Taklimat Majlis Rasmi & Protokol 2 Jam

7/29/2019 Taklimat Majlis Rasmi & Protokol 2 Jam

1/134

1

TAKLIMAT

PENGURUSAN

MAJLIS RASMI & PROTOKOL

Oleh;

HASSAN BIN IBRAHIM,P.P.T.

1


2/134

2

BAHAGIAN 1

PENGURUSAN

MAJLIS RASMI DI SEKOLAH


3/134

3

1. Definisi Majlis Rasmi

2. Pekeliling Majlis Rasmi Sekolah

3. Perancangan Awal

4. Bidang Tugas Dan Tanggungjawab J/Kuasa Kecil

5. Pengendalian Semasa6. Sambutan

6.1. Sambutan Di Luar Dewan

6.2. Sambutan Di Dalam Dewan

7. Atur Cara Sambutan

8. Penutup

9. Kesimpulan


4/134

4

1. DEFINISI MAJLIS RASMI

Suatu majlis, upacara, keramaian, perjumpaan yang diadakan di

sekolah / pejabat dengan diperakukan oleh kerajaan, jabatan

atau organisasi. Ia dijalankan dengan dengan lancar, elok,bersih dan tersusun dari segi tugas, susun atur, program,

pertuturan, pakaian dan sebagainya.


5/134

5

2 PEKELILING MAJLIS RASMI

Pekeliling Iktisas Bil.14/1988 bertarikh 18.7.1988

Tajuk : Keberangkatan DYMM Sultan / Raja /TYT Menghadiri Majlis Rasmi Sekolah

Perenggan 1 menerangkan

Majlis-majlis rasmi di sekolah ialah Hari Ucapandan Penyampaian Hadiah, Hari Ibubapa, Hari

Terbuka, Hari Sukan dan Hari Perasmian Sekolah.


6/134

6

2.2. Pekeliling Iktisas Bil.9/1991 bertarikh 12.9.1991

Tajuk :Permohonan Mengundang Orang-OrangKenamaan ke Upacara Sekolah / InstitusiPendidikan.

Perenggan 2 menyebut..

Semua sekolah / institusi pendidikan yang ingin mengundangPembesar Negeri atau Orang Kenamaan ke upacara pembukaan danperasmian sekolah sahaja dikehendaki terlebih dahulu mendapatkelulusan daripada Kementerian Pendidikan. Undangan untuk upacara

lain adalah mengikut peraturan yang sedia ada.

Perenggan 3 menerangkan

Undangan kepada Ketua Setiausaha, Ketua Pengarah PendidikanMalaysia, Pengarah Bahagian dan pegawai tinggi Kementerian lainnyahendaklah dibuat melalui Pengarah Pendidikan Negeri.


7/1347

2.3.Pekeliling Iktisas Bil.10/1989 bertarikh 5.10.1989Tajuk : Atur Cara Majlis Rasmi Sekolah

Perenggan 1 menyebut..

Penyampaian Ucapan Oleh 3 Pihak Sahaja

i. Pengetua / Guru Besar

ii. Pengerusi PIBG / Lembaga Pengurus Sekolah

iii. Tetamu Kehormat

Perenggan 2 pula menyatakan

Jika Majlis Dihadiri Oleh DYMM / TYT MakaPenyampaian Ucapan Seperti berikut;

i. Pengetua / Guru Besarii. Wakil Kementerian Pendidikan

iii. Titah Ucapan Oleh DYMM / TYT


8/1348

3. PERANCANGAN AWAL

3.1. Mendapatkan pandangan dan persetujuan daripada Pegawai

Pendidikan Daerah dan juga Pengarah Pendidikan Negeri sekiranyaTetamu Kehormat terdiri daripada;

i. DYMM Sultan, DYTM Raja Muda,

DYAM Raja DiHilir

ii. YAB Perdana Menteri

YAB Timbalan Perdana Menteri

YAB Menteri Besar

iii. YB Menteri Pendidikan

YB Timbalan Menteri Pendidikan

iv. Ketua Pengarah Pendidikan Malaysia


9/1349

3.2. Kebenaran daripada Kementerian Pendidikan sekiranya TetamuKehormat ialah Pembesar Negeri / Orang Kenamaan (RujukPekeliling Iktisas Bil.9/1991 Permohonan Mengundang OrangKenamaan) untuk tujuan Perasmian Sekolah sahaja. Bagi programlain mengikut peraturan seperti yang sedia ada.

3.4. Menyediakan surat jemputan kepada Tetamu Kehormat berkenaan(setelah dipersetujui oleh Pegawai Pendidikan Daerah dan PengarahPendidikan Negeri) melalui;

(Jemputan untuk PM / MB / M)

* Pegawai Pendidikan Daerah

* Pengarah Pendidikan Negeri

* Ketua Pengarah Pendidikan Malaysia


10/13410

Contoh Surat Jemputan Kepada YB Menteri Pendidikan Malaysia

___________________________________________________________________Ruj.Kami:

Tarikh :

Yang Berhormat,

Datuk Hishammuddin bin Hussein,

Menteri Pendidikan Malaysia,

Kementerian Pendidikan Malaysia,Paras 7, Blok J, Pusat Bandar Damansara,

50604 Kuala Lumpur.

Melalui dan salinan,

Ketua Pengarah Pendidikan Malaysia,Kementerian Pendidikan Malaysia,

Paras 7, Blok J, Pusat Bandar Damansara,

50604 Kuala Lumpur.


11/13411

..sambungan,


Pengarah Pendidikan Perak,

Jabatan Pendidikan Perak,Jalan Tun Abdul Razak,

30640 Ipoh.


Pegawai Pendidikan Daerah,

Pejabat Pendidikan Daerah .

.

Yang Berhormat Datuk,

JEMPUTAN MERASMIKAN DAN MENYAMPAIKAN HADIAH

HARI ANUGERAH CEMERLANG SMK 2005

b


12/134

12

.sambungan,

Dengan segala hormantnya saya merujuk kepada perkara di atas, sukacitadimaklumkan bahawa pihak sekolah telah merancang untuk mengadakan Hari

Anugerah Cemerlang bagi tahun 2005 ini pada masa dan tempat seperti berikut;

Tarikh :

Masa :Tempat :

2. Sehubungan itu, sukacita saya bagi pihak Jawatankuasa HariKecemerlangan Sekolah ini menjemput Yang Berhormat Datuk hadir ke majlisberkenaan untuk merasmikan dan seterusnya menyampaikan hadiah kepadapelajar-pelajar cemerlang bagi tahun 2005. Kesudian Yang Berhormat

Datuk hadir akan memeriahkan lagi majlis yang akan diadakan ini.

3. Bersama ini disertakan atur cara majlis pada hari tersebut.

Sekian dimaklumkan, terima kasih.

BERKHIDMAT UNTUK NEGARA

Saya yang menurut perintah,

t.t. Pengetua / G.Besar


13/134

13

2.00 petang - Ketibaan dif-dif jemputan

2.30 petang - Ketibaan Yang Berhorma Menteri Pendidikan Malaysia

- Memeriksa Perbarisan

- Memperkenalkan Guru, Kakitangan & AJK PIBG

- Bacaan Doa

- Persembahan Koir

- Ucapan Yang Di Pertua PIBG

- Ucapan Pengetua / Guru Besar

- Ucapan Perasmian oleh YB Menteri Pendidikan Malaysia

_ Persembahan Murid

- Penyampaian Hadiah

- Lawatan Pameran

- Sesi Bergambar

- Minum Petang

- Sidang Media

- Bersurai


14/134

14

Contoh Jemputan Untuk DYMM Sultan;

(SURAT IRINGAN)

..

..

Ruj.Kami :

Tarikh :

Setiausaha Sulit Kepada

DYMM Paduka Seri Sultan Perak Darul Ridzuan,Pejabat DYMM Paduka Seri Sultan Perak,

33007 Kuala Kangsar,

Perak.

Yang Berbahagia Dato,

JEMPUTAN KEBAWAH DULI YANG MAHA MULIA

PADUKA SERI SULTAN PERAK UNTUK MERASMIKAN

SEKOLAH

b d i b l h


15/134

15

sambungan dari m.s.sebelah,

Dengan hormatnya saya merujuk kepada perkara di atas dan bersama inidisertakan surat jemputan untuk diangkat sembah memohon limpah perkenanKebawah DYMM Paduka Seri Sultan Perak, mencemar duli berangkatmerasmikan majlis tersebut pada, jam . bertempat di

2. Sehubungan itu, bersama-sama ini juga disertakan atur cara majlis dandraf titah ucapan DYMM Tuanku untuk panduan dan tindakan yang berbahagiaDato.

Sekian, terima kasih.



( )

s.k. 1. Pegawai Pendidikan Daerah Berkenaan

2. Pengetua / Guru Besar Sekolah Berkenaan


16/134

16

Jemputan untuk DYMM Paduka Seri Sultan

..

..Ruj.Kami:

Tarikh :

Yaazima-al-uzamak,

Mengadap Kebawah Duli Yang Maha Mulia Paduka Seri Sultan Perak Darul

Ridzuan, Sultan Azlan Shah yang bersemayam pada masa ini di Istana

Iskandariah, Kuala Kangsar dengan beberapa kemuliaan dan kebesarannya.

