SPEKTRA ( SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN U.K. PETRA): Sejarah dan Perkembangannya

oleh: Arlinah I.R.

Kepala Perpustakaan U.K. Petra arlinah@petra.ac.id

http://www.petra.ac.id

TEMU ILMIAH TEKNOLOGI INFORMASI:

Tinjauan terhadap aplikasi di bidang pusdokinfo dan

DYNIX TEACHING CLINIC Depok, 18-21 Nopember 1996

Memasuki era globalisasi, mau tak mau perpustakaan dipaksa untuk melangkahkan kaki lebih cepat, meninggalkan pola pengelolaan dan layanan secara tradisional, agar siap menghadapi perubahan-perubahan drastis yang terjadi di segala bidang. Jenis dan tingkat kebutuhan pengguna pun semakin meningkat dan bervariasi, sehingga peranan teknologi informasi semakin dirasakan perlunya untuk dapat meningkatkan peranan perpustakaan sebagai pusat informasi. Sebagai lembaga yang telah melaksanakan otomasi perpustakaan, dalam makalah ini Perpustakaan U.K. Petra mencoba untuk berbagi pengalaman dalam pemanfaatan teknologi informasi di perpustakaan, dengan memperkenalkan sejarah, sistem, kemampuan serta kendala-kendala yang dihadapi dalam merancang sistem informasi perpustakaan yang diberi nama SPEKTRA. SEJARAH AWAL OTOMASI PERPUSTAKAAN U.K. PETRA Dengan tujuan utama untuk meningkatkan keterpakaian perpustakaan melalui jaminan kecepatan, ketepatan dan kemudahan/kesederhanaan prosedur layanan, suatu TIM OTOMASI, yang terdiri dari unsur Perpustakaan, Pusat Komputer dan Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan, dibentuk pada pertengahan tahun 1989. Tim ini bertugas untuk menjajagi alternatif-alternatif dalam program otomasi perpustakaan, membuat perencanaan sistem, menyusun anggaran, merekrut dan menyelenggarakan pelatihan tenaga programmer, melakukan pemilihan dan penggunaan perangkat keras serta perangkat lunak yang sesuai dengan kebutuhan otomasi perpustakaan U.K. Petra, serta melaksanakan proyek ini hingga selesai. Kesepakatan dicapai untuk membangun sendiri suatu sistem otomasi perpustakaan secara terintegrasi, yang disebut SPEKTRA, singkatan dari "Sistem Informasi Perpustakaan Universitas Kristen Petra". Proyek tahap I direncanakan untuk menyelesaikan pembuatan 5 modul terintegrasi, yang terdiri atas modul: PENGADAAN, PENGOLAHAN, KATALOG TERPASANG, SIRKULASI DAN PENGELOLAAN MAJALAH. Tim programmer terdiri atas unsur staf perpustakaan sendiri maupun mahasiswa U.K. Petra dari Jurusan Teknik Sipil dan Elektro. Sebagai mitra dalam pembuatan dan penyempurnaan perangkat lunak yang dikembangkan, staf perpustakaan dari masing-masing bidang kegiatan, serta mahasiswa ikut pula berpartisipasi dalam memberikan umpan balik dan kritikan perbaikan. Pada bulan Mei 1991, pembuatan program dimulai dengan modul Katalog Perpustakaan, yang berhasil diselesaikan serta mulai dioperasikan bersama-sama dengan program sirkulasi pada bulan Oktober 1992, didahului dengan program pelatihan untuk para programmer. Bersamaan dengan waktu penulisan program, data bibliografis dari seluruh koleksi mulai juga dimasukkan kedalam pangkalan data, dengan harapan bahwa ketika perangkat lunak yang dibuat siap untuk dioperasikan, data sudah dapat pula terpakai. Data dimasukkan kedalam pangkalan data secara terpisah dari sistem, tetapi dapat diakses oleh modul-modul yang sudah jadi melalui program perantara.

