KEMENTERIAN PENDIDIKAN TINGGI POLITEKNIK SULTAN SALAHUDDIN ABDUL AZIZ SHAH

PROSEDUR KERJA

HEP-PK-02

PENDAFTARAN PELAJAR BAHARU

Disediakan Oleh: Diluluskan Oleh:

KHAIRUL ARIFIN BIN JAMALUDIN Pegawai Hal Ehwal Pelajar

(Pengambilan & Data)

KOL. BERSEKUTU (PA) HAJI TAJUDDIN BIN ABDUL RASHID K.M.N

AHMAD AZWAN BIN MAT YATIM PPPT

Pengarah

19 -12 -2016 23 -12- 2016

HEP-PK-02 Keluaran 1 Pindaan 0

PENDAFTARAN PELAJAR BAHARU Mukasurat 2/7 Tarikh 01-01-2017

KANDUNGAN

1. OBJEKTIF PROSES KERJA 4.4.1 ................................................................................... 3

2. SKOP PROSES 4.4.1 ....................................................................................................... 3

3. PELANGGAN PROSES 5.1.2 .......................................................................................... 3

4. PEMILIK PROSES 4.4.1 (e). 5.3 & KOMPETENSI YANG DIPERLUKAN 7.2 ........................ 3

5. KEPERLUAN BERKAITAN PERKHIDMATAN 8.2 ......................................................... 3

6. SUMBER-SUMBER YANG DIPERLUKAN 4.4 (d), 8.1 C ..................................................... 4

7. KAWALAN PROSES KHIDMAT LUAR 8.4 ..................................................................... 4

8. RISIKO PROSES 6.1 ....................................................................................................... 4

9. KAWALAN OUTPUT TIDAK AKUR 8.7 .......................................................................... 5

10. DEFINISI ........................................................................................................................ 5

11. SINGKATAN 4.4.............................................................................................................. 5

12. SWIMLANE & PEMETAAN PROSES KERJA 4.4 ......................................................... 6

13. SIPOC DIAGRAM 4.4 ...................................................................................................... 6

14. PROSES KERJA ........................................................................................................... 7

15. REKOD 7.5 ...................................................................................................................... 7

16. LAMPIRAN 8.5.1 .............................................................................................................. 7

17. PETUNJUK PRESTASI (PI) .......................................................................................... 7

HEP-PK-02 Keluaran 1 Pindaan 0

PENDAFTARAN PELAJAR BAHARU Mukasurat 3/7 Tarikh 01-01-2017

1. OBJEKTIF PROSES KERJA 4.4.1 Prosedur ini bertujuan menerangkan garis panduan yang perlu diikuti untuk menguruskan pendaftaran pelajar baharu.

2. SKOP PROSES 4.4.1 Prosedur ini sesuai digunakan oleh pegawai di Jabatan Hal Ehwal Pelajar Politeknik Sultan Salahuddin Abdul Aziz Shah (PSA) untuk mengendalikan proses pendaftaran.

3. PELANGGAN PROSES 5.1.2 Calon yang berjaya dan pelajar

4. PEMILIK PROSES 4.4.1 (e). 5.3 & KOMPETENSI YANG DIPERLUKAN 7.2

5. KEPERLUAN BERKAITAN PERKHIDMATAN 8.2

PEMILIK PROSES KOMPETENSI MINIMUM YANG DIPERLUKAN 7.2

PENGETAHUAN SKIL ATITUD PENGALAMAN

Pegawai Hal

Ehwal Pelajar

(Pengambilan &

Data), PHEP (PD)

Pegawai yang

dilantik untuk

menguruskan

pengambilan

dan data pelajar

Mengendalikan

proses

pengambilan

dan data pelajar

Berminat

menguruskan

proses

pengambilan

dan data pelajar

Berpengalaman

dalam melaksanakan

tugas-tugas

menguruskan proses

pengambilan dan

data pelajar

KEPERLUAN KRITERIA Maklumat yang perlu dirujuk 7.5.3.2 MS ISO 9001:2015 Komunikasi dengan pelanggan 8.2.1

Maklumat Atas Talian (Online)

Harta hak milik pelanggan 8.5.3 Surat Tawaran Pengajian Identifikasi dan kemudahkesanan 8.5.2

Fail Peribadi Pelajar

Pemuliharaan 8.5.4 Bilik Fail Peraturan dan perundangan 8.2.2

(a) Garis Panduan Pengambilan Pelajar Politeknik Malaysia

Perubahan dan kajian semula 8.2.3.1 (e)

