Proses Perancangan Strategik untuk organisasi pendidikan (sekolah) dan agensi kerajaan

8/9/2019 Proses Perancangan Strategik untuk organisasi pendidikan (sekolah) dan agensi kerajaan

1/133

Company

LOGO

1

PERANCANGAN STRATEGIKFasilitator:

Muhamad Bustaman b. Abdul ManafKetua Jabatan/Pusat

Jabatan Pengurusan Kualiti/Inovasi

Institut Aminuddin Baki, KPM0199890524/[email protected]

mbustaman IAB 10


2/133

2

BIODATA PENCERAMAHBIODATA PENCERAMAH

MUHAMAD BUSTAMAN BIN HAJI ABDUL MANAFKetua Pusat

Pusat Pengurusan Kualiti, Instutut Aminuddin Baki, KPM1. Pengalaman memberi kursus Pengurusan Strategik dan Pengurusan Kualiti di

Institut Aminuddin Baki semenjak 1995

2. Menulis buku: 1. Perancangan Strategik (2006/2007). 2. Pengurusan KualitiDalam Pendidikan (1998).

3. Buku ketiga: Perancangan Strategik Sekolah (terbaru, Julai2009)

3. Pernah mengikuti Latihan Profesionalisme dalam bidang Pengurusan Strategik

dan Pengurusan Kualiti Latihan Luar Negara (selain dalam negara): i. Strategic Management & Leadership: World Trade Institute, New York,USA (1996)

ii. TQM in Education: SEAMEO Innotech, Manila. Philippine (1998) iii. Strategic planning in education: Uni of York, England (2000- 2004) iv. Strategy Performance Measurement (BSC): Uni of Adelaide, Australia

(2005)

4. Mempunyai sijil profesional Juruaudit (Lead Auditor) MS ISO 9000 sejak1997

5. Ketua Pasukan Panel Penilai Sistem Star Rating (SSR) KPM- 2008 & 20107. Memberi khidmat konsultasi dalam Pengurusan Strategik dan KPI untuk

semua peringkat Bahagian dalam Kementerian Pelajaran Malaysia.8. Pembentang kertas pernyataan baru MISI, VISI dan Matlamat KPM9. Kepakaran lain: Kursus KMK/KIK, Benchmarking, Quality Tools, Audit MS ISO

9001:2008, Strategic Change, Strategic Leadership Skills, Strategic ThinkingSkills. 2mbustaman IAB 10


3/133

ObjektifSelepas mengikuti sesi latihan ini, anda sepatutnya

berupaya:

ObjektifSelepas mengikuti sesi latihan ini, anda sepatutnya

berupaya:

1. Memahami tentang proses proses utama

perancangan strategik di sektor awam (pendidikan)

dan kepentingannya dalam meningkatkan

prestasi organisasi

2. Memahami teknik coaching yang berkesan

pada setiap proses-proses utama perancangan

strategik

3mbustaman IAB 10


4/133

4

Rujukan utamaRujukan utama

1. Allison and Kaye. (2003) Strategic Planning for Public and Non-profitOrganizations. San Francisco: John Wiley & Son, Inc.

2. Bryson, J.M. (2004). Strategic planning for public and nonprofit

organizations: A guide to strengthening and sustaining organizationalachievement 3rd ed. San Francisco: Jossey-Bass. 3. Hairuddin.M.A. & Muhamad Bustaman.A.M. (2009) Perancangan

Strategik Sekolah. Kuala Lumpur: PTS Publication (buku teks kursus) 4. Kaplan & Norton. (1996) Balanced Scorecard: Translating Strategy Into

Action. Boston, Massachusetts: Harvard Business School Press. 5. Kaplan & Norton. (2004) Strategy Maps: Converting Intangible Assets Into

Tangible Outcomes. Boston, Massachusetts: Harvard Business School Press. 6. Kaplan & Norton. (2006) Alignment: Using the Balanced Scorecard to Create

Corporate Synergies. Boston, Massachusetts: Harvard Business School Press. 7. Miller, B.A. (2007) Assessing Organizational Performance in Higher

Education. San Francisco: John Wiley & Son, Inc. 8. Niven, P.R. (2003). Balanced Scorecard: Step-by-step for Government and

Nonprofit Agencies. San Francisco: Jossey-Bass. 9. Sevier, R. (2000). Strategic Planning for Higher Education Institution.Chicago, USA.

10. http://managementhelp.org/plan_dec/str_plan/str_plan.htm

mbustaman IAB 10


5/133

5

Buku Teks KursusBuku Teks Kursus

mbustaman IAB 10


6/133

Company

LOGO

Strategic management is the

process of formulation the strategic

plan and implementation of the plan.It involves strategic analysis,

strategic choice and strategic

implementation

Brian Fidler, Strategic Management for School Development (2002)

6mbustaman IAB 10


7/133

Company

LOGOStrategic planning is a process to

position an organization to achieveresults aligned with its fundamental,

long-term purpose organization and to

establish realistic goals and objectives

consistent with that mission in a

defined time frame within the

organization's capacity. (McNamara, 2007)

Strategic planning is a process to

position an organization to achieveresults aligned with its fundamental,

long-term purpose organization and to

establish realistic goals and objectivesconsistent with that mission in a

defined time frame within the

organization's capacity. (McNamara, 2007)

7mbustaman IAB 10


8/133

Petikan terkenalPetikan terkenal

Tanpa kemahiran pengurusan strategik,sesebuah organisasi adalah seperti sebuah

kapal tanpa kompas dan kapten, yang

berpusing-pusing dalam bulatan. Ia sepertikutu rayau yang tiada arah tujuan

(Joel Ross & Michael Kami dalam David,

2003) (diubahsuai oleh Md.Bustaman, 2010)

8mbustaman IAB 10


9/1339

Mandate

Mission

mbustaman IAB 10


10/13310

Mengapa Sekolah SIP perlu Perancangan Strategik

Baru?

McNamara, 2007. Strategic planning serves a

variety of purposes in organizations, including

to:

1. Clearly define the purpose of the organization

and to establish realistic goals and objectivesconsistent with that mission in a defined time

frame within the organizations capacity for

implementation.2. Communicate those goals and objectives to

the organizations constituents.

3. Develop a sense of ownership of the plan.mbustaman IAB 10


11/133


12/133

Misi + Visi

Matlamat

Objektif

Strategi

PelanTaktikal

Pelan

Operasi

Terlalu

Umum(Pendidikan)

Umum + Fokus(akademik)

S+M+A+R+T(PMR,SPM)

Inisitiaf Umum

Inisitiaf Spesifik

Langkah demi Langkah( Terperinci)

Hak Cipta M.Bustaman- 12


13/133

Company

LOGO

PANDUAN UNTUK MEMBIMBINPANDUAN UNTUK MEMBIMBIN

13mbustaman IAB 10
http://c/Documents%20and%20Settings/IAB_User/My%20Documents/contoh%20PERANCANGAN%20STRATEGIK.docxhttp://c/Documents%20and%20Settings/IAB_User/My%20Documents/contoh%20PERANCANGAN%20STRATEGIK.docxhttp://c/Documents%20and%20Settings/IAB_User/My%20Documents/contoh%20PERANCANGAN%20STRATEGIK.docx


14/133

14

Model Pengurusan Strategik Untuk

Institusi Pendidikan Awam (ms 15)

Model Pengurusan Strategik Untuk

Institusi Pendidikan Awam (ms 15)

.

1. Pra-Perancangan

7. Penilaian Prestasi&

Penambahbaikan berterusan

2. Halatuju Organisasi: Mandat Kerajaan, Misi, Visi & Nilai(Termasuk Nilai, Piagam pelanggan, Slogan, Logo, Warna Korperat)

5. Strategi, Taktikal (Belanjawan& Operasi)

6. Implementasi Strategi

3. Analisa Persekitaran: Maklumat Dalaman & LuaranOrganisasi

4. Isu Strategik (KRA), Matlamat, Objektif & KPI

Pusingan

Semula

mbustaman IAB 10


15/133

15mbustaman IAB 10


16/133

Company

LOGO

Where are we now?Where are we now?

16

Aktiviti Persediaan Perancangan

rujuk muka surat:18-48

Aktiviti Persediaan Perancangan

rujuk muka surat:18-48

Peringkat Penemuan (Discovery)

mbustaman IAB 10


17/133

17

1. Proses Pengumpulan Maklumat:

i. Latar belakang organisasi

ii. Pencapaian organisasi yang lepas (dalam semuaaspek)

iii Laporan analisis prestasi program/projek (strategi)tahun sebelum

iv. Laporan status prestasi semasa.

v. Analisis prestasi perancangan strategik lepas

mbustaman IAB 10


18/133

18

Panduan Aktiviti Persediaan

Perancangan

Panduan Aktiviti Persediaan

Perancangan

Mengadakan taklimat kepadasemua staf:

Fokus utama:

1. bina tahap kesediaan minda dankomitmen semua staf untukberubah secara strategik.

