SURAT PERINGATAN (Bekas Komuniti 26 MCMV) HP: 011 …harmoni-my.org/docs/mcmv-1.pdf · Menyedia dan...
8
1 SURAT PERINGATAN (Bekas Komuniti 26 MCMV) HP: 011 2421 7558 8 Jan 2016 REUNION/MCMV/11010 – ( 1 ) Agihan Penuh NOTA PERBINCANGAN MESYUARAT MAJLIS PERJUMPAAN BEKAS KOMUNITI 26 MCMV Hadir - 10 orang. Mereka adalah: 1. Laksma (B) Mohamed Sahari Bin Hj Sapari. 2. Laksma (B) Dato’ Pahlawan Sulaiman bin Mohamad. 3. Lt Kdr (B) Dahalan bin Che Mat. 4. Mohd Arshad bin Abdullah. 5. Idrus bin Abas (dari Kuala Lumpur). 6. Zainal Ariffin bin Maulud (dari Rawang). 7. Ismail bin Abdul Aziz (dari Kuala Lumpur). 8. Mansor bin Hj Darus (dari Kulim). 9. Mohd Saad bin Kassim. 10.Yahya bin Ibrahim. Bil Perkara Perbincangan/Keputusan Tindakan (a) (b) (c) (d) 1. Perutusan Pengerusi a. Dimaklumkan kepada Tuan-tuan bahawa satu mesyuarat bagi membincangkan sambutan Majlis Perjumpaan Bekas Komuniti 26 MCMV ringkasnya RU MCMVian telah diadakan di Restoran Ayam Penyet Seri Manjung pada hari Rabu bersamaan 23 Disember 2015 jam 2 petang. b. Mesyuarat bermula pada jam 2.23 petang dan telah dipengerusikan oleh Dato’ Sulaiman bin Mohamad selaku Pengerusi sementara dengan dihadiri oleh 9 orang bekas MCMVian. SEMUA 2. Penetapan Tarikh Reunion Mesyuarat mencadangkan tarikh RU MCMVian diantara 25 Mac dan 27 Mac 2016. Pengerusi berharap tetingkap yang dicadangkan ini akan dipersetujui oleh semua bagi menjayakan majlis RU MCMVian 2016. SEMUA
Transcript of SURAT PERINGATAN (Bekas Komuniti 26 MCMV) HP: 011 …harmoni-my.org/docs/mcmv-1.pdf · Menyedia dan...
1
SURAT PERINGATAN(Bekas Komuniti 26 MCMV)
HP: 011 2421 7558
8 Jan 2016
REUNION/MCMV/11010 – ( 1 )
Agihan Penuh
NOTA PERBINCANGAN MESYUARAT MAJLIS PERJUMPAANBEKAS KOMUNITI 26 MCMV
Hadir - 10 orang. Mereka adalah:
1. Laksma (B) Mohamed Sahari Bin Hj Sapari.2. Laksma (B) Dato’ Pahlawan Sulaiman bin Mohamad.3. Lt Kdr (B) Dahalan bin Che Mat.4. Mohd Arshad bin Abdullah.5. Idrus bin Abas (dari Kuala Lumpur).6. Zainal Ariffin bin Maulud (dari Rawang).7. Ismail bin Abdul Aziz (dari Kuala Lumpur).8. Mansor bin Hj Darus (dari Kulim).9. Mohd Saad bin Kassim.10.Yahya bin Ibrahim.
Bil Perkara Perbincangan/Keputusan Tindakan(a) (b) (c) (d)1. Perutusan
Pengerusia. Dimaklumkan kepada Tuan-tuan bahawa satu
mesyuarat bagi membincangkan sambutanMajlis Perjumpaan Bekas Komuniti 26 MCMVringkasnya RU MCMVian telah diadakan diRestoran Ayam Penyet Seri Manjung padahari Rabu bersamaan 23 Disember 2015 jam 2petang.
b. Mesyuarat bermula pada jam 2.23 petang dantelah dipengerusikan oleh Dato’ Sulaiman binMohamad selaku Pengerusi sementaradengan dihadiri oleh 9 orang bekas MCMVian.
SEMUA
2. Penetapan TarikhReunion
Mesyuarat mencadangkan tarikh RU MCMViandiantara 25 Mac dan 27 Mac 2016.
Pengerusi berharap tetingkap yang dicadangkanini akan dipersetujui oleh semua bagi menjayakanmajlis RU MCMVian 2016.
SEMUA
2
(a) (b) (c) (d)3. Konsep Reunion
MCMVianPengerusi mencadanglan konsep ReunionMCMVian yang bakal diadakan adalah:
a. ’Grand’.b. ’Formal’c. Santai.d. Melibatkan MCMVian dan keluarga.e. Jangkamasa 2 hari 3 malam.f. ’Dinner’ malam kedua (suami isteri).g. TIADA BAYARAN DIKENAKAN.
