revisi LPJ PEF(1)

54
PANITIA PADJADJARAN EDUCATION FESTIVAL 2012 BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA KELUARGA MAHASISWA UNIVERSITAS PADJADJARAN Sekretariat: Student Center Kav. 23 KampusUnpadJatinangor Website: kema.unpad.ac.id, E-mail: [email protected] LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN “PADJADJARAN EDUCATION FESTIVAL” I.PENDAHULUAN A. Latar Belakang Pendidikan merupakan salah satu aspek utama dalam proses perkembangan suatu bangsa. Sejarah Indonesia menceritakan bahwa golongan pemuda yang memegang andil besar dalam ujung tombak meraih kemerdekaan. Kaum intelektualitas pula yang mampu memberikan kontribusi langsung kepada masyarakat dan memajukan bangsa hingga saat ini. Ketika para pemuda Indonesia bersama mengumpulkan kekuatan yang berlandaskan keilmuan untuk perbaikan dan kesejahteraan bangsa, maka dapat dipastikan terwujudnya kesejahateraan bangsa secara signifikan. Pemuda seperti inilah yang diharapkan mampu memberikan solusi yang konkret yang efektif dan melaksanakan secara efisien terhadap berbagai persoalan bangsa. Lembaga Pendidikan merupakan sarana untuk menghasilkan generasi penerus bangsa yang memiliki kemampuan intelektual tinggi, kondisi fisik, psikis dan spiritual yang sehat, serta menumbuhkan rasa kecintaan terhadap bangsa dan negara sehingga muncul hasrat untuk berkontribusi dalam kemajuan bangsa. Universitas Padjadjaran sebagai Lembaga Pendidikan Tinggi di Indonesia yang diharapkan mampu melewati dalam tantangan ‘World Class University’. Salah satu langkah yang diambil adalah dengan terus meningkatkan kualitas diri dalam sistem

Transcript of revisi LPJ PEF(1)

Page 1: revisi LPJ PEF(1)

PANITIA PADJADJARAN EDUCATION FESTIVAL 2012BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA

KELUARGA MAHASISWA UNIVERSITAS PADJADJARANSekretariat: Student Center Kav. 23 KampusUnpadJatinangor

Website: kema.unpad.ac.id, E-mail: [email protected]

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN

“PADJADJARAN EDUCATION FESTIVAL”

I. PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Pendidikan merupakan salah satu aspek utama dalam proses perkembangan suatu bangsa.

Sejarah Indonesia menceritakan bahwa golongan pemuda yang memegang andil besar

dalam ujung tombak meraih kemerdekaan. Kaum intelektualitas pula yang mampu

memberikan kontribusi langsung kepada masyarakat dan memajukan bangsa hingga saat

ini. Ketika para pemuda Indonesia bersama mengumpulkan kekuatan yang berlandaskan

keilmuan untuk perbaikan dan kesejahteraan bangsa, maka dapat dipastikan terwujudnya

kesejahateraan bangsa secara signifikan. Pemuda seperti inilah yang diharapkan mampu

memberikan solusi yang konkret yang efektif dan melaksanakan secara efisien terhadap

berbagai persoalan bangsa.

Lembaga Pendidikan merupakan sarana untuk menghasilkan generasi penerus bangsa

yang memiliki kemampuan intelektual tinggi, kondisi fisik, psikis dan spiritual yang sehat,

serta menumbuhkan rasa kecintaan terhadap bangsa dan negara sehingga muncul hasrat

untuk berkontribusi dalam kemajuan bangsa. Universitas Padjadjaran sebagai Lembaga

Pendidikan Tinggi di Indonesia yang diharapkan mampu melewati dalam tantangan

‘World Class University’. Salah satu langkah yang diambil adalah dengan terus

meningkatkan kualitas diri dalam sistem pendidikan, fasilitas, dan bantuan apapun untuk

membantu mahasiswanya.

Aspek penting lainnya ketika mahasiswa telah menyelesaikan pendidikan tinggi adalah

upaya pemenuhan kebutuhan diri. Maka langkah yang dapat diambil pertama kali adalah

bekerja pada bidang yang sesuai dengan minat dan ilmu yang dimiliki. Harapan lain

selanjutnya adalah para intelektual muda tidak hanya terorientasi pada bekerja saja tetapi

mampu membuka lapangan pekerjaan, bagi dirinya dan orang lain.

Oleh karena itu diadakanlah suatu kegiatan yang diharapkan mampu menjadi wadah

sebagai pergerakan pemuda dalam intelektualitas dan meningkatkan eksistensi Universitas

Padjadjaran kepada seluruh masyarakat Indonesia. Padjadjaran Education Festival

Page 2: revisi LPJ PEF(1)

PANITIA PADJADJARAN EDUCATION FESTIVAL 2012BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA

KELUARGA MAHASISWA UNIVERSITAS PADJADJARANSekretariat: Student Center Kav. 23 KampusUnpadJatinangor

Website: kema.unpad.ac.id, E-mail: [email protected]

merupakan suatu rangkaian acara yang dimulai dengan ajang perlombaan PKM 5 Bidang

untuk mengembangkan bakat mahsiswa Universitas Padjadjaran dalam bidang keilmiahan.

Selain itu juga terdapat perlombaan bergengsi untuk pelajar sekolah menengah atas

sederajat yang dikemas dalam Padjadjaran Olimpiade kemudian diadakan juga kegiatan

untuk umum maupun mahasiswa UNPAD yaitu Padjadjaran Expo (Job Fair, Scholarship

Fair, Food Fair, dan Student Exchange Fair) yang diharapkan menjadi awal gerakan

pemuda Indonesia dalam proses kemajuan bangsa.

B. Maksud &Tujuan Kegiatan

Meningkatkan eksistensi Universitas Padjadjaran kepada pelajar sekolah menengah

atas se-Jawa Barat

Meningkatkan Kesadaran Para Pelajar dan Mahasiswa se-Indonesia untuk Berperan

Aktif dalam Pembangunan Bangsa.

Memberikan sarana pengenalan dunia pekerjaan bagi mahasiswa Universitas

Padjadjaran.

II. NAMA & TEMA KEGIATAN

Nama Kegiatan : “Padjadjaran Education Festival 2012”

Tema Kegiatan : Excellence for Indonesia

III. SASARAN KEGIATAN

Sasaran kegiatan ini adalah pelajar SMA sederajat se- Jawa Barat dan Jakarta,

mahasiswa Universitas Padjadjaran dan mahasiswa umum yang ingin mendapatkan

info mengenai beasiswa, student exchange, dan lapangan pekerjaan.

IV. WAKTU DAN TEMPAT

Hari : Sabtu - Rabu

Tanggal : 10 – 14 November 2012

Tempat : Kampus Universitas Padjadjaran, Jatinangor

V. SUSUNAN KEPANITIAAN

Page 3: revisi LPJ PEF(1)

PANITIA PADJADJARAN EDUCATION FESTIVAL 2012BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA

KELUARGA MAHASISWA UNIVERSITAS PADJADJARANSekretariat: Student Center Kav. 23 KampusUnpadJatinangor

Website: kema.unpad.ac.id, E-mail: [email protected]

“PADJADJARAN EDUCATION FESTIVAL 2012”

Pelindung : Rektor Universitas Padjadjaran,

Prof. Dr. Ganjar Kumia, Ir.,D.E.A.

