POLITEKNIK MELAKA KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA · politeknik melaka kementerian pendidikan...

POLITEKNIK MELAKA KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

PROSES KERJA

PS - 03

PENGURUSAN PEROLEHAN BEKALAN DAN PERKHIDMATAN

SISTEM PENGURUSAN KUALITI ISO 9001:2015

Disediakan oleh: Diluluskan oleh:

NAMA : SITI HAJAR BINTI HUSSAIN Jawatan : Penolong Pegawai Tadbir (N29) Tarikh : 25 Jun 2018

NAMA : NOR AZIYAH BINTI KARHA Jawatan : Penolong Pegawai Tadbir (N29) Tarikh : 25 Jun 2018

MAKLUMAT TERKAWAL

PENGURUSAN PEROLEHAN

BEKALAN/ PERKHIDMATAN

PS- 03

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 02

Mukasurat 2 /14

Tarikh 25-06-2018

KANDUNGAN HALAMAN

1. KRITERIA KECEMERLANGAN PROSES ...................................................................... 3

1.1 Maklumat Umum Proses ..................................................................................... 3

1.2 Rujukan .............................................................................................................. 3

1.3 Sumber-Sumber Yang Diperlukan 7 .................................................................... 4

1.4 Maklumat Yang Perlu Dikomunikasi 7.4 ................................................................ 4

1.5 Definisi ................................................................................................................ 4

1.6 Singkatan ............................................................................................................ 5

2. SIPOC DIAGRAM 4.4.1 .................................................................................................... 6

2.1 Perancangan Perolehan ..................................................................................... 6

2.2 Proses Perolehan dan Penyediaan Pesanan Tempatan secara atas talian ........ 6

2.3 Penerimaan Bekalan/Perkhidmatan dan Proses Bayaran ................................... 7

3. SWIMLANE 4.4.1 .............................................................................................................. 8

3.1 Perancangan Perolehan ..................................................................................... 8

3.2 Proses Perolehan dan Penyediaan Pesanan Kerajaan secara atas talian .......... 9

3.3 Penerimaan Bekalan/Perkhidmatan dan Proses Bayaran ................................. 10

4. PROSES KERJA 4.4.1 .................................................................................................... 11

4.1 Perancangan Perolehan .................................................................................... 11

4.2 Proses Perolehan dan Pesanan Kerajaan secara atas talian ............................ 11

4.3 Penerimaan Bekalan/Perkhidmatan dan Proses Bayaran ................................. 12

5. P-D-C-A (Plan-Do-Check-Act) ....................................................................................... 12

6. RISIKO DAN PELUANG 6.1 .......................................................................................... 13

7. KAWALAN OUTPUT TIDAK AKUR 8.4 .......................................................................... 13

8. MAKLUMAT PERLU DISELENGGARA (REKOD) 7.5 ................................................... 14

9. LAMPIRAN 8.5 .............................................................................................................. 14

10. KAWALAN DAN PINDAAN 7.5 ...................................................................................... 14



PS- 03

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 02

Mukasurat 3 /14

Tarikh 25-06-2018

1. KRITERIA KECEMERLANGAN PROSES

1.1 Maklumat Umum Proses

MAKLUMAT PENERANGAN

1) Objektif Memastikan garis panduan dan prosedur perolehan kerja, bekalan dan perkhidmatan oleh Politeknik Melaka dilaksanakan mengikut peraturan kewangan yang telah ditetapkan oleh Perbendaharaan.

2) Skop (key activities) a. Menyelaras Kontrak Pusat b. Menyelaras Pembelian Terus c. Menyelaras Sebutharga d. Menyelaras Tender Terbuka

3) Indikator kecemerlangan proses 4.4.1 a. Pembayaran dilaksanakan dalam tempoh 14 hari dari tarikh invois

b. Semua Prestasi Pembekal diukur

4) Pemilik proses a. Penolong Pegawai Tadbir

5) Pelanggan proses 5.2 a. Pengarah b. Ketua Jabatan/Ketua Unit c. Pegawai Perolehan Jabatan/Unit d. Pegawai Penerima Jabatan/Unit e. Unit Kewangan f. Jawatankuasa Sebutharga