2. Pemikiran strategik

mbustaman IAB 10


19/133

Strategic

Thinking

= integrating thefuture into your

decision making

today.

Futures focused

decision making

= am I thinkingbig, deep and

long?

19mbustaman IAB 10

Keperluan berfikir secara strategik


20/133

20

Tools: school performance:

Histograms, Run Chart, Survey, Focus Group,

flowcharting

Menubuh jawatankuasa kerja

Bina plan kerja/aktiviti bagi pembangunan

pelan strategik

mbustaman IAB 10


21/133

21

BIL AKTIVITI TARIKH TINDAKAN

1. Penubuhan Jawatankuasa Induk 14 Jun 2010 Guru Besar

2. Taklimat memperkasakan sekolah kepada Jawatankuasa Kerja 20 Jun 2010 Guru Besar

3. Agihan tugas kepada guru-guru Jawatankuasa Pelaksana 20 Jun 2010 JK Induk

4. Proses Pertama

4.1 Pra Perancang

4.1.1 Latar belakang sekolah

4.1.1.1 Sejarah Sekolah

4.1.1.2 Enrolmen Murid

4.1.1.3 Biodata Guru Besar

4.1.1.4 Prestasi akademik, koakademik dan

kokurikulum4.1.1.5 Disiplin Murid

4.1.1.6 Demografi Penduduk

4.1.1.7 Persekitaran Sekolah

4.1.1.8 Kemudahan Fizikal

21 Jun 2010

24 Jun 2010

JK Induk,

JK Kerja &

JK Pelaksana

PEMBINAAN PERANCANGAN STRATEGI

JADUAL KERJA

mbustaman IAB 10



22/133

22


Proses Pertama

4.1 Pra Perancang

4.1.2 Pencapaian terbaik sekolah

4.1.3 Laporan analisis program

4.1.4 Laporan Prestasi Semasa

4.1.4.1 Menyemak tahap kesediaan sekolah

4.1.4.2 Menyemak tahap kesediaan staf

4.1.4.3 Mengenalpasti pendekatan4.1.5 Mengenal pasti mandat

4.1.6 Menetapkan jadual kerja pelaksana

21 Jun 2010

24 Jun 2010

JK Induk,

JK Kerja &

JK Pelaksana

5. Proses Kedua

5.1 Mendefinisikan hala tuju sekolah

5.1.1 Menyemak pernyataan misi

5.1.2 Menyemak pernyataan visi

5.1.3 Menyemak pernyataan piagam pelanggan

5.1.4 Menyemak pernyataan moto,slogan,logo, warna

organisasi

21 Jun 2010

24 Jun 2010

JK Induk,

JK Kerja &

JK Pelaksana


JADUAL KERJA

mbustaman IAB 10


23/133

23


6. Proses Ketiga

6.1 Analisis persekitaran

6.1.1 Analisis Persekitaran Strategik

6.1.2 Analisis SWOT

6.1.3 Pengumpulan analisis persekitaran

27 Jun 2010

1 Julai 2010

JK Induk,

JK Kerja &

JK Pelaksana

7. Proses Keempat

7.1 Pembinaan Pelan Strategik & Pelan Taktikal

7.1.1 Mengenal pasti & memilih isu-isu strategik

7.1.2 Membentuk matlamat strategik & KPI

7.1.3 Menetapkan objektif jangka pendek & panjang

7.1.4 Pembinaan strategik utama (TOWS Matrik)

7.1.5 Melengkapkan borang pemilihan strategi yangstrategik

1 Julai 2010

8 Julai 2010

JK Induk,

JK Kerja &

JK Pelaksana


JADUAL KERJA

mbustaman IAB 10


24/133

24


8. Proses Kelima

8.1 Pembinaan pelan taktikal 8 Julai 2010

15 Julai 2010

JK Induk,

JK Kerja &

JK Pelaksana

9. Proses Keenam

9.1 Pembinaan Pelan Operasi

9.2 Pelancaran Pelan Strategik 2006

15 Julai 2010

22 Julai 2010

JK Induk,

JK Kerja &

JK Pelaksana


JADUAL KERJA

mbustaman IAB 10


25/133

25

Proses 2: Semak Hala Tuju

Organisasi (Bab 3. M.S: 49)

Proses 2: Semak Hala Tuju

Organisasi (Bab 3. M.S: 49)

mbustaman IAB 10


26/133

Company

LOGO

26

Mandat Kerajaan (MK).

Mengapa MK proses

pertama yang perlu

dilakukan dalam

membina strategi untuk

organisasi awam?

Mandat Kerajaan (MK).

Mengapa MK prosespertama yang perlu

dilakukan dalam

membina strategi untuk

organisasi awam?

Rujuk

Muka Surat

49-52

mbustaman IAB 10


27/133

27

Apakah itu Mandat?Apakah itu Mandat? Kamus Dewan- DBP (2005):

1. Amanah yang diberikan oleh orang ramai.

2. Kuasa yang diberikan oleh oleh pihak yang

lebih tinggi.

3. Surat kuasa, surat perintah

4. Kuasa yang diberikan untuk mentadbir

Mandat berkait dengan akauntabiliti- Kewajipan untukmemberi jawapan dan menanggung segala akibatnya.

(Kamus DBP)

mbustaman IAB 10


28/133

28

Apakah itu Mandat?Apakah itu Mandat?

Mandates are written and unwrittenrules that govern and guide aninstitution and its stakeholders.

Its maybe directly tied to laws, bylaws, ordinances, acts and charters(Sevier, 2000)

mbustaman IAB 10


29/133

Sambungan-definisi MandatSambungan-definisi Mandat

Dasar Kementerian Pelajaran- sumberkepada pembinaan misi & visi sekolah

Ia garis panduan tanggungjawab/kerja

umum sesebuah organisasi.

Ia menjelaskan apa yang boleh dilakukandan tidak boleh dilakukan (Yes or No)

29mbustaman IAB 10


30/133

Company

LOGO

NKRA & MKRA BIDANG PENDIDIKANNKRA & MKRA BIDANG PENDIDIKAN

1. JENAYAH

2. RASUAH

4. INFRASTRUKTUR

DI PEDALAMAN

5. MISKIN TEGAR

3.1 PRASEKOLAH

3.2 3M

3.3 SEKOLAH

BERPRESTASI

TINGGI

3. AKSES

PENDIDIKAN

6. PENGANGKUTAN

AWAM

3.4 NEW- DEALS

3.5 PENYERTAAN

VOKASIONAL &

KEMAHIRAN

3.6 SEMUA SEKOLAH

MENDAPAT ELEKTRIK

24 JAM

mbustaman IAB 10 30


31/133

31

Surat-Surat KSN: PKPA

mbustaman IAB 10


32/133

32

Contoh MANDATContoh MANDAT1. Perlembagaan & Dasar-Dasar Kerajaan

- Akta Pendidikan 1996(Pindaan 2002)

- Akta acara kewangan 1957

- Arahan perbendaharaan

- PKPA

- Surat pekeliling Ikhtisas

- Dasar-dasar Kementerian Pelajaran

- dan semua Dasar & undang-undang KerajaanMalaysia.

mbustaman IAB 10


33/133

33

Rujuk Muka Surat 60

mbustaman IAB 10


34/133

34

Apakah itu misi?Apakah itu misi?

Kamus Dewan (2005):Tugas khusus yang

dipertanggungjawabkan kepada

atau yang akan dilakukan oleh

seseorang atau sesuatu

kumpulan.

mbustaman IAB 10


35/133

35

Contoh MisiContoh Misi

Membangun potensi individumelalui sistem pendidikan

berkualiti

Perbincangan: Sila analisa kualiti

pernyataan misi di atas? (sila rujuk muka surat 66 & 68)

mbustaman IAB 10


36/133

36

Ia adalah satu pernyataan (deklarasi) ringkas dan

padat menjelaskan perkara-perkara berikut: 1. Tujuan atau sebab penubuhan organisasi anda? (What is our basic purpose or Why do we exist?) Ianya menjawab soalan

tentang apakah urusan/tugas utama (core business) yangdipertanggungjawabkan ke atas organisasi anda.

2. Kepada siapakah perkhidmatan diberikan?(Who we serve? , as our customers: geography, segments, names) Ianyamenjawab siapakah pelanggan utama organisasi anda?

3. Apakah yang hasil akhir yang diingini? (What we produce- outcome benefits: products, services, uses) atau

Keperluan pelanggan apakah yang dapat organisasi anda penuhi.

4. Bagaimanakah cara untuk melakukannya?( Our distinctive competence. (How we do it "differently", "better", "moreeffectively" than others)

Apakah ciri Pernyataan Misi yang baik?Apakah ciri Pernyataan Misi yang baik?

mbustaman IAB 10


37/133

37

The mission statement describes the overall

purpose of the organization.

1. If the organization elects to develop a vision

statement before developing the mission

statement, ask Why does the image, the vision

exist -- what is it's purpose? This purpose is often

the same as the mission.

