DOKUMEN TIDAK TERKAW

AL

OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (HAL EHWAL PELAJAR DAN ALUMNI) Kod Dokumen: UPM/OPR/HEPA/P002

Halaman: 1/6

No. Semakan: 01

No. Isu: 02

PROSEDUR PELAKSANAAN PERKHIDMATAN SESI KAUNSELING INDIVIDU SECARA

BERSEMUKA

Tarikh: 22/08/2011

1.0 TUJUAN

Prosedur ini menerangkan proses perlaksanaan perkhidmatan sesi kaunseling individu secara bersemuka kepada klien.

2.0 SKOP

Prosedur ini menerangkan langkah-langkah yang perlu dilaksanakan dalam proses memberikan perkhidmatan sesi kaunseling individu secara bersemuka kepada klien.

3.0 DOKUMEN RUJUKAN

Nombor Dokumen Tajuk Dokumen

Terkini Akta Universiti dan Kolej Universiti 1971 (Akta 30)

Terkini Akta Universiti dan Kolej Universiti 1971, Perlembagaan Universiti Putra Malaysia 1998 (P.U.A 106)

Terkini Akta Universiti dan Kolej Universiti 1971, Kaedah-kaedah Universiti Putra Malaysia (Tatatertib pelajar-pelajar) 2005 (P.U.A 499)

Terkini Akta Kaunselor 580,1998

UPM/HEPA/BHEP/SKP/B001 Kad Sulit Klien

OPR/HEPA/BR22/SKP Borang Persetujuan Termaklum

OPR/HEPA/BR23/SKP Borang Penilaian Perkhidmatan

UPM/OPR/HEPA/AK006/SKP Arahan Kerja Perlaksanaan Perkhidmatan Sesi Kaunseling Individu Secara Bersemuka (Pembantu Tadbir Kaunter)

UPM/OPR/HEPA/AK007/SKP Arahan Kerja Perkhidmatan Sesi Kaunseling Individu Secara Bersemuka (Pegawai Psikologi)

DOKUMEN TIDAK TERKAW

AL

OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (HAL EHWAL PELAJAR DAN ALUMNI) Kod Dokumen: UPM/OPR/HEPA/P002

Halaman: 2/6

No. Semakan: 01

No. Isu: 02

PROSEDUR PELAKSANAAN PERKHIDMATAN SESI KAUNSELING INDIVIDU SECARA

BERSEMUKA

Tarikh: 22/08/2011

4.0 SINGKATAN DAN DEFINISI

TNC (HEPA) : Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar dan Alumni) BHEP : Bahagian Hal Ehwal Pelajar KBHEP : Ketua Bahagian Hal Ehwal Pelajar SKP : Seksyen Kaunseling Pelajar KSKP : Ketua Seksyen Kaunseling Pelajar Kaunselor : Pegawai Psikologi yang ditempatkan di Seksyen Kaunseling

Pelajar dan mempunyai kelayakan profesional dalam mengendalikan sesi kaunseling

PTK : Pembantu Tadbir Kaunter Klien : Pelajar Universiti Putra Malaysia FPSM : Fakulti Pertanian Sains Makanan KB : Kampus Bintulu

5.0 TANGGUNG JAWAB

Timbalan Naib Canselor (HEP dan Alumni), Dekan FPSM, KBHEP dan KSKP bertanggungjawab memastikan prosedur ini dilaksanakan oleh semua Kaunselor, Pembantu Tadbir SKP dan klien semasa melalui proses perkhidmatan sesi kaunseling individu.

DOKUMEN TIDAK TERKAW

AL

OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (HAL EHWAL PELAJAR DAN ALUMNI) Kod Dokumen: UPM/OPR/HEPA/P002

Halaman: 3/6

No. Semakan: 01

No. Isu: 02

PROSEDUR PELAKSANAAN PERKHIDMATAN SESI KAUNSELING INDIVIDU SECARA

BERSEMUKA

Tarikh: 22/08/2011

6.0 CARTA ALIR

Kali Pertama

Susulan Ya Tidak

7.1 Mula

7.2 Menerima Klien

7.3 Isi Borang Temujanji

7.8 Pengesahan Sesi

7.7 Laksana Sesi

7.9 Isi Borang Penilaian

7.5 Isi Kad Sulit Klien

8.0 Tamat

7.4 Semak Status

Klien

7.6 Lengkap

DOKUMEN TIDAK TERKAW

AL

OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (HAL EHWAL PELAJAR DAN ALUMNI) Kod Dokumen: UPM/OPR/HEPA/P002

