2

UCAPAN PERASMIAN YBHG. TAN SRI DR. HAILI BIN DOLHAN PENGERUSI SURUHANJAYA PERKHIDMATAN PELAJARAN

3

TAKLIMAT SISTEM ePROPER OLEH:

YBRS. ENCIK MD RADZI BIN HASHIM TIMBALAN SETIAUSAHA

(PENGAMBILAN DAN PERKHIDMATAN)

SURUHANJAYA PERKHIDMATAN PELAJARAN

PENGENALAN

FASA PELAKSANAAN PROJEK RINTIS

PERBANDINGAN KAEDAH MANUAL & SISTEM

KATEGORI PENGGUNA SISTEM

PELAKSAANAAN SISTEM ePROPER KE AGENSI BERSTATUS PTJ

PENGURUSAN ID PENGGUNA

TATACARA PELAKSANAAN

SENARAI SEMAK URUSAN

PERKARA YANG PERLU DIAMBIL PERHATIAN OLEH KETUA JABATAN

SOAL JAWAB

OVERVIEW

PENGENALAN

PELANCARAN • 6 Mei 2016 - Pekeliling SPP Bil.1/2016

PEKELILING SPP BIL.1/2017 • Batalkan Pekeliling SPP Bil.1/2016 • WP, NS, Melaka, PP, Kedah, Perlis

KAEDAH • Perakuan urusan perkhidmatan Anggota Perkhidmatan Pendidikan (APP) secara dalam talian

MODUL • Pengesahan Pelantikan Tetap (PPT) • Pengesahan Dalam Perkhidmatan (PDP) • Pelanjutan Tempoh Percubaan (PTP) • Pemberian Taraf Berpencen (PTB) • [ P.U.(A)1/2012 – Peraturan Pegawai Awam (Pelantikan, Kenaikan Pangkat dan Penamatan

Perkhidmatan) 2012 ]

OBJEKTIF • Mempercepat urusan perkhidmatan APP, kurang penggunaan kertas dan memberi kepercayaan kepada

Ketua Jabatan membuat perakuan

FASA 1

• 24 sekolah di WP Putrajaya

• Dilaksanakan mulai 6 Mei 2016

• Tarikh Lantikan APP – semua

• Pekeliling SPP Bil. 1 Tahun 2016

FASA 2

• Agensi KPM/KPT berstatus PTJ di WP Putrajaya/KL, NS, Melaka, PP, Kedah, Perlis, Johor, Perak, Sabah, WP Labuan dan Sarawak

• Tarikh Lantikan APP mulai 1 Januari 2014 dan ke atas

• Pekeliling SPP Bil. 1 Tahun 2017

FASA 3

• Sekolah Bukan PTJ di NS

• Mulai 15 Januari 2018

• Surat Edaran SPP bertarikh 12 Jan 2018

FASA PELAKSANAAN PROJEK RINTIS

Takrifan PTJ - agensi yang

mengendali dan mengemas

kini Buku Perkhidmatan

Kerajaan bagi APP

PERBANDINGAN MANUAL/ SISTEM ePROPER

Lengkapkan dokumen hardcopy mengikut

Senarai Semak

Hantar dokumen (hardcopy) kepada SPP

Lengkapkan dokumen hardcopy mengikut

Senarai Semak

Hantar perakuan secara online kepada

SPP

PTJ M

A

N

U

A

L

e

P

R

O

P

E

R

Bukan

PTJ

Lengkapkan dokumen hardcopy mengikut Senarai

Semak

Hantar dokumen (hardcopy) kepada

PPD/JPN/PTJ

PPD/JPN/PTJ hantar dokumen lengkap (hardcopy)

kepada SPP

Lengkapkan dokumen hardcopy mengikut Senarai

Semak

Hantar dokumen (hardcopy) kepada

PPD/JPN/PTJ

PPD/JPN/PTJ hantar perakuan secara online

kepada SPP

Pegawai Penyedia

• Bertanggungjawab memasukkan maklumat perkhidmatan pegawai ke dalam sistem ePROPER

• Peranan : Pembantu Tadbir (P/O) N19

Pegawai Penyemak • Bertanggungjawab menyemak maklumat perkhidmatan yang

dimasukkan oleh Pegawai Penyedia ke dalam sistem ePROPER. • Peranan : Ketua Sektor/ Penolong Kanan/ Penolong Pegawai

Tadbir/Ketua Pembantu Tadbir

Pegawai Peraku • Bertanggungjawab memperaku urusan perkhidmatan pegawai kepada

SPP adalah betul dan teratur. • Peranan : Ketua Jabatan sepertimana ditakrifkan di perenggan 4,

Pekeliling SPP Bil. 1 Tahun 2017

KATEGORI PENGGUNA

PENGURUSAN ID PENGGUNA

KJ tentukan peranan kepada

Pegawai Yang Bertanggungjawab

Pendaftaran ID Pengguna

• Kemuka permohonan pewujudkan ID Pengguna dan kata laluan mengguna Borang Pendaftaran ID Pengguna Sistem ePROPER.

