5. PDTJ PK T -04 KAWALAN DOKUMEN PDTJ PK_T_-04 KAWALAN...MS ISO 9001:2008 PROSEDUR KUALITI KAWALAN...

1

SISTEM PENGURUSAN KUALITI PEJABAT DAERAH DAN TANAH JASIN

MS ISO 9001:2008

PROSEDUR KUALITI

KAWALAN DOKUMEN PDTJ/PK(T)-04

JAWATAN TANDATANGAN

PEGAWAI DOKUMEN

JAWATAN TANDATANGAN

WAKIL PENGURUSAN

NO. SALINAN TERKAWAL :

PEJABAT DAERAH

DAN TANAH JASIN

KAWALAN DOKUMEN

NO. DOKUMEN : PDTJ/PK(T)- 04

TARIKH TERBITAN : 1 OKTOBER 2009

NO. PINDAAN : 02

TARIKH KUATKUASA PINDAAN DOKUMEN : 23 OKTOBER 2012

MUKASURAT : 2/12

MATRIX DOKUMEN TERKAWAL

Dokumen Terkawal

Management Document

Manual Kualiti

Prosedur Arahan Kerja Bahan Rujukan Borang

Utama/PK(T) Spesifik/ PK(Teras)/PK(Umum)

Perlu Kawalan

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Dikawal oleh

Wakil Pengurusan

Pegawai Dokumen PDTJ



Ketua Unit Pegawai Dokumen PDTJ

Disedia/ disemak oleh

Wakil Pengurusan

Wakil Pengurusan Pegawai Dokumen PDTJ


Dengan Sumber Pegawai Dokumen PDTJ

Dilulus Oleh

Pegawai Daerah Jasin

Wakil Pengurusan Wakil Pengurusan /Ketua Unit Ketua Unit Ketua Unit Ketua Unit

Pegawai yang mulakan semakan

Staf / Ketua Unit Tidak Perlu Semak bila ada Keperluannya yang berkaitan dengan prosedur

Kekerapan semakan

Tiap Tahun atau bila ada perubahan dalam prosedur

Tidak Perlu Semak bila ada Keperluannya yang berkaitan dengan prosedur

Indikator Semakan

No. Keluaran,No. Pindaan, yang ternyata dalam dokumen No. Versi No. Keluaran,No. Pindaan

Indikator Kawalan

Rujuk kepada Prosedur dalam “Kawalan Dokumen – PDTJ/PK(T)-04 Rujukan yang diluluskan

Tidak Perlu

Keperluan Catatan Pindaan

Tercatat di muka surat Pindaan dalam dokumen tersebut

Tidak Perlu Tidak Perlu

Senarai Penyerahan / Lokasi

Ternyata dalam muka surat Senarai Edaran Terkawal

Tercatat dalam Senarai Induk Bahan Rujukan

Tidak Perlu

Keperluan Senarai Induk

Perlu Senarai Induk Dokumen Senarai Induk Bahan Rujukan

Senarai Induk Borang-borang

Komunikasi Dalaman

Beritahu semua Pegawai yang terlibat tentang sesuatu perubahan

Minit Mesyuarat/ Memo

Minit Mesyuarat/ Memo

Kebenaran Salinan Tidak Tidak

Ya

Ya Keperluan Latihan Ya Ya

Tidak

Ya

PEJABAT DAERAH

DAN TANAH JASIN

KAWALAN DOKUMEN



NO. PINDAAN : 02


MUKASURAT : 3/12

SENARAI EDARAN

No.

