TINDAKAN PEMBETULAN, PENCEGAHAN DAN · PDF filesesuai dan rekodkan dalam Borang Laporan...

DOKUMEN TIDAK TERKAWAL

MS ISO 9001: 2000

PKPS-MSWP-03

PROSEDUR KUALITI TINDAKAN PEMBETULAN, PENCEGAHAN DAN

PENAMBAHBAIKAN Disediakan Oleh: Diluluskan Oleh: Tandatangan: Tandatangan: ……………………………………. ………………………………………. Jawatan: Pendaftar Jawatan: Ketua Hakim Syarie Tarikh : Tarikh : SALINAN TERKAWAL NO. : JAWATAN :

KELUARAN: 2 PINDAAN:0 TARIKH: 20 NOV 2006 HELAIAN: 1/15

DOKUMEN TIDAK TERKAWALTINDAKAN PEMBETULAN PKPS – MSWP – 03 PENCEGAHAN DAN PENAMBAHBAIKAN

1. OBJEKTIF Prosedur ini bertujuan memastikan semua ketakakuran disiasat dan

tindakan yang sewajarnya diambil bagi mengelakkan daripada berlaku

semula.

2. SKOP Prosedur ini digunakan di Mahkamah Syariah Wilayah Persekutuan di

Kuala Lumpur, Labuan dan Putrajaya bagi mengambil tindakan

pembetulan , pencegahan dan penambahbaikan bagi semua ketakakuran

dalam proses utama.

3. DEFINISI

BIL ISTILAH PENGERTIAN

3.1

Tindakan Pembetulan

Tindakan yang diambil bagi menyiasat sebab-sebab perkhidmatan pengurusan sistem kualiti tidak memenuhi keperluan yang ditetapkan dan mengambil tindakan yang bersesuaian.

3.2

Tindakan Pencegahan

Tindakan yang diambil bagi mencegah daripada berlaku/atau mencegah masalah yang telah berlaku daripada berulang.

3.3

Penambahbaikan Cadangan-cadangan untuk tambah baik.

3.4

Ketakakuran

Tindakan yang tidak mematuhi norma yang telah ditetapkan di dalam Piagam Pelanggan dan spesifikasi kontrak.

HELAIAN: 2/15


4. SINGKATAN

BIL SINGKATAN PENGERTIAN

4.1 WP Wakil Pengurusan.

4.2 Pen. Pendaftar Penolong Pendaftar.

4.3 MKSP Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan.

4.4 PYB Pegawai yang bertanggungjawab iaitu Pendaftar dan Penolong Pendaftar

5. RUJUKAN

5.1. MK-MSWP-01

HELAIAN: 3/15


6. TANGGUNGJAWAB & TINDAKAN

TANGGUNGJAWAB TINDAKAN

Bahagian/Mahkamah/ Kakitangan

A) TINDAKAN PEMBETULAN

1. Mengenalpasti aspek-aspek ketakakuran yang berlaku untuk tindakan pembetulan supaya tidak berulang berasaskan kepada faktor seperti berikut :-

a. Ketakakuran atau perkhidmatan yang tidak memenuhi keperluan.

b. Aduan pelanggan. c. Hasil output yang perlu dibuat semula

atau dibaiki. d. Laporan-Laporan audit yang

mengesyorkan perubahan.

Hakim/ Pendaftar /Pen. Pendaftar WP

2. Merekodkan aspek-aspek tersebut menggunakan Borang Laporan Tindakan Pembetulan.

3. Menjalankan siasatan bagi mengenalpasti

sebab-sebab ketakakuran berkenaan berlaku dan cadangkan tindakan pembetulan yang sesuai dan rekodkan dalam Borang Laporan Tindakan Pembetulan.

4. Menyerahkan Borang Laporan Tindakan

Pembetulan yang mengandungi hasil siasatan dan cadangan tindakan pembetulan kepada Wakil Pengurusan untuk persetujuan.

5. Meneliti hasil siasatan dan cadangan tindakan

pembetulan dan jika setuju, bincangkan pindaan dengan pegawai yang bertanggungjawab.

HELAIAN: 4/15



Jika bersetuju, minta pegawai yang bertanggungjawab laksanakan tindakan pembetulan tersebut.

Hakim/ Pendaftar /Pen. Pendaftar

6. Melaksanakan dan mengesan keberkesanan tindakan pembetulan .

7. Melaksanakan tindakan pembetulan mengikut tempoh yang dipersetujui dengan Wakil Pengurusan.

WP

8. Mengesan bagi memastikan ketakakuran tidak lagi berulang setelah tindakan pembetulan dilaksanakan mengikut tempoh yang sesuai.