2. Use a story-boarding technique to develop the

mission statement

Tips- by McNamara, 2009

mbustaman IAB 10


38/133

Simplified Mission Statement TemplateSimplified Mission Statement Template

We exist to (primary purpose, need served, or problemsolved):..

For(primary clients or customer):........

In order to ( core services offered):

.

So that (long-term outcomes determining success):..

(Niven, ms 111. 2008)

38mbustaman IAB 10


39/133

Company

LOGO

39

VISI / WAWASANVISI / WAWASAN

mbustaman IAB 10


40/133

40

Apakah itu visi/wawasan?Apakah itu visi/wawasan?

Kamus Dewan (2005):Pandangan yang jauh

(terutamanya yang berkaitan

dengan perkembangan masadepan dsb) bagi mencapai

matlamat penting sesebuah

organisasi atau negara.

mbustaman IAB 10


41/133

What is a vision statement?What is a vision statement?

Niven,2008: A vision statement provides a word picture

of what the organisation intends ultimately to

become which may 5, 10, or 15 years in the

future.

41

*McKinsey-themarkofa

healthycompany

Is a further translation of your mission and the values of underlying importance

to your organization- Niven, pg 123mbustaman IAB 10


42/133

Contoh visiContoh visi

Sekolah Unggul PenjanaGenerasi Terbilang

Akan menjadi antara sekolah

terbaik di..menjelang tahun2013

42mbustaman IAB 10


43/133

Company

LOGO

43

NILAINILAI

mbustaman IAB 10


44/133

44

NilaiNilaiNilai ialah prinsip, standard dan tatacara tindakan

seseorang dalam sesuatu organisasi.(W.G Ricky & M.Pustay, 1999)

Nilai dapat diertikan sebagai asas oleh

masyarakat menilai, mengukur atau membuatkeputusan terhadap sesuatu perkara, darjat,

mutu, kualiti, taraf perilaku dan benda mengenai

seseorang atau kelompok orang sebagai baik,

berharga dan bernilai.

mbustaman IAB 10


45/133

45

Contoh Nilai: IABContoh Nilai: IAB 1. Integriti (Integrity)

Menghayati nilai integriti diri melalui pemikiran, amalan dan tindakan

2. Profesionalisme (Profesionalism)Memupuk budaya kerja yang profesional bagi merealisasikan mandat yang diamanahkan kepadaInstitut Pengurusan dan Kepimpinan Pendidikan Negara, menerusi pengamal profesional latihandan pembangunan (master trainer) kepimpinan dan pengurusan pendidikan

3. Budaya Permuafakatan(Team Work Culture)Membentuk sinergi jalinan perkongsian ilmu, kemahiran dan pengalaman di kalangan warga IAByang boleh menyumbang ke arah pembangunan dan pembaharuan organisasi pendidikan yangberprestasi tinggi.

4. Organisasi Pembelajaran (Learning Organisation)Pembentukan budaya pembelajaran berterusan melalui pengwujudan iklim tempat kerja yangboleh menjadi pemangkin ke arah peningkatan ketrampilan individu, pembelajaran kolaborasi,amalan terbaik , perkongsian misi dan visi, serta aplikasi pendekatan sistem untukpenambahbaikan berterusan dan berfikiran terbuka memberikan idea, pandangan serta teguranbagi kemajuan organisasi dan negara.

5. Prestasi Tinggi (High Performance)Membentuk budaya kerja yang berprestasi tinggi melalui tenaga kerja yang kompeten danberpotensi untuk menjana ilmu bagi meningkatkan pengetahuan, kemahiran dan komitmen seiringdengan perkembangan tubuh ilmu Pengurusan dan Kepimpinan Pendidikan.

mbustaman IAB 10


46/133

46

S Suka menolong A Amanah Y Yang Menurut Perintah

A Akhlak Terpuji N Niat Yang Betul & Ikhlas G Gila-Gila Kerja

NILAI: SAYANG

mbustaman IAB 10


47/133

47

NILAI: BENCINILAI: BENCI

B BERAT TULANG E ENDAH TAK ENDAH

N NANTI DISURUH C CURI TULANG I INGKAR PERINTAH

mbustaman IAB 10


48/133

48

Misi & Visi secara implisitMisi & Visi secara implisit

Piagam Pelanggan

Moto atau Slogan

Logo organisasi

Warna Organisasi

mbustaman IAB 10


49/133

Company

LOGO

49

Piagam PelangganPiagam Pelanggan

mbustaman IAB 10


50/133

50

Definisi

PelangganOrganisation or personOrganisation or personthat receives a product.that receives a product.

A customer can beA customer can be

internal or external to theinternal or external to theorganisation. ISOorganisation. ISO

9000:20009000:2000

mbustaman IAB 10


51/133

51

Definisi Kepuasan Pelanggan

Customers perception of theCustomers perception of the

degree to which the customersdegree to which the customers

requirement have been fulfilled. requirement have been fulfilled. ISO 9000:2000ISO 9000:2000

mbustaman IAB 10


52/133

52mbustaman IAB 10


53/133

53

Konsep Piagam PelangganKonsep Piagam Pelanggan

satu komitmen bertulis, jabatan/agensi

Kerajaan terhadap penyampaian keluaran

atau perkhidmatannya kepada pelanggan

(termasuk stakeholders).

Satu jaminan jabatan/agensi kerajaan untukmenyampaikan keluaran atau perkhidmatan

mengikut standard kualiti yang ditetapkan.

Standard kualiti yang dapat memenuhi

kemahuan dan citarasa pelanggan.

mbustaman IAB 10


54/133

54

Ciri-ciri Piagam PelangganCiri-ciri Piagam Pelanggan Jelas;

Senang disebar;

Kebolehpercayaan;

Praktikal;

Khusus; dan

Boleh ditambahbaik.

Piagam

Pelanggan

mbustaman IAB 10

PERNYATAAN PIAGAM PELANGGANPERNYATAAN PIAGAM PELANGGAN


55/133

IAB komited untuk memberi kepuasan kepada stakeholderberdasarkan piagam pelanggan seperti berikut dan akanmemastikan:

1. Melaksanakan sekurang-kurangnya 80% program latihan yangdidaftarkan dalam dokumen Program Latihan IAB pada tahunberkenaan;

2. Memastikan sekurang-kurangnya 80% peserta kursus berpuashati dengan program latihan IAB;

3. Memastikan sekurang-kurangnya 80% peserta yang mengikuti

program latihan berpuas dengan pengendalian sesi latihan olehPensyarah IAB dan Pensyarah Jemputan;

4. Memaklumkan pelanggan tentang kelulusan sesuatu kursusyang dimohon sekurang-kurangnya empat minggu (4) sebelumkursus bermula;

5. Memastikan prasarana latihan dan semua keperluan serta

peralatan latihan berfungsi dengan baik dan dalam keadaan siapsedia untuk digunakan dalam tempoh satu (1) hari sebelum kursusbermula;

6. Menjalankan sekurang-kurangnya sembilan (9) penyelidikandan pembangunan sistem maklumat setahun;

55mbustaman IAB 10

Sambungan: Piagam Pelanggan IAB 2009Sambungan: Piagam Pelanggan IAB 2009


56/133

Sambungan: Piagam Pelanggan IAB 2009Sambungan: Piagam Pelanggan IAB 2009

7. Menghasilkan sekurang-kurangnya sepuluh (10) penerbitansetahun ;

8. Menjalankan sekurang-kurangnya enam (6) program konsultansitermasuk khidmat pasukan pemikir setahun;

9. Menghasilkan indeks keperluan latihan dan pembangunanprofesioanal pemimpin sekolah bagi setiap negeri setiap tahun ;

10. Memastikan sekurang-kurangnya 80% peserta kursus berpuas hatidengan perkhidmatan sajian dan penginapan;

11. Menyediakan perkhidmatan perpustakaan pada setiap hari bekerjamulai 8.15 pagi hingga 4.45 petang;

12. Memastikan semua staf IAB mendapat peluang untuk mengikutilatihan sekurang-kurangnya 7 hari setahun;

13. Memastikan maklum balas kepada semua pertanyaan danaduan pelanggan mengenai pengurusan perkhidmatan di IAB adalah

menepati tempoh-tempoh berikut: akuan penerimaan dalam tempoh 1 hari maklum balas awal dalam tempoh 15 hari laporan status aduan dalam tempoh 5 minggu

56mbustaman IAB 10

l P k


57/133

57

Analisa Persekitaran

mbustaman IAB 10

THE ORGANIZATION AS AN



58/133

58


ICEBERG


ICEBERG

14.514.5mbustaman IAB 10

Bagaimana maklumatBagaimana maklumat


59/133

59

Bagaimana maklumat

dikumpul?

Bagaimana maklumat

dikumpul?