Penasehat : Wakil rektor I

Prof. Dr. H. Engkus Kuswarno, MS

Penanggung jawab : Presiden Mahasiswa BEM Kema Unpad,

R. Muhammad Tanri Arrizasyifaa

Menteri Koordinator Kesejahteraan Mahasiswa dan sosial

Hanny Rosyida Arisna

Menteri Koordinator Pengembangan dan Potensi Mahasiswa

Dwi Hapsari

Menteri Akademik dan Profesi

Shofa Dzkiah

Menteri Penalaran BEM Unpad,

Windy Shintia F Andiny

Project Supervisor : Santa Maria Pangaribuan

Yelda Lumianna Simanjuntak

Ketua umum : Meddy Pratama

Sekretaris : Agustin Eko Setiowati

Bendahara : Gita Kusumadiani Haryono

Ketua bidang olimpiade : Zakariya

Page 4: revisi LPJ PEF(1)

PANITIA PADJADJARAN EDUCATION FESTIVAL 2012BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA

KELUARGA MAHASISWA UNIVERSITAS PADJADJARANSekretariat: Student Center Kav. 23 KampusUnpadJatinangor

Website: kema.unpad.ac.id, E-mail: [email protected]

Ketua bidang stage : Anggita Sekarsari

Ketua bidang expo : Hesti Lestari

Ketua bidang Support : Andreas

Logistik : Rona Sandro

Keamanan : Fikri Maulana

Konsumsi : Vathnawaty C

Transport akomodasi : Ayu Cahyaning Swastika

Ketua bidang humas : Rizky Imania

Marketing : Farida Zahra

Sponsorship : Lily Rahmadani

Publikasi Dokumntasi : Fadila Ariani

VI. SUSUNAN ACARA

LOMBA PKM 5 BIDANG

Sabtu, 10 November 2012

07.00-07.30 Briefing umum panitia

07.30-07.45 Pengondisian gedung

07.45-08.00 Panitia standby di pos masing-masing

08.00-08.30 Registrasi ulang peserta

08.30-08.35 Pembukaan

08.35-08.40 Tilawah Al-Qur’an

08.40-08.45 Menyanyikan lagu Indonesia Raya, Hymne Unpad, dan Almamater

08.45-08.50 Sambutan Ketua PEF

Page 5: revisi LPJ PEF(1)

PANITIA PADJADJARAN EDUCATION FESTIVAL 2012BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA

KELUARGA MAHASISWA UNIVERSITAS PADJADJARANSekretariat: Student Center Kav. 23 KampusUnpadJatinangor

Website: kema.unpad.ac.id, E-mail: [email protected]

08.50-08.55 Sambutan Presma Unpad

08.55-09.00 Sambutan Pihak Rektorat/ Perwakilan Dies Unpad

09.00-09.20 Briefing peraturan dan mekanisme ulang peserta

09.20-09.30 Persiapan presentasi

09.30-09.50 Presentasi nomor urut 1

09.50-10.10 Presentasi nomor urut 2

10.10-10.30 Presentasi nomor urut 3

10.30-10.50 Presentasi nomor urut 4

10.50-11.10 Presentasi nomor urut 5

11.10-11.30 Presentasi nomor urut 6

11.30-12.30 ISHOMA

12.30-12.50 Presentasi nomor urut 7

12.50-13.10 Presentasi nomor urut 8

13.10-13.30 Presentasi nomor urut 9

13.30-13.50 Presentasi nomor urut 10

13.50-14.10 Presentasi nomor urut 11

14.10-14.30 Presentasi nomor urut 12

14.30-14.50 Presentasi nomor urut 13

14.50-15.10 Presentasi nomor urut 14

15.10-15.30 Presentasi nomor urut 15

Page 6: revisi LPJ PEF(1)

PANITIA PADJADJARAN EDUCATION FESTIVAL 2012BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA

KELUARGA MAHASISWA UNIVERSITAS PADJADJARANSekretariat: Student Center Kav. 23 KampusUnpadJatinangor

Website: kema.unpad.ac.id, E-mail: [email protected]

15.30-15.35 Penyerahan kenang-kenangan kepada dewan juri

15.35-15.45 Penutupan

15.45-16.00 Pembagian sertifikat peserta

16.00-16.15 Break panitia

16.15-16.30 Evaluasi panitia

PANGGUNG PADJADJARAN (PADJADJARAN ON STAGE)

Hari 1 (12 November 2012)

06.30-07.00 Kumpul panitia

07.00-07.30 Briefing umum

07.30-08.00 Peserta datang

08.00-08.10 Rektor datang

08.10-08.15 Pembukaan oleh MC

08.15-08.20 Sambutan Ketuplak

08.20-08.30 Sambutan Presma

08.30-08.45 Sambutan Rumah Zakat

08.45-09.00 Sambutan Rektor

09.00-09.05 Serah Terima sumbangan dari Rumah Zakat ke Rektor

09.05-09.10 Serah Terima sumbangan dari Rektor ke perwakilan masyarakat

09.10-09.20 Potong kue

09.20-12.30 Istirahat

12.30-13.00 Persiapan bedah buku

13.00-13.40 Bedah buku “Kuliah Buat Apa” oleh Muhammad Ikhsan Hidayat

13.40-13.55 Tanya jawab

13.55-14.00 Penyerahan plakat

Page 7: revisi LPJ PEF(1)

PANITIA PADJADJARAN EDUCATION FESTIVAL 2012BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA

KELUARGA MAHASISWA UNIVERSITAS PADJADJARANSekretariat: Student Center Kav. 23 KampusUnpadJatinangor

Website: kema.unpad.ac.id, E-mail: [email protected]

14.00-14.40 Presentasi Student Exchange dan Scholarship dari Jepang

14.40-14.55 tanya jawab

14.55-15.00 Penyerahan plakat

15.00-15.30 Isho

15.30-16.00 Band : Aljyra

16.00-16.30 Peringatan Hari Pahlawan “55 Tahun Unpad Berkontribusi dengan Semangat Kepahlawanan”

16.30-16.40 Penutupan hari ke 1

16.40-17.10 Band Forsi : FK

Hari 2 (13 November 2012)

10.15-10.30 pembukaan oleh MC

10.30-11.00 Seminar pengisi stand expo (perusahaan)

11.00-11.30 Seminar pengisi stand expo (perusahaan)

11.30-12.00 Band : Demodecus

12.00-13.00 Ishoma

13.00-14.30 Talkshow Student Exchange oleh Evi Fuji Fauziah & lembaga Student Exchange

14.30-15.00 putar musik

15.00-15.30 Isho

15.30-16.00 Check sound

16.00-16.30 Band : Nemoz

16.30-16.45 Penutupan hari ke 2

16.45-17.15 Band Forsi : Pharmasymphony (Farmasi)

Hari 3 (14 November 2012)

10.00-12.00 Check sound guest star

Page 8: revisi LPJ PEF(1)

PANITIA PADJADJARAN EDUCATION FESTIVAL 2012BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA

KELUARGA MAHASISWA UNIVERSITAS PADJADJARANSekretariat: Student Center Kav. 23 KampusUnpadJatinangor

Website: kema.unpad.ac.id, E-mail: [email protected]

12.00-12.30 Ishoma

12.30-14.15 Apa Kabar Unpad

14.15-15.45 Pengumuman pemenang LKTI dan Padjadjaran Olymp

15.45-15.15 Isho

15.15-15.30 Band Forsi : BerryLight (FTG)

16.00-16.30 Band : Titik Awal

16.15-16.30 persiapan guest star dan penutup PEF

16.30-17.15 Guest Star : Adrian Martadinata

PADJADJARAN OLIMPIADE

Tanggal 13 November 2012

Waktu Acara Tempat Keterangan

08.00 – 08.30 Registrasi ulang Lobi PSBJ Sains: Bumi dan Syifa

Sosial: Eva dan Dian

08.30 – 08.35 Opening Aula PSBJ Tilawah oleh hilwa

Lagu Indonesia Raya

08.35 – 08.40 Sambutan :

Medi

08.40 – 08.45 Sambutan :

Tanri

08.45 – 09.00 Tekmet Aula PSBJ Masuk bersama 10 pengawas

lomba

09.00 – 09.15 Pembagian soal

dan LJK

Dilakukan oleh pengawas

lomba

09.15 – 10.30 Babak 1 Aula PSBJ

10.30 – 11.30 Talkshow Aula PSBJ

11.30 – 12.30 Ishoma Konsumsi dibagikan

12.30 – 12.50 Tekmet Aula PSBJ Masuk bersama 10 pengawas

lomba

Page 9: revisi LPJ PEF(1)

PANITIA PADJADJARAN EDUCATION FESTIVAL 2012BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA

KELUARGA MAHASISWA UNIVERSITAS PADJADJARANSekretariat: Student Center Kav. 23 KampusUnpadJatinangor

Website: kema.unpad.ac.id, E-mail: [email protected]

12.50 – 13.00 Pembagian soal Aula PSBJ

13.00 – 14.00 Babak 2

14.00 – 15.00 Tour unpad

15.00 – 15.45 Ishoma

15.45 – 16.00 Pengumuman

final

Stage di GOR

Pakuwan

Tanggal 14 November 2012

Waktu Acara Tempat

08.00 – 08.30 Registrasi + tekmet Lobi PSBJ

08.30 – 10.30 Olimpiade final sains Aula PSBJ

10.30 – 12.30 Olimpiade final Sosial Aula PSBJ

12.30 - 13.00 Pengumunan juara Gor Pakuwan

VII. PANDANGAN UMUM KETUA PELAKSANA

Segala puji hanya milik Allah, Tuhan Semesta Alam, Pemilik kehidupan,

Penguasa rcajagad raya, penggenggam setiap nafas kehidupan. Syukur takkan pernah

henti atas segala nikmat dan cinta yang melimpah dari-Nya, terutama kenikmaatan

iman dan islam.