Hingga saat ini, dari 5 modul proyek tahap I, hanya modul Majalah yang belum terealisasi, sedangkan modul Pengolahan dan Katalog Terpasang telah mengalami revisi dalam pengembangannya. Keterlambatan ini disebabkan karena beberapa kendala, termasuk terserapnya sumber daya kearah pengembangan PetraNet, suatu jaringan informasi kampus yang terkoneksi pula ke jaringan Internet. PERKEMBANGAN TERBARU SISTEM OTOMASI PERPUSTAKAAN Dalam perjalanan hingga saat ini, selain meneruskan penyelesaian 5 modul awal SPEKTRA, sistem otomasi perpustakaan telah pula mengalami perkembangan yang cukup besar. Katalog terpasang SPEKTRA yang pada awalnya hanya dapat diakses di perpustakaan, berkembang kearah penyediaan akses dari seluruh kampus. Semua unit di kampus maupun di luar kampus mulai dapat mengakses SPEKTRA dengan menggunakan modem, meskipun saat itu masih terbatas hanya sebuah modem yang terpasang langsung pada server. Dengan terbentuknya PetraNet, SPEKTRA dapat pula diakses dari semua unit di kampus maupun dari luar kampus termasuk para pengguna Internet di seluruh dunia dengan menggunakan aplikasi Telnet. Saat ini tersedia kurang lebih 10 buah modem di Pusat Komputer yang dapat digunakan untuk mengakses SPEKTRA maupun Internet. Perkembangan yang terbaru, SPEKTRA sudah dapat diakses melalui World Wide Web. Untuk menjawab kebutuhan yang mendesak dari pelanggan, kualitas layanan maupun kerapian administratif, diluar proyek SPEKTRA, maka perpustakaan juga telah menyelesaikan proyek otomasi lain dalam hal pengelolaan kegiatan referensi, indeks artikel majalah dan surat kabar, keanggotaan mahasiswa non U.K. Petra, indeks untuk tugas akhir mahasiswa serta mesin penghitung (counter) kunjungan ke perpustakaan. Untuk mengejar waktu, perangkat lunak yang dihasilkan dari 5 sistem di atas, tidak menggunakan sistem operasi UNIX maupun sistem manajemen basis data ORACLE seperti yang digunakan SPEKTRA. Kelima perangkat lunak diatas menggunakan sistem operasi MS-DOS. Sedangkan sistem manajemen basis data (database) yang dipakai oleh 4 perangkat lunak terdahulu adalah Clipper/ FoxPro, sedangkan yang terakhir menggunakan sistem manajemen basis data “text file” dengan bahasa pemrograman Turbo Pascal. Direncanakan, setelah proyek SPEKTRA awal dapat menyelesaikan semua modul, 5 perangkat lunak di atas akan diintegrasikan dengan sistem operasi dan sistem basis data yang sama.

SPEKTRA : PERANGKAT LUNAK, PERANGKAT KERAS DAN KEMAMPUAN Dengan terutama memperhatikan masalah jaminan keamanan data, kemungkinan pengembangan di kemudian hari, komunikasi dengan pusat-pusat informasi lain, kecepatan proses, serta kualitas maupun kuantitas layanan, SPEKTRA dikembangkan dengan mempergunakan perangkat lunak, perangkat keras serta dirancang dengan kemampuan sebagai berikut: Perangkat Lunak • Sistem Operasi

Sistem Operasi yang dipakai adalah SCO UNIX System V Release 3.2.4. Sistem ini dipilih dengan alasan:

1. memungkinkan pengembangan pemakaian jaringan baik di dalam perpustakaan, antar unit di U.K. Petra maupun instansi lain di luar U.K. Petra

2. sistem keamanan yang baik (tidak mudah terserang virus, tidak mudah dimasuki oleh pemakai yang tidak berwenang)

3. mempunyai portabilitas yang tinggi dalam pengembangan perangkat keras • Sistem Manajemen Basis Data

Sistem manajemen basis data (DBMS) yang dipakai adalah ORACLE RDBMS versi 7.0 DBMS ini dipilih dengan alasan : 1. keamanan data lebih terjamin 2. dapat berhubungan baik dengan DBMS lain maupun dengan bahasa pemrograman lain 3. mempunyai portabilitas tinggi (portable dengan hampir semua sistem operasi dan

perangkat keras) 4. mampu menangani basis data (database) dalam skala besar yang banyak dituntut oleh

perpustakaan, baik dalam menangani jumlah koleksi yang masuk maupun menangani proses sirkulasi perpustakaan.

