RINGKASAN EKSEKUTIF - epsmg.jkr.gov.myepsmg.jkr.gov.my/images/b/b7/PLL_QS.pdfHasil rumusan bengkel...
Transcript of RINGKASAN EKSEKUTIF - epsmg.jkr.gov.myepsmg.jkr.gov.my/images/b/b7/PLL_QS.pdfHasil rumusan bengkel...
LESSON LEARNED REPORT Interim Payment
1/22
RINGKASAN EKSEKUTIF
Tujuan laporan ini disediakan adalah bagi membincangkan proses dan kaedah
yang telah dilaksanakan oleh JKR WP Putrajaya dalam menguruskan bayaran interim.
Melalui sesi bengkel ini ianya diharap dapat memperbaiki kaedah dan proses kerja sedia
ada dan seterusnya dapat berkongsi kaedah terbaik yang boleh djadikan panduan
supaya tidak berlaku kelewatan bayaran kepada kontraktor. Bayaran bagi kontrak
Penyenggaraan Fasiliti (FM) diperuntukan di dalam Syarat-syarat Kontrak PWD FMM
2016, Klausa 5 – Terms of Payment, dimana kontraktor dikehendaki mengemukakan
permohonan bayaran secara bulanan.
Melalui bengkel ini juga ianya diharap dapat memberikan kesan penambahbaikan
kepada proses dan amalan sedia ada disamping memperbaiki kekurangan di dalam
setiap peringkat kerja yang berlaku.
Hasil rumusan bengkel yang telah diadakan pada 18hb Oktober 2018 sehingga
20hb Oktober 2018 bagi tajuk ‘Bayaran Interim Bagi Kontrak Pengurusan Fasiliti, JKR
WP Putrajaya diharap dapat memberikan manfaat kepada semua pihak yang
menguruskan bayaran interim sesuatu kontrak.
Bengkel ini telah dihadiri oleh Bahagian Kontrak Dan Ukur Bahan, JKR WP
Putrajaya bersama-sama Bahagian Senggara Kuarters.
LESSON LEARNED REPORT Interim Payment
2/22
A. Maklumat Bengkel:-
a) Tajuk : ‘Project Lesson Learned’ JKR WP Putrajaya
‘Bayaran Interim Bagi Pengurusan Fasiliti,
Housekeeping dan Pest Control’
b) Tarikh : 18hb Oktober 2018 -20hb Oktober 2018
c) Tempat : Hotel Lexis Port Dickson, Negeri Sembilan
d) Peserta : JKR W.P. Putrajaya
1) Sr Thalasiah Binti Mohd Saad
2) Sr Mohd Naeem Bin Abu Bakar
3) Mohd Shahriman Bin Abd Latef
4) Md. Lazis Bin Md. Hussain
5) Fairahanum Binti Rashid
6) Liza Suryani Binti Jamaludin
7) Nik Mohd Ikhwan Bin Nik Yusoff
e) Fasilitator : ECKM, Ibu Pejabat KL
1) Sr. Dr. Khairil Hizar Bin Md Khuzaimah
2) Puan Nor Parzila Abdul Ghaffar
3) Puan Ir. Asrimayanti Binti Chi Ari
LESSON LEARNED REPORT Interim Payment
3/22
Sesi bengkel ini dilaksanakan bertujuan untuk mengumpul maklumat
berkenaan proses bayaran interim yang dilaksanakan di bahagian-
bahagian yang terlibat. Bayaran interim merupakan elemen yang penting di
dalam memastikan sesuatu kontrak berjalan dengan lancar dan membantu
melancarkan aliran tunai pihak kontraktor.
i. Terdapat beberapa faktor yang diberi penekanan di dalam bengkel Project
Lesson Learned (PLL) ini iaitu :
a. Isu berkaitan Bayaran Interim
b. What are consequences?
c. What are the key lesson?