Shalawat dan Salam terlimpah tak henti pada kekasih abadi-Nya, Baginda

Nabi Muhammad Rasulullah SAW, Murabbi sepanjang zaman. Juga kepada segenap

keluarganya, para sahabatnya, dan seluruh umatnya yang istiqomah yang menjalankan

dan menda’wahkan ajaran-ajaran yang telah dibawanya.

Page 10: revisi LPJ PEF(1)

PANITIA PADJADJARAN EDUCATION FESTIVAL 2012BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA

KELUARGA MAHASISWA UNIVERSITAS PADJADJARANSekretariat: Student Center Kav. 23 KampusUnpadJatinangor

Website: kema.unpad.ac.id, E-mail: [email protected]

Acara Padjadjaran Education Festival merupakan wadah yang sangat

strategis bagi mahasiswa dalam mengembangkan potensi diri di lingkungan intra dan

juga sebagai wadah untuk mengasah soft skill pribadi yang tidak bisa didapatkan di

bangku akademik secara formal.

Ketua Pelaksana Padajadjaran Education Festival 2012 mengemban amanah

kurang lebih selama 3 bulan dari tahap terbentuknya panitia inti sampai menuju ke

hari pelaksanaan tersebut. Selama 3 bulan tersebut kami berusaha mewujudkan pola

dan system manajemen serta tata kelola administras, keuangan, Sumber Daya

Mahasiswa yang optimal dan efektif demi terciptanya Acara yang

professional,memuaskan dan acara yang ideal. Namun, dalam perjalanan kepanitian

ini, masih banyak sekali cacat dan inkonsistensi yang terjadi. Mimpi dan harapan

yang di awal dibangun bersama menjadi semangat tersendiri untuk bisa terus

berkarya dan memberi banyak manfaat. Perjalanan panjang yang kita tempuh tak

terasa akan segera menemui ujungnya. Semua yang telah terlewati menjadi bahan

pelajaran hidup yang sangat berarti. Suka, duka, seyum, tawa menghiasi tiap jejak

langkah yang kita tinggalkan. Namun, semua ini tidak boleh berhenti sampai disini,

masih banyak yang menunggu karya kita di luar sana.

Teruntuk Laskar Kece PEF yang selalu semangat, tetaplah berkarya

hingga nanti tiba saatnya beristirahat. Saya Bangga pernah bekerjasama dengan

orang- orang hebat seperti kalian. Banyak khilaf dan salah yang telah kita perbuat,

semoga di perjalanan selanjutnya ini menjadi bekal untuk kita hidup lebih baik lagi..

Dan terkhusus untuk Pengurus BEM KEMA UNPAD kabinet Signifikan tercinta, tak

berlebihan kiranya saya mengucapkan terima kasih yang terbesarnya atas

kepercayaanya terhadap saya untuk memimpin acara yang sangat besar bagi

saya,terima kasih atas bimbingannya dan kesabarannya dalam berinteraksi dengan

saya.

VIII. EVALUASI BIDANG KEGIATAN

A. Sekretaris

Data panitia:

Agustin Eko Setiowati (Koordinator)

Ria Yuliasari (Anggota)

Page 11: revisi LPJ PEF(1)

PANITIA PADJADJARAN EDUCATION FESTIVAL 2012BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA

KELUARGA MAHASISWA UNIVERSITAS PADJADJARANSekretariat: Student Center Kav. 23 KampusUnpadJatinangor

Website: kema.unpad.ac.id, E-mail: [email protected]

Anindita Pramodhawardani (Anggota)

Nourma Al Viandari (Anggota)

Pritha Sari Putri (Anggota)

1. Tahap Persiapan

Job Description:

a. Bertanggung jawab atas redaksional dan produksi proposal

b. Mengatur penomoran surat menyurat

c. Bertanggung jawab atas distribusi surat menyurat kegiatan PEF

d. Melakukan open reqruitment panitia besar

e. Melakukan pencatatan hasil rapat

f. Bertanggung jawab atas pengumpulan dan pembuatan LPJ

2. Tahap Pelaksanaan

Job Description:

a. Melakukan pencatatan hasil evaluasi kegiatan

b. Menyiapkan absensi panitia, peserta, dan pengunjung

c. Memfasilitasi surat dispensasi

3. Evaluasi

a. Hambatan

Perubahan konsep yang berulang-ulang menimbulkan dampak berubah-

ubahnya proposal kegiatan sehingga proposal mengalami perombakan

sebanyak 5 kali. Dalam hal penanganan surat dispensasi mengalami sedikit

hambatan dalam penyebarannya.

b. Saran

Untuk acara sebesar ini disarankan adanya bidang internal yang mengurus

penyebaran surat sehingga kerja dari panitia sesuai dengan jobdesc

masing-masing

SURAT KELUAR

No. Surat Tanggal Perihal

001/A-l/Edu- Fest/ BEM-

KMUP /VII/201212 Juli 2012 Permohonan Izin Kegiatan

Page 12: revisi LPJ PEF(1)

PANITIA PADJADJARAN EDUCATION FESTIVAL 2012BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA

KELUARGA MAHASISWA UNIVERSITAS PADJADJARANSekretariat: Student Center Kav. 23 KampusUnpadJatinangor

Website: kema.unpad.ac.id, E-mail: [email protected]

002- 003 /A-l/Edu-Fest/

BEM-KMUP/VIII/201213 Agustus 2012 Permohonan Izin Tempat

004- 005/A-l/Edu-Fest/

BEM-KMUP/VIII/201213 Agustus 2012 Peminjaman Alat

006- 007/A-l/Edu-Fest/

BEM-KMUP/VIII/201214 Agustus 2012 Permohonan Izin Tempat

008/A-l/Edu-Fest/ BEM-

KMUP/X/201216 Oktober 2012 Permohonan Izin Tempat

009- 010/A-l/Edu-Fest/

BEM-KMUP/X/201229 Oktober 2012 Permohonan Izin Tempat

011/A-l/Edu-Fest/ BEM-

KMUP/XI/20128 November 2012 Permohonan Izin Tempat

012/A-l/Edu-Fest/ BEM-

KMUP/XI/20128 November 2012 Permohonan Izin Tempat

013/A-l/Edu-Fest/ BEM-

KMUP/XI/20129 November 2012 Permohonan Izin Tempat

014-018/A-l/Edu-Fest/

BEM-KMUP/XI/20129 November 2012 Peminjaman Alat

019-021/A-l/Edu-Fest/

BEM-KMUP/XI/2012

12 November

2012Peminjaman Alat

001/A-i/Edu-Fest/ BEM-

KMUP/IX/20123 September 2012 Permohonan Dana

001-027/A-e/Edu-Fest/

BEM-KMUP/IX/20123 September 2012 Permohonan Kerjasama

001/A-g/Edu-Fest/ BEM-

KMUP/XI/20129 November 2012 Undangan BPM

002-050/A-g/Edu-Fest/

BEM-KMUP/XI/20126 November 2012 Undangan Sekolah dan Fakultas

001-003/A-j/Edu-Fest/

BEM-KMUP/XI/2012

10 November

2012Permohonan Dispensasi

001/B-i/Edu-Fest/ BEM- 13 Agustus 2012 Permohonan Dana

Page 13: revisi LPJ PEF(1)

PANITIA PADJADJARAN EDUCATION FESTIVAL 2012BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA

KELUARGA MAHASISWA UNIVERSITAS PADJADJARANSekretariat: Student Center Kav. 23 KampusUnpadJatinangor

Website: kema.unpad.ac.id, E-mail: [email protected]

KMUP/VIII/2012

SURAT KELUAR DARI REKTORAT

No. Surat Tanggal Perihal

2763/UN6.R/TU/2012 24 Oktober 2012 Undangan

26685/UN6.1/PP/2012 12 November 2012 Permohonan Dispensasi

Jatinangor, 28 November 2012

Sekretaris,

Agustin Eko Setiowati

NPM. 260110100096

B. Bendahara

Data Panitia:

Gita Kusumadiani H (Koordinator)

Rahmat Karim (Anggota)

Friscilia Sanjivani (Anggota)

Fitria Jamal (Anggota)

Niken Pratiwi (Anggota)

1. Tahap persiapan

Job Description : Membuat anggaran dana kegiatan

2. Tahap pelaksanaan

Job Description : Mengatur pemasukan dan pengeluaran dana kegiatan

Page 14: revisi LPJ PEF(1)

PANITIA PADJADJARAN EDUCATION FESTIVAL 2012BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA

KELUARGA MAHASISWA UNIVERSITAS PADJADJARANSekretariat: Student Center Kav. 23 KampusUnpadJatinangor

Website: kema.unpad.ac.id, E-mail: [email protected]

3. Tahap akhir

Job Description : Membuat laporan keuangan kegiatan

4. Evaluasi

- Hambatan:

Tidak adanya training atau pemberitahuan mengenai format laporan keuangan

menjadi salah satu kendala dalam pembuatan laporan keuangan. Selain itu, sedikit

kesulitan dalam mengumpulkan kwitansi dari panitia lain.

