SWOT: RINGKASAN LAPORAN AUDIT BAGI TAHUN · PDF fileUMS/PUPH/13/Keselamatan Tempat Kerja ......

SWOT: RINGKASAN LAPORAN AUDIT BAGI TAHUN 2012

BIL JSPIU GOOD PRACTISE

NCR (MAJOR) NCR (MINOR) PENAMBAHBAIKAN

1. SPKAL

Klausa 6.4: Persekitaran Kerja UMS/PUPH/13/Keselamatan Tempat Kerja

1. PTJ Perlu mewujudkan JKKP seperti perlantikan setiausaha, ERP dan carta organisasi.

Klausa 8.5.2: Tindakan Pembetulan UMS/PKPH/05

1. Oganisasi hendaklah mengambil tindakan untuk menghapuskan punca-punca ketidakakuran bagi mengelakkan ianya berulang.

Klausa 4.2.4 Kawalan Rekod UMS/PKPH/05/Penerimaan dan Pendaftaran Aset

1. Menguatkuasakan penggunaan borang KEWPA13 (senarai aset alih yang perlu diselenggarakan) dan KEWPA14 (daftar penyelenggaraan harta modal) bagi komputer yang bilangannya 260 unit terdapat di SPKAL.

2. Menguatkuasakan penggunaan buku log untuk setiap makmal bagi memantau/mengesan/analisis penggunaan komputer yang terdapat di 3 makmal seperti makmal advertising.




2. SSIL

Klausa 8.5.2: Tindakan Pembetulan

1. Organisasi hendaklah mengambil tindakan untuk menghapuskan punca-punca ketidakakuran bagi mengelakkan ianya berlaku lagi.

Klausa 4.2.4: Kawalan Rekod

1. Rekod diwujudkan untuk dijadikan bukti keakuran kepada keperluan standard dan keberkesanan operasi sistem pengurusan kualiti hendaklah dikawal.

UMS/PUPH/13/Keselamatan Tempat Kerja

1. Tiada Aktiviti/Kesedaran/Rekod Pelaksanaan

UMS/PUPH/14/Pemantauan Terhadap Perkhidmatan Outsourcing

1. Perlu menyediakan jadual pembersihan mengikut dokumen kontrak bagi kerja-kerja tersebut/pemantauan. Serta menyemak tuntutan bulanan bagi kerja-kerja pembersihan yang dilaksanakan.

UMS/PUPH/12/Perlindungan Harta Fizikal

1. Pemeriksaan keselamatan dan kawalan keselamatan dirancang. Manakala pemastian sistem pencegahan kebakaran perlu diperiksa/diselenggarakan.

UMS/PKPK/05/Penerimaan dan Pendaftaran Aset

1. Keseluruhan aset di SSIL perlu dilabelkan mengikut standard sistem I-Aset. Borang KEWPA7 perlu dipaparkan setiap ruang.




3. PPI

Klausa 4.2.4 1. Didapati kandungan surat di dalam fail

tidak selari dengan catatan dalam catatan kertas minit.

2. Didapati tiada cop penerimaan surat masuk.

3. Terdapat fail yang tiada kertas catatan minit dalam fail.

Klausa 6.2.2: Kecekapan, Latihan dan Kesedaran

1. Didapati tiada perancangan untuk kakitangan menghadiri latihan/kursus dalam setahun.

2. Kakitangan tidak melengkapkan mata CPD dalam setahun.

Klausa 6.4: Persekitaran Kerja UMS/PUPH/13

1. Ketiadaan JKKP di PPI. 2. Ruang yang sempit dan memerlukan

prosedur keselamatan yang teratur.




UMS/PKPH/05: Penerimaan dan Pendaftaran Aset

1. Rekod daftar harta modal dan inventori dicampur dalam satu fail. Tiada senarai aset dan inventori (KEWPA4 & 5) disertakan sekali dalam fail.

2. Senarai aset (KEWPA7) mengikut lokasi ada disediakan tetapi tidak dikemaskini.

3. Pergerakan aset ada direkodkan dalam buku log penggunaan bukan dalam daftar pergerakan aset (KEWPA6) – rekod tidak dikemaskini.




4. SSS

Klausa 4.2.4: Kawalan Rekod 1. Aset yang telah diselenggara tidak

direkodkan dalam daftar aset (KEWPA2B)

2. Senarai KEWPA7 perlu dikemaskini di semua ruang dalam SSS.

Klausa 5.1: Komitmen Pengurusan UMS/PUPH/07: Penyediaan dan Semakan Belanjawan

1. Tiada pengesahan kelulusan daripada pegawai terhadap butiran dalam Buku Vot.

2. Manakala semakan yang dibuat hanyalah secara menyeluruh untuk setiap 1 muka surat.

Klausa 7.5.3: Identifikasi dan Kemudahkesanan UMS/PKPH/05: Penerimaan dan Pendaftaran Aset

1. Terdapat aset yang tidak dapat dilabelkan dengan sistem koding barcode yang ditetapkan kerana fizikal aset yang bersaiz kecil seperti clip-on microphone.




Klausa 4.2.4: Kawalan Rekod 1. Pegawai penempatan tidak menyimpan

salinan KEWPA2 bagi peralatan aset di bawah jagaannya.

2. Aset yang dipinjam/dipindah direkodkan dalam Buku Log penggunaan bukan dalam daftar pergerakan aset (KEWPA6) yang telah dicatat.

Klausa 6.4: Persekitaran Kerja

1. Didapati ruang ke rintangan api tersekat dengan penempatan perabot diruangan tersebut.

2. Perletakan perabot dan barang-barang dilaluan tersebut boleh menyebabkan gangguan atau sekatan dalam aspek keselamatan.




5. HEP

Klausa 7.5.3: Identifikasi dan Kemudahkesanan

1. Organisasi perlu memastikan setiap harta benda yang dibeli mudah dikenalpasti dan dikesan melalui sistem koding yang jelas.

Klausa 7.6: Kawalan Ke Atas Peralatan Pengukuran dan Pemantauan

1. Organisasi hendaklah memastikan proses pemantauan dan penilaian yang dilaksanakan adalah selaras dengan keperluan-keperluan pemantauan dan penilaian.

Klausa 4.2.4: Kawalan Rekod 1. Buku vot hendaklah dikemaskini dan

diselaras dengan Laporan SAGA (berdasarkan Peraturan Kewangan dan Perakaunan UMS pindaan 1998, Perkara 68-Buku Vot)


1. Rekod surat tidak dikemaskini dalam kertas minit.

Klausa 4.3 UMS/PUPH/01

1. Tidak terdapat jawatankuasa laporan aduan.

Klausa 5 UMS/PUPH/01

1. Tidak terdapat buku log aduan samada di kaunter HEP atau di Pusat Perumahan dan Hospitaliti Pelajar.

Klausa 5.1: Komitmen Pengurusan

1. Didapati mesyuarat kajian semula pengurusan peringkat jabatan tidak diwujudkan.

Klausa 5.5.3: Komunikasi Dalaman

1. Ruang hebahan, makluman dan sudut ISO tidak konsisten.




Klausa 7.4.1: Proses Perolehan

1. Organisasi hendaklah menilai dan memilih pembekal berdasarkan keupayaan mereka membekal bahan yang memenuhi keperluan yang telah ditetapkan oleh organisasi. Kriteria untuk pemilihan, penilaian dan penilaian semula prestasi pembekal hendaklah ditentukan.