Halaman: 4/6

No. Semakan: 01

No. Isu: 02

PROSEDUR PELAKSANAAN PERKHIDMATAN SESI KAUNSELING INDIVIDU SECARA

BERSEMUKA

Tarikh: 22/08/2011

7.0 PROSES TERPERINCI Tindakan Tanggungjawab 7.1 Mula 7.2 Menerima Klien Minta kad matrik pelajar untuk direkodkan bagi tujuan pendaftaran. PTK 7.3 7.4

Isi Borang Temujanji Isi borang temujanji untuk tujuan rekod. Semak Status Klien

Klien

Semak status klien menggunakan sistem maklumat klien

berkomputer. PTK

a. Jika klien pertama kali mendapatkan perkhidmatan

kaunseling, ikut Langkah 7.5

b. Jika klien tersebut pernah mempunyai rekod kaunseling dan

memerlukan sesi susulan, ikut Langkah 7.7

7.5 Isi Kad Sulit Klien Isi kad sulit klien untuk tujuan rekod. Klien 7.6 Lengkap? a. Jika ya, ikut Langkah 7.7 b. Jika tidak, ulang semula Langkah 7.5 7.7 Laksana Sesi Laksana sesi kaunseling individu secara bersemuka bersama klien. Kaunselor

DOKUMEN TIDAK TERKAW

AL

OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (HAL EHWAL PELAJAR DAN ALUMNI) Kod Dokumen: UPM/OPR/HEPA/P002

Halaman: 5/6

No. Semakan: 01

No. Isu: 02

PROSEDUR PELAKSANAAN PERKHIDMATAN SESI KAUNSELING INDIVIDU SECARA

BERSEMUKA

Tarikh: 22/08/2011

8.0 REKOD KUALITI

Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod Lokasi Penyenggara Tempoh

Simpanan

Kuasa Melupus

UPM/HEPA/BHEP/SKP/ (No. Matrik) Fail Sulit Klien Kad Sulit Klien

(UPM/HEPA/BHEP/SKP/B001) Borang Persetujuan Termaklum

(OPR/HEPA/BR22/SKP) Borang Penilaian Perkhidmatan

(OPR/HEPA/BR23/SKP)

SKP, BHEP

Kaunselor/ PTK/ PTR

5 Tahun

TNC (HEPA), KBHEP

UPM/(KOD PTJ)/BHEP/ (No. Matrik) Fail Sulit Klien Kad Sulit Klien (UPM/(Kod

PTJ)/BHEP/B001) Borang Persetujuan Termaklum

(OPR/(KOD PTJ)/BR22) Borang Penilaian Perkhidmatan

(OPR/(KOD PTJ)/BR23)

BHEP KB Kaunselor/ PTK/ PTR

5 Tahun

DEKAN FPSM

7.8 Pengesahan Sesi Tandatangan kehadiran sesi. Klien 7.9 8.0

Isi Borang Penilaian Isi Borang Penilaian Perkhidmatan Seksyen Kaunseling Pelajar bagi tujuan analisis mutu perkhidmatan Seksyen Kaunseling Pelajar atau Isi Borang Maklumbalas Penamatan Sesi Kaunseling Invidividu Secara Bersemuka bagi kes penamatan sesi dengan kaunselor. Tamat

Klien

DOKUMEN TIDAK TERKAW

AL

OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (HAL EHWAL PELAJAR DAN ALUMNI) Kod Dokumen: UPM/OPR/HEPA/P002

Halaman: 6/6

No. Semakan: 01

No. Isu: 02

PROSEDUR PELAKSANAAN PERKHIDMATAN SESI KAUNSELING INDIVIDU SECARA

BERSEMUKA

Tarikh: 22/08/2011

9.0 SEJARAH SEMAKAN

No. Isu No.

Semakan No. CPD Kelulusan Mesyuarat

Disedia dan Disemak

Dilulus/ Diluluskan

Semula

Tarikh Kuatkuasa

02 01 - Keluaran Pertama untuk satu

persijilan TNC (HEPA) WP 22/08/2011