Ampun Tuanku Beribu-ribu Ampun,

Adalah patik dengan segala hormat dan takzimnya merafakkan sembah dan

memaklumkan bahawa sempena Perayaan Ulang Tahun Hari Keputeraan

Duli Yang Maha Mulia Tuanku Yang ke- , Majlis Perasmian ..

oleh Kebawah Duli Yang Maha Mulia Tuanku akan di adakan pada

.. hari..bersamaan .

b


17/134

17

.. sambungan;

Patik dengan sukacita dan besar hati memohon sudi apalah jua kiranya

Kebawah Duli Tuanku dan Duli Yang Maha Mulia Raja Permaisuri Perak,

Tuanku Bainun mencemar Duli berangkat untuk menyempurnakan perasmian

sekolah tersebut pada jam Pakaian LuongeSuit bersongkok.

Sekian sahaja patik sembah maklum, diiringi dengan salam takzim jua adanya.

Adalah patik dengan hormatnya

Yang Menjunjung Titah,

( )


18/134

18

3.5. PENYEDIAAN KERTAS CADANGAN

Berikut ialah perkara yang perlu di nyatakan di dalam kertascadangan;

i. Pendahuluan

ii. Senarai Jawatankuasa Induk

iii. Senarai Jawatankuasa Pengelola / Kerja

iv. Atur Cara Majlis

v. Senarai Jemputan

vi. Anggaran Perbelanjaan

vii. Senarai Peralatan / Perkhidmatan

viii. Kekangan

ix. Jadual Kerjax. Aturan Pentadbiran

xi. Pelan Lakaran Perjalanan Majlis


19/134

19

CONTOH

PENYEDIAAN KERTAS CADANGAN

KERTAS CADANGAN

MAJLIS

..

.

Perasmian oleh;

.

.

Pada;


20/134

20

1. PENDAHULUAN

1.1. Latar belakang

1.2. Matlamat

1.3. Objektif


21/134

21

(Program Yang Melibatkan DYMM /Menteri Besar / Menteri)

2. SENARAI JAWATANKUASA INDUK

PENASIHAT :

PENGERUSI :

SETIAUSAHA :

BENDAHARI :

AHLI JAWATANKUASA

S/U Sulit DYMM / Pejabat MB * Setiausaha Majlis Daerah

Bahagian Majlis Pejabat SUK * Pejabat Penerangan Daerah

Ketua Sektor Pengurusan Sekolah * Pengurus TNB Daerah

Ketua Sektor Peng. Perkhi.Pend. * Pegawai Bonba Daerah

Ketua Unit Pembangunan * Pegawai Agama Daerah

Ketua Unit Perhubungan * Pegawai Pejabat Haiwan Daerah

Jurutera Daerah, JKR * Penghulu Mukim

Pegawai Kesihatan Daerah * Pengerusi Lembaga Pengurus Sekolah

Ketua Polis Daerah * YDP PIBG Sekolah

Pegawai Perubatan Daerah


22/134

22

3. SENARAI JAWATANKUASA PENGELOLA

PENASIHAT : (Ikut Kesesuaian Tetamu Kehormat)PENGERUSI : Pengetua / Guru Besar Sekolah Berkenaan

TIM.PENGERUSI : Penolong Kanan

NAIB PENGERUSI : Pengerusi LPS / YDP PIBG

SETIAUSAHA : Guru yang dilantik dalam mesyuarat

BENDAHARI : Orang yang sama dalam JK Induk

AHLI JAWATANKUASA

AJK Jemputan * AJK Keceriaan & Kebersihan

AJK Disiplin * AJK Seranta

AJK Peralatan * AJK Santapan / Jamuan

AJK Pameran * AJK Persiapan Pentas

AJK Persembahan * AJK Persiapan Dewan

AJK Buku Atur Cara * AJK Persiapan Tempat Jamuan

AJK Keselamatan & Lalulintas * AJK Persiapan Bilik RehatAJK Persiapan Khemah * AJK Kecemasan

AJK Hadiah & Cenderamata * AJK Siaraya

AJK Majlis Perasmian * AJK Sambutan

AJK Protokol * AJK Plaque Perasmian

AJK Fotografi & Rakaman * AJK Laluan DiRaja / MB / Menteri

AJK Penyediaan Teks Ucapan, * Pengacara Majlis

Teks Doa & Teks Pengacara Majlis * Pembaca Doa


23/134

23

4. ATUR CARA MAJLIS

2.00 petang - Ketibaan dif-dif jemputan

2.30 petang - Ketibaan Yang Berhormat Menteri Pelajaran Malaysia

- Memeriksa Perbarisan

- Memperkenalkan Guru, Kakitangan & AJK PIBG

- Bacaan Doa

- Persembahan Koir

- Ucapan Yang Di Pertua PIBG

- Ucapan Pengetua / Guru Besar

- Ucapan Perasmian oleh YB Menteri Pendidikan Malaysia

_ Persembahan Murid

- Penyampaian Hadiah

- Lawatan Pameran

- /sesi Bergambar

- Minum Petang

- Sidang Media

- Bersurai


24/134

24

5. SENARAI JEMPUTAN

Bil. Senarai Jemputan Bil. Senarai Jemputan

1. Menteri Besar 1 17. Ketua Jabatan 35

2. Setiausaha Kerajaan Negeri 1 18. Penghulu 1

3. Penasihat Undang -Undang 1 19. Pengetua 40

4. Pegawai Kewangan Negeri 1 20. Guru Besar 100

5. Exco Pendidikan 1 21. Pegawai PPD 6

6. Mufti Kerajaan Negeri 1 22. Ketua Kampung 6

7. Pengarah Pendidikan Negeri 1 23. JK PIBG 16

8. Semua Pegawai Daerah 9 24. Ibubapa 531

9. Semua Orang Besar Daerah 9

10. S/U Sulit DYMM / Pejabat MB 1

11. Bahagian Majlis SUK 4 Jumlah : 800

12. Ahli Parlimen 2

13. ADUN 4

14. Semua Ketua Sektor JPN 5

15. Semua PPD 9

16. Semua Ketua Unit JPN 16


25/134

25

6. ANGGARAN PERBELANJAAN

Bil. Perkara Kos seunit RM

1. Jamuan Meja Utama (VVIP) 1 20 x RM45 900.00

2. Jamuan Meja (VVIP) 2 40 x RM25 1000.00

3. Jamuan VIP 150 x RM15 2250.00

4. Jamuan Ibu Bapa & Masyarakat 600 x RM8 4800.00

5. Jamuan Pelajar 800 x RM3 3200.00

6. Plaque 1 x RM3500 3500.007. Cenderamata Tetamu Kehormat 1 x RM500 500.00

8. Bunga (Isteri Tetamu Kehormat) 1 x RM100 100.00

9. Buku Program Teramu Kehormat 2 x RM100 200.00

10. Buku Program VIP 200 x RM8 1600.00

11. Buku Program Biasa 600 x RM2 1200.00

12. Kad Jemputan & Setem 200 x RM2 400.00

13. Bunga Manggar 10 x RM10 100.00

14. Sirih Junjung 2 x RM20 40.0015. Bunga Pahar 2 x RM25 50.00

16. Persembahan (Pakaian & Peralatan lain) 2000.00

Jumlah Keseluruhan : RM21,890.00


26/134

26

7. SENARAI KEPERLUAN PERALATAN /PERKHIDMATAN

Bil. Jabatan Bahan / Peralatan Catatan

1. JKR * Permaidani, kerusi DiRaja, khemah

pentas, air cooler, air pancut, kipas

2. Bomba * Pancutan air untuk

membersihkan kawasan

3. TNB * Menyediakan Generator

4. Penerangan * Alat siaraya, hebahan radio,juruacsrs

5. Polis * Kawalan trafik dan keselamatan

6. Majlis Daerah * Bunga perhiasan, air pancut,

kerusi VVIP / VIP, kipas,

kenderaan mengangkut peralatan

7. Pejabat DYMM * Juru payung, payung DiRaja,

pelayan8. Bhg Majlis (SUK) * Bendera DiRaja, pelekat kerusi

khidmat protokol

9. Tentera * Latihan perbarisan

10. Pejabat Kesihatan * Pegawai perubatan & Ambulans

11. Pejabat Agama * Pembaca doa dan teks doa

12. JPN / PPD * Penyelengaraan & khidmat nasihat


27/134

27

8. MASALAH YANG DIHADAPI

Jenis Masalah CadanganPenyelesaian

Tapak Perhimpunan * Air Bertakung Diturap semula

(JPN / PPD)

Padang Permainan * Air bertakung Baik pulih

* Tidak rata (JPN / PPD)

Kawasan Sekolah * Pembersihan kawasan Majlis Daerah

* Longkang pecah JPN / PPD

* Tandas rosak JPN / PPD

Jalan masuk ke sekolah * Rosak Diturap semula

JKR / Pejabat Daerah


28/134

28

9. JADUAL KERJA

Tarikh Perkara Tindakan

31.1.2004 * Sekolah dimaklumkan tentang pemilihan JPN

perasmian oleh DYMM Sultan

2.2.2004 * Memaklumkan kepada PPD Pengetua

10.2.2004 * Mesyuarat JK Pengelola dan melantik JK Pengetua

17.2.2004 * Mesyuarat JK Kecil dan menyediakan Pengetua

Kertas Cadangan

29.2.2004 * Mesyuarat JK Induk 1 JPN/PPD

Minggu 1 Mac * Menyediakan draf kata-kata aluan dan Pengetua

dapatkan tandatangan & gambar

( Menteri Besar, Menteri, Pengarah, PPD

Pengetua & PIBG)

30.2.2004 * Menghantar surat jemputan kepada Pengetua/

DYMM, DYTM, DYAM, Raja Bergelar, JPN / PPD

MB dan Menteri

6.3.2004 * Mesyuarat JK Pengelola Pengetua

18.4.2004 * Mesyuarat JK Induk JPN / PPD

23 & 25.4.2004 * Raptai Penuh Pengetua

27.4.2004 * Majlis perasmian sekolah Semua

1.5.2004 * Menghantar surat penghargaan terima kasih Pengetua

15.5.2004 * Mesyuarat penutup Pengetua /

JPN/ PPD


29/134

29

10. ATURAN PENTADBIRAN

Pergerakan/Masa Acara Tatacara

P1 Keberangkatan tiba DYMM Semua jemputan telah berada di tempat

(10,00 ) di pintu hadapan sekolah masing-masing.