Klausa 6.2.1: Am 1. Didapati carta organisasi Jabatan tidak

dipamerkan di ruang pejabat. Ini menyebabkan staf kurang peka kepada tugas dan tanggungjawab masing-masing.

2. Ketiadaan fail meja di setiap meja kakitangan.

Klausa 6.2.2: Kecekapan, Latihan dan Kesedaran

1. Didapati tiada perancangan di dalam memastikan semua kakitangan mengikuti atau menghadiri kursus yang diperlukan dalam setahun.


1. Didapati meja (work station) staf tidak kemas. Staf susah mencari dokumen dan tidak teratur.

2. Lantai di ruang pejabat tidak rata dan boleh menyebabkan kesukaran semasa berjalan.

3. Lantai/karpet tidak bersih di ruang pejabat dan luar pejabat.

4. Pencahayaan tidak sesuai. Ruang pejabat Nampak lebih suram dan kurang selamat.




Klausa 7.5.4: Harta Milik Pelanggan 1. Terdapat aset tidak digunakan (monitor

HP) berada di bilik mesyuarat HEP. UMS/PKPH/01: Perancangan Perolehan Aset

1. Pembelian computer riba untuk kegunaan pejabat menggunakan peruntukan vot makmum di mana peruntukan adalah daripada pihak KPT untuk tujuan program keusahawanan pelajar.




6. URUSETIA

Klausa 8.2: Pemantauan dan Pengukuran

1. Analisis keberkesanan kaedah kesedaran dan aktiviti yang dijalankan.

Klausa 4.2.3: Kawalan Dokumen 1. Dicadangkan Urusetia mempunyai

mekanisme lain dalam penerimaan aduan selain daripada email dan borang soal selidik. - Contoh: Peti cadangan dll

Klausa 4.2.3: Kawalan Dokumen

1. Dicadangkan borang soal selidik MS ISO diuar-uarkan kepada Urusetia Aset diperngkat JPSIU agar analisis dari borang tersebut dapat meningkatkan lagi mutu kerja Urusetia.




7. IPMB


1. Organisasi hendaklah menentukan dan mengurus persekitaran kerja yang diperlukan bagi mencapai keakuran keperluan produk.

Klausa 5.5: Tanggungjawab dan Kuasa

1. Organisasi hendaklah menentukan dan memastikan tanggungjawab dan kuasa dikenalpasti.


1. Rekod diwujudkan bagi dijadikan bukti keakuran kepada keperluan standard dan keberkesanan operasi sistem pengurusan kualiti hendaklah dikawal.





8. UNIT

PENERBITAN

Klausa 5.5.3: Komunikasi Dalam Organisasi

Klausa 4.2.3: Kawalan Dokumen Klausa 4.2.4: Kawalan Rekod




9. SSMP


1. Alat pemadam api perlu diganti bila sudah tamat tempoh.

Klausa 4.2.3: Kawalan Dokumen 1. Tiada borang KEWPA7 ditampal/dilekat

di lokasi makmal coklat.

Klausa 4.2.3: Kawalan Dokumen 1. Buku vot tidak mempunyai tandatangan

pengesahan daripada pegawai yang dipertanggungjawabkan.

2. Sebahagian KEWPA2 dan KEWPA3 tidak ditandatangani oleh pegawai penempatan. - Makmal ditetik - Makmal perkhidmatan makanan - Makmal coklat - Lepas tunai - Bilik tutorial - Penilaian deria

3. KEWPA7 tidak ditampal di ruang bilik/lokasi - Kawasan makmal/pejabat


1. Didapati pejabat am/fail tidak mempunyai sesalinan rekod lantikan pegawai aset.

Klausa 8.2: Pemantauan dan Pengukuran

1. Maklumbalas aduan tidak diperolehi walaupun tempoh aduan telah melebihi sebulan. Aduan daripada bulan Januari 2012.




Klausa 8.3: Kawalan Ke Atas Ketidakakuran Produk

1. Kawalan Pemantauan penerimaan pesanan tempatan masih tidak jelas dan tiada dokumentasi. Contoh: - No. LPO: AA12277 Pesanan diterima lewat 3 bulan dari tarikh sepatutnya. - No. LPO: AA12305 - No. LPO: AA12249

2. Kelewatan pesanan tersebut boleh mengakibatkan aspek perbelanjaan dan pengajaran terjejas.

3. Pihak audit menyarankan surat peringatan dikeluarkan sebagai langkah ‘follow up’ dan rekod kepada pembekal untuk menghantar pesanan. Kontrak pesanan wajar ditamatkan sekiranya pembekal/kontraktor tidak menyempurnakan pesanan selepas peringatan ketika dikeluarkan.




10. SPL


1. Dalam memastikan setiap anggota organisasi memahami kepentingan untuk memenuhi kehendak serta keperluan peraturan kewangan.

Klausa 4.2.4: Kawalan Rekod:

1. Rekod diwujudkan untuk dijadikan bukti keakuran kepada keperluan standard dan keberkesanan operasi sistem pengurusan kualiti hendaklah dikawal.

Klausa 6.4: Persekitaran Kerja:

1. Organisasi hendaklah menentukan dan mengurus persekitaran kerja yang diperlukan bagi mencapai keakuran keperluan produk.

Klausa 5.1: Komitmen Pengurusan 1. Buku vot hendaklah dikemaskini dan

diselaraskan dengan laporan SAGA (berdasarkan Peraturan Kewangan dan Perakaunan UMS Pindaan 1998, Perkara 68 – Buku Vot) bagi memastikan pemantauan yang menyeluruh terhadap kawalan perbelanjaan pusat tanggungjawab (PTJ). Pihak audit berpendapat kakitangan yang bertanggungjawab dalam pengurusan buku vot wajib mengikuti kursus-kursus pengurusan buku vot.

Klausa 8.3: Kawalan Ke Atas Ketidakakuran Produk

1. Pihak audit menyaran surat peringatan perlu dikeluarkan dan direkodkan sebagai bukti peringatan kepada pihak pembekal/kontraktor untuk menghantar pesanan. Kontrak perolehan hendaklah ditamatkan sekiranya pembekal tidak dapat menyempurnakan pesanan selepas peringatan yang ketiga dikeluarkan.




Klausa 8.5.3: Tindakan Pencegahan – UMS/PKPH/09

1. Pengurusan kenderaan universiti organisasi hendaklah menentukan tindakan bagi menghapuskan punca-punca ketidakakuran yang dijangkakan bagi menghalang ianya daripada berlaku. Tindakan pencegahan hendaklah bersesuaian terhadap kesan masalah-masalah yang dijangkakan.

