PROSEDUR PENGURUSAN REKOD KUALITI - …W) 02- Pengurusan Rekod Kualiti.pdf · d. mempunyai sistem...

NO.RUJ.DOKUMEN: PK(W)AKMAL.02 NO. KELUARAN : 02 NO. PINDAAN : TARIKH : 1 Mac 2004

PROSEDUR WAJIB

PENGURUSAN REKOD KUALITI

MUKASURAT : 1 / 25

PROSEDUR PENGURUSAN REKOD KUALITI

PK(W)AKMAL.02

Disediakan oleh

Diluluskan oleh

Nama

HJ MHD SUBRE BIN ISHAK HJ MOHD RAFDZI BIN MAULUD

Jawatan KETUA PUSAT PENGAJIAN PERKHIDMATAN TEKNIK

PENGARAH AKMAL

Tanda

Tangan

Tarikh

No Salinan Kawalan :-

Dikeluarkan kepada :-


PROSEDUR WAJIB


MUKASURAT : 2 / 25

REKOD PINDAAN

Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk memastikan salinan dokumen ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan-pindaan yang dinyatakan di dalamnya. Tarikh

No.Perenggan

Muka surat

Bentuk Pindaan

Tarikh Diluluskan


PROSEDUR WAJIB


MUKASURAT : 3 / 25

1.0 OBJEKTIF

Prosedur ini bertujuan untuk mempastikan semua data dan rekod AKMAL

sentiasa diurus dengan sistematik, mudah dirujuk atau dikesan semula jika

diperlukan.

2.0 SKOP

Prosedur ini digunapakai oleh semua pegawai dan warga AKMAL semasa

membuka, mendaftar, menggerak, menyimpan dan melupuskan semua data-

data dan rekod kualiti.

3.0 DOKUMEN RUJUKAN

3.1 MK.AKMAL.02

Seksyen 4.2.4 – Kawalan Rekod Kualiti

3.2 Arahan Perkhidmatan JPA Bab 4

3.3 Panduan Sistem Fail Untuk Agensi Kerajaan Oleh MAMPU

3.4 Surat Pekeliling Am Bil. 1/97 – Pemeliharaan Rekod-rekod Kerajaan

3.5 Perintah Am Jabatan Bil. 12 – Sistem Pendaftaran Fail

4.0 DEFINISI

4.1 Melupus

Adalah proses pemusnahan rekod-rekod kualiti mengikut prosedur

pemusnahan yang terdapat Surat Pekeliling Am Bil 1 Tahun 1997 –

Pemeliharaan Rekod-rekod Kerajaan.


PROSEDUR WAJIB


MUKASURAT : 4 / 25

4.2 Rekod Kualiti

Merupakan dokumen-dokumen yang berupa rekod bagi aktiviti-aktiviti

yang dilakukan mengikut Manual Kualiti dan Prosedur Kualiti. 5.0 SINGKATAN

5.1 KP - Ketua Pusat Pengajian/Ketua Pusat Penyelidikan

dan Pembangunan/ Ketua Pusat Kerjasama

Antarabangsa

5.2 KU - Ketua Unit

5.3 PTP - Pembantu Tadbir Pejabat Pendaftar

5.4 P - Pendaftar

5.5 PT - Pembantu Tadbir


PROSEDUR WAJIB


MUKASURAT : 5 / 25

6.0 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN

TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN

PTP

PENGURUSAN SURAT a. Penerimaan dan Pendaftaran Surat Untuk

Perhatian Pengarah / Timbalan Pengarah 1. Buka surat, copkan tarikh terima dan tandatangan

ringkas.

2. Daftar surat dalam Buku Daftar Penerimaan Surat.

Butir-butir yang perlu dicatatkan dalam daftar ialah:

a. Tarikh terima

b. Tajuk surat (secara ringkas)

c. Bilangan rujukan surat

d. Nama Agensi Penghantar

3. Kandungkan surat dalam fail berkenaan.

4. Serah fail kepada Pengarah / Timbalan Pengarah

untuk tindakan.