P2 DYMM Sultan dan Permaisuri Disambut oleh dif-dif kehormat

(10.02) turun dari kenderaan di Raja (Pengetua, MB, Menteri, Pengarah. DO,

OBJ)

P2 Rombongan DYMM berdua Diiringi oleh pancaragam sekolah..,

(10.05) di arak ke pentas di Raja Bunga Manggar, Sirih Junjung & B.Pahar

P3 Rombongan DYMM berdua * Nyanyian Lagu Negeri Perak

(10.15) mengambil tempat di pentas di Raja * Persembahan murid

* Ucapan Aluan Pengetua

* Ucapan Menteri Pendidikan

* Titah Ucapan Perasmian

P4

(11.15) Upacara Perasmian * Rombongan DYMM ke tempat Plaque

* DYMM membuka tirai plaque

* Bacaan Doa


30/134

30

11. PELAN LAKAR PERJALANAN MAJLIS

Sediakan pelan lakar yang lengkap pergerakan

Tetamu Kehormat daripada mula tiba hinggalah

Tetamu Kehormat meninggalkan majlis mengikut

seperti yang dicatatkan di dalam aturan pentadbiran.


31/134

31

4.

4.1. PENGERUSI (Pengetua / Guru Besar)

* Maklumkan ke pengetahuan JPN, PD, PPD.

* Setiausaha kepada J.kuasa Induk

* Pengerusi kepada J.kuasa Pengelola* Merancang dan memilih J.kuasa Pengelola

* Taklimat tentang bidang tugas kepada J.kuasa

* Menentukan majlis berjalan lancar

* Bertanggungjawab ke atas J.kuasa Pengelola

* Bekerjasama dengan Pejabat SUK, PejabatDYMM , Pejabat Daerah, JPN, PPD dan juga

Agensi Kerajaan / Swasta dalam mengendalikanmajlis tersebut.


32/134

32

4.2. SETIAUSAHA

* Menerima surat perlantikan daripada Pengerusi

Membantu Pengerusi dalam sebarang tugas yang diarahkan

Menyediakan surat perlantikan J.kuasa pengelola

Menyediakan surat jemputan mesyuarat

Menyediakan Kertas Cadangan

Menguruskan surat menyurat kepada;

a. JPN (baik pulih, plaque, peruntukan, kata-kata aluan)

b. SUK (peruntukan, peralatan, khidmat protokol)

c. Pejabat DYMM (mohon perkenaan Tuanku, Gambar, khidmat bantu,Kundang dan Juru Payung)

d. Pejabat Daerah (Kata-kata aluan, khidmat bantu, peralatan, perabot)

e. Jabatan / agensi (memohon bantuan mengikut keperluan)

Menyediakan aturan pentadbiran / perjalanan majlis

Menetapkan yarikh dan hari raptaiMenyediakan surat penghargaan / terima kasih

Meneyediakan laporan penilaian

Menjalankan lain-lain tugas yang diarahkan


33/134

33

4.3. BENDAHARI

Menyediakan anggaran perbelanjaan

Mendapatkan anggaran perbelanjaan daripada JK kecil

Membentangkan anggaran perbelanjaan semasa mesyuarat JKPengelola

Mengurus dan menyediakan Penyata Kewangan

Menguruskan pengagihan perbelanjaan peringkat sekolah


34/134

34

4.4. AJK SAMBUTAN

Mengenalpasti pegawai / guru / kakitangan yang bersesuaian untukbertugas sebagai penyambut tetamu

Menentukan kedudukan / tempat penyambut tetamu

Menentukan pelajar / guru / petugas (penyemat roset,

jambangan bunga, pembuka pintu kenderaan) berada

di tempat yang ditetapkan.

Mengetahui tempat / lokasi kedudukan tempat duduk tetamu

Penyambut tetamu tahu dan mengenali jemputan terutama jemputanVVIP / VIP

Memastikan tetamu diiringi ke dewan / ke khemah yang ditetapkan

Mengedarkan buku program kepada semua jemputan

Mengedarkan kad jemputan jamuan kepada kepada VVIP / VIPMenyediakan pelajar untuk menyerahkan buku program kepada tetamukehormat di atas pentas

* Bekerjasama dengan AJK Buku Program, Pengacara,Hadiah,Persiapan Dewan / Pentas


35/134

35

4.5. AJK DISIPLIN

Memberi taklimat tentang perjalanan atur cara / peristiwa,pakaian dan

peraturan serta tatacara majlis.

Menentukan dan mengawal disiplin pelajar semasa perjalanan majlis

dengan bantuan pengawas.

Bekerjasama dengan AJK Sambutan dan AJK Lalulintas di tempat

yang telah ditetapkan

Memastikan Aturan Pentadbiran / Perjalanan Majlis di patuhi


36/134

36

4.6. AJK BUKU ATUR CARA

Bekerjasama dengan Setiausaha untuk mendapatkan kandungan buku

atur cara;~ Kata-kata aluan

~ Senarai ahli jawatankuasa

~ Sejarah dan perkembangan sekolah

~ Senarai penerima hadiah (jika ada)

~ Senarai atur cara majlis

~ Kandungan lain yang bersesuaian / berkaitan

Bekerjasama dengan AJK Sambutan / Jemputan tentang pengagihan

buku atur cara mengikut kategori

Menyemak, meneliti & mengemaskini maklumat dalam buku atur cara

Memastikan tiada sebarang kesilapan ejaan dan susunan protokoldalam buku atur cara

Mengurskan cetakan buku atur cara


37/134

37

4.7. AJK JEMPUTAN

Menyediakan senarai jemputan

Menguruskan cetakan kad jemputan, kad jawapan dan pelekat kereta

Menguruskan pengedaran kad jemputan

Mendapatkan maklumat kehadiran jemputan (VVIP / VIP)

Menyampaikan senarai nama kehadiran VVIP / VIP kepada JK

Protokol dan Urusetia

Menyediakan senarai kehadiran terkini mengikut keutamaan

Bekerjasama dengan AJK Lalu Lintas, Sambutan, Jamuan, Pengacara,

Protokol


38/134

38

4.8. AJK LALULINTAS

Menyediakan pelan letak kereta untuk semua jemputanmengikut keutamaan

Menyediakan pelekat kereta mengikut kategori dan lokasi

(selaraskan dengan JK Jemputan)

Menyediakan papan tanda penunjuk arah

Melabelkan tempat letak kereta mengikut kategori

Pastikan petugas berada di lokasi yg ditetapkan

Bekerjasama dengan Setiausaha, Pihak Polis, Protokol


39/134

39

4.9. AJK PENYEDIAAN TEKS UCAPAN, TEKS

DOA & TEKS PENGACARA MAJLIS

Sediakan draf teks ucapan untuk;

Tetamu kehormat, Pengetua / Guru Besar dan PIBG / LembagaPengurus Sekolah

* Menghubungi Pejabat Agama untuk bantuan pembaca doa dan teksdoa

Sediakan draf teks pengacara majlisMengemaskini teks ucapan, teks doa dan teks pengacara majlis danmendapatkan pengesahan dari Unit Perhubungan JPN

Sediakan draf semua kata-kata aluan tetamu kehormat untuk buku aturcara

Tentukan teks ucapan, teks doa dan teks pengacara majlis ada dalam

simpanan (standby)Sediakan susunan ucapan protokol dan serahkan kepada ketiga-tigapihak yang akan berucap (disemak dan disahkan oleh pegawaiprotokol)

Bekerjasama dengan AJK Jemputan, Sambutan, Atur Cara, Siaraya,Hadiah, Persembahan, Jabatan Penerangan dn protokol.


