Sistem Pengurusan Kualiti: MS ISO 9001:2008 MANUAL KUALITI PDTJ MK-01 MANUAL KUALITI... · tarikh...

PEJABAT DAERAH DAN

TANAH JASIN

MANUAL KUALITI

NO. DOKUMEN : PDTJ/MK-01

TARIKH TERBITAN : 1 OKTOBER 2009

NO. PINDAAN : 02

TARIKH KUATKUASA PINDAAN DOKUMEN : 23 OKTOBER 2012

MUKASURAT : 1/39

Sistem Pengurusan Kualiti:

MS ISO 9001:2008

MANUAL KUALITI

PDTJ / MK - 01

Skop merangkumi Bahagian Pembangunan Daerah, Bahagian Pentadbiran Tanah dan Bahagian Khidmat Pengurusan di Pejabat Daerah dan Tanah Jasin, Melaka.

JAWATAN TANDATANGAN

WAKIL PENGURUSAN

PEGAWAI DAERAH JASIN

NO. SALINAN TERKAWAL

PEJABAT DAERAH DAN

TANAH JASIN

MANUAL KUALITI



NO. PINDAAN : 02


MUKASURAT : 2/39

Senarai Kandungan

Klausa Perkara M/Surat

1.0

2.0

2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7

3.0

3.1 3.2 3.3 3.4

4.0

4.1 4.2

5.0

5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6

6.0

6.1 6.2 6.3 6.4

Senarai Edaran PENGENALAN KEPADA MANUAL KUALITI PROFIL ORGANISASI

Latar belakang Aktiviti organisasi Visi Misi Struktur organisasi Piagam pelanggan Pelanggan

SKOP PELAKSANAAN, DASAR KUALITI DAN OBJEKTIF KUALITI

Skop Pelaksanaan Pengecualian Skop Pelaksanaan Dasar Kualiti Objektif-objektif Kualiti SISTEM PENGURUSAN KUALITI Keperluan Am Keperluan Dokumentasi TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN Komitmen Pengurusan Fokus Kepada Pelanggan Dasar Kualiti Perancangan Tanggungjawab, Kuasa and Komunikasi Kajian Semula Pengurusan PENGURUSAN SUMBER-SUMBER Penyediaan sumber-sumber Sumber-sumber manusia Infrastruktur Persekitaran kerja

4 5 6 6 6 7 7 8 8 8 8 8 9 9 10

11

11 12

16

16 16 17 18 19 20

23

23 24 24 25

PEJABAT DAERAH DAN

TANAH JASIN

MANUAL KUALITI



NO. PINDAAN : 02


MUKASURAT : 3/39

Senarai Kandungan

Klausa Perkara M/surat

7.0

7.1 7.2 7.3 7.4 7.5 7.6

8.0

8.1 8.2 8.3 8.4 8.5

1 2 3 4 5 6

REALISASI PRODUK

Perancangan Realisasi Produk Proses-proses yang berkaitan dengan pelanggan Rekabentuk dan Pembangunan Perolehan Penyediaan pengeluaran dan perkhidmatan Kawalan ke atas peralatan pengukuran dan pemantauan PENGUKURAN, ANALISIS DAN PENAMBAHBAIKAN

Am Pemantauan dan Pengukuran Kawalan ke atas produk yang tidak mematuhi keperluan yang ditetapkan Analisis Data Penambahbaikan LAMPIRAN

Carta Organisasi Pejabat Daerah dan Tanah Jasin Carta Organisasi Aktiviti Pejabat Daerah dan Tanah Jasin Matriks Objektif Kualiti Jadual Matriks ISO 9001: 2008 Hubungkait Proses Bagi Pejabat Daerah dan Tanah Jasin Senarai Rekod Kualiti

25

25 27 29 29 30 33

34

34 34 36 36 37

PEJABAT DAERAH DAN

TANAH JASIN

MANUAL KUALITI



NO. PINDAAN : 02


MUKASURAT : 4/39

SENARAI EDARAN

NO. SALINAN KAWALAN

JAWATAN PEMEGANG DOKUMEN

1 Pegawai Daerah Jasin

2 Wakil Pengurusan

3 Pegawai Dokumen

4 Ketua Audit Dalam

5 Pembantu Tadbir Tertinggi (Tanah)

6 Pembantu Tadbir Kanan (Tanah)

7 Pembantu Tadbir Kanan (Pendaftaran)

8 Pembantu Tadbir Kanan (Hasil)

9 Penolong Jurutera (Pembangunan Fizikal)

10 Pembantu Tadbir Kanan (Pembangunan Masyarakat)

11 Pembantu Tadbir Kanan (Pentadbiran dan Kewangan)

PEJABAT DAERAH DAN

TANAH JASIN

MANUAL KUALITI



NO. PINDAAN : 02


MUKASURAT : 5/39

1.0 PENGENALAN KEPADA MANUAL KUALITI

1.1 Tujuan Manual Kualiti ini ialah untuk mendokumenkan Sistem Pengurusan Kualiti

organisasi Pejabat Daerah dan Tanah Jasin, Melaka iaitu:

o Menunjukkan keupayaannya untuk menyedia dan memberikan perkhidmatan yang sentiasa memenuhi keperluan pelanggan, keperluan pihak-pihak yang berkepentingan dan keperluan undang-undang yang berkaitan, dan

o Bermatlamat untuk meningkatkan kepuasan pelanggan melalui pelaksanaan

Sistem Pengurusan Kualiti yang cekap dan berkesan, termasuklah proses-proses penambahbaikan secara berterusan dan jaminan kepatuhan kepada keperluan pelanggan, keperluan pihak-pihak yang berkepentingan dan keperluan undang-undang yang berkaitan.

1.2 Manual Kualiti ini disediakan oleh Pejabat Daerah dan Tanah Jasin berdasarkan

kepada keperluan-keperluan Malaysian Standard MS ISO 9001:2008 Quality Management Systems – Requirements.

1.3 Bahan rujukan berkaitan

Lain-lain bahan rujukan berkaitan yang digunakan sebagai rujukan tambahan dalam penyediaan Manual Kualiti ini ialah:

1.3.1 Malaysian Standard MS ISO 9001:2008, Quality Management Systems –

Fundamentals and Vocabulary (ISO 9000:2008, IDT).

1.3.2 Malaysian Standard MS ISO 9001:2008, Quality Management Systems – Requirements (ISO 9001:2008, IDT).

1.3.3 Perintah Am Kerajaan.

1.3.4 Arahan Perbendaharaan.

1.3.5 Pekeliling-Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam.

1.3.6 Pekeliling Jabatan Ketua Menteri Melaka

1.3.7 Akta Hakmilik Tanah Pulau Pinang Dan Melaka 1966

1.3.8 Akta Kanun Tanah Negara 1965

1.3.9 Akta Pengambilan Tanah 1960

1.3.10 Pekeliling Ketua Pengarah Tanah Dan Galian Persekutuan

1.3.11 Kaedah-Kaedah Tanah Melaka 1966

1.3.12 Arahan Pengarah Tanah Dan Galian Melaka

1.3.13 Pekeliling-Pekeliling Perkhidmatan

1.3.14 Pekeliling-Pekeliling Perbendaharaan

1.3.15 Pekeliling-Pekeliling Jabatan Kewangan Dan Perbendaharaan Negeri

Melaka

1.4 Manual Kualiti ini adalah dokumen terkawal di mana penyediaan, kelulusan,

pengedaran, pindaan dan sebagainya mestilah berdasarkan prosedur yang didokumenkan bagi kawalan ke atas dokumen-dokumen Sistem Pengurusan Kualiti. Dokumen ini juga, telah dimuat naik ke dalam laman web jabatan melalui perisian komputer (ADOBE, *.pdf) Oleh itu, tindakan penyalinan tanpa kebenaran yang sewajarnya adalah tidak dibenarkan sama sekali dan semua dokumen adalah dikategorikan sebagai dokumen tidak terkawal sekiranya dimuaturun atau disalin dari laman web tersebut.

2.0 PROFIL ORGANISASI

2.1 Latar Belakang

Daerah Jasin dengan keluasan 676 kilometer persegi mempunyai jumlah penduduk seramai 122,000 orang (2006). Bandar Jasin terletak 30 kilometer daripada Bandaraya Melaka Bersejarah. Pejabat Daerah dan Tanah Jasin bermula semenjak zaman pemerintahan British pada tahun 1946. Bangunan sediada terletak di atas tapak seluas 4 hektar mula beroperasi pada tahun 1993. Pejabat ini diketuai oleh Pegawai Daerah dan dibantu oleh Pegawai-Pegawai Tadbir dan Pegawai Sokongan. Penstrukturan semula organisasi telah dibuat pada tahun 2006 dimana perjawatan bertambah daripada 89 kepada 133 merangkumi 3 bahagian iaitu bahagian Pembangunan Daerah, Pembangunan Tanah dan Khidmat Pengurusan.

2.2 Fungsi Organisasi

Fungsi utama Pejabat Daerah dan Tanah Jasin adalah melaksanakan perkhidmatan seperti berikut:

PEJABAT DAERAH DAN

TANAH JASIN

MANUAL KUALITI



NO. PINDAAN : 02


MUKASURAT : 6/39

PEJABAT DAERAH DAN

TANAH JASIN

MANUAL KUALITI



NO. PINDAAN : 02


MUKASURAT : 7/39

2.2.1 Pembangunan Daerah

Merancang dan menyelaras pembangunan fizikal daerah, pembangunan tempatan bersama PBT, pembangunan agensi-agensi pusat di daerah jasin, menganggotai mesyuarat perancangan infrastruktur PBT dan JPBD, memantau penyelarasan projek-projek persekutuan didaerah melalui SPP II, menyelaras perancangan dan pelaksanaan sektor infrastruktur dan pertanian dijalankan secara berkesan, menyelaras dan mengawasi projek persekutuan, negeri dan swasta, merancang dan melaksanakan aspek teknikal projek PDT, merancang projek pembangunan ekonomi masyarakat (daerah), menyediakan profail kampung, menyediakan baucer pembayaran elaun Sidang/JKKK, mengurus program bantuan rumah rakyat termiskin, merancang dan melaksana program bina insan dikalangan penduduk termiskin, program latihan kepimpinan masyarakat setempat, program pembangunan Satu Daerah Satu Industri (SDSI) dan menyelenggara aktiviti pertubuhan sukarela.

