TEGURAN KETUA AUDIT NEGARA -...
Transcript of TEGURAN KETUA AUDIT NEGARA -...
TEGURAN KETUA AUDIT NEGARA
OLEH : ENCIK ZAMANI BIN MD. JIDIN
TIMBALAN PENGARAH (TEKNIKAL) JABATAN AUDIT NEGARA
[email protected] nota 1
KURSUS LESSONS LEARNT KKR/JKR BIL.3/2014
SKOP
1. PENGURUSAN PROJEK
2. FUNGSI BAHAGIAN TEKNIKAL
3. PENGAUDITAN PENGURUSAN PROJEK PEMBINAAN
4. PROJEK-PROJEK YANG DIAUDIT
5. KATEGORI PROJEK YANG DIAUDIT
6. AGENSI PELAKSANA
7. METODOLOGI PENGAUDITAN
8. KEPENTINGAN PENGURUSAN PROJEK PEMBINAAN
9. ISU-ISU DI SETIAP PERINGKAT PENGURUSAN PROJEK
PEMBINAAN
10. GAMBAR-GAMBAR PENEMUAN AUDIT
11. CADANGAN PENAMBAHBAIKAN
2
PENGURUSAN PROJEK
Perancangan keseluruhan, pengawalan dan koordinasi sesuatu projek daripada peringkat permulaan hingga peringkat penyiapan bagi memenuhi keperluan pelanggan dan memastikan projek tersebut disiapkan pada masa yang ditetapkan, dalam lingkungan kos dan juga kualiti kerja seperti yang diharapkan oleh pelanggan.
3
FUNGSI BAHAGIAN TEKNIKAL
PENGAUDITAN
Sektor Audit Kerajaan Persekutuan
Sektor Audit Kerajaan Negeri
Sektor Audit Badan Berkanun Persekutuan
Sektor Audit Khas & Penyelidikan
PEMBANGUNAN JABATAN
KHIDMAT NASIHAT TEKNIKAL
4
5
6
7
8
9
10
JAN Negeri Melaka
11
Lawatan tapak
JAN Negeri Selangor semasa pembinaan
Bermula dari tahun 2013, Laporan Ketua Audit
Negara dibentangkan tiga kali setahun.
MENGAUDIT
MELAPOR
KEMENTERIAN / JABATAN
12
AUDIT SUSULAN 1. Samada tindakan Ketua
Jabatan keatas pegawai telah
diambil/memadai atau tidak
2. Samada teguran-teguran
terhadap penemuan audit
telah diambil tindakan
sewajarnya
13
LAPORAN KETUA AUDIT NEGARA
14
Antara punca kelemahan ialah kurang
kemahiran dalam pengurusan projek.
Berita Harian 2 Okt.2013
15
Kerajaan terpaksa menanggung kerugian sebanyak RM 4.89 juta
akibat kegagalan JKR membuat tuntutan daripada pihak
bank/insurans terhadap tiga projek yang dimansuhkan.
Berita Harian 2 Okt. 2013
16
Setiap program atau projek di bawah kementerian atau jabatan perlu dilaksanakan dengan cekap , ekonomi, berkesan dan mencapai objektif yang ditetapkan.
Berita Harian 2 Okt.2013
17
KERATAN AKHBAR LAPORAN KAN TELUS
“Kita dapati semasa proses audit itu masih terdapat agensi kerajaan yang gagal melaksanakan projek yang memberi nilai terhadap perbelanjaan kerajaan”. “Aspek penyelenggaraan juga tidak diambil perhatian oleh pihak terlibat dan
ini menimbulkan lebih banyak masalah lain yang semuanya berpunca daripada faktor manusia”.
PENGAUDITAN PENGURUSAN
PROJEK PEMBINAAN
Salah satu cabang pengauditan prestasi
Objektif :
Untuk menilai sama ada pengurusan Projek Pembinaan dirancang dan dilaksanakan dengan teratur, cekap dan berhemat serta mencapai matlamat pembinaan.