Salinan Terkawal Penerima 1. Pegawai Daerah Jasin

2. Wakil Pengurusan

3. Pegawai Dokumen

4. Ketua Audit Dalam

5. Pembantu Tadbir Tertinggi (Tanah)

6. Pembantu Tadbir Kanan (Tanah)

7. Pembantu Tadbir Kanan (Pendaftaran)

8. Pembantu Tadbir Kanan (Hasil)

9. Penolong Jurutera (Pembangunan Fizikal)

10. Pembantu Tadbir Kanan (Pembangunan Masyarakat)

11. Pembantu Tadbir Kanan (Pentadbiran dan Kewangan)

PEJABAT DAERAH

DAN TANAH JASIN

KAWALAN DOKUMEN



NO. PINDAAN : 02


MUKASURAT : 4/12

1.0 OBJEKTIF

Untuk mewujudkan dan menyelenggara satu sistem kawalan dokumen dalam Sistem Pengurusan Kualiti di Pejabat Daerah Dan Tanah Jasin.

2.0 SKOP Prosedur ini digunapakai untuk mengawal semua dokumen yang dikenalpasti untuk implementasi Sistem Pengurusan Kualiti.

3.0 RUJUKAN

3.1 Manual Kualiti PDTJ/MK-01

: Klausa 4.2.3

3.2 Kawalan Rekod Kualiti : PDTJ / PK(T) - 06

PEJABAT DAERAH

DAN TANAH JASIN

KAWALAN DOKUMEN



NO. PINDAAN : 02


MUKASURAT : 5/12

4.0 DEFINISI DAN SINGKATAN

4.1 Dokumen Merupakan dokumen yang berkaitan dengan Sistem

Pengurusan Kualiti seperti:- • Manual Kualiti • Prosedur Kualiti Teras • Prosedur Kualiti Khusus • Arahan Kerja • Dokumen Rujukan • Borang-borang yang digunakan dalam prosedur

4.2 Kawalan Dokumen

Merupakan satu sistem pengurusan dokumen di mana pengeluaran, pindaan dan edaran dokumen dikawal.

4.3 Salinan Terkawal

Salinan dokumen yang dihantar kepada semua penerima yang tersenarai dalam Senarai Edaran serta nombor salinan pemegang dokumen tersebut akan dicatat di ruang SALINAN TERKAWAL serta PEMEGANG DOKUMEN dan dokumen ini akan dicop DOKUMEN TERKAWAL dengan dakwat merah.

4.4 Salinan

Tidak Terkawal

Salinan Tidak Terkawal ini adalah salinan fotostat dari Salinan Terkawal yang digunakan sebagai rujukan sahaja.

4.5 Tarikh

Terbitan Tarikh prosedur kualiti pertama kali dikuatkuasakan/diterbitkan.

4.6 Nombor Pindaan

Nombor yang menunjukkan jumlah/kekerapan prosedur kualiti dipinda.

PEJABAT DAERAH

DAN TANAH JASIN

KAWALAN DOKUMEN



NO. PINDAAN : 02


MUKASURAT : 6/12

4.7 Tarikh

Kuatkuasa Pindaan Dokumen

Tarikh kuatkuasa prosedur kualiti selepas setiap kali pindaan.

4.8 Prosedur Kualiti

Menerangkan cara melaksanakan sesuatu aktiviti dan anggota yang bertanggungjawab di Unit.

4.9 Arahan Kerja

Menerangkan setiap langkah bagaimana sesuatu kerja dijalankan.

4.10 Senarai Induk Dokumen

Merupakan senarai induk dokumen-dokumen terkawal yang berkaitan dengan Sistem Pengurusan Kualiti.

4.11 Dokumen Rujukan/

Luaran

Merupakan dokumen yang digunakan sebagai rujukan bagi prosedur-prosedur tertentu, contoh Arahan Perbendaharaan, Perintah Am, Kanun Tanah Negara, Garispanduan dan buku-buku teks rujukan

4.12 PDJ Pegawai Daerah Jasin

4.13 WP Wakil Pengurusan

4.14 PD Pegawai Dokumen

4.15 Bhg/Unit Bahagian/Unit

4.16 PPTM Penolong Pegawai Teknologi Maklumat

4.17 PT Pembantu Tadbir

PEJABAT DAERAH

DAN TANAH JASIN

KAWALAN DOKUMEN



NO. PINDAAN : 02


MUKASURAT : 7/12

5.0 PROSES KERJA

TANGGUNGJAWAB TINDAKAN

PDJ/WP/Ketua Unit yang berkaitan

5.1 Penyediaan Dokumen

5.1.1 Kenalpasti keperluan dokumen

5.1.2 Sediakan dokumen yang telah ditetapkan dan borang-borang berkaitan dengan prosedur tersebut yang disenaraikan di bahagian lampiran.

