KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA(Ministry Of Education Malaysia)BAHAGIAN PENGURU(Human ResourceARAS 1-5 DAN 12.PUSAT PENT62604 PUTRAJAYA

KEMENTERIA}PENDIDIKANMALAYSIA

Telefon : +603-8884 6000 (Tatian UmunFaks : +603-8888 6292Laman web : http://www.moe.gov.my

kami : KPMSP.500-3/1611(+1)

: l1 Januari 2016

Q Raniutakhir 1437H

YBhg. Datuk/ Dato'l Datin/ Tuan/ Puan,

SENARAI TUGAS PEMBANTUPENDIDIKAN MALAYSIA

OPERASI GRED N11/N14 DI KEMENTERIAN

Dengan hormatnya saya diarah untuk menariktuan/ puan kepada perkara di atas.

I-}/{IO' ROSDI BIN ISMAILPengarah Pendidikan Pahang

perhatian YBhg. Datuk/ Dato'l Datin/

2. Untuk makluman YBhg" Datuk/ Dato'/ Datin/ tuan/ puan, BahagianPengurusan Sumber Manusia, Kementerian Pendidikan Malaysia (KPM) telahmenyediakan Senarai Tugas Pembantu Operasi Gred N11/N14. Senarai tugas inidisediakan dengan merujuk kepada Pekeliling Perkhidmatan Bil. 19 Tahun 2013 danjuga hasil mesyuarat yang diadakan bersama wakil Kesatuan Pembantu OperasiPerkhidmatan Awam Semenanjung Malaysia (KEPSI).

3. Sehubungan dengan itu, bersama-sama ini disertakan Senarai TugasPembantu Operasi Gred N11/N14 di KPM untuk rujukan dan panduan pihak YBhg.Datuk/ Dato'/ Datin/ tuan/ puan seperti di lampiran-lampiran berikut:

i) LAMPIRAN A : Senarai Tugas Pembantu Operasi di Bahagian/Jabatan Pendidikan Negeri/ Pejabat Pendidikan Daerah; dan

ii) LAMPIRAN B : Senarai Tugas Pembantu Operasi di Sekolahl lnstitusiKPM.

+E r./,

Rakyat Dldthulukn,Pandpelan Dluam#n

.?$"*K

A:'[i1il,L t ^ c,eklof**t'*r*_t-t

1':i,,ri0t ^* 'ltpr,,.. "

tB 2olb

,lr-s,1i."'' a111 T.-Jldc-at,^

n,fr9EMUA KETUA BAHAGIAN

tfiE3fMUA PENGARAH PEN DTDTKA

Eg,Kr+ t

ffiffi^!'

4.KerjasamapihakYBhg'Datuk/Dato'/Datin/tuan/puanjugaadalahuntuk mengedarkan senarai tugas ini kepada lemua Pejabat Pendidikan

sekolah/ institusi Oi Uawafr seliaJn YBhg. tjatuk/ Dato'/ Datin/ tuan/ puan'

dimohonDaerah/

5. Perhatian danadalah amat dihargai

Sekian.

"SEHATI SEJIWA'',,BERKHIDMAT UNTUK NEGARA''

Saya yang menurut Perintah,

kerjasamaYBhg.Datuk/Dato'lDatin/tuan/puandalamhaliniJ"n OiO"flului dJngan ucapan terima kasih'

(JAMIL BIN RAKON)bahagian Pengurusan Sumber Manusia

b.p. Ketua SetiausahaKementerian Pendidikan MalaYsia

s.k. i)

ii)

iii)

iv)

v)

vi)

vii)

viii)

KSU

rKSU(P)

TSUBK(SM)

TSUB(SM)D

TSUB(SM)J

TSUB(SM)K

KPSU(SM)Tiw

PresidenKesatuan PembantuPerkhidmatan AwamNo.72 Tingkat 1,

Bangunan Yeoh ChengBatu 1Y' Jalan Meru,41050 KlangSELANGOR

Ketr:a Penolcng irengatah

Penoiong Fengarah I Kelua Unit (fa*t'rPenVeiia

i-emh?rrlu finas

Fe,ii:,n4.F

q*

1-#

|ltrlittrn:ii

Catatan :

wt+tu + ??e. tF{OOR F,AIRILdIT{ EI]STI JA.AFAR

"Ketua Sek'tar Khidrnd Ferngunusan' Dan f emUmgmAj

Ta,1krir: yt /tltf'

OperasiSemenanjung MalaYsia (KEPSI)'

Liam,

np. et'o) :;