2.2.2 Pembangunan Tanah

Pemohonan penyerahan balik dan pemberimilikan semula, permohonan pecah sempadan, ubah syarat tanah, pecah sempadan /pecah bahagian tanah dan penyatuan tanah, pemberian milik tanah (Akta Tanah Penempatan Berkelompok 1960). Kutipan Hasil, Penguatkuasaan dan Pendaftaran.

2.2.3 Khidmat Pengurusan

Menguruskan Hal-ehwal Pentadbiran dan Kewangan Pejabat Daerah dan Tanah Jasin termasuk urusan Pengurusan Sumber Manusia.Memberikan khidmat sokongan Teknikal ICT di Peringkat Daerah.

Menyelaras dan melaksanakan program-program berbentuk sambutan keraian dan Majlis Rasmi Kerajaan Negeri Dan Persekutuan di Peringkat Daerah, Mukim dan Kampung.

2.3 Visi

Menjadikan Pejabat Daerah Dan Tanah Jasin sebuah organisasi yang unggul di

Pentadbiran Daerah dan Tanah di Negeri Melaka berteraskan perkhidmatan yang mengamalkan budaya kerja cemerlang.

2.4 Misi

Melaksanakan Pembangunan Daerah dan Pengurusan Tanah serta mempertingkatkan

kutipan hasil melalui pengurusan sumber yang cekap dan berkualiti berasaskan Pengetahuan dan Teknologi Maklumat untuk mewujudkan masyarakat yang sempurna, sejahtera dan harmoni.

PEJABAT DAERAH DAN

TANAH JASIN

MANUAL KUALITI



NO. PINDAAN : 02


MUKASURAT : 8/39

2.5 Struktur Organisasi

Pejabat Daerah dan Tanah Jasin diketuai oleh Pegawai Daerah. Ketua–ketua unit adalah bertanggungjawab menerajui unit masing-masing dalam memastikan kelancaran perkhidmatan yang diberi. Sila rujuk Carta Organisasi di Lampiran 1

2.6 Piagam Pelanggan

Memperkemaskan perlaksanaan piagam pelanggan dengan mengambil tindakan berikut : Melaksanakan penggunaan Piagam Pelanggan Yang dikeluarkan oleh Pentadbiran Tanah Negeri Melaka mengikut perakuan MAMPU. Mempamerkan di tempat strategik di persekitaran pejabat.

2.7 Pelanggan

Pelanggan utama dalam perkhidmatan yang diberikan oleh Pejabat Daerah dan Tanah Jasin ini ialah pemilik tanah dan pembayar cukai. Manakala pelanggan lain adalah Agensi Kerajaan dan Swasta, Kontraktor, Pembekal, ketua-ketua masyarakat dan orang awam di Daerah Jasin.

3.0 SKOP PELAKSANAAN, DASAR KUALITI DAN OBJEKTIF KUALITI

3.1 Skop Pelaksanaan

Skop pelaksanaan dan persijilan Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2008 di Pejabat Daerah dan Tanah Jasin, Melaka adalah seperti berikut:

PPeejjaabbaatt DDaaeerraahh ddaann TTaannaahh JJaassiinn mmeellaakkssaannaakkaann ppeerrkkhhiiddmmaattaann ssiisstteemm kkuuaalliittii bbaaggii pprroosseess ppeennddaaffttaarraann ttaannaahh,, ppeemmbbaanngguunnaann ttaannaahh,, kkuuttiippaann hhaassiill,, ppeemmbbaanngguunnaann ddaaeerraahh sseerrttaa kkhhiiddmmaatt ppeenngguurruussaann ddii PPeejjaabbaatt DDaaeerraahh DDaann TTaannaahh JJaassiinn yyaanngg bbeerraassaasskkaann kkeeppaaddaa kkeeppeerrlluuaann MMSS IISSOO 99000011::22000088. Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2008 Pejabat Daerah dan Tanah Jasin ini dilaksanakan di lokasi berikut: Pejabat Daerah dan Tanah Jasin, 77000 Jasin, Melaka

PEJABAT DAERAH DAN

TANAH JASIN

MANUAL KUALITI



NO. PINDAAN : 02


MUKASURAT : 9/39

3.2 Pengecualian Skop Perlaksanaan Yang Dibenarkan

Skop Pendaftaran tidak termasuk klausa 7.3 Rekabentuk dan pembangunan yang merangkumi : 7.3.1. Rekabentuk dan Perancangan Pembangunan (dikecualikan) 7.3.2. Input Rekabentuk dan Pembangunan (dikecualikan) 7.3.3. Pengeluaran Rekabentuk dan Pembangunan (dikecualikan) 7.3.4. Semakan Ke atas Rekabentuk dan Pembangunan (dikecualikan) 7.3.5. Verifikasi Rekabentuk dan Pembangunan (dikecualikan) 7.3.6. Validasi Rekabentuk dan Pembangunan (dikecualikan) 7.3.7. Kawalan Ke atas Pindaan Rekabentuk dan Pembangunan (dikecualikan) Klausa ini tidak berkaitan kerana Pejabat Daerah dan Tanah Jasin tidak terlibat dalam rancangan dan proses pelaksanaan sebarang rekabentuk dan perkembangan yang berkaitan dengannya.

3.3 Dasar Kualiti

Dasar Kualiti di Pejabat Daerah dan Tanah Jasin adalah seperti berikut: “Pejabat Daerah dan Tanah Jasin adalah komited kepada pengurusan tanah dan pembangunan masyarakat yang cekap dan berkualiti serta berusaha memenuhi kehendak pelanggan ke arah penambahbaikan secara berterusan mengikut keperluan MS ISO 9001:2008.” UUnnttuukk mmeennccaappaaii hhaassrraatt tteerrsseebbuutt PPeejjaabbaatt DDaaeerraahh ddaann TTaannaahh JJaassiinn mmeessttii llaahh::

oo MMeellaakkssaannaa ddaann mmeennggeekkaallkkaann SSiisstteemm PPeenngguurruussaann KKuuaalliittii yyaanngg mmeemmaattuuhhii

kkeeppeerrlluuaann--kkeeppeerrlluuaann MMSS IISSOO 99000011::22000088,,

oo MMeenniinnggkkaattkkaann kkeebbeerrkkeessaannaann SSiisstteemm PPeenngguurruussaann KKuuaalliittii yyaanngg ddiillaakkssaannaakkaann sseeccaarraa bbeerrtteerruussaann,, ddaann

PEJABAT DAERAH DAN

TANAH JASIN

MANUAL KUALITI



NO. PINDAAN : 04

TARIKH KUATKUASA PINDAAN DOKUMEN : 9 APRIL 2015

MUKASURAT : 10/39

oo SSeennttiiaassaa mmeemmbbuuaatt sseemmaakkaann tteerrhhaaddaapp kkeeccuukkuuppaann ddaann ppeemmbbaanngguunnaann

ssuummbbeerr--ssuummbbeerr uunnttuukk mmeemmaassttiikkaann ppeennccaappaaiiaann oobbjjeekkttiiff--oobbjjeekkttiiff yyaanngg tteellaahh ddiitteettaappkkaann..

3.4 Objektif-Objektif Kualiti

Objektif kualiti ini diwujudkan dalam Pejabat Daerah dan Tanah Jasin untuk melaksanakan dasar kualiti bagi memenuhi keperluan perkhidmatan serta meningkatkan Sistem Pengurusan Kualiti dan pencapaian kualiti. Pihak pengurusan Pejabat Daerah dan Tanah Jasin memastikan objektif kualiti diwujudkan bagi aktiviti yang relevan (utama) kepada pencapaian kualiti. Objektif kualiti Pejabat Daerah dan Tanah Jasin dibahagikan kepada proses-proses yang utama seperti berikut ;-

Bil Objektif Kualiti Sasaran/Tempoh

1. Pendaftaran Urusniaga Tanah Pendaftaran 1 hari

2. Perkhidmatan Pelupusan Tanah 3 bulan dari terima pemohonan sehingga ke PTG

3. Perkhidmatan Bayaran Cukai 10 min/ bil. dari terima bil hingga ke kaunter bayaran.

4. Melonggar Sekatan 30 hari

5. Pecah sempadan/Tukar Syarat 8 bulan

6. Serah dan Berimilik Semula 12 bulan

7. Pendaftaran Hakmilik Kekal 4 bulan

8. Notis 6A dan Perampasan Tanah 12 bulan

9. Perintah Jual 10 bulan

10. Permit Bahan Batuan 7 hari bekerja

11. Proses Pewartaan 45 hari bekerja

12. Permohonan Tanah Malacca Customary Land (MCL) 8 bulan

13 Pengurusan Perolehan 14 hari bekerja

14. Pengawasan dan Pemantauan Kerja-Kerja Projek

3 bulan daripada surat tawaran sehingga pengesahan projek siap.

15. Kompetensi Pegawai/ Kakitangan 7 hari / setahun

16. Aduan Pelanggan Maklum balas pelanggan dalam tempoh 5 hari bekerja.

PEJABAT DAERAH DAN

TANAH JASIN

MANUAL KUALITI



NO. PINDAAN : 02


MUKASURAT : 11/39

4.0 SISTEM PENGURUSAN KUALITI

4.1 Keperluan Am

Pejabat Daerah dan Tanah Jasin telah mewujud, mendokumen, melaksana dan mengekalkan Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) dan secara berterusan meningkatkan keberkesanannya selaras dengan keperluan-keperluan yang ditetapkan oleh ISO 9001:2008.