5.1.3 Beri kod kepada dokumen tertentu.

i)

ii)

Manual Kualiti : PDTJ/MK-01

PDTJ – Pejabat Daerah Dan

Tanah Jasin

MK – Manual Kualiti

Prosedur Kualiti Teras : PDTJ/PK(T) -00

PK - Prosedur Kualiti Khusus

PDTJ/TANAH/PK-00 PDTJ/DAFTAR/PK-00 PDTJ/HASIL/PK-00 PDTJ/PEMB./PK-00 PDTJ/TADBIR/PK-00 PDTJ/TADBIR/PK-00 PDTJ/IT/PK-00

00 - Bilangan Prosedur Kualiti

PEJABAT DAERAH

DAN TANAH JASIN

KAWALAN DOKUMEN



NO. PINDAAN : 02


MUKASURAT : 8/12


PDJ/WP/Ketua Unit

iii) Prosedur Kualiti : PDTJ/Unit/PK-00

PDTJ - Pejabat Daerah Dan Tanah Jasin PK - Prosedur Kualiti Unit - Kod Unit yang berkaitan

T - Teras

K - Khusus

00 - Bilangan Prosedur Kualiti

iv)

Arahan Kerja : PDTJ/Unit/PK-00/AK-00 PDTJ – Pejabat Daerah Dan Tanah Jasin AK - Arahan Kerja Unit - Kod Unit yang berkaitan AK-00 – Bilangan Arahan Kerja

v) Borang : PDTJ/Unit/PK-00/B-00 PDTJ – Pejabat Daerah Dan Tanah Jasin Unit - Kod Unit yang berkaitan 00 - Bilangan Borang

5.1.4 Kemukakan dokumen dan borang berkaitan dengan prosedur tersebut untuk kelulusan.

i) Pegawai Daerah - Manual Kualiti

ii) Wakil Pengurusan - Prosedur Kualiti

iii) Ketua Unit - Arahan Kerja

PEJABAT DAERAH

DAN TANAH JASIN

KAWALAN DOKUMEN



NO. PINDAAN : 02


MUKASURAT : 9/12


PDJ/WP/Ketua Unit

PPTM

5.1.5 Semak dan beri kelulusan dengan menandatangani dokumen dan borang berkaitan.

i) Jika tidak bersetuju, arah pegawai

berkenaan untuk buat pembetulan

5.1.6 Selepas dapat kelulusan, ‘softcopy’ dokumen yang telah siap atau dipinda akan diserahkan kepada PTM untuk dimasukkan ke dalam sistem.

5.2 Pendaftaran Dokumen

5.2.1

Daftarkan dokumen-dokumen kualiti dalam Senarai Induk Dokumen(PDTJ/PK(T)-04/R3)

5.2.2 Senaraikan Dokumen Rujukan

PD

i) Kemukakan Senarai Dokumen Rujukan (PDTJ/PK-04/R4) yang khas/spesifik di bilik Penolong Pegawai Tadbir (M&K)

ii) Kemukakan senarai yang dikemaskini apabila perlu.

5.3 EDARAN

PT 5.3.1 Selepas segala maklumat telah dimasukkan ke dalam sistem, keluarkan memo untuk dimaklumkan kepada Senarai Edaran.

5.3.2 Segala cetakan daripada sistem akan menjadi SALINAN TIDAK TERKAWAL dan tidak perlu dicopkan dengan SALINAN TERKAWAL.