(Penginapan urus sendiri tetapi kepadamereka yang kesulitan sila hubungi AJKtertera di bawah).
SEMUA
4. Pelantikan AhliJawatan KuasaPengelola
Semua yang hadir bersetuju melantikPengerusi sementara Dato’ PahlawanSulaiman bin Mohamad sebagai Pengerusidan beliau tidak membantah dengancadangan tersebut.
Seterusnya mesyuarat mencadangkanpelantikan beberapa AJK seperti berikut:
a. Penaung – Laksdya (B) Dato’ Seri HjMohammed Noordin bin Ali.
b. Pengerusi – Laksma (B) Dato’Pahlawan Sulaiman bin Mohamad.
c. Timbalan Pengerusi – Mohd Arshadbin Abdullah.
d. Bendahari – Idrus bin Abas.e. AJK Protokol – Ismail bin Abdul Aziz.f. AJK Perantaraan - Muhammad Fuad
bin Yeop Harun.g. AJK Aktiviti - Kdr (B) Mohd Rafique bin
Ali dan Zainal Ariffin bin Maulud.h. AJK Media – Mohd Saad bin Kassim.i. AJK Cenderahati – Dato’ Paduka Nik
Zainorden bin Mohammad.j. Setiausaha – Lt Kdr (B) Dahalan bin
Che Mat.
Pengerusi mencadangkan beliau akan berjumpadengan Dato’ Seri Hj Mohammed Noordin untukmenyampaikan hasrat mesyuarat yang melantikbeliau sebagai Penaung RU MCMVian.
SEMUA
3
(a) (b) (c) (d)5. Penglibatan
KeluargaPengerusi mencadangkan beberapapermainan berunsur kekeluargaan dan jugayang bernostalgia diadakan di siang hari.
Pengerusi mahu AJK Aktiviti menentukan jenissukan yang akan diadakan dan dibentangkanpada mesyuarat akan datang.
AJK Aktiviti
6. Carta Pembatuan(Roadmap)
Carta Pembatuan ini perlu diwujudkan keranaia sedikit sebanyak akan membantuperancangan kita berjalan lancar dan teratur.
Pengerusi mencadangkan semua AJK yangditugaskan hendaklah menyediakan cartapembatuan masing-masing dari sekaranghingga D-Day. Pembatuan akan dibentangkanpada mesyuarat akan datang.
AJK yang dilantik juga disaran untuk melantikAJKK porfolio masing-masing.
SEMUA
7. Mesyuarat AkanDatang
Mesyuarat akan datang dijadualkan pada 16Jan 2016 hari Sabtu jam 2 petang.
Pengerusi mencadangkan tempat mesyuaratbukan di restoran Ayam Penyek kerana serviskurang cekap dan tidak menepati kehendakpelangan. Tempat dicadangkan adalah diCoffee House Hotel Sofera (Hotel Lead Viewlama).
SEMUA
HAL-HAL LAIN
8. Promosi. Majlis RU MCMVian yang dijadualkan berkonsepkan ’grand’justeru itu majlis ini perlu sokongan yang jitu dari bekas MCMVian. Setiap wargaMighty, Leo, Jeremy dan Koogie disaran untuk mewawarkan Reunion ini kepadarakan sekapal masing-masing dan ajaklah mereka dan keluarga ikut serta.
9. AJK Tambahan. Memandangkan majlis RU MCMVian pada kali ini adalah’grand’, ’formal’ dan santai maka biro pengelola mungkin akan ditambah tertaklukkepada keperluan semasa. Samoga nanti bantuan tenaga yang diberi dapat membantuMajlis ini berjalan dengan meriah dan teratur.
4
10. Coffee Table Book. Pengerusi mencadangkan kepada mereka yang adagambar-gambar okeransi projek 26 MCMV hendaklah memajukan kepada AJK Mediauntuk dikompil bagi membuat pertunjukan salaid atau movie. Gambar-gambar tersebutperlu diberi diskripsi okeransi. Juga dimaklumkan gambar-gambar tersebut akan dibuatalbum untuk tatapan MCMVian.
PENUTUP
11. Semoga semua MCMVian mendapat gambaran mengenai pengisian aktivitiSambutan RU MCMVian yang akan dilaksanakan nanti. Semua AJK mahupun ahlidiharap dapat memberi kerjasama dan komitmen agar Majlis ini dapat dimanafaatkansepenuhnya. Turut diminta agar acara sambutan ini dihebahkan kepada rakan-rakanlain yang sudah bersara dan mereka yang tidak aktif di dalam whatsapp atau facebook..Salam Hormat.