Skop
Meliputi aspek Perancangan, Pelaksanaan dan Pemantauan Projek
18
PROJEK-PROJEK YANG DIAUDIT
1) Bangunan - pejabat, sekolah, institusi
pengajian tinggi, pasar, kem tentera dan
lain-lain.
2) Jalan dan jambatan
3) Kerja Kejuruteraan Mekanikal
4) Kerja Kejuruteraan Elektrik
5) Kerja lanskap
6) Empangan dan terowong
7) Landasan keretapi dan
8) Projek /kerja penyenggaraan
19
20
JALAN
Bangunan hospital
21
Pembinaan jalan
22
Jambatan
23
Empangan Bakun
24 Terowong
25 Landasan keretapi berkembar elektrik
26 Penyenggaraan
KATEGORI PROJEK YANG DIAUDIT
1) Projek Baru/Projek di dalam pelaksanaan - Projek yang telah dimulakan dan sedang dalam peringkat
pembinaan
2) Projek yang telah disiapkan - Projek yang telah disiapkan tetapi masih dalam tempoh
tanggungan kecacatan dan yang telah tamat tempoh tanggungan kecacatan.
3) Projek bermasalah - Projek yang berada dalam kategori projek sakit/lembab
- Projek yang telah dimansuhkan
27
AGENSI PELAKSANA
1) Dilaksanakan oleh Kementerian atau Jabatan
sendiri
2) Dilaksanakan oleh Jabatan Teknikal
28
29
A. Entrance Conference
Satu sesi pertemuan rasmi di antara pihak Auditi
dengan Pasukan Audit yang akan melaksanakan
kajian audit.
Taklimat ringkas mengenai projek, pengenalan
kepada personel-personel yang akan terlibat dalam
kerja pengauditan.
Soal jawab terhadap projek yang akan diaudit
Penyelarasan bagi melancarkan proses pengauditan
30
Taklimat oleh Auditi
31
B. Semakan Dokumen Dan
Analisis Maklumat
Merupakan bahan/bukti audit yang penting dalam penyediaan laporan audit.
Antaranya seperti :
1) Dokumen Kontrak yang mengandungi syarat- syarat kontrak, senarai kuantiti, spesifikasi dan lukisan. 2) Fail-fail Projek yang mengandungi minit mesyuarat,
bayaran kemajuan, laporan kemajuan kerja, surat- surat dan sijil-sijil berkaitan pentadbiran kontrak, rekod kualiti dll.
32
Semakan Dokumen Dan Analisis Maklumat (Samb)
Antara yang disemak:
Perkara-perkara berkaitan perolehan
Pematuhan kepada syarat-syarat kontrak
Kuantiti kerja yang dilaksanakan selaras dengan
kuantiti yang dinyatakan dalam Bill Of Quantities
(BQ) dan lukisan
Pematuhan kepada lukisan dan spesifikasi
Kemajuan kerja di tapak
33
34
Bayaran kemajuan mengikut jadual dan selaras
dengan kerja yang telah disiapkan
Keputusan penting dalam minit mesyuarat dan
surat-menyurat seperti arahan-arahan, permintaan
pelanggan, kelulusan dan kehendak daripada PBT
serta pembekal utiliti
Sijil-sijil seperti Insuran, Lanjutan Masa, Perakuan
Siap Kerja, Perubahan Kerja dan Buku Harian Tapak
Rekod-rekod permeriksaan dan ujian di tapak,
Laporan Ketidakpatuhan (NCR) dan senarai
kecacatan.
Semakan Dokumen Dan Analisis Maklumat (Samb)
Menyemak dokumen dan fail
35
C. Pemeriksaan Fizikal / Lawatan
Tapak
Untuk mendapatkan maklumat dan gambaran yang
jelas tentang projek yang diaudit.
Membuat pemeriksaan fizikal keatas kualiti
pembinaan yang sedang dilaksanakan/telah siap.