- Saran:

Untuk acara selanjutnya, sebaiknya dilakukan pelatihan terlebih dahulu pada

bendahara tentang SOP bendahara atau penyusunan laporan keuangan agar

bendahara dapat menyusun laporan dengan efektif dan efisien.

Jatinangor, 28 November 2012

Bendahara,

Gita Kusumadiani H.

NPM. 260110100092

C. BIDANG ACARA EXPO

Data Panitia: Hesti Lestari (koordinator)

Tridessy Nanda Sari (anggota)

Rina Nur Azizah (anggota)

Zahrina yustisia noorputeri (anggota)

Muhammad Rizaldi Fallah (anggota)

Nuary Hanifah (anggota)

Nurfathia Yasmin (anggota)

Ilham alif prihandani (anggota)

Egi Nurohman Anwari (anggota)

Aziza Fanny Larasati (anggota)

Page 15: revisi LPJ PEF(1)

PANITIA PADJADJARAN EDUCATION FESTIVAL 2012BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA

KELUARGA MAHASISWA UNIVERSITAS PADJADJARANSekretariat: Student Center Kav. 23 KampusUnpadJatinangor

Website: kema.unpad.ac.id, E-mail: [email protected]

Fatimah maulida (anggota)

Fathia Zata Dini (anggota)

Annisa Damayanti (anggota)

Hapikry Surya Permana (anggota)

Devy Muthia Rosetyanti (anggota)

Raisha Audina Prameswari Zakaria (anggota)

Aluman Fitri P (anggota)

Melfa Fitriani Sitopu (anggota)

Zalora Sanchenia (anggota)

Asep Zaenudin (anggota)

Roesin (anggota)

Hana Siti Maharani (anggota)

Zhakia Ulfah (anggota)

Sherly Intan A (anggota)

1. Tahap Persiapan

Job Description:

a. Menyusun konsep acara

b. Membuat run-down dan petunjuk pelaksanaan (juklak)

c. Menentukan pengisi stand

d. Menghubungi pengisi stand expo

e. Menentukan lokasi acara

f. Membuat dekorasi acara

g. Membuat denah stand expo

h. Menyusun anggaran acara

2. Tahap Pelaksanaan

Job Description:

a. Mengatur, mengontrol, dan mengawasi jalannya kegiatan

b. Berkoordinasi dengan bidang lain

c. Memastikan pengisi stand datang ke acara

d. Mengurusi pembayaran stand oleh stand food fair

2. Evaluasi

Page 16: revisi LPJ PEF(1)

PANITIA PADJADJARAN EDUCATION FESTIVAL 2012BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA

KELUARGA MAHASISWA UNIVERSITAS PADJADJARANSekretariat: Student Center Kav. 23 KampusUnpadJatinangor

Website: kema.unpad.ac.id, E-mail: [email protected]

a. Hambatan:

Sulitnya pemfix-an perusahaan yang akan mengikuti jobfair dan

scholarship expo

Denah dan lokasi kegiatan yang sering berubah ubah

Instruksi yang diberikan sering mendadak, sehingga pengoptimalan staff

tidak maksimal

Konsep dan tanggal acara yang sering berubah

Beberapa pengisi stand datang tidak tepat waktu, sehingga pada beberapa

waktu, banyak stand yang terlihat kosong

Pada akhir acara di hari ke-3 jam 6 sore, lampu stand dimatikan, padahal

guest star sedang tampil

Banyak stand kosong di zona 2

b. Saran

Koordinasi antara seksi lebih ditingkatkan

Seharusnya persiapan untuk menghubungi pengisi stand dilakukan

beberapa bulan sebelum acara dilaksanakan

Untuk mengatasi banyakanya stand yang kosong akibat pengisis stand

yang tidak bisa datang tepat waktu, maka solusinya harus dibuat MOU

yang jelas

Lampu stand mati saat guest star tampil dikarenakan acara tidak selesai

tepat waktu, solusinya jika acara diperkirakan tidak selesai tepat waktu,

langsung berkoordinasi ke bagian instalasi

Jika melakukan kegiatan besar yang terpusat di panggung, sebaiknya

hanya berfokus pada satu zona, jika terpencar pencar menjadi kurang

efektif

Daftar pengisi stand expo:

JOBFAIR

1. Jobstreet

2. PT.Jendela Alam

3. PT.Minamas

Page 17: revisi LPJ PEF(1)

PANITIA PADJADJARAN EDUCATION FESTIVAL 2012BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA

KELUARGA MAHASISWA UNIVERSITAS PADJADJARANSekretariat: Student Center Kav. 23 KampusUnpadJatinangor

Website: kema.unpad.ac.id, E-mail: [email protected]

4. PT.Bumitama Gunajaya

SCHOLARSHIP FAIR

1. Kedutaan Jepang

2. PT.Progress

3. Pathfinder

4. Dompet dhuafa

5. Beasiswa Mandiri

6. Beasiswa PPSDMS NF

7. Beasiswa KSE

8. Ajou

9. AIESEC

10. Beasiswa Bidik Misi

11. Beasiswa BUMN

FOOD FAIR

1. Cemal cemil

2. Shafa Yoghurt

3. Mecitri Sosis Bakar

4. Verina kue dan snack

5. Ice cream Es’sis

6. Takoyaki

7. Sabana Chicken

8. Kumikatana

9. Kedai Ramen

10. Mie cool Stevio

11. Kedai Histeria

FACULTY EXPO

1. Fakultas kedokteran

2. Fakultas Kedokteran gigi

3. Fakultas keperawatan

Page 18: revisi LPJ PEF(1)

PANITIA PADJADJARAN EDUCATION FESTIVAL 2012BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA

KELUARGA MAHASISWA UNIVERSITAS PADJADJARANSekretariat: Student Center Kav. 23 KampusUnpadJatinangor

Website: kema.unpad.ac.id, E-mail: [email protected]

4. Fakultas Farmasi

5. Fakultas Psikologi

6. Fakultas Teknik Geologi

7. Fakultas Perikanan dan Ilmu Kelautan

8. Fakultas Peternakan

9. Fakultas Pertanian

10. Fakultas Teknologi Industri Pertanian

11. Fakultas Ilmu Budaya

12. Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik

13. Fakultas Ekonomi dan Bisnis

14. Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam

Lain lain

a. LPPM Unpad

b. Loopies Radio

c. RadioMu

Jatinangor, 28 November 2012

Koordinator Bidang Acara Expo

Hesti Lestari

NPM. 260110100097

D. BIDANG ACARA OLIMPIADE

Data Panitia: Zakariya (Koordinator)

Syifa Apriani (anggota)

Eva Fauziyah (anggota)

Bumi Hadirahmadiani (anggota)

Asep Zaenuddin (anggota)

Lisdian Widowati (anggota)

Page 19: revisi LPJ PEF(1)

PANITIA PADJADJARAN EDUCATION FESTIVAL 2012BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA

KELUARGA MAHASISWA UNIVERSITAS PADJADJARANSekretariat: Student Center Kav. 23 KampusUnpadJatinangor

Website: kema.unpad.ac.id, E-mail: [email protected]

1. Tahap Persiapan

Job Description:

- Mengumpulkan seluruh panitia olimpiade

- Mengumpulkan materi olimpiade sains dan sosial

- Membuat soal- soal olimpiade

- Menentukan juri olimpiade

- Menentukan tempat olimpiade

2. Tahap Pelaksanaan

Job Description

- Mengatur jalannya olimpiade

- Menilai jawaban dari masing- masing peserta

- Menyiapkan babak penyisihan dan babak final

3. Evaluasi

a. Hambatan

- Penempatan orang di divisi yang kurang tepat, khususnya koor-nya.

- Persiapan panitia dalam pelaksanaan Olimpiade belum bagus meskipun sudah

sangat bagus.

- Kesibukan anggota panitia dengan kegiatan lain sehingga mengganggu

persiapan kegiatan.

- Koordinasi tim olimpiade dengan divisi pendukungnya (logistik dan transkom)

kurang solid.