5. Jika surat diminitkan kepada KP/P/KU/ mana-mana

pegawai lain, serahkan fail kepada pegawai yang

berkenaan untuk diambil tindakan.


PROSEDUR WAJIB


MUKASURAT : 6 / 25

TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN

6. Jika surat itu hendak dijawab / dibalas tindakan yang

perlu diambil ialah:

a. Taip surat dalam sekurang-kurangnya 2

salinan:

i. Salinan asal dihantar ke agensi

berkenaan.

ii. Salinan kedua kandungkan ke dalam fail

berkenaan.

b. Catatkan bilangan kandungan fail di sudut atas

kanan salinan kedua yang dikandungkan dalam

fail dengan warna biru.

c. Catatkan tarikh surat, nama agensi penerima

dan tarikh surat dihantar pada kertas minit

dengan warna biru.

b. Penerimaan dan Pendaftaran Surat Umum Yang Dialamatkan Kepada Pengarah

7. Buka surat umum yang dialamatkan kepada

Pengarah / Timbalan Pengarah atau untuk perhatian

mana –mana Pusat Pengajian / Pusat / Unit /

pegawai. Copkan tarikh terima dan tandatangan

ringkas.


PROSEDUR WAJIB


MUKASURAT : 7 / 25

TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN

8. Serahkan kepada Pengarah AKMAL untuk tindakan.

PA

9. Minitkan arahan kepada KP / P / KU / Pegawai yang

bertanggungjawab mengenai surat tersebut.

10. Serahkan surat kepada PTP untuk pengagihan surat

kepada KP / P / KU / Pegawai yang

bertanggungjawab mengenai surat tersebut.

PTP

11. Agihkan surat kepada KP / P/ KU / Pegawai yang

berkenaan. Sekiranya surat adalah untuk P / Pegawai

di Pejabat Pendaftar ambil tindakan seperti di para 2

dan 3.

KP / Pegawai

12. Serahkan surat kepada PT di Urusetia Pensyarah,

Pusat Penyelidikan dan Pembangunan yang berkaitan

untuk diambil tindakan seperti di para 2 dan 3.

PTP / PT

13. Serahkan fail kepada pegawai yang diminitkan di

dalam surat tersebut.


PROSEDUR WAJIB


MUKASURAT : 8 / 25

TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN

Pegawai

14. Jika surat itu hendak dijawab / dibalas, tindakan-

tindakan yang perlu diambil adalah sama seperti di

para 6 (a – c).

PTP/PT

c. Surat-surat untuk tindakan segera / serta

merta 15. Ambil tindakan segera dengan memasukkan surat-

surat yang diterima ke dalam fail-fail yang berkenaan

sebelum diedarkan.

16. Jika surat tersebut memerlukan tindakan serta merta

dan fail tidak dapat dikesan dengan segera, buka

sampul kecil sebagai langkah sementara tetapi

berikan nombor rujukan fail yang sama.

17. Setelah fail asal dijumpai, sampul kecil dan isi

kandungan fail sementara hendaklah dimasukkan ke

dalam fail asal.

18. Jika surat memerlukan tindakan yang tersangat

segera, tindakan boleh diambil tanpa fail. Tetapi

hendaklah dipastikan diberikan nombor rujukan yang

betul dengan merujuk kepada doket yang disediakan

bagi fail berkenaan.


PROSEDUR WAJIB


MUKASURAT : 9 / 25

TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN

PTP / PT

PTP / PT

PENGURUSAN FAIL

a. Pendaftaran Fail 19. Buka fail-fail agensi-agensi kerajaan mengikut

kategori yang berikut:-

i. Fail Umum

ii. Fail Kakitangan

iii. Lain-lain fail mengikut keperluan.