Semakan dokumen/rekod. Kajian:

Soalselidik

Temubual

Pemerhatian

Hasil-hasil penyelidikan

Sorotan literatur

mbustaman IAB 10

J i K d h K d h U t k A li


60/133

60

Jenis Kaedah-Kaedah Untuk Analisa

Maklumat Persekitaran Organisasi

Jenis Kaedah-Kaedah Untuk Analisa

Maklumat Persekitaran Organisasi

1. Matrik KLAP (SWOT)

2. Matrik Portfolio (BSG/ GEC)

3. Analisis Senario 4. Matrik NDTS (Space)

5. Analisis Titik Pulangan Modal

6. PEST (Persekitaran Luar)7. 7S McKinsley

8. 6 SIGMAmbustaman IAB 10

Analisis SWOC/T: Kekuatan (StrengthAnalisis SWOC/T: Kekuatan (Strength


61/133

61

Analisis SWOC/T: Kekuatan (Strength

S) Rujuk Muka Surat 298-304)

Analisis SWOC/T: Kekuatan (Strength

S) Rujuk Muka Surat 298-304)

S1 : Guru Besar berpengalaman (10 tahun)

S2 : GB sebagai Pengerusi MGB Daerah Selatan

S3 : GPK yang komited dan berpengalaman

S4 : 100% guru terlatih dan bertauliah

S5 : 100% staf mengambil bahagian dalam semua

aktiviti sekolah yang dirancang

S6 : Guru-guru inovatif , kreatif dan berwibawa

S7 : Guru Cemerlang dalam Pengurusan SPBT (SISBUT)

memenangi Anugerah SPBT CemerlangS8 : Terdapat 35% guru lelaki dan melibatkan diri

dalam KK secara aktif

A strength is something an organization does well or a

characteristic that enhances its abilities. (Bryson,2003)

mbustaman IAB 10

Analisis SWOTAnalisis SWOT


62/133

62

Analisis SWOT

Kekuatan (Strength S)Sambungan

Analisis SWOT

Kekuatan (Strength S)Sambungan

S9 : Guru prihatin terhadap kebajikan muridS10 : Pengurusan kewangan tanpa teguran

S11 : Pekerja rendah am berkemahiran

S12 : Bilik dan kemudahan asas mencukupi

S13 : Disiplin murid mudah dikawal kawasan kampong

S14 : Murid tinggal berhampiran dengan sekolah

S15 : Tiada kes disiplin atau salah laku yang berat.

S16 : Memenangi banyak anugerah

S17 : Sekolah satu sesi

mbustaman IAB 10


63/133

63

Analisa Kelemahan (Weakness W)Analisa Kelemahan (Weakness W)

W1. Peratus pencapaian UPSR masih

berada di tahap yang rendah 74%

W2. Guru kurang kursus dan motivasi diri.

W3. Murid bergantung 100% kepada

sekolah dan guru.

W4. 5% kes ponteng sekolah.

A weakness is something an organization lacks, doespoorly, or a condition placing it at a disadvantage

(Bryson,2003)

mbustaman IAB 10

A li i P l

Analisis Peluang (OPPORTUNITIES O)


64/133

64

AnalisisPeluang(OPPORTUNITIES O)AnalisisPeluang(OPPORTUNITIES O)

O1 : Sokongan komuniti setempat yang baik

O2 : Belia tempatan sebagai jurulatih dalam

bidang kokurikulum.O3 : Hubungan erat dengan PIBG

O4 : Hubungan baik dengan NGO dan swasta

05 : Hubungan dengan ahli politik baik.

O6 : Ibu bapa mempunyai kemahiran perkebunandan landskap

O7 : Kawasan sekolah yang luas dan subur

Think about external events that affect your school. These can

be political, economic, social, technological, demographic andlegal,.

mbustaman IAB 10

Analisis Ancaman/Cabaran (Threats

Analisis Ancaman/Cabaran (Threats


65/133

65

(

T)

(T)

T1 : Tahap kesedaran ibubapa terhadap

pelajaran anak-anak masih rendah.

T2 : Sumbangan bantuan kewangandaripada ibubapa terhad.

T3 : Kerosakan padang sekolah. (Belia

gunakan padang di waktu petang)

What changes outside the school do we need to

guard against or prepare for? (threats)

mbustaman IAB 10

Kesimpulan Dari Analisis Persekitaran

Kesimpulan Dari Analisis Persekitaran


66/133

66

Strategik:

Soalan-soalan penting

Strategik:

Soalan-soalan penting

1. Dimana status prestasi organisasi anda sekarang?

2. Apakah kemahuan & kehendak stakeholders?

3. Apakah yang dimaklumkan oleh data penilaianyang ada?

4. Apakah yang organisasi sudah lakukan denganbaik sekarang?

5. Apakah yang perkara yang perlu ditambahbaik?

6. Apakah peluang & cabaran persekitaran luarorganisasi? (termasuk perkembangan trendsemasa)

mbustaman IAB 10

Analisis Persekitaran Luaran:



67/133

67


Teknik Analisis PEST


Teknik Analisis PEST

Political Legislation and Regulation

International relations, world peace

Economic

Economic cycles, recession, boom

Currency rates, interest rates, tariff/taxes/quotas Capital, labour and commodity markets

Social

Demographics, foreigners

Tastes, fashion, perception, worldview

Environmental awareness Technological

Process effect development

Product capability

ICT

mbustaman IAB 10

Contoh borang: Analisa KLCP SWOC/T


68/133

68

Faktor-Faktor Dalaman Kekuatan Kelemahan

Pengurusan (kewangan,pejabat, kepimpinan)

Pengurusan Kurikulum

Pengurusan HEM

Pengurusan Kokurikulum

PengurusanPasarana/fizikal

Pembangunan SumberManusia

Perhubungan Luar

mbustaman IAB 10

Contoh borang Analisa KLCP SWOC/T


69/133

69

Faktor-Faktor Luaran Peluang Cabaran/Ancaman

Politik

Ekonomi

Sosial (budaya)

Teknologi

Persekitaran/demografi

Peraturan (Law)

Pelanggan

mbustaman IAB 10

T k 5!


70/133

70

Take 5!Take 5!

mbustaman IAB 10


71/133

71mbustaman IAB 10


72/133

Company

LOGO

Where do we want to go?Where do we want to go?

72mbustaman IAB 10

Fasa Kedua:

Fasa Kedua:


73/133

Fasa Kedua:

Pembinaan Matlamat Strategik atau KRA

Fasa Kedua:

Pembinaan Matlamat Strategik atau KRA

Strategic goals define what must bedone to achieved the mission & vision.(Niven, 2003)

Ia pernyataan hasil akhir (outcomesstatement) yang menjadi garis panduanpada semua aktiviti dalam organisasi

bagi menjayakan misi dan visiorganisasi. (mbustaman & Hairudin, ms 110,2009)

73mbustaman IAB 10

A k h it KRA?A k h it KRA?


74/133

Apakah itu KRA?Apakah itu KRA?

Key Result Areas or KRAs referto general areas of outcomes or

outputs to achieved the mission &

vision (or for which thedepartment's role is responsible).

74mbustaman IAB 10

Sif t P t MS /KRASif t P t MS /KRA


75/133

Sifat Pernyataan MS /KRASifat Pernyataan MS /KRA

Hasil akhir + Umum = misi & visi

Berfokus

Tanggungjawab peringkat tinggi (korperat)

Tiada tempoh atau tempoh jangka panjang

Penggunaan ayat: luas, umum dan ringkas

Boleh bersifat kualitatif

Kritikal dan mesti capai jika ingin menjayakan

misi dan visi

(rujuk contoh Jadual 5.3. muka surat 113)

75mbustaman IAB 10

B k l 2 (R j k MS 110 113)B k l 2 (R j k MS 110 113)


76/133

Bengkel 2 (Rujuk MS 110-113)Bengkel 2 (Rujuk MS 110-113)

Aktiviti:

1. Senaraikan KRA bagi

mencapai hala tuju

organisasi anda (rujukhasil bengkel 1)

2. Tuliskan

pernyataannya

3. Persembahan

76mbustaman IAB 10


77/133

77

OBJEKTIFOBJEKTIF

1. Objektif ialah sesuatu yang perlu dicapaiberdasarkan sasaran yang ditetapkan.

2. Hasil akhir (final outcomes) yang ingin

dicapai yang dinyatakan secara khusus yang

ingin dicapai oleh organisasinya semasamelaksanakan misi asasnya

mbustaman IAB 10

Tips


78/133

78

1. Objectives are specific, measurable results produced while

implementing strategies.

2. While identifying objectives, keep asking Are you sure youcan do

this?

3. Use a round-robin technique to collect all members' ideas for

objectives. tujuan.4. Integrate the current year's objectives as performance

criteria in each

implementer's job description and performance review.

5. Remember that objectives and their timelines are only

guidelines,not rules set in stone. They can be deviated from, but deviations

should be understood and explained

p

mbustaman IAB 10


79/133

79mbustaman IAB 10

P h ti P tiPerhatian Penting


80/133

80

Perhatian PentingPerhatian Penting

Setiap penulisan pernyataan objektif mesti jelasapakah hasil akhir atau outcomes yang ingin

dicapai dalam satu tempoh tertentu.

