PROSEDUR TINDAKAN PEMBETULAN - akmal.gov.myW) 05 Tindakan Pembetulan.pdf · Minta WP buat kajian...
13
PROSEDUR WAJIB TINDAKAN PEMBETULAN NO. RUJ. DOKUMEN: PK(W)AKMAL.05 NO.KELUARAN : 04 NO.PINDAAN : 00 TARIKH : 1 Jun 2010 MUKASURAT : 1 / 13 PROSEDUR TINDAKAN PEMBETULAN PK(W)AKMAL.05 Disediakan oleh: …………………………………. (Tandatangan) Nama : Saidi Ismail Jawatan : Penolong Kanan Pengarah Kastam I Tarikh : Diluluskan oleh: ………………………………………. (Tandatangan) Nama : Rosinah Ali Jawatan :Timbalan Pengarah AKMAL Tarikh :
Transcript of PROSEDUR TINDAKAN PEMBETULAN - akmal.gov.myW) 05 Tindakan Pembetulan.pdf · Minta WP buat kajian...
PROSEDUR WAJIB
TINDAKAN PEMBETULAN
NO. RUJ. DOKUMEN:
PK(W)AKMAL.05
NO.KELUARAN : 04
NO.PINDAAN : 00
TARIKH : 1 Jun 2010
MUKASURAT : 1� / 13
PROSEDUR
TINDAKAN PEMBETULAN PK(W)AKMAL.05
Disediakan oleh:
………………………………….
(Tandatangan)
Nama : Saidi Ismail
Jawatan : Penolong Kanan
Pengarah Kastam I
Tarikh :
Diluluskan oleh:
……………………………………….
(Tandatangan)
Nama : Rosinah Ali
Jawatan :Timbalan Pengarah AKMAL
Tarikh :
PROSEDUR WAJIB
TINDAKAN PEMBETULAN
NO. RUJ. DOKUMEN:
PK(W)AKMAL.05
NO.KELUARAN : 04
NO.PINDAAN : 00
TARIKH : 1 Jun 2010
MUKASURAT : 2� / 13
REKOD PINDAAN
Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk memastikan salinan dokumen ini sentiasa dikemaskini
dengan memasukkan semua pindaan-pindaan yang dinyatakan di dalamnya.
Tarikh
No.Kandungan Muka surat
Bentuk Pindaan Tarikh
Diluluskan
PROSEDUR WAJIB
TINDAKAN PEMBETULAN
NO. RUJ. DOKUMEN:
PK(W)AKMAL.05
NO.KELUARAN : 04
NO.PINDAAN : 00
TARIKH : 1 Jun 2010
MUKASURAT : 3� / 13
1.0 OBJEKTIF
Prosedur ini menyediakan garis panduan bagi memastikan tindakan
pembetulan dilaksanakan dengan cekap , berkesan dan cepat sepertimana
kaedah yang ditetapkan di bawah prosedur ini. Tindakan pembetulan akan
mengenalpasti punca-punca sebenar yang telah menyebabkan sesuatu
kepincangan atau ketidakpatuhan telah berlaku atau berulang di dalam
Sistem Pengurusan Kualiti.
2.0 SKOP
Prosedur ini digunapakai semasa melaksanakan tindakan pembetulan dan
penambahbaikan Sistem Pengurusan Kualiti di AKMAL. Tindakan
pembetulan perlu berasaskan daripada kepincangan dan ketidakpatuhan
yang dikesan melalui maklumbalas pelanggan, Laporan Audit Dalaman,
cadangan penambahbaikan melalui Borang Cadangan, isu-isu yang
dibangkitkan dalam Mesyuarat Jabatan / Pejabat Pendaftar, kelemahan
yang dikesan dalam Sistem Pengurusan Kualiti dan Arahan Pengurusan
Atasan yang diterima oleh AKMAL.
3.0 RUJUKAN
3.1. MK.AKMAL.04 - Manual Kualiti
Seksyen 8.5 - Penambahbaikan
Seksyen 8.5.2 - Tindakan Pembetulan
3.2. PK(W)AKMAL.06 - Prosedur Tindakan Pencegahan
3.2 Borang Penilaian Reaksi
3.3 Borang Cadangan Pelanggan
3.4 Minit-minit Mesyuarat
PROSEDUR WAJIB
TINDAKAN PEMBETULAN
NO. RUJ. DOKUMEN:
PK(W)AKMAL.05
NO.KELUARAN : 04
NO.PINDAAN : 00
TARIKH : 1 Jun 2010
MUKASURAT : 4� / 13
4.0 DEFINISI
4.1 Borang Penilaian Reaksi
Adalah borang penilaian yang diberikan kepada peserta kursus bagi
menilai perlaksanaan kursus / latihan yang telah dihadiri.