- Publikasi yang kurang bagus dan terkoordinasi.

- Tidak tersedianya logistik lomba sesuai kebutuhan lomba.

- Kekurangan tim logistik.

- Kurang tersedianya tempat olimpiade berlangsung karena diselenggarakan di

hari aktif kuliah.

- Jumlah peserta hanya 34 tim dari target 100 tim.

- Soal olimpiade yang kurang diolah secara lebih matang dan sulit.

- Pemilihan alur lomba yang banyak berubah.

- Peraturan lomba yang kurang spesifik meskipun sudah bagus.

- Pemilihan juri yang kurang kompeten di seluruh bidang olimpiade.

Page 20: revisi LPJ PEF(1)

PANITIA PADJADJARAN EDUCATION FESTIVAL 2012BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA

KELUARGA MAHASISWA UNIVERSITAS PADJADJARANSekretariat: Student Center Kav. 23 KampusUnpadJatinangor

Website: kema.unpad.ac.id, E-mail: [email protected]

- Kurangnya alat transportasi untuk mobilisasi panitia.

b. Saran

- Pemilihan orang yang tepat sesuai dengan kapasitas dan gairah.

- Panitia harus fokus dan lebih berkorban untuk sebuah kepanitiaan.

- Pemilihan anggota panitia harus lebih selektif.

- Anggota panitia harus bisa konsentrasi dengan baik di kepanitiaan

ini.

- Harus lebih banyak konsolidasi antara divisi acara dengan divisi

penunjangnya (logistic, transkom, dan konsumsi).

- Publikasi bisa menyediakan satu ahli design khusus di masing –

masing divisi acara. Pilih yang benar – benar jago desain.

- Divisi logistik harus bisa mencari dan mendapat kebutuhan divisi

acara agar acara berjalan sesuai rencana.

Logistik harus menguasai kebutuhan logistic yang di Bandung.

- Divisi Logistik jumlahnya harus sangat banyak.

Setengah dari jumlah panitia harus divisi logistik.

- Acara di hari aktif kuliah sangat menyulitkan menemukan tempat

Karena semua ruangan maupun aula dipakai untuk kuliah.

- Lebih gencar publikasi. Internet, poster, dan issu.

- Soal harus dipersiapkan jauh – jauh sebelum hari kegiatan dan

dikonsolidasikan kepada dosen yang berkompeten di bidangnya. Buat soal

yang sudah pasti ada jawaban benarnya.

- Alur harus dipastikan dan tidak diubah-ubah lagi, kecuali jika harus

terpaksa.

Pilih alur yang unik, jangan membingungkan.

- Bentuk tim khusus pembuat peraturan lomba dan minimal 3 orang.

Peraturan jangan terlalu ketat.

- Hubungi juri dari jauh – jauh hari. Soalnya dosen pada sibuk semua.

- Yang jadi panitia diharap memiliki kendaraan pribadi. Tidak pinjam

apalagi rental.

Jatinangor, 28 November 2012

Koordinator Bidang Acara Olimpiade

Page 21: revisi LPJ PEF(1)

PANITIA PADJADJARAN EDUCATION FESTIVAL 2012BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA

KELUARGA MAHASISWA UNIVERSITAS PADJADJARANSekretariat: Student Center Kav. 23 KampusUnpadJatinangor

Website: kema.unpad.ac.id, E-mail: [email protected]

Zakariya

NPM. 170410110022

E. BIDANG ACARA STAGE

Data panitia:

Anggita Sekarsari (koordinator)

Ghina Rahimah Az-zahra (anggota)

Siti Nursayyidah (anggota)

Zahidah Zulfa Zahira (anggota)

Fikri Noor Azy/Teknik (anggota)

Audia Dinda Prametasya (anggota)

Debby Citra Kristanti (anggota)

Amallia Ridhatillah (anggota)

Anita Rachmasari Setya (anggota)

Nur Rahmatika P. P (anggota)

Arie Julianto (anggota)

Selny Febrida (anggota)

Amiroh Husna Utami (anggota)

Elsi Wandira (anggota)

Ayu Laksmi Utami (anggota)

1. Tahapan Persiapan

Job description:

a. Menyusun konsep acara

b. Membuat rundown dan petunjuk pelaksanaan kegiatan

c. Menentukan dan memastikan pengisi acara

d. Berkoordinasi dengan divisi lain

e. Berkonsultasi dengan Steering Comitee (SC)

Page 22: revisi LPJ PEF(1)

PANITIA PADJADJARAN EDUCATION FESTIVAL 2012BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA

KELUARGA MAHASISWA UNIVERSITAS PADJADJARANSekretariat: Student Center Kav. 23 KampusUnpadJatinangor

Website: kema.unpad.ac.id, E-mail: [email protected]

2. Tahap Pelaksanaan

Job description:

a. Memastikan dan bertanggung jawab agar acara berjalan sesuai rundown

b. Menjadi timer dan evaluator umum

c. Bertanggung jawab terhadap para pengisi acara

d. Berkoordinasi dengan divisi lain

e. Berkonsultasi dengan Steering Comitee (SC)

3. Evaluasi

a. Hambatan:

Rundown yang berubah mendadak sehingga acara kurang berjalan lancar

karena sulit berkoordinasi dengan divisi lain dalam waktu yang sangat

singkat

Belum adanya briefing dengan pengisi acara sehingga acara terhambat

Belum adanya fiksasi eksekutor suatu acara sehingga kesulitan saat acara

akan dimulai

Pengisi acara datang terlambat sehingga acara ngaret

Divisi lain kurang tahu petunjuk pelaksanaan acara

Ketidakjelasan job description sehingga banyak panitia yang harus

menutupi pekerjaan panitia divisi lain

Jadwal di rundown yang salah momennya sehingga tidak sesuai harapan

Kurangnya panitia karena acara dilakukan pada hari kuliah

Panitia yang mendadak tidak hadir sehingga banyak pekerjaan yang

terbengkalai

Kurangnya koordinasi antar panitia sehingga banyak acara yang tidak

sinkron

Kurangnya koordinasi dengan pihak teknisi sehingga acara sempat

terhambat

Sebelum hari H acara, terlalu sering terjadinya perubahan konsep acara

sehingga sulit fiksasi acara dan sulit berkoordinasi dengan staff karena

waktu persiapan semakin mepet

b. Saran

Page 23: revisi LPJ PEF(1)

PANITIA PADJADJARAN EDUCATION FESTIVAL 2012BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA

KELUARGA MAHASISWA UNIVERSITAS PADJADJARANSekretariat: Student Center Kav. 23 KampusUnpadJatinangor

Website: kema.unpad.ac.id, E-mail: [email protected]

Rundown harus sudah fix maksimal satu hari sebelum acara dimulai dan

apabila ada perubahan mendadak yang urgent harus dilaporkan kepada

koordinator lapangan dan bertanggung jawab atas perubahan tersebut

Harus ada technical meeting maksimal satu hari sebelum acara dimulai

Fiksasi penanggung jawab dalam setiap bagian acara harus sudah fix

maksimal saat briefing sebelum acara dimulai

Membuat plan B acara. Selain itu perlu dilakukan perjanjian antara panitia

dengan pengisi acara apabila datang terlambat harus ada konsekuensinya

Saat briefing semua divisi harus fokus mendengarkan dan wajib memiliki

rundown (untuk anggota) dan petunjuk pelaksanaan (untuk koordinator)

Perlu dijelaskan job description setiap divisi dan masing-masing divisi

harus bertanggung jawab atas job description tersebut. Kalau diperlukan,

dapat membuat peraturan tertulis untuk mempertanggungjawabkan apa

yang telah dilakukan

Perlu dilakukan survey agar pembagian waktu setiap sesi acara sesuai

dengan tujuan yang diharapkan

Antar divisi harus bisa meng-cover pekerjaan divisi lain hingga batas

tertentu agar acara berjalan lancar

Dibuat peraturan yang disepakati bersama saat awal terbentuknya panitia

yang memuat kewajiban dan konsekuensi yang diterima apabila dilanggar

Dilakukan sinkronisasi antar divisi maksimal satu hari sebelum acara

dimulai dan dibuat dengan jelas alur koordinasi selama acara berlangsung

Panitia membuat bagan alur koordinasi tidak hanya antar panitia tetapi

juga dengan pihak-pihak luar panitia

jangan terlalu sering mengadakan rapat pimpinan dan rapat akbar sehingga

Setiap kepala divisi dapat berkoordinasi (mengadakan rapat) dengan

staffnya

Jatinangor, 28 November 2012

Koordinator Bidang Acara Panggung

Page 24: revisi LPJ PEF(1)