Kegagalan mematuhi perkara di atas boleh

memberi masalah untuk membina KPI. Kesilapan umum: Objektif ialah ends bukan

proses atau cara (means) iaitu strategi.

mbustaman IAB 10

What are SMART-A Measures?


81/133

81

What are SMART A Measures? When creating a balanced set measures for anorganization, aligning measures where possible is also critical

for your success .

TIMELY

REALISTIC

AGREED TO

MEASURABLE

SMART

MEASURES

SPECIFIC

ALIGNED

mbustaman IAB 10


82/133

82mbustaman IAB 10


83/133

mbustaman IAB 10 83

Rujuk Contoh


84/133

Company

LOGO

How will we know we are

getting there?

How will we know we are

getting there?

84mbustaman IAB 10


85/133

85mbustaman IAB 10

RENUNGAN


86/133

mbustaman IAB 10 86

Alif Lam Mim, Adakah manusia mengirabahawa mereka akan dibiarkan sahajauntuk mengaku bahawa kami telahberiman dan sedangkan mereka tidak

diuji lagi? Sesungguhnya Kami telahmenguji orang-orang sebelum mereka,maka sesungguhnya Allah mengetahuiorang-orang yang benar dansesungguhnya Dia mengetahui orang-orang yang dusta

Al Ankabut: 1-3.

RENUNGAN

Hubungan Pengukuran PrestasiHubungan Pengukuran Prestasi


87/133

g g

dengan Hala Tuju Organisasidengan Hala Tuju Organisasi

Mandat - Misi Visi - Nilai Piagam Pelanggan

Isu-Isu Strategik

Bidang keberhasilan Utama (KRA)

Objektif

Key Performance Indicator

(KPI)

87mbustaman IAB 10

APAKAH ITU KPI ATAU KEY


88/133

8888

APAKAH ITU KPI ATAU KEY

PERFORMANCE INDICATOR

KPI adalah petunjuk-petunjuk

yang menerangkansejauhmanakah sebuahorganisasi atau programmencapai objektifnya atau hasilakhirnya (results).

KPI ialah tanda-tanda yangmenunjukkan keberhasilan

(outcomes) yang dibina dalamperancangan organisasi,digunakan berterusan untukmengawal danmengukur tahap

prestasi organisasi. mbustaman IAB 10

Definisi KPI

Definisi KPI


89/133

89

KPI adalah suatu parameter yang boleh

diukur, yang telah dipersetujui bersama, danyang akan mencerminkan kejayaan sesuatu

organisasi

KPI adalah penunjuk atau tanda (signpost)kejayaan bagi membantu organisasi

mentakrif dan mengukur kemajuan untuk

mencapai objektif, matlamat, visi dan misiorganisasi.

Kesimpulan: KPI adalah satu kaedah mengukur prestasi strategi dan

matlamat sesebuah organisasimbustaman IAB 10

Mengapakah pentingnya KPI alam prosesperancangan strategik?

Mengapakah pentingnya KPI alam prosesperancangan strategik?


90/133

90

perancangan strategik?perancangan strategik?

Mengikut Kaplan (2003): If we cant measure our processes, we cant

manage our processes

If we cant manage our processes, we cantchange our processes for improvement

If we cant improve our processes, we cant

meet or exceed our customers expectations MEASURE - MANAGE CHANGE - EXCEED

mbustaman IAB 10

Metrik Pengukuran Prestasi

Metrik Pengukuran Prestasi


91/133

9191

Metrik Pengukuran PrestasiMetrik Pengukuran Prestasi

Metrik Prestasi boleh disediakan dalam bentuk:Metrik Prestasi boleh disediakan dalam bentuk:

Ratio (Jumlah output rosak:jumlah output)Ratio (Jumlah output rosak:jumlah output) Rating (CGPA 3 keatas)Rating (CGPA 3 keatas)

Ranking (Top 10, Best in the World)Ranking (Top 10, Best in the World)

Peratus ( Peningkatan sebanyak 20% bagi tahun 2006)Peratus ( Peningkatan sebanyak 20% bagi tahun 2006)

Bilangan (Absolute Numbers)Bilangan (Absolute Numbers) Tahap PencapaianTahap Pencapaian

Jumlah: KOS (RM) atau Masa (hari/jam/minit)Jumlah: KOS (RM) atau Masa (hari/jam/minit)

Gred atau SkorGred atau Skor IndeksIndeks

mbustaman IAB 10

Identifying & Creating KPIs


92/133

92

That Can Present in Different Forms

Rankings(Benchmarks)

Absolute

Numbers

Rating(surveys)

Ratio

Percentages

Indices

Strategic Information Generated

Complexityof

Analy

sis

mbustaman IAB 10

1 Obj ktif

CONTOH KAD KAMUS DATA KPI


93/133

93

1 Objektif

2 Pengukuran (KPI)

3 Unit Pengukuran &formula

4 Lag atau Lead

5 Sumber Data

6 Kekerapan Pengukuran

7 Tanggungjawab

8 Tov & Sasaran prestasi

9 Inisiatif/ Strategi

mbustaman IAB 10

Bil Perkara Penjelasan1. Perspektif BSC Stakeholder/Proses Dalaman/Pembelajaran/Kewangan


94/133

94

2. Matlamat Strategik/ KRA General Outcomes atau matlamat strategik yang juga dikenalistrategi teras (grand strategy) / KRA yang dinyatakan secara umum(skop yang luas) dan tempoh masa yang panjang.

3 Objektif Hasil terakhir (final results) yang ingin dicapai

4 Penerangan tentang objektif Penerangan mengapa objektif itu penting untuk misi & visi

5 Jenis Indikator: Leading atau Lagging Jenis KPI- dalam proses (lead) atau akhir (lang)

6 Kekerapan masa pengukuran & Polariti Bilangan pengukuran dan trend pergerakan: cth meningkat itu baikatau menurun itu baik

7 Jenis unit pengukuran Contoh: peratus/ ranking/bilangan/ratio/tahap pencapaian

8. Formula pengukuran formula pengiraan

9 Sumber pengukuran jika ada

10 Kualiti data Validiti & realibiliti

11 Pemunggut Data Siapa yang bertanggungjawab

12 Baseline/TOV/status semasa titik permulaan sebagai asas pengukuran kemajuan

13 Target Prestasi (3-5 tahun) Pengukuran prestasi: cth 10%/ bilangan 2/ Tahap Johan

14 Rasional Target justifikasi penetapan sasaran- ia mesti realistik & realiable

15 Inisiatif Usaha/tindakan untuk capai objektif

mbustaman IAB 10

Bengkel : perhubunganBengkel : perhubungan


95/133

g p g

matlamat, Objektif, KPI &

Sasaran

g p g

matlamat, Objektif, KPI &

SasaranRujuk Jadual 5.4: ms 119-122

Jadual 5.5: ms 123

95mbustaman IAB 10

Setiap KPI mesti dihubungkan



96/133

96


dengan satu Target


dengan satu Target

mbustaman IAB 10

Link KPI with target &Link KPI with target &I iti tiInitiati es

Link KPI with target &Link KPI with target &InitiativesInitiatives


97/133

97

[email protected] 07 97

InitiativesInitiativesInitiativesInitiatives

Target: Desired level of performance for a

performance measure (e.g., % of customer

satisfaction target = 95%)

Initiatives:Action programs that will achieve ourperformance goals (e.g., license renewals via

Internet)

(source: Balanced Scorecard Institute, USA. 2005)

mbustaman IAB 10

Potential areas to consider when


98/133

98


Potential areas to consider when

setting targets:

1. TOV or Baselines and trends

2. National, state, local or Education

Standards.

3. Benchmarking / Mission/ Vision

4. Feedback from customers andstakeholders

5. Analisis SWOC

mbustaman IAB 10

RUMUSAN: Rajah Pokok Untuk

Perhubungan Misi dengan Sasaran


99/133

99

Perhubungan Misi dengan Sasaran

mbustaman IAB 10

Contoh Perhubungan:Contoh Perhubungan: Isu strategik,Isu strategik,Contoh Perhubungan:Contoh Perhubungan:Isu strategik,Isu strategik,


100/133

100


g g

Matlamat Strategik, Objektif, KPI danMatlamat Strategik, Objektif, KPI dan

Sasaran Prestasi.Sasaran Prestasi.

Rujuk muka suratRujuk muka surat

138-139,138-139,

257-259257-259

Matlamat Strategik, Objektif, KPI danMatlamat Strategik, Objektif, KPI dan

Sasaran Prestasi.Sasaran Prestasi.