PEJABAT DAERAH

DAN TANAH JASIN

KAWALAN DOKUMEN



NO. PINDAAN : 02


MUKASURAT : 10/12


PD 5.4 Simpan rekod senarai edaran tersebut.

PD 5.5 Pindaan Dokumen

PD

5.6 Terima cadangan pindaan dari ketua unit /pemegang dokumen/ketua juruaudit melalui borang PDTJ/PK(T)-04/R6

PD

5.7 Kemukakan dokumen dan borang berkaitan dengan prosedur tersebut untuk kelulusan di dalam MKSP atau Mesyuarat Pengurusan Jabatan.

5.8 Jika mendapat kelulusan, buat pindaan berikut:

5.8.1 Jika ada pindaan pada dokumen kualiti:-

PD

i) buat pindaan dalam muka surat berkaitan

ii) catat butir-butir pindaan dalam ‘REKOD PINDAAN DOKUMEN” PDJ.179/61/14

iii) Catat Tarikh Kuatkuasa Pindaan Dokumen Kualiti yang baru serta beri tambahan bilangan Nombor Pindaan yang baru setiap kali dokumen kualiti dipinda.

iii) buat keluaran baru

5.8.3 Dapatkan tandatangan dari pegawai yang diberi kuasa untuk beri kelulusan di salinan ‘REKOD PINDAAN”

5.8.4 Daftar dalam Senarai Induk Dokumen

PEJABAT DAERAH

DAN TANAH JASIN

KAWALAN DOKUMEN



NO. PINDAAN : 02


MUKASURAT : 11/12


PD

5.8.5 Edarkan memo kepada Senarai Edaran

dan dapatkan akuan penerimaan serta simpan rekod tersebut.

5.8.6 Lupuskan semua dokumen lama dan hanya simpan satu salinan yang dicopkan

“ BATAL“.

5.8.7 Kemaskini senarai dokumen kualiti yang “BATAL”.PDTJ/PK(T)-04/R7

5.8.8 Komunikasi Dalaman

Beritahu kepada semua Unit berkaitan yang menggunakan prosedur tersebut tentang pindaan dan mengemaskini prosedur berkaitan.

PEJABAT DAERAH

DAN TANAH JASIN

KAWALAN DOKUMEN



NO. PINDAAN : 02


MUKASURAT : 12/122

6.0 REKOD KUALITI

BIL

NO. RUJUKAN NAMA REKOD TEMPOH

SIMPANAN

6.1 PDJ.179/61/14 Pindaan-pindaan Dokumen Kualiti 5 Tahun

6.2 PDJ.179/61/15 Dokumen-dokumen Kualiti Dibatalkan 5 Tahun

6.3 PDTJ/PK(T)-04/R1 Senarai Kod Unit 5 Tahun

6.4 PDTJ/PK(T)-04/R2 Senarai Kod Arahan Kerja 5 Tahun

6.5 PDTJ/PK(T)-04/R3 Senarai Induk Dokumen 5 Tahun

6.6 PDTJ/PK(T)-04/R4 Senarai Dokumen Rujukan 5 Tahun

6.7 PDTJ/Pk(T)-04/R5 Senarai Edaran Terkawal 5 Tahun

6.8 PDTJ/PK(T)-04/R6 Borang Cadangan Pindaan Dokumen Kualiti 5 Tahun

6.9 PDTJ/PK(T)-04/R7 Borang Rekod Pembatalan Dokumen Kualiti 5 Tahun

5. PDTJ PK T -04 KAWALAN DOKUMEN PDTJ PK_T_-04 KAWALAN...MS ISO 9001:2008 PROSEDUR KUALITI KAWALAN...

Documents

Transcript of 5. PDTJ PK T -04 KAWALAN DOKUMEN PDTJ PK_T_-04 KAWALAN...MS ISO 9001:2008 PROSEDUR KUALITI KAWALAN...