20. Kelaskan fail-fail berkenaan mengikut kelas seperti

berikut:-

i. Terbuka

ii. Terperingkat

- Rahsia Besar

- Rahsia

- Sulit

- Terhad

21. Beri nombor rujukan fail kepada fail-fail berkenaan

mengikut kod-kod rujukan yang berikut:-

i. Rujukan pertama : Nama ringkas jabatan

ii. Rujukan kedua : Kod ringkas organisasi

iii. Rujukan ketiga : Kod ringkas program

iv. Rujukan keempat : Kod perkara / subjek

(S).


PROSEDUR WAJIB


MUKASURAT : 10 / 25

TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN

PTP / PT

22. Bagi fail umum beri nombor rujukan fail seperti

berikut:

22.1 Letakkan rujukan pertama iaitu nama ringkas

bagi Jabatan Kastam Diraja Malaysia (KE.HI)

dan kod ringkas bagi AKMAL (65).

22.2 Letakkan rujukan kedua iaitu taraf

keselamatan sebelum kod jabatan dan kod

ringkas AKMAL berdasarkan kepada

perkataan Rahsia Besar, Rahsia dan Sulit.

Bagi fail-fail bertaraf Terbuka dan Terhad

tidak perlu diletakkan apa-apa kod.

Contoh memberi rujukan taraf keselamatan

adalah seperti berikut:

i. Rahsia Besar KE.HI(65)17/ - Fail bertaraf

Rahsia Besar

ii. Rahsia KE.HI(65)17/ - Fail bertaraf Rahsia

iii. Sulit KE.HI(65)17/ - Fail bertaraf Sulit

iv. KE.HI(65)17/ - Fail Terbuka dan Terhad.

23. Gunakan warna kulit fail seperti berikut untuk

membezakan taraf keselamatan fail:

i. Rahsia Besar – Kuning Berpalang Merah

ii. Rahsia – Merah Jambu Berpalang

iii. Sulit – Hijau


PROSEDUR WAJIB


MUKASURAT : 11 / 25

TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN

iv. Terhad – Putih tetapi ditandakan / dicop

perkataan TERHAD.

PTP / PT

b. Pembukaan Fail 24. Bagi fail baru sediakan dua binder doket. Simpan

satu binder di dalam doket faharasat dan satu binder

lagi untuk fail bertaraf terbuka dan untuk fail-fail

keselamatan.

25. Taip nombor rujukan fail dan tajuk fail di atas kertas

doket dan susun di dalam binder.

26. Sediakan kertas doket faharasat bilangan sebanyak

satu salinan dan susun di dalam binder faharasat

bilangan (Numerical Index) mengikut tertib susunan

nombor.

27. Bagi fail sambungan, hendaklah dibuka apabila satu

fail telah mengandungi 100 kandungan (atau pun

kurang tetapi fail tersebut dianggap terlalu tebal). Fail

tersebut hendaklah ditutup dan kulit yang baru dibuka.

28. Tutup fail asal dan catat dengan terang dan jelas

perkataan berikut di atas fail asal:

’DITUTUP – KULIT 2 DIBUKA’ (atau kulit yang

berkenaan)


PROSEDUR WAJIB


MUKASURAT : 12 / 25

TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN

29. Catat nombor rujukan yang sama diikuti dengan

perkataan ‘Klt. 2’ atau kulit yang berkenaan di atas

kulit baru.

30. Mulakan kandungan di kulit baru dengan nombor ‘1’.

31. Simpan fail lama bersama fail baru jika fail tersebut

masih diperlukan. Jika tidak, asingkan dan simpan

dalam bilik fail.

PTP/PT

c. Membuka Fail Sementara 32. Buka fail sementara sekiranya surat-surat atau

dokumen memerlukan tindakan segera tetapi fail yang

berkenaan telah hilang / tidak dapat dikesan atau di

dalam keadaan di mana lebih daripada seorang

pegawai perlu mengambil tindakan ke atas fail yang

sama.

33. Gunakan sampul kecil (AM 435A-Pin. 1/82) dan

berikan nombor rujukan dan tajuk fail yang sama

dengan nombor dan tajuk fail asal.