2. Rekod penyelenggaraan berkala kenderaan hendaklah diwujudkan bagi membolehkan pemantauan menyeluruh terhadap sejarah dan prestasi keseluruhan kenderaan.

UMS/PKPH/01 Perancangan Perolehan Aset UMS/PUPH/08 Perolehan Bekalan dan Perkhidmatan Klausa 8.4: Analisis Data




11. SKTM

Klausa 4.2.3 1. Dokumen yang

diwujudkan dalam sistem pengurusan kualiti hendaklah dikawal.

Aset perlu diselenggara secara berjadual dengan efektif Klausa 6.4: Persekitaran Kerja

1. Keselamatan. 2. Persekitaran kerja

perlu dalam keadaan teratur dan selamat.

Klausa 4.2.4: Kawalan Rekod 1. Berdasarkan semakan, fail dan rekod

telah diselenggarakan. Namun, terdapat beberapa fail yang tidak dikemaskini dari semasa ke semasa.


1. Borang KewPa-17 perlu dikemaskini. KewPa-7 bagi makmal pangkalan data.

Klausa 5.5.1: Tanggungjawab dan Kuasa

1. Buku log instrumen tidak ditandatangani oleh pegawai yang bertanggugjawab.




12. PASCA


1. PTJ perlu mewujudkan JKKP seperti pelantikan setiausaha, ERP dan carta organisasi.


1. Dokumen yang diwujudkan dalam sistem pengurusan kualiti hendaklah dikawal.


1. Setiap aset perlu dilabel dengan barcode.

2. Imac MB3242P/A (UMS/02/3010/2008/C4301/001) Tiada barcode.


3. Borang KewPa-7 perlu diwujudkan bagi setiap bilik/makmal.

4. Pejabat Pentadbiran. 5. Bilik Operasi. 6. Borang KewPa-2 perlu diwujudkan bagi

setiap aset. 7. Imac MB3242P/A

(UMS/02/3010/2008/C4301/001) Tiada KewPa-2.

8. Borang KewPa-3 perlu diwujudkan bagi setiap inventori.

9. Laminator (S/N: 322829) di Bilik Operasi tiada KewPa-3




Klausa 4.2.4: Kawalan Rekod 1. Laporan juruaudit pada tahun 2011

telah melaporkan ketakakuran (NCR) di bawah Klausa 4.2.4 kerana fail dan rekod tidak disediakan/diselenggara dengan kemaskini atau tidak dapat diserahkan untuk tujuan semakan. Berdasarkan semakan, fail dan rekod teah diselenggara/diwujudkan. Namun, terdapat beberapa fail yang tidak dikemaskini dari semasa ke semasa.

Klausa 7.2.3: Komunikasi Dengan Pelanggan

1. Tiada sebarang rekod dalam buku log aduan pelanggan dicatatkan.

2. Maklumbalas kepada pengadu/pelanggan tidak direkodkan dalam tol aduan/buku log.

3. Penemuan: Buku log aduan pelanggan tidak dicatatkan/dikemaskini (kotak aduan dan E-aduan)

4. Surat/dokumen maklumbalas terhadap aduan tidak dikemukakan. (Bulan Februari 2010 sehingga kini)




Klausa 5.1: Komitmen Pengurusan 1. Laporan juruaudit pada tahun 2011

telah mencadangkan untuk laporan ketakakuran (NCR) di bawah klausa 5.1 kerana aktiviti awareness/sudut kualiti belum diwujudkan, Jawatankuasa ISO belum diwujudkan dan kajian objektif belum dilaksanakan.

2. Berdasarkan semakan didapati sudut dan Jawatankuasa pelaksanaan MS ISO telah diwujudkan pada tahun ini.

3. Walaubagaimanapun; - Tiada mesyuarat Jawatankuasa

Pelaksana MS ISO dibuat tahun ini. (Tidak Aktif)

- Aktiviti Awareness tidak menyeluruh - Tiada perancangan ISO dibuat




13. SPPS

Klausa 4.2.4: Kawalan Rekod 1. Pihak SPPS perlu

memastikan rekod-rekod dalam fail mudah untuk dibaca, dikenalpasti dan diperolehi semula.


1. Tong gas tidak diikat pada dinding.

2. Tiada peti kecemasan dalam makmal.

Klausa 5.6.2: Input Kajian Semula

1. Input kajian semula hendaklah meliputi hasil auditan, maklumbalas pelanggan, prestasi proses dan keakuran produk, status tindakan pencegahan dan tindakan pembetulan.

Klausa 7.5.5: Pemeliharaan Produk 1. Terdapat alat yang tidak diselenggara

sejak beberapa tahun yang lalu. 2. Abdominal Bench (S/N:

520891W616413) UMS/H1/2050/H/2002/P/38. Kali terakhir diselenggara pada 29 Disember 2009.


1. Terdapat aset makmal tidak mempunyai label barcode. - Elliptical Edge (S/N: E2038496)

UMS/H1/2050/H/2002/P/32.

- Abdominal Bench (S/N:

520891W616413)

UMS/H1/2050/H/2002/P/38.

Klausa 4.2.4: Kawalan Rekod 1. Rekod borang KewPa-2 perlu

dikemaskini dari masa ke semasa. - KewPa-2 bagi alat Exercise Mats

melebihi bilangan alat. - Bilangan alat dibeli = 7 Unit (no.

pesanan: 006898-00/AA25627) tapi bilangan KewPa-2 = 13 helai.

2. Borang KewPa-7 perlu ada bagi setiap makmal. - Makmal komputer 3 tiada KewPa-7.




14. PKPP

Klausa 4.2.4: Kawalan Rekod 1. Mewujudakan sebuah fail khusus bagi

rekod penyelenggaraan aset dan inventori di PKPP bagi memudahkan pengenalpastian, penyimpanan dan penjagaannya.

Klausa 4.2.4: Kawalan Rekod 1. Susunan kad aset/inventori di dalam

fail hendaklah mengikut turutan tarikh diterima bagi memudahkan rujukan.


1. Terdapat kad aset (no. siri pendaftaran: UMS/H1/3030/H/2006/M5 dan UMS/H1/3030/H/2006/M/11 yang tidak ditandatangani oleh Ketua Jabatan/Pegawai Aset sebagai pengesahan kad aset tersebut.