• Bahasa Program

Bahasa yang dipakai dalam pembuatan program adalah bahasa C dengan pre-compiler Pro-C, karena bahasa C memiliki kompatibilitas yang tinggi dengan ORACLE maupun UNIX

• Format Data bibliografis

Format yang dipakai dalam menyimpan data bibliografis adalah Indomarc. Format ini dipakai dengan pertimbangan bahwa format ini adalah format standar dari data bibliografis yang dipakai di Indonesia untuk memungkinkan pertukaran data bibliografis antar perpustakaan dengan mudah

Perangkat Keras Pada awal pemanfaatannya, SPEKTRA mempergunakan server dengan prosesor 486DX-50 yang dioperasikan selama 24 jam perhari dengan kapasitas memori 32 MBytes, serta dilengkapi dengan hard-disk SCSI sebesar 1 GBytes dan tape backup. Dalam waktu dekat server akan dikembangkan kearah penggunaan Pentium 200, dengan kapasitas memori sebesar 64 MBytes, serta hard-disk sebesar 2 GBytes. Untuk menghubungkan terminal-terminal dalam perpustakaan maupun jaringan kampus PetraNet, server di atas dilengkapi dengan ethernet card dan serial port. Pada saat ini, server tersebut digunakan untuk melayani terminal di dalam perpustakaan dengan rincian: 2 unit untuk pengadaan, 2 unit untuk pengolahan, 3 unit untuk katalog, 2 unit untuk sirkulasi, serta 2 unit untuk pengembangan. Di samping itu server ini juga mampu melayani terminal lain di luar Perpustakaan U.K. Petra yang terhubung ke Internet. Pada suatu saat yang sama diharapkan server ini mampu menangani 8 unit terminal tambahan (untuk penggunaan katalog melalui Telnet) dan 16 terminal lain (untuk penggunaan katalog melalui World Wide Web). Untuk pencetakan laporan dan surat, digunakan 2 buah printer. Dalam waktu dekat ini jumlah perangkat keras di atas akan bertambah dengan 4 unit terminal tambahan yang bisa difungsikan sebagai katalog, 1 unit tambahan untuk pengembangan, 1 buah print server untuk pelayanan pencetakan secara terpusat. Kemampuan Dengan segala keterbatasan yang ada, modul-modul SPEKTRA yang dibuat saat ini mempunyai kemampuan sebagai berikut: Pengadaan: • melaksanakan proses pengadaan dari usulan, pemesanan, pembayaran hingga koleksi pesanan

tiba di perpustakaan.

• membuat laporan secara periodik serta memberikan informasi setiap saat mengenai status penggunaan keuangan dari tiap unit yang telah diberi alokasi anggaran pengadaan koleksi

• membuat surat-surat ke penerbit/agen/toko buku, baik secara tercetak maupun berupa surat elektronik (Electronic Mail)

• memungkinkan pengguna melihat status usulan koleksi tiap saat diperlukan • memberikan laporan koleksi yang telah diterima (laporan-laporan yang lain masih belum dapat

diselesaikan) Pengolahan • melengkapi data bibliografis dari koleksi sesuai dengan format Indomarc • mencetak kartu katalog dan label koleksi • mencetak laporan koleksi yang telah diolah, walaupun belum semua selesai • mencetak surat pemberitahuan pada pengusul bahwa koleksi yang mereka usulkan telah tiba di

perpustakaan dan siap dipinjam setelah dipamerkan. • memberikan informasi jumlah koleksi secara cepat dan tepat, dalam masing-masing jenis

koleksi. Katalog • menyediakan informasi keberadaan serta data bibliografis suatu bahan pustaka secara cepat,

baik yang masih berada di rak maupun sedang dipinjam • memberikan fasilitas bimbingan penggunaan SPEKTRA kepada pengguna lewat fasilitas

“petunjuk” (Help) • memberikan fasilitas SARAN DAN KRITIK, untuk dapat saling berkomunikasi memberi

masukan dan tanggapan • memberikan kesempatan bagi pengguna untuk dapat melakukan penelusuran dari pelbagai arah

pendekatan • memberikan kesempatan bagi pengguna untuk dapat menelusur informasi tentang keberadaan

suatu koleksi tidak hanya di dalam perpustakaan, tetapi dari manapun, di dalam kampus maupun di luar kampus melalui jaringan kampus PetraNet serta aplikasi Telnet dan World Wide Web dari Internet.