d. Suggestion for action
e. Keperluan borang-borang
ii. Berdasarkan faktor-faktor yang telah dikenalpasti tersebut, maklumat akan
dikumpul melalui kaedah percambahan minda. Setiap ahli kumpulan telah
diminta untuk memberi pandangan masing-masing berkenaan perjalanan
bayaran interim berdasarkan kepada beberapa bahagian seperti berikut:
a. Isu
b. Pegawai terlibat
c. Kesan kelewatan pembayaran
d. Pematuhan arahan sedia ada
e. Borang-borang terlibat
LESSON LEARNED REPORT Interim Payment
4/22
ISU BERKAITAN BAYARAN INTERIM
i. Pihak yang menyediakan dokumen Bayaran Interim
Bayaran Interim disediakan oleh pegawai JKR berdasarkan kemajuan
kerja sebenar di tapak. Penyediaan dokumen adalah berdasarkan garis
panduan yang telah ditetapkan. Namun hasil semakan Ukur Bahan
mendapati agak kerap terdapat pindaan yang perlu dibuat oleh pegawai
JKR yang memantau dan mengawalselia kontrak berkenaan..
ii. Bayaran Interim tidak melalui semakan BKUB
Telah menjadi satu kebiasaan dimana bayaran interim tidak melalui
proses semakan Bahagian Kontrak dan Ukur Bahan (BKUB) pada
penghujung tahun. Hal ini berlaku bagi mempercepatkan proses
pembayaran dilakukan ke atas bayaran interim tersebut.
Jika terdapat sebarang teguran daripada Bahagian Kewangan ke atas
dokumen tersebut, maka dokumen bayaran interim tersebut akan
dikembalikan kepada bahagian yang terlibat untuk tindakan
pembetulan. Diantara proses yang terlibat adalah:-
1) Dokumen akan dikembalikan kepada bahagian yang
menyediakan dokumen bayaran.
2) Pindaan akan dilaksanakan oleh pihak yang terlibat
menyediakan dokumen tersebut.
3) Dokumen perlu dihantar kepada BKUB untuk semakan
selanjutnya.
4) Jika didapati teratur, dokumen bayaran akan diminitkan oleh
BKUB untuk tindakan selanjutnya.
5) Bahagian Kewangan akan membuat tindakan selanjutnya
berdasarkan semakan BKUB.
LESSON LEARNED REPORT Interim Payment
5/22
iii. Dokumen Bayaran Interim lewat diterima oleh BKUB
Bagi memastikan bayaran interim dapat disediakan dalam tempoh 14
hari dari tarikh penerimaan permohonan bayaran dari kontraktor, aspek
tarikh penilaian telah diberi penekanan. Terdapat beberapa isu yang
telah dibincangkan dimana tarikh-tarikh yang terlibat bagi proses
penyediaan perakuan bayaran interim sehingga kontraktor menerima
bayaran iaitu 30 hari dari tarikh pengeluaran sijil bayaran interim tidak
dapat dicapai.
Proses yang terlibat adalah daripada pihak Bahagian sehingga ke
peringkat pembayaran. Pemantauan bilangan hari yang terlibat di setiap
bahagian perlu dilakukan bagi memastikan bayaran diperakui dalam
tempoh yang telah ditetapkan.
Dengan adanya pemantauan ini, punca kelewatan dapat dikenalpasti
dan setiap bahagian boleh fokus kepada punca tersebut.
iv. Bayaran Interim dihantar serentak bagi 3 bulan
Pada asasnya, sesuatu bayaran interim akan dilaksanakan pada setiap
bulan, namun jika terdapat kegagalan penyediaan dokumen pada bulan
tersebut maka bayaran akan dilaksanakan pada bulan berikutnya.
Apabila hal ini berlaku, bayaran interim akan diproses pada bulan yang
terkini. Hal ini akan menyebabkan berlakunya semakan bagi dua atau
tiga bilangan interim akan disemak pada sesuatu masa. Jika terdapat
kesilapan pada interim pertama dan perlukan pindaan maka interim ke-
dua dan ke-tiga akan turut mengalami pindaan.
Faktor-faktor ini sekaligus memberi kesan kepada kelewatan
memproses bayaran interim di bahagian BKUB. Seharusnya kelewatan
penyediaan dokumen bayaran tidak berlaku di bahagian/zon yang
terlibat.
