PKS 08 - Pengurusan Rekod

No. Keluaran Tarikh Keluaran No. Pindaan Tarikh Pindaan Tarikh Berkuatkuasa

05 01 Disember 2016 0 0 04 Januari 2017

Muka Surat

1/3

SISTEM PENGURUSAN KUALITI SEKOLAH

PENGAJARAN &PEMBELAJARAN

PROSEDUR KUALITI

PKS 08

PENGURUSAN

REKOD

PKS 08 - Pengurusan Rekod

No. Keluaran Tarikh Keluaran No. Pindaan Tarikh Pindaan Tarikh Berkuatkuasa

05 01 Disember 2016 0 0 04 Januari 2017

Muka Surat

2/3

13.1. OBJEKTIF

Prosedur ini bertujuan untuk memastikan prosedur pengurusan rekod dipatuhi yang merupakan bukti pematuhan kepada standard dan keberkesanan operasi Sistem Pengurusan Kualiti.

13.2. SKOP

Prosedur ini diguna pakai oleh BPSH, JPN, PPW, PPD dan sekolah bermula dari proses penyediaan hingga pelupusan bagi rekod-rekod bertaraf terbuka.

13.3. RUJUKAN

13.3.1. Manual Kualiti 13.3.2. Prosedur Kualiti 13.3.3. Lampiran Kualiti 13.3.4. Dokumen Sokongan 13.3.5. Arahan Keselamatan 1974 13.3.6. Akta Arkib Negara 2003 13.3.7. Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 5/2007 – Panduan Pengurusan

Pejabat

13.4. DEFINISI

13.4.1 Rekod

Rekod bermaksud rekod awam yang diterima secara rasmi atau yang dikeluarkan oleh mana-mana pejabat awam dan penjawat awam atau pekerja pejabat awam dalam menjalankan tugas rasminya. Rekod ini merangkumi segala jenis surat, dokumen, daftar, bahan bercetak, buku, peta, pelan, lukisan, gambar foto, mikrofilem, mikrofis, filem sinematografi, rakaman bunyi, tanpa mengira bentuk atau media termasuk rekod elektronik.

PKS 08 - Pengurusan Rekod

No. Keluaran Tarikh Keluaran No. Pindaan Tarikh Pindaan Tarikh Berkuatkuasa

05 01 Disember 2016 0 0 04 Januari 2017

Muka Surat

3/3

13.5. TANGGUNG JAWAB DAN TINDAKAN

TANGGUNG JAWAB TINDAKAN RUJUKAN

PT Rekod

1. 1. Menyelenggara rekod-rekod sebagai bukti pematuhan standard melalui kaedah berikut :

a. Mendaftar dan memberikan nombor rujukan untuk setiap rekod. b. Menyimpan rekod-rekod mengikut fail yang selaras dengan Akta Arkib Negara 2003 c. Menyediakan kaedah yang sesuai bagi mengesan pergerakan rekod d. Mengenal pasti dan menyenaraikan rekod-rekod yang perlu dilupuskan.

e. Melaksanakan pelupusan Rekod mengikut Peraturan Pelupusan Rekod Awam, Akta Arkib Negara 2003.

Sekiranya terdapat langkah-langkah yang tidak mematuhi spesifikasi ambil tindakan pembetulan merujuk PKS 07 Tindakan Pembetulan

Senarai Pendaftaran Rekod Sistem Penyimpanan Rekod Sistem Pergerakan Rekod Senarai Pelupusan Rekod Pelupusan

13.6. REKOD KUALITI

BIL. JENIS REKOD TEMPOH SIMPANAN LOKASI

1 Rekod Awam 5 Tahun Sekolah

2 Dokumen Lain Tertakluk kepada Jadual

Pelupusan Rekod Sekolah

3 Rekod Kewangan 7 Tahun Sekolah