RINGKASAN EKSEKUTIF - mpc.gov.my · RINGKASAN EKSEKUTIF TAJUK KERTAS : PENJELASAN DAN PANDUAN...
Transcript of RINGKASAN EKSEKUTIF - mpc.gov.my · RINGKASAN EKSEKUTIF TAJUK KERTAS : PENJELASAN DAN PANDUAN...
RINGKASAN EKSEKUTIF
TAJUK KERTAS :
PENJELASAN DAN PANDUAN
PENGGUNAAN BORANG PERMOHONAN
PEMBAYARAN (BORANG ISO) MPC
TARIKH : 4 SEPTEMBER 2018
ANGGARAN HASIL DAN
KOS :
TIDAK BERKAITAN
BAHAGIAN : UNIT PEROLEHAN (PCT)/UNIT
KEWANGAN (FIN)
IMPAK :
i. Mengelakkan kekeliruan warga
mengenai penggunaan Borang ISO
ii. Mempercepatkan proses
pembayaran kepada pembekal
perkhidmatan
iii. Mengurangkan karenah birokrasi
yang dapat mempertingkatkan
tadbir urus yang lebih baik, cekap
dan berkesan
BAKI
PERUNTUKAN/T.TANGAN
KETUA AKAUNTAN
:
ULASAN PENGURUS PCT :
KERTAS CADANGAN UNTUK PERTIMBANGAN DAN KELULUSAN LEMBAGA PENGURUSAN (BOM)
TENTANG PENJELASAN DAN PANDUAN PENGGUNAAN BORANG PERMOHONAN PEMBAYARAN
(BORANG ISO) MPC
1.0 TUJUAN
Tujuan kertas cadangan ini adalah untuk memaklumkan dan mendapatkan kelulusan
daripada pihak Pengurusan MPC (BOM) mengenai pembayaran aktiviti-aktiviti yang
menggunakan Borang Permohonan Pembayaran (ISO) MPC.
2.0 LATAR BELAKANG
2.1 Borang Permohonan Pembayaran (Borang ISO) adalah borang yang digunakan bagi tujuan
membuat pembayaran berkaitan aktiviti elaun mesyuarat, hadiah konvensyen, bayaran
secara kontra, bayaran penceramah/taklimat, tuntutan perjalanan orang luar dan pos
laju. Walaubagaimanapun kebelakangan ini terdapat maklumbalas dan isu daripada warga
mengenai kekeliruan Penggunaan Borang ISO untuk aktiviti di atas mengakibatkan proses
pembayaran kepada penceramah/pembekal mengambil masa yang lama dan tidak cekap.
2.2 Isu ini timbul kerana tiada panduan jelas bagi penggunaan Borang ISO dan pegawai terpaksa
mengisi pula Borang RO bagi membuat pembayaran. Borang ISO dan RO adalah berbeza dari
segi prosedur dan situasi ini menimbulkan kekeliruan serta tidak dapat mematuhi prosedur
yang telah ditetapkan.
2.3 Perbezaan antara Borang ISO dan Borang RO seperti berikut:
Jadual 1: Perbandingan penggunaan Borang ISO dan Borang RO
BIL ITEM BORANG ISO BORANG RO
1 Tempoh Pengisian Borang
Borang ISO diisi selepas penceramah/pembekal memberi perkhidmatan
Manakala Borang RO hendaklah diisi 7 hari sebelum program
2 Kadar Bayaran
Bagi kakitangan kerajaan atau kakitangan swasta kadar bayaran sebagai penceramah/fasilitator sambilan adalah mengikut Pekeliling Perbendaharaan (WP 1.8/2015) [Lampiran 1] Rujuk Jadual 1,2 dan jadual 6: Garis Panduan Kadar Bayaran Kepakaran (Bukan Perunding) di MPC
Bayaran boleh dibuat kepada syarikat atau individu yang memberikan perkhidmatan mengikut jenis perkhidmatan seperti dinyatakan di dalam Garis Panduan Kadar Bayaran Kepakaran (Bukan Perunding) di MPC. Rujuk Jadual 3, 4, 5, 6 dan 7 [Lampiran 2]
3 Syarat dan Dokumen sokongan
Rujuk senarai semak Borang ISO bertarikh 18.7.2018 [Lampiran 3]
1) Keratan Minit BOM & anggaran bajet program 2) Garis Panduan Kadar Bayaran Kepakaran (Bukan Perunding) di MPC hanya untuk perolehan terus di bawah nilai RM20,000 untuk satu-satu kelas item. 2) Jika melebihi RM 20,000 maka lantikan perlu dibuat melalui perbandingan sebutharga. 3) Surat lantikan 4) Surat setuju terima 5) Terma rujukan (TOR) 6) Invois dari pembekal
4 Proses pembayaran
Dokumen yang lengkap akan diproses oleh Unit Kewangan
1) Dokumen yang lengkap akan diproses oleh Unit PCT 2) LO akan dikeluarkan kepada pembekal 3) LO akan diserahkan kepada pembekal untuk dicop dan ditandatangan 4) Individu perlu keluarkan invois 5)Seterusnya pembayaran akan diproses selepas menerima semua dokumen berkaitan termasuk invois pembekal
5 Masa proses Pembayaran akan diproses dalam masa 14 hari
1) RO diisi 7 hari sebelum program
2) Selepas program LO perlu dipulangkan dan ditandantangani pembekal dan pegawai mengambil masa sekurang-kurangnya 2 hari (jika serahan tangan) dan lebih masa diperlukan jika melalui pos (5 – 10 hari) untuk hantar dan kembali
2.4 Oleh kerana keperluan bagi proses Borang ISO dan Borang RO adalah berbeza, maka
perlunya satu panduan yang jelas bagi memastikan semua prosedur dipatuhi dan
mengurangkan beban peraturan yang tidak perlu kepada pihak penceramah/pembekal.
