PROSEDUR KUALITI UMUM - jpbdselangor.gov.my · diselenggara secara sistematik, teratur, mematuhi...

PROSEDUR KUALITI UMUM

KAWALAN REKOD

REKOD PINDAAN

Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk memastikan salinan dokumen ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan-pindaan yang dinyatakan di dalamnya.

Tarikh No. Keluaran Pindaan Diluluskan Oleh

15.8.05 1 Asal

4.12.09 2 Menambah Maklumat Dalam Daftar Rekod Kualiti di Mukasurat 6–22, di Para 3.0 -4.9 Rekod Kualiti

24.9.10 3 m.s 8/23

3.0 Perincian Prosedur

Proses

Para 1

Penghantaran Surat

digugurkan

m.s 8/23


(i) Rekod Kualiti

Penambahan singkatan bagi Pengurusan Buku Rekod Mesyuarat

(ii) Proses

Pengurusan Buku Rekod Latihan

m.s 10/23


Meminda maklumat

Para 1, 6

m.s 19/23

4.9 Rekod Kualiti

NO. KELUARAN : 3

TARIKH KUATKUASA : 24.09.10


JPBD.Sel./PU/02

NO. KELUARAN : 2 KAWALAN REKOD


MUKA SURAT : 1 / 23

1.0 OBJEKTIF

Prosedur ini bertujuan memastikan rekod-rekod kualiti JPBD Selangor sentiasa

diselenggara secara sistematik, teratur, mematuhi peraturan-peraturan yang telah

ditetapkan oleh Sistem Pengurusan Kualiti.

2.0 SKOP

Prosedur ini digunapakai untuk mengawal, mengenalpasti, menyimpan, menjaga,

mendapatkan semula, tempoh penyimpanan dan melupuskan rekod hendaklah

didokumenkan.


JPBD.Sel./PU/02



MUKA SURAT : 2 / 23

3.0 PERINCIAN PROSEDUR

Tanggungjawab Proses � Dokumen Rujukan

� Rekod Kualiti

PK PK

PK P

PT(S)/PAR

PPP(P)

PPP

Penerimaan, merekod surat dan mengenalpasti 1. Buka sampul surat, kenalpasti dan asingkan

surat mengikut kategori.

i. Surat Am ii. Surat Permohonan Perancangan iii. Surat Terperingkat i. Surat Am

2. Cop terima dan cop arahan. 3. Masukkan semua surat ke dalam folder dan

dikemukakan kepada Pengarah. 4. Minit arahan kepada Pegawai berkenaan dan

kepilkan tag ’SEGERA’ jika perlu kepada surat-surat yang memerlukan tindakan segera.

5. Terima surat daripada P, daftar dan buat

edaran.

ii. Surat Permohonan Perancangan

6. Daftar surat dalam sistem e-PC dan asingkan mengikut zon dan buat edaran.

7. Terima dan semak surat serta serah kepada

PLP untuk tindakan selanjutnya.


JPBD.Sel./PU/02



MUKA SURAT : 3 / 23

� PERINCIAN PROSEDUR (Sambungan)


� Rekod Kualiti

PK P PK

iii. Surat Terperingkat 8. Cop terima dan cop arahan dan serah kepada

Pengarah. 9. Minit tindakan kepada Pegawai berkaitan. 10. Daftar surat terperingkat ke dalam Buku Rekod

Sulit.

� BRS

PT(R)

Pendaftaran Fail 11. Daftar fail mengikut kategori seperti berikut :-

i. Fail Surat Am JPBD.Sel/Kod Aktiviti/Bil Daftar/Jilid

ii. Fail Permohonan Perancangan

JPBD.Sel/Kod Permohonan/Kod Daerah/Bil Daftar/Jilid

iii. Fail Terperingkat

JPBD.Sel/Sulit/Bil Daftar/Jilid JPBD.Sel/Rahsia/Bil Daftar/Jilid JPBD.Sel/Rahsia Besar/Bil Daftar/Jilid


JPBD.Sel./PU/02



MUKA SURAT : 4 / 23

3.0 PERINCIAN PROSEDUR (Sambungan)


� Rekod Kualiti

PAR/PK

PT(S)/PK

12. Dapatkan Fail / Buka Fail mengikut

pengkelasan fail dan rekod pergerakan fail. 13. Serah kepada PT(S)/PK (jika fail terperingkat).