Merupakan aktiviti susulan yang penting bagi
mengesahkan bahan / bukti audit.
36
Pemeriksaan Fizikal / Lawatan Tapak (Samb)
Pemeriksaan dan pemerhatian yang dibuat antaranya
ialah:
Adakah mutu kerja yang dilaksanakan memuaskan,
mengikut spesifikasi dan lukisan?
Adakah ujian-ujian dan pemeriksaan dilaksanakan
Pemeriksaan ketidakpatuhan, ketidaksempurnaan,
kecacatan dan kerosakan yang timbul terutama
selepas pembinaan siap
37
Pemeriksaan Fizikal / Lawatan Tapak (Samb)
Bahan-bahan di tapak disimpan dengan sempurna
dan di tempat yang sesuai
Penjagaan alam sekitar
Kawasan tapak bersih dan teratur
Keselamatan di tapak
38
Taklimat dan penerangan oleh Pengurus Projek
sebelum lawatan tapak.
39
40
Pemeriksaan fizikal dan penerangan di
tapak
41
Kerja-kerja pengukuran lebar jalan sedang
dijalankan.
42
Mengukur ketinggian tebing jalan
Membuat pemeriksaan fizikal dan
mengambil gambar 43
Memeriksa punca kebocoran
44
D. Temubual/Soal Selidik /Perbincangan
Penerangan oleh pihak perunding
45
E. Ujian di tapak
46
Ujian coring sedang dijalankan bagi menentukan ketebalan turapan jalan
Mengukur ketebalan turapan
47
F. Mendapatkan Pandangan
Dan Nasihat Teknikal
Daripada Profesional
Yang Lain
48
G. Exit Conference
Sesi pertemuan rasmi di antara pihak Auditi dengan Pasukan Audit selepas kajian audit dilaksanakan.
Taklimat mengenai laporan penemuan audit kepada pihak Auditi.
Sesi soal jawab/perbincangan/maklum balas mengenai laporan penemuan audit.
Laporan muktamad akan disediakan selepas sesi ini.
49
Exit Conference 50
Dilihat daripada tiga sudut utama iaitu:
i Masa Untuk memastikan projek disiapkan dalam tempoh masa yang minimum atau jangka masa yang telah ditetapkan ii Kualiti Untuk memastikan projek yang diurus itu mengikut spesifikasi dan mutu kerja yang ditetapkan supaya memenuhi kehendak pelanggan. iii Kos Untuk memastikan jumlah kos di akhir projek tidak melebihi daripada perancangan belanjawan asal yang telah diperuntukkan
51
PERINGKAT-PERINGKAT
PENGURUSAN PROJEK PEMBINAAN
PERANCANGAN
REKABENTUK
PEROLEHAN
PEMBINAAN
SIAP & PENYERAHAN PROJEK
PENGURUSAN DAN PENTADBIRAN KONTRAK
52
ISU-ISU
DI SETIAP PERINGKAT
PENGURUSAN PROJEK PEMBINAAN
53
PERANCANGAN
54
PERANCANGAN
Keadaan tapak/tanah kurang sesuai
Pengambilan balik tanah belum selesai
Keperluan pelanggan tidak jelas/ tidak lengkap
Pengalihan/sambongan utiliti tidak diambilkira
Peruntukan terhad
55
Kawasan tapak berpaya, perlu ditambak
sebelum bangunan dibina
56
Kawasan tapak adalah jenis tanah lembut,
mendapan berlaku selepas bangunan dibina 57
58
Keretakan yang serius akibat mendapan di
kaki lima
59
Kawasan berbukit memerlukan sistem
saliran yang extensif dan tembok penahan
tebing
Tembok penahan perlu dibina di tebing cerun
60
Tanah yang terhakis memenuhi longkang dan
menyekat laluan air, penanaman rumput tiada
dalam skop kerja 61
62
REKABENTUK
REKABENTUK
1. Tidak sesuai/ tidak praktikal/ tidak memenuhi
keperluan pengguna/ tidak lengkap
2. Kurang maklumat/ maklumat tidak jelas dan
tidak terperinci
3. Masalah komunikasi dan koordinasi
4. Kesilapan perekabentuk/ terlepas pandang
5. Kelewatan penyediaan rekabentuk
63
Laluan menggunakan inter locking pavement block tidak
sesuai di hospital . Katil beroda dan troli makanan akan
bergegar apabila melaluinya
64
Lobi lif sempit untuk pergerakan katil beroda.