34. Masukkan kembali isi kandungan beserta kulit fail

sementara ke dalam fail asal apabila fail asal yang

hilang telah dapat dikesan atau tindakan-tindakan


PROSEDUR WAJIB


MUKASURAT : 13 / 25

TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN

yang serentak telah selesai dilakukan.

35. Jika fail asal tidak dapat dikesan sehingga satu temph

tertentu sedangkan surat-surat yang perlu

dimasukkan ke dalam fail yang berkenaan masih

diterima, buka fail bagi menggantikan fail sementara

tersebut.

PTP / PT

d. Penyimpanan Fail

36. Simpan fail-fail bertaraf keselamatan dalam bilik

simpanan khas atau dalam kabinet besi. Bagi fail-fail

terbuka hendaklah disimpan dalam bilik fail yang

mempunyai petak-petak (pigeon hole).

37. Susun fail berdasarkan kepada susunan yang

ditetapkan dalam doket faharasat bilangan (numerical

index).

PTP / PT

e. Pergerakan Fail 38. Catat semua pergerakan fail yang diedarkan kepada

pegawai atau kakitangan yang menggunakannya

disebelah belakang kertas doket faharasat bilangan

dan di muka hadapan kulit fail berkenaan. Perkara-


PROSEDUR WAJIB


MUKASURAT : 14 / 25

TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN

perkara yang perlu dicatat ialah:-

a. Nama pemohon / penerima fail

b. Tarikh fail diedarkan.

PTP/PT

PENGURUSAN REKOD SECARA ELEKTRONIK

39. Masukkan data-data ke dalam komputer dan simpan

(save) data mengikut fail yang berkenaan. Jika data-

data pertama kali dimasukkan ke dalam komputer,

simpan (save) data-data berkenaan dan namakan fail

dengan nama yang bersesuaian.

40. Salinkan (copy) data-data ke dalam disket/CD untuk

dibuat ‘back-up’. Jika disket/CD tersebut pertama kali

digunakan labelkan disket/CD dengan nama yang

bersesuaian dan catatkan tarikh di atas label

berkenaan.

41. Simpan disket/CD di dalam bekas yang bersesuaian

dan letakkan di dalam kabinet.


PROSEDUR WAJIB


MUKASURAT : 15 / 25

TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN

PT

PEMELIHARAAN REKOD 42 Simpan rekod di tempat yang sesuai dan selamat

yang mempunyai ciri-ciri yang berikut:

a. kedudukannya di atas paras banjir dan tidak ada

saluran air yang merintangi tempat simpanan

rekod untuk mengelakkan sebarang kebocoran

dan banjir

b. tidak mudah terbakar dan diresapi air

c. dilengkpai dengan sistem pencegahan

kebakaran.

d. mempunyai sistem pendawaian letrik yang

selamat

e. mempunyai peredaran udara yang baik.

43. Bersihkan tempat simpanan rekod menggunakan

pembersih hampagas sekurang-kurangnya dua kali

seminggu.

44. Simpan rekod di atas rak dan disusun kemas

mengikut jenis-jenis rekod bagi memudahkan

peredaran udara dan pengesanan kembali rekod-

rekod tersebut.

45. Rekod yang terkena air hendaklah dikeringkan

dengan menggunakan kipas dan tidak boleh dijemur


PROSEDUR WAJIB


MUKASURAT : 16 / 25

TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN

di bawah sinaran matahari.

46. Rekod yang berlapuk, berkulat dan sebagainya

hendaklah dibersihkan.

47. Rekod yang koyak hendaklah ditampal dengan

menggunakan pelekat atau gam yang sesuai.

PTP/PT

PEMUSNAHAN REKOD

48. Kenalpasti dan senaraikan rekod-rekod yang tidak

tidak aktif atau yang tidak digunakan lagi di dalam

Senarai Pemindahan rekod seperti di dalam Surat

Pekeliling Am Bil 1/97.

P

49. Majukan Senarai Pemindahan ke Arkib Negara

Malaysia untuk dibuat penilaian.

PTP/P

50. Asingkan rekod-rekod yang dicadang simpan dan

yang dicadang musnah oleh Arkib Negara Malaysia.