40/134

40

4.10. AJK HADIAH &CENDERAMATA

Kenalpasti kategori hadiah dan penerima

Sediakan anggaran perbelanjaan hadian dan cenderamata

Membalut dan menyiapkan hadiah dan cenderamata

Taklimat tatacara penyampaian hadiah kepada semua penerima

hadiah (raptai)

Bekerjasama dengan Bendahari, Pengacara Majlis dan Protokol

Sediakan peralatan dan keperluan (alas meja, alas dulang, dulang,dan

petugas)

Menyediakan hadiah / cenderamata kepada tetamu kehormat

* Sediakan jambangan bunga untuk Isteri sekiranya tetamu kehormtmenbawa Isteri


41/134

41

4.11. AJK SERANTA

Menyediakan papan tanda arah di persimpangan jalan sebagaipanduan kepada jemputan untuk hadir ke majlis berkenaan

Menghubungi media cetak dan elektronik untuk membuat liputan untuk

hari sebelum dan semasa

Menyediakan kain rentang, poster atau sebarang maklumat hebahan

kepada masyarakat sekeliling

Menguruskan kebenaran / permit menggantung kain rentang

Bertanggungjawab memasangnya serta menanggalkannya

Menyediakan bilik sidang akhbar jika diperlukan


42/134

42

4.12. AJK SIARAYA

Menghubungi Jabatan Penerangan / syarikat swasta untuk bantuansiaraya dan juga Pengacara Majlis

Memohon dan menyediakan peruntukan kewangan untuk sewaan

siaraya

Menyediakan Juruteknik yang berkemahiran untuk mengendalikan

siaraya

Menyediakan segala peralatan yang berkaitan siaraya secukupnya

mengikut keperluan (speaker, pembesar suara, dsbnya)


43/134

43

4.12. AJK PERSEMBAHAN

Kenalpasti persembahan yang sesuai (elakkan penggunaan senjatatajam dalam persembahan berkenaan)

Menyediakan dan melatih pelajar yang terlibat

Menyediakan peralatan dan keperluan persembahan

Menentukan raptai untuk persembahan berkenaan

Bekerjasama dengan Juruacara dan Protokol


44/134

44

4.13. AJK PAMERAN

Mengenalpasti jenis pameran (kurikulum, kokurikulum, HEM,agensi kerajaan / swasta)

Mengenalpasti kesesuaian lokasi / bilik pameran

Menyiapkan bilik pameran & menyediakan bahan pameran

Bekerjasama dengan Setiausaha untuk menghubungi agensi

luar untuk bantuan bahan pameran

Bekerjasama dengan Setiausaha untuk menghubungi agensi

luar untuk bantuan peralatan pameran

Menyediakan pelan susun atur dalam bilik pameran

Menyediakan anggaran perbelanjaanMengenalpasti dan menyediakan petugas yang sesuai dengan

pameran berkenaan


45/134

45

4.14. AJK PERSIAPAN KHEMAH

Menyediakan pelan kedudukan khemahBekerjasama dengan Setiausaha dan Bendahari untuk mohon bantuan

peralatan daripada agensi luar / beli

(kerusi,kipas angin, air cooler, payung, karpet dll)

Bekerjasama dengan AJK Jemputan dan Protokol untuk menentukan

bilangan dan kedudukan khemahMenyediakan kerusi tetamu secukupnya

Menyediakan label / tanda arah ikut kategori

(khemah utama / khemah jemputan khas / khemah ibubapa / khemah

pelajar)

Menghias khemahMenyediakan anggaran pembelian dan sewaan


46/134

46

4.15. AJK PERSIAPAN PENTAS

Mengenalpasti lokasi pentas / dewan yang sesuaiMenyediakan pelan susun atur

Bekerjasama dengan Setiausaha untuk memohon bantuan peralatan

daripada SUK, JKR, MD, JPN (kerusi tetamu kehormat, kerusi-kerusi,

meja, rostrum, kipas, air cooler dll keperluan)

Bekerjsama dengan AJK Sambutan dan Protokol bagi menyusun danmelabel tempat duduk tetamu khas mengikut keutamaan

Menyediakan back drop

Menyediakan perhiasan pentas (bendera, bunga, air mineral, gelas,

alas meja, alas kerusi, karpet dll)


47/134

47

4.16. AJK TEMPAT / BILIK JAMUAN

Mengenalpasti tempat / bilik jamuan yang bersesuaian

Bekerjasama dengan AJK Jemputan untuk menentukan bilangan

kehadiran

Bekerjasama dengan AJK Protokol untuk menentukan kedudukan

jemputan

Bekerjasama dengan Setiausaha dan Bendahari untuk mohon

peruntukan jamuan / peralatan / perabot / perhiasan

Menyusun dan melabelkan tempat duduk VVIP / VIP

Menyediakan tanda arah ke tempat jamuan dan di dalam dewan

jamuan

Menghias tempat / bilik jamuan

Menyediakan segala kelengkapan kerusi, meja dan peralatan yang

berkaitan mengikut kesesuaian secukupnya.


48/134

48

4.17. AJK JAMUAN

Bekerjsama dengan AJK Persiapan Bilik Jamuan bagimengenalpasti kesesuaian bilik jamuan

Bekerjasama dengan AJK Jemputan untuk menyediakananggaran perbelanjaan dan bilangan tetamu yang hadir

Menyediakan Menu Yang bersesuaian dan telah mendapatpersetujuan daripada Pejabat DYMM / PM / MB / M

Mendapatkan khidmat kundang / pelayan daripada PejabatDYMM ( sekiranya tetamu DYMM)

Mengenalpasti pembekal makanan yang bersesuaian

Penyediaan peralatan jamuan yang secukupnya

Penyediaan peralatan lain dalam bilik jamuan

Memastikan tetamu selesa dan dewan yang bersih

Sediakan pelan susun atur dewan jamuan untuk rujukan


49/134

49

4.18. AJK KECERIAAN & KEBERSIHAN

Memastikan tahap kebersihan sempurna

Menceriakan bangunan dan kawasan sekitar

Bekerjasama dengan Bhg. Majlis SUK, MD, Bomba,JKR dll untukbantuan bunga hiasan, tiang dan Bendaera DiRaja pembersihankawasan, banteng dan peralatan pancutan air

Bekerjasama dengan Pejabat Haiwan untuk penyemburan racunserangga


50/134

50

4.19. AJK KECEMASAN

Mengenalpasti bilik rawatan kecemasan

Menghubungi Pejabat Kesihatan untuk bantuan Pegawai Perubatan,

Ambulans dan Ubat-ubatan

Menghiasi bilik rawatan kecemasan

Menyediakan petugas tertentu untuk membantu sekiranya berlaku

kecemasan selain bantuan daripada Pegawai Perubatan


51/134

51

4.20. PENGACARA MAJLIS & PEMBACA DOA

Menghubungi Jawatankuasa penyediaan teks pengacara majlis dan

doa untuk mendapat yang telah disemak dan diluluskan oleh pihak-

pihak yangt berkenaan;

~ teks pengaraan majlis

~ teks doa

Dapatkan senarai protokol daripada JK Sambutan / Urusetia / Protokol

Menghadiri raptai sepenuhnya

Sentiasa bersedia dari masa ke semasa khususnya dari segi

kesihatan, ketepatan masa, penampilan diri, suara dan maklumat yang

berkatan dengan majlis berkenaan

Bekerjasama dengan Setiausaha, AJK Persiapan, AJK Siaraya dan

Protokol;~ masa untuk mengacarakan majlis / bacaan doa

~ tempat untuk mengacarakan / bacaan doa

* Menyediakan pembantu pengacar majlis / pembaca doa sekiranya

berlaku sesuatu kecemasan


52/134

52

4.21. AJK PLAQUE PERASMIAN

Mengenalpasti tempat meletakkan plaque perasmian

Mendapatkan kelulusan daripada Pejabat DYMM / MB / Menteri

tentang draf plaque berkenaan

Bekerjasama dengan Setiausaha untuk urusan tempahan plaqueperasmian / uruskan tempahan plaque

Menyemak dan meneliti teks plaque

Reka bentuk, menghiasi dan membina tapak plaque perasmian

Memastikan tali penarik tirai plaque dalam keadaan berfungsi /

menandatangi plaque dan sediakan alternatif sekiranya berlaku

kecemasan


53/134

53

4.22. AJK. FOTOGRAFI / RAKAMAN

Menyediakan kamera SLR dan kamera Video

* Menyediakan petugas yang berkelayakan

Menentukan lokasi penggambaran guru / pelajar bersama tetamu

kehormat

Menguruskaqn segala urusan penyucian gambar dan memproses

rakaman video

Menyediakan album gambar

Menyimpan dengan selamat segala rakaman yang dibuat untuk

kenangan dan laporan


54/134

54

4.23. AJK PERALATAN

Bertanggungjawab kepada semua keperluan peralatan

Mengedarkan borang maklumat mendapatkan senarai keperluan

peralatan

Menyediakan rekod penerimaan dan pemulangan peralatan

Memastikan semua peralatan dalam keadaan baik semasa penerimaandan pemulangan

Memastikan peralatan yang diperlukan dapat disediakan dengan

secukupnya

Menyediakan surat penghargaan terima kasih kepada pihak yang

membantu dalam pembekalan peralatan


55/134

55

4.25. AJK MAJLIS PERASMIAN

* Menentukan kedudukan pasukan BM, SJ, BP, kompang, silat (sekiranya ada)

* Menyusun atur cara majlis perasmian pembukaan / penutup dengan kemas.

* Menyediakan pelajar untuk pasukan BM, SJ, BP, kompang, silat dll

* Menyediakan dan memastikan alat perasmian berfungsi sepenuhnya.

* Menyediakan pelajar untuk menyampaikan buku cenderamata kepada Tetamu

Kehormat di atas pentas.* Menyelaraskan dengan JK Hadiah & Cenderamata untuk cenderamata

kepada Tetamu Kehormat.