6) Pihak berkepentingan 4.2 a. Kementerian Pendidikan Malaysia b. Jabatan Pengajian Politeknik c. Kementerian Kewangan d. Jabatan Akauntan Negara

1.2 Rujukan

RUJUKAN MAKLUMAT

Rujukan 7.5 (external references) a. ISO 9001:2015

b. 1PP (Pekeliling Perbendaharaan)

c. Pekeliling Perkhidmatan

d. Arahan Perbendaharaan

e. Surat Pekeliling Jabatan Akauntan Negara

f. Jadual Pelupusan Rekod Kewangan dan

Perakaunan

g. Sistem ePerolehan

Rujukan dalaman 7.5 (internal references) a. Semua Proses Kerja

b. Semua Garis Panduan (terbitan dalaman)



PS- 03

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 02

Mukasurat 4 /14

Tarikh 25-06-2018

1.3 Sumber-Sumber Yang Diperlukan 7

SUMBER-SUMBER PENERANGAN

Manusia 7.1.2 Pengarah

Timbalan Pengarah (Sokongan Akademik)

Penolong Pegawai Aset Jabatan/Unit

Pegawai Perolehan Jabatan/Unit

Pegawai Penerima Jabatan/Unit

Pemilik proses

Infrastruktur 7.1.3

Bangunan dan utility 7.1.3(a) Pejabat dan Ruang Kerja

Peralatan, perkakasan, perisian 7.1.3(b) Komputer dan Pencetak

Pengangkutan 7.1.3 (c) Tidak Berkaitan

Teknologi maklumat dan komunikasi 7.1.3(d)

Tidak Berkaitan

Peralatan perlu dikaliberasi 7.1.5 Tidak Berkaitan

Bahan 7 Alat tulis

Persekitaran7.1.4 Selamat & kondusif

Pengetahuan 7.1.6 Teknik audit Keperluan standard Keperluan organisasi dan pihak berkepentingan

Kompetensi kakitangan 7.2 Pernah mengikuti Kursus Perolehan Kerajaan

Lain-lain Tidak Berkaitan

1.4 Maklumat Yang Perlu Dikomunikasi 7.4

Maklumat Tanggungjawab Masa Kaedah Penerima

1. Maklumat ABM PP J/U dan KJ/KU Setiap awal tahun Emel PAK

2. Cipta perolehan secara atas talian

PP J/U Selepas perancangan perolehan

Atas talian Pembekal/ KJ/KU/UKew

3. Pesanan Kerajaan PT (Kew) Selepas semakan dilaksanakan oleh JANM

Serahan Tangan

PP J/U

4. Borang Prestasi Pembekal

PP J/U Selepas menerima bekalan

Serahan Tangan

UKew

1.5 Definisi

PERKATAAN PENERANGAN

Bekalan Merangkumi bahan luak, alat tulis dan peralatan kecil

Perkhidmatan Meliputi kerja-kerja keselamatan, kebersihan, pembaikan dan penyenggaraan

Jawatankuasa Pembuka Sebutharga

Terdiri daripada sekurang-kurangnya dua orang pegawai. Salah seorang daripadanya adalah Kumpulan Pengurusan dan Profesional. Jawatankuasa ini adalah dilantik oleh Pengarah

Jawatankuasa Teknikal Sebutharga

Terdiri daripada sekurang-kurangnya dua orang pegawai. Salah seorang pengerusi terdiri daripada Kumpulan Pengurusan dan Profesional dan seorang ahli jawatankuasa yang terdiri dari Kumpulan Sokongan. Jawatankuasa ini adalah dilantik oleh Pengarah



PS- 03

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 02

Mukasurat 5 /14

Tarikh 25-06-2018

Jawatankuasa Sebutharga

Terdiri daripada 3 orang pegawai yang dilantik secara bertulis oleh Pegawai Pengawal (KSU) dan boleh dipengerusikan oleh Pengarah

Jawatankuasa

Sebutharga A

Perolehan bekalan/perkhidmatan melebihi RM50,000 hingga RM100,000 terdiri daripada 3 Jawatankuasa yang terdiri dari Jawatankuasa Pembuka, Jawatankuasa Penilaian Kewangan dan Teknikal dan Jawatankuasa Sebutharga. Manakala perolehan kerja awam melibatkan RM20,000 hingga RM500,000 juga adalah sebutharga A