SPK ini merangkumi ciri-ciri berikut:

4.1.1 Menentukan proses – proses yang perlu ada dalam SPK dan dalam organisasi, 4.1.2 Menggariskan aliran dan hubungkait antara proses-proses ( Rujuk Lampiran 5 ), 4.1.3 Menentukan kriteria dan kaedah untuk memastikan operasi dan kawalan

proses yang berkesan, 4.1.4 Memastikan maklumat mudah diperolehi bagi membantu operasi serta

pemantauan proses dengan berkesan, 4.1.5 Penetapan unsur kawalselia dan kaedah maklumbalas bagi memastikan

kelancaran proses “ out sourcing “,

4.1.6 Memantau,mengukur dan menilai proses yang dilaksanakan (dimana perlu),

4.1.7 Melaksanakan tindakan yang perlu bagi memastikan pencapaian matlamat yang dirancang dan membuat penambahbaikan yang berterusan,

Proses-proses ini diuruskan oleh organisasi selaras dengan keperluan standard antarabangsa ini. Sekiranya PDTJ memilih untuk mendapatkan khidmat luar bagi melaksanakan mana-mana proses yang memberi kesan ke atas kualiti produk yang dihasilkan, proses-proses tersebut perlu dikawal. Pembekal perlu memenuhi segala keperluan dan syarat-syarat yang telah ditetapkan dalam perjanjian kontrak. Jenis dan takat kawalan ;-

a) Proses yang perlu ada dalam sistem pengurusan kualiti meliputi proses-proses pengurusan, penyedian sumber, penghasilan produk dan proses pengukuran, analisis dan penambahbaikan.

b) Proses khidmat luar yang dikenalpasti seperti yang diperlukan dalam sistem pengurusan

organisasi hendaklah hanya dipilih dari organisasi luar.

PEJABAT DAERAH DAN

TANAH JASIN

MANUAL KUALITI



NO. PINDAAN : 02


MUKASURAT : 12/39

c) Memastikan kawalan ke atas proses-proses khidmat luar tidak membebaskan

tanggungjawab ke atas keakuran kepada pelanggan, keperluan peraturan dan perundangan. Jenis dan takat kawalan proses khidmat luar yang digunapakai boleh dipengaruhi oleh faktor seperti:

i) proses khidmat luar yang berpotensi memberi kesan terhadap kebolehan organisasi

bagi menyediakan produk yang memenuhi kepeluan. ii) Tahap kawalan terhadap proses yang dikongsi.

iii) Keupayaan mencapai keperluan pengawalan menerusi, semasa membuat perolehan

mengikut klausa 7.4.

4.2 Keperluan Dokumentasi

4.2.1 Am

Dokumentasi SPK Pejabat Daerah dan Tanah Jasin mengandungi:

a) Pernyataan Dasar Kualiti dan Objektif Kualiti. b) Manual Kualiti

c) Prosedur-prosedur dan rekod-rekod yang perlu didokumenkan mengikut

standard antarabangsa

d) Dokumen-dokumen termasuklah rekod-rekod yang ditentukan oleh organisasi bagi memastikan keberkesanan perancangan operasi dan kawalan ke atas proses.

e) Satu dokumen boleh menyampaikan keperluan terhadap satu atau lebih

prosedur. Keperluan prosedur yang didokumenkan boleh merangkumi lebih daripada satu dokumen.

Dokumentasi SPK disediakan dengan mengambil kira kerumitan sesuatu proses dan hubungkaitnya dengan proses-proses yang lain serta kecekapan anggota yang mengendalikan proses tersebut. Struktur dokumentasi SPK Pejabat Daerah dan Tanah Jasin ditunjukkan di dalam Gambarajah 1.

PEJABAT DAERAH DAN

TANAH JASIN

MANUAL KUALITI



NO. PINDAAN : 02


MUKASURAT : 13/39

Rajah 1 : Hiraki dokumentasi SPK MS ISO 9001:2008 Pejabat Daerah dan Tanah Jasin

MANUAL KUALITI PROSEDUR KUALITI ARAHAN KERJA DOKUMEN SOKONGAN REKOD KUALITI

PEJABAT DAERAH DAN

TANAH JASIN

MANUAL KUALITI



NO. PINDAAN : 02


MUKASURAT : 14/39

4.2.2 Manual Kualiti

Manual Kualiti ini diwujud, didokumen dan dikekalkan selaras dengan keperluan MS ISO 9001:2008 yang mengandungi:

a) Skop perlaksanaan SPK Pejabat Daerah dan Tanah Jasin ( rujuk 3.1 ), b) Keperluan-keperluan ISO 9001:2008 yang dikecualikan dengan alasan-

alasan yang munasabah di dalam skop SPK,

c) Dasar Kualiti dan Objektif Kualiti Pejabat Daerah dan Tanah Jasin,

d) Rujukan kepada Prosedur-Prosedur Kualiti yang didokumenkan (Rujuk Lampiran 6 ) Jadual Matriks Prosedur dan Klausa ISO 9001:2008)

e) Proses – proses yang dikenalpasti didalam perlaksanaan SPK

f) Turutan dan hubungkait di antara proses-proses SPK dijelaskan secara

ringkas di dalam mukasurat yang seterusnya,

Penjelasan ringkas mengenai hubungkait proses-proses SPK

(Rujuk Lampiran 5)

Pejabat Daerah dan Tanah Jasin menerima kedatangan pelanggan daripada pelbagai lapisan masyarakat. Pemilik tanah akan membayar cukai. Sekiranya pemilik tanah tidak menjelaskan bayaran cukai, sebarang urusan mengenai tanah tidak dapat dilaksanakan dan tanah boleh dirampas. Urusan tanah memerlukan proses pendaftaran daripada mula tanah dilupuskan sehingga urusniaga dijalankan seperti pindah milik, gadaian, melepas gadaian, perintah jual (lelong) dan proses-proses endosan pembangunan tanah. Untuk melahirkan kakitangan yang terlatih dan cekap dalam menjalankan proses-proses kerja, unit khidmat pengurusan memainkan peranan penting untuk menyelaraskan latihan kepada kakitangan. Unit aset akan memastikan unit-unit lain mendapat bekalan yang mencukupi untuk menjalankan tugas dengan lebih berkesan. Hasil kutipan cukai merupakan penyumbang besar dalam menentukan kejayaan pembangunan fizikal dan kemasyarakatan. Unit pembangunan daerah mempunyai peranan untuk melaksanakan projek-projek kecil daerah yang dipohon oleh ketua-ketua masyarakat. Pengurusan tanah yang berkesan dapat memastikan kejayaan pelaksanaan projek pembangunan dalam daerah. Apabila seseorang memohon tanah, permohonan akan dibuat melalui Jadual 1 yang diperolehi dari Unit Pembangunan Tanah. Pembantu Tadbir akan menyerahkan fail kepada Unit Teknikal dan Penguatkuasa untuk laporan tanah serta membuat rujukan kepada agensi-agensi dan Wakil Rakyat kawasan/wakil yang dilantik oleh Kerajaan Negeri untuk ulasan.

PEJABAT DAERAH DAN

TANAH JASIN

MANUAL KUALITI



NO. PINDAAN : 02


MUKASURAT : 15/39

Setelah diluluskan oleh PBN, borang 5A akan dikeluarkan . Bayaran akan diterima oleh Unit Hasil. Fail yang sama dihantar kepada Unit Teknikal untuk penyediaan pelan bagi membuat Hak Milik Sementara dengan Permintaan Ukur (PU). Selepas itu dihantar kepada Unit Pendaftaran untuk didaftarkan Hak Milik Sementara. Setelah Pelan Akui (PA) diterima daripada Pejabat Ukur, fail dihantar kepada Unit Pendaftaran untuk pengeluaran Hak Milik Muktamad. 4.2.3 Kawalan Dokumen

Dokumen-dokumen SPK diluluskan sebelum ianya dikuatkuasa dan digunapakai. Jika ada keperluan, dokumen-dokumen tersebut disemak dan dikemaskini. Sebarang pindaan ke atas dokumen akan diluluskan semula dan status dokumen terkini dikenalpasti melalui nombor pindaan dan tarikh kuatkuasa yang terdapat pada setiap dokumen-dokumen SPK. Dokumen yang terkini akan dipastikan berada di tempat ianya digunapakai. Dokumen-dokumen SPK mempunyai maklumat yang mencukupi seperti tajuk, nombor rujukan (kod dokumentasi), tarikh dan nombor pindaan supaya mudah dikenalpasti. Pemegang dokumen dipertanggugjawabkan untuk memastikan dokumen tersebut sentiasa berada di tempat ianya digunapakai dan boleh dirujuk/dibaca oleh pengguna yang berkaitan. Senarai Induk Dokumen yang mengandungi maklumat mengenai semua dokumen SPK telah disediakan. Senarai ini akan dikemaskini apabila berlaku pindaan ke atas status dokumen SPK. Dokumen-dokumen luaran yang ditentukan oleh organisasi bagi perancangan dan operasi sistem pengurusan kualiti telah dikenalpasti dan pengedarannya dikawal. Pegawai Dokumen dilantik oleh Pegawai Daerah Jasin atau wakil Pengurusan bagi menyelenggarakan naskah dokumen induk, menyelaras pindaan dokumen dan senarai edaran dokumen. Dokumen-dokumen yang telah dipinda akan diasingkan dari tempat asal ianya digunapakai. Pengasingan ini dibuat untuk mengelakkan dokumen tersebut digunapakai dan menjejaskan pelaksanaan dan pengekalan SPK. Dokumen Berkaitan : PDTJ/PK(T)-04 - Prosedur Kawalan Dokumen

4.2.4 Kawalan Rekod

Rekod-rekod disediakan dan dikekalkan untuk membuktikan kepatuhan terhadap keperluan-keperluan standard dan keberkesanan operasi SPK. Kawalan yang dilaksanakan ke atas rekod-rekod tersebut termasuklah pengenalan, penyimpanan, perlindungan, mendapatkan semula, pengekalan dan pelupusan.