*-Ith- |u*tt#U,i '

*-d*i*'cra

1"

LAMPIRAN A

SENARAI TUGAS PEMBANTU OPERASI DI BAHAGIAN/ JABATANPENDIDIKAN NEGERI/ PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH

Mengendalikan tugas penyampaian atau kutipan surau dokumen/samin/ notis dengan sempurna, cekap dan berkesan.1.1 Mengambil surat luaran dart pigeon hole dan mesin faks'

1.2 Merekod/ mendaftar surat masuk dan surat keluar ke dalam

Buku Daftar Surat Masuk/ Keluar dan dicap terima (kecuali surat

berstatus sulit) dan menyerahkan kepada Ketua Pembantu

Tadbir.1"3 Mengedar surat yang diterima kepada seksyen/ uniU kakitangan

yang berkenaan.1.4

-trltengeoar surat dalaman/ pekeliling dan surat panggilan

mesyuarat kepada seksyen/ unit/ kakitangan yang berkenaan'

1.5 Menghantar surat-surat ke pejabat pos dan Bahagian/ sektoryang berkenaan.

1.6 Mengurus Franking Surat - agihan mengikut berat surat dan

nilai surat, buat cetakan nilai dan hantar ke Pejabat Pos.

1.7 Mendaftar dan membuat salinan Buku Perkhidmatan Kerajaan

yang diterima (secara serahan tangan/ pos berdaftar dan lain-

iaini serta mengagihkan kepada pegawai yang mengendalikan

urusan perkhidmatan.

Membantu membuat salinan pendua dan penjilidan dokumen'2.1 Membuat salinan dokumen/ suratl memo dan lain-lain'

2.2 il/lencetak, mengetip, menjilid dan binding dokumen yang

diperlukan.2.3 Menyelenggara

dicetak/ disalinMesin Fotostat.

2.4 Mengurus kerja-kerja digital filing seperti mengimbas surat

masuk dan keluar.2.5 Mencari, menyimpan dan menyusun dokumen I fail di raW

kabinet besi yang disediakan atau di tempat penyimpanan'

2.6 Memastikan -borbng-borang

khas (pinjaman komputer, borang

cuti dan lain-lain) mencukuPi.

2.

mesin fotostat serta memastikan dokumen yang

direkod di dalam Buku Daftar Penggunaan

3.

LAMPIRAN A

Mengangkat, menyusun dan mengemas barang-barang atau

peralatan bekalan dari stor pejabat.3.1 Membantu dalam urusan mengambil, mengangkat, menyusun

dan mengemas barang-barang dari stor pejabat'

3.2 Membantu kerja-kerja pelupusan aset yang telah usang dan

tidak diPerlukan.

Mengemas dan menyusun atur bilik mesyuarat sebelum dan

selepas mesyuarat serta memastikan peralatan di bilikmesyuarat disenggara dengan baik.4.1 Menerima tempahan- bilik mesyuarat, mengemas dan

memastikan susun atur bilik mesyuarat dalam keadaan baik

sebelum dan selepas mesYuarat.4.2 Membantu kerja-kerja penyediaan peralatan dan bahan-bahan

untuk kegunaan mesyuarat, bengkel, kursus dan lain-lain majlis

rasmi.4.3 Memastikan kebersihan tempat sebelum, semasa dan selepas

mesyuarat, bengkel, kursus dan lain-lain majlis rasmi.

Membantu membawa peralatan penggambaran/ peralatan ICT

dan memastikan keselamatan peralatan berkenaan.

Memastikan kebersihan dan kekemasan pejabat sepanjang

masa.6.1 Menyusun dan mengemas buku-buku dan majalah untuk

bacaan/ rujukan Pelanggan.6.2 Menjaga kebersihan bilik penyimpanan fail'

6.3 Memastikan tahap kebersihan ruang kerja/ pejabat dalam

keadaan baik.6.4 Membantu mengemaskini papan maklumat pejabat berkaitan

pentadbiran.

Melaksanakan tugas pemanduan kenderaan pada bila-bila masa

apabila diarahkan oleh Ketua Jabatan'7.1 Membawa kenderaan pejabat (atas kebenaran bertulis daripada

Ketua Jabatan) sekiranya ketiadaan pemandu'

Membantu dan menjadi urus setia bengkel/ kursusl mesyuarat

sekiranya diarahkan.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

11.

LAMPIRAN A

Bertugas di kaunter pertanyaan/ kaunter utama mengikut jadual.