3.0 OBJEKTIF
3.1 Memberi penjelasan dan panduan bagi mengisi borang yang betul bagi aktiviti yang
berkaitan dengan khidmat guna tenaga sebagai penceramah/fasilitator/penulis
artikel/kehadiran elaun mesyuarat.
3.2 Mengelak daripada beban peraturan yang tidak perlu akibat daripada prosedur yang tidak
jelas.
3.3 Mengurangkan karenah birokrasi dan tadbir urus yang lebih baik, cekap dan berkesan.
3.4 Meningkatkan kualiti penyampaian perkhidmatan kepada pelanggan.
4.0 PENJELASAN PROSEDUR PENGGUNAAN BORANG ISO
Daripada situasi di atas, penjelasan penggunaan Borang ISO bagi individu yang memberi
perkhidmatan adalah seperti berikut:
Aktiviti Kategori Syarat dan Keperluan Dokumentasi
Penceramah/Fasilitator/ pembentangan kertas kerja/Moderator sesi panel di mana-mana platform berbentuk forum, seminar, bengkel atau sesi perkongsian yang dianjurkan MPC *Penceramah tidak melebihi 4 jam sehari bekerja.
Individu Penjawat Awam
Keratan kelulusan minit BOM & anggaran bajet program
Mendapat kelulusan Ketua Jabatan melalui Borang Tuntutan Penceramah mengikut pekeliling WP 1.8/2015 (Lampiran B) [Lampiran 4] (untuk ceramah sahaja)
Kadar bayaran tidak melebihi separuh daripada gaji bulanan pegawai bagi penjawat awam.
(WP 1.8/2015)
Individu bukan penjawat awam (swasta dan pesara kerajaan)
Keratan kelulusan minit BOM & anggaran bajet program (item kos)
Surat lantikan
(return) 3) Pembayaran diproses
dalam masa 14 hari.
Surat setuju terima
Akuan pengesahan pensyarah jemputan/Senarai kehadiran
Kadar bayaran mengikut perenggan 16(ii)(g),PK2 1PP, 2013 Tidak bersiri atau berjadual
Elaun Ahli mesyuarat /kumpulan fokus/ Panel
Bayaran Individu Minit BOM & anggaran bajet program
Surat lantikan
Surat setuju terima
Mendapat surat kebenaran daripada Ketua Jabatan bagi penjawat awam
Tandatangan Senarai kehadiran
Kadar Bayaran mengikut Garis Panduan Kadar Bayaran Perkhidmatan (Bukan Perunding) Jadual 5 (Bil 2)
Pembayaran Secara Kontra (Kontra Hasil)
Rujuk senarai semak Borang ISO (bertarikh 18.7.2018) [Lampiran 3] Bayaran Pos Laju
Lain-lain Pembayaran untuk perkhidmatan-perkhidmatan lain selain dinyatakan di atas kepada individu/perseorangan menggunakan Permohonan Pembayaran (ISO) perlulah mendapat kebenaran bertulis daripada Ketua Pengarah MPC.
Walaubagaimanapun, jika individu yang dilantik tersebut memberi perkhidmatan dan
terlibat secara langsung kepada sesuatu projek/program yang mempunyai komitmen
keperluan hari bekerja (mandays), bayaran berkala dan Terms of References (TOR) yang
tertentu perlulah mengisi borang RO, perkhidmatan melebihi sekali dan tatacara
perolehan adalah mengikut nilai yang diberikan oleh individu/pembekal tersebut.
5.0 SYOR
Lembaga Pengurusan MPC dipohon meluluskan Penjelasan Dan Panduan Penggunaan
Borang Permohonan Pembayaran (Borang ISO) MPC.
Disediakan oleh:
Cham Yin Hwa
Penolong Pengurus
Unit Pengurusan Perolehan (PCT)
Disemak Bersama oleh:
En. Mohd. Azwan Mohd. Salleh Cik Hjh Wan Norhani Wan Khalid
Pengurus Kanan Pengurus Kanan
Unit Pengurusan Perolehan (PCT) Pengurus Kanan Unit Kewangan (FIN)
Disahkan oleh:
Tn. Hj. Burhanuddin Hj. Saidin
Pengarah
Bahagian Khidmat Pengurusan dan Kewangan (MSF)
Disahkan oleh:
Tn. Hj. Burhanuddin Hj. Saidin
Pengarah
Bahagian Khidmat Pengurusan dan Kewangan (MSF)
[Lampiran 1: WP1.8/2015]
[Lampiran 2: Garis Panduan Bayaran Kepakaran (Bukan Perunding) di MPC]
Sila rujuk pada http://www.mpc.gov.my/prince/2018/06/07/bom-pct/ SEMAKAN SEMULA GARIS PANDUAN KADAR BAYARAN PERKHIDMATAN KEPAKARAN (BUKAN PERUNDING) DI PERBADANAN PRODUKTIVITI MALAYSIA (MPC) untuk muat turun dokumen.