14. Kandungkan surat dalam fail.

15. Serah kepada pegawai yang diarahkan untuk diambil tindakan.

� KPF

PT(F)

KPT

Penyimpanan Fail

i. Fail Am 16. Terima fail yang telah diambil tindakan. 17. Rekod penerimaan fail di atas kad pergerakan

fail. 18. Simpan di bilik fail mengikut lokasi.

ii. Fail Terperingkat

19. Terima fail yang telah diambil tindakan. 20. Rekod dalam Buku Rekod Sulit dan simpan

dalam kabinet besi.

iii. Penyimpanan Laporan/Folder Mesyuarat

21. Terima laporan / folder mesyuarat. 22. Simpan di tempat yang dikhaskan di setiap

bahagian.

� KPF � BRS


JPBD.Sel./PU/02



MUKA SURAT : 5/ 23



� Rekod Kualiti

PD PD

PT(S)/PAR

PT(S)

KPT(P)

iv. Penyimpanan Rekod Dalam Bentuk Elektronik (Back Up)

23. Terima dan semak dokumen kualiti dari WP

dalam bentuk digital. 24. Simpan ditempat yang ditetapkan.

Pengesanan Semula Fail 25. Terima permohonan unuk mendapatkan fail. 26. Rujuk KPF untuk mengesan lokai fail. 27. Ambil fail dari bilik penyimpanan. 28. Rekod dalam KPF. 29. Serah kepada pemohon. Tempoh Penyimpanan Fail 30. Kenalpasti fail yang perlu ditutup dan serah

kepada KPT(P). 31. Semak dan patuhi keperluan rekod kualiti. 32. Senaraikan dan maklum kepada P.

� Fail Berkaitan � KPF � KPF � Arahan Perbendaharaan

� Arahan PKPA � Arahan Keselamatan


JPBD.Sel./PU/02

NO. KELUARAN :3 KAWALAN REKOD


MUKA SURAT : 6/ 23



� Rekod Kualiti

PT(S)

PP(P)

Melupus Fail 33. Kenalpasti fail-fail yang perlu dilupuskan. 34. Senaraikan mengikut format 35. Serah kepada PP(P) 36. Semak dan maklum kepada P. 37. P setuju, urus pelupusan fail. Pengurusan Buku Rekod

1. Pengkelasan surat yang diterima mengikut kategori berikut:-

i. Bahagian Pengawalan

Perancangan ii. Bahagian Rancangan

Pembangunan iii. Bahagian Pentadbiran &

Kewangan iv. Bhagian Perancangan Korporat

2. Bagi pengkelasan surat bil 1 (ii), (iii) dan (iv)

Buka fail tindakan dengan menyemak di dalam Buku Rekod Buka Fail bagi surat permohonan berulang atau buka fail tindakan bagi permohonan baru dan di daftar di dalam Buku Rekod Buka Fail.

� Arahan Perbendaharaan

� Arahan PKPA � Arahan Keselamatan � BRBF


JPBD.Sel./PU/02



MUKA SURAT : 7/ 23



� Rekod Kualiti

3. Bagi surat permohonan Bahagian Pengawalan Perancangan no. fail di jana melalui sistem e Rancang dan dicetak serta dibukukan sebagai Buku Rekod Pendaftaran Pergerakan Fail.

4. Bagi permohonan yang mempunyai pelan

dan dipersetujui untuk diperakukan hendaklah didaftarkan di dalam Buku Rekod Daftar Pelan Kebenaran Merancang/ Pelan Susunatur / Pelan PraHitungan / Pelan Pecah Bahagian / Pelan Penyatuan Tanah / Pendaftaran Pemberian Kebenaran Merancang / Pelan Pecah Sempadan.

5. Pelanggan yang ingin mendapatkan khidmat

nasihat dikaunter perlu mengisi Buku Rekod Khidmat Kaunter dan Buku Rekod Khidmat Pelanggan.