1. Penerimaan permohonan tidak dicatat dan tidak lengkap.

2. Semakan peruntukan tidak dicatat/dibuat.

3. Pengesahan peruntukan tidak dilakukan.

4. Rujukan: BEN/PU/03 5. Penerimaan permohonan pembelian

terus tidak lengkap. 6. Rujukan: BEN/PU/04 7. No. Pesanan: AA09912(000696-00)




Klausa 7.5.3: Identifikasi dan Kemudahkesanan Program Pengajian

2. Aset bagi saxophone/Eb Baritone, Yamaha YBS 32E tidak ditag mengikut prosedur pengurusan harta benda ums. (tag berwarna silver) UMS/H1/3030/H/2008/M/28




15. IPB

Klausa 7.6 1. Kawalan ke atas

pemantauan peralatan aset makmal tidak dilakukan iaitu penyelenggaraan tidak dibuat mengikut perancangan bagi tahun 2012 bagi peralatan aset makmal seperti berikut: - UMS/H1/4030/H/20

10/M/5 - UMS/H1/4030/H/20

10/M/2 - UMS/H1/4030/H/20

11/R/2

Klausa 7.6: Kawalan Ke Atas Pemantauan dan Pengukuran Peralatan

1. Dokumen penyelenggaraan bagi aset Microarray tidak lengkap (tiada laporan penyelenggaraan daripada pihak pembekal bagi aset tersebut) - No. Siri Pendaftaran

UMS/H1/4030/H/2009/M/4 Klausa 5.5.1: Tanggungjawab dan Kuasa

1. Buku Log penggunaan instrumen makmal tidak ditandatangani pegawai yang bertanggungjawab. - No.Siri pendaftaran

UMS/H1/4030/H/2012/P/8 UMS/H1/4030/H/2009/M/4 UMS/H1/4030/H/2012/P/3 UMS/H1/4030/H/2010/M/2 UMS/H1/4030/H/2011/M/3

Klausa 7.5.3: Identifikasi dan Kemudahkesanan Program Pengajian

1. Terdapat aset peralatan makmal tidak ditag mengikut prosedur pengurusan Harta Benda UMS. - Laminar Bio Hazard Cabinet

UMS/H1/4030/H/2007/M/29 RM73930.00

- Tiada barcode




Klausa 4.2.4: Kawalan Rekod 1. No. Siri pendaftaran Aset pada senarai

aset (dicetak 1 Nov 2012) tidak selaras dengan No. Borang KEWPA2 dan tag aset.

2. Contoh Aset - Nanodrop Spectrum Meter

(UMS/H1/4030/H/2009/M/64) - Top loading Autoclave

(UMS/H1/4030/H/2009/M/78) - Inverted Microscope

(UMS/H1/4030/H/2011/M/3) 3. Diminta JSPIU membuat semakan

semula dengan sistem pengurusan I-Aset.




16. UMSKAL

Klausa 4.2.4 1. Tidak merekodkan

sebarang kerja-kerja penyelenggaraan dalam kad aset/kad aset tidak kemaskini (tidak merekodkan dalam KEWPA14/bahagian belakang kad aset biru). Ini adalah perlu bagi rujukan justifikasi penyelenggaraan berikutnya, pembelian aset baru dan cadangan pelupusan.

2. Senarai KEWPA7 perlu disediakan dan ditandatangani oleh Pegawai Aset da bukannya pegawai penempatan.

3. Semua harta modal khususnya aset perlu dilabekan/tagging menggunakan standard barcode yang telah disediakan dan berkuatkuasa penggunaannya.

Klausa 4.2.4: Kawalan Rekod UMS/PKPH/05/Penerimaan dan Pendaftaran Aset

1. BPKI UMSKAL, HEP UMSKAL dan Bahagaian Pentadbiran UMSKAL – Penyediaan daftar aset dan inventori (KEWPA2 & KEWPA3) perlu dicetak menggunakan kertas/kad khusus yang telah dibekalkan oleh pihak UMS.

2. BPKI UMSKAL dan HEP UMSKAL – Penggunaan fail bagi daftar aset dan inventori KEWPA2 dan KEWPA3 perlu diasingkan untuk memudahkan pengesanan dan pencarian dokumen.

3. Bahagian Sukan & Rekreasi UMSKAL – Aset-aset yang sudah dipindahkan/serah milik perlu diserahkan bersama kad aset/KEWPA2

4. Bahagian Sukan & Rekreasi UMSKAL – Daftar aset perlu dikemaskini disebabkan aset tersebut telah dipindahkan (mengisi ruang status lokasi baru dimana aset berada/dibawah pegawai penempatan yang baru) dalam sistem I-Aset.

5. Bahagian Perpustakaan UMSKAL – Mengemaskini buku log aduan pelanggan dengan memastikan semua aduan yang telah diselesaikan disahkan oleh Ketua Jabatan.




4. Borang aset dan inventori (KEWPA2 dan PA3) perlu lengkap ditandatangani oleh kerani aset/pegawai penempatan.

Klausa 8.2.3: Pemantauan dan Proses-proses Pengukuran

1. Organisasi hendaklah menggunakan kaedah-kaedah yang sesuai untuk memantau objektif kualiti untuk mencapai hasil yang dirancangkan.

Klausa 7.5.4: Harta Hak Milik Pelanggan

1. Organisasi hendaklah menjaga harta hak milik pelanggan di bawah kawalan.

6. Bahagian Pentadbiran UMSKAL – Memastikan bahawa setiap kenderaan tidak kira kenderaan universiti ataupun sewaa luar haruslah mengisi borang tempahan kenderaan selaras dengan prosedur UMS/PKPH/09 Pengurusan Kenderaan Universiti.

Klausa 5.6.3: Output Kajian Semula

1. Proses pemantapan terhadap prestasi pembekal hendaklah diwujudkan bagi membolehkan PTJ membuat analisis dalam menentukan pemilihan pembekal/kontraktor yang benar-benar berkeupayaan pada masa akan datang (borang laporan prestasi pembekal) & Dokumen alat yang telah diupgred/naik taraf/ujilari perlu disertakan seperti installation report.

Klausa 6.3

1. Infrastrukutur organisasi hendaklah menentukan, menyediakan dan menyelenggara infrastruktur yang diperlukan bagi mencapai keperluan kualiti produk PKPP UMSKAL, BPA/HEP UMSKALdan Bahagian Keselamatan UMSKAL.





1. PTJ perlu mewujudkan JKKP seperti perlantikan setiausaha, ERP dan carta organisasi.

Klausa 7.5.3: Identifikasi dan kemudahkesanan

1. Bahagian Perpustakaan UMSKAL – Meletakkan/menampal KEWPA7 di dalam ruang/bilik dan bukannya di depan pintu masuk.


1. HEP-UMSKAL – Pihak HEP hendaklah menyimpan rekod berhubung asas pemilihan/lantikan syarikat.




17. PPIB


1. Inventori tidak didaftarkan dalam daftar inventori dalam tempoh 14 hari selepas menerima dan didapati juga daftar inventori tidak diisi dengan lengkap dan tidak dikemaskini.

Klausa 8.5.1: Penambahbaikkan Berterusan

1. Berdasarkan cadangan penambahbaikkan Audit sebelum ini, didapati Jawatankuasa Keselamatan dan Kesihatan didapati masih tidak aktif dari segi mesyuarat dan aktiviti awareness di peringkat PPIB.

UMS/PUPH/04: Kawalan Rekod 1. Pihak PPIB dicadangkan agar sentiasa

memastikan daftar fail diselenggara, dikemaskini dan disusun dengan baik bagi memudahkan rujukan dari masa ke semasa.

