PK12 Pengurusan Kawalan Dokumen & Rekod KualitiSISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI KE ARAH MS ISO 9001 :2008 PENGURUSAN PENGAJARAN DAN PEMBELAJARAN SEKOLAH RENDAH NEGERI JOHORSEKTOR JAMINAN KUALITI JABATAN PELAJARAN JOHORPK 12PENGURUSAN KAWALAN DOKUMEN DAN REKOD KUALITIMuka Surat |1PK12 Pengurusan Kawalan Dokumen & Rekod KualitiHak Cipta Terpelihara Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pelajaran Johor | 1 Mac 2011 Keluaran 02 | Pindaan 00Muka Surat |2PK12 Pengurusan Kawalan Dokumen & Rekod Kualiti 1.OBJEKTIFProsedur ini bertujuan untuk menjelaskan tatacara kawalan dokumen dan rekod kualiti bagi memastikan semua dokumen dan rekod yang digunakan dalam sistem pengurusan dokumen dan rekod kualiti dilaksana mengikut kaedah yang ditetapkan di bawah prosedur ini. Prosedur ini juga bertujuan supaya rekod kualiti dikendalikan dengan baik, dapat dibaca, mudah dikenal dan mudah diperolehi semula. Prosedur yang diwujudkan bertujuan untuk mengawal, mengenal, menyimpan, menjaga, mendapatkan semula dan melupuskan rekod kualiti.0.SKOPProsedur ini diguna pakai oleh Pengurus Kualiti Negeri di Unit Kualiti Jabatan Pelajaran Johor, semua sekolah dalam program MS ISO 9001:2008 bermula dari proses penyediaan hingga pelupusan Dokumen dan Rekod Kualiti berkenaan. Rekod Kualiti merangkumi proses mengenal pasti, menyimpan, menjaga, mendapatkan semula dan pelupusan rekod-rekod kualiti berikut : 2.1 Kawalan Dokumen (Seksyen 4.2.3) 2.2 Pengurusan Rekod Kualiti (Seksyen 4.2.4) 2.3 Kajian Semula Pengurusan (Seksyen 5.6.3) 2.4 Latihan Staf (Seksyen 6.2.2) 2.5 Prosedur Kualiti Proses (Seksyen 7.1) 2.6 Aduan Pelanggan (Seksyen 7.2.3) 2.7 Pengurusan Perolehan, Pembayaran dan Pengurusan Stor (Seksyen 7.4.1) 2.8 Penilaian Pembekal (Seksyen 7.4.1) 2.9 Identifikasi dan Kemudahkesanan (Seksyen 7.5.3) 2.10 Hasil Audit Dalaman (Seksyen 8.2.2) 2.11 Kawalan Perkhidmatan Yang Tidak Akur (Seksyen 8.3) 2.12 Penyediaan Jadual Waktu 2.13 Pelaksanaan P & P 2.14 Pencerapan P & P 2.15 Pengurusan Bimbingan 2.16 Pengendalian Peperiksaan 2.17 Pengurusan Penggunaan Pusat Sumber 2.18 Tindakan Pembetulan (Seksyen 8.5.2) 2.1 9 Tindakan Pencegahan (Seksyen 8.5.3)3. RUJUKAN3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7Manual Kualiti Prosedur Kualiti Lampiran Kualiti Dokumen Sokongan Arahan Perbendaharaan Arahan Perkhidmatan Panduan Sistem Fail Bagi Agensi-agensi KerajaanHak Cipta Terpelihara Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pelajaran Johor | 1 Mac 2011 Keluaran 02 | Pindaan 00PK12 Pengurusan Kawalan Dokumen & Rekod Kualiti4. DEFINISISila rujuk Definisi Singkatan Perkataan (Manual SPSK)4.1 Dokumen Kualiti Dokumen yang menjadi rujukan semasa melaksanakan aktiviti, didokumenkan dalam sistem pengurusan kualiti. Dokumen itu adalah : a. Dokumen dalaman yang terdiri daripada: i.Manual Kualiti ii.Prosedur Kualiti b. Lampiran Kualiti yang terdiri daripada: i.Borang Kualiti ii.Carta Alir c. Dokumen Sokongan yang terdiri daripada: i.Pekeliling Kewangan dan Pentadbiran ii.Surat Siaran dan Pekeliling Kementerian Pelajaran Malaysia iii.Surat Siaran dan Pekeliling Jabatan Pelajaran Johor iv.Falsafah Pendidikan Kebangsaan 0.Akta Pendidikan 1996 4.2 Dokumen Terkawal Semua dokumen kualiti sama ada dalam bentuk bercetak atau bentuk CD dan diberi nombor salinan terkawal.4.3 Wakil Pengurusan Pengawal dokumen yang akan mengedarkan