Sistem eTuntutan - Portal Rasmi Jabatan Pendidikan Negeri … pengguna etuntutan.pdf ·...

Manual Penggunaan Sistem e-Tuntutan KPM, versi 1/2009

Sistem eTuntutan

Kementerian Pelajaran Malaysia

Panduan PenggunaDisediakan oleh

Unit Aplikasi Pengurusan Pentadbiran(UAPT)

Bahagian Pengurusan Maklumat(BPM)

Tarikh: 30 Jun 2009

2009 –UAPT, Bahagian Pengurusan Maklumat, KPM Muka 1 / 43


Kandungan Mukasurat

1.0 Pengenalan 3

2.0 Cara Masuk Sistem 4

3.0 Menu Pengguna 5

3.1 Modul Permohonan Tuntutan Bayaran/Cuti Gantian Kerja

Lebih Masa 6

a. Jana surat kebenaran kerja lebih masa. 6

b. Tanpa jana surat kebenaran kerja lebih masa. 8

c. Pembahagian Tuntutan Bayaran dan/atau Tuntutan

Cuti Gantian. 12

d. Cetakan Borang 13

e. Senarai Semakan Dokumen 17

f. Arkib 18

g. Baki cuti kerja lebih masa(Bawa kehadapan) 19

3.2 Tuntutan Perjalanan Dalam Negara 24

3.3 Tuntutan Pelbagai

3.4 Mengemakini Profil Peribadi 35

3.5 Menukar kata laluan 36

4.0 Penutup. 37

LAMPIRAN A: CONTOH CETAKAN TUNTUTAN PERJALANAN DALAN NEGARA 38

LAMPIRAN B: TIP UNTUK CETAK 42



1.0 Pengenalan

1.1 Sistem e-Tuntutan Kementerian Pelajaran Malaysia ini membolehkan anda membuat tuntutan secara online untuk perkara-perkara berikut:

a. Tuntutan Bayaran atau Cuti Gantian bagi Kerja Lebih Masa

b. Tuntutan Perjalanan Dalam Negeri.

c. Tuntutan Pelbagai adalah:-

o Tuntutan Elaun Pakaian Panas / Istiadat

o Tuntutan Belanja Perubatan

o Tuntutan Elaun Pertukaran ke Luar Stesen

o Tuntutan Elaun Perpindahan Rumah

1.2 Dalam sistem ini di sediakan kemudahan perkara-perkara berikut:

a. Mengemaskinikan Profil Peribadi

b. Menukar Kata Laluan

1.3 Akhir sekali, sistem ini menyediakan maklumat-maklumat berikut:

a. Pengumuman Penting

b. Pekeliling

c. Maklumat Tambang



2.0 Cara Masuk Sistem

2.1 Untuk masuk ke Sistem e-Claim, anda perlu taip url ini:

http://10.22.70.77/uapt/eclaim.

Browser yang sesuai digunakan adalah internet explorer dengan resolusi paparan adalah 1024 X 768 pixel.

2.2 Paparan daftar masuk, skrin 1 akan dapat dilihat:

Skrin 1: daftar masuk

2.3 Id pengguna dan kata laluan.

Anda perlu memasukkan ID Pengguna dan Kata Laluan untuk masuk ke sistem.

Sekiranya anda tiada ID Pengguna, anda boleh memasukkan Nombor Kad Pengenalan Baru sebagai ID Pengguna dan kata laluannya dalah 4 digit terakhir nombor kad pengenalan anda.

Kemudian anda perlu menekan butang Daftar Masuk. Sekiranya nama pengguna dan kata laluan anda betul, anda akan dapat masuk ke dalam sistem.


http://10.22.70.77/uapt/eclaim


3.0 Menu Pengguna

Skrin 2 : menu pengguna

Pada paparan menu pengguna ini, anda boleh melihat beberapa modul sistem, diantaranya ialah:

a. Modul Permohonan Tuntutan Bayaran/Cuti Gantian Kerja Lebih Masa

b. Modul Permohonan Tuntutan Perjalanan

c. Modul Permohonan Elaun Pakaian (Pakaian Panas/Istiadat)

d. Modul Permohonan Belanja Perubatan

e. Modul Permohonan Tuntutan Elaun Pertukaran ke Luar Stesen

f. Modul Permohonan Tuntutan Elaun Perpindahan Rumah

g. Modul Profil Pengguna :-

o Kemaskini Profil

o Tukar Katalaluan

h. Modul Maklumat Lain :-



o Pengumuman Penting

o Pekeliling

o Maklumat Tambang

3.1 Modul Permohonan Tuntutan Bayaran/Cuti Gantian Kerja Lebih Masa

Dalam modul ini, anda boleh membuat tuntutan Bayaran atau Cuti Gantian untuk kerja lebih masa.