Bucu dinding rosak akibat dilanggar katil beroda
65
Lift
66
Siling tertanggal oleh tiupan angin, siling panel jenis
gantung kurang sesuai dipasang di koridor
Paip sanitari terlalu rendah dan terletak di
dalam ruang pejabat
67
Alat pemadam api di tangga menghalang laluan
68
Tingkap jenis top hung tidak sesuai di koridor
69
70
Kedudukan lurang tidak sesuai di apron bangunan
71
Air hujan tidak masuk ke dalam longkang yang
dibina mempunyai penutup
Generator set diletakkan di luar
kerana ruang didalam bangunan tidak muat
73
Pintu kayu rosak kerana terdedah kepada cuaca
Longkang mudah rosak kerana tidak
direkabentuk dengan besi tetulang
74
Besi penyokong bagi menampung beban air -cond
ducting tidak diambil kira semasa rekabentuk
melibatkan kos tambahan 75
76
Ruang sukar dibersihkan kerana tiada laluan
untuk kerja penyenggaraan
77
PEROLEHAN
PEROLEHAN
1. Kontraktor tidak berdaftar dengan PKK dan
CIDB
2. Kelewatan melantik perunding/kontraktor
3. Kontraktor yang dilantik tidak berkeupayaan
4. Kerja dipecah kecil untuk mengelak daripada
ditender
5. Kontraktor tiada pengalaman melaksanakan
projek yang kompleks
6. Kesilapan senarai kuantiti/percanggahan
antara lukisan dan kuantiti
78
79
KERATAN AKHBAR RM1BILL OVERUNS
“To proceed with the project, ‘rescuing contractors’ were appointed, It
was found that some of these ‘rescuing contractors’ needed to be terminated for failing to complete the project”.
PEMBINAAN
80
PEMBINAAN
81
1. Masalah tapak
2. Lambat mendapat kelulusan daripada PBT
3. Masalah komunikasi dan koordinasi
4. Kontraktor lewat menerima lukisan
5. Pelanggan lambat beri pengesahan
6. Banyak kerja tambahan
7. Lanjutan masa terlalu lama
8. Pertindihan skop kerja kontraktor
9. Tiada penjagaan alam sekitar
10. Penyelia tapak kurang kompeten
11. Penyeliaan tapak tidak rapi
12. Kerja pembinaan tidak ikut BQ/spesifikasi/
lukisan
13. Tiada rekod kawalan kualiti
14. Kurang pemantauan terhadap perunding/
kontraktor
15. Pekerja tidak/kurang mahir
16. Kontraktor bermasalah
17. Projek dimansuhkan
82
PEMBINAAN (SAMB.)