Rujuk muka suratRujuk muka surat

138-139,138-139,

257-259257-259

mbustaman IAB 10

ISU STRATEGIK MATLAMAT OBJEKTIF KPI SASARAN PRESTASI

ISU STRATEGIK, MATLAMAT STRATEGIK, KPI, OBJEKTIF & SASARANISU STRATEGIK, MATLAMAT STRATEGIK, KPI, OBJEKTIF & SASARAN
http://pelan%20strategik%20iab%20kpm-%20fasa%20akhir%201july09.doc/http://pelan%20strategik%20iab%20kpm-%20fasa%20akhir%201july09.doc/http://pelan%20strategik%20iab%20kpm-%20fasa%20akhir%201july09.doc/


101/133

101


BIDANG

KURIKULUMSTRATEGIK

TOV 07 08 09 2010

Pencapaianakademikmurid masihlagi belumcemerlang.

Meningkatkankecemerlanganpencapaianakademik pelajar

Meningkatkankelulusan peperiksaanUPSR dan bilanganpelajar mendapat 5A

% kelulusan

Peperiksaan

% pelajarmendapat 5A

91.7 %

33%

94%

35%

97%

37%

99%

39%

100%

40%

BIDANG ISU STRATEGIK MATLAMATSTRATEGIK

KPI SASARAN PRESTASI

TOV 07 08 09 2010

KO-

KURIKULUM

Pencapaian kokurikulum

masih lagi di tahapminimum

Memastikan

pencapaiankokurikulummencapai tahapyang cemerlang.

Bilangan

pelajarmencapaikejayaan

-peringkat

Negeri

3 7 11 13 15

Objektif jangka panjang : 15 orang pelajar mencapai kejayaan peringkat negeri pada tahun 2010

Objektif jangka pendek : 7 orang pelajar mencapai kejayaan peringkat negeri pada tahun 2007mbustaman IAB 10

MATLAMATSTRATEGIK

OBJEKTIF KPI SASARAN PRESTASI


102/133

102


BIDANG:

KURIKULUM

TOV(08)

09 10 11 12 13

Meningkatkakecemerlangan akademik

MeningkatkaPencapaian

Cemerlang dalamPMR, SPMdanSTPM

Peratus (%)KelulusanPeperiksaanPMR(% As)(Gred Purata)

80.9

10.2

82.0

12.00

84.0

14.0

90.0

16.0

95.0

18.0

100

20.00

%KelulusanPeperiksaanSPM(% As)(Gred Purata)

94.8 96.0 97.0 98.0 99.0 100

%KelulusanPeperiksaanSTPM(% As)(Gred Purata)

97.5 98.0 100 100 100 100

mbustaman IAB 10

Company


103/133

p y

LOGO

What is an approach, oran implementation

methodology, that willlead to theachievement of KPI and

Target?

What is an approach, oran implementation

methodology, that willlead to theachievement of KPI and

Target?

103mbustaman IAB 10

Apakah itu strategi?


104/133

104

Apakah itu strategi?

Niven, 2008:

Broad priorities: the overalldirectional areas the organisationwill pursue to achieve its mission.

mbustaman IAB 10

Apakah itu Strategi?

Apakah itu Strategi?


105/133

105

Apakah itu Strategi?Apakah itu Strategi?

Strategi adalah merujuk kepada tindakan khususatau pendekatan yang diambil oleh sesuatu

organisasi untuk mencapai matlamat dan

objektif.

Ia bersifat action-oriented dan berhubunganterus dengan pengukuran output.

Strategi menjelaskan bagaimanakah cara untuk

mencapai matlamat dan objektif berbandingdengan objektif merujuk kepada apakah yang

mahu dicapai oleh sesebuah organisasi itu

mbustaman IAB 10

What is OrganisationalWhat is Organisational


106/133

106

g

Strategy?

g

Strategy?

A strategy is defined as a pattern,of purposes, policies, programmes,actions, decisions, or resourceallocations that define what a schoolis, what it does, and why it does it.Strategies can vary by level function,and by time frame.

(Bryson, 1995, p.32)

mbustaman IAB 10

Kriteria untuk formulasi strategiKriteria untuk formulasi strategi


107/133

107

Kriteria untuk formulasi strategiKriteria untuk formulasi strategi

Penerimaan (pembuat keputusan)

Impak kepada pelanggan/stakeholder

Relevan

Konsisten dengan msi, visi dan nilai

Fisibiliti teknologi dan kos

Pengurusan risiko

Latihan yang diperlukan

Timing

Adaptibiliti dengan persekitaran

mbustaman IAB 10

PENILAIAN STRATEGIPENILAIAN STRATEGIKRITERIA PEMILIHAN STR 1 STR 2 STR3 STR4 STR 5 STR 6 STR 7 STR 8


108/133

108

KRITERIA PEMILIHAN

a. Tahap kesukaran proses kerja kompetensi

staf yang bertanggungjawab.

b. Kompetensi staf yang bertanggungjawab.

c. Sumber kewangan dan kos pembiayaanterlibat

d. Kemudahan infrastruktur dan peralatan.

e. Andaian keupayaan yang mengatasi

halangan.

f. Andaian hasil yang dijangkakan/ impaknya

untuk mencapai objektif, matlamat/isu, misi

dan visi.

g. Rekod keberkesanan pelaksanaan yang

lepas.

h. Kesesuaian dengan persekitaran terkini.

i. Akur/ kepatuhan dengan mandat dan arahan.

0

2

5

3

2

5

5

5

5

5

1

5

1

0

2

1

1

5

3

1

4

1

3

2

0

2

2

0

1

2

2

1

2

1

0

1

0

1

1

5

3

4

5

4

7

1

2

2

2

4

0

1

2

2

3

3

3

3

4

1

5

0

3

2

1

3

1

2

2

2

0

Jumlah 32 21 18 10 30 19 24 16

Kedudukan Strategi Mengikut Keutamaan 1 4 6 8 2 5 3 7

mbustaman IAB 10

THE COWS MATRIX(GENERATION OF STRATEGIC OPTIONS)


109/133

109

(GENERATION OF STRATEGIC OPTIONS)

STRENGTHS

1.

2. LIST STRENGTHS

3.

4,

5.

6.

INTERNAL

ENVIRONMENT

WEAKNESSES

1.

2. LIST WEAKNESSES

3.

4.

5.

6.

OPPORTUNITIES

1.

2. LIST OPPORTUNITIES

3.

4.

5.

6.

S-O STRATEGIES

PENETRATION

EXPANSION

INTENSIFICATION

ACQUISITION

INTEGRATION OF BACKWARD AND

FORWARD LINKAGES

W-O STRATEGIES

NICHE

LINKAGING OR NETWORKING

SUB-CONTRACTING

ANCHORING ORGANIZATION

DEVELOPMENT/CAPABILITY BUILDING

CHALLENGES/THREATS1.

2. LIST THREATS

3.

4,

5.

6.

S-T STRATEGIES

DIVERSIFICATION

CONSOLIDATION

CONTINGENCY MECHANISMS

W-T STRATEGIESRETRENCH

MERGE

WITHDRAW

CLOSE SHOP

STATUS QUO

EXTERNAL

ENVIRONMENT

mbustaman IAB 10


110/133

Contoh penjanaan strategi,

Pelan tindakan & Pelan Operasi

Rujuk Bahan Edaran Kursus

110mbustaman IAB 10

AlignmentAlignment
http://contoh%20perancangan%20strategik.docx/http://contoh%20perancangan%20strategik.docx/http://contoh%20perancangan%20strategik.docx/http://contoh%20perancangan%20strategik.docx/


111/133

111

Alignmentg

by Soichiro Honda-Honda Motors: 1. Craft a vision: what we will be

2. Create goals and performance

measures: What 4 or 5 things we must doto get there

3. Alignment: Translate the work of each

person into alignment with the goals.

hak milik mbustamanIAB.KPM 111

mbustaman IAB 10

Cascading KPICascading KPI


112/133

Cascading KPICascading KPI

112mbustaman IAB 10

contoh


113/133

113

PENJANAAN STRATEGI,Pelan taktikal dan PelanOperasi (+ cascading KPI_

BIDANG HEMTOWS MATRIKS BAGI BIDANG HEMSTRATEGI PENINGKATAN DALAM PENGURUSAN

HEMKAEDAH PENILAIAN STRATEGISENARAI STRATEGI MENGIKUT KEUTAMAAN

mbustaman IAB 10

DALAMAN S- StrengthS1.Terdapat 3 orang guru bimbingan sepenuh masa

telah mendapat sijil anugerah pengurusan Bilik

TOWS MATRIKS BAGI BIDANG HEM


114/133

114

LUARAN

Bimbingan dan Kaunseling cemerlang peringkatnegeri Selangor.

S2. Telah mendapat anugerah pengurusan bilikOperasi buku Teks cemerlang peringkat negeriSelangor.

S3. Data SSDM yang kemas kini.S4. Guru disiplin tegas dan disegani.S5. Pengawas-pengawas sekolah berdisiplin tinggi dan

bertanggungjawab.S6.Terdapat pelbagai jawatan pengawas seperti Inspektor

Kesihatan Junior,pembimbing rakan sebaya,pembimbing rakan sebaya dan pengawas makmalkomputer.

S7. Semua murid lelaki memakai tali leher sepanjangmasa persekolahan.

S8.Murid berasa selamat berada dalam kawasan sekolah.S9. Kawalan disiplin mengikut tema setiap tahun.