Jawatankuasa

Sebutharga B

Perolehan bekalan/perkhidmatan melebihi RM20,000 hingga RM50,000 terdiri daripada 1 Jawatankuasa Penilaian Sebutharga

Rekod Pembekal Merangkumi Analisis Prestasi Pembekal dan Borang Penilaian Prestasi Pembekal

Pesanan Tempatan Dokumen awal yang diperlukan sebelum sesuatu perolehan dilaksanakan

Anggaran Belanjawan Mengurus

Keperluan peruntukan yang diperlukan bagi tempoh setahun bagi tahun berikutnya

Jabatan Akauntan Negara

Jabatan yang mengurus bayaran bagi perolehan

Pegawai Pelulus Pengarah, TP(A), TP (SA), KJP

Pegawai Perolehan Jabatan/Unit

Pegawai yang dilantik oleh Pengarah / Ketua Jabatan untuk

menguruskan perolehan di jabatan / unit.

Pegawai Penerima Jabatan/Unit

Pegawai yang dilantik oleh Pengarah / Ketua Jabatan untuk menerima dan menyemak bekalan/perkhidmatan di jabatan/unit

Penolong Pegawai Aset Jabatan/Unit

Pegawai yang dilantik oleh Pengarah / Ketua Jabatan untuk melaksanakan proses pengurusan aset di jabatan/unit

1.6 Singkatan

SINGKATAN PENERANGAN

PPMK Pengarah Politeknik Melaka

TP(A) Timbalan Pengarah (Akademik)

TP(SA) Timbalan Pengarah (Sokongan Akademik)

PP eP Pegawai Pelulus Sistem ePerolehan

KJ Ketua Jabatan

KU Ketua Unit

PPT (K) Penolong Pegawai Tadbir (Kanan)

PPT Penolong Pegawai Tadbir (Aset & Stor)

PAK Pembantu Akauntan (Kanan)

PA Pembantu Akauntan

PT (Kew) Pembantu Tadbir (Kewangan)

PT (A) Pembantu Tadbir (Aset)

PT (S) Pembantu Tadbir (Stor)

PP J/U Pegawai Perolehan Jabatan/Unit

PPM J/U Pegawai Penerima Jabatan/Unit



PS- 03

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 02

Mukasurat 6 /14

Tarikh 25-06-2018

PPA J/U Penolong Pegawai Aset Jabatan/Unit

BKP, JPP Bahagian Khidmat Pengurusan, Jabatan Pengajian Politeknik

UKew Unit Kewangan

UAS Unit Aset & Stor

JANM Jabatan Akauntan Negara

2. SIPOC DIAGRAM 4.4.1

2.1 Perancangan Perolehan

SOURCE OF INPUTS

INPUTS SUB-PROCESS OUTPUTS RECEIVERS OF OUTPUTS

PPMK Surat arahan menyediakan unjuran keperluan perolehan

BINCANG KEPERLUAN PEROLEHAN

Lampiran Unjuran Keperluan

KJ/KU

PP J/U

Menyenaraikan spesifikasi bekalan/ perkhidmatan

SEDIA SENARAI DAN SPESIFIKASI

Dokumen spesifikasi dan anggaran keperluan

UKew

UKew Senarai ABM dari Jabatan/Unit

KUMPUL DAN HANTAR ABM

Anggaran Belanja Mengurus (ABM)

BKP, JPP

2.2 Proses Perolehan dan Penyediaan Pesanan Tempatan secara atas talian

SOURCE OF INPUTS


PPMK Waran Peruntukan

AGIH PERUNTUKAN

Agihan Peruntukan

KJ/KU

Urusetia Sebutharga

Sebutharga lebih dari RM20,000 sehingga RM500,000

LAKSANA PENILAIAN

Surat Setuju Terima (SST)