dokumen kepada penerima yang didaftar dalam Senarai Edaran. Wakil Pengurusan (WP) akan mengemaskinikan Daftar Dokumen Induk serta memastikan dokumen yang telah dibatalkan tidak digunakan sebagai rujukan oleh anggota SR NEGERI JOHOR.4.4 Pengurus Kualiti dan Ketua Juruaudit Pegawai Sektor Jaminan Kualiti Jabatan Pelajaran Johor yang dilantik untuk mengurus, mengawal dan mengedar dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem pengurusan kualiti. Pengurus Kualiti Negeri ( PQN ), Penolong Pengurus Kualiti (PPQN ) dan Ketua Juru Audit Negeri (KJN) adalah pegawai yang dilantik oleh Pengarah Pelajaran Negeri Johor. Manakala Pengurus kualiti Sekolah ( PQS ) dan Ketua Juruaudit Sekolah ( KJS ) dilantik oleh Guru Besar Sekolah.Hak Cipta Terpelihara Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pelajaran Johor | 1 Mac 2011 - Keluaran 02 | Pindaan 00 Muka Surat | 3Muka Surat | 4PK12 Pengurusan Kawalan Dokumen & Rekod Kualiti4.5 Pemegang Doku men Merujuk kepada nama pemegang dokumen seperti yang ada dalam Senarai Induk Edaran Terkawal Unit Kualiti dan Sekolah WP - Wakil Pengurusan PQN - Pengurus Kualiti Negeri KJN - Ketua Juruaudit Negeri GB - Guru Besar SR Negeri Johor PK - Penolong Kanan SR Negeri Johor PQS - Pengurus Kualiti Sekolah KJS - Ketua Juruaudit Sekolah4.6 Jawatankuasa Pengurusan Dokumen Kualiti Pengurus Kualiti Sekolah, Ketua Juruaudit Sekolah dan Penyelaras- Penyelaras Prosedur yang menyediakan Dokumen Kualiti dan dilantik oleh Guru Besar.4.7 Definisi Rekod Kualti a. Rekod Kualiti merupakan bukti sesuatu aktiviti yang telah dilaksanakan. Mewujud rekod kualiti bermaksud proses menyediakan rekod berkaitan sesuatu aktiviti. b. Mengurus rekod kualiti bermaksud aktiviti mengklasifikasi, mengindeks, memfail dan mengemas kini sesuatu rekod. c. Melupuskan rekod bermaksud mengambil tindakan mengeluarkan rekod dari simpanan dan dihapuskan. Proses ini dilakukan di akhir sesuatu tempoh simpanan. d Wakil Pengurusan adalah pegawai yang dilantik secara rasmi oleh Guru Besar untuk membantu menguruskan rekod-rekod kualiti.Hak Cipta Terpelihara Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pelajaran Johor | 1 Mac 2011 Keluaran 02 | Pindaan 00Muka Surat |5PK12 Pengurusan Kawalan Dokumen & Rekod Kualiti5. TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN PENGURUSAN DOKUMEN KUALITITANGGUNGJAWAB TINDAKAN PENGKELASAN DOKUMEN PQN/KJN//WP/ GB / PQS / KJS 1. Dokumen di Sektor Jaminan Kualiti dan SR Negeri Johor adalah seperti berikut:i.Manual Kualiti ii.Prosedur Kualiti iii. Lampiran Kualiti iv Dokumen Sokongan Dokumen Kualiti terdiri daripada Manual Kualiti dan Prosedur Kualiti. RUJUKAN(PK 12/4 Senarai Induk Dokumen Kualiti)2.Manual Kualiti, Prosedur Kualiti dan Lampiran akan diberi Nombor Keluaran dan Tarikh Keluaran. 3.Nombor Keluaran adalah nombor yang digunakan untuk menentukan status penerbitan bagi keseluruhan dokumen terkawal. 4.Nombor Keluaran dokumen terkawal akan berubah sekiranya:i. Berlaku perubahan pada versi MS ISO yang sedang dig unakan. ii. Berlaku perubahan dalam fungsi utama organisasi. iii. Berlaku perubahan bagi sebahagian besar isi kandungan yang hanya diluluskan oleh pihak 5.Lampiran Kualiti terdiri daripada Borang Kualiti dan Carta Alir. Penggunaan Borang Lampiran Kualiti mengikut keperluan dan kesesuaian pelaksanaan prosedur kerja di lokasi. 