� RPPF � RDP-KM � RDP-PS � RDP-PH � RDP-PB � RDP-PC � RDK-KM � BRP-PD � RKK � RKP


JPBD.Sel./PU/02



MUKA SURAT : 8/ 23



� Rekod Kualiti

6. Sekiranya terdapat maklumbalas dari pelanggan yang mengisi Borang maklumbalas pelanggan, perlu direkod di dalam Buku Rekod Buka Peti Maklumbalas Pelanggan.

Pengurusan Buku Rekod Mesyuarat

1. Tempah bilik mesyuarat dengan mengisi Buku Rekod Tempahan Bilik Mesyuarat / Persidangan

2. Tempah makanan dengan mengisi Borang Tempahan Makanan.

3. Kedatangan ahli mesyuarat direkod di dalam Buku Rekod Kehadiran Mesyuarat.

Pengurusan Buku Rekod Latihan

1. Mengisi Borang Kehadiran selepas menghadiri Kursus/Seminar/Bengkel/Dialog dan serah kepada Unit Latihan Bahagian Perancangan Korporat.

.

� BRBPMP � BRTBM � BRTBP � JPBD.Sel/BR/PK/21 � JPBD.Sel/BR.PP/68


JPBD.Sel./PU/02



MUKA SURAT : 9/ 23



� Rekod Kualiti

Penyimpanan Buku Rekod

1. Buku Rekod yang berkaitan dengan aktiviti Bahagian Pengawalan Perancangan disimpan ditempat / unit pendaftaran atau unit pemerosesan di tingkat 15.

2. Buku Rekod yang berkaitan dengan

Bahagian Pentadbiran dan Kewangan disimpan di dalam bilik PA Pengarah / Bilik Fail di tingkat 17.

3. Buku Rekod yang berkaitan dengan aktiviti

Bahagian Perancangan Korporat disimpan ditingkat 18.

Melupus Buku Rekod 1. Kenalpasti Buku Rekod yang perlu

dilupuskan. 2. Semak dan maklum kepada KPP.

3. KPP setuju, urus pelupusan dengan

menempatkan ditempat khas ditingkat masing-masing.


JPBD.Sel./PU/02



MUKA SURAT : 10/ 23



� Rekod Kualiti

Pengurusan Maklumat Yang di Bekalkan Kepada Pihak Luar Maklumat Pelan dan Surat Ulasan

1. Pemohon mengisi maklumat mengenai permohonan untuk membeli pelan atau untuk mendapatkan salinan surat ulasan di dalam Borang Pembelian Maklumat di tingkat 16.

2. Borang tersebut di kemukakan kepada

PPP/JT untuk semakan.

3. PPP/JT akan mengarahkan pemohon membuat bayaran di Bahagian Pentadbiran dan Kewangan dan dapatkan resit.

4. Kemukakan resit bayaran kepada PPP/JT

untuk mendapatkan salinan pelan atau salinan surat ulasan.

5. PPP/JT kemukakan pelan atau salinan surat

ulasan yang telah dicop dengan cop Jabatan dan di tanda tangan kepada pemohon.

6. Borang Pembelian Maklumat berserta

salinan resit bayaran disimpan di dalam Buku Rekod Jualan Dokumen di tingkat 16.


JPBD.Sel./PU/02



MUKA SURAT : 11/ 23

4.0 LAMPIRAN

4.1 Carta Alir

Proses Carta Alir

Tanggungjawab

Pendaftaran Surat

PK PK

PLP

Terima dan buka surat

A

Mula

Klasifikasi surat :

• Surat permohonan perancangan

• Surat am dan teknikal bukan permohonan perancangan

• Surat terperingkat

Edar :

• Surat permohonan perancangan ke BPP

• Surat am / terperingkat ke BP

Surat Permohonan Perancangan

Surat Am / Terperingkat

B


JPBD.Sel./PU/02



MUKA SURAT : 12/ 23

4.1 Carta Alir (Sambungan)

Proses Carta Alir

Tanggungjawab

PPP/JT/PAR

PPP/JT/PT(S)