9. Melaporkan mengenai keberkesanan tindakan

pembetulan dan kemukakan satu salinan borang kepada Wakil Pengurusan untuk dimaklumkan dalam Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan.

10. Menfailkan semua rekod yang berkaitan.

HELAIAN: 5/15



B) TINDAKAN PENCEGAHAN

Hakim/ Pendaftar /Pen. Pendaftar

1. Mengenalpasti ketakakuran yang mungkin berlaku untuk tindakan pencegahan berdasarkan sumber-sumber berikut:-

a) Aduan pelanggan b) Laporan Audit Dalaman c) Isu-isu yang dibangkitkan dalam

mesyuarat

Ahli MKSP

2. Menganalisa maklumat-maklumat di atas menggunakan teknik-teknik statistik dimana sesuai.

3. Menyediakan laporan yang mengandungi

aspek-aspek masalah seperti berikut:-

a) Akan menjadi masalah sekiranya tidak

diambil tindakan pencegahan dengan segera

c) Penyelesaiannya mengambil jangka masa panjang.

4. Membentangkan laporan dalam Mesyuarat

Kajian Semula Pengurusan. 5. Membincangkan laporan dan cadangkan

tindakan pencegahan yang sesuai. Jika perlu siasatan lebih mendalam, tubuhkan pasukan petugas bagi mengkaji masalah dengan lebih lanjut.

HELAIAN: 6/15


TANGGUNGJAWAB TINDAKAN Pasukan Petugas

6. Mengkaji dan menyiasat masalah dengan

mengambil tindakan-tindakan berikut :-

a) Menyiasat punca masalah dan dapatkan data-data bagi menyokong penemuan. Dimana sesuai, gunakan Teknik-Teknik Statistik.

b) Sediakan laporan kajian yang mengandungi penemuan dan cadangan penyelesaian masalah.

c) Kemukakan laporan kepada Wakil

Pengurusan untuk pertimbangan.

WP Ahli MKSP WP

7. Meneliti laporan dan pertimbangkan cadangan, jika tidak setuju, bincangkan pindaan dengan pasukan petugas.

8. Membentangkan laporan kajian dalam

Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan.

9. Membincangkan laporan dan buat keputusan ke atas cadangan penyelesaian masalah Jika tidak setuju, minta pasukan petugas membuat kajian semula. Jika setuju minta Wakil Pengurusan pastikan pelaksanaannya.

10. Membincangkan dengan Bahagian Mahkamah Mahkamah yang terlibat dengan cadangan penyelesaian (tindakan pencegahan) yang diputuskan oleh Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan mengenai pelaksanaan dan tempohnya.

HELAIAN: 7/15



Bahagian/ Mahkamah/ Kakitangan

WP

11. Melaksana dan mengesan keberkesanan tindakan pencegahan;

a) Laksanakan tindakan pencegahan

mengikut tempoh yang dipersetujui dengan Wakil Pengurusan.

b) Mengesan bagi memastikan masalah

masih berulang, setelah tindakan pencegahan dilaksanakan mengikut tempoh yang sesuai.

c) Sediakan laporan dan kemukakan

laporan kepada Wakil Pengurusan untuk dimaklumkan kepada Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan.


HELAIAN: 8/15



Pendaftar /Pen. P KHS Pasukan Petugas WP

C. TINDAKAN PENAMBAHBAIKAN 1. Mengumpulkan maklumat untuk tindakan

penambahbaikan melalui sumber berikut:- a. Aduan dan maklum balas pelanggan. b. Laporan Audit Dalaman. c. Isu-isu yang dibangkitkan dalam

Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan. d. Cadangan daripada anggota. e. Penandaarasan. f. Tindakan pembetulan dan pencegahan. g. Pencapaian dasar dan objektif kualiti.

2. Mengenalpasti bidang penambahbaikan

yang perlu dilaksanakan. 3. Membentuk pasukan petugas untuk melaksanakan projek penambahbaikan. 4. Membuat perancangan bagi melaksanakan

program penambahbaikan melalui:- a) Projek penambahbaikan b) Kumpulan Meningkat Mutu Kerja c) Program Inovasi d) Penandaarasan

5. Menyediakan dokumentasi program

penambahbaikan. 6. Mengemukakan dokumentasi program penambahbaikan kepada WP untuk pertimbangan. 7. Membentangkan cadangan dokumentasi

program penambaikan kepada MKSP.

