TINDAKAN PEMBETULAN DAN PENCEGAHAN · PDF file3. Mengenal pasti dan memantau punca-punca....
Transcript of TINDAKAN PEMBETULAN DAN PENCEGAHAN · PDF file3. Mengenal pasti dan memantau punca-punca....
NO.KELUARAN : 05 PROSEDUR KUALITI UMUM PENGURUSAN NO.PINDAAN : 00
TARIKH KUAT KUASA : 15.02.08 MUKA SURAT : 1/7
TINDAKAN PEMBETULAN DAN PENCEGAHAN
BPG-PPK-PUP-02
Februari 2008
TINDAKAN PEMBETULAN DAN PENCEGAHAN
Disediakan oleh :
…………………………………………
Diluluskan oleh :
……………………………………………
Nama : HJH. LATIFAH BT MAHAMUD Nama : DATIN ASARIAH BINTI MIOR SHAHARUDDIN
Jawatan : KETUA PENOLONG PENGARAH
Jawatan : PENGARAH BAHAGIAN PENDIDIKAN GURU
Tarikh : 15 FEBRUARI 2008 Tarikh : 15 FEBRUARI 2008
SALINAN TERKAWAL
Dokumen ini ialah salinan digital dan tidak memerlukan tandatangan Jawatankuasa Dokumentasi Induk
NO.KELUARAN : 05 PROSEDUR KUALITI UMUM PENGURUSAN NO.PINDAAN : 00
TARIKH KUAT KUASA : 15.02.08 MUKA SURAT : 2/7
TINDAKAN PEMBETULAN DAN PENCEGAHAN
BPG-PPK-PUP-02
Februari 2008
1.0 OBJEKTIF
Prosedur ini bertujuan menerangkan tatacara untuk mengambil tindakan
pembetulan dan pencegahan terhadap sebarang ketidakpatuhan sebagai asas
penambahbaikan dalam sistem kualiti.
2.0 SKOP Prosedur ini digunakan oleh Pengarah, Timbalan Pengarah Pendidikan Guru dan
Pengarah Institut Pendidikan Guru untuk mengesan ketidakpatuhan dan
mengambil tindakan pembetulan serta pencegahan, dan melaksanakan proses
penambahbaikan secara menyeluruh bagi meningkatkan keberkesanan dan
kecekapan sistem kualiti.
3.0 RUJUKAN
3.1 Manual Kualiti BPG-PPK-MK-01
3.2 Maklum Balas Pelanggan
3.3 Hasil Penemuan Audit
3.4 Hasil Analisis Data
3.5 Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan
3.6 Aktiviti Penandaarasan
3.7 Cadangan Penambahbaikan
3.8 Rekod-rekod Ketidakpatuhan
4.0 DEFINISI
4.1. Istilah
4.1.1 Pra mesyuarat kajian semula pengurusan merujuk kepada mesyuarat yang diadakan pada peringkat Institut Pendidikan Guru
bagi mengkaji pencapaian dasar dan objektif kualiti organisasi
sebelum MKSP.
NO.KELUARAN : 05 PROSEDUR KUALITI UMUM PENGURUSAN NO.PINDAAN : 00
TARIKH KUAT KUASA : 15.02.08 MUKA SURAT : 3/7
TINDAKAN PEMBETULAN DAN PENCEGAHAN
BPG-PPK-PUP-02
Februari 2008
4.1.2 Pembetulan merujuk tindakan yang diambil bagi membetulkan
ketidakpatuhan dan kelemahan sistem kualiti supaya tidak berulang.
4.1.3 Pencegahan merujuk tindakan yang diambil bagi mencegah
ketidakpatuhan/ kecacatan/ kelemahan daripada berlaku.
4.1.4 Penambahbaikan merujuk tindakan yang diambil untuk membaiki
sistem yang sedia ada bagi meningkatkan pencapaian dasar dan
objektif kualiti.
4.1.5 Pasukan Penambahbaikan merujuk pasukan yang ditubuhkan
khas oleh WP/MKSP untuk melaksanakan program
penambahbaikan yang telah diputuskan oleh MKSP.