S10.Pihak pentadbir memberi penekanan atas aktivitipeningkatan kemahiran belajar murid.

O- OpportunitiesO1.NYDP PIBG adalah pengerusi UMNO Bahagian

Serdang,sentiasa memberi perhatian dan pengiktirafankepada murid.

O2. Kedai buku sering memberi sumbangan dalam aktivitiHEM.

O3.Pengerusi Biro Kebajikan PIBG proaktif dalam mencari

sumber sumbangan.O4. Komuniti membantu dalam penerapan nilai nilai Islam

begi meningkatkan sahsiah muridO5. Permuafakatan ibu bapa dan komuniti sangat erat.O6.Terdapat seorang AJK PIBG yang merupakan pakar perunding

Motivasi.O7Terdapat 2 orang kaum ibu yang bergiat aktif dalam

pengurusan aktiviti kebajikan murid.O8. Web Master sekolah terdiri daripada seorang AJK PIBG

yang mahir dalam pembinaan Laman Web.

S-O

1. ( S10+S1+02+05 )

Menggunakan hubungan baik dengan ibu bapa bagi meningkatkankeberkesanan aktiviti kemahiran belajar murid.

2. (S5+S6+O6+O3)Meningkatkan jati diri pengawas dengan kerjasama pakar motivasi.

mbustaman IAB 10

DALAMAN W- Weakness

W1. 8% murid bermasalah kerana mempunyai keyakinan diri


115/133

115

LUARAN

yang rendah .W2. Keseluruhan pencapaian murid Tahun 4 menurun

disebabkan kurang minat dan tiada kemahiran belajar.W3. Segelintir murid tidak mahu berjumpa guru bimbingan

bila menghadapi masalah.W4. Terdapat 3% murid yang terlibat dalam kes salah laku.W5. Rekod kesihatan murid tidak kemas kini kerana bebanan

guru dalam kerja perkeranian.W6. Terdapat 2 unit di bawah HEM yang kurang komited dalam

pengurusan iaitu unit Keselamatan dan unit Kesihatan.W7. Kesedaran murid terhadap kebersihan dan keceriaan

sekolah masih di tahap rendah.W8. Seorang guru bimbingan sepenuh masa lebih aktif dalam

kegiatan luar sekolah.W9. Bilik Operasi unit HEM masih belum lengkap.W10.Pertambahan murid setiap tahun menyebabkan bilik

darjah tidak mencukupi.

O- OpportunitiesO1.NYDP PIBG adalah pengerusi UMNO Bahagian

Serdang,sentiasa memberi perhatian dan pengiktirafankepada murid.

O2. Kedai buku sering memberi sumbangan dalam aktivitiHEM.

O3..Pengerusi Biro Kebajikan PIBG proaktif dalam mencarisumber sumbangan.

O4. Komuniti membantu dalam penerapan nilai-nilai Islambagi meningkatkan sahsiah murid

O5. Permuafakatan ibu bapa dan komuniti sangat erat.O6.Terdapat seorang AJK PIBG yang merupakan pakar perunding

Motivasi.O7.Terdapat 2 orang kaum ibu yang bergiat aktif dalam

pengurusan aktiviti kebajikan murid.O8. Web Master sekolah terdiri daripada seorang AJK PIBG

yang mahir dalam pembinaan Laman Web.

W-O1. (W6 + O6)

Mewujudkan permuafakatan antara sekolah dengan PIBG untukmeniingkatkan budaya kerja secara berkumpulan.

2. (W1 + W2 +O2 +O5 + O6)

Meningkatkan kemahiran belajar dan sahsiah diri murid dengankerjasama PIBG.

3.(W9 + O3 +O8)

Melengkapkan bilik operasi unit HEM dengan menggunakan

perhubungan baik di antara sekolah dengan PIBG.

mbustaman IAB 10

DALAMAN S- StrengthS1.Terdapat 3 orang guru bimbingan sepenuh masa

telah mendapat sijil anugerah pengurusan Bilik


116/133

116

LUARAN

telah mendapat sijil anugerah pengurusan BilikBimbingan dan Kaunseling cemerlang peringkatnegeri Selangor.

S2. Telah mendapat anugerah pengurusan bilikOperasi buku Teks cemerlang peringkat negeriSelangor.

S3. Data SSDM yang kemas kini.S4. Guru disiplin tegas dan disegani.S5. Pengawas-pengawas sekolah berdisiplin tinggi dan

bertanggungjawab.S6.Terdapat pelbagai jawatan pengawas seperti Inspektor

Kesihatan Junior,pembimbing rakan sebaya,pembimbing rakan sebaya dan pengawas makmalkomputer.

S7. Semua murid lelaki memakai tali leher sepanjangmasa persekolahan.

S8.Murid berasa selamat berada dalam kawasan sekolah.

S9. Kawalan disiplin mengikut tema setiap tahun.S10.Pihak pentadbir memberi penekanan atas aktiviti

peningkatan kemahiran belajar murid.

C- ChallengesC1. Terdapat pelajar sekolah menengah berhampiran

melakukan peras ugut di kalangan murid sekolah rendah.C2. Terdapat sebuah pusat hiburan sibercafe yang

berhampiran.C3. Murid berisiko semasa pergi dan balik dari sekolah.C4. Desakan ibu bapa dengan menggunakan pengaruh PPD

dan ahli polotik untuk mendaftar ke sekolah ini.C5. Segelintir ibu bapa mempertikaikan program-program

yang dijalankan.C6. Segelintir ibu bapa dan komuniti tidak mengambil tahu

tentang aktiviti yang dijalankan oleh sekolah.

S-C1. (S1+S4+C1)

Meningkatkan kesedaran tentang keselamatan diri melalui bimbingan

kaunseling.

2. (S1+C6 )

Meningkatkan kesedaran ibubapa tentang kepentingan pendidikan melaluiguru bimbingan kaunseling.

mbustaman IAB 10

DALAMAN W- WeaknessW1. 8% murid bermasalah kerana mempunyai keyakinan diri

yang rendah .


117/133

117

LUARAN

ya g e daW2. Keseluruhan pencapaian murid Tahun 4 menurun

disebabkan kurang minat dan tiada kemahiran belajar.W3. Segelintir murid tidak mahu berjumpa guru bimbingan

bila menghadapi masalah.W4. Terdapat 3% murid yang terlibat dalam kes salah laku.

W5. Rekod kesihatan murid tidak kemas kini kerana bebananguru dalam kerja perkeranian.W6. Terdapat 2 orang guru yang kurang komited dalam

pengurusan unit Keselamatan dan unit Kesihatan.W7. Kesedaran murid terhadap kebersihan dan keceriaan

sekolah masih di tahap rendah.W8. Seorang guru bimbingan sepenuh masa lebih aktif dalam

kegiatan luar sekolah.W9. Bilik Operasi unit HEM masih belum lengkap.W10.Pertambahan murid setiap tahun menyebabkan bilik

darjah tidak mencukupi.

C- ChallengesC1. Terdapat pelajar sekolah menengah berhampiran

melakukan peras ugut di kalangan murid sekolah rendah.C2. Terdapat sebuah pusat hiburan sibercafe yang

berhampiran.C3. Murid berisiko semasa pergi dan balik dari sekolah.C4. Desakan ibu bapa dengan menggunakan pengaruh PPD

dan ahli politik untuk mendaftar ke sekolah ini.C5. Segelintir ibu bapa mempertikaikan program-program

yang dijalankan.C6. Segelintir ibu bapa dan komuniti tidak mengambil tahu

tentang aktiviti yang dijalankan oleh sekolah.

W-C1. (W10 + C4)

Menggunakan perhubungan baik dengan agensi berkaitan bagi membantumenyelesaikan masalah penempatan anak ke sekolah.

mbustaman IAB 10

BIL TOWC STRATEGI

PENJANAAN STRATEGI PENINGKATAN DALAM

PENGURUSAN HEM MENGGUNAKAN TOWS/COWSMATRIK

Objektif / sasaran Jangka Panjang : 95 % murid dapat mengekalkan 80 mata meritadab belajar.


118/133

118

1 S-O (1)

S-O (2)

1. ( S10+S1+02+05 )

Menggunakan hubungan baik dengan ibu bapa bagi meningkatkan keberkesanan aktiviti kemahiran

belajar murid.

(S5+S6+O6+O3)

2. Meningkatkan jati diri pengawas dengan kerjasama pakar motivasi.

2 O-W (1)

O-W (2)

O-W (3)

3. (W6 + O6)Mewujudkan permuafakatan antara sekolah dengan PIBG untuk

meningkatkan budaya kerja secara berkumpulan

4. (W1 + W2 +O2 +O5 + O6)

Meningkatkan kemahiran belajar dan sahsiah diri murid dengankerjasama PIBG.

5. (W9 + O3 +O8)

Melengkapkan bilik operasi unit HEM dengan menggunakanperhubungan baik di antara sekolah dengan PIBG.