UMS/PUPH/08: Perolehan bekalan dan Perkhidmatan

1. Pihak PPIB hendaklah membuat semakan terlebih dahulu berkenaan sebarang perolehan yang melibatkan pembekalan perabot samada boleh diperolehi melalui kontrak panel sebelum membuat pelawaan di kalangan syarikat lain.




18. IBTP

Klausa 7.4.1: Proses Perolehan 1. Pihak IBTP telah

membuat pelawaan sebutharga kerja-kerja bernilai RM20,000 ke bawah tanpa perakuan teknikal daripada pihak JPP.

Klausa 7.4.2: Maklumat Perolehan

1. Borang BEN/PU/04 tidak digunakan dalam perolehan pembelian terus di peringkat IBTP.

UMS/PKPH/09/Pengurusan Kenderaan Universiti

1. Pihak IBTP dicadangkan agar mendapatkan Jadual Penyelenggaraan Kenderaan daripada JPP

UMS/PKPH/08/Penyelenggaraan Berkala Instrumen Makmal dan UMS/PKPH/09/Pengurusan Kenderaan Universiti

1. Dicadangkan agar mengemaskini rekod penyelenggaraan KEWPA14 dan KEWPA13 bagi kenderaan serta alat makmal yang perlu diselenggara.

UMS/PUPH/04/Kawalan Rekod

1. Dicadangkan agar pihak IBTP mewujudkan label-label fail pada fail-fail seperti fail kenderaan dan fail aset bagi memudahkan kebolehkesanan.

Klausa 5.5.3: Komunikasi dalam Organisasi

1. Jawatankuasa Pelaksana ISO di peringkat IBTP adalah disarankan untuk membuat aktiviti ‘awareness’ di peringkat institusi agar semua kakitangan dan pegawai memahami pelaksanaan prosedur umum dan khusus MS ISO tersebut.




UMS/PUPH/08/Perolehan Bekalan dan Perkhidmatan

1. Pihak IBTP dicadangkan mengeluarkan notis iklan sebut harga semasa membuat pelawaan perolehan di peringkat institut.




19. SST


1. Tiada minit mesyuarat disediakan dalam mesyuarat Jawatankuasa MS ISO 9001:2008 di peringkat sekolah dan terdapat label pedaftaran tidak dilekatkan dalam harta modal.

Klausa 8.2.2: Audit Dalaman

1. Tiada audit dalam dibuat setakat 9 November 2012.

UMS/PKPH/05/Penerimaan & Pendaftaran Aset

1. Pihak sekolah dicadangkan agar mengemaskini rekod KEWPA2, KEWPA3 dan KEWPA7 terutama bagi aset tahun 2012.

UMS/PKPH/08/Penyelenggaraan Berkala Instrumen Makmal

1. Dicadangkan agar pihak sekolah mengemaskini KEWPA13 dan KEWPA14 bagi aset 2012.

UMS/PKPH/10/Pemeriksaan Aset

1. Pihak bertanggungjawab SST dicadangkan agar mewujudkan jadual bagi pemeriksaan aset kerana keperluan pelaksaaan pemeriksaan aset telah dibuat namun tidak mempunyai jadual bagi melaksanakan pemeriksaan.

UMS/PKPH/11/Pelupusan Aset Alih

1. Mengemukakan surat peringatan kepada urusetia berhubung permohonan aset mengikut keperluan sekolah sekiranya tiada tindakan yang diambil dalam tempoh yang ditetapkan.




UMS/PUPH/13/Keselamatan Tempat Kerja

1. Jawatankuasa Keselamatan dan Kesihatan SST dicadangkan agar mewujudkan perancangan aktiviti tahunan.

UMS/PUPH/08/Perolehan Bekalan dan Perkhidmatan

1. Pihak SST hendaklah membuat semakan terlebih dahulu berkenaan sebarang perolehan yang melibatkan pembekalan perabot samada boleh diperolehi melalui kontraktor panel sebelum membuat pelawaan di kalangan syarikat lain.

UMS/PKPH/16

1. Menyedia dan menghantar laporan KEWPA28 ke urusetia kehilangan dalam tempoh 2 hari berkerja.




20. PENDAFTAR


1. Pihak pengurusan Jabatan Pendaftar hendaklah memastikan sistem pengurusan kualiti sentiasa dilaksana dan dipantau dari masa ke semasa. Didapati Jawatankuasa Pelaksana MS ISO tidak aktif dan tiada JKKP bagi Jabatan tersebut. Tiada fail-fail berkaitan dengan jawatankuasa tersebut.

UMS/PKPH/05: Pendaftaran Aset 1. KEW.PA 2 dan KEW.PA 3 hendaklah

dicop oleh pegawai aset dan ditandatangani oleh semua pegawai penempatan.

2. KEW.PA 6 bagi setiap harta modal dan inventori hendaklah dicetak dan diisi oleh pengguna yang meminjam peralatan tersebut.

UMS/PKPH/10: Pemeriksaan Aset

1. Jabatan hendaklah mengemukakan jadual pemeriksaan aset kepada Urusetia MS ISO 9001:2008 Sistem Pengurusan Harta Benda.

2. Menjalankan pemeriksaan aset secara berkala bagi mengenalpasti status dan keadaan aset milik jabatan.

UMS/PKPH/11: Pelupusan Aset

1. Melengkapkan dokumen pelupusan aset yang telah dibuat oleh jabatan. Mendapatkan KEW.PA 18 dan KEW.PA 19 daripada Urusetia Pelupusan Universiti untuk direkodkan.





1. Jabatan hendaklah menilai dan memilih pembekal berdasarkan keupayaan mereka membekalkan bahan yang memenuhi keperluan yang telah ditetapkan oleh jabatan. a) Didapati penilaian

prestasi pembekal bagi peruntukan pusat B005 bagi perolehan RM20, 000.00 ke atas tidak dibuat.

b) Permohonan spesifikasi dan perakuan dokumen spesifikasi teknikal bagi perolehan ICT dan ABM tidak ditemui.




21. SPTA

- -

Klausa 5.5.1: Tanggungjawab dan Kuasa 1. Melantik pegawai aset untuk memantau

pengurusan harta modal dan inventori di semua bilik pensyarah.

UMS/PKPH/10: Pemeriksaan Aset

1. Menyediakan jadual pemeriksaan aset kepada Urusetia MS ISO 9001:2008 Sistem Pengurusan Harta Benda

UMS/PKPH/5: Pendaftaran Aset

1. Merekod Harta Inventori di dalam Sistem I-Aset bagi memudahkan pengurusan dan pemantauan inventori sekolah.

UMS/PKPH/16: Kehilangan dan Hapuskira

1. Mewujudkan fail untuk kes-kes kehilangan di sekolah. Rekod diwujudkan bagi dijadikan bukti keakuran kepada klausa 4.2.4(kawalan rekod)

UMS/PUPH//08: Perolehan Bekalan dan Perkhidmatan

1. Mewujudkan cop terima pada invois dan delivery order agar rekod-rekod pembayaran dapat dilaksana dengan konsisten.




UMS/PUPH/07: Penyediaan dan Semakan Belanjawan

1. Penyediaan dan pembentangan belanjawan dalam Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Sekolah hendaklah diminitkan bagi tujuan rekod dan bagi mengelak keciciran maklumat seperti permohonan tambahan atau dasar baru.