PANITIA PADJADJARAN EDUCATION FESTIVAL 2012BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA

KELUARGA MAHASISWA UNIVERSITAS PADJADJARANSekretariat: Student Center Kav. 23 KampusUnpadJatinangor

Website: kema.unpad.ac.id, E-mail: [email protected]

Anggita Sekarsari

NPM. 260110100107

F. BIDANG ACARA LOMBA PKM 5 BIDANG

Data Panitia: Iqbal Sujida Ramadhan (koordinator)

Ridwan Maulana (anggota)

Veza Aditya L (anggota)

Abidah Assolihat (anggota)

Sarah Qurrotun Aini (anggota)

Mimin Mikhatul Maula (anggota)

1. Tahap Persiapan

Job Description:

a. Menyusun konsep acara lomba PKM 5 bidang

b. Membuat run-down kegiatan lomba PKM 5 bidang

c. Menentukan juri lomba PKM 5 Bidang

a. Tahap Pelaksanaan

Job Description:

Selama acara berlangsung, bidang acara bertugas untuk memastikan agar acara

berjalan sesuai dengan run-down yang telah dibuat.

b. Evaluasi

a. Hambatan:

Terjadi miss komunikasi antara panitia dengan dewan juri

Kurangnya panitia pada saat awal acara sehingga banyak panitia yang “double

job”

Draft technical meeting lomba PKM 5 Bidang kurang matang.

b. Saran:

Koordinasi antara seksi lebih ditingkatkan

Kematangan draft technical meeting lomba PKM 5 Bidang lebih ditingkatakan

Page 25: revisi LPJ PEF(1)

PANITIA PADJADJARAN EDUCATION FESTIVAL 2012BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA

KELUARGA MAHASISWA UNIVERSITAS PADJADJARANSekretariat: Student Center Kav. 23 KampusUnpadJatinangor

Website: kema.unpad.ac.id, E-mail: [email protected]

Perlunya identifikasi kendala-kendala yang mungkin terjadi sehingga sudah

bisa dipersiapkan terlebih dahulu alternatif penanggulangan kendala tersebut.

Perlunya ketegasan panitia untuk mengingatkan peserta agar melaksanakan

kegiatan sesuai jadwal yang telah ditetapkan.

Apabila terjadi keterlambatan, kegiatan selanjutnya harus sudah dipersiapkan

sehingga keterlambatan tidak terus berlanjut.

Jatinangor, 28 November 2012

Koordinator Bidang Acara

Lomba PKM 5 Bidang,

Iqbal Sujida Ramadhan

NPM. 260110100094

J. BIDANG MARKETING

Data anggota :

Faridah Zahra (koordinator)

Vinashia Naraswas Srikandi (anggota)

Nurul Windiarti (anggota)

Afifah Amani (anggota)

Fairuz Imtinan (anggota)

Chyntia Frastica (anggota)

Riezka Khairunnisa (anggota)

Novia (anggota)

Radella Rizqia Ariny (anggota)

Mega Pratiwi (anggota)

1. Tahap Persiapan :

-          Mengadakan rapat untuk pembagian tugas dan menentukan jualan apa

Page 26: revisi LPJ PEF(1)

PANITIA PADJADJARAN EDUCATION FESTIVAL 2012BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA

KELUARGA MAHASISWA UNIVERSITAS PADJADJARANSekretariat: Student Center Kav. 23 KampusUnpadJatinangor

Website: kema.unpad.ac.id, E-mail: [email protected]

2. Tahap Pelaksanaan:

-          Menjual makanan seperti gorengan seminggu 5 kali

-          Berjualan di Car Free Day Dago (tetapi kurang laku)

-          Menjual stiker

3. Evaluasi

a. Hambatan:

-          Kurangnya anggota yang aktif (yang jualan hanya itu-itu saja),

-          Ada yang membatalkan jualan secara mendadak, sehingga anggota lain

yang berjualan saat itu harus menjual makanan lebih banyak,

-          Anggota yang barangnya tidak laku, kadang-kadang harus membeli

jualannya,

-          Susah mengumpulkan anggota ketika akan mengadakan radpat divisi.

b. Saran:

-          Waktu yang diberikan lebih lama

-          Persiapannya lebih matang

-          Publikasinya lebih gencar

Jatinangor, 28 November 2012

Koodinator Marketing ,

Faridah Zahra

NPM. 180410110038

K. BIDANG PUBLIKASI DAN DOKUMENTASI

Page 27: revisi LPJ PEF(1)

PANITIA PADJADJARAN EDUCATION FESTIVAL 2012BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA

KELUARGA MAHASISWA UNIVERSITAS PADJADJARANSekretariat: Student Center Kav. 23 KampusUnpadJatinangor

Website: kema.unpad.ac.id, E-mail: [email protected]

Data Panitia:

1. Fadila Ariani (koordinator)

2. Alusan Meriana (anggota)

3. Citra Oktaviani (anggota)

4. Noval Badanzi (anggota)

5. Sarah Sekar Arum (anggota)

6. Siska Wulandari (anggota)

7. Irmayanti Masry (anggota)

8. Nurina Kurnianigsiwi Atmono (anggota)

9. Kristin Martalisa S (anggota)

10. Dewi Laraswati Anggraini (anggota)

11. Annisa Fitriyemti (anggota)

12. Iqbal Fauzi (anggota)

13. Achmad Munif (anggota)

14. Ria Kartika (anggota)

15. Nindita Shafira Jumantara (anggota)

1. Tahap Persiapan

Job description :

a. Membuat design poster, baligho, kaos, backdrop, photobooth, sertifikat, plakat,

backdrop panggung, medali,spanduk dan yang lainnya yang dibutuhkan untuk

mempublikasikkan acara PEF.

b. Melakukkan Survey ke tempat percetakkan yang paling murah

c. Survey Media Partner untuk acara Padjadjaran Edu Fest

d. Membagi Job Desk Dokumentasi pada hari H

Page 28: revisi LPJ PEF(1)

PANITIA PADJADJARAN EDUCATION FESTIVAL 2012BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA

KELUARGA MAHASISWA UNIVERSITAS PADJADJARANSekretariat: Student Center Kav. 23 KampusUnpadJatinangor

Website: kema.unpad.ac.id, E-mail: [email protected]

e. Melakukkan pembuatan social media seperti facebook dan twitter

2. Tahap Pelaksanaan

Job description :

a. Melakukan Kerjasama dengan beberapa media partner di Jatinangor dan

Bandung,baik yang gratis maupun berbayar

b. Mencetak dan mengurus perizinan pemasangan Baligho,spanduk,sertifikat,dan

yang lainnya

c. Mendokumentasikkan dan mempublikasikkan acara Padjadjaran Edu Fest baik

melalui media foto dan video

d. Mencetak kaos panitia

e. Mencetak,memasukkan dan membagikkan name tag panitia dan free pass

f. Membuat backdrop photobooth dan menjaga stand photobooth

g. Melakukkan publikasi di car free day Dago,Pasa UNPAD,dan beberapa sekolah

dengan dibantu divisi lain

h. Mengirimkan foto dan video yang diminta oleh beberapa Band dan sponsor

i. Membuat video coming soon acara PEF

j. Membuat poster coming soon PEF dan menempelkannya di angkot gratis,atm

centre,dan tempat-tempat lain di kawasan UNPAD Jatinangor.

k. Mencetak baligho Rangkaian Dies Natalis UNPAD Ke-55 dan Poster Dies serta

menempelkannya di beberapa tempat

l. Melakukkan promosi ke beberapa radio yang menjadi Media Partner seperti

SparkRadioFM dan JatinangorSky

m. Membuat dokumentasi untuk acara pembubaran panitia PEF

n. Mempublikasikkan acara PEF

3. Evaluasi :

a. Hambatan :

Adanya ketidakpastian dari divisi acara yang sering memberikkann tugas

mendadak untuk divisi publikasi membuat kami terkadang kelabakkan dalam

membuat design dan mencetaknya,karena biasanya divisi acara baik stage,expo dan

olympiade memberikkan tugas secara mendadak kepada divisi kami. Padahal sebagai

sesama manusia kita tahu bahwa diluar PEF team design PEF juga sibuk dengan

urusan kuliah masing-masing dan untuk membuat satu design juga dibutuhkan waktu

Page 29: revisi LPJ PEF(1)

PANITIA PADJADJARAN EDUCATION FESTIVAL 2012BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA

KELUARGA MAHASISWA UNIVERSITAS PADJADJARANSekretariat: Student Center Kav. 23 KampusUnpadJatinangor

Website: kema.unpad.ac.id, E-mail: [email protected]

yang lama. Kebingungan dalam membagi Jobdesk pencetakkan design antara divisi

kami dengan divisi logistik juga terkadang menjadi hambatan bagi divisi kami.