[Lampiran 3: Borang Permohonan Pembayaran]
[Lampiran 4] Borang Tuntutan Penceramah mengikut pekeliling WP 1.8/2015 (Lampiran B)
BORANG PERMOHONAN
UNTUK MENJALANKAN TUGAS SEBAGAI
PENSYARAH/ PENCERAMAH SAMBILAN ATAU
PENSYARAH/ PENCERAMAH SAMBILAN PAKAR
BAGI BULAN ………. TAHUN ………..
(DIISI DALAM DUA SALINAN)
Kepada :
……………………………………
……………………………………
……………………………………
……………………………………
BAHAGIAN 1 (Diisi Oleh Pemohon)
A. BUTIR-BUTIR PERIBADI
1. Nama :……………………………………………………………
2. No. Kad Pengenalan :……………………………………………………………
3. Jawatan / Gred :……………………………………………………………
4. Taraf Jawatan :……………………………………………………………
5. Kelulusan Akademik Tertinggi :……………………………………………………………
6. a) Gaji Pokok :……………………………………………………………
b) Elaun Memangku (Jika Ada) :……………………………………………………………
c) No. Gaji :……………………………………………………………
d) Nama Bank :……………………………………………………………
e) No. Akaun Bank :……………………………………………………………
f) No. Cukai Pendapatan :……………………………………………………………
g) Emel :……………………………………………………………
h) No.Telefon Pejabat :…………………………. No. H/p :……………………...
7. Nama Kementerian/ Jabatan/Agensi :……………………………………………………………
……………………………………………………………
……………………………………………………………
8. Alamat Kementerian/Jabatan/Agensi :……………………………………………………………
……………………………………………………………
……………………………………………………………
B. BUTIR - BUTIR PEMOHON
Bil Tajuk Kursus/Ceramah Tarikh
Kursus/Ceramah
Tempoh
(Dalam Jam)
Jumlah Tuntutan
(RM)
JUMLAH TUNTUTAN (RM)
a) Jumlah besar tuntutan bulanan di para 1 di atas adalah selaras dengan kelayakan saya seperti
ditetapkan di perenggan 2. Pekeliling Perbendaharaan 2/2005
atau
b) Jumlah besar tuntutan bulanan di para 1 di atas adalah melebihi kelayakan saya seperti
ditetapkan di dalam Pekeliling Perbendaharaan 2/2005 dan saya telah memulangkan balik
lebihan bayaran saguhati yang diterima iaitu sebanyak RM…………… kepada Kementerian/
Jabatan/ Agensi ……………………………………………………………… seperti surat akuan yang disertakan
daripada Kementerian/ Jabatan / Agensi ……………………….. Bil …………………… bertarikh
……………………………..
C. PERAKUAN
Saya mengaku butir-butir yang dinyatakan di atas adalah benar.
………………………………
Tandatangan Pemohon
Tarikh :……………. Nama : ………………………………..
BAHAGIAN II
i. Ulasan Ketua Jabatan
Tarikh : ……………… ……………………………
Tandatangan Ketua Jabatan
Nama : …………………………
Jawatan : …………………………
Cop Jab.: …………………………
ii. Pengesahan Ketua Jabatan Disahkan bahawa pegawai ini adalah seorang pensyarah/penceramah sambilan
golongan pakar/bukan golongan pakar*
Tarikh : ……………… ……………………………
Tandatangan Ketua Jabatan
Nama : …………………………
Jawatan : …………………………
Cop Jab.: …………………………
* Potong yang mana tidak berkenaan.
BAHAGIAN III (Diisi oleh Kementerian/Jabatan/Agensi Penganjur)
Keputusan Permohonan
Diluluskan /Tidak Diluluskan*
Tarikh : ……………… ……………………………
Tandatangan Ketua Jabatan
Nama : …………………………
Jawatan : …………………………
Cop Jab.: …………………………
* Potong yang mana tidak berkenaan.
Dokumen yang perlu disertakan :-
- Salinan buku bank/ penyata bank - Salinan penyata gaji terkini (kakitangan kerajaan sahaja) - Salinan Sijil Tertinggi (SPM/DIPLOMA/IJAZAH/PHD) (kakitangan swasta) - Surat jemputan/lantikan penceramah - Jadual atucara majlis/Tentatif program
* Semua dokumen mestilah diakuisah oleh Ketua Jabatan.
[Lampiran 4] Borang Tuntutan Penceramah mengikut pekeliling WP 1.8/2015 (Lampiran B)