22. UHEIM

Klausa 4.2.3: Kawalan Dokumen 1. Dokumen yang

diwujudkan hendaklah dikawal megikut sistem pengurusan kualiti yang digunapakai oleh universiti. Penemuan yang diperolehi adalah: i. Rekod-rekod

pendaftaran aset (KEW.PA 2 dan KEW.PA 3, KEW.PA 4, KEW.PA 5 dan KEW.PA 6) tidak lengkap dan kemaskini. Dokumen-dokumen terbabit tidak ditandatangani dan ada yang tidak diwujudkan.

ii. Tiada rekod kewujudan aset di ruang-ruang penempatan aset (KEW.PA 7).

iii. Dokumen-dokumen fail tidak selaras dan digabungkan bersama. Menyukarkan pemeriksaan dokumen dalam fail.

UMS/PKPH/05: Pendaftaran Aset 1. Kad pendaftaran harta modal dan

inventori hendaklah dicetak pada kertas yang telah disediakan oleh Urusetia Pengurusan Harta Benda UMS.

2. Dokumen-dokumen perolehan bagi harta modal dan inventori disimpan bersama-sama dengan kad aset.

Klausa 4.2.3: Kawalan Dokumen.

1. Pengurusan kenderaan universiti hendaklah dibuat dengan lebih sistematik. Jabatan hendaklah mendapatkan jadual penyelenggaraan kenderaan daripada JPP, mendokumenkan rekod servis dan penyelenggaraan, menggunakan borang KEW.PA 6 bagi tujuan rekod peminjaman daripada luar jabatan dan mengemaskini buku log kenderaan.

2. Rekod aduan dan respon daripada pelanggan hendaklah difailkan bagi memudahkan tindakan lanjut.


1. Fail dan rekod-rekod berkaitan kehilangan dan hapuskira hendaklah diwujudkan bagi memudahkan rujukan dan tindakan lanjut jabatan.




iv. Rekod-rekod dokumen berkaitan pendaftaran dan perlaksanaan pelupusan (KEW.PA 17, KEW.PA 18 dan KEW.PA 19) tidak lengkap dan dikemaskini.

Klausa 5.5.1: Tanggugjawab dan Kuasa

1. Pihak pengurusan UHEIM hendaklah memastikan sistem pengurusan kualiti sentiasa dilaksana dan dipantau dari masa ke semasa. Didapati Jawatankuasa Pelaksana MS ISO tidak aktif dan tiada JKKP bagi UHEIM. Tiada fail-fail berkaitan dengan jawatankuasa tersebut.

Klausa 8.2.4: Pemantauan dan Pengukuran Produk

1. Membuat borang kajian kepuasan pelanggan agar perkhidmatan yang diberikan oleh jabatan boleh diperbaiki dari masa ke semasa.




23. PRW

Klausa 5.1: Komitmen Pengurusan 1. Tidak

mewujudkan Jawatankuasa MS ISO, sudut MS ISO dan pegawai yang dilantik terhadap MS ISO tidak hadir semasa audit dijalankan.

Klausa 8.5.2: Tindakan Pembetulan 1. Tidak mengambil

tindakan pembetulan terhadap NCR yang lepas.


1. Tidak mendaftarkan aset dan inventori ke dalam borang KEW.PA 2 dan KEW.PA 3, tidak menyediakan KEW.PA 7, aset tidak dilabel/tangging, tidak wujud buku log penggunaan aset dan tidak wujud rekod dan jadual penyelenggaraan.


1. Pelupusan sisa klinikal tidak diuruskan dengan baik.

Klausa 5.2: Tumpuan Kepada Perancangan

1. Buku log aduan pelanggan dikemaskini dan diambil tindakan




24. BENDAHARI

1. Penglibatan semua kakitangan bendahari dari peringkat bawah hingga atasan dalam melaksanakan aktiviti 5S.

2. Kawalan dan pengurusan stor yang baik dan kemas.

3. Inisiatif Seksyen Pelupusan menyediakan ‘Surat Akuan Terima Aset/Inventori’ yang dilupuskan sebagai Derma/Sumbangan.


1. Dokumen dalam fail Daftar Inventori tidak disenggara dengan baik. Terdapat Borang KEW.PA 3 ditemui di dalam fail LPO.


1. Tidak mewujudkan pelan laluan kecemasan bangunan.

Klausa 7.5.3: Identifikasi dan Kemudakesanan

1. Inventori yang didaftarkan tidak mempunyai label/tagging.

UMS/PKPH/05 1. Borang KEW.PA 7 perlu dikemaskini.

UMS/PUPH/12 Klausa 4.2: Kawalan Persekitaran Penempatan Peralatan

1. Barangan yang tidak digunakan seperti kotak-kotak hendaklah disimpan ditempat yang sepatutnya dan wayar-wayar telefon diuruskan dengan baik.

UMS/PUPH/13 Klausa 4.1: Pemeriksaan Berkala

1. Mengadakan Mesyuarat Jawatankuasa Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan Peringkat Jabatan secara berkala iaitu 4 kali setahun.




25. CANSELORI


Klausa 4.2.4: Kawalan Rekod Klausa 4.2.3: Kawalan Dokumen PKPH 01(3) Penyediaan dan perakuan teknikal perkakasan dan perisian teknologi maklumat serta ABM. PKPH(02) Perakuan Teknikal JPP. Klausa 7.4.1: Proses Perolehan PKPH/05 Penerimaan dan Pendaftaran.




26. PERPUSTAKA

AN

Klausa 7.1: Perancangan Bagi Merealisasikan Produk

Klausa 8.5.1: Penambahbaikkan Berterusan

UMS/PUPH/01/UMSPUPA/10 Klausa 4.2.4: Kawalan Rekod UMS/PUPH/03 Klausa 4.2.3: Kawalan Dokumen UMS/PKPH/14 Pengurusan Penggunaan Instrumen Makmal. Klausa 4.2.2: Skop Sistem Pengurusan Kualiti Termasuk Perincian dan Justifikasi Keperluan UMS/PUPH/10 Perolehan Kerja-kerja Perolehan Terus <RM20,000. Klausa 6.4: Persekitaran Kerja UMS/PUPH/14 Pemantauan Terhadap Perkhidmatan Outsourcing.




27. UPPSiKS

Mengadakan aktiviti audit MS ISO yang merangkumi ceramah berkaitan dengan MS ISO dan juga aktiviti audit diperingkat dalaman/peringkat sekolah


Klausa 4.2.3: Kawalan Dokumen Klausa 6.4: Persekitaran Kerja Klausa 8.2.3: Pemantauan dan Proses-proses Pengukuran




28. JPP

Klausa 5.4.1: Objektif Kualiti 1. Objektif kualiti hendaklah

boleh diukur. 2. Elemen pengukuran tidak

jelas. Di mana bagi sesuatu aduan, proses pengiuraan tindakan adalh secara dalaman (UPP kepada unit teknikal). Tempoh sebenar aduan oleh unit teknikal diambil kira.

