1

KURSUS PENGURUSAN KEWANGAN SEKOLAH -

SIJIL AUDIT BERTEGURAN 2007

DISAMPAIKAN OLEH:

INSTITUT AMINUDDIN BAKIKEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

2

1. OBJEKTIF

1.1 Memahami dengan jelas sebab-sebab penyata dan pengurusan kewangan sekolah diberikan taraf SIJIL AUDIT BERTEGURAN

1.2 Memahami kaedah perlaksanaan sistem pengurusan kewangan dan perakaunan sekolah yang ditetapkan oleh Akta Pelajaran 1996 – Peraturan-peraturan Pendidikan (Akaun dan Audit) 2002, Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah

3

1.3 Mengetahui dengan jelas perkara-perkara yang tidak mematuhi Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah

1.4 Mengenalpasti tindakan-tindakan untuk menjawab pertanyaan/teguran yang dibangkitkan oleh Bahagian Audit Sekolah

4

2. UNDANG-UNDANG DAN PERATURANYANG BERKUATKUASA

2.1 AKTA PROSEDUR KEWANGAN 1957 (DISEMAK 1972)

2.2 ARAHAN PERBENDAHARAAN2.3 AKTA PENDIDIKAN 1996 PERATURAN-

PERATURAN PENDIDIKAN (AKAUN DAN AUDIT) 2002

2.4 TATACARA PENGURUSAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN KUMPULAN

WANG SEKOLAH EDISI KE 4 TAHUN 2005 (TERBITAN BAHAGIAN KEWANGAN KPM)

2.5 PEKELILING DAN SURAT PEKELILING KEMENTERIAN PELAJARAN/JABATAN AKAUNTAN NEGARA/PERBENDAHARAAN YANG BERKUATKUASA

5

3. SENARAI DOKUMEN DAN REKOD KEWANGANYANG PERLU DIKEMUKAKAN UNTUK AUDITAN

Surat kuasa kutipan yuran kepada guru-guru dan pegawai sekolah.• Surat Kelulusan Kadar Kutipan Yuran Sekolah.• Surat edaran kutipan yuran kepada ibubapa.• Surat kelulusan hapus kira, perbelanjaan luar biasa dan lain-

lain. • Surat kelulusan penerbitan dan penangguhan Majalah. (jika

ada).• Buku Tunai bagi semua kumpulan wang yang dikendalikan.• Buku Akaun Subsidiari.• Buku kedatangan murid.• Buku Resit pejabat dan murid.• Buku Panjar Wang Runcit dan surat kelulusan pengendalian

(jika ada).• Buku Pesanan Sekolah.

6

• Penyata Bank, Slip Masuk Bank dan Kaunterfoil Cek.• Sijil Simpanan Tetap, Sijil Baki Akhir Bank dan Sijil Pelaburan

( jika ada).• Dokumen Penerimaan Bantuan Pelajaran dan lain-lain (jika

ada).• Baucar Bayaran dan Dokumen Sokongan setiap

pembayaran. • Dokumen perjanjian kantin / kedai buku.• Senarai Akaun Belum Terima dan Akaun Belum Bayar.• Daftar Bil.• Daftar Cek Batal.• Daftar Stok Buku Cek.• Daftar Stok Buku Resit.• Daftar Stok Buku Pesanan Sekolah.• Daftar Serahan guru kepada pejabat.• Daftar Harta Modal (KEW PA 2), Daftar Inventori (KEW PA 3) • Dan Daftar Stok Bekalan Pejabat (KEW PS 4).• Fail Mesyuarat JPKA dan fail Jawatankuasa Pengurusan

Aset Kerajaan.