Air tidak dialirkan keluar dari tapak bina
83
Tapak tidak bersih dan tidak teratur
84
Besi tetulang terdedah dan diletak di atas
tanah, kotor dan berkarat
85
Besi tetulang kotor dan dipenuhi dengan tanah
86
87
Pemasangan acuan dan besi tetulang yang
bersih dan kemas
Pembinaan longkang tidak sempurna
88
89
Pembinaan jalan tidak sempurna
90
Permukaan tiang pagar dipecahkan untuk laluan
pendawaian elektrik. Tiada koordinasi di antara
kontraktor sivil dan elektrik
Ukuran anak tangga tidak mengikut lukisan,
kemasan anak tangga terpaksa dipecahkan dan
dibina semula 91
92
Rasuk konkrit berongga
93 Kerja konkrit tidak sempurna
94
Serpihan papan acuan tidak ditanggalkan
95
Stiffener tidak dibina untuk menguatkan dinding
Tetulang exmet tidak dipasang dilapisan
ke empat
96
97
Lintol tidak dibina diatas tingkap untuk
menyokong dinding
98
Kesan tapak kaki di lantai koridor, tiada
penyeliaan yang rapi semasa pembinaan
Dinding condong
99
100
Keretakan di permukaan bumbung konkrit rata
Rumput ditanam walaupun tapak tidak
dibersihkan daripada batu 101
Projek dimansuhkan 102
PENYIAPAN DAN
PENYERAHAN
103
PENYIAPAN DAN PENYERAHAN
1. Kerja-kerja pembinaan tidak sempurna/ banyak
kecacatan dan kerosakan
2. Pembinaan diperakukan siap walaupun ada kerja
yang belum siap
3. Ujian dan pentauliahan belum selesai
4. Kemudahan/peralatan tidak dapat digunakan
5. Bangunan/kemudahan tidak dapat beroperasi
dengan berkesan
104
6. Pelanggan enggan berpindah
7. Bangunan telah diserahkan tetapi tidak boleh
diduduki
8. Tiada kawalan keselamatan
9. Bangunan telah diduduki walaupun Sijil Siap
dan Pematuhan ( CCC ) belum diperoleh
PENYIAPAN & PENYERAHAN (SAMB.)
105
Kawasan tapak tidak dibersihkan
106
Perakuan Siap Kerja telah dikeluarkan
walaupun kerja belum sempurna
107
Dewan bedah hospital tidak boleh beroperasi
kerana dinding berkulat dan mengalami
kebocoran
108
109
Kemasan permukaan tidak sempurna
110
Penutup longkang tidak sempurna
111
Penutup longkang yang sempurna
112
Cat pada bebendul jalan telah tertanggal
walaupun projek baru diserahkan
113 Jalan mendap selepas di turap
Tiada laluan berbumbung ke masjid
114
Laluan berbumbung dibina selepas lawatan
audit
115
116
Pemasangan handrailing tidak kukuh
Dinding bata dipasang menggantikan mild steel
handrailing selepas lawatan audit
117
118
Permukaan jalan telah rosak walaupun
baru dibuka
119
Cerun lebuhraya runtuh
Penanaman rumput tidak rapat dan padang tidak
rata
120
Perabut rosak akibat vandalisma kerana tiada
kawalan keselamatan selepas bangunan
diserahkan 121
Bangunan tidak diduduki
Kawasan semak dan
bangunan mengalami
kerosakan
122
PEMBAIKAN
KECACATAN/KEROSAKAN
DAN PENYENGGARAAN
123
PEMBAIKAN KECACATAN / KEROSAKAN
DAN PENYENGGARAAN
1. Kurang pemantauan/penyeliaan
2. Tiada penyenggaraan
3. Kecacatan/kerosakan
Lambat dibaiki
Dibiarkan tanpa apa-apa tindakan
Yang sama berulang
Tidak dilaporkan
Tidak dibaiki walaupun Tempoh
Tanggungan Kecacatan telah tamat
Serius selepas Tempoh Tanggungan
Kecacatan
124
Kerosakan serius pada laluan pejalan kaki
berpunca daripada mendapan tanah berlaku
selepas Tempoh Tanggungan Kecacatan 125
126
Keretakan disepanjang kaki lima bangunan
Tiada penyenggaraan lanskap 127
Kemasan jubin pecah 128
Saluran air hujan tersumbat/bocor
menyebabkan kerosakan kepada siling
129
130
Kebocoran berdekatan dengan lampu
