MyMesyuarat - PNM...• Menempah bilik mesyuarat • Membuat pengesahan kehadiran • Menyediakan...

MyMesyuarat Panduan Pengguna MyMesyuarat - PENGERUSI Tugasan utama adalah seperti di bawah:

• Mengesahkan kehadiran ke mesyuarat

• Mencapai laporan dan minit

• Meluluskan edaran minit mesyuarat

• Memantau status keputusan

• Memberi komen keatas keputusan

• Mengemaskini maklumat diri

1. Mengesahkan kehadiran ke mesyuarat No. Langkah 1. Pada skrin utama jawatankuasa,di panel “Tugas” klik pautan “Sahkan

Kehadiran” 2. Pilih status kehadiran anda berdasarkan empat pilihan yang disediakan.

Klik butang “simpan”

Catar Alir

Skrin Utama Jawatankuasa

Klik Sahkan Kehadiran

Panel tugas

Tamat

Log Masuk

Mula

Sila rujuk lampiran i

Lampiran i a) URL : https://kpkk.mymesyuarat.gov.my

b) Skrin : Log Masuk

c) Skrin Utama jawatankuasa

Masuk ID pengguna dan kata laluan

Kalender MesyuaratNama Mesyuarat yg

terlibat

Panel Tugas

Sahkan kehadiran

* Pilih status kehadiran anda berdasarkan 4 pilihan yang disediakan.


https://kpkk.mymesyuarat.gov.my/

2. Mencapai laporan dan minit

No. Langkah

1. Pada skrin utama jawatankuasa, klik pada pada salah satu nama

jawatankuasa yang disenaraikan

2. Klik pada tab menu “Mesyuarat”

3. Klik pada pautan “Minit” atau

klik pada pautan “lihat” pada kolum laporan untuk melihat

laporan maklum balas

Catar Alir

Nama Jawatankuasa


Mesyuarat

Tamat

Minit / Lihat

Mula

Sila rujuk lampiran ii

Lampiran ii

a) Skrin Utama jawatankuasa

Pautan jawatankuasa

Nama jawatankuasa: cth Mesyuarat JPICT PNM

pautan Mesyuarat

Klik Minit Utk melihat Minit

Klik lihat Utk melihat laporan maklumbalas

3) Meluluskan edaran minit mesyuarat No. Langkah

1. Pada panel “Tugas” pada skrin utama jawatankuasa, klik pada pautan “Luluskan edaran minit”

2. Deraf minit mesyuarat yang perlu di luluskan akan dipaparkan

3. Klik pada pautan “Luluskan edaran minit”

4. Status minit mesyuarat akan berubah kepada “Diluluskan untuk edaran”

Catar Alir

Sila rujuk lampiran iii

Panel Tugas

Kelulusan edaran minit

Lulus edaran?

Luluskan edaran minit

Status minit berubah

Urusetia

Tamat


Mula

Lampiran iii


Luluskan edaran

4. Memberi Komen keatas mesyuarat

No. Langkah

1. Pada skrin utama jawatankuasa, klik pada pada salah satu nama jawatankuasa yang disenaraikan

2. Klik pada pautan tab menu “Mesyuarat”

3. Klik pada salah satu pautan bilangan mesyuarat yang disenaraikan

4. Pada sebelah kanan skrin, akan terdapat satu kotak text pada panel

“Tinggalkan komen”

5. Komen pada kotak tersebut


6. Hantar komen ke urusetia

Sila rujuk lampiran iv

Lampiran iv

Bilangan mesyuarat

Komen Untuk Mesyuarat ini

Taip komen dan simpan

5) Memantau status keputusan * seperti di lampiran ii

No. Langkah

1. Pada skrin utama jawatankuasa, klik pada pada salah satu nama jawatankuasa yang disenaraikan

2. Klik pada pautan tab menu “Mesyuarat”

3. Klik pada salah satu pautan bilangan mesyuarat yang disenaraikan

4. Paparan keputusan minit mesyuarat tersebut akan di paparkan di bawah

Bilangan mesyuarat

Komen Untuk Mesyuarat ini


** Untuk memberi komen keatas mesyuarat , taip komen pada kotak dan simpan ** Untuk memberi komen keatas keputusan , Klik pada pautan bilangan komen **

Bilangan komen

Komen Untuk keputusan ini dan simpan


6. Mengemaskini maklumat diri

No. Langkah 1. Pada skrin utama jawatankuasa, klik pada pautan <nama anda> yang

terletak pada sebelah kanan dan atas skrin 2. Kemaskini maklumat anda terutama maklumat email, mobil,gred, skim

perkhidmatan, Kementerian/agensi Klik butang “simpan”