Skrin 3: permohonan tuntutan bayaran/cuti gantian kerja lebih masa.

a. Jana surat kebenaran kerja lebih masa.

Sebelum anda boleh membuat sebarang kemasukan data, anda perlu menjana surat kebenaran kerja lebih masa. Ini adalah

kerana surat kebenaran adalah salah satu dokumen penting yang diperlukan apabila anda menghantar tuntutan ini kepada

Unit Pentadbiran dan Kewangan(UPK).

Jika anda mahu menggunakan surat kebenaran secara online, anda boleh menekan “Jana Surat Kebenaran Kerja Lebih

Masa”.



Sekiranya anda menekan butang “Jana Surat Kebenaran Kerja Lebih Masa”, paparan berikut menunjukkan penjanaan surat

kebenaran kerja lebih masa yang akan dibuka dalam tetingkap baru.

Skrin 4: Borang jana Surat Kebenaran Kerja Lebih Masa

Anda perlu mengisi kesemua maklumat yang diperlukan dan kemudian menekan butang “Jana Surat Kebenaran”. Anda akan

dapat melihat surat yang telah dijana seperti berikut:

Skrin 5 : Surat Kebenaran Kerja Lebih Masa



Pastikan anda menekan link “Kembali ke Borang Permohonan Kerja Lebih Masa” untuk membolehkan anda menyambung permohonan anda. Tetingkap ini akan ditutup dan anda akan dikembalikan kepada tetingkap asal.

b. Tanpa jana surat kebenaran kerja lebih masa.

Sekiranya anda mahu menggunakan surat kebenaran secara manual, anda boleh menekan “Buat Tuntutan Tanpa Menjana

Surat”.

Sekiranya anda memilih untuk membuat tuntutan tanpa menjana surat, rujuk paparan skrin 6. Anda perlu menekan butang

“Teruskan dengan Tuntutan Kerja Lebih Masa”.

Skrin 6 : Surat Kebenaran Kerja Lebih Masa

Setelah langkah 3.1 a. atau 3.1 b. dilakukan, anda akan dapat melihat paparan berikut:



Skrin 7 : Maklumat Kerja Lebih Masa

Untuk menambah maklumat kerja lebih masa(rujuk skrin 7), anda perlu memasukkan tarikh, waktu mula, waktu tamat dan

keterangan tugas. Sistem akan memastikan keterangan tugas dimasukkan supaya ianya lengkap. Setelah maklumat

dimasukkan, anda perlu menekan butang “Tambah” dan paparan berikut(rujuk skrin 8) akan dapat dilihat.



Skrin 8 : Perincian bagi Kerja Lebih Masa

Setiap kali anda memasukkan maklumat kerja lebih masa, sistem akan menyemak dan

mengira setiap butiran. Untuk mengetahui bagaimana pengiraan masa dibuat, sila rujuk

ruangan seperti di skrin 9. Apabila anda menggerakkan tetikus anda kepada kawasan

yang dibulatkan, anda akan dapat melihat keterangan lanjut mengenai pengiraan tempoh

kerja lebih masa, seperti yang ditunjukkan dalam skrin 10.

Skrin 9: Label Kuning

Label kuning ini akan memaparkan keterangan lanjut tentang pengiraan

tempoh kerja lebih masa. Ini adalah untuk membolehkan pemohon memahami

bagaimana tempoh kerja lebih masa itu dikira. Sebagai contoh, sekiranya

pemohon ialah seorang kakitangan di bawah Bahagian Pengurusan Maklumat,

tempoh kerja lebih masa akan ditolak dengan waktu rehat.

Sekiranya kakitangan BPM itu ada tanggung kerja, maka tempoh kerja lebih

masa akan ditolak seperti skrin 10.

Jadual Waktu Rehat bagi kerja lebih masa(Jadual 1), menunjukkan perlaksanaan Kerja Lebih Masa untuk bahagian BPM

Selepas Waktu Bekerja Biasa

Jenis Waktu Tamat Bekerja Rehat


Skrin 10: Keterangan pengiraan


Biasa < 7.30 PM 15 min (0.25 jam)> 7.30 PM 30 min (0.5 jam)

Tanggung Kerja < 7.30 PM 2 jam 15 min (2.25 jam)> 7.30 PM 2 jam 30 min (2.5 jam)

Cuti Minggu / Cuti Umum

Jenis Jam Bekerja Rehat

Biasa < 4 jam 15 min (0.25 jam)4 – 8 jam 30 min (0.5 jam)8 – 13 jam 1 jam> 13 jam 2 jam

Tanggung Kerja < 4 jam 2 jam 15 min (2.25 jam)4 – 8 jam 2 jam 30 min (2.5 jam)8 – 13 jam 3 jam> 13 jam 4 jam


Jadual 1: Jadual Waktu Rehat bagi kerja lebih masa (BPM)


c. Pembahagian Tuntutan Bayaran dan/atau Tuntutan Cuti Gantian.