HELAIAN: 9/15



Ahli MKSP

8. Membincangkan cadangan penambahbaikan

dan buat keputusan atas cadangan tersebut. Jika tidak bersetuju minta pasukan petugas membuat kajian semula. Jika bersetuju minta WP pastikan pelaksanaannya.

9. Membincangkan dengan Bahagian /

Mahkamah terlibat berkenaan dengan tindakan penambahbaikan yang diputuskan oleh MKSP mengenai pelaksanannya dan tempohnya.

10. Melaksanakan dan mengesan tindakan

penambahbaikan :-

a) Laksana program penambahbaikan mengikut tempoh yang dipersetujui dengan WP.

b) Mengawasi pelaksanaan program

penambahbaikan yang telah dilaksanakan bagi memastikan keberkesanannya.

c) Menyediakan laporan dan kemukakan

laporan kepada WP untuk dilaporkan dalam MKSP.


HELAIAN: 10/15


7. CARTA ALIRAN

A. TINDAKAN PEMBETULAN

Kenalpasti ketakakuran

Mula

Rekodkan dalam Borang Laporan Tindakan Pembetulan Jalan siasatan Cadangan tindakan pembetulan dalam

Borang Laporan Tindakan Pembetulan Majukan Borang Laporan Tindakan Pembetulan kepada WP Teliti Borang Laporan Tindakan Pembetulan)

Tidak Buat pindaan Bersetuju?

Ya

Laksanakan tindakan pembetulan Lapurkan keberkesanan dalam Borang PTP Kemukakan 1 salinan Borang PTP Kepada WP untuk MKSP

HELAIAN: 11/15

Tamat


B. TINDAKAN PENCEGAHAN Mula Kenalpasti potensi ketakakuran Drpd audit dalaman dan lain-lain sumber Analisa maklumat-maklumat Sediakan laporan awal

Bentangkan laporan awal dalam MKSP Laksanakan tindakan

Buat kajian semula Jalankan siasatan dan teguran

Kemukakan laporan kepada WP

Buat pindaan Tidak Bersetuju?

Ya

Bentang laporan dalam MKSP

Tidak Bersetuju?

Ya

Laksanakan tindakan pencegahan Laporkan keberkesanan tindakan pencegahan kepada WP

HELAIAN: 12/15

Tamat


C. TINDAKAN PENAMBAHBAIKAN

Mula Kumpulkan maklumat Kenalpasti penambahbaikan

Bentuk pasukan petugas

Buat perancangan Sediakan dokumentasi Kemukakan dokumentasi program kepada WP

Bentangkan cadangan dokumentasi kepada MKSP

Tidak

Buat Bersetuju? Pindaan

Ya

Laksanakan program penambahbaikan Laporkan keberkesanan program penambahbaikan

Tamat

HELAIAN: 13/15


8. REKOD

Bil Tajuk Lokasi Tempoh Simpan

1.

Laporan Audit Kualiti Dalaman

Di Pejabat WP

5 tahun

2.

Minit Mesyuarat MKSP

Di Pejabat WP

5 tahun

3.

Laporan Tindakan Pembetulan

Di Pejabat WP

5 tahun

9. LAMPIRAN. 9.1. Borang Permohonan Tindakan Pembetulan – Lampiran 1

HELAIAN: 14/15


Lampiran 1

BK-MSWP-PKPS-03-01

BORANG PERMOHONAN TINDAKAN PEMBETULAN A. BUTIR-BUTIR KETAKAKURAN Sumber Aduan Pelanggan Proses Audit Kualiti Lain-lain( Nyatakan ) Dalaman ……………………………………… Huraian Ketakakuran :………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… Nama :…………………………………………….. Tandatangan : …………………………….. Tarikh :………………… B. SIASATAN Sebab-sebab ketakakuran:…………………………………………………………………. Tindakan Pembetulan :………………………………………………………………………. Nama : …………………………………………………………… Diluluskan oleh : Tandatangan : ……………………… …………………………. Tarikh :………………………… Tarikh :……………….. C. ULASAN DAN PENGESANAN KE ATAS TINDAKAN PEMBETULAN ……………………………………………………………………………………………………. Nama : …………………………………………………………….. Tandatangan :…………………………. Tarikh : ………………

HELAIAN: 15/15

TINDAKAN PEMBETULAN, PENCEGAHAN DAN · PDF filesesuai dan rekodkan dalam Borang Laporan...

Documents

Transcript of TINDAKAN PEMBETULAN, PENCEGAHAN DAN · PDF filesesuai dan rekodkan dalam Borang Laporan...