7

4. PEMATUHAN TERHADAP TATACARA PENGURUSAN KEWANGAN4.1 KAWALAN PENGURUSAN

i. TPKPKWS 1.1.2(b)Penyata kewangan hendaklah dikemukakan ke BAS sebelum 31 Mac

tahun berikutnya

ii. TPKPKWS 19.2.3Juruaudit Dalaman dilantik dan ada bukti semakan

8

iii. TPKPKWS 19.2.4Jawatankuasa Pengurusan Kewangan

dan Akaun dilantik dan bermesyuarat secara berkala

iv. TPKPKWS 19.2.5Pemeriksaan mengejut dilakukan dan

direkod dalam Buku Pemeriksaan Mengejut (2 kali setahun)

v. Semua rekod kewangan disemak secara berkala

9

vi. SP Bah. Kew. Bil 1/2003 & Bil. 9/2004

Rekod perakaunan/dokumen kewangan diselenggara mengikut

format/ garis panduan yang ditetapkan

vii. TPKPKWS 19.2.8Surat pertanyaan Audit dijawab dalam tempoh 30 hari dan tindakan telah diambil terhadap pemerhatian Audit tahun lalu

10

viii. Carta Organisasi disedia dan dikemaskini

ix. TPKPKWS 5.4.2, 7.4.3, 7.8Surat kebenaran, penurunan kuasa

dan pengagihan tugas dibuat dengan teratur

x. PKPA Bil. 8/1991Fail Meja dan Manual Prosedur Kerjadisedia dan dikemaskini

11

xi. Latihan dalam perkhidmatan (Kursus Pengurusan

Kewangan) bagi Pengurus dan Pembantu Tadbir

xii. Pengisian jawatan kosong bagi jawatan Pembantu Tadbir

12

4.2 KAWALAN TERIMAAN

4.2.1 PENYELENGGARAAN REKOD DAN DOKUMEN TERIMAAN i. TPKPKWS 5.4.8

Buku resit diperiksa dan disahkan kandungannya sebaik sahaja diterima

ii. TPKPKWS 5.4.9Semua buku resit didaftarkan dalam Daftar Stok Buku Resit

13

iii. TPKPKWS 5.4.10

Buku resit dikeluarkan mengikut susunan nombor siri

iv. AP 68

Buku resit disimpan ditempat selamat dan berkunci

v. TPKPKWS 12.4.1

Buku Resit yang hilang dilaporkan kepada polis dalam tempoh 48 jam dari tarikh kehilangan

14

vi. TPKPKWS 5.3.2

Resit Rasmi Murid/Pejabat yang dikeluarkan hendaklah diisi dengan lengkap

vii. TPKPKWS 4.4

Akaun Subsidiari diselenggara bagi sesuatu pemberian yang mempunyai maksud tertentu

15

4.2.2 PENGURUSAN PUNGUTAN

i. SP Pentadbiran BPSG Bil 2/92Semua jenis pungutan mendapat

kelulusan Pendaftar Sekolah dan surat edaran kepada ibubapa adalah selaras dengan kelulusan tersebut

ii. TPKPKWS 5.4.2Penurunan kuasa pungutan dibuat

secara bertulis

16

iii. TPKPKWS 5.3.1 Semua pungutan/terimaan dikeluarkan resit rasmi

iv. TPKPKWS 5.4.5Pengeluaran resit dikendalikan oleh 2 pegawai yang diberi kuasa

v. TPKPKWS 5.4.7Tiada pindaan dibuat pada resit

vi. TPKPKWS 5.4.12Resit tidak digunakan hendaklah dibatalkan

17

vii. TPKPKWS 5.3.3Resit hendaklah diperolehi dari PNB

viii. TPKPKWS 5.3.5Guru Kelas/Penyelia Asrama merekod pungutan dalam Borang

Kutipan dan Serahan Guru dan diserahkan ke Pejabat pada hari

kutipan

18

ix. TPKPKWS 5.3.8Pungutan melebihi RM500.00 dibankkan pada hari pungutan atau

pada hari esoknya.

x. TPKPKWS 5.4.13Pungutan yang tidak dapat

dibankkan pada hari pungutan dibuat disimpan dalam peti besi/tempat

yang berkunci

xi. TPKPKWS 5.3.10 dan 5.3.11Salinan slip bayar masuk bank disemak oleh Pengurus Sekolah dan difailkanmengikut jenis kumpulan

wang

19

xii. TPKPKWS 5.3.7 Semua terimaan/pungutan

direkodkan dengan betul di Buku Tunai mengikut jenis kumpulan wang pada masa urusniaga dilakukan

xiii. AP 61Notis pemberitahuan kepada orang awam untuk meminta resit

penerimaan dipamerkan

xiv. SPK Bil. 5 Tahun 2002 Tuntutan Bantuan per Kapita adalah mematuhi peraturan sedia ada (berdasarkan bilangan murid)