6.Dokumen Sokongan terdiri daripada Surat Siaran, Pekeliling, Akta Pendidikan dan Falsafah Pendidikan Negara. 7.Dokumen Terkawal dalam simpanan Pengarah Pelajaran Johor, Timbalan Pengarah Pelajaran, Ketua- Ketua Sektor, Semua Pegawai Pelajaran Daerah, KPP, PQN, PPQN, KJN, KUQ, Penolong Pengarah Sektor Jaminan Kualiti dan Bilik Dokumentasi Sektor Jaminan Kualiti Jabatan Pelajaran Johor.(PK 12/6 :Senarai Induk Lampiran Kualiti) (PK 12/5: Akuan Penerimaan Dokumen Kualiti)Hak Cipta Terpelihara Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pelajaran Johor | 1 Mac 2011 - Keluaran 02 | Pindaan 00Muka Surat |6PK12 Pengurusan Kawalan Dokumen & Rekod Kualiti PENYEDIAAN DAN KELULUSAN DOKUMEN 3. Penyediaan dan kelulusan dokumen kualiti seperti berikut:Dokumen Disediakanadalah4.DiluluskanManual Kualiti Prosedur Kualiti Lampiran Kualiti Dokumen SokonganPQN PQN PQNPengarah Pengarah PengarahPENGENDALIAN PENDAFTARAN DOKUMEN TERKAWAL 0 . S e m u a d o k u m e n te r k a w a l d id a f t a r k a n d a la m S E N A R A I K U A L IT I d a n S E N A R A I S O K O N G A N . D okum en salinan terkawal. 5. S e m u a d o k u m e n k u a liti up dalam bentuk CD d isim p a n d i U n it K u a liti NEGERI JOHOR0.S e m u a d o k u m e n te r k a w a l DO KUMEN TERKAW AL tersebut.1 . K U Q d a n P K b e r ta n g g u n g ja w a b p e n y e n g g a ra a n SENARAI dan S E N A R A I IN D U K memastikan hanya 6. S em ua dokum en k u a liti dengan mengisi dan P E N E R IM A A N D O K U M E NPENGENDALIAN EDARAN DOKUMEN TERKAWAL KEPADA PIHAK KETIGA2. Semua dokumen Jabatan Pelajaran Dokumen Kualiti diedarkan kepada 1. kebenaran Pengurus 0. P e m eg an g-p em eg a ng salinan kepada pihak SALINAN2.Hak Cipta Terpelihara Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pelajaran Johor | 1 Mac 2011 Keluaran 02 | Pindaan 00PK12 Pengurusan Kawalan Dokumen & Rekod Kualiti PQN/KJN//WP GB/ PQS / KJSPENGENDALIAN PINDAAN DOKUMEN TERKAWAL11.Sebarang cadangan pindaan yang hendak dibuat pada dokumen terkawal hendaklah dipohon dengan menggunakan Borang Cadangan Pindaan.(PK 12/2 Borang CadanganMuka Surat |7Pindaan) Minit MKSP No Pindaan Tarikh PindaanPK12 Pengurusan Kawalan Dokumen & Rekod Kualiti 12.Permohonan pindaan ini hendaklah dibentangkan dalam Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan untuk kelulusan. 13.Nombor Pindaan akan berubah secara 0+n bagi manamana muka surat yang dipinda. Tarikh pindaan bagi muka surat berkenaan juga tarikh kelulusan pindaan. akan berubah mengikut 14.Nombor Keluaran adalah nombor yang digunakan untuk menentukan status penerbitan bagi keseluruhan dokumen terkawal. Nombor Keluaran dokumen terkawal akan berubah sekiranya:i. Berlaku pindaan yang melibatkan tambahan atau pengurangan muka surat ii. Berlaku perubahan pada versi MS ISO yang sedang dig unakan. iii. Berlaku perubahan dalam fungsi utama organisasi. iv. Berlaku perubahan bagi sebahagian besar isi kandungan yang hanya diluluskan oleh pihak 15.Nombor Keluaran akan berubah secara 01+n, sementara Nombor Pindaan kembali menjadi 0. 16.Pindaan dokumen yang telah diluluskan hendaklah diserahkan kepada Unit Kualiti Jabatan Pelajaran Johor untuk direkodkan dan disenggarakan. 17.Pindaan yang diluluskan ke atas dokumen terkawal hendaklah direkodkan dalam Borang Rekod Pindaan. 18.KUQ/PK bertanggungjawab memasukkan halaman terbaru dan mengeluarkan halaman lama pada salinan asal dan salinan-salinan edaran. 