Klik nama anda

Kemaskini Maklumat

Log Masuk

Mula

Tamat

Sila rujuk lampiran v

Lampiran v


Nama Anda

Utk tukar katalaluan

i) Kemaskini Maklumat ii) Simpan

MyMesyuarat Panduan Pengguna MyMesyuarat - AHLI BIASA - Tugasan utama adalah seperti di bawah:

• Mengesahkan kehadiran ke mesyuarat

• Mencapai laporan dan minit

• Memberi maklumbalas tindakan

• Memberi komen kemaskini status

• Mengemaskini maklumat diri

1. Mengesahkan kehadiran ke mesyuarat

No. Langkah 1. Pada skrin utama jawatankuasa,di panel “Tugas” klik pautan “Sahkan

Kehadiran” 2. Pilih status kehadiran anda berdasarkan empat pilihan yang disediakan.



Klik Sahkan Kehadiran

Panel tugas

Tamat

Log Masuk

Mula


Lampiran i a) URL : https://kpkk.mymesyuarat.gov.my


Masuk ID pengguna dan kata laluan


* Pilih status kehadiran anda berdasarkan 4 pilihan yang disediakan.

Sahkan kehadiran

Kalender mesyuarat Nama Mesyuarat yg

terlibat


https://kpkk.mymesyuarat.gov.my/

2. Mencapai laporan dan minit

No. Langkah

1. Pada skrin utama jawatankuasa, klik pada pada salah satu nama

jawatankuasa yang disenaraikan

2. Klik pada tab menu “Mesyuarat”

3. Klik pada pautan “Minit” atau

klik pada pautan “lihat” pada kolum laporan untuk melihat laporan

maklum balas

Catar Alir

Nama Jawatankuasa


Mesyuarat

Tamat

Minit / Lihat

Mula


Lampiran ii

i) Skrin Utama jawatankuasa

Klik contoh Mesyuarat JPICT PNM

Klik mesyuarat

Klik Minit Utk melihat Minit

Klik Minit Utk melihat laporan

3) Memberi maklumbalas tindakan

No. Langkah 1. Pada skrin utama jawatankuasa, klik pada pada salah satu nama

jawatankuasa yang disenaraikan 2. Klik pada pautan tab menu “Mesyuarat” 3. Klik pada salah satu pautan bilangan mesyuarat yang disenaraikan 4. Paparan keputusan minit mesyuarat tersebut akan di paparkan di

bawah 5. Klik pada pautan “Tiada kemaskinian” 6. Klik pada pautan “Tambah maklumbalas ahli <nama>” 7. Isikan maklumat berkaitan maklumbalas tindakan dan klik butang

“Simpan”

** Petunjuk warna bagi kotak keputusan i ) Kuning – pengguna tidak perlu mengemaskini maklumbalas ii) Merah - pengguna perlu mengemaskini status tetapi belum melakukannya iii) Hijau - pengguna perlu mengemaskini status dan telah selesai proses

kemaskini.

Klik contoh Mesyuarat JPICT PNM

Mesyuarat

Cth Bil.2 tahun 2012

Klik Tiada kemaskini

Klik pada pautan “Tambah maklumbalas ahli<nama>

Isikan maklumat berkaitan maklumbalas tindakan dan klik butang simpan

** Untuk memberi komen pada kemaskini status , Klik pada pautan bilangan komen

Bil komen

Isi komen anda dan klik Simpan

Peringatan ** Setiap komen yang dimasukkan tidak boleh di hapuskan. ** Pengguna hanya boleh meninggalkan maklumbalas jika tindakan tersebut dipertanggungjawapkan keatas diri mereka. ** Pengguna hanya boleh meninggalkan status maklumbalas setelah pengerusi meluluskan edaran minit.

7. Mengemaskini maklumat diri No. Langkah 1. Pada skrin utama jawatankuasa, klik pada pautan <nama anda> yang

terletak pada sebelah kanan dan atas skrin 2. Kemaskini maklumat anda terutama maklumat email, mobil,gred, skim

perkhidmatan, Kementerian/agensi Klik butang “simpan”

Catar Alir

Mula

Log Masuk


Klik nama anda

Kemaskini Maklumat

Mula

Tamat


Lampiran iv


Nama Anda

Utk tukar katalaluan

i) Kemaskini Maklumat ii) Simpan

MyMesyuarat Panduan Pengguna MyMesyuarat - URUS SETIA Tugasan utama adalah seperti di bawah:

• Menambah sub-jawatankuasa

• Menambah ahli ke dalam Jawatankuasa

• Mencipta dan menjemput ahli ke mesyuarat

• Menempah bilik mesyuarat

• Membuat pengesahan kehadiran

• Menyediakan minit

• Mengedarkan minit

• Mendapatkan maklumbalas ahli mesyuarat

• Menyimpan laporan dan minit di dalam format PDF

• Menambah projek

1. Menambah Sub-Jawatankuasa

No. Langkah 1. Klik pada ikon “Tambah Sub-Jawatankuasa” yang telah disenaraikan di

skrin utama jawaankuasa 2. Klik pada pautan “Tambah jawatankuasa baru”. 3. Isikan maklumat yang berkaitan dengan Jawatankuasa yang ingin

ditambah 4. Klik butang “Simpan”

Catar Alir


Isi maklumat

Tambah Sub-jawatankuasa

Simpan

Tamat

Log Masuk

Mula


Lampiran i

a) URL : https://kpkk.mymesyuarat.gov.my



Klik utk mencipta sub jawatan kuasa

https://ktpk.mymesyuarat.gov.my/

i) Isi Maklumat yang berkaitan ii) Simpan

Simpan

2. Menambah ahli kedalam jawatankuasa

No. Langkah 1. Klik pada ikon “Ahli” yang terdapat di sebelah nama jawatankuasa yang

ingin ditambah ahli di skrin utama jawatankuasa 2. Klik pada pautan “Tambah ahli baru” untuk menambah ahli baru ke

dalam jawatankuasa. 3. Masukkan input samada nama, ID pengguna, atau email ahli dan apabila

hasil carian dijumpai, tekan tab dua kali, ( maklumat ahli tersebut akan dipaparkan secara automatik)

4. Tukarkan peranan ahli di dalam jawatankuasa tersebut samada ahli, urusetia atau pengerusi

5. Klik butang “Simpan”

Catar Alir


Tambah ahli baru

Ikon Ahli

Input Nama atau ID atau email

Tukar peranan Simpan

Tamat

Log Masuk

Mula


Lampiran ii


Ikon ahli

Pautan tambah ahli

i) Input nama / ID pengguna / emel dan tekan tab

i) Tukar peranan ii) simpan

2) Mencipta dan menjemput ahli ke mesyuarat

No. Langkah 1. Klik pada nama jawatankuasa yang telah di senaraikan pada skrin utama

jawatankuasa 2. Klik pada pautan “Mesyuarat” 3. Klik pada pautan “Tambah mesyuarat baru” 4. Isikan semua maklumat yang berkaitan dan pilih mesyuarat yang ingin di

jemput 5. Tetapkan peranan setiap ahli mesyuarat 6. Klik butang “simpan” 7. Klik butang “Hantar Email Jemputan Sekarang” atau Hantar Emel &

SMS jemputan” atau “Jangan hantar jemputan”

Catar Alir

Log Masuk


Mesyuarat

Tamat

Pilih jawatankuasa

Tambah mesyuarat baru

i) Isikan maklumat ii) pilih ahli iii)Tetapkan peranan

Mula

Simpan

Lampiran ii

i Skrin Utama jawatankuasa

Pilih jawatankuasa cth mesyuarat JPICT

Klik Tambah Mesyuarat baru

Klik mesyuarat

Isi maklumat yg berkaitan

Pilih ahli dan tetapkan peranan

Ikon Simpan

** Klik butang “Hantar Emel Jemputan sekarang atau Hantar Email & SMS Atau “Jangan hantar jemputan”

3) Membuat pengesahan kehadiran


jawatankuasa 2. Klik pada pautan “Mesyuarat” 3. Klik pada pautan “Kehadiran” yang terletak pada kolum kehadiran 4. Semak kehadiran ahli mesyuarat semasa mesyuarat berlangsung

Tandakan “y” jika ahli hadir, dan tandakan “T” pada ahli yang tidak hadir dan masukkan nama wakil atau sebab jika ada.