4.2 Borang Aduan / Maklumbalas Pelanggan
Borang yang diperolehi dari Peti Cadangan yang ditempatkan di
Pejabat Pentadbiran, Kaunter Informasi dan Asrama Pusat
Kerjasama Antarabangsa.
4.3 Minit - Minit Mesyuarat
Keputusan yang diperolehi daripada mesyuarat-mesyuarat yang
diadakan oleh Bahagian-bahagian / Unit-unit atau Pengurusan
AKMAL.
4.4 Pegawai Yang Bertanggungjawab
Pegawai yang bertanggungjawab untuk melaksanakan sesuatu tugas
di Bahagian / Unit yang berkaitan.
5.0 SINGKATAN
5.1 WP - Wakil Pengurusan
5.2 TWP - Timbalan Wakil Pengurusan
5.3 KJ - Ketua Jabatan
5.4 P - Pendaftar
5.5 PD - Pegawai Dokumen
5.6 PYB - Pegawai Yang Bertanggungjawab
5.7 LTP - Laporan Tindakan Pembetulan
PROSEDUR WAJIB
TINDAKAN PEMBETULAN
NO. RUJ. DOKUMEN:
PK(W)AKMAL.05
NO.KELUARAN : 04
NO.PINDAAN : 00
TARIKH : 1 Jun 2010
MUKASURAT : 5� / 13
6.0 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN
Tanggungjawab
Tindakan
Pengarah AKMAL
Kenalpasti bidang-bidang untuk tindakan pembetulan
1. Arahkan WP mengumpulkan semua maklumat berkaitan:
i. Data-data berkaitan Objektif Kualiti
ii. Borang Penilaian Reaksi
ii. Borang Cadangan / Maklumbalas Pelanggan
iii. Minit-minit Mesyuarat
iv. Laporan Audit Dalaman
v. Kelemahan-kelemahan yang dikesan dalam
sistem pengurusan kualiti
vi. Laporan Penilaian Kursus
vii. Tindakan-tindakan pembetulan yang lepas
2. Bincang (jika perlu) dengan KJ dan P atau mana-mana
pegawai yang terlibat dari masa ke semasa berkenaan
perkara di atas.
WP 3. Kumpul maklumat-maklumat untuk tindakan pembetulan
dari maklumat-maklumat berikut:
i. Data-data berkaitan Objektif Kualiti
ii. Borang Penilaian Reaksi
iii. Borang Cadangan / Maklumbalas Pelanggan
iv. Minit-minit Mesyuarat
v. Laporan Audit Dalaman
PROSEDUR WAJIB
TINDAKAN PEMBETULAN
NO. RUJ. DOKUMEN:
PK(W)AKMAL.05
NO.KELUARAN : 04
NO.PINDAAN : 00
TARIKH : 1 Jun 2010
MUKASURAT : 6� / 13
Tanggungjawab
Tindakan
vi. Kelemahan-kelemahan yang dikesan dalam
Sistem Pengurusan Kualiti
vii. Laporan Penilaian Kursus
viii. Tindakan-tindakan pembetulan yang lepas
4. Buat analisa dari maklumat yang dikumpul dan tentukan
tindakan pembetulan yang perlu diambil.
5. Bincang dengan KJ / P mengenai tindakan pembetulan
yang perlu dilaksanakan.
6. Arahkan PYB untuk mengenalpasti punca sebenar sesuatu
kepincangan atau ketidakpatuhan yang telah berlaku dan
laksanakan tindakan pembetulan.