* Penyelaras dengan JK Persembahan untuk persembahan murid

* Menentukan masa dan keperluan untuk mengadakan raptai

* Menyelaraskan dengan semua Jawatankuasa yang berkatan dengan majlis

perasmian (Jawatankuasa hadiah / persembahan / protokol / sambutan /hiasan / persiapan pentas / persiapan dewan / juruacara / doa / siaraya dll

* Menyelaras dengan JK Persiapan pentas tentang penyediaan; (rostrum, kerusi

Tetamu Kehormat, alas, meja, air, gelas, buku cenderamata, tray, back drop,

warna, tulisan, hiasan, bunga dll)


56/134

56

4.26. AJK PERSIAPAN DEWAN

* Menyediakan pelan keseluruhan kedudukan dewan

* Dapatkan senarai jemputan dan kehadiran tetamu daripada pihak

Urusetia

* Menghubungi pihak-pihak yang berkaitan melalui Urusetia dan juga JK

Peralatan untuk bantuan;

~ Kerusi, ikut keperluan dan kesesuaian

~ Peralatan dewan (tanda arah)

~ Hiasan dewan (bunga)

~ Keperlun lain (karpet, tempat persembahan dll)


57/134

57

4.27. AJK PROTOKOL

* Menentukan Penyambut Tetamu Utama untuk menyambut Tetamu

Kehormat

* Menentukan kedudukan Tetamu Kehormat dan jemputan utama di atas

pentas dan di meja utama jamuan.

* Melabelkan kerusi tempat duduk Tetamu Kehormat dan

jemputan di atas pentas dan meja utama jamuan.

* Menyambut dan menentukan kedudukan tetamu VIP dibarisan hadapan /

utama di dalam dewan.

* Membantu JK Perasmian untuk melatih pelajar bagi tujuan

penyerahan buku cenderamata kepada Tetamu Kehormat di atas pentas.

* Memastikan susunan perjalanan majlis mengikut peraturan / protokol.

* Membantu JK Persiapan Pentas dalam penyediaankeperluan berikut mengikut kesesuaian;

(rostrum, kerusi Tetamu Kehormat, alas, meja, air, gelas,

buku cenderamata, tray, back drop, warna, tulisan,

hiasan, bunga dll)


58/134

58

4.24. AJK LALUAN DIRAJA / PERDANA MENTERI /

MENTERI BESAR / MENTERI

Menentukan dan menyediakan pelan laluan tetamu kehormat dan

serahkan kepada polis untuk keselamatan

Mohon bantuan permaidani merah / kuning daripada pihak yang

berkenaan

Memastikan pemasangan permaidani di sepanjang laluan (sekiranya

perlu)

Memastikan permaidani dalam keadaan baik dan bersih


59/134

59

5. PERSIAPAN AWAL

Setelah mendapat kelulusan daripada Jabatan Pendidikan Negeri dan Kementerian

Pendidikan Malaysia maka;

5.1. Mesyuarat Jawatankuasa Induk dengan melibatkan semua agensi yang

berkaitan (perbincangan kertas cadangan untuk persetujuan)

5.2. Mesyuarat Jawatankuasa Pengelola / Kerja di peringkat sekolah denganmelibatkan semua guru, kakitangan serta PIBG.

5.3. Mengambil semua tindakan segera sebagaimana yang dipersetujui

dalam Mesyuarat JK Induk dan Mesyuarat JK Pengelola / Kerja.

5.4. Persiapan yang perlu diberi perhatian dalam perancangan awal;

(khemah / pentas / Kerusi Tetamu Kehormat (ikut kesesuian) /

Kerusi tetamu jemputan / tempahan makan / Hadiah dan cenderamata / Fizikal

sekolah / kebersihan dan keceriaan / Persembahan / Peralatan /Siaraya / seranta

/ rakaman / pengacara majlis / pembaca doa / buku atur cara)


60/134

60

6. PERJALANAN MAJLIS

6.1. SAMBUTAN DI LUAR DEWANa. Penyambut Tetamu Utama

b. Upacara sambutan

* Pembuka pintu kereta

* Penyemat rozet

* Jambangan bunga (tetamu bawa isteri)

* Penyampai bunga ( -sda- )* Bunga manggar,bunga pahar, sireh

junjung, kompang, silat dll (ikut keperluan)

* Perbarisan (ikut keperluan)

* Pentas menerima tabik hormat

* Barisan guru, kakitangan dan PIBG

* Tiang Bendera dan Bendera Di Raja (jika DYMM)* Pancaragam (ikut keperluan)

* Koir

* Menandatangani buku pelawat( tempat / peralatan / buku pelawat )


61/134

61

6.2. SAMBUTAN DI DALAM DEWAN

a. Penyambut tetamu di dewan

b. Pengiring ke pentas utama

c. Pengiring ke tempat duduk bawah pentas

d. Penyampai buku atur cara untuk Tetamu Kehormat

e. Penyampai buku atur cara untuk jemputan khas

f. Persiapan di atas pentas;

` Back Drop (nyatakan majlis, nama perasmi, tarikh,masa dan tempat diadakan)

` Kerusi Tetamu Kehormat dan meja

` Alas kerusi dan meja

` Gelas, air mineral dan penutup gelas

` Taging kerusi utama

` 2 buah rostrum yang beralas, bunga, air & gelas

` Susunan bendera negeri (jika ada)

` Meja hadiah, hadiah, tray dan alas

` Hiasan pentas (bunga, lampu dll)

` Karpet


62/134

62

7. ATUR CARA SAMBUTAN

* Ketibaan dif-dif jemputan

* Ketibaan Tetamu Kehormat

* Ucapan aluan pengerusi majlis

* Bacaan doa (ikut kesesuian)

* Ucapan 1

*. Ucapan 2

* Ucapan perasmian* Upacara perasmian

* Persembahan

* Penyampaian hadiah (kepada murid)

* Penyampaian Cenderamata (Tetamu Kehormat)

* Lawatan ke pameran (jika ada)

* Bergambar (jika perlu)*. Jamuan

*. Sidang Akhbar (jika ada)

* Bersurai


63/134

63

8. PENUTUP

8.1. Penyediaan tempat kenderaan rasmi

tetamu kehormat dan jemputan khas.

8.2. Semua penyambut tetamu utama mengiringi

tetamu kehormat ke kenderaan rasmi.

8.3. Tetamu Kehormat meninggalkan majlis dan

diikuti jemputan khas mengikut kekananan.8.4. Bersurai

8.5. Menyediakan surat penghargaan dan terima

kasih.

8.5. Mesyuarat penutup.

8.6. Menyediakan laporan penilaian.

CONTOH SURAT PENGHARGAAN DAN TERIMA KASIH


64/134

64

CONTOH SURAT PENGHARGAAN DAN TERIMA KASIH

A. SURAT KEPADA PETUGAS/ JAWATANKUASA

..

..

_________________________________________________________________

Ruj. Kami :

Tarikh :

....

..

Tuan,

RAKAMAN PENGHARGAAN DAN TERIMA KASIH

SEMPENA

Dengan segala hormatnya saya bagi pihak Jawatankuasa Pengelola Majlis ..

..sambungan,Ingin merakamkan setinggi-tinggi penghargaan dan terima kasih di atas


65/134

65

sumbangan tuan dan sekalian Jawatankuasa dalam menjayakan majlis tersebutyang telah disempurnakan oleh D.Y.M.M. Paduka Seri Sultan Perak DarulRidzuan pada , bertempat di dengan jayanya.

2. Atas kerjasama tuan dan dan sekalian Jawatankuasa yang telahmenjayakan majlis ini, saya ingin merakamkan jutaan terima kasih. Semogasegala jasa baik tuan dan sekaliannya akan mendapat keberkatan daripada

Allah S.W.T.

Sekian, terima kasih.



..

( Pengetua / G.Besar )

s.k. 1. Pengarah Pendidikan Perak.

2. Pegawai Pendidikan Daerah Berkenaan.

B. CONTOH SURAT MENJUNJUNG KASIH


66/134

66

..

..

_________________________________________________________________

Ruj.Kami :Tarikh :

Mengadap Duli Yang Maha Mulia

Paduka Seri Sultan Perak Darul Ridzuan

Sultan Azlan Muhibbuddin Shah Ibni Almarhum

Sultan Yussuf Izzuddin Shah Ghafarullahu-Lah

Yang Bersemayam Di Istana Iskandariah

Kuala Kangsar, Perak Darul Ridzuan.

UCAPAN MENJUNJUNG KASIH

Duli Yang Maha Mulia Tuanku.Ampun Tuanku beribu-ribu ampun, sembah patik mohon diampun.

Ehwal adalah patik dengan segala penuh hormat dan takzimnya merafakka sembah

sambungan,


67/134

67

Menjunjung kasih atas limpah perkenan Kebawah Duli Yang Maha MuliaTuanku dan Duli Yang Maha Mulia Raja Permaisuri Perak Darul Ridzuan,Tuanku Bainun berrangkat ke Majlis ,pada ....

Sesungguhnya atas limpah perkenan Duli-Duli Yang Maha Mulia Tuankuberangkat menceemar Duli telah memeriahkan lagi majlis yangdianjurkan oleh Kerajaan Negeri Perak Darul Ridzuan dengan kerjasamaKementerian Pendidikan Malaysia.

Ampun Tuanku beribu-ribu ampun, sembah patik mohon diampun.

Adalah patik dengan hormatnyaYang Menjunjung Titah,

( Pengetua / G.Besar )


68/134

68

9. KESIMPULAN

Pengurusan Majlis Rasmi merupakan suatu pengurusan yang berkaitrapat dengan peraturan-peraturan yang berkaitan;

a. Persiapan dan persediaan awal.

b. Keperluan-keperluan yang berkaitan.

c. Cara pengendalian.