0. Satu salinan asal halaman lama yang terdapat pada pemegang-pemegang dokumen akan dicap BATAL dan disimpan dalam fail berkaitan di Unit Kualiti Jabatan Pelajaran Johor dan Sekolah(PK 12/3 Borang Rekod Pindaan) Cap Batal (PK 12/7 Senarai pelupusan Dokumen /rekod)PELUPUSAN DOKUMEN TERKAWALKS/KPP/KUQ/PQN/ KJN/PPQN/ WP/ 20.Pelupusan dokumen terkawal hendaklah merujuk pekeliling prosedur pelupusan rekod. GB/ PQS / KJSHak Cipta Terpelihara Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pelajaran Johor | 1 Mac 2011 - Keluaran 02 | Pindaan 00PK12 Pengurusan Kawalan Dokumen & Rekod KualitiMuka Surat |8PK12 Pengurusan Kawalan Dokumen & Rekod KualitiKS/KPP/KUQ/PQN/ KJN/PPQN/ WP 21. GB/ PQS / KJS22.PENGENDALIAN DOKUMEN SOKONGANAkta, Pekeliling, Arahan Perkhidmatan, Perbendaharaan dan Keselamatan. Semua dokumen sokongan ini hendaklah disahkan oleh Pengarah sebelum diguna pakai dalam Sistem Pengurusan Kualiti Dokumen-dokumen yang tidak diguna pakai akan dilupuskan mengikut pekeliling yang sedang berkuat kuasa. Sekiranya terdapat langkah-langkah yang tidak mematuhi spesifikasi, ambil tindakan pembetulan (Rujuk PK 15 : Pengurusan Kawalan Perkhidmatan Yang Tidak Akur)Kelulusan Pengarah23.0.(PK 12/7 Pelupusan Dokumen/ Rekod)6 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN PENGURUSAN REKOD KUALITI TANGG UNG JAWAB TINDAKAN PERANTARA Manual Kualiti Prosedur KualitiKS/KPP/KUQ/PQN/KJN/ 5.1 Rekod Kualiti yang perlu diwujudkan dikenal PPQN/ WP pasti berpandukan kepada manual kualiti dan GB / PQS / KJS semua prosedur kualiti yang ditetapkan di bawah sistem kualiti sekolah. Jenis rekod, lokasi dan tempoh simpanan setiap rekod kualiti dinyatakan dalam setiap prosedur kualiti. PQN/KUQ/P/GPK GB / PQS / KJS5.2 Rekod Kualiti disimpan dalam fail-fail yang telah Daftar Fail diberi nombor fail dan dinamakan secara khusus. Jika rekod disimpan dalam bentuk elektronik dipastikan ada salinan dan back-up. 5.3 Menyediakan kaedah yang sesuai bagi mengesan pergerakan rekod kualiti. 5.4 Mengurus, menyelenggara, menyimpan, mendapatkan semula dan melupuskan Rekod Kualiti Unit Kualiti dan Sekolah mengikut prosedur dan peraturan terkini. 5.5 Sekiranya terdapat langkah-langkah yang tidak mematuhi spesifikasi, ambil tindakan pembetulan (Rujuk PK 15: Pengurusan Kawalan Perkhidmatan Yang Tidak Akur) Kaedah Pergerakan Rekod Kualiti (PK 12/7: Senarai Pelupusan Dokumen / Rekod)PQN/KUQ/P/GPK GB/ PQS / KJSPihak yang memerlukan RekodHak Cipta Terpelihara Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pelajaran Johor | 1 Mac 2011 - Keluaran 02 | Pindaan 00Muka Surat |9PK12 Pengurusan Kawalan Dokumen & Rekod Kualiti 6.Bil. 1. 2. 3. 4.DOKUMEN DAN REKOD KUALITIJenis Rekod Tempoh LokasiAkuan Penerimaan Dokumen Kualiti Borang Cadangan Pindaan Borang Rekod Pindaan Senarai Induk Dokumen Kualiti terkini Senarai Induk Dokumen Sokongan/lampiran Akuan Penerimaan Dokumen Senarai fail yang tidak aktif dan ditutup. Senarai fail yang dilupuskan. Daftar Fail3 tahun 3 tahun 3 tahun 3 tahun 3 tahun 3 tahun 5 tahun 5 tahun 5 tahunUnit Kualiti dan Sekolah Unit Kualiti dan Sekolah Unit Kualiti dan Sekolah Unit Kualiti dan Sekolah Unit Kualiti dan Sekolah Unit Kualiti/Sekolah Unit Kualiti/Sekolah Unit Kualiti/Sekolah Unit Kualiti/Sekolah5.6789Hak Cipta Terpelihara Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pelajaran Johor | 1 Mac 2011 Keluaran 02 | Pindaan 00