PPP

PPP/PT(S)

PLP/PT(S)

Terima dan cop arahan

Daftar surat melalui sistem pendaftaran

e-PC

Tamat

A

Asingkan surat dan edar mengikut zon

Terima dan minit arahan

Buka fail dan charting

Terima dan cop arahan

B

Kemukakan surat kepada P

Minit arahan kepada Pegawai berkenaan

Terima Surat

Daftar dan edar surat - Sekiranya surat terperingkat, daftar

dalam buku rekod sulit

Tamat


JPBD.Sel./PU/02



MUKA SURAT : 13/ 23

4.2 Carta Alir

Proses Carta Alir

Tanggungjawab

Pendaftaran Surat

PTR

Terima Fail

Mula

Daftar fail mengikut kategori :

• Fail am

• Fail terperingkat (rekod dalam buku rekod sulit)

• Fail permohonan perancangan

Kandungkan surat

Kemukakan kepada pegawai yang berkenaan

Tamat


JPBD.Sel./PU/02



MUKA SURAT : 14/ 23

4.3 Carta Alir

Proses Carta Alir

Tanggungjawab

Penyimpanan Fail

PAR/PLP PK

PPP(K)/PPP

Terima Fail

Mula

Rekod Penerimaan Fail :

• Fail Am

• Fail Terperingkat (rekod dalam buku rekod sulit)

• Fail Permohonan Perancangan

• Dokumen Kualiti Dalam Bentuk Digital PD

Tamat

Simpan Fail :

• Fail Am (bilik BP)

• Fail Terperingkat (cabinet besi, bilik fail BK)

• Fail Permohonan Perancangan (bilik fail BPP)


JPBD.Sel./PU/02



MUKA SURAT : 15 / 23

4.4 Carta Alir

Proses Carta Alir

Tanggungjawab

Penyimpanan Rekod Dalam Bentuk Elektronik

Tidak Lengkap Lengkap

WP PD PD PD

Mula

Tamat

Masukkan Rekod / Dokumen Kualiti Dalam Bentuk Elektronik

Terima Rekod

Semak

Simpan


JPBD.Sel./PU/02




4.5 Carta Alir

Proses Carta Alir

Tanggungjawab

Pengesanan Semula Fail

PT(S)/PAR

Terima Arahan

Mula

Kesan lokasi fail :

• Fail Am

• Fail Terperingkat - menggunakan KPF

• Fail Permohonan Perancangan - menggunakan sistem e-PC

Tamat

Rekod dalam KPF

Serah Fail


JPBD.Sel./PU/02




4.6 Carta Alir

Proses Carta Alir

Tanggungjawab

Pelupusan Fail

Lengkap

Tidak Setuju

PT(S)

PP(P)

Mula

Tamat

Semak dan kemukakan kepada P

Lupus

Keputusan

Kemukakan Fail untuk semakan

Senaraikan Fail

Kenalpasti Fail

Simpan


JPBD.Sel./PU/02




4.6 Glosari

i. Pekeliling : Pekeliling yang berkaitan. 4.7 Singkatan

P : Pengarah Perancang Bandar Dan Desa PP(P) : Penolong Pengarah (Pentadbiran dan Kewangan) PPP(P) : Penolong Pegawai Perancang Bandar Dan Desa (Pendaftaran) PK : Pembantu Khas KPT(P) : Ketua Pembantu Tadbir (Pentadbiran) PT(R) : Pembantu Tadbir (Pendaftaran) PT(S) : Pembantu Tadbir (Persuratan)

PAR : Pembantu Am Rendah KPF : Kad Pergerakan Fail

BPP : Bahagian Pengawalan Perancangan BP : Bahagian Pentadbiran dan Kewangan BRS : Buku Rekod Sulit RPPF : Buku Rekod Pendaftaran Pergerakan Fail RDP-KM : Buku Rekod Daftar Pelan Kebenaran Merancang RDK-KM : Buku Rekod Pemberian Kebenaran Merancang RDP-PS : Buku Rekod Daftar Pelan Susunatur RDP-PH : Buku Rekod Pelan Pra Hitungan BRP-PD : Buku Rekod Pecah Sempadan RDP-PB : Buku Rekod Pelan Pecah Bahagian RDP-PC : Buku Rekod Pelan Cantuman RKK : Buku Rekod Khidmat Kaunter RKP : Buku Rekod Khidmat Pelanggan BRBPMP : Buku Rekod Buka Peti Maklumbalas Pelanggan