Sebagai pemimpin di sekolah atau organisasi maka pengetahuan kepadapengurusan majlis rasmi ini amat perlu kerana ia dapat membantukelancaran perjalanan majlis itu.

Diharapkan dengan maklumat yang serba ringkas ini dapat dijadikanpanduan kepada pihak pengurusan sekolah dalam merancang danseterusnya mengendalikan majlis rasmi di sekolah.

Disediakan oleh,

Hassan bin Ibrahim PPT


69/134

69

BAHAGIAN 2

PENGURUSAN

PROTOKOL & ETIKET SOSIAL


70/134

70

1. Definisi

2. Susunan Keutamaan

3. Susunan Tempat Duduk Atas Pentas

4. Susunan Tempat Duduk Dalam Jamuan5. Susunan Bendera dan Pengibarannya

6. Pengacaraan Majlis Rasmi

7. Kesesuaian Pakaian

8. Kesimpulan


71/134

71

1.DEFINISI PROTOKOL

Berasal daripada bahasa Yunani yang menggabungkan duakata dua kata dasar protos yang bermaksud yangpertamadan koll bererti pelekat. Ini bermakna protokol itu padaasalnya membawa makna pelekat yangpertama atau tandatarafatau status.

Secara ringkasnya, protokol berkaitan dengan peraturandalam penganugerahan darjah kebesaran, susunan keutamaan,

panggilan hormat, jemputan, tempat duduk dan sebagainya.


72/134

72

DEFINISI ETIKET

Menurut beberapa pendapat, etiket ialah;

a. Peraturan pergaulan / budi bahasa

b. Hukum-hukum adab tertib

c. Ketetapan dalam tingkah laku sosial

d. Kesopanan dan bertimbang rasae. Peraturan / cara melakukan sesuatu

Kesimpulannya, etiket ialah peraturan-peraturan yang berkaitandengan citarasa, kesesuaian, adab tertib, penampilan, kesopanan dansebagainya semasa menghadiri sebarang majlis sama ada majlis

rasmi atau majlis tidak rasmi.


73/134

73

2.1. TAKRIF SUSUNAN KEUTAMAAN

Susunan keutamaan ialah satu senarai yang disusun mengikut

kedudukan kekananan di antara pelbagai golongan masyarakat

termasuk ketua negara, pemimpin, pegawai kerajaan, bukan

kerajaan dan orang awam.

2.2. BENTUK SUSUNAN KEUTAMAAN

a. Susunan tempat duduk

b. Susunan atur cara

c. Susunan bendera

d. Tertib ketibaan dan kepulangan

e. Penyampaian ucapan


74/134

74

3 SUSUNAN TEMPAT DUDUK ATAS PENTAS

Menggambarkan taraf, susunan keutamaan,

kekananan serta pentingnya seseorang itu dalam

majlis yang berkenaan.


75/134

75

3.1. PRINSIP-PRINSIP PENYUSUNAN

TEMPAT DUDUK DI ATAS PENTAS

Tetamu yang paling hampir sekali dengan tetamu

kehormat adalah tetamu yang terkanan sekali.

Kekananan bermula dari sebelah kanan tetamu

kehormat.

3.2.BENTUK SUSUNAN TEMPAT DUDUK


76/134

76

a. Susunan Bagi Dua Tempat Duduk

b. Susunan Bagi Empat Tempatduduk

1

3 421

2

c Susunan Bagi Tiga Tempat Duduk


77/134

77

c. Susunan Bagi Tiga Tempat Duduk

d. Susunan Bagi Lima Tempat Duduk

2 1

4 52 31

3

e. Susunan Penuh Dalam Dewan


78/134

78

e

2

58 6 4 7

3

9

1

f. Susunan Tempat Duduk Melibatkan Tetamu


79/134

79

Kehormat Bersama Isteri

3 1 2 65 4

(S) (S) (S) (I) (I) (I)


80/134

80

Susunan utama atas pentas;

LATAR BELAKANG

PENTAS

14 2 53

MEJA

12

MEJA HADIAH

LALUAN PENERIMA HADIAH

RUANG BERI

HADIAH

BARISAN BENDERA BARISAN BENDERA


81/134

81


82/134

82


83/134

83


84/134

84


85/134

85


86/134

86


87/134

87


88/134

88


89/134

89


90/134

90


91/134

91

4.1.PENDAHULUAN

Susunan tempat duduk bagi majlis jamuan makan berbeza sedikit

susunan tempat duduk bagi majlis lain. Bilangan tetamu di meja utama

biasanya lebih daripada bilangan di tempat duduk dalam majlistersebut

4.2.PRINSIP-PRINSIP PENYUSUNAN

Bagi menentukan kedudukan tetamu utama di meja panjang atau meja

bulat, perkara berikut perlu diberi perhatian antaranya kehadirantetamu tersebut datang seorang / bersama isteri / bilangan genap /ganjil.

a. Contoh Kedudukan Tetamu 10 Orang

(Meja Bulat / Tetamu Utama Datang Seorang)


92/134

92


1

3

5

7

9 10

8

6

4

2

b. Contoh Kedudukan Tetamu 9 Orang


93/134

93


1

32

54

76

8 9

c. Contoh Kedudukan Tetamu 8 Orang

(Meja Panjang / Tetamu Utama Datang Seorang)


94/134

94

(Meja Panjang / Tetamu Utama Datang Seorang)

d. Contoh Kedudukan Tetamu 9 Orang

(Meja Panjang / Tetamu Utama Datang Seorang

645

1

2137 8

6 4 2 3 758 9

e. Contoh Kedudukan Tetamu Utama Bersama Isteri


95/134

95

(Bilangan 8 orang / Meja Bulat)

Gambaran1

1

7

2

5

3

6

4

8

ISTERI

SUAMI

f. Kedudukan Tetamu Utama Bersama Isteri


96/134

96

(Bilangan 8 orang / Meja Bulat)

Gambaran 2

1 2

63

8 7

5 4

g. Contoh Kedudukan Tetamu Utama Bersama Isteri


97/134

97

( Bilangan 8/6 orang / Meja Panjang Sebaris )

i.

ii.

7 5 3 1 2 4 6 8

S I S I IS

(S) (S) (S) (S) (I) (I) (I) (I)

MEJA MAKAN UTAMA

MEJA MAKAN UTAMA

2 1 3


98/134

98

a. Bentuk Panjang-Panjang b. Bentuk Panjang Bulat

1 1

c. Bentuk Bulat-Bulat d. Bentuk Bulat Panjang


99/134

99

11


100/134

100

Pengibaran bagi semua bendera negeri adalah mengikut keutamaan

negeri-negeri. Susunan keutamaan negeri pula mengikut susunankeutamaan Duli Yang Maha Mulia Raja-Raja dan Tuan Yang Terutama

Yang Di Pertuan Negeri. Pada masa ini, susunan keutamaan bendera-

bendera adalah seperti berikut;

1. Malaysia

2. Kedah

3. Negeri Sembilan

4. Pahang

5. Kelantan

6. Johor

7. Perak

8. Terengganu

9. Selangor

10.

Perlis

11. Melaka

12. Sabah

13. Sarawak

14. Pulau Pinang

15. W/P Kuala Lumpur

16. W/P Labuan

17. W/P Putrajaya

18. Sekolah /Agensi


101/134

101

A. PENGIBARAN BENDERAMALAYSIA

b. PENGIBARAN DUABENDERA

BenderaMalaysia

Bendera

Negeri

Bendera

Malaysia


102/134

102

Pengibaran bendera Malaysia hendaklah dipasang di tengah-

tengah antara bendera negeri dan agensi.Bendera negeri berasadi sebelah kanan bendera Malaysia dan bendera agensi di

sebelah kiri bendera Malaysia.

Bendera

Malaysia

Bendera

Negeri

Bendera

Agensi

D. PENGIBARAN BENDERA MALAYSIA DAN


103/134

103

NEGERI-NEGERI ( SEBARIS )Pengibaran bendera Malaysia dan negeri-negeri di Malaysia secara

sebaris,hendaklah bermula dari kanan ke kiri bangunan berkenaan.Contoh seperti berikut;

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15

1. Malaysia 6. Johor 11. Melaka

2. Kedah 7. Perak 12. Sabah

3. Negeri Sembilan 8. Terengganu 13. Sarawak

4. Pahang 9. Selangor 14. Pulau Pinang

5. Kelantan 10. Perlis 15. Wilayah Persekutuan


104/134

104

E. PENGIBARAN BENDERA SEBARIS( PROGRAM DIADAKAN DI NEGERI PERAK)

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15

1. Malaysia 6. Kelantan 11. Melaka

2. PERAK 7. Johor 12. Sabah

3. Kedah 8. Terengganu 13. Sarawak4. N / Sembilan 9. Selangor 14. P. Pinang

5. Pahang 10 Perlis 15. W / Persekutuan


105/134

105

15 13 11 9 7 5 3 1 2 4 6 8 10 12 14



3. Kedah 8. Terengganu 13. Sarawak4. Negeri Sembilan 9. Selangor 14. P. Pinang

5. Pahang 10 Perlis 15. Wilayah

Persekutuan

E. PENGIBARAN BENDERA SEBARIS BERPUSAT DITENGAH(PROGRAM DI NEGERI PERAK)


106/134

106

14 12 10 8 6 4 2 1 3 5 7 9 11 13 15



3. Kedah 8. Terengganu 13. Sarawak

4. Negeri Sembilan 9. Selangor 14. Pulau Pinang

5. Pahang 10. Perlis 15. W/Persekutuan


107/134

107

6.1. PENDAHULUAN

a. Berperanan penting dakam sesuatu majlis rasmi.