Mesyuarat Pengurusan Operasi Pengambilan Pelajar

HEP-PK-02 Keluaran 1 Pindaan 0

PENDAFTARAN PELAJAR BAHARU Mukasurat 4/7 Tarikh 01-01-2017

6. SUMBER-SUMBER YANG DIPERLUKAN 4.4 (d), 8.1 C

JENIS SUMBER KEPERLUAN Sumber manusia a. Pegawai di Jabatan Hal Ehwal Pelajar

Peralatan a. Sistem b. Internet

Bahan a. BJT Keperluan lain a. Pejabat Kondusif

7. KAWALAN PROSES KHIDMAT LUAR 8.4

8. RISIKO PROSES 6.1

PROSES RISIKO TINDAKAN PENCEGAHAN TINDAK BALAS JIKA

BERLAKU

Pendaftaran Pelajar Baharu

Pendaftaran Gagal

1. Sediakan rekod penerimaan secara manual

2. Menyediakan senarai nama calon yang ditawarkan

3. Penyelenggaraan sistem penerimaan

4. Penyelenggaraan sistem capaian internet

5. Hebahan melalui media sosial

6. Mengadakan promosi

1. Membuat penerimaan secara pangilan talifon

2. Membuat pendaftaran secara manual

3. Arahan menyediakan salinan pendua kepada calon

4. Membuat tawaran susulan.

5. Membuat tawaran secara terus.

6. Menyediakan senarai penempatan alternatif.

JENIS KHIDMAT LUAR KAEDAH KAWALAN - -

HEP-PK-02 Keluaran 1 Pindaan 0

PENDAFTARAN PELAJAR BAHARU Mukasurat 5/7 Tarikh 01-01-2017

9. KAWALAN OUTPUT TIDAK AKUR 8.7

10. DEFINISI Terminologi & Definisi

1. Calon yang berjaya Calon yang ditawarkan Program Pengajian di Politeknik Malaysia

2. Surat Tawaran Pengajian

Surat Tawaran Pengajian Rasmi yang dikeluarkan oleh Jabatan Pengajian Politeknik Malaysia

3. Yuran Bayaran yang perlu dijelaskan oleh pelajar bagi mendaftar pengajian di Politeknik

4. Pelajar Pelajar PSA yang berdaftar. 5. Unit Kewangan

Unit yang menerima bayaran Yuran Pengajian bagi membolehkan pendaftaran pelajar di laksanakan secara manual

6. PSA Politeknik Sultan Salahuddin Abdul Aziz Shah 11. SINGKATAN 4.4

Singkatan Maksud

BJT Borang Jawapan Tawaran

PHEP(PD) Pegawai Hal Ehwal Pelajar (Pengambilan & Data)

POTENSI OUTPUT TIDAK AKUR

TINDAKAN PERLU DIAMBIL JIKA BERLAKU

TINDAKAN PENCEGAHAN UNTUK

ELAK BERLAKU

Tidak menjelaskan Yuran

- Pembayaran yuran boleh di jelaskan di Politeknik

- Menyampaikan maklumat bayaran yuran secara dalam talian.

- Semakan Bukti Bayaran Yuran

HEP-PK-02 Keluaran 1 Pindaan 0

PENDAFTARAN PELAJAR BAHARU Mukasurat 6/7 Tarikh 01-01-2017

12. SWIMLANE & PEMETAAN PROSES KERJA 4.4

PETUGAS PENDAFTARAN URUS SETIA

13. SIPOC DIAGRAM 4.4

PEMBEKAL INPUT PROSES OUTPUT PELANGGAN Calon yang berjaya

BJT PENERIMAAN PELAJAR DI

DALAM SISTEM

Maklumat pendaftaran

Calon yang berjaya

Bank Rekod data bayaran MEMUAT NAIK DATA

BAYARAN KE DALAM SISTEM PENGURUSAN

PELAJAR SEMASA

Pelajar berdaftar Pelajar

Data Bayaran

Arah Calon melaksanakan Pendaftaran Online

Arah Calon Mencetak Slip Pendaftaran online

Pindah Data Bayaran Ke Sistem

Keluarkan Senarai Nama Pelajar Mendadftar

PENDAFTARAN ONLINE

Pindah Data Online Ke

Sistem

Ya

Tidak

HEP-PK-02 Keluaran 1 Pindaan 0

PENDAFTARAN PELAJAR BAHARU Mukasurat 7/7 Tarikh 01-01-2017

14. PROSES KERJA TANGGUNGJAWAB BIL TINDAKAN

URUS SETIA

1. Pindah data bayaran ke sistem semasa yang digunakan.

2. Arah calon melakukan pendaftaran ’online’.

3. Arah calon mencetak slip pendaftaran ’online’.

4. Arah calon untuk membuat pendaftaran ’online’ bagi calon yang belum melaksanakan pendaftaran secara ’online’.

5. Sedia senarai nama pelajar yang telah mendaftar di Politeknik selepas tempoh pendaftaran tamat.

15. REKOD 7.5

BIL NAMA REKOD TEMPOH SIMPANAN

TEMPAT SIMPANAN

16. LAMPIRAN 8.5.1

BIL NAMA LAMPIRAN RUJUKAN

17. PETUNJUK PRESTASI (PI) Statistik pelajar baharu yang telah mendaftar disediakan dalam tempoh 14 hari bekerja daripada tarikh pendaftaran rasmi.