7. Arahkan PYB sediakan laporan tindakan pembetulan.
KJ / P / PYB 8. Adakan mesyuarat peringkat jabatan / unit untuk
membincangkan tindakan pembetulan dari mana-mana
sumber berikut:
i. Data-data Objektif Kualliti
ii. Borang Penilaian Reaksi
iii. Borang Cadangan / Maklumbalas Pelanggan
iv. Minit-minit Mesyuarat
v. Laporan Audit Dalaman
vi. Kelemahan-kelemahan yang dikesan dalam
Sistem Pengurusan Kualiti
vii. Laporan Penilaian Kursus
PROSEDUR WAJIB
TINDAKAN PEMBETULAN
NO. RUJ. DOKUMEN:
PK(W)AKMAL.05
NO.KELUARAN : 04
NO.PINDAAN : 00
TARIKH : 1 Jun 2010
MUKASURAT : 7� / 13
Tanggungjawab
Tindakan
9. Kenalpasti ketidakpatuhan / kepincangan sistem
pengurusan kualiti yang telah berlaku yang diperolehi
dari sumber-sumber yang telah dikenalpasti seperti di
para 8.
PYB 10. Sediakan laporan siasatan yang mengandungi maklumat-
maklumat seperti berikut:
i. Punca-punca berlakunya kepincangan dan
ketidakpatuhan.
ii. Cadangan penyelesaian
iii. Pegawai-pegawai yang dikenalpasti dan
bertanggungjawab
iv. Masalah-masalah yang memerlukan tindakan jangka
panjang.
PYB 11. Bincang dengan KJ / P.
12. Serahkan laporan siasatan kepada WP.
KJ / P
13. Laksanakan cadangan pembetulan jika ianya sesuai dan
tidak melibatkan dasar AKMAL, Jabatan dan
Kementerian.
14. Jika tidak sesuai, bincang kembali dengan PYB untuk
mendapatkan cadangan pembetulan yang sesuai.
15. Jika melibatkan dasar AKMAL, Jabatan dan Kementerian,
PROSEDUR WAJIB
TINDAKAN PEMBETULAN
NO. RUJ. DOKUMEN:
PK(W)AKMAL.05
NO.KELUARAN : 04
NO.PINDAAN : 00
TARIKH : 1 Jun 2010
MUKASURAT : 8� / 13
Tanggungjawab
Tindakan
cadangkan penubuhan pasukan petugas kepada
Pengarah AKMAL.
16. Kemukakan kepada WP Laporan Tindakan Pembetulan
(LTP) untuk penelitian dan semakan akhir.
WP 17. Terima laporan tindakan pembetulan dan pertimbangkan
cadangan yang dikemukakan oleh KJ / P.
18. Sediakan LTP seperti di Lampiran A yang mengandungi
penemuan dan cadangan untuk mengatasi masalah.
19. Kemukakan LTP kepada Pengarah AKMAL untuk
pertimbangan.
Pengarah AKMAL 20. Terima dan pertimbangkan LTP.
21. Bincang LTP dengan WP untuk melaksanakan tindakan
pembetulan.
22. Minta WP buat kajian lebih lanjut dan buat susulan
sewajarnya ke atas laporan yang disediakan jika perlu.
WP 23. Buat kajian lanjut bersama dengan KJ / P.
24. Kemukakan kembali LTP kepada Pengarah AKMAL.
Pengarah AKMAL 25. Sekiranya setuju dengan cadangan, arahkan WP dengan
meminitkan untuk melaksanakannya.
26. Sekiranya tidak setuju, minta WP bincang kembali
dengan KJ / P.
PROSEDUR WAJIB
TINDAKAN PEMBETULAN
NO. RUJ. DOKUMEN:
PK(W)AKMAL.05
NO.KELUARAN : 04
NO.PINDAAN : 00
TARIKH : 1 Jun 2010
MUKASURAT : 9� / 13
Tanggungjawab
Tindakan
WP 27. Laksanakan arahan PA dan buat penyelarasan dengan
Jabatan /Pejabat Pendaftar yang berkaitan ke atas
tindakan pembetulan yang dilaksanakan.
28. Susul dengan KJ dan P yang terlibat dan bincang dimana
perlu bagi memastikan tindakan pembetulan adalah
berkesan dan mengatasi kepincangan yang berlaku.
29. Rujuk PK(W)AKMAL.06 Prosedur Tindakan Pencegahan
bagi mencegah kepincangan yang sama dari berulang.
KJ / P / PYB
Perlaksanaan oleh KJ, P dan PYB
30.Laksanakan tindakan pembetulan yang telah dipersetujui.
31. Buat pemantauan dari semasa ke semasa dan pastikan
tindakan pembetulan dilaksanakan dengan segera dan
berkesan.