Anda boleh menuntut waktu kerja lebih masa ini kepada tuntutan bayaran dan/atau tuntutan cuti gantian. Sekiranya gred

gaji anda di peringkat 41(contoh: F41) dan ke atas, anda hanya layak memohon cuti gantian. Untuk gred gaji pegawai di

bawah peringkat 41, mereka boleh memohon salah satu atau kedua-duanya sekali.

Untuk membahagikan masa untuk menuntut Cuti Gantian, anda perlu menekan 'radio button' di dalam ruangan Cuti (Sub-

ruangan kepada Jenis Tuntutan), seperti yang ditunjukkan di bawah(Skrin 11):

Skrin 11: Perincian Keterangan bagi kerja lebih masa.

Pengiraan bayaran dan cuti gantian akan dikira serta merta, dan akan dipaparkan seperti (Skrin 12) dibawah:



Skrin 12: Kiraan bagi kerja lebih masa.

d. Cetakan Borang

Kemudian, anda perlu menekan butang membuat permohonan tuntutan dan mencetak borang permohonan untuk diserahkan

kepada UPK untuk proses seterusnya.

Pastikan anda telah menyemak butiran tuntutan anda dengan teliti/tepat, sebelum menekan butang ''Buat Permohonan

Tuntutan'. Apabila butang ini telah ditekan, anda tidak dibenarkan lagi meminda tuntutan anda.

Setelah menekan butang tersebut, anda akan dapat melihat paparan berikut(Skrin 13):



Skrin 13: Pilihan Cetakan Borang

Anda perlu menekan butang yang ada di skrin 13, untuk mencetak borang. Borang-borang yang dicetak adalah seperti di

halaman berikut skrin 14 dan 15.




Skrin 14: Cetakan borang tuntutan bayaran kerja lebih masa



Skrin 15: Cetakan borang tuntutan cuti gantian kerja lebih masa


e. Senarai Semakan Dokumen:

I. Tuntutan Bayaran Kerja Lebih Masa

Berikut adalah senarai semakan bagi borang/dokumen yang perlu anda sertakan kepada UPK untuk proses

pembayaran:

1. Borang Permohonan Tuntutan Bayaran Kerja Lebih Masa

2. Surat Kebenaran Kerja Lebih Masa

3. Salinan muka hadapan buku bank (yang mengandungi maklumat akaun) atau penyata bulanan

4. Salinan kad perakam waktu

II. Tuntutan Cuti Gantian Kerja Lebih Masa

1. Borang Permohonan Tuntutan Cuti Gantian Kerja Lebih Masa

2. Surat Kebenaran Kerja Lebih Masa

3. Salinan kad perakam waktu

f. Arkib

Setelah anda membuat permohonan tuntutan, ianya akan disimpan di dalam sistem sebagai arkib. Untuk melihat arkib

permohonan, anda perlu menekan link berikut:

Skrin 16:Link ke arkib

Paparan berikut akan dapat dilihat(Skrin 17):

Skrin 17: Paparan data arkib



Anda boleh melihat tuntutan yang pernah dibuat dengan menekan link “Lihat”. Paparan skrin 18 akan dapat dilihat yang

menunjukkan permohonan yang telah dibuat.

Skrin 18: Paparan data tuntutan kerja lebih masa yang terpeinci di arkib

g. Baki cuti kerja lebih masa(Bawa kehadapan)

Sekiranya anda telah membuat permohonan cuti gantian dan terdapat baki masa (dalam jam), anda boleh menggunakannya

semula apabila anda membuat permohonan cuti gantian kerja lebih masa secara gantian. Maklumat tentang baki cuti lebih



masa ini akan dipaparkan apabila anda ingin membuat permohonan tuntutan semula. Ia juga dipaparkan di muka utama

Permohonan Tuntutan Bayaran/Cuti Gantian Kerja Lebih Masa(rujuk skrin 19).

Baki cuti lebih masa ini akan luput enam bulan dari tarikh mula baki ini dijana(rujuk skrin 20). Anda boleh menggunakan

baki ini untuk membantu mendapatkan cuti gantian untuk bulan yang akan datang.