LESSON LEARNED REPORT Interim Payment
6/22
v. ‘Tracking of Payment’
Di dalam proses semakan dan audit teknik pentadbiran kontrak FM,
BKUB telah menyediakan Borang Piagam Pelanggan. Borang ini
merupakan borang yang digunakan sebagai ‘tools’ di dalam sesi
pemantauan dalaman BKUB dan ini termasuklah Semakan Bayaran
Interim.
Bagi proses bayaran interim ini, adalah ditetapkan tempoh semakan
bayaran interim lima (5) hari bekerja dari tarikh dokumen diterima
sehingga dokumen dihantar kepada Pegawai Penguasa Fasiliti untuk
tindakan selanjutnya. Semua pegawai adalah tertakluk kepada bilangan
hari yang telah ditetapkan ini.
Melalui borang piagam pelanggan ini, BKUB dapat mengenalpasti
bilangan hari yang terlibat di dalam proses semakan bayaran interim.
Biasanya kelewatan yang dikenalpasti di dalam BKUB adalah apabila
terdapat pegawai yang bercuti, maka proses semakan akan terhenti.
Dengan adanya borang ini, ia juga dapat merekod dengan baik
perjalanan di setiap peringkat bagi pegawai yang terlibat.
Jika terdapat sebarang kesilapan dan memerlukan pindaan ke atas
dokumen bayaran interim tersebut, maka memo akan dikeluarkan
kepada pihak zon/bahagian yang terlibat. Borang piagam ini akan
merekod bahawa tindakan pemulangan dokumen bayaran melalui
memo telah dikeluarkan. Memo dengan ulasan berhubung butiran
semakan akan dilampirkan di dalam fail bayaran bagi projek tersebut
bersama-sama borang piagam ini.
Borang piagam yang baharu akan dikeluarkan apabila pihak
bahagian/zon menghantar dokumen bayaran selepas pindaan
dilakukan. Tarikh penerimaan dokumen bayaran perlu direkod dengan
baik di dalam borang piagam ini.
LESSON LEARNED REPORT Interim Payment
7/22
C. WHY DID IT HAPPEN?
Melalui sesi perbincangan yang telah diadakan, terdapat beberapa perkara
yang menyebabkan perkara ini berlaku. Diantaranya adalah:-
i. Kewujudan Pelbagai Borang Semakan Sedia Ada Secara Turun
Temurun dan Penambahan Borang Semakan
Berdasarkan senarai semak yang dikemukakan, pegawai yang
menyediakan bayaran interim didapati kurang faham berhubung
keperluan-keperluan dokumen yang diperlukan. Ini kemungkinan
disebabkan oleh pelbagai Borang Semakan yang perlu dilengkapkan dan
telah digunapakai secara tradisi dan keberkesanan borang tidak dikaji,
malah digunapakai mengikut kebiasaan.
ii. Tiada Pegawai Yang Bertanggungjawab Ke atas Senarai Semak
Berdasarkan pemerhatian BKUB, Borang Semakan Interim yang
disediakan tidak memberi kesan dalam memastikan bayaran dapat
dibayar di dalam tempoh yang telah ditetapkan. Pegawai yang
menguruskan sesuatu dokumen bayaran tidak tahu peranan senarai
semak tersebut. Ini terbukti apabila maklumat yang dinyatakan di dalam
senarai semak tidak dikemukakan dengan lengkap dan terdapat senarai
semak yang tidak diisi dengan lengkap.
iii. Pegawai Yang Menyediakan Borang JKR 66 Kurang Kompetensi
Terdapat beberapa kes dimana kesilapan berlaku pada Borang JKR 66,
kesilapan yang biasa berlaku adalah nilai kumulatif APD tidak sama
sepertimana Lampiran A3, potongan WJP dibundarkan, bayaran
disyorkan dan bayaran diperakukan tidak sama dan lain-lain kesalahan.
iv. Kaedah Komunikasi dan Koordinasi Kurang Berkesan Diantara
Pegawai-pegawai di Bahagian/Zon
Berdasarkan semakan ke atas dokumen bayaran yang dikemukakan
oleh pihak bahagian, BKUB mendapati format dokumen adalah tidak
seragam dan disediakan mengikut kesesuaian pegawai yang
LESSON LEARNED REPORT Interim Payment
8/22
menyediakan dokumen tersebut. Walaupun di dalam bahagian yang
sama namun dokumen yang terlibat dan kaedah penyediaan tuntutan
adalah berbeza.