4.8 Dokumen Rujukan

i. Arahan Perbendaharaan (AP) ii. Arahan Pekeliling Kemajuan Perkhidmatan Awam (PKPA) iii. Arahan Keselamatan (AK) iv. Daftar Rekod Kualiti


JPBD.Sel./PU/02




4.9 Rekod Kualiti

No. Nama Rekod Lokasi Tempoh Simpanan

i. - Fail Permohonan Perancangan (Pendaftaran melalui e-PC) - Buku Rekod Pendaftaran Pergerakan Fail BR.PP/12 - Buku Rekod Daftar Pelan Kebenaran Merancang BR.PP/13

- Buku Rekod Daftar Pelan Susunatur BR.PP/14

- Buku Rekod Daftar Pelan Pra-Hitungan BR.PP/15

- Buku Rekod Daftar Pelan Pecah Bahagian BR.PP/16

- Buku Rekod Daftar Pelan Penyatuan Tanah BR.PP/17

- Buku Rekod Daftar Pendaftaran Pemberian Kebenaran Merancang BR.PP/18

- Buku Rekod Khidmat Kaunter BR.PP/19

- Buku Rekod Khidmat Pelanggan BR.PP/20

- Buku Rekod Buka Peti Maklumbalas Pelanggan BR.PP/51

- Buku Rekod Pelan Pecah Sempadan BR.PP/55

Di simpan di dalam bilik fail mengikut bahagian di Tingkat 15. Unit Pemprosesan Permohonan Perancangan

Sepanjang Masa / Tiada Had


JPBD.Sel./PU/02




4.9 Rekod Kualiti (sambungan)


ii. JPBD.Sel/M1/0142 –RSN JPBD.Sel/M1/0142/5 - RS Kajang JPBD.Sel/M1/0252 - Waran Struktur Plan

Di simpan di dalam rak fail mengikut bahagian di Tingkat 16.


iii. Fail Projek Khas JPBD.Sel/B1/0721/1 JPBD.Sel/B1/0721/2 JPBD.Sel/B1/0739/1 JPBD.Sel/B1/0739/2 JPBD.Sel/B1/0739/3 JPBD.Sel/B1/0739/4 JPBD.Sel/B1/0739/5 JPBD.Sel/B1/0739/11 JPBD.Sel/B1/0739/12 JPBD.Sel/B1/0739/19 JPBD.Sel/B1/0739/10 JPBD.Sel/B1/0739/13 JPBD.Sel/B1/0739/14 JPBD.Sel/B1/0739/15 JPBD.Sel/B1/0739/16 JPBD.Sel/B1/0739/17 JPBD.Sel/B1/0739/18 JPBD.Sel/B1/0739/19 JPBD.Sel/B1/0739/20 JPBD.Sel/B1/0739/21 JPBD.Sel/B1/0739/ 23 JPBD.Sel/B1/0739



iv. Fail ICT JPBD.Sel/B1/0111/7 Vol. 2



v.

Fail GIS JPBD.Sel/M1/0382 Vol. 5



vi. Peta Asas JUPEM Disimpan di dalam server JPBD sel.



JPBD.Sel./PU/02






vii. Fail ICT JPBD.Sel/B1/0111/7 Vol. 2



viii.