3 S-C (1)

S-C (2)

6. (S1+S4+C1)

Meningkatkan kesedaran tentang keselamatan diri melalui bimbingankaunseling.

7. (S1+C6 )

Meningkatkan kesedaran ibu bapa tentang kepentingan pendidikan melalui guru bimbingan kaunseling.

4 W-C(1) 8. (W10 + C4) Menggunakan perhubungan baik dengan agensi berkaitan bagi membantu menyelesaikan masalah

penempatan anak ke sekolah.

MATRIK

mbustaman IAB 10

PENILAIAN STRATEGIPENILAIAN STRATEGIKRITERIA PEMILIHAN STR 1 STR 2 STR3 STR4 STR 5 STR 6 STR 7 STR 8


119/133

119

a. Tahap kesukaran proses kerja kompetensi

staf yang bertanggungjawab.

b. Kompetensi staf yang bertanggungjawab.

c. Sumber kewangan dan kos pembiayaanterlibat

d. Kemudahan infrastruktur dan peralatan.

e. Andaian keupayaan yang mengatasi

halangan.

f. Andaian hasil yang dijangkakan/ impaknya

untuk mencapai objektif, matlamat/isu, misi

dan visi.

g. Rekod keberkesanan pelaksanaan yang

lepas.

h. Kesesuaian dengan persekitaran terkini.

i. Akur/ kepatuhan dengan mandat dan arahan.

0

2

5

3

2

5

5

5

5

5

1

5

1

0

2

1

1

5

3

1

4

1

3

2

0

2

2

0

1

2

2

1

2

1

0

1

0

1

1

5

3

4

5

4

7

1

2

2

2

4

0

1

2

2

3

3

3

3

4

1

5

0

3

2

1

3

1

2

2

2

0

Jumlah 32 21 18 10 30 19 24 16

Kedudukan Strategi Mengikut Keutamaan 1 4 6 8 2 5 3 7

mbustaman IAB 10


120/133

120

SKALA PEMILIHAN STRATEGI YANG TERBAIK

5 - Cemerlang

4 - Amat Baik

3 - Baik

2 - Memuaskan

1 - Kurang Baik

mbustaman IAB 10

SENARAI STRATEGI MENGIKUTKEUTAMAAN

SENARAI STRATEGI MENGIKUTKEUTAMAAN


121/133

121

KEUTAMAANU1. Menggunakan hubungan baik dengan ibu bapa bagi meningkatkan keberkesanan aktiviti

kemahiran belajar murid.

2. Melengkapkan bilik operasi unit HEM dengan menggunakan

perhubungan baik di antara sekolah dengan PIBG.

3. Meningkatkan kesedaran ibu bapa tentang kepentingan pendidikan

melalui guru bimbingan kaunseling.

4. Meningkatkan jati diri pengawas dengan kerjasama pakar motivasi.

5. Meningkatkan kesedaran tentang keselamatan diri melalui bimbingan kaunseling.

6. Mewujudkan permuafakatan antara sekolah dengan PIBG untuk

meningkatkan budaya kerja secara berkumpulan.

7. Menggunakan perhubungan baik dengan agensi berkaitan bagi

membantu menyelesaikan masalah penempatan anak ke sekolah

8. Meningkatkan kemahiran belajar dan sahsiah diri murid dengan kerjasama PIBG.

mbustaman IAB 10

PELAN TAKTIKALPELAN TAKTIKALObjektif jangka panjang 95 % murid dapat mengekalkan 80 mata merit adab belajar


122/133

122

BIDANG ISU STRATEGIK MATLAMAT KPI SASARAN STRATEGI /INISIATIF

TOV

2006

07 08 09 2010

HEM Menggunakanhubungan baikdengan ibu bapabagimeningkatkankeberkesananaktiviti

kemahiranbelajar murid.

Memastikankemahiranbelajar muriddapatditingkatkan

Peratusmuriddapat 80mata meritadabbelajar

70 % 75 % 85 % 90 %95 % Meningkatkankeberkesanan aktivitikemahiranbelajarmurid.

Objektif jangka pendek 75 % murid dapat mengekalkan 80 mata merit adab belajar

mbustaman IAB 10

PELAN TAKTIKAL

BAGI STRATEGI 1

PELAN TAKTIKALBAGI STRATEGI 1


123/133

123

BAGI STRATEGI 1NAMA STRATEGI Mewujudkan Partnership/ Rakan Strategi dengan

pihak luarBIL PROGRAM/

PROJEKT/JAWAB TEMPOH/TA

RIKHKOS/

SUMBERHasil akhir KPI PELAN

KONTIGENSI

1 Program Maju Diri GPK HEM 3 hariJanuariSetiap tahun

RM500.00PIBG

Murid lebihberkeyakinan

Peratus muridyang berubah

sikap dan minatbelajar

% penurunan kesdisiplin

Ceramah

2 BengkelKemahiran belajar

GBSM 2 hariMacSetiap tahun

RM300.00KAUNSELING

Murid menguasaikemahiran belajar

% peningkatandalam ujianbulanan danpenggal

Edaran bahanbengkel

mbustaman IAB 10

PELAN OPERASIPELAN OPERASI


124/133

124

.

mbustaman IAB 10

Format Program/Pelan

Operasi

Format Program/Pelan

Operasi


125/133

125

OperasiOperasi

1. Nama Program 2. Rasional

3. Objektif Program

4. Tarikh dan Tempoh Pelaksanaan

5. Jawatankuasa pelaksana dan senarai tugas 6. Kos Pelaksanaan

7. Jadual Tindakan (senarai proses kerja termasuk carta aliran kerja)

& tindakan kontingensi

8. Penilaian Program

9. Tindakan Susulan

10. Lampiran Berkenaan

mbustaman IAB 10

Nama Projek : Program Kita Sekata Sejiwa antara

Pihak sekolah, ibu bapa dan masyarakat setempat

CONTOH PELAN OPERASI & KPI


126/133

126

Pihak sekolah, ibu bapa dan masyarakat setempat

LANGKAH PROSES KERJA T/JAWAB KPI Sasaran Prestasi

1 Mesyuarat staf dan AJK PIBG

1.1 Ucapan GB

1.2 Bentang kertas konsep

1.3 Lantik AJK

1.4 Agih tugas

1.5 Tetap tarikh

1.6 Bincang kos1.7 Jemputan

1.8 Hal-hal lain

GB

GPK HEM

YDP PIBG

Bilangan hari 1 hari

2 Surat mesyuarat

Jemputan kepada ibu bapa dan

guru

Kaunselor Profesional PPD ( Perasmian)

AJK

Setiausaha Bilangan hari 7 hari

3 Publisiti JK publisiti Bilangan hari 7 hari

4 Aturcara majlis urusetia Bilangan hari 1 hari

mbustaman IAB 10

Carta Aliran

Carta Aliran


127/133

127

Pelaksanaan

Penyediaan Hadiah / Cenderamata

Penilaian

Mula

Mesyuarat

Surat-menyurat

Publisiti

Aturcara Majlis

Mesyuarat Penyelarasan

Tamat

Post-mortem

Semua AJK

Program

Urusetia

AJK Publisiti

AJK Urusetia

AJK Hadiah

Setiausaha

Semua AJK

PERANTARA

GB, J/K

ProgramGB, J/K

Program

Tanggungjawab

GB, GPK HEM,

YDP PIBG

Setiausaha

mbustaman IAB 10

ANGGOTA ALIRAN KERJA MASA SEBENAR(MINIT)

CONTOH KPI DAN SASARAN PRESTASI UNTUKPERKHIDMATAN PENGELUARAN PASPORT MALAYSIA


128/133

128

( )

Terima dan semak permohonan 5

Sah dokumen dan lulus 3

Terima bayaran 2

Tangkap imej 1

Cetak muka surat utama 2

Laminate 1

Kepastian cip dan cetak muka surat pemerhatian 2

Encoding 1

Sah keluar 2

Serahan 11

JUMLAH SEBENAR: 30 minit

9 PI

5 PIT

9 PI

3 PI

3 PI

3 PI

3 PI

1 PI

4 PI

3 PI

mbustaman IAB 10


129/133

mbustaman IAB 10 129


130/133

130

130hak milik mbustamanIAB.KPM

mbustaman IAB 10

MISI VISI

Contoh: BORANG PELAPORAN PRESTASI


131/133

131


MISI VISI

Objektif KPI Tov Sasaran Prestasi Sebenar Ulasan

MATLAMAT:

mbustaman IAB 10

THANK YOUF


132/133

132

From

Muhd Bustaman AbdulManafInstitute Aminuddin Baki

Ministry of Education

bustaman@ iab.edu.my

0199890524

mbustaman IAB 10

Company

LOGO


133/133

LOGO

SEKIAN,TERIMA KASIH

Proses Perancangan Strategik untuk organisasi pendidikan (sekolah) dan agensi kerajaan

Documents

Transcript of Proses Perancangan Strategik untuk organisasi pendidikan (sekolah) dan agensi kerajaan