Sering berlaku teguran dan ulasan yang diberikan melalui semakan
BKUB adalah berhubung kesalahan berulang di dalam sesuatu
bahagian. Justeru itu, didapati faktor komunikasi yang kurang berkesan
diantara bahagian berhubung kaedah kerja dan kesilapan di dalam
penyediaan bayaran interim adalah menjadi punca ianya berterusan.
v. Tiada Borang Piagam Pelanggan Di Setiap Bahagian/Zon
Berhubung Borang Piagam Pelanggan, hanya BKUB sahaja dikehendaki
menwujudkan borang tersebut. Berdasarkan faktor komunikasi yang
kurang berkesan dan penyediaan dokumen bayaran yang tidak seragam
maka adalah wajar Borang Piagam Pelanggan diwujudkan di setiap
Bahagian/Zon.
Dengan adanya borang ini, ianya akan menjadi satu panduan kepada
pegawai yang menguruskan dokumen bayaran tersebut. Faktor
kelewatan masa dan siapa yang bertanggungjawab ke atas dokumen
bayaran tersebut seharusnya direkodkan di dalam borang ini.
D. WHAT ARE THE CONSEQUENCES?
Umum mengetahui kesan-kesan daripada bayaran interim tidak dapat
diuruskan dengan baik. Berdasarkan perbincangan yang telah dilakukan,
bersama-sama ini dikemukakan beberapa kesan-kesan yang terlibat.
Diantaranya ialah:-
i. Menjejaskan Aliran Tunai (cashflow) Kontraktor Kewangan pihak kontraktor banyak bergantung kepada bayaran interim yang dituntut. Terdapat beberapa kes dimana para pekerja tidak mendapat bayaran gaji disebabkan kelewatan pembayaran tuntutan interim.
LESSON LEARNED REPORT Interim Payment
9/22
ii. Peruntukan Tidak Dibelanjakan Sepertimana Dirancang Sepertimana sedia maklum, peruntukan yang dimohon bagi menjalankan sesuatu kontrak perlu dipohon dan dibelanjakan dengan sebaik-baiknya sehingga penghujung tahun semasa. Peruntukan yang gagal dibelanjakan pada tahun semasa perlu dipulangkan kepada pihak klien. Apabila hal ini berlaku, klien perlu mengembalikan waran yang tidak dapat dibelanjakan kepada pihak Kementerian Kewangan dan perlu menyatakan punca-punca tidak dapat dibelanjakan. Prestasi Key Performance Index (KPI) klien dan juga JKR turut terjejas disebabkan perkara ini.
iii. Peruntukan Terpaksa Dipulangkan (AP58) Rentetan daripada perkara (ii) diatas, ianya bukan sahaja melibatkan prestasi KPI pihak klien malah turut melibatkan prestasi KPI pihak JKR. Pihak JKR juga akan berdepan dengan tindakan AP58 kerana kegagalan menguruskan perkara ini dengan baik.
iv. Menjejaskan Prestasi dan Imej Jabatan Kesan berikutnya adalah melibatkan prestasi dan imej jabatan secara amnya. Walaupun secara amnya ianya hanya melibatkan nama jabatan namun yang lebih utama adalah tanggungjawab dan amanah yang dipegang dalam melaksanakan tugas tersebut. Hal ini perlu dipandang serius oleh semua pegawai yang terlibat kerana ianya bermula daripada diri pegawai tersebut. Tanpa disedari ianya membawa kesan prestasi dan imej ke atas individu atau pegawai tersebut.
v. Prestasi Kontraktor Terjejas dan Pihak Klien Merungut Faktor ini adalah berkaitan dengan perkara (i) di atas, selain daripada masalah kepada para pekerja ianya turut menyumbang kepada masalah kewangan kepada pihak pembekal dan sub kontraktor yang terlibat. Tanpa aliran tunai yang baik dan kemudahan kredit daripada pihak pembekal, kerja-kerja penyenggaraan akan terganggu keberkesanannya.