PEJABAT DAERAH DAN

TANAH JASIN

MANUAL KUALITI



NO. PINDAAN : 02


MUKASURAT : 16/39

Kawalan ini akan memastikan rekod-rekod tersebut sentiasa boleh dirujuk/dibaca. Ketua-Ketua Unit Pejabat Daerah dan Tanah Jasin dipertanggungjawabkan untuk memastikan tugas-tugas telah dilaksanakan dengan merujuk kepada rekod-rekod yang berkaitan. Rekod-rekod ini menunjukkan kepatuhan terhadap keperluan-keperluan perkhidmatan dan pelanggan serta undang-undang yang berkaitan. Tempoh penyimpanan rekod-rekod kualiti ditentukan untuk setiap rekod seperti yang tercatat pada setiap prosedur kualiti. Rekod-rekod ini akan dianalisa sebagai input untuk melaksanakan tindakan pembetulan dan pencegahan serta mengenalpasti peluang-peluang untuk penambahbaikan SPK secara berterusan. Dokumen Berkaitan : PDTJ/PK(T)-06 - Pengurusan Rekod Kualiti

5.0 TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN

5.1 Komitmen Pengurusan

Pengurusan atasan Pejabat Daerah dan Tanah Jasin iaitu Pegawai Daerah Jasin dan ketua-ketua unit adalah komited dalam mewujud dan melaksanakan SPK serta meningkatkan keberkesanan SPK secara berterusan. Komitmen ini ditunjukkan melalui penyampaian mengenai pentingnya bagi Pejabat Daerah dan Tanah Jasin memenuhi keperluan pelanggan dan pihak-pihak yang berkepentingan serta peraturan dan perundangan yang berkaitan, mewujudkan dasar dan objektif-objektif kualiti (lihat klausa 5.3 dan 5.4.1), menyediakan sumber-sumber (lihat klausa 6) dan mengadakan kajian semula pengurusan (lihat klausa 5.6). Dokumen Berkaitan : PDTJ/PK(T)-01 - Prosedur Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan PDTJ/PK(T)-03 - Prosedur Pengurusan Aduan Pelanggan PDTJ/PK(T)-07 - Prosedur Audit Dalaman

5.2 Fokus Kepada Pelanggan

Kecemerlangan dalam mutu perkhidmatan Pejabat Daerah dan Tanah Jasin bergantung kepada keupayaan untuk memahami dan memenuhi kehendak pelanggan. Kehendak-kehendak mereka dikenalpasti dan ditentukan (lihat klausa 7.2.1), dan ditukarkan menjadi keperluan produk dan perkhidmatan. Satu prosedur khas disediakan (PDTJ/PK(T)-03 : Pengurusan Aduan Pelanggan) untuk memastikan proses pengendalian aduan awam berjalan dengan lancar.

PEJABAT DAERAH DAN

TANAH JASIN

MANUAL KUALITI



NO. PINDAAN : 02


MUKASURAT : 17/39

Pejabat Daerah dan Tanah Jasin sentiasa memastikan kepatuhan terhadap keperluan-keperluan ini melalui pengukuran, analisa dan penambahbaikan (lihat klausa 8.2.1) supaya kepuasan pelanggan yang sepenuhnya dapat dicapai dan dipertingkatkan. Ini dilakukan melalui kajian kepuasan pelanggan bagi mengetahui keperluan spesifik lain atau keperluan tambahan. Dokumen Berkaitan : PDTJ/PK(T)-03 - Prosedur Pengurusan Aduan Pelanggan

5.3 Dasar Kualiti

Pengurusan atasan telah mewujudkan dasar kualiti untuk memimpin dan memandu Pejabat Daerah dan Tanah Jasin ke arah peningkatan prestasi secara berterusan (lihat klausa 3.3). Dasar kualiti yang diwujudkan adalah: 5.3.1 Bersesuaian dengan tujuan penubuhan Pejabat Daerah dan Tanah Jasin , 5.3.2 Mengandungi komitmen untuk mematuhi keperluan-keperluan ISO

9001:2008,

5.3.3 Mengandungi komitmen untuk meningkatkan keberkesanan SPK secara berterusan, dan

5.3.4 Dapat menyediakan asas untuk mewujud dan mengkaji semula objektif-

objektif kualiti. Dasar Kualiti di Pejabat Daerah dan Tanah Jasin adalah seperti berikut: “Pejabat Daerah dan Tanah Jasin adalah komited kepada pengurusan tanah dan pembangunan masyarakat yang cekap dan berkualiti serta berusaha memenuhi kehendak pelanggan ke arah penambahbaikan secara berterusan mengikut keperluan MS ISO 9001:2008.” Dasar kualiti ini disebarkan untuk difahami oleh semua anggota melalui latihan, taklimat dan dipamerkan di lokasi-lokasi strategik. Audit dalaman digunakan untuk memastikan dasar kualiti telah difahami dan dipraktikkan. Pengurusan atasan sentiasa mengkaji semula dasar kualiti ini dari masa ke semasa untuk memastikan kesesuaian yang berterusan.

PEJABAT DAERAH DAN

TANAH JASIN

MANUAL KUALITI



NO. PINDAAN : 04


MUKASURAT : 18/39

5.4 Perancangan

5.4.1 Objektif Kualiti

Pengurusan atasan telah mewujudkan objektif-objektif kualiti yang selaras dengan dasar kualiti seperti berikut:-

Bil Objektif Kualiti Sasaran/Tempoh

1. Pendaftaran Urusniaga Tanah Pendaftaran 1 hari

2. Perkhidmatan Pelupusan Tanah 3 bulan dari terima pemohonan sehingga ke PTG

3. Perkhidmatan Bayaran Cukai 10 min/ bil. dari terima bil hingga ke kaunter bayaran.

4. Melonggar Sekatan 30 hari

5. Pecah sempadan/Tukar Syarat 8 bulan

6. Serah dan Berimilik Semula 12 bulan

7. Pendaftaran Hakmilik Kekal 4 bulan

8. Notis 6A dan Perampasan Tanah 12 bulan

9. Perintah Jual 10 bulan

10. Permit Bahan Batuan 7 hari bekerja

11. Proses Pewartaan 45 hari bekerja

12. Permohonan Tanah Malacca Customary Land (MCL) 8 bulan

13 Pengurusan Perolehan 14 hari bekerja

14. Pengawasan dan Pemantauan Kerja-Kerja Projek

3 bulan daripada surat tawaran sehingga pengesahan projek siap.

15. Kompetensi Pegawai/ Kakitangan 7 hari / setahun

16. Aduan Pelanggan Maklum balas pelanggan dalam

tempoh 5 hari bekerja.

Objektif-objektif kualiti ini juga disebarkan untuk difahami oleh semua anggota melalui latihan, taklimat dan dipamerkan di lokasi-lokasi strategik. Data-data yang berkaitan dikumpul dan dianalisa bagi menilai pencapaiannya dan seterusnya dilaporkan dalam mesyuarat kajian semula pengurusan

PEJABAT DAERAH DAN

TANAH JASIN

MANUAL KUALITI



NO. PINDAAN : 02


MUKASURAT : 19/39

5.4.2 Perancangan SPK

Pegawai Daerah Jasin dengan kerjasama Ketua-Ketua Unit bertanggungjawab dalam perancangan SPK bagi memenuhi keperluan-keperluan dalam klausa 4.1. Perancangan ini dilakukan di dalam mesyuarat-mesyuarat pasukan pelaksanaan dan mesyuarat pengurusan yang berkaitan. Perancangan ini telah menghasilkan atau mewujudkan dokumentasi SPK yang mematuhi keperluan-keperluan MS ISO 9001:2008. Sebarang pindaan ke atas SPK akan dikenalpasti dan ditentukan samada pindaan tersebut memberi kesan kepada sistem yang telah didokumenkan. Jika perlu, dokumen yang terlibat mestilah dipinda dengan mematuhi keperluan prosedur yang didokumenkan, iaitu PDTJ/PK(T)-04: Kawalan Dokumen dan Data. Ia bertujuan untuk memastikan integriti SPK dapat dikekalkan selepas pindaan dilaksanakan.

5.5 Tanggungjawab, Kuasa dan Komunikasi

5.5.1 Tanggungjawab dan Kuasa

Tanggungjawab dan kuasa untuk semua anggota dijelaskan di dalam Carta Organisasi, surat perlantikan, senarai tugas, fail meja dan prosedur-prosedur kualiti yang didokumenkan. Tanggungjawab dan kuasa ini disebarkan untuk difahami oleh semua anggota melalui mesyuarat, latihan dan taklimat untuk memastikan SPK dilaksana dan dikekalkan dengan cekap dan berkesan.

5.5.2 Wakil pengurusan

Pegawai Daerah Jasin melantik Ketua Penolong Pegawai Daerah (Tanah) sebagai Wakil Pengurusan yang mempunyai tanggungjawab seperti berikut :- (a) Memastikan proses-proses yang diperlukan dalam SPK diwujud,

dilaksana dan disenggara, (b) Melaporkan kepada pengurusan atasan mengenai prestasi SPK

dan sebarang keperluan untuk penambahbaikan,

(c) Memastikan kesedaran mengenai keperluan-keperluan pelanggan diwujudkan di kalangan anggota organisasi, dan

(d) Sebagai pegawai yang boleh dihubungi oleh pihak-pihak luar berhubung dengan perkara-perkara yang berkaitan dengan SPK.

PEJABAT DAERAH DAN

TANAH JASIN

MANUAL KUALITI



NO. PINDAAN : 02


MUKASURAT : 20/39

Pegawai Daerah Jasin juga melantik 2 orang Timbalan Wakil Pengurusan bagi membantu Wakil Pengurusan dalam perlaksanaan SPK Pejabat Daerah dan Tanah Jasin. Seorang Ketua Penolong Pegawai Daerah (Pembangunan ) dan seorang Penolong Pegawai Daerah (Khidmat Pengurusan).

5.5.3 Komunikasi Dalaman

Pejabat Daerah dan Tanah Jasin telah mewujud dan melaksanakan komunikasi dalaman yang diperlukan di setiap bahagian. Pengurusan atasan memastikan keperluan-keperluan kualiti, visi, misi, dasar kualiti, objektif organisasi, dan pencapaiannya serta keberkesanan pelaksanaan SPK disampaikan kepada semua anggota. Bagi memastikan keberkesanan SPK, pengurusan atasan Pejabat Daerah dan Tanah Jasin mengadakan kaedah komunikasi dalaman yang bersesuaian dan berkesan seperti berikut: • Mesyuarat Pengurusan Pejabat Daerah dan Tanah Jasin. • Mesyuarat Pagi Pejabat Daerah dan Tanah Jasin. • Sesi Taklimat dan Perbincangan. • Papan Kenyataan. • Mesyuarat di peringkat unit. • Peti Cadangan dan Aduan. • Sistem Hebahan Awam (Public Announcement System). • Perhimpunan Pagi Bulanan.

Pengurusan atasan sentiasa memastikan saluran-saluran komunikasi dalaman tersebut dilaksanakan dengan berkesan dalam mencapai objektifnya. Minit-minit mesyuarat akan direkod dan dikekalkan sebagai bukti pelaksanaan.