Klausa 4.2.4: Kawalan Rekod 1. Rekod diselenggara

sebagai bukti pematuhan kepada standard dan juga sebagai rujukan lanjut.

2. Didapati rekod/dokumen aset tidak diperakui/disemak/tidak lengkap. Dokumen yang dimaksudkan adalah kad KEW.PA2 untuk kenderaan SAA9979K, SAA8029C, SAA2909L serta dokumen LPO AA30834, Minit Mesyuarat Pengurusan Bil.12012, Minit Bahagian Pentadbiran Bil.3/2012.




Klausa 6.3: Infrastruktur 1. Peralatan, bangunan/aset

perlu mempunyai perancangan, penyelenggaraan/pemeriksaan bagi memudahkan pemantauan dan perancangan bajet PM.

2. Aset Modal, bangunan tidak mempunyai jadual penyelenggaraan, pemeriksaan berkala.




29. SPU

Klausa 5.4.1: Objektif Kualiti

1. Memastikan objektif kualiti yang diwujudkan diukur.

2. Didapati bahawa objektif kualiti tidak diukur bagi keperluan 90% instrumentasi diselenggara.

Klausa 7.4.2: Maklumat Perolehan

1. Memastikan alat instrumentasi melebihi RM100,000 bagi tahun 2012 tidak dipanjangkan kepada PPI untuk perakuan teknikal.




30. UMTP


1. KEW.PA-2, KEW.PA-3 dan KEW.PA yang lain tidak wujud di beberapa lokasi.

Klausa 6.4: Keselamatan di Tempat Kerja

1. Tag pemeriksaan pemadam api di bilik pegawai teknologi maklumat telah melebihi tempoh pemeriksaan seterusnya iaitu pada 8/3/2012. No pemadam api: 0230.

UMS/PUPH/13 Keselamatan Tempat Kerja Klausa 4.2.4: Kawalan rekod Penemuan:- Fail JKKP J/S/P/I/U tidak dikemaskini

i. Minit surat

UMS/PKPH/16 Kehilangan dan Hapuskira Aset Alih Klausa 4.2.4: Kawalan Rekod Penemuan:- Fail kehilangan tidak diselenggara dengan betul

i. Kehilangan televisyen 32’ Sharp Aquos UMS/PKPH/15 Menyelaras permohonan perkakasan dan Perisian Teknologi Maklumat dan Komunikasi (ICT) Serta Alat Bantu Mengajar (ABM) Secara Berpusat Klausa 7.2.2: Semakan Semula Keperluan-keperluan Yang Berkaitan Dengan Produk Penemuan:- Tiada semakan penggunaan borang peminjaman yang disediakan dibuat oleh pihak PTJ sebelum proses permohonan peminjaman ABM diluluskan.

i. Rujukan: UMS/PN2.4/M5/5 ii. Rujukan: UMS/CN1.5/K25/7(12-18) iii. Rujukan: UMS/CN1.4/P29/1




Klausa 4.2.4: Kawalan Rekod Fail tidak diselenggara dan disusun mengikut tuntutan nombor yang telah dicatatkan. Terdapat surat yang tidak dikepilkan. Klausa 7.5.3: Identifikasi dan Kemudahkesanan Terdapat peralatan aset tidak dilabel (tag) mengikut prosedur MS ISO 9001:2008 Sistem Pengurusan Harta Benda UMS




31. MR - - - -




32. SPE

Klausa 4.2.4: Kawalan Rekod 1. Rekod-rekod yang diperlukan sebagai bukti pelaksanaan sistem pengurusan harta benda dikawal, disediakan dan dipelihara.

Klausa 6.2.2: Kompetensi, Latihan dan Kesedaran Perancangan tahunan untuk latihan dan kursus bagi kakitangan mengikut bidang tugas masing-masing tidak wujud. UMS/PKPH/16 Kehilangan dan Hapus Kira Aset Alih Kehilangan 5 unit laptop dan 1 unit LCD pada 14/12/2011. Klausa 4.2.4: Kawalan Rekod Didapati senarai harta modal SPE dan UMTP (peralatan ICT sewa beli) dimasukkan dalam fail sama. UMS/PKPH/10 Didapati Lembaga Pemeriksa belum membuat pemeriksaan aset di SPE untuk tahun 2012. UMS/PUPH/08 Perolehan Bekalan dan Perkhidmatan Borang BEN/PU/03: Permohonan pembelian bekalan/perkhidmatan.




33. BPA

Klausa 8.1: Proses pengukuran, analisa dan peningkatan perlu dirancang dan dilaksanakan untuk memastikan pelaksanaan sistem secara berterusan.

- Pengerusi Jawatankuasa Pengurusan Aset dilantik di BPA, namun tiada bukti pengawalseliaan dan penambahbaikkan.

- Objektif kualiti JSPIU tidak diukur dan dipantau.

Klausa 4.24: Kawalan Rekod Rekod perlu diwujudkan, dikawal dan dipelihara sebagai bukti keakuran kepada keperluan standard. UMS/PKPH/16 Kehilangan dan hapuskira. Laporan kehilangan tidak dilaporkan kepada polis dalam tempoh masa 24 jam.

Klausa 6.2: Sumber Manusia - Pengisian borang KEW-PA 6 oleh

seksyen-seksyen dalam BPA tidak seragam dan lengkap mengikut prosedur dalam Manual Kualiti yang ditetapkan (Seksyen Pendaftaran, Penjadualan dan Pengurusan Dewan Kuliah serta Seksyen Pentadbiran dan Kewangan)

- Semua kakitangan yang terlibat dalam Pengurusan Aset di BPA hendaklah diberi latihan yang bersesuaian dengan bidang tugas yang dipertanggungjawabkan.

UMS/PKPH/10: Pemeriksaan Aset JSPIU perlu menyediakan jadual pemeriksaan aset dan memastikan agar aktiviti pemeriksaan dilaksanakan mengikut jadual tersebut. UMS/PKPH/05: Penerimaan dan Pendaftaran Aset Isu-isu yang perlu diambil tindakan:

- Terdapat KEW-PA 2 & 3 yang telah dicetak, namun masih dalam status belum disahkan dalam sistem i-aset disebabkan masalah zoning lokasi dalam bangunan baru.

- Bahagian penempatan sepatutnya ditandatangani oleh pegawai penempatan dan bukannya pegawai/ketua jabatan.

- KEW-PA 2 & 3 sepatutnya disalinkan untuk simpanan pegawai penempatan.