LESSON LEARNED REPORT Interim Payment
10/22
Kesan daripada kegagalan pihak kontraktor menjalankan kerja-kerja sepertimana dirancang sekaligus memberi kesan kepada pihak klien. Fungsi dan peranan klien turut terjejas apabila penyampaian perkhidmatan gagal dilaksanakan sepertimana objektif dan misi sesebuah organisasi.
vi. Bilangan Bayaran Interim Meningkat di Hujung Tahun Bagi mencapai sasaran KPI jabatan dan pihak klien, perbelanjaan perlu diuruskan dengan baik. Pada setiap penghujung tahun bilangan bayaran interim bertambah disebabkan faktor masa yang terhad. Dokumen bayaran interim tidak perlu melalui proses semakan di BKUB, hal ini adalah bagi mempercepatkan proses pembayaran. Bahagian yang menyediakan dokumen bayaran menghantar dokumen tersebut kepada pihak Pegawai Penguasa untuk menandatangani Borang JKR 66 dan seterusnya kepada Bahagian Kewangan untuk tindakan pembayaran.
vii. Bebanan Kerja Bertambah dan Tumpuan Kepada Tugasan Lain Terjejas Disebabkan faktor bayaran interim yang dihantar serentak pada masa yang sama dan perlu dibelanjakan pada masa tersebut, tumpuan tugasan kepada tugasan hakiki yang lain telah terjejas. Tumpuan adalah diutamakan kepada proses semakan bayaran interim dan ianya memberi kesan kepada kerja-kerja lain yang memerlukan perhatian sewajarnya. Setiap Bahagian/zon seharusnya mematuhi perancangan awal sesuatu kontrak. Kegagalan pematuhan ini secara langsung telah memberi kesan kepada pegawai-pegawai lain di penghujung tahun semasa. Seharusnya perkara ini menjadi pengajaran kepada semua agar ianya tidak lagi berulang pada masa akan datang.
viii. Penggunaan Akta CIPAA 2014 oleh Pihak Kontraktor Akta CIPAA 2014 merupakan satu akta dimana kontraktor berhak menuntut hak-hak yang termaktub di dalam kontrak. Kegagalan pihak JKR mematuhi tempoh dan jumlah bayaran interim boleh membuka peluang kepada kontraktor mengambil tindakan berdasarkan akta CIPAA 2014.
LESSON LEARNED REPORT Interim Payment
11/22
E. WHAT ARE THE KEY LESSON
Setelah meneliti punca dan kesan daripada kegagalan menguruskan bayaran
interim dengan baik, bengkel seterusnya melalui proses perbincangan
berhubung pengajaran dan penambahbaikan yang boleh dilakukan ke atas
faktor-faktor tersebut. Berdasarkan perbincangan, berikut adalah cadangan-
cadangan yang telah dicadangkan untuk diambil tindakan di peringkat
seterusnya.
i. Kajian semula ke atas Borang Semakan Berdasarkan borang-borang yang digunakan, BKUB mendapati terlalu banyak borang yang perlu dipatuhi sedangkan terdapat item yang berulang pada setiap borang yang terlibat. Adalah lebih baik agar hanya satu borang sahaja digunakan bagi tujuan ini. Borang yang dicadangkan ini perlulah melengkapi semua perkara wajib dan difahami oleh semua bahagian yang terlibat. Borang ini perlu dijadikan sebagai satu borang piawai JKR WP Putrajaya dan dijadikan satu dokumen wajib dalam menguruskan bayaran interim.