Pemberian uang dari divisi bendahara untuk mencetak baligho,poster,dan sebagainya

yang terkadang agak susah untuk diminta juga menjadi hambatan terbesar bagi divisi

kami dalam mencetak design yang sudah dibuat.Kami juga sempat kebingungan

ketika tiba-tiba divisi publikasi diharuskan menjadi tim Publikasi Rangkaian Dies

Natalis UNPAD,karena kami sudah terlanjur melakukkan deal dengan beberapa

Media Partner dan harus merubah itu kembali.

b. Saran :

Saran dari divisi kami adalah apabila ada PEF lagi tahun depan,perbanyak

komunikasi dengan divisi lain agar tidak terjadi miscommunicationl seperti yang

kami alami dalamberapa hal seperti pemasangan backdrop panggung. Dan saran kami

agar divisi acara tidak mendadak dalam memberikkan tugas agar divisi publikasi

yang harus membuat dan mencetak design dapat menyiapkan waktu untuk membuat

list apa saja yang mereka butuhkan dari jauh-jauh hari,dan pastikkan siapa Guest Star

acara karena Guest Star dibutuhkan kepastiannya oleh divisi kami untuk menarik

minat pengunjung mendatangi acara PEF

Jatinangor, 28 November 2012

Koodinator Publikasi Dokumentasi

Fadila Ariani

NPM. 210110110095

L. BIDANG SPONSORSHIP

Data Anggota :

Lili Rahmadhani (koordinator)

Ridha Zarmadi (anggota)

Selfia Yuli C (anggota)

Page 30: revisi LPJ PEF(1)

PANITIA PADJADJARAN EDUCATION FESTIVAL 2012BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA

KELUARGA MAHASISWA UNIVERSITAS PADJADJARANSekretariat: Student Center Kav. 23 KampusUnpadJatinangor

Website: kema.unpad.ac.id, E-mail: [email protected]

Garini Gantina (anggota)

1. Tahap Persiapan :

-  proses open recruitment

- pembentukan panitia divisi sponsorship

- rapat penentuan sponsor yang akan dituju

- pembuatan proposal sponsor

- penyebaran

2. Tahap Pelaksanaan:

-  penyebaran proposal ke daerah jakarta dan bandung

- follow up sponsor

3. Evaluasi

Hambatan:

-          Kurangnya anggota yang bisa "mobile" untuk menyebar

-          kurangnya link

-          kurangnya follow up

-          rapat banyak yang tidak hadir

 

Saran:    

- Waktu yang diberikan lebih lama

-  Acara fixsasi tidak mendadak

- Anggota lebih aktif lagi

Jatinangor, 28 November 2012

Koodinator Sponsorship,

Lili Rahmadhani

NPM. 170610100111

Page 31: revisi LPJ PEF(1)

PANITIA PADJADJARAN EDUCATION FESTIVAL 2012BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA

KELUARGA MAHASISWA UNIVERSITAS PADJADJARANSekretariat: Student Center Kav. 23 KampusUnpadJatinangor

Website: kema.unpad.ac.id, E-mail: [email protected]

M. BIDANG LOGISTIK

Data Panitia:

Rona Sandro (Koordinator)

Aryo Yulianto (anggota)

Ibrahim D Prayogi (anggota)

Azifah A (anggota)

Rahmi Nailah (anggota)

Putri Septina (anggota)

Adrianita (anggota)

Ade Kurnia R (anggota)

Agnes Y D P (anggota)

Adli Attamini (anggota)

Trie Wulan P S (anggota)

Bella Dani (anggota)

Noviany Suryani (anggota)

Nova Sulaeman (anggota)

Agnes Kartika (anggota)

Giri Wibawa (anggota)

Fatmi Natasya (anggota)

Firda Tubagus Ismail (anggota)

Ritchie Y H L (anggota)

Uci Saptarini (anggota)

Gina Septiani F (anggota)

1. Tahap Persiapan

Job Description:

a. Mengurus perijinan tempat kegiatan

b. Melakukan survey pengukuran tempat kegiatan

c. Menyiapkan pemasangan publikasi

d. Menyiapkan pembuatan medali, trophy, sertifikat dan maskot

e. Menyiapkan alat-alat dekorasi tempat

f. Menyiapkan peralatan yang dibutuhkan selama kegiatan berlangsung

Page 32: revisi LPJ PEF(1)

PANITIA PADJADJARAN EDUCATION FESTIVAL 2012BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA

KELUARGA MAHASISWA UNIVERSITAS PADJADJARANSekretariat: Student Center Kav. 23 KampusUnpadJatinangor

Website: kema.unpad.ac.id, E-mail: [email protected]

2. Tahap pelaksanaan

Sebelum acara dimulai, logistik mengecek soundsystem panggung dan

menyiapkan perlengkapan workshop (infocus, layar, meja dan sofa). Kerja logistik

dibagi dua grup untuk acara expo dan acara olimpiade. Selama berlangsungnya

kegiatan, logistik menyiapkan peralatan panggung, menata kursi, pengawasan

stand-stand dan pengadaan konsumsi. Pada pelaksanaan kegiatan, logistik

menyediakan peralatan yang di butuhkan selama kegiatan berlangsung.

3. Evaluasi:

a. Hambatan

Kurangnya panitia membuat bidang logistik dibantu oleh bidang lain dalam

pelaksanaan tugasnya

b. Saran

Koordinasi antar panitia lebih ditingkatkan lagi, jumlah panitia juga sebaiknya

diperbanyak agar pekerjaan menjadi lebih mudah.

Jatinangor, 28 November 2012

Koordinator Bidang Logistik,

Rona Sandro

NPM. 230210110035

1. BIDANG KONSUMSI

Data Panitia :

Vathnawaty Carmilla (Koordinator)

Maria Gabriella (Anggota)

Eva Nurdiana (Anggota)

Desi Ismawati (Anggota)

Verawati (Anggota)

Page 33: revisi LPJ PEF(1)

PANITIA PADJADJARAN EDUCATION FESTIVAL 2012BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA

KELUARGA MAHASISWA UNIVERSITAS PADJADJARANSekretariat: Student Center Kav. 23 KampusUnpadJatinangor

Website: kema.unpad.ac.id, E-mail: [email protected]

Ajeng Desi Anggraeni (Anggota)

Maria Petrisia (Anggota)

1. Tahap Persiapan

Job description :

a. Melakukan survey ke tempat makanan ke tempat pemesanan makan berat

maupun makanan ringan

b. Membuat kisaran harga makanan ataupun minuman

c. Membuat list menu makan dari hari pertama sampai hari terakhir

d. Memilih tempat pemesanan makanan yang harganya paling minimal

2. Tahap Pelaksanaan

Pengambilan makanan di tempat pemesananan makanan khususnya pada pagi

hari (mengambil snack) dan juga mengambil makan berat di gerbang lama

UNPAD

Menunggu stand panitia untuk menerima kiriman minuman dus yang datang

Mendata nama-nama panitia yang mengambil makanan berat maupun

makanan ringan serta membagikannya pada panitia

Membagikan makan ringan sekitar pukul 10.00 ke tiap stand, dan makanan

berat saat jam makan siang.

Menghubungi nomor kontak tempat pemesanan makanan jika makanan

terlambat datang

Menghitung jumlah makanan yang diterima dan mencocokannya dengan

jumlah pesanan

Kembali memastikan jumlah pemesanan konsumsi untuk hari selanjutnya

Membeli dan memberikan makanan atau minuman kepada guest star

Memberikan makanan pada K3L , Keamanan, maupun supir odong-odong

Page 34: revisi LPJ PEF(1)

PANITIA PADJADJARAN EDUCATION FESTIVAL 2012BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA

KELUARGA MAHASISWA UNIVERSITAS PADJADJARANSekretariat: Student Center Kav. 23 KampusUnpadJatinangor

Website: kema.unpad.ac.id, E-mail: [email protected]

3. Evaluasi :

a. Hambatan :

Saat pengambilan makanan baik itu dari gerbang lama menuju ke stand

panitia, maupun dari stand panitia menuju ke PSBJ atau rektorat kurang adanya

koordinasi dari divisi transkom. Juga kurang koordinasi dengan transkom saat

pemesanan makanan dan pengantaran makan malam ke Wisma Caringin.