4.2 Singkatan
WP : Wakil Pengurusan
TWP : Timbalan Wakil Pengurusan
KJ : Ketua Jabatan
KU : Ketua Unit
AD : Audit Dalaman
Pra-MKSP : Pra Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan
MKSP : Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan
KKU : Mesyuarat Ketua-ketua Unit
MPPP : Majlis Profesional Pengurusan dan Pentadbiran
JP : Jawatankuasa Pelaksana
JKP : Jawatankuasa Penambahbaikan
NO.KELUARAN : 05 PROSEDUR KUALITI UMUM PENGURUSAN NO.PINDAAN : 00
TARIKH KUAT KUASA : 15.02.08 MUKA SURAT : 4/7
TINDAKAN PEMBETULAN DAN PENCEGAHAN
BPG-PPK-PUP-02
Februari 2008
5.0 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN
Tanggungjawab Tindakan
A. Tindakan Pembetulan
JKP/Pemegang PK
1. Mengenal pasti ketidakpatuhan melalui: 1.1 Rekod Ketidakpatuhan 1.2 Aduan Pelanggan 1.3 Audit Dalaman 1.4 Hasil daripada Mesyuarat Kajian Semula
Pengurusan 2. Menganalisis ketidakpatuhan dengan menggunakan
teknik-teknik statistik. 3. Mengenal pasti dan memantau punca-punca.
ketidakpatuhan dan mendapatkan maklumat.
Pengerusi JKP/Pemegang PK
4. Membuat cadangan pembetulan berdasarkan Langkah 5.2 dan 5.3 menggunakan borang LAM-PUP02-01.
5. Menentukan dan melaksanakan pelan tindakan pembetulan sekiranya bawah bidang kuasa WP/TWP dan melaporkannya kepada WP (sekiranya ada) menggunakan borang LAM-PUP02-01.
Pengerusi JKP /TWP
6. Mengemukakan cadangan tindakan pembetulan yang melibatkan dasar, sumber kewangan, keperluan tenaga manusia, perubahan kepada prosedur atau sistem sedia ada untuk diputuskan oleh WP/MKSP sebelum dilaksanakan (sekiranya ada) menggunakan borang LAM-PUP02-01.
Pemegang PK/ Pengerusi JKP /TWP/WP
7. Menentukan pelan tindakan pembetulan yang telah diputuskan oleh MKSP dalam Langkah 5.6 dan melaksanakan pelan tindakan pembetulan tersebut (sekiranya ada).
JKP / Pemegang PK
8. Merekodkan hasil daripada tindakan pembetulan serta mengkaji keberkesanan tindakan pembetulan yang telah diambil (Langkah 5.5 dan Langkah 5.7). Gunakan borang LAM-PUP02-01.
TWP
9. Mengesahkan keberkesanan tindakan pembetulan yang telah dilaksanakan dan melaporkannya kepada WP/MKSP, menggunakan borang LAM-PUP02-01.
NO.KELUARAN : 05 PROSEDUR KUALITI UMUM PENGURUSAN NO.PINDAAN : 00
TARIKH KUAT KUASA : 15.02.08 MUKA SURAT : 5/7
TINDAKAN PEMBETULAN DAN PENCEGAHAN
BPG-PPK-PUP-02
Februari 2008
Tanggungjawab Tindakan
B. Tindakan Pencegahan JKP/ Pemegang PK
10. Mengumpulkan maklumat daripada sumber-sumber yang dikenal pasti melalui; 10.1. Penentuan kemungkinan berlakunya
ketidakpatuhan dan punca-puncanya, 10.2. Rekod-rekod ketidakpatuhan berulang, 10.3. Aduan Pelanggan, 10.4. Audit 10.5. Pra-MKSP/MKSP, 10.6. Perbandingan prestasi dengan organisasi yang
serupa dan, 10.7. Melalui penandaarasan.
JKP/ Pemegang PK
11. Membuat analisis statistik dan penilaian hasil daripada maklumat Langkah 10.1 hingga 10.7. Hasil analisis ini digunakan untuk membuat cadangan pencegahan.
Pengerusi JKP/Pemegang PK
12. Mencadangkan pelan tindakan cadangan pencegahan segera yang di bawah bidang kuasa TWP dan melaksanakan tindakan pencegahan segera (sekiranya ada),menggunakan borang LAM-PUP02-02.
Pengerusi JKP//TWP 13. Mengemukakan pelan tindakan cadangan pencegahan yang melibatkan dasar, sumber kewangan, keperluan tenaga manusia, perubahan kepada prosedur atau sistem sedia ada kepada MKSP untuk diputuskan oleh Pengarah BPG (WP)/MKSP sebelum dilaksanakan (sekiranya ada),menggunakan borang LAM-PUP02-02.