ii. Pegawai Penyedia dan Pegawai Penyemak (Bahagian) Perlu Bertanggungjawab Penuh Terhadap Dokumen Yang Disediakan Pegawai yang menyediakan dokumen bayaran dan pegawai yang menyemak dokumen bayaran tersebut mestilah bertanggungjawab ke atas kandungan dokumen. Adalah tidak wajar pegawai yang menyemak dokumen hanya menjadi perantaraan dan sebagai syarat sahaja bagi setiap kelulusan yang dibuat. Pegawai-pegawai ini mestilah mengetahui dan dapat menerangkan dengan baik sekiranya memerlukan penjelasan lanjut.
iii. Pematuhan SAKPKR Bil.26/2012 – Rekod Tindakan Kerja bagi Bayaran Interim Pematuhan dan penggunaan sepenuhnya garis panduan berhubung Bayaran Interim ke atas semua pegawai yang terlibat. Rekod Tindakan Kerja adalah slah satu alat untuk memantau kedudukan atau perjalanan sesuatu bayaran interim.
LESSON LEARNED REPORT Interim Payment
12/22
iv. Kesedaran terhadap penggunaan Rekod Tindakan Kerja bagi Bayaran Interim Penggunaan Rekod Tindakan Kerja mestilah diwajibkan dan pegawai perlulah memahami tindakan-tindakan yang perlu dilakukan. Kesedaran ke atas penggunaan rekod ini perlu ditingkatkan dari masa ke semasa oleh Ketua Bahagian.
v. Perlu Prihatin Terhadap Tempoh Penyediaan Pada Peringkat Penilaian Sehingga Kelulusan Pegawai Pengesyor Tempoh penyediaan dokumen bayaran interim sehingga kelulusan Pegawai Pengesyor dikawal dan dipantau oleh Ketua Bahagian. Kegagalan mematuhi tempoh masa yang telah ditetapkan akan menjejaskan proses keseluruhan bayaran interim.
vi. Mewujudkan Piagam Pelanggan di Setiap Bahagian/Zon
Mengadakan Borang Piagam Pelanggan ke atas setiap bahagian adalah merupakan satu langkah yang perlu dilakukan. Hal ini amat membantu dalam memberi pengetahuan dan mendidik pelaksanaan kerja yang baik. Ia juga dapat membina disiplin ke atas pegawai yang menguruskan dokumen bayaran interim tersebut.
vii. Kajian Semula Keperluan Dokumen Sokongan
Kajian perlu dilakukan ke atas keperluan dokumen sokongan yang kerapkali berulang di dalam sesuatu bayaran interim. Dokumen sokongan yang dilampirkan mestilah memberi input kepada dokumen yang terlibat. Dokumen sokongan juga mestilah membantu proses semakan selanjutnya bagi pihak yang terlibat. Setiap bahagian mestilah memainkan peranan dalam mengenalpasti dokumen yang terlibat. Dokumen-dokumen ini juga mestilah tepat semasa proses pembayaran dilaksanakan.
F. SUGGESTION FOR ACTION
Bagi mengatasi masalah dan isu-isu yang dibincangkan ini, beberapa cadangan penambahbaikan telah dikenalpasti. Diantara cadangan-cadangan tersebut adalah:-
LESSON LEARNED REPORT Interim Payment
13/22
i. Menyelaras borang semakan bayaran interim / proses kerja Tindakan: a) BKUB perlu menyemak berhubung tatacara kontrak
b) Bahagian/Zon perlu mengenalpasti keperluan teknikal
ii. Mengenalpasti dokumen sokongan
Tindakan:
a) Bahagian Kewangan
iii. Menghadiri kursus/ taklimat/ hands-on berkaitan bayaran interim kepada Pegawai Penyedia dan Pegawai Penyemak Tindakan: a) BKUB & PIC Bahagian-bahagian
iv. Tempoh dari penilaian sehingga kelulusan pegawai pengesyor disingkatkan
Tindakan:
a) Bahagian/Zon
v. Setiap Bahagian/zon perlu menyediakan 3 salinan Borang JKR 66
Tindakan:
a) Bahagian/Zon
vi. Edaran Dokumen Bayaran Interim
Tindakan:
a) Setiausaha Pejabat Pengarah: setelah Borang JKR 66
ditandatangani oleh Pegawai Penguasa Fasiliti, Setiausaha Pejabat
kepada Pegawai Penguasa Fasiliti akan menyerahkan 1 dokumen
Borang JKR 66 kepada Bahagian Kewangan dan 2 dokumen Borang
JKR 66 kepada BKUB
LESSON LEARNED REPORT Interim Payment
14/22
b) BKUB akan menguruskan 2 dokumen bayaran interim bagi rekod fail
kontrak dan serahan kepada bahagian/zon.