Skrin 19: Paparan baki cuti gantian yang di bawa kehadapan.

Skrin 20 : Paparan baki cuti gantian yang di bawa kehadapan pada menu utama.


Untuk menggunakan baki cuti ini, sila ikut langkah-langkah ini.

1. Buat permohonan tuntutan semula(skrin 21).

2. Sila masukkan tarikh, waktu dan keterangan tugas.

3. Tukarkan bayaran kepada cuti sehingga anda mendapat waktu yang secukupnya untuk menuntut cuti gantian.

Anda perlu ada sekurang-kurangnya 9 jam waktu bekerja untuk menuntut sebanyak 1 hari cuti gantian.

4. Seperti yang kita dapat lihat diatas, waktu bekerja yang dimasukkan adalah kurang dari 9 jam iaitu 8.98 jam.

Kita ada baki cuti lebih masa sebanyak 0.05 jam. Ini dapat membantu kita mendapat 1 hari cuti gantian kerja

lebih masa.

5. Anda perlu membuat kiraan Kadar Bayaran dan Cuti Gantian dengan menekan butang “Kira Kadar Bayaran &

Cuti Gantian”


Skrin 21 : Permohonan barui bayaran/cuti gantian kerja lebih masa

Skrin 22 : Paparan terperinci cuti gantian yang baru dipohon

Skrin 23 : Paparan butang 'Kira Kadar Bayaran & Cuti Gantian'


6. Anda akan dapat melihat kiraan bayaran dan cuti gantian. Sistem akan mencadangkan supaya anda

menggunakan baki cuti lebih masa untuk mencukupkan waktu bekerja supaya anda boleh mendapat satu hari cuti

gantian.

7. Anda perlu menekan butang “Gunakan baki cuti”(skrin 24) untuk membolehkan anda mendapat satu (1) hari

cuti gantian.

8. Kemudian sistem akan mengira baki jumlah masa yang ada selepas ianya digunakan untuk mendapatkan cuti

gantian tersebut.

9.Semakan tuntutan juga menunjukkan anda masih mempunyai baki tuntutan cuti gantian kerja lebih masa(skrin

25).


Skrin 24 : Paparan butang 'Guna Baki Cuti'.

Skrin 25 : Paparan baki cuti gantian


10. Anda perlu membuat permohonan tuntutan(rujuk skrin 26) untuk melengkapkan tuntutan anda dan

mencetak borang permohonan tuntutan.


Skrin 26 : Paparan butang 'Buat permohonan Tuntutan'

Manual Penggunaan Sistem e-Tuntutan KPM

3.2 Tuntutan Perjalanan Dalam Negara

a) menu

Bagi menu 'Permohonan' adalah untuk mengisi permohonan baru bagi

tuntutan perjalanan.

Menu 'Statistik' adalah untuk melihat jumlah perbelanjaan bagi perjalanan

yang telah dibuat tuntutan.

b) Jika Permohonan baru sila buat langkah berikut:

Langkah I: Tambah bulan perjalanan

Skrin 28: Masuk modul permohonan tuntutan perjalanan dalam

negara..

2009 –Bahagian Pengurusan Maklumat, KPM Muka 23 dari 43

Skrin 27 : Paparan menu untuk tuntutan perjalanan dalam negara


1. Sila pilih bulan dan tekan butang 'tambah'.

2. Jika ingin kemaskini tuntutan yang telah ada sila tekan link 'Edit'

3. Ingin mencetak sila klik kelink 'Cetak'

4. Ingin padam semua program/perjalanan bagi satu bulan, sila klik kelink

'Padam'.

Langkah II: Tambah maklumat program perjalanan

Skrin 29: Maklumat Program Perjalanan

Sila masukkan maklumat program yang berkaitan dalam skrin 29 dan tekan

butang 'simpan'. Kemudian ringkasan bagi maklumat perjalanan akan di

paparkan seperti skrin 30.



Skrin 30: Ringkasan Maklumat Program Perjalanan

Link 'Tambah' dalam skrin 30, ruangan Jarak(KM) dan Maklumat Perjalanan

masih memaparkan skrin yang sama(skrin 31), walau bagaimanapun, bagi

link tambah ruangan Jarak(KM) adalah perlu diisikan bila pegawai

menggunakan kenderaan seperti kereta. Bagi pegawai yang menggunakan

perkhidmatan awam lain sila isikan link tambah di ruangan 'Maklumat

Perjalanan'



Langkah III: Tambah maklumat perjalanan

Skrin 31: Maklumat Perjalanan

Jika naik teksi, pilih ruangan Kenderaan adalah teksi dan masukkkan no resit

dalam ruangan No. Resit.