P

51. Pohon kebenaran pemusnahan dari Arkib Negara

Malaysia bagi rekod-rekod yang dicadang musnah.

Bagi rekod-rekod kewangan permohonan kebenaran

untuk pemusnahan hendaklah dibuat kepada

Jabatan Akauntan Negara dan Jabatan Audit Negara


PROSEDUR WAJIB


MUKASURAT : 17 / 25

TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN

mengikut Surat Pekeliling Perbendaharaan bil. 9/86

(Pindaan kepada Arahan Perbendaharaan 150)

dengan salinan permohonan dimajukan kepada

Ketua Pengarah, Arkib Negara Malaysia.

52. Musnahkan rekod dengan cara membakar atau

menggunakan mesin perincih, berpandukan Surat

Pekeliling Perbendaharaan Bil. 22/75 atau

berpandukan Arahan Keselamatan bagi rekod-rekod

terperingkat.

53. Maklumkan jumlah ukuran rekod di dalam meter

panjang/padu (ukuran bertimbun) kepada Arkib

Negara Malaysia bagi setiap kali pemusnahan

dijalankan.


PROSEDUR WAJIB


MUKASURAT : 18 / 25

7.0 CARTA ALIRAN

PENGURUSAN SURAT

a. Penerimaan Dan Pendaftaran Surat Untuk Perhatian Pengarah/Timbalan Pengarah

MULA

Buka surat, cop tarikh terima dan tandatangan ringkasl

PTP PTP

Daftar surat

Kandungkan surat dalam fail berkenaan PTP

Jawab/balas surat jika surat Perlu dijawab/dibalas

Serah fail kepada KP Yang diminitkan oleh Pengarah

Serah fail kepada Pengarah/Timbalan Pengarah untuk tindakan

PTP

PTP

PTP

Selesai


PROSEDUR WAJIB


MUKASURAT : 19 / 25

b. Pemeriksaan Dan Pendaftaran

Surat Umum Yang Dialamatkan Kepada Pengarah

MULA

Buka surat, cop tarikh terima dan tandatangan ringkas PTP

Minitkan arahan kepada KPP/KP/P/KU/Pegawai yang bertanggungjawab

Serah serahkan surat kepada Pengarah untuk tindakan PTP

Pengarah

Daftar surat dan kandungkan dalam fail berkenaan

Serahkan surat kepada PT yang

Serahkan surat kepada PTP untuk agihan kepada KPP/KP/P/KU/Pegawai yang bertanggungjawab

Agihkan surat kepada kepada KP/KU/Pegawai yang berkenaan. Sekiranya surat untuk P/Pegawai di Pejabat Pendaftar, daftar surat dan kandungkan dalam fail berkenaan

Pengarah

PTP

KP/P/KU/Pegawai

PT

Serahkan fail kepada pegawai yang berkenaan PT

Jawab / balas surat berkenaan Pegawai yang berkenaan


PROSEDUR WAJIB


MUKASURAT : 20 / 25

c. Surat-Surat Untuk Tindakan Segera/Serta Merta

MULA

Selesai

Jika surat perlukan tindakan yang tersangat segera, ambil tindakan tanpa fail dengan menggunakan nombor rujukan dari doket fail

Setelah fail dijumpai,masukkan sampul kecil dan isi kandungan fail dalam fail asal

Jika surat perlu tindakan serta merta dan fail tidak dapat dikesan buka sampul kecil

Ambil tindakan segera dengan memasukkan surat-surat diterima ke dalam fail berkenaan sebelum diedarkan

PTP/PT

PTP/PT

PTP/PT

PTP


PROSEDUR WAJIB


MUKASURAT : 21 / 25

PENGURUSAN FAIL

a. Pendaftaran Fail

MULA

Buka fail mengikut kategori PTP/PT

Kelaskan fail PTP/PT

Beri nombor rujukan fail PTP/PT

Gunakan warna fail yang ditetapkan untuk membezakan taraf keselamatan fail PTP/PT