• Borang Pendaftaran ID Pengguna

Pertukaran Pegawai Bertanggungjawab

• Maklum kepada SPP melalui emel urusetia Sistem ePROPER untuk menyahaktif ID Pengguna sedia ada.

• Kemuka permohonan ID dan kata laluan pengguna baru mengguna Borang Pendaftaran ID Pengguna.

TATACARA PELAKSANAAN

Pengguna

(Pegawai Penyedia/

Penyemak/ Peraku)

Sistem ePROPER

Sistem eSPP

(sistem dalaman SPP)

KELULUSAN

Pengguna cetak

TATACARA PELAKSANAAN

Menepati senarai semak setiap urusan perkhidmatan

Buku Perkhidmatan yang lengkap dan kemaskini

Dokumen lengkap dalam fail pegawai

Bertanggungjawab dengan peranan pengguna

PENGESAHAN PELANTIKAN (PPT)

• Surat Setuju Terima Tawaran Pelantikan

• Surat Akuan Berkanun (Akta Akuan Berkanun 1960)

• Borang Pemeriksaan Perubatan untuk Pelantikan ke dalam Perkhidmatan Awam (Pekeliling Perkhidmatan Bil. 1 Tahun 2013)

• Surat Aku Janji (Jadual Pertama, subperaturan 20(3), P.U.(A) 1/2012)

• Salinan Kad Pengenalan

• Salinan sijil Ijazah/ Diploma

• Penyata Perubahan (Kew. 8)

PENGESAHAN DALAM PERKHIDMATAN (PDP)

• Perakuan Ketua Jabatan melalui Jadual Ketiga, subperaturan 29(2),P.U.(A) 1/2012

• Melengkapkan Borang opsyen Skim KWSP Jadual Kelima, Peraturan 37 P.U.(A) 1/2012

• Hadir dengan jaya Program Transformasi Minda/ Kursus Induksi/ Pengecualian PTM

• Lulus Peperiksaan Perkhidmatan yang disyaratkan (bagi AKP)

• Berkhidmat minimum 1 tahun (tidak termasuk Cuti Separuh Gaji/ Cuti Tanpa Gaji/ Tidak Hadir Bertugas)

SENARAI SEMAK

PELANJUTAN TEMPOH PERCUBAAN (PTP)

• Surat permohonan Pelanjutan Tempoh Percubaan daripada pegawai

• Perakuan Ketua Jabatan melalui Jadual Keempat, subperaturan 30(3) P.U.(A) 1/2012 dan dinyatakan sebab pegawai tidak dapat disahkan dalam perkhidmatan serta syor sama ada pelanjutan dengan denda atau tanpa denda

PEMBERIAN TARAF BERPENCEN (PTB)

• Pegawai yang telah disahkan dalam perkhidmatan dan menolak opsyen Skim KWSP

• Perakuan Ketua Jabatan melalui Jadual Keenam, Peraturan 38 P.U.(A) 1/2012

• Berkhidmat genap tempoh 3 tahun perkhidmatan yang boleh dimasuk kira (tidak termasuk Cuti Tanpa Gaji/ Tidak Hadir Bertugas)

• bagi pegawai yang memilih KWSP, perakuan PTB tidak perlu dikemukakan

SENARAI SEMAK

PENGECUALIAN PENGGUNAAN SISTEM ePROPER

(PEKELILING SPP BIL.1/2017)

Pegawai dalam Kump.Pelaksana (Gred 1 Hingga 16) yang dilantik di bawah Pekeliling SPP Bilangan 1 Tahun 2009 [Perwakilan Kuasa Urusan Pengambilan Ke Jawatan Yang Mensyaratkan Kelayakan Masuk Lebih Rendah Daripada PMR/ Setaraf dan Urusan Perkhidmatan Yang Berkaitan]

Urusan pegawai yang terlibat opsyen pertukaran pelantikan, penambahbaikan skim yang belum disahkan dalam perkhidmatan terdahulu dan belum memenuhi syarat skim baru

Urusan PPT pegawai baru yang diperiksa dan diperakui pengamal perubatan berdaftar dalam borang pemeriksaan kesihatan sebagai tidak sihat (Pekeliling SPP 2/2017)

Urusan PPT pegawai yang mempunyai mana-mana masalah seperti termaktub dalam Surat Akuan Sumpah (Akta Akuan Berkanun 1960)

urusan PTP/PDP/PTB bagi pegawai yang sedang dalam prosiding tatatertib/ telah dikenakan hukuman tatatertib

PERKARA YANG PERLU DIAMBIL PERHATIAN

KETUA JABATAN

Dokumen Asal

• Dokumen asal perakuan perlu disimpan dengan teratur dalam fail peribadi pegawai. Buku Perkhidmatan pegawai perlu dikemaskini sebelum urusan perkhidmatan dibuat melalui ePROPER.