TWP/Pengerusi JKP/Pemegang PK
14. Melaksanakan tindakan pencegahan yang diputuskan oleh pihak pengurusan dalam Langkah 5.13 (sekiranya ada).
JKP/Pemegang PK 15. Merekodkan keberkesanan tindakan pencegahan (Langkah 5.12 dan 5.14), menggunakan borang LAM-PUP02-02.
TWP 16. Mengesahkan rekod tindakan pencegahan dan melaporkannya kepada WP/MKSP,menggunakan borang LAM-PUP02-02.
NO.KELUARAN : 05 PROSEDUR KUALITI UMUM PENGURUSAN NO.PINDAAN : 00
TARIKH KUAT KUASA : 15.02.08 MUKA SURAT : 6/7
TINDAKAN PEMBETULAN DAN PENCEGAHAN
BPG-PPK-PUP-02
Februari 2008
Tanggungjawab Tindakan
C. Penambahbaikan yang Menyeluruh (Continual Improvement)
JKP
17. Mengumpulkan maklumat/data melalui: 17.1. MKSP 17.2. Maklum balas pelanggan 17.3. Aktiviti Penandaarasan 17.4. Tindakan Pembetulan 17.5. Tindakan Pencegahan 17.6. Penilaian Semula Proses
18. Menganalisis data dan membuat perbandingan antara pencapaian sebenar dengan dasar dan objektif organisasi. Jika terdapat perbezaan, organisasi patut mengubah strategi asal untuk mencapai objektif berkenaan.
Pengerusi JKP/Pemegang PK/Ketua Jabatan/KPP
19. Berdasarkan analisis data di atas, kenal pasti bidang yang menunjukkan kelemahan dan cadangkan penambahbaikan (sekiranya ada).
Pengerusi JKP/TWP 20. Mengemukakan cadangan program penambahbaikan yang menyeluruh kepada MKSP, menggunakan panduan dan format dalam borang LAM-PUP02-03 (sekiranya ada).
WP/MKSP 21. Meneliti dan membincangkan program penambahbaikan, membuat keputusan dan mengesahkan pelaksanaannya. Sekiranya perlu, tubuhkan satu pasukan penambahbaikan untuk merancang dan melaksanakan pelan tindakan program penambahbaikan yang telah dikenal pasti.
Pasukan Penambahbaikan/Pemegang
PK/KJ/KPP/Personel yang dikenal pasti
22. Melaksanakan pelan tindakan program penambahbaikan yang diputuskan oleh MKSP dalam Langkah 5.21 (sekiranya ada).
JK Bimbingan dan Pemantauan
23. Membuat pemantauan terhadap aktiviti dalam program penambahbaikan. (Sekiranya ada).
Pasukan Penambahbaikan/Pemegang
24. Membuat penilaian dan membandingkannya dengan situasi sebelum penambahbaikan dilaksanakan
NO.KELUARAN : 05 PROSEDUR KUALITI UMUM PENGURUSAN NO.PINDAAN : 00
TARIKH KUAT KUASA : 15.02.08 MUKA SURAT : 7/7
TINDAKAN PEMBETULAN DAN PENCEGAHAN
BPG-PPK-PUP-02
Februari 2008
Tanggungjawab Tindakan
PK /KJ/KPP/Personel yang dikenal pasti
menggunakan panduan dan format dalam borang LAM-PUP02-03 (sekiranya ada).
Pengerusi JKP/TWP 25. Mengemukakan laporan keberkesanan pelaksanaan
program penambahbaikan yang menyeluruh menggunakan panduan dan format dalam borang LAM-PUP02-03 (sekiranya ada).
Pengerusi JKP/TWP
26. Membentang Laporan Tindakan Pembetulan,
Pencegahan dan Penambahbaikan BPG-IPG di Pra-MKSP/MKSP
6.0 REKOD KUALITI
Bil Jenis Rekod Lokasi Tempoh Rekod
Disimpan Lampiran
1. Maklum Balas Pelanggan Unit PPP/Unit R&D IPG 3 tahun
2. Laporan Penemuan Audit
Unit
PEN/Sekretariat
3 tahun
3.
Laporan Cadangan Tindakan Pembetulan (CAR)
Unit DPP/Sekretariat 3 tahun
LAM-PUP02-01
4.
Laporan Tindakan Pencegahan (PAR)
Unit DPP/Sekretariat 3 tahun
LAM-PUP02-02
5.
Laporan Penambahbaikan yang Menyeluruh
Unit DPP/Sekretariat 3 tahun
LAM-PUP02-03
6. Minit Mesyuarat Pra-MKSP
Sekretariat 3 tahun