEN

KELUARAN 03

PINDAAN 05

TARIKH BERKUATKUASA

11 OKTOBER 2021

PENGURUSAN DAN SOKONGAN Muka surat 9

c. Kod borang diletakkan pada sudut kiri di bawah

borang berkenaan.

Contoh pengkodan borang adalah seperti berikut :

PS-07(1) (05-06-01)

PK berkenaan No. Lampiran Tarikh

kuatkuasa 39. Meminda borang dan menukarkan tarikh kuatkuasa

borang sekiranya berkaitan.

G. Pengurusan Dokumen Sokongan (Luaran/ Dalaman)

TPA 40. Mengenalpasti penggunaan dokumen sokongan yang

digunapakai di Politeknik Mukah bagi pelaksanaan

sistem pengurusan kualiti. PQJ 41. Memberi kod khas kepada dokumen sokongan yang

digunakan dalam pelaksanaan sistem kualiti. Contoh

PMU-PK-PS-03

KAWALAN DOKUMEN

KELUARAN 03

PINDAAN 05

TARIKH BERKUATKUASA

11 OKTOBER 2021

PENGURUSAN DAN SOKONGAN Muka surat 10

pengkodan dokumen sokongan Luaran adalah seperti

berikut:

DK/DS/L/A – (1-3)

Dokumen Dokumen Luaran Siri Kawalan No edaran &

Kualiti Sokongan Jumlah Dokumen

42. Memberi kod khas kepada dokumen sokongan yang

digunakan dalam pelaksanaan sistem kualiti. Contoh

pengkodan dokumen sokongan Dalaman adalah

seperti berikut:

DK/DS/D/B – (1-11)

Dokumen Dokumen Dalaman Siri Kawalan No edaran &

Kualiti Sokongan Jumlah Dokumen

43. Mengedar dokumen sokongan kepada pemegang

dokumen dan mendapatkan Pengesahan Penerimaan

Dokumen Kualiti (Lampiran 2).

44. Membuat pelupusan sekiranya dokumen terbatal

dengan cara mericih dokumen tersebut. Sekiranya

perlu, satu salinan dokumen yang terbatal disimpan di

Unit Jaminan Kualiti.

PMU-PK-PS-03

KAWALAN DOKUMEN

KELUARAN 03

PINDAAN 05

TARIKH BERKUATKUASA

11 OKTOBER 2021

PENGURUSAN DAN SOKONGAN Muka surat 11

6.0 REKOD KUALITI

Bil. Jenis Rekod Tempoh Simpanan Lokasi Lampiran

1. Senarai Edaran Dokumen Kualiti 2 Tahun Bilik Kualiti 1

2. Pengesahan Penerimaan Dokumen Kualiti

2 Tahun Bilik Kualiti 2

3. Cadangan Pindaan Dokumen Kualiti 1 Tahun Bilik Kualiti 3

4. Rekod Pindaan Manual Kualiti 2 Tahun Bilik Kualiti 4(i)

5. Rekod Pindaan Prosedur Kualiti 2 Tahun Bilik Kualiti 4(ii)

6. Senarai Pengesahan Penerimaan

Pindaan Dokumen Kualiti 2 Tahun Bilik Kualiti 5

7. Senarai Induk Dokumen Kualiti 2 Tahun Bilik Kualiti 6(i)

8.

Senarai Induk Dokumen Kualiti

(Dokumen Sokongan

Dalaman/Luaran)

2 Tahun Bilik Kualiti 6(ii)

9. Salinan Dokumen “BATAL” 2 Tahun Bilik Kualiti

PENGURUSAN DAN SOKONGAN Muka surat 12

CARTA ALIRAN KERJA PROSES KERJA : Penyediaan Dokumen Kualiti

tidak setuju

setuju

Pengarah/ WP

WP

JKPD

WP

WP

Pengarah / WP

PQ

PQ

PPQ

Pemegang Dokumen

Kenalpasti dokumen kualiti untuk pelaksanaan SPK. Arahkan JKPD sediakan Dokumen Kualiti Sediakan Dokumen Kualiti Teliti dan serahkan kepada Pengarah jika tiada pindaan Sekiranya ada pindaan, WP meminta JKPD meminda dan mengemukakan semula dokumen. Lulus dan arahkan PQ sediakan Dokumen Kualiti Sediakan Senarai Edaran Dokumen Kualiti Arahkan PPQ sediakan salinan Dokumen Kualiti Sedia dan edarkan salinan Dokumen Kualiti (softcopy) kepada Pemegang Dokumen Terima & tandatangan Borang Pengesahan Penerimaan Dokumen Kualiti