UKew

PP J/U Senarai Perancangan Pembelian

LAKSANA PEROLEHAN

DALAM SISTEM EP

Dokumen pembelian terus atas talian

Dokumen sebutharga atas talian

UKew

UKew Perolehan atas talian

SEMAK PERUNTUKAN

Perolehan yang telah disemak atas talian

PP eP

PP eP Perolehan atas talian

LULUS PERMOHONAN

Pesanan Kerajaan

JANM



PS- 03

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 02

Mukasurat 7 /14

Tarikh 25-06-2018

JANM Pesanan Kerajaan

SEMAK KOD PERBELANJAAN

DAN PERUNTUKAN

DI iGFMAS

Nombor Pesanan Kerajaan

UKew

UKew Pesanan Kerajaan

CETAK PESANAN

KERAJAAN

Dokumen Pesanan Kerajaan

PP J/U

2.3 Penerimaan Bekalan/Perkhidmatan dan Proses Bayaran

SOURCE OF INPUTS


PPM J/U Bekalan yang dipesan

TERIMA DAN SEMAK

BEKALAN

Bekalan disemak

PP J/U

Pembekal Pesanan Kerajaan, Invois dan Delivery Order

MUATNAIK DOKUMEN

DALAM SISTEM ePEROLEHAN DAN SERAH

SALINAN DOKUMEN

Dokumen bagi bayaran

PP J/U

PP J/U

Pesanan Kerajaan, Prestasi Pembekal, Invois dan Delivery Order

SEDIA

DOKUMEN

Pesanan Kerajaan, Prestasi Pembekal, Invois dan Delivery Order yang telah lengkap dan ditandatangani oleh KJ/KU, pegawai penerima dan pegawai perolehan

SST

UKew

UKew Pesanan Kerajaan, Prestasi Pembekal, Invois dan Delivery Order

SST

LAKSANA BAYARAN

Baucar Bayaran JANM

UAS

PPA J/U

Sistem SPS

Sistem SPA

DAFTAR BEKALAN

Stok didaftarkan

Aset didaftarkan

Staf



PS- 03

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 02

Mukasurat 8 /14

Tarikh 25-06-2018

3. SWIMLANE 4.4.1


PPMK KJ/KU PP J/U UKew BKP, JPP

KELUAR ARAHAN

PENYEDIAAN UNJURAN

KEPERLUAN PEROLEHAN

SEDIA

SENARAI KEPERLUAN

KUMPUL

ABM JABATAN/UNIT

KENALPASTI KEPERLUAN

JABATAN

TERIMA

ABM



PS- 03

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 02

Mukasurat 9 /14

Tarikh 25-06-2018

3.2 Proses Perolehan dan Penyediaan Pesanan Kerajaan secara atas talian

PPMK JAWATANKUASA SEBUTHARGA

/PEMBUKA/ PENILAIAN

KEWANGAN/ TEKNIKAL / PENILAIAN

SEBUTHARGA & PP J/U

UKew PEGAWAI PELULUS

JANM

AGIH

PERUNTUKAN

SEMAK PERUNTUKAN

MOHON PEROLEHAN

DALAM SISTEM ePEROLEHAN

LULUS

PERMOHONAN

LAKSANA

PEROLEHAN

*MEMBUKA, MENILAI

TEKNIKAL/ KEWANGAN &

PEMILIHAN SEBUTHARGA DALAM SISTEM ePEROLEHAN

Nota : Pembelian dari RM20,000 hingga RM 500,000

CETAK PESANAN

KERAJAAN

MENCUKUPI

TIDAK YA

SEMAKAN PESANAN KERAJAAN

LULUS TIDAK

YA



PS- 03

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 02

Mukasurat 10 /14

Tarikh 25-06-2018


PP J/U PPM J/U

SYARIKAT PEMBEKAL

UKew UAS/

PPA J/U

TERIMA DAN

SEMAK BEKALAN

SEMAK DOKUMEN,

SEDIA BAUCAR

BAYARAN DALAM SISTEM 1GFMAS

DAN LAKSANA BAYARAN

SEDIA DOKUMEN

TIDAK PATUH

KELUAR NOTA

KREDIT

DAFTAR SISTEM

SPA / SPS

YA

MUATNAIK DOKUMEN

DALAM SISTEMe

PEROLEHAN BAGI

PROSES BAYARAN

DAN CETAK DOKUMEN



PS- 03

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 02

Mukasurat 11 /14

Tarikh 25-06-2018

4. PROSES KERJA 4.4.1


Bil Tanggung jawab Tindakan

1. PPMK Mengarah KJ/KU membuat perancangan perolehan bekalan/ perkhidmatan/ kerja mengikut keperluan jabatan/ unit melalui Mesyuarat Pengurusan