vii. Sistem ‘payment tracking’ ditambahbaik bagi menunjukkan ‘sense of urgency’
Tindakan: Semua Bahagian
viii. Bayaran Interim secara berkala (bulanan) dibuat berdasarkan jumlah unjuran perbelanjaan yang telah diluluskan
Tindakan: Semua Bahagian
G. KEPERLUAN BORANG/SENARAI SEMAKAN
Berikut disenaraikan borang/senarai semakan yang digunakan bagi proses
Bayaran Interim di JKR WP Putrajaya. Rujukan telah dibuat ke atas borang-
borang tersebut dalam menguruskan tuntutan pihak kontraktor. Diantara
borang-borang yang terlibat adalah:-
i. Senarai Semakan Penyediaan Bayaran Interim – Prosedur Pentadbiran
Kontrak (SPB)
ii. Rekod Tindakan Kerja Bayaran Interim (SA KPKR Bil 26/2012)
iii. Proses Kerja Bayaran Interim
iv. Senarai Semakan Dokumen Bayaran Interim Kontrak Penyenggaraan
v. Senarai Semak Penyediaan Bayaran Interim - Kewangan JKR WPP
vi. Nota Semakan Penyediaan Bayaran Interim
BKUB telah membuat edaran berhubung pemakluman perkara-perkara yang
disemak di dalam suatu dokumen bayaran interim yang dikemukakan oleh pihak
bahagian/zon. Berdasarkan pemakluman tersebut, pihak bahagian/zon mendapat
penjelasan ke atas dokumen dan perkara-perkara yang perlu disediakan serta
diambilkira di dalam proses penyediaan dokumen bayaran.
LESSON LEARNED REPORT Interim Payment
15/22
Pihak Bahagian/zon perlu sentiasa peka jika terdapat perubahan kerja yang
terlibat di dalam sesuatu kontrak. Perubahan yang berlaku semestinya melibatkan
tatacara jawatankuasa dan sekaligus melibatkan kos samada tambahan mahupun
kurangan.
Adalah menjadi tanggungjawab PIC di Bahagian/zon untuk sentiasa
mengemaskini maklumat dan butiran kontrak sejajar dengan perjalanan semasa
sesuatu kontrak.