Mula

Tamat

PENGURUSAN DAN SOKONGAN Muka surat 13

CARTA ALIRAN KERJA PROSES KERJA : Pindaan Dokumen Kualiti

WP

WP

Pengarah/WP

WP

WP

JKPD

PPQ/JKPD

PQ

Pengarah

PQ

PPQ

Mula

Tamat

Tidak

Ya

Terima Borang Cadangan Pindaan Dokumen Kualiti. Teliti, ulas dan kemukakan kepada Pengarah Memastikan keperluan pindaan boleh diterima atau tidak Maklumkan kepada Pencadang Maklumkan JKPD untuk buat pindaan Pinda Dokumen seperti yang dicadangkan Ubah bilangan keluaran jika pindaan lebih 50% daripada mukasurat. Kemukakan pindaan dokumen kepada Pengarah Lulus dokumen yang dipinda dan serahkan kepada PQ Arahkan PPQ buat salinan pindaan & edar kepada Pemegang Dokumen (softcopy) Membuat salinan pindaan & edar kepada Pemegang Dokumen dan kemaskini Senarai Induk Dokumen Kualiti (softcopy) Simpan satu salinan Asal Dokumen Kualiti & cop ”BATAL”

PENGURUSAN DAN SOKONGAN Muka surat 14

CARTA ALIRAN KERJA PROSES KERJA : PENGURUSAN DOKUMEN SOKONGAN (LUARAN/ DALAMAN)

TP(A)

PQJ

PQJ

PQJ

Pemegang Dokumen

Kenalpasti dokumen sokongan untuk pelaksanaan SPK Beri kod khas kepada dokumen sokongan untuk edaran kepada Pemegang Dokumen Sediakan Senarai Edaran Dokumen Kualiti Edarkan Dokumen Sokongan kepada Pemegang Dokumen (softcopy) Terima dan tandatangan Borang Pengesahan Penerimaan Dokumen Kualiti

Mula

Tamat

LAMPIRAN 1 SENARAI EDARAN DOKUMEN KUALITI

Bil.

No. Salinan terkawal

Pemegang dokumen

PS-03(1) (21-06-19)

LAMPIRAN 2

PENGESAHAN PENERIMAAN DOKUMEN KUALITI

Dokumen

Nombor Dokumen/ Daftaran

Nombor Keluaran Tarikh Kuatkuasa

Bil

No.

Salinan

Dikeluarkan Kepada

T/Tangan

Tarikh Terima

PS-03(2) (21-06-19)

LAMPIRAN 3

PS-03(3) (21-06-19)

CADANGAN PINDAAN DOKUMEN KUALITI

Nombor Dokumen

Tajuk Dokumen

Keluaran Tarikh Kuatkuasa

Bahagian Dokumen M/Surat

Cadangan Pindaan

Tandatangan Pencadang

Jawatan

Nama Tarikh

Ulasan Wakil Pengurusan:

Tandatangan Tarikh

Ulasan Pengarah

Tandatangan Tarikh

LAMPIRAN 4(i)

REKOD PINDAAN MANUAL KUALITI

Bil. Keluaran Mukasurat/ pindaan

Tarikh

Kuatkuasa Keterangan pindaan Diluluskan oleh

PS-03(4i) (21-06-19)

LAMPIRAN 4(ii)

REKOD PINDAAN PROSEDUR KUALITI

Bil. No.Prosedur

Kualiti Keluaran/ Mukasurat

Tarikh

Kuatkuasa Keterangan Pindaan Diluluskan oleh

PS-03(4ii) (21-06-19)

LAMPIRAN 5

SENARAI PENGESAHAN PENERIMAAN PINDAAN DOKUMEN KUALITI

Dokumen

Nombor Dokumen

Nombor

Pindaan

Tarikh

Kuatkuasa Nombor Keluaran

Bil

No.

Salinan

Dikeluarkan Kepada T/Tangan Tarikh Terima

PS-03(5) (21-06-19)

LAMPIRAN 6(i)

SENARAI INDUK DOKUMEN KUALITI – Manual Kualiti, PK-PS, PK-PLSP.

PS-03(6i)(21-06-19)

Bil

Nombor dokumen

Tajuk

Bil. Keluaran

Tarikh

Kuatkuasa

Bil. Mukasurat

Nombor salinan terkawal

LAMPIRAN 6(ii)

SENARAI INDUK DOKUMEN KUALITI – (Dokumen Sokongan Dalaman/ Luaran)

PS-03(6ii)(21-06-19)

Bil

Nombor dokumen

Tajuk

Bil. Keluaran

Tarikh

Kuatkuasa

Bil. Mukasurat

Nombor salinan terkawal