5.6 Kajian Semula Pengurusan

5.6.1 Am

Pengurusan atasan mengadakan Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan (MKSP) sekurang – kurangnya 1 kali setahun secara berkala bagi menilai dan memastikan kesesuaian keberkesanan SPK secara berterusan. MKSP bertujuan untuk menilai peluang-peluang peningkatan dan perubahan yang perlu ke atas SPK, termasuklah mengkaji semula Dasar Kualiti dan objektif-objektif kualiti Pejabat Daerah dan Tanah Jasin.

PEJABAT DAERAH DAN

TANAH JASIN

MANUAL KUALITI



NO. PINDAAN : 02


MUKASURAT : 21/39

Keanggotaan MKSP terdiri daripada:

Pengerusi : Pegawai Daerah Jasin Setiausaha : Wakil Pengurusan

Ahli-ahli : Ketua Audit Dalam Ketua Bahagian Ketua Unit Pengawai Dokumen Mesyuarat secara ‘ad-hoc’ boleh dijalankan sekiranya terdapat isu-isu yang perlu diambil tindakan segera. Di dalam mesyuarat ini, agenda adalah berdasarkan tujuan pemanggilan mesyuarat tersebut. Keputusan daripada mesyuarat diminit dan disenggara untuk tindakan pembetulan, pencegahan dan penambahbaikan yang berterusan. Dokumen Berkaitan : PDTJ/PK(T)- 01 - Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan PDTJ/PK(T)- 04 - Pengurusan Pengaduan Pelanggan PDTJ/PK(T)- 05 - Pengurusan Tindakan Pencegahan PDTJ/PK(T)- 07 - Audit Dalaman PDTJ/PK(T)- 08 - Pengurusan Tindakan Pembetulan

5.6.2 Input Kajian Semula

Agenda yang mesti dibincang dan dikaji semula semasa MKSP adalah seperti berikut: a) Susulan dari MKSP yang terdahulu, b) Penemuan audit (audit dalaman dan luaran),

c) Maklumbalas pelanggan (aduan awam dan kajian kepuasan

pelanggan),

d) Pencapaian objektif-objektif kualiti,

e) Status tindakan pembetulan dan pencegahan,

f) Perubahan – perubahan yang memberi kesan kepada SPK dan cadangan – cadangan untuk penambahbaikan,

g) Penilaian prestasi pembekal

PEJABAT DAERAH DAN

TANAH JASIN

MANUAL KUALITI



NO. PINDAAN : 02


MUKASURAT : 22/39

h) Keberkesanan latihan Dokumen Berkaitan : PDTJ/PK(T)- 05 - Pengurusan Tindakan Pencegahan PDTJ/PK(T)- 08 - Pengurusan Tindakan Pembetulan

5.6.3 Output Kajian Semula

Hasil dari MKSP mestilah meliputi keputusan-keputusan dan tindakan-tindakan yang berkaitan dengan: a) Peningkatan keberkesanan SPK dan proses-prosesnya, b) Peningkatan kualiti perkhidmatan yang berkaitan dengan

keperluan-keperluan dan maklumbalas pelanggan, dan c) Sumber-sumber yang diperlukan.

Dokumen Berkaitan : PDTJ/PK(T)-01 - Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan

PDTJ/PK(T)-05 - Pengurusan Tindakan Pencegahan PDTJ/PK(T)-08 - Pengurusan Tindakan Pembetulan

PEJABAT DAERAH DAN

TANAH JASIN

MANUAL KUALITI



NO. PINDAAN : 02


MUKASURAT : 23/39

6.0 PENGURUSAN SUMBER-SUMBER

6.1 Penyediaan Sumber-sumber

Pejabat Daerah dan Tanah Jasin amat komited untuk memastikan keperluan sumber-sumber ditentukan dan disediakan untuk melaksana dan mengekalkan SPK dan meningkatkan keberkesanan SPK secara berterusan serta meningkatkan kepuasan pelanggan dengan memenuhi keperluan-keperluan yang ditetapkan. Pengenalpastian dan perancangan penyediaan sumber-sumber yang diperlukan seperti sumber manusia, peralatan dan mesin dan sebagainya dilakukan semasa mesyuarat-mesyuarat pengurusan atasan. Sumber-sumber yang telah dikenalpasti dan ditentukan akan direkodkan di dalam Belanjawan Tahunan Pejabat Daerah dan Tanah Jasin. Penyediaan sumber-sumber tersebut bergantung kepada keupayaan kewangan Pejabat Daerah dan Tanah Jasin dan akan dikaji dari masa ke semasa. Dokumen Berkaitan : PDTJ/PK(T)-02 - Penyediaan Anggaran Belanjawan Mengurus

6.2 Sumber-sumber Manusia

6.2.1 Am

Pejabat Daerah dan Tanah Jasin memastikan hanya kakitangan yang mempunyai kelayakan dari segi pendidikan, latihan, kemahiran dan pengalaman akan ditugaskan untuk melaksanakan tugasan yang memberi kesan keakuran kepada kualiti perkhidmatan berdasarkan kepada penilaian dalaman oleh jabatan.

6.2.2 Kecekapan, Kesedaran dan Latihan

Pengurusan atasan Pejabat Daerah dan Tanah Jasin memastikan anggota Pejabat Daerah dan Tanah Jasin :- a) Mempunyai kecekapan dan kompetensi yang diperlukan

mengikut tugasan. b) Sedar akan kepentingan dan sumbangan mereka dalam

mencapai objektif kualiti. c) Mengenalpasti keperluan, menyelaras, melaksana dan memantau

latihan anggota Pejabat Daerah dan Tanah Jasin.

PEJABAT DAERAH DAN

TANAH JASIN

MANUAL KUALITI



NO. PINDAAN : 02


MUKASURAT : 24/39

d) Menilai keberkesanan latihan anggota selepas menghadiri

latihan/ kursus. e) Menyelenggara rekod-rekod kelayakan dan latihan anggota.

Latihan yang telah dikenalpasti diberi secara luaran berdasarkan kepada peluang-peluang latihan yang ditawarkan oleh Jabatan Ketua Menteri Institut Pengurusan Melaka, Institut Pentadbiran Awam, Institut Tanah Dan Ukur Negara atau lain-lain agensi. Latihan yang telah dihadiri oleh anggota direkod dalam Buku Rekod Perkhidmatan Anggota. Dokumen Berkaitan : PDTJ/TADBIR/PK-01 - Pengurusan Latihan

6.3 Infrastruktur

Pejabat Daerah dan Tanah Jasin komited dalam memastikan penyediaan infrastruktur yang sesuai dan diselenggara dengan sempurna bagi memastikan kelancaran perkhidmatan dan memenuhi kehendak pelanggan. Penyelenggaran infrastruktur dilaksanakan secara berjadual oleh pembekal yang dilantik oleh Pejabat Daerah dan Tanah Jasin. Aktiviti-aktiviti penyelenggaraan, pembetulan dan pencegahan dilaksanakan secara bersistematik dan berkesan untuk memastikan keperluan-keperluan perkhidmatan/produk sentiasa dipatuhi. Infrastruktur yang diperlukan termasuk: 6.3.1 Bangunan, persekitaran kerja dan kemudahan-kemudahan berkaitan. 6.3.2 Peralatan berkaitan perkakasan dan perisian sistem maklumat yang

digunakan. 6.3.3 Peralatan alat-alat elektronik. 6.3.4 Perkakas berkebun. 6.3.5 Perkhidmatan Sokongan termasuk pengangkutan, percetakan dan

komunikasi. Dokumen Berkaitan :

PDTJ/TADBIR/PK-02 - Pengurusan Aset Jabatan

PEJABAT DAERAH DAN

TANAH JASIN

MANUAL KUALITI



NO. PINDAAN : 02


MUKASURAT : 25/39

6.4 Persekitaran Kerja

Pengurusan Pejabat Daerah dan Tanah Jasin akan memastikan persekitaran kerja yang kondusif, selesa, harmoni, bersih dan selamat termasuk faktor lain seperti buyi bising, suhu, kelembapan dan pencahayaan. Penyelenggaraan dan pengurusan ruang kerja hendaklah dilaksanakan mengikut peraturan am keselamatan dan kesihatan pekerjaan untuk mengurangkan risiko kecederaan di tempat kerja. Persekitaran kerja yang selesa akan dapat meningkatkan prestasi kerja dan seterusnya meningkatkan kualiti perkhidmatan dan prestasi Pejabat Daerah dan Tanah Jasin. Ia juga akan meningkatkan tahap kepuasan bekerja dan motivasi anggota organisasi Sebarang permasalahan yang timbul mengenai infrastruktur dan persekitaran akan diajukan ke MKSP untuk tindakan.