ID Pengguna

• ID Pengguna yang diberi perlu dijaga keselamatan dan tidak diberi kepada pegawai lain yang boleh membuka ruang penyalahgunaannya.

Muat Turun Surat

• Ketua Jabatan boleh memuat turun surat keputusan untuk pemakluman dan simpanan dalam fail peribadi pegawai. Kelulusan SPP perlu direkodkan dalam Buku Perkhidmatan pegawai.

Naziran dan Pemantauan

• Naziran dan pemantauan akan dilaksanakan oleh SPP bagi memastikan perakuan Ketua Jabatan teratur. Penyelewangan atau salah guna kuasa boleh diambil tindakan tatatertib.

Datuk Abu Bakar bin Idris

ISU-ISU PERKHIDMATAN

Pelaksanaan Peraturan Pengendalian Laporan

Pemeriksaan Kesihatan oleh Ketua Jabatan Bagi

Maksud Pelantikan Ke Perkhidmatan Pendidikan:

Selaras dengan Peraturan 20(1)(a) PU(A) 1/2012

Calon perlu diperiksa & diperaku sihat oleh

Pengamal Perubatan Berdaftar

Calon perlu kemuka Laporan Pemeriksaan

Kesihatan (LPK) pada tarikh lapor diri

PEKELILING SPP BIL.2/2017

Calon dibenar lapor diri jika LPK dikemuka

mengesahkan sihat

Tangguh lapor diri jika tiada LPK & diberi

tempoh 7 hari

Tangguh lapor diri jika LPK mengesahkan calon

ada masalah kesihatan & diperaku

Calon tidak boleh lapor diri jika LPK sahkan

mempunyai masalah kesihatan tidak terkawal

& tidak diperaku

Tarikh kuatkuasa 14 Ogos 2017

PEKELILING SPP BIL.2/2017

Calon dibenar lapor diri walaupun tiada

LPK dikemukakan

PSTT tidak dikemukakan kepada SPP

walaupun calon telah lapor diri

Pegawai tidak disahkan perkhidmatan

walaupun telah berkhidmat melebihi 3

tahun

Tiada perakuan Pelanjutan Tempoh

Percubaan walaupun melebihi 3 tahun

ISU-ISU PERKHIDMATAN

Pegawai tidak dimuktamad samada memilih

skim KWSP atau menolak

Tiada perakuan pegawai untuk

dipertimbangkan Pemberian Taraf Berpencen

Pegawai masih diberi pergerakan gaji tahun

(PGT) walaupun tiada PDP

Kesilapan dalam pemberian gaji permulaan

bagi bekas tentera/ polis

ISU-ISU PERKHIDMATAN

Tiada prosiding tindakan tatatertib ke atas

pegawai yang tidak hadir

Perakuan penamatan perkhidmatan

pegawai yang tidak hadir berterusan

ISU-ISU PERKHIDMATAN

21

SESI SOAL JAWAB

BIL. SOALAN JAWAPAN

1. Adakah pegawai yang dilantik pada tahun

2013 boleh mengemukakan permohonan

PDP melalui Sistem ePROPER?

Pegawai yang dilantik mulai 1 Januari 2014 dan ke atas

sahaja perlu mengemukakan perakuan urusan

perkhidmatan melalui Sistem ePROPER. Pegawai yang

dilantik sebelum itu, perlu mengemukakan perakuan

secara manual/ hardcopy kepada SPP.

2. Bagaimanakah status permohonan urusan

perkhidmatan pegawai yang dilantik pada

tahun 2015 yang telah dikemukakan

kepada SPP?

Permohonan yang telah dihantar kepada SPP akan

diproses secara manual/ biasa. Walau bagaimanapun,

permohonan yang baru bagi lantikan 2014 dan ke atas

perlu dihantar melalui Sistem ePROPER.

3. Sekiranya pegawai lantikan tahun 2015

masih belum mohon PDP tetapi telah

memenuhi syarat PDP pada tahun ini

(2018), dan telah genap 3 tahun

perkhidmatan, bolehkah permohonan PTB

dibuat bersekali melalui sistem eProper?

Permohonan PDP perlu dibuat dahulu melalui Sistem

ePROPER. Setelah kelulusan PDP diperolehi,

permohonan PTB boleh dikemukakan melalui Sistem

ePROPER.