12. Mesyuarat ditangguhkan pada 1605H.
Disediakan oleh: Disemak oleh:
Lt Kdr (B) Dahalan bin Che MatSetiausaha
Tarikh: 8 Jan 2016
Laksma (B) Dato’ Pahlawan Sulaiman bin MohamadPengerusi
Agihan:
Penuh
Kembaran:
A. Bidang Tugas dan Tanggungjawab Ahli-ahli Jawatan Kuasa – 1 salinan
A - 1
KEMBARAN A KEPADAREUNION/MCMV/11010 – ( 1 )BERTARIKH 8 JAN 2016
BIDANG TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB AHLI-AHLI JAWATAN KUASA
1. Pengerusi.
a. Bertanggungjawab dalam menguruskan pentadbiran, kewangan dan aktiviti.b. Memastikan arahan daripada penasihat program dapat dijalankan.c. Memberi arahan yang tepat dan jelas kepada jawatan kuasa dalam
melaksanakan tugas atau aktiviti.d. Menjadi orang tengah dalam mengemukakan cadangan atau usul ahli
kepada pihak yang berkenaan.e. Bertanggung jawab menentukan hala tuju RU MCMVian.
2. Timbalan Pengerusi
a. Membantu Pengerusi dalam melicinkan perlaksanaan aktiviti.b. Memangku tugas Pengerusi semasa ketiadaannya.
3. Setiausaha
a. Bertanggungjawab kepada pengerusi dalam bidang pengurusan danpentadbiran.
b. Mengumpul semua maklumat seperti merekodkan semua fail untuk rujukan.c. Bertanggungjawab untuk hadir setiap mesyuarat dalam perlaksanaan
program.d. Menguruskan urusan surat menyurat kepada pihak yang berkenaan.e. Memanggil ahli jawatan kuasa untuk bermesyuarat.f. Menyedia dan mengedarkan catatan minit mesyuarat kepada yang
berkenaan.g. Bersama pengerusi menentukan tempat, masa, tarikh dan agenda
mesyuarat.h. Mewujudkan rasa kekitaan dan kerja berkelompok di kalangan ahli jawatan
kuasa.i. Menyusun dan menyediakan tempat dan kemudahan mesyuarat.
4. Bendahari
a. Bertanggungjawab kepada pengerusi dalam bidang pengurusan pentadbirankewangan.
b. Menyedia dan menyimpan buku akaun untuk RU MCMVian.c. Menerima dan menyimpan cek-cek dan wang tunai milik RU MCMVian..d. Menyimpan semua resit-resit, baucar-baucar, buku rekod wang keluar masuk
dan lain-lain yang berkaitan dengan pengurusan kewangan.e. Menyediakan laporan wang masuk dan keluar setiap kali mesyuarat.f. Memberi pandangan dalam usaha untuk menyelesaikan masalah kewangan
bagi perlaksanaan majlis RU MCMVian..
A - 2
5. Jawatan kuasa Aktiviti.
a. Membentuk satu jawatan kuasa kecil.b. Menyediakan alatan aktiviti.c. Memeriksa alatan dan memastikan ia selamat untuk digunakan.d. Menguruskan tempat permainan/gelanggang.e. Menempah tempat permainan.f. Menyediakan segala keperluan berkaitan sukan bagi melicinkan
perlaksanaan program.g. Mengemas kini alatan dan mengawal pergerakan alatan.h. Bertanggungjawab terhadap peralatan yang digunakan semasa sesuatu
aktiviti atau projek dilaksanakan.i. Merangka pelan tempat duduk di dewan untuk jemputan khas, pegawai
peserta dan jemputan.j. Menghubungi pihak berkenaan (TLDM) untuk peminjaman alatan yang
diperlukan seperti kerusi, bunga dan lain-lain.k. Menyusun dan memastikan keceriaan dewan.l. Menyedia dan menghantar anggaran perbelanjaan kepada jawatan kuasa
kewangan.
6. Jawatan kuasa Protokol.
a. Membentuk satu jawatan kuasa kecil.b. Memastikan para peserta telah bersedia lebih awal ketika acara perasmian
atau penutup.c. Menyenaraikan atau menentukan tetamu jemputan atau VIP yang akan hadir.d. Menyediakan roset untuk jemputan yang bersesuaian.e. Menyediakan dan menentukan jadual latihan bagi upacara pembukaan dan
upacara penutup.f. Menyediakan teks ucapan tetamu kehormat untuk majlis perasmian atau
penutup (jika ada).g. Menyediakan teks bacaan doa (lazimnya disedia sendiri oleh pembaca doa)..h. Membantu jawatan kuasa hadiah dan cenderahati dalam menyediakan
keperluan-keperluan berkaitan dengan penyampaian hadiah seperti carapenyampaian dilakukan, muzik yang bersesuaian dan lain-lain.
i. Menyediakan anggaran perbelanjaan untuk di hantar dan dipertimbangkankepada Jawatan kuasa kewangan.
j. Menyelia susun atur kerusi bagi jemputan atau tetamu kehormat di dalamdewan.
k. Menyediakan prosedur menyambut tetamu khas dan jemputan.l. Menyediakan acara sambutan kedatangan tetamu kehormat, jemputan khas
dan segala persiapan untuk keperluan sambutan.m. Menyambut para jemputan, hadirin dan peserta serta mengarahkan mereka
ke tempat duduk yang sepatutnya.