2. KJ/KU Mengenalpasti keperluan bekalan pejabat / bahan luak / perkhidmatan bagi tahun berikutnya selepas perbincangan bersama dengan pensyarah / pegawai di jabatan / unit.

3. PP J/U Menyediakan dan menyerahkan senarai keperluan beserta anggaran kos kepada KJ/KU untuk jangka masa satu tahun.

4. UKew Mengumpul semua ABM yang telah dihantar oleh jabatan/unit dan menghantar ABM lengkap kepada BKP, JPP

5. BKP, JPP Menerima ABM dari Politeknik Melaka

4.2 Proses Perolehan dan Pesanan Kerajaan secara atas talian

Bil Tanggung jawab Tindakan

1. PPMK Mengagihkan peruntukan melalui Mesyuarat Pengurusan

2. Jawatankuasa Sebutharga / Pembuka/ Penilaian Kewangan/

Teknikal / Jawatankuasa Penilaian Sebutharga

Jawatankuasa Pembuka mengendalikan urusan pembukaan sebutharga. Jawatankuasa Penilaian Kewangan/ Teknikal berperanan mengkaji, menilai dan mengenalpasti semua sebutharga yang diterima menguntungkan Kerajaan sebelum syor dibuat oleh Jawatankuasa Sebutharga. Jawatankuasa Sebutharga akan membuat pemilihan pembekal berpandukan peraturan-peraturan yang ditetapkan dalam Arahan Perbendaharaan dan semua peraturan Perbendaharaan.

3. Urusetia Sebutharga

Mengeluarkan surat tawaran dan surat setuju terima (SST) kepada pembekal/ syarikat berjaya

4. PP J/U Melaksanakan perolehan melalui Sistem ePerolehan

5. UKew Menyemak peruntukan secara atas talian dan dihantar kepada Pegawai Pelulus untuk kelulusan

6. PP eP Meluluskan perolehan yang dikemukakan oleh Pegawai Perolehan

7. JANM Semak dan cipta nombor pesanan kerajaan

8. UKew Mencetak dan menyerahkan pesanan kerajaan setelah mendapat kelulusan dari JANM dan serah dokumen kepada PP J/U

9. PP J/U Melaksanakan perolehan berdasarkan peruntukan yang diluluskan



PS- 03

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 02

Mukasurat 12 /14

Tarikh 25-06-2018


Bil Tanggungjawab Tindakan

1. PPM J/U a. Memastikan bekalan/ perkhidmatan/ kerja dihantar/ dilaksanakan menepati tempoh masa yang telah ditetapkan.

b. Memeriksa sama ada bekalan / perkhidmatan/ kerja yang dibekalkan/ dilaksanakan oleh pembekal/ kontraktor memenuhi dan menepati spesifikasi.

c. Bekalan/perkhidmatan/kerja yang tidak memenuhi dan menepati spesifikasi dikembalikan/dimaklumkan kepada pembekal

d. Menerima bekalan / perkhidmatan/ kerja yang dibekalkan jika ianya memenuhi dan menepati spesifikasi dan dokumen-dokumen serahan yang berkaitan serta copkan tarikh terima.

2. Syarikat Pembekal a. Nota Kredit disediakan jika bekalan tidak mematuhi spesifikasi yang

ditetapkan.

b. Muatnaik dokumen (Pesanan Kerajaan, Invois, Delivery Order) dalam

Sistem ePerolehan dan serah salinan dokumen kepada PP J/U

3. PP J/U a. Mendapatkan tandatangan pegawai penerima dan KJ/KU bagi

mengesahkan penerimaan pada Pesanan Kerajaan, Invois, Delivery

Order dan Borang Soal Selidik Prestasi Pembekal PS-03(1) (26-06-18)

b. Menyerahkan dokumen-dokumen berkaitan yang telah diperakui

penerimaan kepada UKew.