Kurang koordinasi dengan divisi acara khusunya acara olimpiade yang

memesan konsumsi mendadak

Kurangnya panitia konsumsi karena jumlahnya terbatas dan terhambat kuliah

juga menyebabkan kadang kala divisi konsumsi dibantu oleh divisi lain yang

sukarela

b. Saran :

- Kalau mau pesan makanan harus di tentukan jauh hari jumlah orang yang akan

diberikan konsumsinya (jangan mendadak)

- Panitia divisi konsumsi harusnya lebih banyak dan harus ada laki-lakinya

untuk membantu mengangkat konsumsi yang berat

- Pemberian dana untuk pemesanan juga seyogyanya secepatnya agar tidak

terburu buru saat pemesanan makanan

- Divisi transkom kalau bisa harus yang mempunyai kendaraan, agar mobilisasi

pemberian maupun pembelian konsumsi lebih mudah

- Divisi acara harus memberikan rundown ke setiap panitia konsumsi agar jika

ada salah seorang panitia konsumsi yang berhalangan, teman divisinya bisa

langsung menggntikan pekerjaannya

- Panitia lain yang disuruh mengambil konsumsi untuk suatu acara atau

kelompok harus jelas untuk siapa dan kapan diberikannya

- Divisi acara harusnya lebih berkoordinasi satu sama lainnya dalam

menentukan waktu dan jumlah peserta yang akan diberikan konsumsi agar

tidak terjadi kebingungan karena berbeda jumlah dan waktu saat orang yang

memberikan instruksinya berbeda

Page 35: revisi LPJ PEF(1)

PANITIA PADJADJARAN EDUCATION FESTIVAL 2012BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA

KELUARGA MAHASISWA UNIVERSITAS PADJADJARANSekretariat: Student Center Kav. 23 KampusUnpadJatinangor

Website: kema.unpad.ac.id, E-mail: [email protected]

- Divisi lain yang ingin menginstruksikan untuk mengirimkan makanan ke

suatu tempat harus jelas jumlahnya dan jumlahnya itu harus dipirkan matang-

matang agar tidak bolak-balik mengirimkannya akibat kekurangan ataupun

kelebihan

Jatinangor , 28 November 2012

Koodinator Konsumsi,

Vathnawaty Carmilla

NPM . 220110110007

O. BIDANG TRANSPOT DAN AKOMODASI

Data panitia:

Ayu Cahyaning Swastika (Koordinator)

Randika G. Putra (Anggota)

Yona Qurratuain (Anggota)

O. Ginanjar (Anggota)

Aisyah Putri Insani (Anggota)

Syaikhu A. Ahmadi (Anggota)

Galih Agung (Anggota)

Tito Herdawan (Anggota)

Marwan Hadid (Anggota)

Hendy taufik (Anggota)

Ekky Edytya Edison (Anggota)

Syahrir Gibran (Anggota)

Sofyan Yusuf (Anggota)

Page 36: revisi LPJ PEF(1)

PANITIA PADJADJARAN EDUCATION FESTIVAL 2012BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA

KELUARGA MAHASISWA UNIVERSITAS PADJADJARANSekretariat: Student Center Kav. 23 KampusUnpadJatinangor

Website: kema.unpad.ac.id, E-mail: [email protected]

Alin Marlina (Anggota)

Anjanie (Anggota)

Mima Utami (Anggota)

Meilika asanti wahyudi (Anggota)

1. Tahap Persiapan

Job Description:

- Mengumpulkan panitia transkom

- Membagi LO untuk masing-masing sekolah

- Mengirim surat undangan olimpiade

- Menyebarkan surat undangan Tour Unpad

- Mencari tempat penginapan bagi finalis lomba olimpiade

2. Tahap Pelaksanaan

Job Description:

- Membantu persiapan stand

- Memobilisasi Tour Unpad

- Menjemput Adrian Martadianata

3. Evaluasi

Hambatan:

- Kurangnya panitia pada saat pengiriman surat karena masing-masing sibuk

UTS

- Kurangnya kendaraan karena banyak yang tidak bawa dan minimnya panitia

pada saat itu karna pada jam kuliah

Saran:

- Kalau bisa kirim bisa dari jauh-jauh hr di persiapkan dan harus bisa

berkoordinasi dengan lebih baik lagi

Page 37: revisi LPJ PEF(1)

PANITIA PADJADJARAN EDUCATION FESTIVAL 2012BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA

KELUARGA MAHASISWA UNIVERSITAS PADJADJARANSekretariat: Student Center Kav. 23 KampusUnpadJatinangor

Website: kema.unpad.ac.id, E-mail: [email protected]

- Untuk pemilihan panitia transkom tahun depan di harapkan harus memiliki

kendaraan dan bisa mengendarai berbagai macam kendaraan dan kalau bisa

acara pada saat sedang libur.

Jatinangor , 28 November 2012

Koodinator Transkom ,

Ayu Cahyaning Swastika

NPM . 180710110005

P. BIDANG KEAMANAN

Data Panitia :

Fikri Maulana (koordinator)

Andrina Anissa Sofyan (anggota)      

Asrifah Aulia Harahap (anggota)

Sadana Dewi   (anggota)                 

Anggita Galih Arimurti (anggota)        

Anindi Ayu Wardani   (anggota)        

Jorgy Putra Verdana   (anggota)        

Kristo Akbar A         (anggota)         

EllenYunita Putri (anggota)

1. Tahap persiapan

Job description:

1. Membagi staff ke zona masing-masing

2. Menghubungi sentinel untuk membantu ketika acara

3. Mengamankan area acara

4. Memberi tanda “masuk”, “keluar” dan “dilarang parkir”

Page 38: revisi LPJ PEF(1)

PANITIA PADJADJARAN EDUCATION FESTIVAL 2012BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA

KELUARGA MAHASISWA UNIVERSITAS PADJADJARANSekretariat: Student Center Kav. 23 KampusUnpadJatinangor

Website: kema.unpad.ac.id, E-mail: [email protected]

2. Tahap pelaksanaan

Job description:

1. Mengamanakan pintu masuk dan pintu keluar

2. Menjaga kendaraan tidak masuk area acara pada saat acara berlangsung

3. Menyebrangkan peserta

4. Mendampingi guest star

5. Mencatat barang-barang yang ditinggalkan di stand-stand

6. Meminta bantuan sentinel mengamankan barang-barang di malam hari

7. Menyediakan tempat parkir

3. Evaluasi

a. Hambatan

- Rambu tanda yang tidak jelas

- Beberapa orang ada yang memaksa masuk ke area acara dengan kendaraan

- Beberapa peserta masih tidak mengetahui area acara

- Ada yang merusak batas blokir area

b. Saran

- Rambu-rambu ditulis di baliho dengan tulisan besar, sehingga pengunjung

melihat rambu dengan jelas

- Blokir batas-batas area acara, sehingga jelas mana yang boleh dimasuki mana

yang tidak, jika di area terbuka

- Blokir dengan tegas, sehingga tidak ada yang bisa merusaknya

- Kalau bisa acara diadakan di ruangan besar, sehingga jelas area acaranya dan

tidak perlu membuat batasan area acara, dan tidak ada kendaraan yang bisa

masuk

Jatinangor, 28 November 2012

Kordinator Kemanan,

Page 39: revisi LPJ PEF(1)

PANITIA PADJADJARAN EDUCATION FESTIVAL 2012BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA

KELUARGA MAHASISWA UNIVERSITAS PADJADJARANSekretariat: Student Center Kav. 23 KampusUnpadJatinangor

Website: kema.unpad.ac.id, E-mail: [email protected]

Fikri Maulana

NPM. 210110110323

Page 40: revisi LPJ PEF(1)

PANITIA PADJADJARAN EDUCATION FESTIVAL 2012BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA

KELUARGA MAHASISWA UNIVERSITAS PADJADJARANSekretariat: Student Center Kav. 23 KampusUnpadJatinangor

Website: kema.unpad.ac.id, E-mail: [email protected]

PENUTUP

Demikian laporan pertanggungjawaban kegiatan “Padjadjaran Education

Festival 2012” kami buat. Semoga dapat menjadi bahan pertimbangan untuk

kegiatan yang serupa selanjutnya. Atas kerjasamanya kami ucapkan terimakasih.

Ketua Panitia,

Meddy Pratama

NPM. 230110100038

Sekretaris,

Agustin Eko Setiowati

NPM. 260110100096

Menyetujui,

Presiden Kema Unpad,

R. Muhammad Tanri Arrizasyifaa

NPM.130110080187