Dokumen Berkaitan : PDTJ/PK(T)- 05 - Pengurusan Tindakan Pencegahan PDTJ/PK(T)- 08 - Pengurusan Tindakan Pembetulan PDTJ/TADBIR/PK-02 - Pengurusan Aset Jabatan

7.0 REALISASI PRODUK

7.1 Perancangan realisasi produk

Pejabat Daerah dan Tanah Jasin membuat perancangan strategik bagi memastikan perkhidmatan pengurusan tanah dan pembangunan daerah mencapai kepuasan pelanggan termasuk ;- 7.1.1 Proses-proses yang terlibat dalam realisasi perkhidmatan (dari kedatangan

pelanggan termasuk pengeluaran dokumen hakmilik serta pembangunan projek fizikal)

7.1.2 Sumber-sumber yang diperlukan (sumber manusia, peralatan, bahan

mentah, dll),

7.1.3 Prosedur yang digunapakai untuk proses-proses yang terlibat ( Prosedur Kualiti dan Arahan Kerja),

7.1.4 Objektif kualiti atau keperluan-keperluan perkhidmatan (Spesifikasi

perkhidmatan),

7.1.5 Pengesahan atau pemeriksaan yang diperlukan termasuk kriteria-kriteria penerimaan, dan

7.1.6 Rekod-rekod yang perlu dikekalkan untuk proses-proses yang terlibat.

PEJABAT DAERAH DAN

TANAH JASIN

MANUAL KUALITI



NO. PINDAAN : 03


MUKASURAT : 26/39

Dokumen Berkaitan : SENARAI PROSEDUR

Bil No. Prosedur Nama Prosedur

1. PDTJ/PK(T)-01 Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan 2. PDTJ/PK(T)-02 Penyediaan Anggaran Belanjawan Mengurus 3. PDTJ/PK(T)-03 Pengurusan Pengaduan Pelanggan 4. PDTJ/PK(T)-04 Kawalan Dokumen 5. PDTJ/PK(T)-05 Pengurusan Tindakan Pencegahan 6. PDTJ/PK(T)-06 Pengurusan Rekod Kualiti 7. PDTJ/PK(T)-07 Audit Dalaman 8. PDTJ/PK(T)-08 Pengurusan Tindakan Pembetulan 9. PDTJ/PK(T)-09 Perolehan Bekalan Dan Perkhidmatan Dan Prestasi Pembekal 10. PDTJ/PK(T)-10 Kawalan Produk Yang Tidak Memenuhi Spesifikasi 11. PDTJ/PK(T)-11 Pengurusan Surat Menyurat 12. PDTJ/TANAH/PK-01 Permohonan Tanah Kerajaan Individu 13. PDTJ/TANAH/PK-02 Permohonan Melonggar Sekatan Pindahmilik 14. PDTJ/TANAH/PK-03 Permohonan Pecah Sempadan Dan Tukar Syarat Tanah 15. PDTJ/TANAH/PK-04 Permohonan Penyerahan Balik Dan Pemberimilikan Semula 16. PDTJ/DAFTAR/PK-01 Pendaftaran Hakmilik Kekal 17. PDTJ/DAFTAR/PK-02 Perintah Jual 18. PDTJ/DAFTAR/PK-03 Proses Pendaftaran Urusniaga 19. PDTJ/DAFTAR/PK-04 Proses Pendaftaran Bukan Urusniaga 20. PDTJ/HASIL/PK-01 Pengendalian Notis Perampasan Tanah 21. PDTJ/HASIL/PK-02 Pengurusan Hasil 22. PDTJ/PEMB./PK-01 Pengurusan Projek Khidmat Masyarakat 23. PDTJ/PEMB./PK-02 Pengawasan Dan Pemantauan Kerja-Kerja Projek 24. PDTJ/TADBIR/PK-01 Pengurusan Latihan 25. PDTJ/TADBIR/PK-02 Pengurusan Aset Jabatan 26. PDTJ/IT/PK-01 Penyelenggaraan Baikpulih Perkakasan Komputer

27. PDTJ/KK/PK-01 Permohonan Permit Bahan Batuan (Tanah Merah) Kelulusan Oleh Pentadbir Tanah Jasin

28. PDTJ/PUU/PK-01 Proses Perwartaan 29. PDTJ/TANAH/PK-05 Permohonan Tanah Malacca Customary Land

PEJABAT DAERAH DAN

TANAH JASIN

MANUAL KUALITI



NO. PINDAAN : 02


MUKASURAT : 27/39

7.2 Proses-proses yang berkaitan dengan pelanggan

7.2.1 Menentukan keperluan-keperluan yang berkaitan dengan

perkhidmatan

Pejabat Daerah dan Tanah Jasin menentukan bahawa pengurusan tanah dan pembangunan fizikal dijalankan dalam keadaan teratur. Ini boleh dicapai dengan menyediakan perkhidmatan-perkhidmatan yang diperlukan oleh pelanggan mengikut kemampuan dan sumber-sumber yang ada. Keperluan perkhidmatan yang baru atau perluasan perkhidmatan sedia ada dikaji dari masa ke masa melalui maklumbalas pelanggan serta analisa data, dan dikemukakan kepada Jabatan Ketua Menteri Melaka melalui kertas kerja.

Bagi memastikan penyampaian perkhidmatan berjalan dengan lancar, pihak pengurusan Pejabat Daerah dan Tanah Jasin mengenalpasti kehendak pelanggan melalui cara berikut: a) Keperluan pelanggan yang dinyatakan oleh pelanggan melalui

temujanji, perjumpaan langsung, surat aduan, mesyuarat Jawatankuasa Kemajuan dan Keselamatan Kampung (JKKK)/Jawatankuasa Penyelaras Dewan Undangan Negeri(JAPERUN) dan peti cadangan,

b) Keperluan yang tidak dinyatakan oleh pelanggan iaitu melalui

Dasar Kualiti, Objektif Kualiti, Piagam Pelanggan dan kajian kepuasan pelanggan,

c) Keperluan yang tidak dinyatakan oleh pelanggan tetapi difikirkan

perlu oleh anggota unit akan diberi berdasarkan keperluan pelanggan, dan

d) Keperluan perundangan dan peraturan yang perlu dengan

perkhidmatan. Dokumen Berkaitan : PDTJ/PK(T)-01 - Prosedur Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan PDTJ/PK(T)-03 - Prosedur Pengurusan Aduan Pelanggan

7.2.2 Semakan ke atas keperluan-keperluan yang berkaitan dengan perkhidmatan

Pejabat Daerah dan Tanah Jasin mengkaji semula terhadap keperluan-keperluan yang berkaitan dengan perkhidmatan yang disampaikan.

PEJABAT DAERAH DAN

TANAH JASIN

MANUAL KUALITI



NO. PINDAAN : 02


MUKASURAT : 28/39

Keperluan berkaitan dengan perkhidmatan disemak sebelum perkhidmatan diberikan. Ini adalah untuk memastikan:

a) Keperluan perkhidmatan dijelaskan dengan terperinci, b) Sebarang pindaan terhadap sesuatu perjanjian atau kontrak yang

dibuat bersama pelanggan samada bertulis atau lisan mengikut kesesuaian adalah dimaklumkan kepada pelanggan, dan

c) Sebarang keperluan yang berbeza dari yang terdahulu

diselesaikan (jika ada). Ini dilakukan dengan melalui:

a) Semakan bagi setiap permohonan yang diterima, dan

b) Perancangan rapi dibuat untuk memastikan keperluan

pelanggan dapat dipenuhi.

Dokumen Berkaitan : PDTJ/PK(T)-03 - Prosedur Pengurusan Aduan Pelanggan

7.2.3 Komunikasi dengan pelanggan

Pejabat Daerah dan Tanah Jasin menyediakan kemudahan komunikasi yang terancang bagi menyalur maklumat berkaitan perkhidmatan kepada pelanggan melalui: a) Kaunter Pertanyaan. b) Rundingcara c) Piagam pelanggan. d) Borang maklumbalas pelanggan. e) Peti cadangan. f) Hari bersama pelanggan.

Segala aduan dan pertanyaan pelanggan dilayan secara individu, di mana berkenaan. Pengurusan komunikasi ini sentiasa dikawal dan dipertingkatkan keberkesanannya melalui tanggungjawab yang jelas termasuk latihan-latihan yang berkaitan diberi dari masa ke semasa kepada kakitangan yang berkenaan.

Dokumen Berkaitan : PDTJ/PK(T)-03 - Prosedur Pengurusan Pengaduan Pelanggan

PEJABAT DAERAH DAN

TANAH JASIN

MANUAL KUALITI



NO. PINDAAN : 02


MUKASURAT : 29/39

7.3 Rekabentuk dan pembangunan

Klausa ini dikecualikan dengan kebenaran (lihat klausa 4.2.2).

7.4 Perolehan

7.4.1 Proses perolehan

Pejabat Daerah dan Tanah Jasin memastikan pembelian bekalan mematuhi keperluan-keperluan yang ditetapkan untuk proses pembelian. Jenis dan tahap kawalan yang dilaksanakan terhadap pembekal dan produk yang dibekalkan bergantung kepada kesan produk tersebut kepada perkhidmatan yang diberi oleh Pejabat Daerah dan Tanah Jasin. Pembekal-pembekal dinilai dan dipilih berdasarkan keupayaan mereka untuk membekalkan produk dengan mematuhi keperluan-keperluan perolehan seperti :-

i) Pembelian Terus daripada mana-mana Pembekal/Syarikat sehingga RM 10,000.00 setahun bagi setiap jenis item; dan ii) Berdaftar dengan Kementerian Kewangan – melebihi RM 10,000.00 sehingga RM 50,000.00 setahun bagi setiap jenis item ( Rujuk SPP Bil. 8 Tahun 2004 )

Kriteria-kriteria untuk penilaian, pemilihan dan penilaian semula dinyatakan di dalam prosedur pembelian yang telah didokumenkan. Rekod-rekod berkaitan aktiviti ini juga dikekalkan sebagai bukti perlaksanaannya.

7.4.2 Maklumat perolehan

Pesanan Pembelian yang dikeluarkan kepada pembekal menyatakan bekalan yang hendak dibeli dengan lengkap berdasarkan Permohonan Perolehan yang telah diluluskan dan keperluan-keperluan yang ditetapkan oleh prosedur pembelian yang didokumenkan. Tanggungjawab dan kuasa untuk membuat semakan dan kelulusan kepada dokumen-dokumen pembelian telah ditentukan untuk memastikan dokumen tersebut adalah cukup dan lengkap sebelum ianya dihantar kepada pembekal.

PEJABAT DAERAH DAN

TANAH JASIN

MANUAL KUALITI



NO. PINDAAN : 02


MUKASURAT : 30/39

7.4.3 Pengesahan terhadap bekalan yang dibeli

Bekalan (yang berkenaan sahaja) yang dibeli oleh Pejabat Daerah dan Tanah Jasin akan diperiksa berdasarkan Prosedur Pengurusan Perolehan. Jika bekalan yang dibeli tidak betul/rosak atau tidak memenuhi keperluan-keperluan produk tersebut, pembekal berkenaan akan diberitahu dan tindakan yang sewajarnya akan diambil seperti pemulangan bekalan tersebut atau meminta bekalan tersebut digantikan.

Jika Pejabat Daerah dan Tanah Jasin atau pelanggan ingin melakukan pemeriksaan atau pengesahan ke atas bekalan di premis pembekal, Pejabat Daerah dan Tanah Jasin akan memberi notis (dalam bentuk surat) kepada pembekal terlebih dahulu. Notis tersebut memberitahu pembekal berkenaan mengenai kaedah-kaedah yang digunakan untuk pemeriksaan atau pengesahan tersebut.