SOAL JAWAB

23

BIL. SOALAN JAWAPAN

4. Bagi pegawai yang sedang dalam prosiding

tatatertib dan keputusan masih belum

diperolehi, bagaimanakan dengan urusan

PTP pegawai yang telah berkhidmat selama 5

tahun tanpa sebarang pelanjutan?

Pihak PTJ perlu menunggu keputusan Lembaga

Tatatertib terlebih dahulu sebelum mengemukakan

permohonan urusan perkhidmatan kepada SPP

secara manual/ hardcopy.

5. Bagi pegawai yang dilantik pada awal bulan

Januari 2015 dan ditempatkan di Sekolah A

dan bertukar ke Sekolah B selepas sebulan

berkhidmat, siapakah yang sepatutnya

melaksanakan urusan perkhidmatan pegawai

berkenaan?

Adalah menjadi tanggungjawab Ketua Jabatan

pegawai untuk membuat urusan perkhidmatan

pegawai sebaik sahaja pegawai telah memenuhi

semua syarat skim perkhidmatan yang ditetapkan.

Dalam kes ini Pengetua Sekolah B wajar

menguruskan perkhidmatan pegawai.

SOAL JAWAB

BIL. SOALAN JAWAPAN

6. Pegawai telah mengambil Cuti Separuh Gaji

dan Cuti Tanpa Gaji dalam tempoh percubaan.

Adakah tempoh tersebut diambil kira untuk

tujuan PDP dan PTB?

Berdasarkan Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 4

Tahun 2009, tempoh percubaan pegawai akan

dibekukan bagi pegawai yang mengambil Cuti

Separuh Gaji dan Cuti Tanpa Gaji bagi pegawai yang

belum disahkan dalam perkhidmatan.

Untuk tujuan PTB pula, tempoh Cuti Tanpa Gaji tidak

diambil kira sebagai sebahagian daripada tiga (3)

tahun perkhidmatan yang boleh dimasuk kira.

7. Apakah kesan sekiranya pegawai dikenakan

Pelanjutan Tempoh Percubaan Dengan

Denda?

Peraturan 32, P.U. (A) 1/2012):

(a) hilang kekananannya bagi suatu tempoh yang sama dengan tempoh pelanjutan itu;

(b) tidak layak mendapat apa-apa pergerakan gaji tahunan semasa tempoh pelanjutan percubaannya dengan denda;dan

(c) diubah tarikh pergerakan gajinya mengikut tarikh pengesahannya berkuat kuasa.

SOAL JAWAB

BIL. SOALAN JAWAPAN

8. Apakah kategori Pelanjutan Tempoh

Percubaan dan sebabnya?

Terdapat 2 kategori Pelanjutan Tempoh Percubaan (PTP) iaitu PTP

Tanpa Denda dan PTP Dengan Denda.

Berdasarkan Pekeliling SPP Bil. 3 Tahun 2013, Suruhanjaya boleh

mempertimbangkan PTP Tanpa Denda dalam situasi berikut:

(a) Kegagalan Ketua Jabatan mengadakan peperiksaan/ kursus

yang berkaitan; dan

(b) Tidak dapat menduduki/ hadir peperiksaan/ kursus yang

berkaitan disebabkan faktor luar jangkaan seperti kesihatan,

keselamatan dan Bencana Alam

PTP Dengan Denda pula disebabkan faktor berikut:

(a) Anggota yang gagal peperiksaan yang disyaratkan dalam

tempoh percubaan;

(b) Anggota yang tidak menduduki peperiksaan yang disyaratkan;

(c) Tidak mendapat sokongan Ketua Jabatan walaupun telah

penuhi syarat utk PDP; dan

(d) Anggota yang dikenakan hukuman tatatertib/ prosiding

tatatertib.

SOAL JAWAB

BIL. SOALAN JAWAPAN

9. Jika Pengetua sekolah bersara

wajib dan tiada pengganti dalam

tempoh masa lama, persoalannya

bagaimana perakuan urusan

perkhidmatan pegawai yang telah

layak hendak dibuat melalui

sistem ePROPER?

Tindakan memaklumkan kepada SPP perlu diambil bagi:

(a) ID Pengetua berkenaan hendaklah

dibatalkan.

(b) ID Pengguna baru perlu diwujudkan

secara sementara kepada Guru

Penolong Kanan yang menanggung

tugas Pengetua.

10. Pegawai telah diluluskan

Pengesahan Dalam Perkhidmatan

melalui Sistem ePROPER.

Bolehkah pegawai mencetak

sendiri surat kelulusan urusan

berkenaan?

Pegawai boleh membuat semakan urusan perkhidmatan dan mencetak surat kelulusan melalui portal Suruhanjaya Perkhidmatan Pelajaran.

SOAL JAWAB

SEKIAN, TERIMA KASIH