A - 3
7. Jawatan kuasa Media/Buku Program
a. Membentuk satu jawatan kuasa kecil.b. Mereka bentuk kulit luar buku Coffee Table Book (CTB).c. Mendapatkan bahan (gambar) dan perkara yang perlu di masukkan atau di
muatkan dalam buku CTB daripada ahli jawatan kuasa kecil lain.d. Menyediakan slaid berserta naratif untuk dibuat movie dan dipersembahkan
pada malam Majlis RU MCMVian..e. Mendapatkan senarai nama ahli jawatan kuasa serta para pegawai daripada
ahli jawatan kuasa yang terlibat untuk dimasukkan dalam buku program.f. Mendapatkan atur cara majlis dari jawatan kuasa atur cara yang terlibat
untuk dimasukkan dalam buku program.g. Mendapatkan kata-kata aluan VIP rujuk kepada jawatan kuasa protokol untuk
di muatkan dalam buku program.h. Menyusun buku program untuk dihantar untuk dicetak dan memastikan buku
siap dicetak tepat pada masanya.i. Menyediakan dan mengedarkan buku program sebelum dan semasa majlis.j. Menyediakan dan menghantar laporan kewangan kepada jawatan kuasa
kewangan.
8. Jawatan kuasa Siaraya/Pengacara Majlis/Bacaan Doa (Belum Dilantik)
a. Bekerjasama dengan jawatan kuasa protokol bagi menyediakan atur carapembukaan dengan menentukan: Protokol,Masa, Tempat duduk, Caramasuk para peserta dan susunan Muzik (jika ada).
b. Bekerjasama dengan jawatan kuasa aktiviti dalam menyusun jadualpertandingan atau atur cara majlis mengikut kesesuaian sepanjang sesuatuaktiviti atau projek berlangsung.
c. Bekerjasama dengan jawatan kuasa aktiviti dalam menyediakan atur carabagi penyampaian hadiah.
d. Menguruskan keseluruhan perlaksanaan atur cara Reunion sertabekerjasama dengan jawatan kuasa buku program dan mengedarkan kepadasemua yang hadir.
e. Memastikan peralatan audio dan visual berkeadaan baik dan sentiasa bolehdigunakan di sepanjang majlis.
f. Menyediakan peralatan audio dan visual sepanjang majlis terutama ketikaperasmian dan penutup.
g. Menyediakan anggaran perbelanjaan kepada jawatan kuasa kewangan.
9. Jawatan kuasa Perantaraan Dengan Pihak TLDM
a. Menjadi Pegawai Perantaraan RU MCMVian dan pihak TLDM.b. Menyelaras segala keperluan Reunion dengan pihakTLDM bagi perkara yang
memerlukan kelulusan mereka.c. Menulis surat kepada pihak TLDM bagi hal-hal yang memerlukan
persetujuan/kelulusan mereka.
A - 4
10. Jawatan kuasa Jemputan/ Publisiti (Belum Dilantik).
a. Merangka surat atau kad jemputan ke majlis RU MCMVian serta menghantaruntuk dicetak.
b. Menulis dan menghantar kad jemputan kepada tetamu kehormat danjemputan khas.
c. Menjemput dan mendapatkan senarai tetamu kehormat dan jemputan khasyang sepatutnya hadir.
d. Mengedarkan senarai nama jemputan khas kepada jawatan kuasa hadiah,buku program dan sambutan.
e. Menyedia dan menghantar anggaran perbelanjaan.f. Merancang bentuk dan konsep hebahan yang boleh menarik minat peserta.g. Menghebahkan serta mempromosikan butiran berkaitan dengan majlis
Reunion melalui:
- Poster-poster- Kain rentang- Iklan-iklan- Media cetak dan media elektronik serta- Peta tempat berlangsung.
11. Jawatan kuasa Cenderahati
a. Menyenaraikan nama-nama penaja untuk dikumpulkan kepada Pengerusi.b. Mencari / memilih / melobi syarikat.c. Menghantar / mengedar kepada ahli untuk dihantar kepada penaja.d. Membuat tindakan susulan kepada penaja.e. Menyediakan cenderahati untuk:
- Tetamu kehormat- Pemenang pertandingan- Cabutan bertuah
f. Menguruskan upacara penyampaian cenderahati