Klausa 6.4: Persekitaran Kerja Jawatankuasa Keselamatan dan Kesihatan Pekerja dan Pegawai Keselamatan Peringkat BPA untuk memantau isu-isu keselamatan serta aktiviti berkaitan di BPA. UMS/PUPH/07: Pengurusan Bajet Buku vot perlu dikemaskini dan perlu memantau prestasi perbelanjaan dan prestasi dengan lebih kerap. UMS/PUPH/08: Pengurusan Perolehan Penilaian pembekal bagi perkhidmatan dan bekalan bernilai di atas RM20,000.00. Selanggara daftar pesanan rasmi (PU) yang dikeluarkan bagi tujuan pemantauan pelaksanaan/penyiapan bekalan dan perkhidmatan peringkat BPA. UMS/PKPH/11: Pelupusan Aset Alih Pelupusan secara gotong-royong pada 8 Mei 2012. Namun, KEWPA 19 tidak disediakan dan dikemukakan kepada urusetia pengurusan aset UMS.




34. SPS - - - -




35. SPiKS


- Rekod-rekod yang diperlukan sebagai bukti pelaksanaan sistem pengurusan harta benda dikawal dan dipelihara.

- Surat atau dokumen difail mengikut tajuk/fail umum.

- Surat/dokumen tidak dapat dikesan.

- UMS/SK6.7/J1/46 Keselamatan Pekerja(Minit Mesyuarat Bil.1/2012)

- UMS/SK6.7/J1/45 Jawatankuasa Pelaksana MS ISO (Dokumen sehingga 2010)

- UMS/SK6.7/P34/5Jld6 Klausa 6.4: Perskitaran Kerja

- Aspek-aspek keselamatan ditempat berkerja, persekitaran yang sesuai, selesa dan selamat.

- Pemeriksaan berkala tidak dilaksanakan pada tahun 2012.

- Alat pemadam api yang

UMS/PKPH/11: Pelupusan Aset Alih - Didapati pihak SPKS telah menerima sijil

penyaksian pemusnahan KEW-PA 18. Namun borang tersebut tidak lengkap, tiada nama dakn tandatangan daripada pihak JPP.

- Tiada resit disertakan bersama KEW-PA 19 bagi aset yang dilupus secara dijual.

- Cadangan: Mohon pihak SPKS untuk membuat follow up bagi perkara tersebut di atas untuk tujuan penutupan fail.

UMS/PKPH/16: Kehilangan dan Hapus Kira Aset Alih

- Laporan kehilangan kepada pihak polis tidak dibuat dalam tempoh 24 jam setelah diketahui.

- Tiada bukti menghantar sesalinan laporan polis kepada Bahagian Keselamatan UMS.

- Laporan awal KEW-PA 28 tidak dihantar kepada urusetia dalam tempoh 2 hari berkerja.

- Cadangan: Laporan kehilangan kepada pihak polis sepatutnya dibuat dalam tempoh 24 jam setelah diketahui agar tindakan segera dapat diambil.

- Sesalinan laporan polis perlu dihantar kepada Bahagian Keselamatan UMS dan KEW-PA 28 perlu dihantar dalam tempoh yang ditetapkan agar tindakan awal dapat dilakukan secepat mungkin




telah luput tarikh pada 24/05/2010 (Lokasi: Makmal Kaunseling Individu)

- Pegawai keselamatan dan kesihatan sekolah belum dilantik.

Klausa 8.1

- Perancangan, pelaksanaan proses kawalan pengurusan Harta Benda mengikut keperluan yang ditetapkan, memastikan pengurusan harta benda dilaksanakan dan dipatuhi dan meningkatkan keberkesanan sistem pengurusan harta benda secara berterusan.

- Banyak prosedur kawalselia pengurusan Harta Benda tidak dipatuhi/dilaksanakan.

diperingkat dalaman UMS. Klausa 8.4: Analisis Data

- Kajian analisis objektif kualiti perlu dilaksanakan secara berkala bagi mengesan dan membuktikan keberkesanan sistem pengurusan Harta Benda UMS secara menyeluruh.

Klausa 7.2.3: Komunikasi dengan pelanggan (Aduan Pelanggan)

- Buku log aduan pelanggan tidak dikemaskini, pegawai yang bertanggungjawab, tarikh aduan dan pengesahan ketua jabatan.

- Aduan yang diterima pada 08/10/2012 belum diambil tindakan.

- Semua aduan perlu direkod dan dipantau tindakan pembetulan.


- Penggunaan borang pembelian BEN/PU/03 tidak lengkap (hanya guna muka surat 1 dari 2 muka surat)

- Tidak laksanakan semakan bajet, peruntukan sebelum keputusan, proses perolehan pembelian terus.

- Mula gunapakai borang BEN/PU/03 yang lengkap.

- Penilaian pembekal bagi bekalan perkhidmatan di atas RM20,000.00.

- Borang penilaian ada dilengkapkan namun tidak dikemukakan kepada




Jabatan Bendahari AA21604/000625-00(PU) Rm49,400.00.

- Kemukakan penilaian prestasi yang lengkap bagi perolehan di atas RM20,000.00 kepada Jabatan Bendahari.

Klausa 6.2.2: Kompetensi, Latihan dan Kesedaran

- Borang permohonan UMS/PU09/01 digunakan.

- Terdapat 13 kakitangan belum lengkap mata CPD dimana markah yang belum lengkap melebihi 10.

- Markah CPD perlu lengkap (di bawah 10) = 8 kakitangan.

- Ketiadaan Database kakitangan hadir ke kursus/latihan.

- Hanya senarai kakitangan akademik sahaja.

- Ketiadaan fail untuk kakitangan yang hadir induksi dan P&P bagi kakitangan Akademik.

- Tiada analisis dibuat untuk kakitangan yang hadir ke latihan/kursus.

- Awareness kepada kakitangan tentang MyCPD perlu ditingkatkan bagi memastikan mata CPD minima tercapai.

- Dicadangkan agar database lengkap bagi kakitangan untuk hadir ke kursus/latihan diwujudkan bagi memudahkan proses analisis kompetensi kakitangan.

- Dicadangkan agar kakitangan yang memohon kursus/latihan lebih menjurus




kepada tugas dan tanggungjawab di tempat kerja.

Klausa 6.1: Bekalan Sumber (PKPH/01)

- Didapati sekolah membuat perancangan di dalam bajet tahunan.

- Bukti: MBS 2012-2013, walaubagaimanapun, tiada sebarang minit direkodkan dan perancangan lebih kepda 1 atau 2 orang sahaja.

- Dicadangkan agar perancangan sumber melibatkan penyelaras/ ketua program dan kakitangan yang terlibat dan perlu dibincangkan di Mesyuarat J/K Pengurusan Belanjawan sebelum dihantar kepada Jabatan Bendahari.

SWOT: RINGKASAN LAPORAN AUDIT BAGI TAHUN · PDF fileUMS/PUPH/13/Keselamatan Tempat Kerja ......

Documents

Transcript of SWOT: RINGKASAN LAPORAN AUDIT BAGI TAHUN · PDF fileUMS/PUPH/13/Keselamatan Tempat Kerja ......