Fail GIS JPBD.Sel/M1/0382 Vol. 5



ix. Fail RT JPBD.Sel /B1/0544 JPBD.Sel /B1/0578 JPBD.Sel /B1/0546 JPBD.Sel /B1/0557 JPBD.Sel /B1/0593 JPBD.Sel /B1/0605 JPBD.Sel /B1/0685 JPBD.Sel /B1/0545 JPBD.Sel /B1/0522 JPBD.Sel /B1/0685/1 JPBD.Sel /B1/0685/2 JPBD.Sel /B1/0685/3 JPBD.Sel /B1/0587 JPBD.Sel /B1/0523 JPBD.Sel /B1/0569 JPBD.Sel /B1/0628 JPBD.Sel /B1/0669 JPBD.Sel /B1/0610 JPBD.Sel /B1/0638 JPBD.Sel /B1/0622 JPBD.Sel /B1/0578/1 JPBD.Sel /B1/0685/4 JPBD.Sel/B1/0685/7 JPBD.Sel/B1/0760 JPBD.Sel/B1/0685/5 JPBD.Sel/B1/0685/8 PBD.Sel/B1/0852 JPBD.Sel/B1/0896 JPBD.Sel/B1/0746 JPBD.Sel/B1/0605 JPBD.Sel/B1/0746/1 JPBD.Sel/M1/0252/1 JPBD.Sel/P1/0285/1




JPBD.Sel./PU/02






x. Fail Penghantaran Surat - Buku Rekod Setem BR. PP/56

(BRS) - Buku Rekod Penggunaan Resit

Serahan Pos Berdaftar BR.PP/61

- Folder Rekod Salinan Bukti

Surat Berdaftar (FRSBSB) - Folder Rekod Borang Akuan

Terima Surat BR.PP/24(FRBATS)

- Buku Rekod Surat Ambil

Sendiri BR.PP/25(RSAS) - Buku Rekod Tempahan Bilik

Mesyuarat Tingkat 17 (BRPP/68)

Di simpan di dalam bilik fail mengikut bahagian di Tingkat 17.

1 tahun 3 tahun 3 tahun 3 tahun 3 tahun 5 tahun

xi. Buku Daftar Surat B R.PP/28DS(M)

Di simpan di Tingkat 17 3 tahun

xii. Fail Sebutharga JPBD.sel./P1/0787 vol.6

Kabinet Tingkat 17 5 tahun

xiii. Buku Rekod Fail Sulit - 492 - 492A - 492B

Disimpan di bilik PA, Tingkat 17

5 Tahun

xiv Buku Pergerakan Fail Teknikal BR.PP/48 (BRPFT)

Di simpan di Tingkat 17 5 tahun


JPBD.Sel./PU/02






xv. Fail Pengurusan Mesyuarat JPN - JPBD.Sel/B1/8007 - JPBD.Sel/B1/8007/1 – Keputusan - JPBD.Sel/B1/0925 – Teknikal


xvi. Buku Rekod Kehadiran Mesyuarat Jawatankuasa Perancang Negeri Selangor. - BR.PK/ 23


xvii Buku Rekod Tempahan Bilik Persidangan Tingkat 18 - BR.PK/23


xviii. Pengurusan - Kursus/Seminar/Bengkel/Dialog - JBPD/Sel./P1/0501 – Anjuran JPBD Sel

- JPBD/Sel./P1/0502 – Anjuran JPBD Sel Dalaman

- JPBD/Sel./P1/0503 – Anjuran Pihak Luar

- JPBD/Sel./P1/0504 – Am - JPBD/Sel./P1/0505 – Luar Negara - JPBD/Sel./P1/0506 – Induksi Umum/kursus

- JPBD/Sel./P1/0507 – PeperiksaanPernilaian Tahap Kecekapan

- JPBD/Sel./P1/0508 – KPSL - JPBD/Sel./P1/0509 – Peperiksaan Skim Perkhidmatan

- JPBD/Sel./P1/0510 – Kursus BTN - JPBD/Sel./P1/0511 – Lawatan Teknikal Pihak Luar Ke JPBD Selangor


xix. Buku Rekod Pengesahan Kehadiran Latihan (Anjuran Jabatan) - JPBD Sel./BR/PK/39


PROSEDUR KUALITI UMUM - jpbdselangor.gov.my · diselenggara secara sistematik, teratur, mematuhi...

Documents

Transcript of PROSEDUR KUALITI UMUM - jpbdselangor.gov.my · diselenggara secara sistematik, teratur, mematuhi...