20

3.2.3 AKAUN BELUM TERIMA (ABT) i. TPKPKWS 11.2.1(g)

Senarai ABT disediakan oleh pihak sekolah

ii. TPKPKWS 17.5.1 & 17.5.2Pihak sekolah telah berusaha

untuk mendapatkan semua pungutan yang belum diterima

iii. TPKPKWS 17.5.3Permohonan hapuskira dibuat

bagi ABT yang melebihi tempoh 3 tahun

21

4.3 KAWALAN PERBELANJAAN – PENGURUSAN PEROLEHAN DAN BAYARAN

4.3.1 PENYELENGGARAAN REKOD DAN DOKUMEN BAYARAN i. Daftar-daftar berikut diselenggarakan dengan lengkap dan kemaskini

- TPKPKWS 6.4.1(b) Daftar Stok Pesanan Sekolah- TPKPKWS 7.5.1 Daftar Bil. - TPKPKWS 7.11.3 Daftar Stok Buku Cek

- TPKPKWS 7.9.1(b) Daftar Cek Batal.

22

ii. TPKPKWS 7.11.1 Buku Cek diperiksa dan disahkan

kandungannya sebaik terima dari pihak bank

iii. TPKPKWS 7.11.4Buku Cek yang belum/tidak

digunakan disimpan dalam peti besi/tempat yang berkunci

iv. TPKPKWS 4.3.8Buku Tunai yang telah diimbangkan disemak dan disahkan oleh Pengurus Sekolah

23

v. TPKPKWS 4.6.2Penyata Penyesuaian Bank

disediakan pada setiap bulan dan disahkan oleh Pengurus Sekolah

vi. TPKPKWS 4.6.3(d)Penyata Penyesuaian Bank difailkan dengan lengkap dan teratur

24

4.3.2 PENGURUSAN PERBELANJAAN

i. TPKPKWS 6.2.1(f)Permohonan perolehan menggunakan Nota Minta

ii. TPKPKWS 6.4.1(a) Borang Pesanan Sekolah digunakan bagi

perolehan/ perkhidmatan kecuali Panjar Wang Runcit dan tuntutan kakitangan sekolah

25

iii. TPKPKWS 6.5 Borang Pesanan Sekolah diisi dengan lengkap

iv. TPKPKWS 6.4.1(b)Pesanan Sekolah dikeluarkan

sebelum perolehan dibuat

v. TPKPKWS 6.3.1(c)Perolehan melebihi RM10,000 –

RM50,000 setahun bagi setiap jenis item perlu mendapat kelulusan daripada KPTJ

26

vi. TPKPKWS 6.2.1(g)(ii)Perolehan Harta Modal yang

melebihi had kebenaran mendapat kelulusan daripada pihak berkenaan

vii. TPKPKWS 6.3.1 Perolehan melebihi RM50,000.00

dibuat melalui sebutharga.

viii. TPKPKWS 6.3.1 Perolehan melebihi RM200,000.00

dibuat melalui tender

27

ix. TPKPKWS 6.5.5Semua bil dan Pesanan Sekolah

yang diterima hendaklah dicop tarikh penerimaannya

x. SPP Bil. 7 Tahun 2006 Semua bil dijelaskan dalam

tempoh14 hari dari tarikh bil diterima

xi. TPKPKWS 7.2.1 (c) Pembayaran dibuat dengan

menggunakan baucar bayaran

28

xii. TPKPKWS 7.3.3Baucar bayaran disediakan mengikut format

xiii. TPKPKWS 7.3.1, 7.4.3 dan 7.4.4Baucar bayaran ditandatangani oleh Pengurus Sekolah/pegawai yang

diberi kuasa

xiv. TPKPKWS 7.4.9Baucar bayaran dan semua dokumen sokongan dicop "SUDAH/TELAH

BAYAR”

29

xv. TPKPKWS 7.4.9Pembayaran adalah betul dan tiada kes terlebih bayar (Bayaran 2 kali)

xvi. TPKPKWS 7.7.1 Pembayaran dibuat dengan

menggunakan cek berpalang

xvii. TPKPKWS 7.7.3Cek-cek dicop tempoh laku 3 bulan

dari tarikh dikeluarkan.