Dokumen Berkaitan :

PDTJ/PK (T) -09 - Prosedur Perolehan Bekalan Dan Perkhidmatan Dan Prestasi Pembekal

7.5 Penyediaan Pengeluaran dan Perkhidmatan

7.5.1 Kawalan ke atas perkhidmatan

Proses-proses pemberian perkhidmatan dirancang dan dilaksanakan dalam keadaan terkawal untuk memastikan Pejabat Daerah dan Tanah Jasin sentiasa memberi perkhidmatan dengan mematuhi keperluan-keperluan yang telah ditetapkan oleh pelanggan dan undang-undang dan arahan-arahan berkaitan. Kawalan ke atas proses-proses ini termasuklah: a) Adanya maklumat yang menerangkan mengenai perkhidmatan

b) Adanya prosedur-prosedur yang dijadikan panduan dalam

melaksanakan sesuatu tugas (cth. prosedur kualiti, Manual Prosedur Kerja, Fail Meja dan arahan kerja), dan

c) Perlaksanaan aktiviti-aktiviti pelepasan dan penyampaian

perkhidmatan.

7.5.2 Pengesahan ke atas proses-proses penyediaan pengeluaran dan perkhidmatan

Pihak pengurusan Pejabat Daerah dan Tanah Jasin mengesahkan mana-mana proses perkhidmatan termasuk perkhidmatan di mana hasilnya

PEJABAT DAERAH DAN

TANAH JASIN

MANUAL KUALITI



NO. PINDAAN : 02


MUKASURAT : 31/39

hanya akan diketahui selepas perkhidmatan diberikan melalui pengukuran dan pengawasan berikutnya. Di Pejabat Daerah dan Tanah Jasin, aliran kerja dijalankan mengikut prosedur-prosedur dan arahan-arahan kerja yang telah didokumenkan dan diluluskan.

Keberkesanan perkhidmatan kepada pelanggan boleh juga divalidasi semasa perkhidmatan diberi untuk memastikan pelanggan mencapai matlamat-matlamat yang ditetapkan. Dokumen Berkaitan : PDTJ/PK (T)-09 - Prosedur Perolehan Bekalan Dan Perkhidmatan Dan Prestasi Pembekal

7.5.3 Identifikasi dan kemudahkesanan

Pejabat Daerah dan Tanah Jasin memastikan identifikasi dan kemudahkesanan permohonan-permohonan orang awam serta perkhidmatan dan kemudahan awam yang disediakan kepada penduduk Jasin. (Contoh : Bayaran Cukai Tanah, Permohonan Tanah, Pindah Milik Tanah dan Perlaksanaan Projek) Segala perkhidmatan yang diberi kepada orang ramai bermula dari penerimaan permohonan sehingga kelulusan permohonan boleh dikenalpasti menggunakan nama dan nombor perserahan/nombor fail dan nombor inden. Nombor rujukan permohonan didokumentasi dalam rekod-rekod berkaitan permohonan. Contohnya terdapat nama pemohon, nombor perserahan dan nombor hakmilik tanah dalam urusan pindah milik tanah.

Prosedur-prosedur yang sepatutnya telah dipatuhi pada semua peringkat proses permohonan di Pejabat Daerah Dan Tanah Jasin didokumentasi dengan lengkap ke dalam fail permohonan. Anggota yang memberi perkhidmatan terbabit juga boleh dikenalpasti berdasarkan namanya. Nombor yang sama diguna bagi mengesan dan mendapat semula rekod permohonan apabila perlu seperti nombor perserahan, nombor lot, nombor hak milik, nombor fail, nombor inden dan pesanan tempatan apabila diminta oleh pelanggan untuk semakan, yang mana akan membolehkan perkhidmatan yang telah diberi kepada pemohon dikenalpasti.

PEJABAT DAERAH DAN

TANAH JASIN

MANUAL KUALITI



NO. PINDAAN : 02

TARIKH KUATKUASA PINDAAN DOKUMEN : 10 MAC 2014

MUKASURAT : 32/39

7.5.4 Hartamilik pelanggan

Pihak pengurusan Pejabat Daerah Dan Tanah Jasin memastikan harta pelanggan dijaga dengan sempurna sewaktu dalam proses permohonan pindah milik di bawah kawalan Unit Pendaftaran Tanah. Memastikan harta hak milik pelanggan iaitu geran tanah direkodkan dan disimpan dalam fail. Geran Tanah dijamin keselamatannya, dijamin kerahsiaannya (jika berkaitan). Hanya Pembantu Tadbir dan pegawai yang diberi kuasa layak untuk memproses geran tanah berkenaan. Rekod-rekod dikemaskini dan disimpan dan geran tanah berkenaan akan dihapuskan setelah digantikan dengan yang baru. Harta pelanggan boleh termasuk data peribadi. Dokumen Berkaitan : PDTJ/DAFTAR/ PK-01/AK-01 - Arahan Kerja Pengujudan Akaun Sambungan Dari Hakmilik Sementara Ke Hakmilik Kekal tidak lagi digunakan

7.5.5 Pemuliharaan produk

Pejabat Daerah Dan Tanah Jasin mewujudkan dan menyelenggara prosedur-prosedur kualiti bagi identifikasi, pengendalian, , penyimpanan dan pemuliharaan geran agar tidak mengalami kerosakan atau kehilangan sepanjang tempoh proses pengendalian dan penyimpanan geran. Identifikasi:

Nombor rujukan permohonan didokumentasi dalam rekod-rekod berkaitan permohonan. Contohnya terdapat nama pemohon, nombor perserahan dan nombor hakmilik tanah dalam urusan pindah milik tanah. Pengendalian:

Prosedur-prosedur yang sepatutnya telah dipatuhi pada semua peringkat proses permohonan di Pejabat Daerah Dan Tanah Jasin didokumentasi dengan lengkap ke dalam fail permohonan. Nombor yang sama diguna bagi mengesan dan mendapat semula rekod permohonan apabila perlu seperti nombor perserahan, nombor lot, nombor hak milik, nombor fail, nombor inden dan pesanan tempatan apabila diminta oleh pelanggan untuk semakan, yang mana akan membolehkan perkhidmatan yang telah diberi kepada pemohon dikenalpasti.

Penyimpanan:

Rekod-rekod , fail dan geran disimpan di dalam Bilik Kebal sepanjang tempoh penyimpanan dokumen.

PEJABAT DAERAH DAN

TANAH JASIN

MANUAL KUALITI



NO. PINDAAN : 02


MUKASURAT : 33/39

Pemuliharaan:

Pejabat Daerah Dan Tanah Jasin akan memastikan segala dokumen dan geran pemohon di bawah kawalannya terpelihara dan selamat dengan cara pengendalian yang sistematik seperti di atas. Dokumen Berkaitan : PDTJ/PK(T)-04 - Prosedur Kawalan Dokumen PDTJ/PK(T)-06 - Prosedur Rekod Kualiti PDTJ/DAFTAR/PK-01 - Prosedur Pendaftaran Hakmilik Kekal

7.6 Kawalan ke atas peralatan Pengukuran dan Pemantauan

Pejabat Daerah Dan Tanah Jasin telah mengenalpasti pemantauan dan tentukur yang perlu dilaksanakan. Peralatan untuk pemantauan dan tentukur hendaklah membuktikan bahawa keperluan perkhidmatan dipenuhi. Kaedah tentukur perlu memenuhi keperluan peralatan berkaitan. Di mana perlu, bagi menentukan kesahihan keputusan, peralatan tentukur mestilah: 7.6.1 Ditentukur dan diverifikasi dalam jangkamasa tertentu atau sebelum

digunakan berdasarkan standard pengukuran yang berkaitan. Jika standard tidak wujud, asas untuk tentukur dan verifikasi perlu direkod,

7.6.2 Jika ada masalah, penyesuaian dilakukan,

7.6.3 Dikenalpasti untuk membolehkan status tentukur dinyatakan,

7.6.4 Dijaga dari gangguan yang menyebabkan keputusan tidak sah atau

menyimpang,

7.6.5 Dijaga daripada kerosakan sewaktu penggunaan, penyelenggaraan dan penyimpanan dan,

7.6.6 Bagi peralatan yang mengalami kerosakan ianya akan diasing dan dilabel

untuk mengelak dari digunakan. Jika peralatan memberi bacaan yang tidak menepati keperluan, ianya akan disemak berdasarkan keputusan tentukur terdahulu. Tindakan sewajarnya diambil. Rekod-rekod keputusan tentukur diselenggara dan disimpan.

PEJABAT DAERAH DAN

TANAH JASIN

MANUAL KUALITI



NO. PINDAAN : 02


MUKASURAT : 34/39

8.0 PENGUKURAN, ANALISIS DAN PENAMBAHBAIKAN

8.1 Am

Pejabat Daerah dan Tanah Jasin telah merancang dan melaksanakan proses-proses pengukuran, pemantauan, analisis dan penambahbaikan untuk menunjukkan kepatuhan produk dan SPK kepada keperluan-keperluannya serta meningkatkan keberkesanan SPK secara berterusan. Di mana perlu, teknik-teknik statistik ditentukan dan digunakan dalam proses-proses tersebut dan membuat semakan ke atas pencapaiannya.

8.2 Pemantauan dan pengukuran

8.2.1 Kepuasan pelanggan

Kajian kepuasan pelanggan dijalankan sekurang-kurangnya satu (1) kali setahun untuk mengukur kepuasan pelanggan terhadap perkhidmatan yang diberikan oleh Pejabat Daerah dan Tanah Jasin . Pengukuran tersebut mengambil kira kepatuhan kepada keperluan-keperluan yang ditetapkan, memenuhi kehendak dan jangkaan pelanggan. Laporan Kajian Kepuasan Pelanggan dibincang dan dikaji semula semasa MKSP. Tindakan-tindakan yang perlu dan sewajarnya akan diambil jika ada isu-isu yang perlu diselesaikan dengan segera. Pengukuran ini dan hasilnya akan digunakan sebagai asas dan input kepada aktiviti penambahbaikan secara berterusan. Memantau persepsi pelanggan termasuk mendapat input dari punca-punca seperti data kepuasan pelanggan, kajian pelanggan, kajian pendapat pengguna, analisis perniagaan rugi, puji-pujian, tuntutan waranti dan laporan peniaga

8.2.2 Audit dalam

Audit dalam dilaksanakan sekurang-kurangnya satu (1) kali dalam masa setahun secara berkala untuk menentukan SPK Pejabat Daerah dan Tanah Jasin telah mematuhi apa yang telah dirancangkan, keperluan-keperluan MS ISO 9001:2008 dan keperluan-keperluan SPK yang telah diwujudkan serta telah dilaksana dan dikekalkan dengan berkesan. Tanggungjawab dan keperluan-keperluan untuk perancangan (termasuk program audit dan pemilihan juruaudit) dan melaksanakan audit, melaporkan hasil audit, mengambil tindakan pembetulan dan susulan dan mengekalkan rekod-rekod audit telah ditentukan dan didokumenkan di dalam prosedur.