Resapan air yang serius pada dinding bilik
kuliah menyebabkan kedudukan meja dan
kerusi pelajar terpaksa diubah 131
Resapan air melalui siling di bilik kuliah
boleh menyebabkan projektor rosak
132
Cat mengelupas
133
Konkrit merekah dan tertanggal, besi
tetulang berkarat dan mereput 134
Kerosakan serius pada rasuk bumbung
berlaku selepas Tempoh Tanggungan
Kecacatan tamat 135
136
Lepaan pada dinding concrete gutter tertanggal
Pembetung tertanggal dan jatuh 137
138
Perlindungan tebing jambatan runtuh
Permukaan turapan kasar dan batu-batu
tertanggal
139
140
Tebing jalan rendah berbahaya kepada penguna
PENTADBIRAN
KONTRAK
141
PENTADBIRAN KONTRAK
1. Kontrak lewat ditandatangani
2. Bon Pelaksanaan dan insurans lewat
dikemukakan/ tidak dilanjutkan selaras dengan
lanjutan masa
3. Perubahan kerja dilaksanakan sebelum
kelulusan diberi
4. Lanjutan masa lewat dikeluarkan/ sebab-sebab
tidak mengikut syarat kontrak
5. Perakuan Siap Kerja (CPC) dikeluarkan tetapi
kerja belum siap sepenuhnya
142
6. Perakuan Siap Kerja ( CPC ) lewat dikeluarkan
dan tarikh di backdate
7. Bayaran kemajuan tidak ikut jadual
8. Pembayaran dibuat tetapi kerja tidak
dilaksanakan
9. Kerja pembaikan kecacatan belum sempurna
tetapi Perakuan Siap Membaiki Kecacatan telah
dikeluarkan
10. LAD tidak dikenakan
11. Perakuan Muktamad lewat dikeluarkan
PENTADBIRAN KONTRAK (SAMB.)
143
IMPLIKASI
Pembinaan lewat
disiapkan
Pembinaan tidak
berkualiti
Kos pembinaan
bertambah
144
Kesan kepada
pengguna
Menjejaskan imej
Kerugian kepada
kerajaan
There are also instances where value for money of infrastructure projects is questioned. These include projects which continue to be delayed despite several extensions and significant cost escalation, including additional expenditure to rectify defects not fully carried out during the defects liability period
145
146
147
Paip saluran air hujan tidak ditanam di dalam lantai sebelum
dialir keluar
148
Dawai untuk menggantung lampu diikat ke ducting
elektrik
149
Siling melendut
150
Siling runtuh
151
Kebocoran siling serius di bilik mesyuarat
152
Kerangka siling diikat pada saluran paip
Kemasan jubin lekang dan tertanggal.
154
Paip menggangu pengaliran air longkang
155
Pemendapan dan kerosakan pada permukaan jalan
CADANGAN PENAMBAHBAIKAN
1. Memastikan peruntukan mencukupi sebelum
projek dilaksanakan
2. Pengambilan balik tanah dan masalah tapak
diselesaikan sebelum kontraktor di lantik
3. Keperluan pelanggan perlu jelas, lengkap dan
terperinci. Libatkan setiap peringkat pengguna
semasa perancangan
4. Perunding perlu memahami dengan jelas
kehendak-kehendak dan spesifikasi JKR
156
CADANGAN PENAMBAHBAIKAN (SAMB.)
5. Rekabentuk dan BQ yang disediakan oleh
perunding perlu disemak dengan teliti
6. Perunding/penyelia tapak perlu kompeten
7. Pemantauan yang rapi terhadap
perunding/penyelia tapak
8. Memantapkan keberkesanan komunikasi dan
koordinasi di setiap peringkat pengurusan
projek
157
CADANGAN PENAMBAHBAIKAN (SAMB.)
9. Agensi bukan teknikal yang melaksanakan
projek pembangunan perlu mempunyai
kakitangan teknikal yang mencukupi dan
kompeten
10.Agensi perlu mengenalpasti kelemahan yang
wujud, menganalisis dan mengambil tindakan
penambahbaikan bagi mengelakkan kesilapan
berulang
11.Memantapkan etika dan integriti dalam sektor
pembinaan
158
SEKIAN
TERIMA KASIH
159