H. LESSON LEARNED CONCLUSION
Cadangan Penambahbaikan Proses Flow Bayaran Interim Yang Melibatkan
Kontrak Penyelengaraan
i. Aktiviti 1 hingga 2c dicadangkan menjadi 10 hari (asal 7 hari)
Justifikasi :-
a) Bergantung pada Aduan
b) Bergantung pada Mesyuarat Ascertained Performance Deduction
(APD)
c) Bergantung kepada Bilangan & Skop Kerja Penyelengaraan
ii. Aktiviti 2b, penyediaan Borang JKR 66 disediakan sebanyak 3 salinan
(asal 1 salinan)
Justifikasi:-
a) Di peringkat aktiviti 3c, sebaik sahaja Pegawai Penguasa Fasiliti
(PPF) menandatangani Borang JKR 66, kebiasaannya borang
tersebut akan diedarkan kepada BKUB dan seterusnya
Bahagian/zon untuk membuat Salinan. Selepas itu barulah borang
tersebut diserahkan oleh Bahagian/zon kepada Bahagian
Kewangan (Aktiviti 4a). Ini menyebabkan berlakunya kelewatan dan
kesukaran memantau pergerakan dokumen
LESSON LEARNED REPORT Interim Payment
16/22
b) Dicadangkan supaya 3 salinan dokumen bayaran disediakan untuk
diedarkan oleh Setiausaha Pejabat Pengarah selaku Pegawai
Penguasa Fasiliti kepada pihak berikut :
Bahagian Kewangan (1 set dokumen JKR 66 untuk Proses
Bayaran)
BKUB ( 1 set dokumen JKR 66 untuk fail BKUB, 1 set
dokumen JKR 66 untuk diserahkan kepada Bahagian/Zon)
dan BKUB perlu membuat 1 salinan JKR66 sahaja untuk
diedarkan kepada pihak kontraktor)
c) Sebaik sahaja Borang JKR 66 ditandatangani oleh Pegawai
Penguasa Fasiliti (PPF) pihak BKUB akan memaklumkan
kepada ‘Group’ JKR Putrajaya melalui aplikasi Whatapps
iii. Dokumen Sokongan yang disertakan bersama-sama Borang JKR 66
(Aktiviti 2b):
a) Bagi BKUB, Bahagian Kewangan dan Bahagian/Zon salinan
lengkap yang merangkumi Salinan Surat Setuju Terima, Sijil-sijil
CIDB, Penyata Bank, Sijil MOF, Polisi Insuran-insurans kontrak,
dokumen Sales & Service Tax (SST) dan butiran Senarai Kuantiti.
iv. Proses bayaran Interim daripada aktiviti 1 hingga 6 mengambil masa 21
hari.
Proses Kerja Carta Alir Perincian Kerja Tempoh Pegawai
Bertanggungjawab
LESSON LEARNED REPORT Interim Payment
17/22
Terima permohonan kontraktor,
Penilaian Bersama (joint valuation)
Pengesahan kesempurnaan kerja
(pengesahan Pegawai Penilai oleh WPPF)
Penyediaan JKR66 – FM / melalui SKALA
(bukan FM)
Kelulusan Pegawai Pengesyor
Semakan audit Teknik
Kelulusan & Perakuan Bayaran oleh Pegawai Yang Diberi Kuasa
Memperakukan
Tanggungan Kontrak & Kelulusan,
Penyediaan Baucer Bayaran oleh Pegawai Kewangan
Kelulusan Pegawai Yang Diberi Kuasa Melulus
Semakan Baucer
Hantar kepada Pihak Pembayar
Proses bayaran/Pindah masuk Akaun Penerima
1
9
10
5
2
17
4
21Hari
PPF/WPPF
Pegawai Penilai/ WPPF
Pegawai Penilai
Pegawai Pengesyor
dari Tarikh Penilaian
Bhg Kontrak & Ukur
Bahan (BKUB)
Pegawai Yang Diberi Kuasa
Memperakukan
dari Tarikh Penilaian
Pegawai Kewangan (Peraku 1) & Pejabat
Perakaunan (KKR)
Pegawai Yang Diberi
Kuasa Melulus (Peraku 2)
Peraku 2
Peraku 2
Pejabat Perakaunan (KKR)
dari Tarikh Penilaian
Carta Alir Penyediaan Bayaran Interim JKR WP Putrajaya
(2) Penyediaan
Borang
JKR66
1
2a
3a
6
2b
2c
3b
4a
4b
4c
5a
Tidak
Tidak
Tidak
Ya
Ya
Tidak
Ya
(1)
Penilaian
Kerja
(3) Kelulusan Borang
JKR66
(4) Penyediaan
Baucer Bayaran-
1GFMAS
(5) Pihak
Pembayar
LESSON LEARNED REPORT Interim Payment
18/22
Disediakan Oleh,
………………………………….
Bahagian Kontrak Dan Ukur Bahan JKR Wilayah Persekutuan Putrajaya.
Disemak Oleh,
…………………………………….
ECKM, JKR Ibu Pejabat,
Disahkan Oleh,
……………………………………
YBhg. DATO’ IR HJ HABBALI BIN IBRAHIM Pengarah, JKR Wilayah Persekutuan Putrajaya.