b. Dikenali sebagai juruacara atau master ofceremonies(MC)

6.2. PERANAN PENGACARA MAJLIS

a. Mengawal Majlis

b. Membuat Pengumuman

c. Memberi Panduan


108/134

108

6.3. PENGACARA MAJLIS YANG BAIK

a. Mempunyai suara yang baik dan lunak didengarb. Fasih dalam penyebutan bahasa serta terang dan

jelas sebutannya / tidak pelat. Kelajuanpenyebutannya sederhana

c. Tidak cacat anggota supaya mudah menjalankantugasnya

d. Cergas dan cepat dalam pergerakannya

e. Tidak gugup / gagap dalam percakapannya

f. Tidak mempunyai darah gemuruh

g. Tidak panik jika berhadapan dengan pelbagai situasi

h. Tahu menggunakan budibicara

i. Sentiasa bersifat sabar

j. Tidak mempunyai perawakan yang serious / sombong

h. Mempunyai pengetahuan asas mengenai adat istiadat dan protokoldalam majlis-majlis rasmi


109/134

109

Semua majlis yang penuh istiadat dan juga majlis-majlis formal makapengacara berkenaan perlu menyediakan teks pengacara yanglengkap. Teks pengacara yang baik mestilah disediakan denganlengkap di atas kertas berukuran A4 kertas taip biasa. Satu muka suratbagi satu pengumuman. Cara menyelakkannya ialah ke atas atau kekiri. Kandungan teksnya perlulah mengandungi;

a. Nama majlis

b. Masa

c. Muka surat

d. Bilangan pengumuman

e. Panduan / isyarat (CUE)f. Pengumuman

Contoh Format Teks Pengacara Majlis


110/134

110

Contoh Format Teks Pengacara MajlisMajlis Mesra Bersama (m.s.1/15)Timbalan Menteri Pendidikan Malaysia

Masa Panduan Pengumuman(P1) YB Timbalan Menteri Mengumumkan ketibaan YB Datto

AbdTimbalan Menteri Pendidikan

Malaysia tiba di pintu utama dewan

2.00ptg

(P2) Ucapan Aluan oleh Bismillahirrahmanirrahim

Pengacara Majlis Assalammualikum

Selamat Sejahtera.

YB DatoAbd Aziz b Shamsuddin

Tim.Menteri Pendidikan Msia

Y.Bhg Dato Ahmad Zainuddin b Othman

Pengarah Pendidikan Perak.


111/134

111

Panggilan hormat yang sesuai hendaklah digunakan terhadap tetamu kehormat. Panggilan inihendaklah diamalkan oleh pengacara majlis. Panggilan hormat yang menjadi amalan sekarangini ialah;

Bil. Jawatan Panggilan hormat Panggilan hormat

untuk penyandang untuk pasangan

1. YDP Agong Seri Paduka Baginda -2. Permaisuri Agong Seri Paduka Baginda -

3. Perdana Menteri Yang Amat Berhormat Yang Amat Berbahagia

4. TPM Yang Amat Berhormat Yang Amat Berbahagia

5. Menteri / Yang Berhormat Yang Berbahagia

Timbalan Menteri

S/U Parlimen

6. Yang Di Pertua Yang Berhormat Yang Berbahagia

DN \ DR

Sambungan


112/134

112

Sambungan

7. Timbalan YDP Yang Berhormat Yang Berbahagia

DN / DR8. Ahli Parlimen Yang Berhormat Yang Berbahagia

9. Tun & Toh Puan Yang Amat Berbahagia Yang Amat Berbahagia

10. Tan Sri & Puan Sri Yang Berbahagia Yang Berbahagia

11. Datuk/Dato/Datin Yang Berbahagia Yang Berbahagia

12. Ketua Hakim Negara Yang Amat Arif Yang Amat Berbahagia

13. Hakim Besar Yang Arif Yang Berbahagia

Malaya / Borneo

14. Hakim Mahkamah Yang Arif Yang Berbahagia

Agong/Tinggi

15. Ketua Setiausaha Yang Berbahagia Yang Berbahagia

Negara16. Panglima Angkatan Yang Amat Setia Yang Amat Berbahagia

Tentera


113/134

113

17. Ketua Polis Negara Yang Amat Setia Yang Amat Berbahagia

Ketua Turus Tentera

18. Pegawai Polis / Yang Setia Yang BerbahagiaTentera

19. KSU Yang Berbahagia Yang Berbahagia

20. Speaker Dewan Yang Berhormat Yang Amat Berbahagia

Undangan Negeri

21. Menteri Besar/ Yang Amat Berhormat Yang Amat Berbahagia

Ketua Menteri22. Ahli Dewan Yang Berhormat Yang Berbahagia

Undangan Negeri

23. SUK /PU/PKN Yang Berhormat Yang Berbahagia

24. Ketua Jabatan Yang Berusaha Yang Berbahagia

25. Raja / Tengku Yang Mulia Yang Mulia

26. Profesor / Doktor Yang Berbahagia Yang Berbahagia27. Mufti Sahibus Samahah Yang Berbahagia

28. Kadi / Ulama Sahibul Fadhilah Yang Berbahagia


114/134

114

29. Pengarah Jabatan Sahibus Saadah Yang Berbahagia

Agama Islam

30. Balu Almarhum Yang Maha Mulia -

Sultan

31. Sultan, Sultanah, DYMM Sultan Perak DYMMRP Perak

Raja Perempuan,

Tengku Ampuan Besar

32. Raja Muda DYTM Raja Muda Perak DYTM Raja PuanBesar Perak

33. Raja DiHilir DYAM Raja Di Hilir Perak DYAM Raja Puan

Muda Perak


115/134

115

Assalamu alaikum Warahmatullah hiwabarukatuh

Duli Yang Maha Mulia Paduka Seri Sultan Perak, Sultan Azlan MuhibbuddinShah ibni Almarhum Sultan Yussuf Izzuddin Shah Ghafarullaghu-lah.

Duli Yang Maha Mulia Raja Permaisuri Perak Tuanku Bainun.

Ampun Tuanku,

* Patik dan Ahli-ahli Jawatankuasa (sebut pihak penganjur majlis)...

dengan penuh takzim merafakkan sembah menjunjung kasih kebawah DuliYang Maha Mulia Tuanku, di atas limpah perkenan Duli-Duli Tuanku sudiberangkat mencemar Duli ke majlis (sebutkan nama majlis)..(pagi,petang/malam) ini. Sesungguhnya dengan keberangkatan kebawah Duli-DuliTuanku serta perhatian berat Duli-Duli Tuanku terhadap .(sebutkan fungsimajlis).. adalah sangat disanjungi oleh patik sekalian.

S b


116/134

116

Sambungan.

Duli Yang Teramat Mulia Raja Muda Perak, Raja Nazrin Shah ibni

Sultan Azlan Muhibbuddin Shah.

Duli Yang Amat Mulia Raja DiHilir Perak, Raja Jaafar bin Raja Muda

Musa.

Duli Yang Amat Mulia Raja Puan Muda Perak , Raja Noor Mahani binti

Raja Haji Shahar Shah.

Patik dengan penuh takzim turut merafakkan sembah menjunjungkasih dan merakamkan penghargaan yang tidak terhingga kebawah

Duli-Duli Tuanku di atas limpah perkenaan Duli-Duli Tuanku untuk

berangkat di majlis ini.

Ampun Tuanku

Patik memohon ampuni limpah perkenan Duli-Duli Tuanku untukmengizinkan patik menyampaikan ucapan kepada tetamu sekalian.

Sambungan


117/134

117

[ ] YAB Dato Seri DiRaja Mohamad Tajol Rosli b Ghazali

Menteri Besar Perak Darul Ridzuan.

[ ] YB Tan Sri Dato Seri Musa bin Mohamad

Menteri Pendidikan Malaysia

[ ] Yang Amat Berbahagia Orang Kaya Bendahara Seri Maharaja

Tun Syed Zahiruddin bin Syed Hassan dan Toh Puan

[ ] YB DatoDr.Abdul Malek b Haji Mohd Hanafiah

Pengerusi JK Agama Islam dan Pendidikan Negeri Perak

[ ] Yang Berbahagia DatoAhmad Zainuddin bin Othman

Pengarah Pendidikan Perak

[ ] Yang Berusaha En

Pegawai Daerah


118/134

118

Pegawai Daerah ..

[ ] Yang Amat Berbahagia DatoSeri..

Orang Besar Jajahan

[ ] Yang Berusaha

Pegawai Pendidikan Daerah

[ ] Yang Berusaha En..Pengetua / Guru Besar

[ ] Yang Dihormati En.

YDP PIBG..

[ ] Ahli-Ahli Yang Berhormat , Dato-Dato, Datin-Datin, Tuan- Tuan,Puan-

Puan serta para pelajar yang dikasihi sekalian.

7. PAKAIAN


119/134

119

7.1. PENDAHULUAN

Pakaian adalah perhiasan diri dan merupakan cermin hati yangdapat memperlihatkan personaliti dan penampilan imej eperibadianseseorang.

Pakaian seseorang dapat mencerminkan;

a. Kedudukan Ekonomi

b. Tahap pelajaranc. Tahap kedudukan sosial

d. Kerjaya

e. Moral / tahap boleh dipercayai

f. Imej diri

g. Kehebatan dan kecemerlangan masa hadapan

Perkara yang perlu diberi perhatian kepada pakaian ialah dari segi;

fesyen, warna, jenis kain dan jenis pakaian, umur dan bentukbadan.