PEJABAT DAERAH DAN

TANAH JASIN

MANUAL KUALITI



NO. PINDAAN : 02


MUKASURAT : 35/39

Dokumen Berkaitan : PDTJ/PK(T)-07 - Prosedur Audit Dalaman

8.2.3 Pemantauan dan pengukuran proses-proses

Bagi memastikan keberkesanan SPK dalam memenuhi semua keperluan yang telah ditetapkan, pihak pengurusan Pejabat Daerah dan Tanah Jasin hendaklah meneliti dan mengkaji semula dan mengemaskini SPK apabila diperlukan.

Pemantauan dan pengukuran proses-proses SPK melalui:

a) Penyeliaan dan pemantauan secara berterusan dalam kerja

sehari-harian oleh Ketua Unit, b) Laporan pencapaian objektif kualiti setiap setengah tahun dan

tahunan, dan

c) Laporan maklumbalas pelanggan. Mesyuarat-mesyuarat yang telah dirancang akan diadakan secara konsisten, di mana prestasi proses-proses secara keseluruhan akan dianalisis dan disemak untuk melihat pencapaiannya dalam jangkamasa tertentu. Proses-proses tersebut juga dipantau dan diukur semasa pelaksanaan audit kualiti dalaman. Prosedur-prosedur, arahan-arahan kerja, spesifikasi, peralatan pengukuran dan rekod-rekod yang perlu juga disediakan untuk memantau dan mengukur proses-proses tersebut. Jika terdapat proses yang tidak mencapai matlamat yang telah dirancang, tindakan pembetulan akan diambil oleh kakitangan yang bertanggungjawab kepada proses tersebut untuk memastikan pencapaiannya. Hasil-hasil daripada pemantauan dan pengukuran proses-proses ini boleh digunakan untuk perancangan program-program penambahbaikan secara berterusan.

8.2.4 Pemantauan dan pengukuran perkhidmatan

Ciri-ciri kualiti perkhidmatan sentiasa dipantau dan diukur dengan menggunakan kaedah-kaedah yang sesuai dibeberapa peringkat semasa perkhidmatan diberikan selaras dengan perancangan realisasi perkhidmatan. Proses pemantauan dan pengukuran ini dilaksanakan untuk memastikan perkhidmatan yang diberikan telah mematuhi keperluan-keperluan yang telah ditetapkan. Hanya perkhidmatan yang telah mematuhi keperluan-keperluan yang ditetapkan sahaja akan diberikan kepada pelanggan. Rekod-rekod untuk menunjukkan bukti

PEJABAT DAERAH DAN

TANAH JASIN

MANUAL KUALITI



NO. PINDAAN : 02


MUKASURAT : 36/39

kepatuhan tersebut termasuk kakitangan yang memberi kelulusan untuk menerima dan melepaskan perkhidmatan dikekalkan sebagai bukti dan untuk semakan lanjut.

8.3 Kawalan ke atas produk yang tidak mematuhi keperluan-keperluan yang ditetapkan

Produk yang telah dikenalpasti dan ditentukan tidak memenuhi keperluan-keperluan yang telah ditetapkan akan diasingkan sehingga ia digantikan. Kakitangan yang telah diberi tanggungjawab dan kuasa akan mengawal dan menguruskan produk tersebut dengan menggunakan salah satu cara dibawah:

a) Dengan mengambil tindakan sertamerta untuk memulangkan

semula produk yang tidak memenuhi spesifikasi kepada pembekal dan,

b) Dengan mengambil tindakan untuk membaiki semula kerja yang

tidak memenuhi spesifikasi atau memotong bayaran dengan kadar yang setara.

Rekod-rekod mengenai ketidakpatuhan dan tindakan-tindakan yang diambil termasuk syarat-syarat penerimaan (jika ada) akan dikekalkan sebagai bukti dan menyediakan data untuk analisis dan aktiviti penambahbaikan. Jika terdapat kerja yang dibaiki semula, ia akan diperiksa semula untuk memastikan kepatuhan kepada keperluan-keperluan yang asal. Jika terdapat produk yang tidak mematuhi keperluan-keperluan yang ditetapkan telah dihantar kepada pelanggan, Pejabat Daerah Dan Tanah Jasin akan mengambil tindakan yang sewajarnya termasuk memulangkan dan mendapatkan ganti produk tersebut. Dokumen Berkaitan : PDTJ/PK(T)-10 - Prosedur Kawalan Produk Yang Tidak Memenuhi Spesifikasi

8.4 Analisis data

Data-data yang sesuai telah ditentukan, dikumpul dan dianalisis secara berkala oleh kakitangan yang diberi tanggungjawab tersebut untuk menunjukkan kesesuaian dan keberkesanan SPK . Data-data yang dianalisis dapat menyediakan maklumat mengenai perkara-perkara berikut:

PEJABAT DAERAH DAN

TANAH JASIN

MANUAL KUALITI



NO. PINDAAN : 02


MUKASURAT : 37/39

8.4.1 Kepuasan pelanggan, 8.4.2 Pencapaian objektif kualiti Pejabat Daerah dan Tanah Jasin

8.4.3 Kepatuhan produk kepada keperluan-keperluan yang telah

ditetapkan,

8.4.4 Ciri-ciri dan aliran proses-proses dan produk termasuk peluang-peluang untuk tindakan pencegahan , pembetulan dan penambahbaikan.

8.4.5 Prestasi pembekal.

Hasil daripada analisis data-data tersebut turut menyediakan input untuk menilai dan menentukan samada penambahbaikan berterusan terhadap keberkesanan SPK boleh dilaksanakan.

8.5 Penambahbaikan

8.5.1 Penambahbaikan berterusan

Pejabat Daerah dan Tanah Jasin komited untuk meningkatkan SPK secara berterusan daripada menunggu sehingga masalah timbul untuk melaksanakannya. Pendekatan proaktif ini dapat dilaksanakan melalui keputusan-keputusan yang diperolehi daripada analisis data-data dan sumber-sumber maklumat yang lain seperti objektif-objektif kualiti, tindakan pembetulan dan pencegahan dan kajian semula pengurusan. Setelah penambahbaikan dikenalpasti dan ditentukan untuk sesuatu produk atau proses, program penambahbaikan akan dirancang dan dilaksanakan. Program penambahbaikan merangkumi perkara-perkara berikut :

a) Tajuk program penambahbaikan, b) Keadaan sekarang / Kenyataan masalah yang dihadapi,

c) Matlamat program, dan

d) Pelan tindakan termasuk aktiviti, jangkamasa yang

diperlukan dan tanggungjawab. Program penambahbaikan yang telah dilaksanakan akan dinilai dan dibandingkan dengan keadaan sebelumnya untuk memastikan program tersebut mencapai matlamat yang telah dirancang.

PEJABAT DAERAH DAN

TANAH JASIN

MANUAL KUALITI



NO. PINDAAN : 02


MUKASURAT : 38/39

8.5.2 Tindakan pembetulan

Tindakan-tindakan pembetulan diambil untuk menghapuskan punca-punca ketidakpatuhan yang berlaku supaya ianya tidak berlaku semula. Prosedur tindakan pembetulan telah didokumenkan untuk memastikan keperluan-keperluan berikut dipenuhi: a) Ketidakpatuhan (termasuk aduan pelanggan) disemak, b) Menentukan punca-punca ketidakpatuhan,

c) Menilai keperluan untuk mengambil tindakan bagi

memastikan ketidakpatuhan tidak berlaku semula,

d) Menentukan dan melaksanakan tindakan yang perlu diambil,

e) Merekodkan hasil dari tindakan yang telah diambil, dan

f) Membuat semakan semula terhadap tindakan yang telah

diambil. Dokumen Berkaitan : PDTJ/PK(T)-01 -Prosedur Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan PDTJ/PK(T)- 05 - Prosedur Pengurusan Tindakan Pencegahan PDTJ/PK(T)- 08 - Prosedur Pengurusan Tindakan Pembetulan

8.5.3 Tindakan pencegahan

Tindakan-tindakan pencegahan diambil untuk menghapuskan punca-punca ketidakpatuhan yang berpotensi/dijangka akan berlaku untuk mengelakkan ianya berlaku. Prosedur tindakan pencegahan telah didokumenkan untuk memastikan keperluan-keperluan berikut dipenuhi: a) Menentukan ketidakpatuhan yang berpotensi/dijangkakan

akan berlaku dan punca-puncanya, b) Menilai keperluan untuk mengambil tindakan untuk

menghalang berlakunya ketidakpatuhan, c) Menentu dan melaksanakan tindakan yang perlu diambil,

PEJABAT DAERAH DAN

TANAH JASIN

MANUAL KUALITI



NO. PINDAAN : 02


MUKASURAT : 39/39

d) Merekodkan hasil dari tindakan yang telah diambil, dan e) Membuat semakan semula terhadap tindakan yang telah

diambil.

Dokumen Berkaitan : PDTJ/PK(T)-05 - Prosedur Pengurusan Tindakan Pencegahan PDTJ/PK(T)-08 - Prosedur Pengurusan Tindakan Pembetulan

Sistem Pengurusan Kualiti: MS ISO 9001:2008 MANUAL KUALITI PDTJ MK-01 MANUAL KUALITI... · tarikh...

Documents

Transcript of Sistem Pengurusan Kualiti: MS ISO 9001:2008 MANUAL KUALITI PDTJ MK-01 MANUAL KUALITI... · tarikh...