Selesai


PROSEDUR WAJIB


MUKASURAT : 22 / 25

b. Pembukaan Fail FAIL BARU

Sediakan doket faharasat bilangan sebanyak satu salinan dan susun di dalam binder faharasat bilangan mengikut susunan nombor

Taip nombor rujukan fail di atas kertas doket dan susun dalam binder

Sediakan dua binder doket bagi fail baru. Satu disimpan dalam doket faharasat dan satu lagi untuk fail terbuka dan fail keselamatan

MULA

PTP/PT

PTP/PT

PTP/PT

Selesai

FAIL SAMBUNGAN

MULA

Tutup fail asal dan catat perkataan DITUTUP – KULIT 2 DIBUKA

Simpan fail bersama fail baru jika fail masih diperluka. Jika tidak, asingkan dan simpan dalam bilik fail.

Selesai

Catat nombor rujukan fail diikuti degan perkataan ‘Klt. 2’ (kulit yang berkenaa) dan mulakan kandungan dengan nombor ‘1’

Buka fail sambungan apabila fail telah mengandungi 100 kandungan / fail terlalu tebal

PTP/PT

PTP/PT

PTP/PT

PTP/PT


PROSEDUR WAJIB


MUKASURAT : 23 / 25

FAIL SEMENTARA

Selesai

Jika fail asal tidak dapat dikesan sehingga satu tempoh tertentu buka fail bagi menggantikan fail sementara

Masukkan kembali isi kandungan beserta kulit fail sementara ke dalam fail asal apabila fail asal dapat dikesan

Buka fail semantara dengan menggunakan sampul kecil (AM 435A-Pin. 1/82) dan beri nombor rujukan dan tajuk fail yang sama dengan nombor dan tajuk asal fail

MULA

PTP/PT

PTP/PT

PTP/PT


PROSEDUR WAJIB


MUKASURAT : 24 / 25

c. Penyimpanan Fail

MULA

Selesai

Susun fail berdasarkan kepada susunan diket faharasat bilangan

Simpan fail-fail bertaraf keselamatan dalam bilik simpanan khas atau dalam kabinet besi, bagi fail terbuka simpan dalam bilik fail yang mempunyai petak-petak (pigeon hole) PTP/PT

PTP/PT

d. Pergerakan Fail

MULA

Catat semua pergerakan fail yang diedarkan kepada pegawai di sebelah belakang kertas doket faharasat bilangan PTP/PT

Selesai

PELUPUSAN REKOD

MULA

Lupuskan fail mengikut arahan dalam Surat Pekeliling Am Bil. 1/97 – Pemeliharaan Rekod-rekod Kerajaan

Kenalpasti dan sediakan senarai fail yang hendak dilupuskan mengikut arahan Surat Pekeliling Am Bil. 1/97 – Pemeliharaan Rekod-rekod Kerajaan

PTP/PT

PTP/PT

Selesai


PROSEDUR WAJIB


MUKASURAT : 25 / 25

8.0 REKOD KUALITI

BIL REKOD KUALITI LOKASI

PENYIMPANAN TEMPOH SIMPANAN

1. Senarai fail yang

hendak dilupuskan

Pejabat

Pendaftar

5 Tahun

2. Daftar Surat Masuk

“

5 Tahun

3. Daftar Surat keluar

Melalui Pos

“

5 Tahun

4. Daftar Surat Keluar

Segera / Dengan

Tangan

“

5 Tahun

5. Doket Fail

“

5 Tahun

6. Daftar (Sulit) Pejabat

Pengarah

5 Tahun

7. Disket / CD Pejabat

Pendaftar

5 Tahun

9.0 Lampiran

Tiada

PROSEDUR PENGURUSAN REKOD KUALITI - …W) 02- Pengurusan Rekod Kualiti.pdf · d. mempunyai sistem...

Documents

Transcript of PROSEDUR PENGURUSAN REKOD KUALITI - …W) 02- Pengurusan Rekod Kualiti.pdf · d. mempunyai sistem...