Skrin 32: Maklumat Perjalanan menaiki Teksi



Langkah IV: Tambah tuntutan lain

Skrin 33: Maklumat tuntutan lain

Langkah V: Cetak Borang Tuntutan Perjalanan



Skrin 34: Cetak borang tuntutan perjalanan

Skrin 35: Cetak borang tuntutan perjalanan

Sila pastikan maklumat peribadi anda telah di kemaskini sebelum mencetak

borang tuntutan perjalanan (rujuk perkara 3.4: Mengemaskini Profil Peribadi),

kerana kemungkinan kelas kelayakan tidak tepat jika data anda tidak terkini.

Contohnya gaji pokok telah berubah pada tahun berikutnya, atau pertukaran

kereta melibatkan perubahan c.c kereta yang anda gunakan.

Cetakan borang boleh rujuk skrin 34 atau skrin 35(muka depan skrin tuntutan

perjalanan).

Contoh cetakan tuntutan perjalanan dalam negara sila rujuk lampiran A.

Langkah VI: Senarai Semakan Borang Tuntutan Perjalanan

Sila sediakan senarai berikut sebelum dihantar kepada Unit Pentadbiran/Unit

Kewangan untuk pembayaran tuntutan ini.

1. Borang Tuntutan Perjalanan dalam negara.



2. Resit bagi tol, hotel dan sebagainya

i) Bayaran Tol / Touch’n Go

- Jika bayaran tol menggunakan tunai, sila kepilkan resit yang berkaitan sahaja

- Jika bayaran menggunakan Touch’Go sila kepilkan

salinan kad Touch’Go.

ii) Jika menggunakan Perkhidmatan Pengangkutan ‘ERL’,

Komuter, feri dan seumpamanya resit mestilah dikepilkan bersama

(dapatkan resit di kaunter tiket)

iii) Segala resit yang dikepilkan seperti resit hotel, resit bayaran

kursus, resit tol, dan sebagainya mestilah salinan asal

3. Salinan buku no. akaun pegawai

4. Surat rasmi bagi program seperti kursus/seminar dan lain-lain

Surat Kebenaran Membawa Kenderaan.

1. Link 'Surat kebenaran membawa kebenaran' akan dapat dilihat jika

jarak perjalanan melebihi 240 KM



Skrin 36:Link Surat kebenaran membawa kebenaran



Skrin 36:Contoh Surat kebenaran membawa kenderaan

2. Surat Kebenaran ini hendaklah diminta sebelum membuat perjalanan.

3. Surat ini hendaklah disertakan bersama borang tuntutan perjalanan

semasa membuat tuntutan.



3.3 Tuntutan Pelbagai

3.3.1 Tuntutan Elaun Pakaian Panas/Istiadat

3.3.2 Tuntutan Belanja Perubatan

3.3.3 Tuntutan Elaun Pertukaran ke Luar Stesen

3.3.4 Tuntutan Elaun Perpindahan Rumah



3.4 Mengemakini Profil Peribadi

a) Menu utama

b) Masuk ke link kemaskini profil.

c) Klik butang 'simpan'



3.5 Menukar kata laluan



4.0 Penutup

Adalah di harapkan manual ini dapat membantu anda untuk memahami perjalanan sistem dan mudah diikuti. Sebarang

pertanyaan atau kesulitan sila berhubung pegawai berikut:

1. Cik Roslina Binti Ridzwan - 03 88843695 ([email protected])

2. Pn. Jamilah Binti Adam - 03 88843652 ([email protected])

3. Pn. Wan Anisah Binti Wan Razak - 03 88843674 ([email protected])


mailto:[email protected]


LAMPIRAN A

CONTOH CETAKAN TUNTUTAN PERJALANAN DALAN NEGARA

Muka surat pertama:



Muka surat dua :

Muka surat tiga :



Muka surat empat :



Muka surat lima :



LAMPIRAN B

TIPS UNTUK CETAK

Pengguna perlulah memadam maklumat-maklumat yang tidak berkenaan di Footer bagi membolehkan cetakan cantik di atas dan di bawahnya.

Sila lihat contoh.

Untuk memadam maklumat berikut, Klik pada right click pada IE dan pilih

Print Preview.



Sekian, terima kasih


kosongkan

Tukarkan margin bottom daripada 0.75 kepada 0.5

Sistem eTuntutan - Portal Rasmi Jabatan Pendidikan Negeri … pengguna etuntutan.pdf ·...

Documents

Transcript of Sistem eTuntutan - Portal Rasmi Jabatan Pendidikan Negeri … pengguna etuntutan.pdf ·...