4. UKew Menyemak dokumen dan menyediakan Baucar Bayaran

5. JANM Melaksanakan pembayaran

6. UAS Melaksanakan pendaftaran stok dan aset di dalam Sistem Pengurusan Aset (SPA) dan Sistem Pengurusan Stor (SPS)

5. P-D-C-A (Plan-Do-Check-Act)

Perancangan 8.1 (P)

Output perancangan ABM

Pesanan Kerajaan

Prestasi Pembekal

Kelulusan perancangan Pengarah

Perlaksanaan & Kawalan 8.5 (DO,CHECK & CONTROL)

Kaedah kawalan 8.5 Rujuk Pekeliling Perbendaharaan (1PP)

Rujuk dan akur kepada proses kerja

Pemantauan TP(SA) Penolong Pegawai Tadbir (Kanan)

Kawalan Proses yang

disumber luar 8.4

Juruaudit luar

Identifikasi dan

kemudahkesanan 8.5.2

Kod Pesanan Kerajaan

Nombor pendaftaran aset

Harta hak milik pelanggan 8.5.3 Tidak Berkaitan



PS- 03

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 02

Mukasurat 13 /14

Tarikh 25-06-2018

Pemuliharaan 8.5.4 Tidak Berkaitan

Khidmat selepas

perkhidmatan 8.5.5

Penilaian dan Analisa Prestasi Pembekal

Kawalan Perubahan 8.5.6 Tidak Berkaitan

Tindakan 10(ACTION)

Penilaian keberkesanan 9.1.3 Penilaian pencapaian objektif kualiti

Penilaian pencapaian piagam pelanggan

Penilaian audit dalaman dan luaran

Penilaian Prestasi Pembekal

Tindakan pembetulan 10.2 Rujuk proses kerja Tindakan Pembetulan

Penambahbaikan 10.3 Semakan berperingkat dokumen

6. RISIKO DAN PELUANG 6.1

Sila rujuk perincian dan analisis dalam Pelan Pengurusan Risiko dan Peluang

7. KAWALAN OUTPUT TIDAK AKUR 8.4

Sila rujuk proses kerja Kawalan Output Tidak Akur

BIL OUTPUT POTENSI OUTPUT TIDAK AKUR

TINDAKAN PENCEGAHAN

(sebelum berlaku)

TINDAKAN PEMBETULAN (jika berlaku)

1. Perolehan atas talian lewat dilaksanakan

Pesanan Kerajaan keluar selepas program

Perancangan di peringkat jabatan/unit bagi setiap perolehan yang dilaksanakan

Perolehan ditolak

Teguran melalui surat tunjuk sebab dan dibangkitkan dalam mesyuarat pengurusan

2. Bekalan Lewat Bekalan lewat diterima dan tidak memenuhi spesifikasi yang ditetapkan

Pegawai yang menerima bekalan/ perkhidmatan perlu memastikan proses dilaksanakan dengan sempurna

Prestasi Pembekal yang dinilai pada skala 2 akan dilaporkan dalam Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun (JPKA)



PS- 03

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 02

Mukasurat 14 /14

Tarikh 25-06-2018

8. MAKLUMAT PERLU DISELENGGARA (REKOD) 7.5

REKOD TEMPOH SIMPANAN

TEMPAT SIMPANAN

KATEGORI

1. Waran Peruntukan 7 Tahun Unit Kewangan Terhad

2. Pesanan Tempatan 7 Tahun Unit Kewangan Terhad

3. Surat Lantikan Jawatankuasa Sebutharga dan Jawatankuasa Pembuka Sebutharga

2 Tahun Unit Pentadbiran Terhad

4. Borang Soal Selidik Prestasi Pembekal 2 Tahun Unit Kewangan Terhad

5. Borang Analisa Prestasi Pembekal 2 Tahun Unit Kewangan Terhad

6. Laporan Analisa Prestasi Pembekal 2 Tahun Unit Kewangan Terhad

9. LAMPIRAN 8.5

RUJUKAN NAMA LAMPIRAN

1) PS-03(1) (25-06-18) Borang Soal Selidik Prestasi Pembekal

10. KAWALAN DAN PINDAAN 7.5

KAWALAN MAKLUMAT

i. Semua maklumat yang didokumenkan merupakan ‘organizational knowledge’ organisasi. ii. Maklumat ini adalah terkawal dan tidak dibenarkan disebarluas kepada pihak luar tanpa