6. Klik butang “simpan” Catar Alir


Mesyuarat

Pilih jawatankuasa

Kolum Kehadiran

Semak kehadiran Y/T

Simpan

Tamat

Log Masuk

Mula

Lampiran iii


Jawatankuasa-mesyuarat JPICT

Klik mesyuarat

Kolum kehadiran

4) Menyediakan minit No. Langkah 1. Klik pada nama jawatankuasa yang telah di senaraikan pada skrin utama

jawatankuasa 2. Klik pada pautan “klik pada pautan bilangan mesyuarat yang telah dicipta

tersebut ” (Contoh: Bil. 2 Tahun 2012) 3. Klik pada pautan “Tambah minit” 4. Klik pada pautan “Jana templat minit default”

Format minit akan dijanakan mengikut pilihan format yang telah dipilih semasa proses menambah mesyuarat baru (format –Tetap/Bebas)

5. Klik pada pautan “Tambah Butiran” pada sub tajuk yang ingin di tambah butiran.

6. Isikan maklumat yang perlu di letakkan di dalam minit tersebut. Setiap keputusan yang direkodkan didalam minit boleh di tentukan sebagai “Makluman” atau “Perhatian”

6. Klik butang “simpan” 7. Klik pada pautan “Kelulusan edaran minit” utk menghantar minit kepada

pengerusi untuk mendapatkan kelulusan edaran Catar Alir


Pilih jawatankuasa

Tambah minit

Bil mesyaurat

Jana Templat minit default

Tambah Butiran pada sub tajuk

Isikan Maklumat ,Rekodkan jenis “Makluman / Perhatian”

Simpan

Tamat

Skrin Utama

Mula

Lampiran iv


Jawatankuasa – cth : mesyuarat JPICT

Bil 3.Tahun 2012

Klik tambah minit

Klik Jana templat

** Fungsi ini tidak membenarkan salin dan tampal daripada mana-mana jenis dokumen luar kerana ia akan mempengaruhi stail tulisan minit yang akan dijanakan kelak. Sekiranya perlu, salin dahulu ke aplikasi notepad, kemudian salin ke dalam kotak text tambah butiran pada Mymesyuarat. ** Pastikan setiap keputusan di tentukan jenisnya sebagai Makluman atau Perhatian” ** klik “Semua keputusan dimasukkan dalam minit”. Pautan “kelulusan edaran minit” akan dipaparkan. Klik pautan “kelulusan edaran minit” untuk menghantar minit kepada pengerusi untuk mendapat kelulusan edaran.



jawatankuasa 2. Klik pada pautan bilangan mesyuarat yang ingin diedarkan minit. 3. Klik pautan “Edar minit mesyuarat”

** Pautan ini akan wujud apabila Pengerusi telah meluluskan minit mesyuarat

4. Emel notifikasi tentang edaran minit akan di hantar kepada setiap ahli mesyuarat apabila butang “Hantar” di klik

Catar Alir


Bil mesyuarat

Nama Jawatankuasa

Edar minit Mesyuarat, Hantar

Tamat

Log Masuk

Mula

Sila rujuk lampiran v

Lampiran v

j) Skrin Utama jawatankuasa


Bil mesyuarat

Pautan Edar minit mesyuarat hanya akan wujud apabila Pengerusi telah meluluskan minit mesyuarat



jawatankuasa 2. Klik pada pautan “mesyuarat”. 3. Klik pautan bilangan mesyuarat” ( Cth: Bil 2 Tahun 2012) 4. Pada skrin maklumat mesyuarat,

klik pada pautan “Pohon maklumabalas” 5. Sistem akan menghantar email notifikasi kepada ahli mesyuarat untuk

memberi maklumbalas.


Bil mesyuarat

Nama Jawatankuasa

Pohon maklumbalas, hantar

Tamat

Log Masuk

Mula Catar alir

Sila rujuk lampiran vi

Lampiran vi



Pautan mesyuarat

Bil mesyuarat

Pohon maklumbalas

7. Menyimpan laporan dan minit di dalam format PDF


jawatankuasa 2. Klik pada pautan “mesyuarat”. 3. Klik pada pautan minit/laporan yang terletak di dalam jadual mesyuarat

bagi jawatankuasa tersebut 4. Apabila minit / laporan dipaparkan , klik ikon PDF yang terletak di bawah

skrin tersebut.


mesyuarat

Nama Jawatankuasa

Pautan minit /laporan

Klik PDF

Tamat

Log Masuk

Mula Catar alir

Sila rujuk lampiran vii

Lampiran vii

j) Skrin Utama jawatankuasa

Kolum minit

Pautan mesyuarat

Nama jawatankuasa

Ikon PDF

Disediakan :

Khairiah Alias Pegawai Teknologi Maklumat, BTM Ogos, 2012.

MyMesyuarat - PNM...• Menempah bilik mesyuarat • Membuat pengesahan kehadiran • Menyediakan...

Documents

Transcript of MyMesyuarat - PNM...• Menempah bilik mesyuarat • Membuat pengesahan kehadiran • Menyediakan...