30

xviii. TPKPKWS 7.9.1Cek-cek yang telah tamat tempoh

sah laku (3 bulan) dibatal dan direkodkan dalam Daftar Cek Batal

xix. Perbelanjaan diperakaunkan mengikut peruntukan yang betul di Buku Tunai

31

xx. Semua perbelanjaan mendapat kelulusan

xxi. Kumpulan Wang Terkumpul tidak defisit

xxii. Baki PCG semasa tidak melebihi 10% daripada baki keseluruhan

peruntukan yang diterima

32

xxiii. TPKPKWS 7.4.10Semua baucar bayaran dikemukakan untuk auditan

xxiv. TPKPKWS 8.1.3Pembayaran runcit kurang dari

RM100, tidak dibuat dengan menggunakan cek sekolah

33

xxv. TPKPKWS 18.1.1Pindah peruntukan mata pelajaran kepada bukan mata pelajaran mendapat kelulusan KPTJ

xxvi. TPKPKWS 15.2.7Majalah sekolah diterbitkan dalam tahun yuran dipungut

34

4.3.3 AKAUN BELUM BAYAR

i. TPKPKWS 7.5.1 (b)Semua bil yang belum dijelaskan pada akhir tahun kewangan diambilkira sebagai ABB

ii. Pihak sekolah menyelenggara senarai/ daftar Akaun Belum Bayar

35

iii. TPKPKWS 7.5.3 Bil-bil yang tidak diisytihar

sebagai ABB, dibayar dalam tahun semasa mendapat kelulusan KPTJ

iv. TPKPKWS 16.5.1Pelarasan ABB yang

melebihi tiga (3) tahun mendapat kelulusan Bahagian Kewangan, KPM

36

4.3.4 PANJAR WANG RUNCIT (PWR)

i. TPKPKWS 8.2.3Dana pusingan PWR

mengikut had yang diluluskan

ii. TPKPKWS 8.3.3 (b) dan (c)Pembayaran daripada PWR

disokong dengan baucar kecil dan dokumen sokongan yang asal

37

iii. TPKPKWS 8.3.3 (b)Perbelanjaan melalui PWR mendapat kelulusan daripada

Pengurus Sekolah/pegawai yang diberi kuasa.

iv. TPKPKWS 8.3.4Rekupmen PWR dibuat pada

akhir tahun.

38

4.4 KAWALAN ASET DAN STORPekeliling Perbendaharaan Bilangan 5 Tahun 2007

i. Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan ditubuhkan

ii. Pegawai Aset, Pemeriksa Aset, Jawatankuasa Penyiasat dilantik secara

bertulis oleh Pegawai Pengawal

iii. Setiap Aset yang diterima telah diperiksa dan disahkan

39

iv. Harta Modal dan Inventori dikelaskan dengan betul mengikut

kumpulan

v. Daftar Harta Modal (KEW.PA-2) dan Inventori (KEW.PA-3)

diselenggarakan dengan lengkap dan kemaskini

vi. Senarai daftar Harta Modal (KEW.PA-4) dan Inventori (KEW.PA-5)

diselenggarakan dengan lengkap, teratur dan kemaskini.vii. Laporan Tahunan (KEW PA-8) disediakan dengan lengkap dan kemaskini

40

viii. Aset yang diperolehi daripada JPN/ sumbangan awam didaftarkan dalam tempoh 2 minggu dari tarikh pengesahan penerimaan.

ix. Aset yang diperolehi daripada sumbangan hendaklah mendapat

kelulusan daripada Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset, KPM.

x Nombor siri pendaftaran dicatat pada aset.