7.2. KESESUAIAN PAKAIAN


120/134

120

BAGI KAUM LELAKI

BajuBaju kemeja yang dicadanghkan ialah hendaklah berwarna putih /cerah, berlengan panjang dan berkolar. Baju hendaklah dimasukkan kedalam dan tangan baju tidak dilipat.

Seluar

Seluar yang dicadangkan ialah ialah seluar panjang slack, berwarnahitam atau gelap. Pemilihan warna ini perlu untuk disesuaikan denganwarna baju dan tali leher.

Tali Leher

Bagi menggambarkan keperibadian profesional tali leher yang dipakaimestilah jenis tali leher yang diikat secara manual. Ikatan tali leher jenissimpul segi tiga dan hujungnya mencecah kepada tali pinggang.

BAGI KAUM WANITA


121/134

121

Perkara pokok pemilihan pakaian ialah keselesaan kepada

pemakainya. Sebagai seorang muslim pakaian yang dipakai

hendaklah tidak menjolok mata serta menutup aurat

Pakaian yang dicadanghkan ialah Pakaian kebangsaan atau

pakaian kaum masing-masing dan lain-lain pakaian yang

sesuai.

Kasut sukan, jeans, slack, seluar pendek dan apa-apa

pakaian yang menutup muka atau yang menjolok mata, tidak

boleh dipakai.

KESESUAIAN PAKAIAN WANITA


122/134

122

a. Elakkan pakaian berkilat / berkilau pada waktu siang.

b. Elakkan memakai pakaian satu warna sahaja (sepasang)

c. Elakkan memakai pakaian berwarna warni melebihi empatwarna

d. Menggunakan alat-alat hiasan tambahan yang bersesuaiandan tidak keterlaluan.

e. Penggunaan pewangi yang berbau lembut di siang hari danpewangi yang kuat baunya di sebelah malam. Elakkanpenggunaan lebih daripada satu pewangi pada satu masa.

f. Pemilihan warna / saiz beg tangan dan warna / bentuk kasut

hendaklah disesuaikan dengan fesyen dan warna pakaianserta majlis yang dihadiri.

7.3. PAKAIAN KE PEJABAT / SEKOLAH

P ik P k lili Ik i Bil 6 98


123/134

123

a. Petikan Pekeliling Iktisas Bil. 6/1985

( Peraturan Pakaian Guru Di Sekolah/ Pegawaidan Kakitangan Perkhidmatan Pendidikan )

Sebagai golongan pendidik, guru-guru, pensyarah dan lain-lainpegawai perkhidmatan pelajaran adalah sentiasa menjadi tumpuanpemerhatian pelajar-pelajar dan masyarakat, baik di dalam atau di luarsekolah / maktab / pejabat serta mempunyai pengaruh ke ataspendidikan pelajar-pelajar, termasuk menyemai akhlak dan nilai hidupyang baik. Untuk mencapai matlamat ini, guru-guru dan lain-lainpegawai pelajaran sewajarnyalah menunjukkan pakaian yang sesuaiapabila bertugas di dalam atau di luar sekolah / maktab / pejabat. Olehyang demikian, di samping pakaian yang kemas dan bersih, pakaianyang berpatutan dan bersesuaian bagi guru-guru / pensyarah sertapegawai-pegawai dan kakitangan perkhidmatan pelajaran adalahpenting. Pakaian seumpama ini adalah melambangkan disiplin danimej profesion perguruan.

7.4. KASUT UNTUK KE PEJABAT


124/134

124

Bagi menjaga penampilan diri dan pergerakan anda di pejabat maka

pemilihan kasut yang bersesuaian amat dititikberatkan

* Bagi kaum lelaki;

` Tumit sederhana rendah dan agak lebar

` Tapak yang tidak mengeluarkan bunyi

` Berwarna hitam / coklat

* Bagi kaum wanita;

` Tumit sederhana tinggi

` Tapak tidak mengeluarkan bunyi` Berwarna hitam / coklat

` Sandel bertumit bertutup di hadapan (bajukurung / kebaya)

` Bertutup penuh (skirt labuh)

7 5 BEG TANGAN


125/134

125

7.5. BEG TANGAN

* Bagi kaum wanita, beg tangan merupakan sebahagianperhiasan yang wajib.

* Saiz beg tangan yang di bawa ke pejabat lebih besar daripada

saiz beg yang di bawa ke majlis sosial.

* Warna beg tangan yang di bawa ke pejabat tidak berkilat seperti

beg ke majlis sosial.

* Cara membawanya;

` disandang di bahu kiri` tidak melintangi badan

` pegang pangkal beg untuk keselamatan

7 6 PERHIASAN SEMASA KE PEJABAT


126/134

126

7.6.PERHIASAN SEMASA KE PEJABAT

* Untuk menambahkan gaya dan kejelitaan maka

penggunaan perhiasaan yang tidak keterlaluan

digalakkan.

* Barang kemas daripada emas dan berlian tidak sesuaidipakai untuk ke pajabat tetapi sesuai ke majlis sosial.

* Bagi kaum lelaki, perhiasan yang sesuai hanyalah seutas

jam tangan, sebentuk cincin, sebatang pen, tali leher dan

cermin mata (bagi yang memerlukan)

7.7. PAKAIAN KE MAJLIS FORMAL


127/134

127

* Jika anda menghadiri majlis formal sama ada siang ataumalam maka pemilihan pakaian yang bersesuaian amat

perlu.

* Pakaian yang sesuai hendaklah menepati kehendak dalam kadjemputan.

* Kalau tidak dinyatakan dalam kad jemputan pakailah;

`bagi kaum wanita (baju kurung, kebaya,selendang,skirt labuh)

`bagi kaum lelaki pakaian yang sesuai ialah bajubatik berlengan panjang (jamuan)

`untuk minum pagi / makan tengahari / minum tehpetang pakaian yang sesuai ialah pakaian kerja.


128/134

128

Majlis perkahwinan adalah satu-satunya majlis yang bersejarah dan

utama bagi sesorang individu dalam hidupnya.

Pemilihan pakaian perlu disesuaikan.

Pengantin

Pakaian mesti bersesuaian dengan gaya, imej, warna dan jenis kain(dapatkan pandangan daripada mak andam)

Pengiring

Pakaian yang sesuai, cantik tetapi tidak melebihi daripada pakaianpengantin.

Tetamu Biasa

Pakaian yang bersesuaian dan kemas.


129/134

129

Tanpa mengira siapa dan agama yang dianuti, kita harus

memahami bahawa kematian adalah suatu peristiwa yang

sedih.

Untuk menunjukkan rasa sedih dan simpati maka pakaian yangsesuai ialah;

` berwarna putih atau berwarna gelap

` elakkan pakaian yang berwarna warni dengan warna yangterang.


130/134

130

Rujuk maklumat yang tercatat dalam kad jemputan

Bagi lelaki Melayu : Pakaian Kebangsaan bersamping dan bersongkokhitam.

Bagi lelaki bukan Melayu : Pakaian lounge suite berwarna gelap.

Bagi wanita Melayu : Pakaian kebaya panjang / baju kurungberselendang panjang.

Bagi wanita bukan Melayu : Pakaian cara barat, baju berlenganpanjang dan bergaun labuh hingga ke bawah lutut.

7.11. PAKAIAN KE MAJLIS JAMUAN


131/134

131

a. Pilihlah pakaian yang bersesuaian yang dapat

menunjukkan bahawa anda menghormati majlis yang dihadiriitu. Rujuk kad jemputan.

b. Semua pakaian sesuai dipakai asalkan ianya cantik, bersih dansesuai

c. Pakaian yang dipakai hendaklah;

* tidak terlalu pendek

* tidak terlalu ketat

* tidak terlalu jarang

* tidak menjolok mata

* tidak mendedahkan sebahagian tubuh anda

* tidak lapuk dan lusuh

7.12. JENIS-JENIS PAKAIAN RASMI


132/134

132

a. Pakaian kebangsaan rasmi (bertanjak & keris)b. Pakaian kebangsaan hitam (serba hitam)

c. Pakaian kebangsaan (warna bebas)

d. Lounge Suit (Warna cerah siang / gelap- malam)

e. White tie (Jamuan Di Raja)

f. Dinner jacket / black tie (Jamuan Di Raja)g. Morning Dress (seluar hitam berjalur) mengadap

h. Pakaian Istiadat (khusus kepada penyandang)

i. Pakaian kerja (bertugas)

j. Batik lengan panjang


133/134

133

a. Protokol merupakan tatasusila sosial dan tatacara bagi sesuatumajlis rasmi yang diwarisi sejak turun temurun.

b. Segala susunan yang diatur bertujuan untuk kemuliaan majlisdan kesempurnaan istiadat.

c. Untuk meninggikan budaya bangsa dan negara.

d. Membentuk tatasusila diri dalam majlis rasmi

e. Sebagai panduan dan membantu urusan pengendalian majlisrasmi di pejabat atau di sekolah.

Terima kasih

Disediakan oleh,

Hassan bin Ibrahim,


134/134

Sekian

Terima kasih

Taklimat Majlis Rasmi & Protokol 2 Jam

Documents

Transcript of Taklimat Majlis Rasmi & Protokol 2 Jam