• menyimpan hasil penelusuran untuk dapat di cetak, jika memang diperlukan oleh pengguna Sirkulasi • melaksanakan proses transaksi peminjaman, pengembalian, perpanjangan, serta pemesanan

koleksi yang sedang dipinjam • menghitung denda yang dikenakan bagi pengguna yang terlambat mengembalikan

• mengatur batasan-batasan dalam jumlah koleksi yang boleh dipinjam oleh tiap kelompok pengguna

• membuat laporan kegiatan sirkulasi secara periodik • membuat surat tagihan bagi keterlambatan pengembalian, maupun pengumuman mengenai masih

adanya tunggakan dalam pengembalian koleksi. Melihat dari modul-modul yang telah selesai dikembangkan dalam tahap I ini, secara umum SPEKTRA mempunyai beberapa kemampuan dalam peningkatan: • Kecepatan, Ketepatan dan Keakuratan Dengan dimanfaatkannya SPEKTRA, kecepatan dalam proses kegiatan perpustakaan maupun layanan dapat ditingkatkan sehingga dapat mengurangi laju pertambahan staf serta peningkatan kepuasan pelanggan. Ketepatan dan keakuratan data dapat diberikan melalui data yang diminta setiap saat baik berupa laporan kegiatan, keuangan, jumlah koleksi, status anggaran, usulan pengadaan koleksi dan peminjaman. • Kesederhanaan Prosedur Kesederhanaan prosedur dapat terlihat melalui berkurangnya prosedur dalam melakukan peminjaman dan pengembalian dengan dimanfaatkannya barcode, serta penulisan kata kunci yang tidak perlu lengkap dalam melakukan penelusuran melalui katalog perpustakaan • Keterpaduan (pengurangan duplikasi pekerjaan) Dengan perancangan sistem secara terintegrasi, SPEKTRA mampu mengurangi prosedur kerja serta terjadinya duplikasi dalam memasukkan data. Data koleksi maupun peminjaman cukup sekali dimasukkan dalam basis data, tetapi dapat dimanfaatkan bersama untuk kegiatan-kegiatan lain. Demikian juga halnya dengan keterpaduan yang terjadi antara data-data mahasiswa dan staf universitas yang telah dikerjakan oleh unit lain di U.K. Petra, dapat juga dimanfaatkan oleh perpustakaan tanpa harus memasukkan data sendiri. • Jenis Informasi dan Layanan yang Disuguhkan Dengan keunggulan komputer yang dapat secara cepat melakukan pekerjaan yang rutin dalam jumlah besar, perpustakaan dapat menyuguhkan informasi dengan lebih bervariasi dan dari pelbagai pendekatan. • Evaluasi Kegiatan Proses otomasi perpustakaan memudahkan evaluasi baik terhadap pemanfaatan perpustakaan maupun ketepatan perencanaan dan pelaksanaan pembelian koleksi. • Komunikasi dengan Pemakai

Keterbatasan waktu sering menghambat penyampaian informasi dari pemberi ke penerima informasi. Melalui SPEKTRA, ditunjang pula dengan jaringan PetraNet, komunikasi antara perpustakaan dengan pengguna lebih mudah terjalin baik melalui fasilitas SARAN DAN KRITIK maupun petunjuk penggunaan dalam katalog terpasang. Melalui fasilitas ini ketidakmengertian lebih dapat dijembatani secara individu, tanpa dibatasi oleh waktu yang harus bersamaan. Komunikasi antara perpustakaan dan pengguna berkaitan dengan usulan pengadaan koleksi dan pemberitahuan mengenai ketersediannya dapat dengan segera terealisasi. KENDALA-KENDALA YANG DIHADAPI Dari pengalaman yang diperoleh dalam proyek otomasi perpustakaan, banyak kendala yang harus dihadapi baik dari segi perencanaan sistem, pembuatan program, pengenalan perangkat lunak maupun pemilihan perangkat keras yang sesuai dengan kebutuhan, serta pemanfaatannya. Beberapa kendala yang ditemukan adalah sebagai berikut: • Sumber Daya Manusia * Tenaga Programmer Kurang tersedianya tenaga programmer yang menguasai sistem operasi UNIX, sistem manajemen basis data ORACLE di Indonesia, merupakan masalah terbesar dalam menyelesaikan proyek otomasi perpustakaan. Programmer yang melaksanakan proyek ini kebanyakan terpaksa diambil dari tenaga mahasiswa dari jurusan-jurusan yang ada di U.K. Petra, yang memiliki waktu terbatas karena masih harus membagi waktu dengan jadual perkuliahan. Perpustakaan terpaksa harus mencari mahasiswa lain, jika programmer ini telah menyelesaikan studinya. Jika mereka memutuskan untuk tetap bekerja di U.K. Petra, perpustakaan tetap harus membagi waktu mereka dengan pekerjaan di unit lain, sebagai staf pengajar ataupun staf Pusat Komputer dan lain-lain. Dengan keterbatasan ini, perpustakaan selalu dihadapkan pada masalah penyediaan waktu bagi orang baru untuk mempelajari perangkat lunak, yang juga harus dipelajari sendiri dari buku-buku yang ada, karena minimnya pendidikan formal yang tersedia dalam hal perangkat lunak ini. * Tenaga Operator Untuk keperluan entri data, terutama pada modul pengolahan, dibutuhkan tenaga operator yang teliti dan terlatih.Kurangnya ketelitian dalam entri data, menimbulkan kurang tepatnya hasil yang diperoleh dalam penelusuran maupun pembuatan laporan. • Pendokumentasian