kebenaran ketua organisasi. iii. Dokumen ini hendaklah sentiasa dikaji semula dan ditambahbaik dari semasa ke semasa. iv. Rujuk Prosedur Kawalan Rekod dan Prosedur Kawalan Dokumen untuk sebarang proses

kajian semula pindaan, kajian semula dan edaran. v. Semua maklumat diedar melalui samada:

a. E-Document b. Hardcopy

vi. Sekiranya maklumat dari laman web dimuat turun dan dicetak; maklumat dikira sebagai salinan tidak terkawal.

vii. Keluaran: Perubahan besar melebihi 50% viii. Pindaan: Perubahan kecil kurang dari 50 %

KRONOLOGI PENAMBAHBAIKAN PROSES:

KELUARAN TARIKH KUATKUASA

01 08-09-2017

02 26-06-2018

PINDAAN MAKLUMAT YANG DIPINDA M. SURAT TARIKH KELULUSAN

P01. SIPOC, SWIMLANE, PROSES KERJA DAN LAMPIRAN

M/S 6 - 14 5.6.2018 KSP BIL 1/2018

P02.

P03.



PS- 03

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 02

Mukasurat 15 /14

Tarikh 25-06-2018

No. LO : Tarikh LO : Nama Syarikat Pembekal : Jenis Perolehan :

Sila tandakan ( / ) di ruangan yang berkenaan. Pilih samada ruangan bekalan, perkhidmatan atau kedua-duanya sekali.

1 2 3 4 5

SANGAT LEMAH LEMAH SEDERHANA BAIK CEMERLANG

BIL KRITERIA PENILAIAN SKOR

1.

2.

3.

4.

5.

6.

Pembekal yang Dinilai :

Keupayaan kontraktor/pembekal memenuhi permintaan dari segi harga Berbanding kontraktor atau pembekal lain

Keupayaan kontraktor/pembekal untuk membekal barangan/perkhidmatan mengikut spesifikasi yang ditetapkan Keupayaan kontraktor/pembekal untuk membekalkan barangan/perkhidmatandalam jangkamasa yang ditetapkan Keupayaan kontraktor/pembekal untuk bertolak ansur dari segi masa sekiranya pihak Politeknik Melaka memerlukan barangan/perkhidmatan dengan segera Keupayaan kontraktor/pembekal untuk membuat tindakan pembetulan sekiranya barangan/perkhidmatan yang dibekalkan tidak memenuhi spesifikasi yang ditetapkan Penilaian terhadap kontraktor/pembekal dari segi sikap dan kerjasama yang ditunjukkan oleh kontraktor/pembekal

1 2 3 4 5

1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5

Min Skor = (Jumlah skor yang berkaitan) = Bil skor yang berkaitan

*jika berkaitan Rumusan Keupayaan kontraktor/pembekal untuk membekalkan barangan/perkhidmatan mengikut spesifikasi yang ditetapkan mengikut skala yang berikut :

1.00 – 1.99 2.00 – 2.99 3.00 – 3.99 4.00 – 4.49 4.50 – 5.00

SANGAT LEMAH LEMAH SEDERHANA BAIK CEMERLANG

Catatan:

Disediakan Oleh : Disahkan Oleh :

............................................................... ............................................................. ( ) ( ) Pegawai Penerima Jabatan/Unit Ketua Jabatan/Ketua Unit/Ketua Penyelaras Program Tarikh : Tarikh :

PS-03(1) (25-06-18)

BORANG SOAL SELIDIK PRESTASI PEMBEKAL

POLITEKNIK MELAKA KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA · politeknik melaka kementerian pendidikan...

Documents

Transcript of POLITEKNIK MELAKA KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA · politeknik melaka kementerian pendidikan...