Membantu dalam penyediaan Kad Perakam Waktu'

Tugas- tugas yang diarahkan dari semasa ke semasa.

LAMPIRAN B

SENARAI TUGAS PEMBANTU OPERASI DI SEKOLAH/ INSTITUSI KPM

1. Mengendalikan tugas penyampaian atau kutipan surau dokumen/

samin/ notis dengan sempurna, cekap dan berkesan.1 .1 Mengambil surat luaran dari pigeon hole dan mesin faks'

1.2 tUerJt<od/ mendaftar surat masuk dan surat keluar ke dalam

Buku Daftar Surat Masut<i Keluar dan dicap terima (kecuali surat

berstatus sulit) dan menyerahkan kepada Ketua Pembantu

Tadbir.1.3 Mengedarkan surat yang diterima kepada

berkenaan.1"4 Mengedarkan surat dalamanl pekeliling

mesyuarat kepada uniU kakitangan yang

1.5 Menghantar surat-surat ke pejabat pos'

Membantu membuat salinan pendua dan penjilidan dokumen'

2.1 Membuat salinan dokumenl surat/ memo'

2.2 Mencetak, mengetip, menjilid dan binding dokumen yang

diperlukan.2.3 Menyelenggara mesin fotostat serta memastikan dokumen yang

diceiakJ d-isalin direkod di dalam Buku Daftar Penggunaan

Mesin Fotostat.2.4 Mencari, menyimpan dan menyusun dokumen I fail di rakl

kabinet besi yang disediakan atau di tempat penyimpanan'

2.5 Memastikan -boEng-borang

khas (pinjaman komputer, borang

cuti dan lain-lain) mencukuPi'

Mengangkat, menyusun dan mengemas barang-barang atau

peralatan bekalan dari stor pejabat'3.1 Membantu dalam UrUSan mengambil, mengangkat, menyusun

danmengemasbarang-barangdaristorpejabat.3"2 Membaniu kerja-kerjJ pelupusan aset yang telah usang dan

tidak diPerlukan.

Mengemas dan menyusun atur bilik mesyuarat sebelum dan

selepas mesyuarat serta memastikan peralatan di bilik

mesyuarat disenggara dengan baik'4.1 Menerima l6mpahan- bilik mesyuarat, mengemas dan

memastikan susun atur bilik mesyuarat dalam keadaan baik

unit/ kakitangan Yang

dan surat panggilanberkenaan.

3.

4.

5.

6.

LAMPIRAN B

sebelum dan selepas mesYuarat'4.2 Membantu kerja-kerja penyediaan peralatan dan bahan-bahan

untuk kegunaan mesyuarai, bengkel, kursus dan lain-lain majlis

rasmi.4.3 Memastikan kebersihan tempat sebelum, semasa dan selepas

mesyuarat, bengkel, kursus dan lain-lain majlis rasmi.

Membantu membawa peralatan penggambaran/ peralatan lcTdan memastikan keselamatan peralatan berkenaan.

Memastikan kebersihan dan kekemasan pejabat sepanjang

masa.6.1 Menyusun dan mengemas buku-buku dan majalah untuk

bacaan/ rujukan Pelanggan.6.2 Menjaga kebersihan bilik penyimpanan fail'

6.3 Memaitikan tahap kebersihan ruang kerja/ pejabat dalam

keadaan baik.6.4 Membantu mengemaskini papan maklumat sekolah berkaitan

pentadbiran sekolah"

Melaksanakan tugas pemanduan kenderaan pada bila-bila masa

apabi!a diarahkan oleh Ketua Jabatan.7.1 Membawa kenderaan pejabat (atas kebenaran bertulis daripada

Ketua Jabatan) sekiranya ketiadaan pemandu"

Membantu dan menjadi urus setia bengkel/ kursus/ mesyuarat

sekiranya diarahkan.

Membantu merekod dan menguruskan pengambilan dokumen-

dokumen seperti sijil-sijil peperiksaan UPSR/ PMRy PT3/ SMAJ

SpM/ STpM/ bfnfVl dan Surat Akuan/ Sijil Berhenti Sekolah.

Bertugas di kaunter pertanyaanl kaunter utama mengikut jadual'

Membantu dalam urusan bank seperti membayar bil dan lain-lain'

Membantu dalam penyediaan Kad Perakam waktu'

7.

8.

9.

10.

11"

12.

13.

14.

LAMPIRAN B

Membantu urusan pendaftaran murid baru dan pertukaran murid'

Tugas- tugas yang diarahkan dari semasa ke semasa.