41

xi. Aset mempunyai tanda pengenalan "HAK KERAJAAN MALAYSIA"

xii. Kad Kawalan Stok (J3) dan Kad Petak (J4) diselenggarakan dan dikemaskini

xiii. Baki fizikal stok bekalan pejabat sama dengan kad kawalan stok dan Kad Petak

xiv. Ruang/Tempat simpanan stok mencukupi, selamat dan sesuai

42

xv. Pemeriksaan fizikal dijalankan terhadap harta modal dan inventori sekurang-kurangnya 1 kali setahun.

xvi. Aset yang usang dilupuskan mengikut kaedah yang ditetapkan.

xvii. Pelupusan direkodkan dalam Daftar Harta Modal dan Inventori.

xviii. Sijil Pelupusan disediakan dan dikemukakan kepada KPTJ.

xix. Laporan Pemeriksaan Aset Alih disedia dan dikemukakan kepada

KPTJ.

43

5. PENARAFAN SIJIL AUDIT5.1 SIJIL TANPA TEGURAN – SANGAT BAIK

i. Sekolah menerima Sijil Tanpa Teguran – Baik bagi tempoh 3 tahun berturut- turut

ii. Pihak sekolah telah mematuhi semua peraturan kewangan

iii. Tiada Pemerhatian Audit Ringkasiv. Ulasan Ketua Audit Sekolah

berdasarkan wajaran yang telah ditetapkan

44

5.2 SIJIL TANPA TEGURAN - BAIK

i. Pihak sekolah telah mematuhi semua peraturan kewangan kecuali perkara yang tidak menjejaskan penyata kewanganii. Ada Pemerhatian Audit Ringkas

45

iii. Pihak sekolah telah mengambil tindakan terhadap perkara yang dibangkitkan dalam Pemerhatian Audit Ringkasiv. Tiada penemuan Audit yang

dibangkitkan dalam Laporan Audit Sekolah

46

5.3 SIJIL TANPA TEGURAN - MEMUASKAN

i. Pihak sekolah tidak mematuhi peraturan kewangan dan tahap materialiti (rendah)

tidak menjejaskan penyata kewangan

ii. Ada Pemerhatian Audit Ringkas

iii. Pihak sekolah telah mengambil tindakan terhadap perkara yang dibangkitkan dalam Pemerhatian Audit Ringkas dan Laporan Audit sebelum atau pada semasa auditan dijalankan

iv. Ada penemuan Audit yang dibangkitkan dalam Laporan Audit Sekolah

47

5.4 SIJIL BERTEGURAN – KURANG MEMUASKAN

i. Pihak sekolah tidak mematuhi peraturan kewangan dan tahap materialiti

(sederhana) menjejaskan penyata kewangan

ii. Ada Pemerhatian Audit Ringkas

iii. Pihak sekolah tidak mengambil tindakan terhadap perkara yang dibangkitkan dalam Pemerhatian Audit Ringkas dan Laporan Audit

iv. Ada penemuan Audit yang dibangkitkan dalam Sijil dan Laporan Audit Sekolah

48

5.5 SIJIL BERTEGURAN – TIDAK MEMUASKAN

i. Pihak sekolah tidak mematuhi peraturan kewangan dan tahap materialiti (tinggi) menjejaskan penyata kewangan

ii. Ada Pemerhatian Audit Ringkas

iii. Pihak sekolah tidak mengambil tindakan terhadap perkara yang dibangkitkan dalam Pemerhatian Audit Ringkas dan Laporan Audit

iv. Ada penemuan Audit yang dibangkitkan dalam Sijil dan Laporan Audit Sekolah

49

Pengurusan Kewangani. Penyata Kewangan tidak diserahkan

langsung untuk pengauditan

ii. Rekod kewangan tidak dikemukakan untuk pengauditan

5.6 SIJIL BERTEGURAN – TANPA PENDAPAT

50

6. KESAN KETIDAKPATUHAN KEPADA PERATURAN

i. Tindakan Undang-undang/Tatatertibii. Sijil Audit Berteguraniii. Kesahihan Penyata Kewanganiv. Kehilangan wang kerajaanv. Penyelewengan dan penyalahgunaan

wang kerajaanvi. Perancangan perbelanjaan yang

lemahvii. Sistem kawalan dalaman yang lemah

51

7. RUMUSAN

i. Pengurusan kewangan perlu diurus mengikut peraturan yang

ditetapkanii. Rekod kewangan hendaklah

diselenggara dengan lengkap dan kemaskini

iii. Sistem kawalan dalaman telah diwujudkan

52

TERIMA KASIH