32. Keberkesanan tindakan pembetulan dilihat berdasarkan
kepada analisis data status tindakan pembetulan.
Sekiranya tindakan pembetulan yang diambil tidak
memberi kesan, rujuk kepada para 9 semula.
33. Sediakan laporan akhir hasil daripada tindakan
pembetulan yang dilaksanakan dan kemukakan kepada
Pengarah AKMAL.
PYB 34. Failkan dan rekod laporan, dokumen-dokumen semua
tindakan pembetulan yang diperolehi dari KJ / P dalam
fail tindakan terlibat.
PROSEDUR WAJIB
TINDAKAN PEMBETULAN
NO. RUJ. DOKUMEN:
PK(W)AKMAL.05
NO.KELUARAN : 04
NO.PINDAAN : 00
TARIKH : 1 Jun 2010
MUKASURAT : 10� / 13
7.0 CARTA ALIRAN
PROSEDUR TINDAKAN PEMBETULAN
WP
WP / KJ / P
KJ / P / PYB
KJ / P / PYB
PYB
Tindakan Pembetulan sesuai?
Sesuai
Tidak sesuai
WP
Tindakan Pembetulan sesuai?
Sesuai
Tidak sesuai
A
Kumpul Maklumat
Buat Analisa
Tentukan Tindakan Pembetulan
Laksanakan Tindakan
Pembetulan
Kenalpasti kepincangan
Sediakan Laporan Siasatan
Sediakan Laporan Tindakan Pembetulan
Pertimbangkan Laporan Tindakan Pembetulan
WP
B
B
PROSEDUR WAJIB
TINDAKAN PEMBETULAN
NO. RUJ. DOKUMEN:
PK(W)AKMAL.05
NO.KELUARAN : 04
NO.PINDAAN : 00
TARIKH : 1 Jun 2010
MUKASURAT : 11� / 13
KJ / P / PYB
Selesai
KJ / P / PYB
KJ / P / PYB
KJ / P / PYB
Laksanakan tindakan pembetulan
Buat Pemantauan dan kaji keberkesanan tindakan pembetulan
Sedia Laporan akhir tindakan pembetulan
Rekod Laporan dan dokumen
Tindakan Pembetulan berkesan?
Berkesan Tidak Berkesan
A
B
PROSEDUR WAJIB
TINDAKAN PEMBETULAN
NO. RUJ. DOKUMEN:
PK(W)AKMAL.05
NO.KELUARAN : 04
NO.PINDAAN : 00
TARIKH : 1 Jun 2010
MUKASURAT : 12� / 13
8.0 REKOD KUALITI
Bil.
Rekod Lokasi Tempoh
Simpanan
1. Fail Kursus Pejabat P&P 5 Tahun
2. Fail Aduan Pelanggan Pejabat Pendaftar 5 Tahun
3. Fail Audit Dalaman Pejabat Ketua Audit Dalaman
5 Tahun
4. Fail-fail Mesyuarat Pejabat Pendaftar 5 Tahun
5. Fail Tindakan Pembetulan Pejabat WP 5 Tahun
9.0 Lampiran
9.1Format Laporan Tindakan Pembetulan - Lampiran A
P
RO
SE
DU
R W
AJIB
TIN
DA
KA
N P
EM
BE
TU
LA
N
NO. RUJ. DOKUMEN:
PK(W)AKMAL.05
NO.KELUARAN
: 04
NO.PINDAAN
: 00
TARIKH
: 1 Jun 2010
MUKASURAT
: 13� / 13
Lam
pir
an
A
BAHAGIAN/UNIT: ____________________________________________________
Bil
Su
mb
er
Keti
dakp
atu
han
/K
ep
incan
gan
Keti
dakp
atu
han
/ K
ep
incan
gan
No
mb
or
Ru
jukan
Do
ku
men
(Jik
a
Berk
ait
an
)
Pu
nca
Keti
dakp
atu
han
/
Kele
mah
an
Berl
aku
(*
bag
i ti
nd
akan
p
em
betu
lan
)
Tin
dakan
P
em
betu
lan
dan
Pela
ksan
aan
Tem
po
h
Dia
mb
il
Tandatangan Ketua Jabatan / Pendaftar / PYB
:_____________________________________
Tarikh Laporan dikemukakan kepada Pengarah AKMAL
:______________________
LA
PO
RA
N T
IND
AK
AN
PE
MB
ET
ULA
N