Tingkat pergantian progammer yang cukup sering serta belum adanya tenaga programmer yang bekerja secara penuh di perpustakaan, menyebabkan kurang terbinanya pendokumentasian mengenai masalah yang timbul termasuk cara pemecahannya, serta “source code” yang telah dibuat untuk tiap-tiap modul. Dokumentasi yang kurang rapi ini menyebabkan programmer yang menggantikan membutuhkan waktu yang lebih lama untuk dapat memperbaiki sistem jika timbul masalah, baik yang belum maupun sudah pernah terjadi. • Perangkat Lunak Perangkat lunak yang digunakan oleh SPEKTRA, tidak banyak digunakan di Indonesia termasuk di unit-unit lain di U.K. Petra. Perbedaan penggunaan perangkat lunak dalam membangun sistem di masing-masing unit di U.K. Petra ini menghambat terbentuknya sistem pemanfaatan dan pendistribusian data secara terintegrasi. • Perangkat Keras Terbatasnya dana untuk perpustakaan, mengharuskan perpustakaan untuk dapat menyediakan perangkat keras secara bertahap. Kekurangan ini sering menghambat pengembangan maupun keterpakaian SPEKTRA diantara pengguna maupun staf perpustakaan untuk menangani proses kegiatan perpustakaan. Kurang populernya perangkat keras menimbulkan beberapa komponen perangkat keras yang dipakai tidak dapat ditemukan di Indonesia, sehingga harus menunggu waktu cukup lama untuk memperoleh kembali perangkat keras yang diperbaiki. PENUTUP Walaupun modul-modul yang telah selesai saat ini telah banyak menolong meningkatkan kualitas layanan Perpustakaan U.K. Petra, kendala-kendala di atas menyebabkan masih banyaknya kekurangan dan kelemahan dari SPEKTRA. Dengan disertai harapan dan semangat, seluruh modul SPEKTRA diharapkan dapat segera diselesaikan, sehingga perpustakaan dapat melangkah lebih lanjut dalam mengembangkan sistem otomasi perpustakaan yang lebih dapat menjawab kebutuhan pelanggan. Perkembangan teknologi informasi serta perubahan-perubahan yang cepat dalam era globalisasi ini, mau tak mau menuntut perpustakaan untuk merubah peranan dan konsep layanannya dalam meraih pelanggan. Perencanaan otomasi perpustakaan pun perlu selalu dipertimbangkan untuk dapat berjalan seiring dengan perubahan peranan perpustakaan dalam menjembatani antara informasi, yang semakin tak terbatas dalam jumlah dan akses, dengan kebutuhan pelanggan yang juga semakin tak ada batasnya dalam tuntutan dan wilayah.

DAFTAR KEPUSTAKAAN

Hamid, Oli Mohamed. "Library Automation: A Case Study of the Universiti Utara

Malaysia". In Eight Congress of Southeast Asian Librarians. Jakarta, 11-14 Juni, 1990. Rahardjo, Arlinah Imam. “SPEKTRA: Suatu Usaha Peningkatan Fungsi dan Peranan

Perpustakaan Universitas Kristen Petra dalam Melayani Pemakai”, dalam Penataran Menuju Era Pengolahan Terotomasi, U.K. Petra, 16-17 Pebruari 1993

Reynolds, Dennis. Library Automation: Issues and Applications. New York : R.R. Bowker,

1985. Santoso, Petrus. Laporan Kerja Praktek Elektris I: Perpustakaan Universitas Kristen

Petra, Surabaya. Surabaya: Fakultas Teknik Universitas Kristen Petra, 1994 Sudarsono, B. "Progress of Library Computerization in Indonesia: major obstacles and

some thoughts for solution" in Eight Congress of Southeast Asian Librarians. Jakarta, 14 Juni 1990.