UNTUK KEGUNAAN PENGGUNA SISTEM

Panduan Pengguna EZ Leave Application (versi WEB)

Disediakan oleh Bahagian Teknologi Maklumat , PPSPPA

UNTUK KEGUNAAN PENGGUNA SISTEM


ISI KANDUNGAN

KANDUNGAN MUKASURAT 2

CIRI-CIRI EZ LEAVE APPLICATION 3

CARA-CARA INSTALASI 4

1.0 MEMULAKAN SISTEM

1.1 PENGGUNA SISTEM 5 - 81.2 PENTADBIR SISTEM 91.3 PENERANGAN MENU UTAMA (PENGENALAN) – PENGGUNA 10 - 111.4 PENERANGAN MENU PERMOHONAN CUTI UNTUK PENGGUNA SISTEM 11 - 121.5 MENU PERMOHONAN CUTI REHAT 13 - 151.6 MENU SEMAK REKOD CUTI 16 - 171.7 MENU STATUS TERKINI PERMOHONAN 17

2.0 PROSES PENGGANTI PERMOHONAN CUTI

2.1 PROSES SELEPAS PENGESAHAN PENGGANTI 18 – 192.2 PROSES SELEPAS KLIK DI MENU TINDAKAN SEGERA 20

3.0 PROSES MENYOKONG CUTI REHAT 21 - 22

4.0 PROSES MELULUS CUTI REHAT 22 - 23



Antara ciri-ciri terbaru EZ Leave Application ialah

1. Print priview yang lebih lengkap – boleh pilih jenis printer.

2. Terdapat tiga jenis format lesson plan yang anda boleh pilih

3. User Interface yang lebih canggih dan menarik – Button dengan grafik menarik - setiap button dan control yang lain, jika tak jelas, anda cuma perlu gerakkan mouse pointer ke atas button tersebut, maka tooltip akan muncul menerangkan kegunaan button.

4. User interface Flash player yang lebih menarik. Button-button lebih terkini persembahannya.

5. Permohonan Cuti menjadi lebih mudah kerana secara online dan boleh di akses dimana-mana sahaja.

6. Maklumat cuti terkini dapat diketahui dengan lebih effisyen dan cepat.

Resolusi komputer anda perlu ditukarkan kepada 1024 X 768Atau

1024 x 600 jika laptop bersaiz sederhana



Installasi Langkah-langkah di bawah perlu dilakukan

1. Di dalam CD ROM yang dibekalkan terdapat fail setup.exe2. Sila install / download Firefox Mozilla Versi 3 dan keatas

Pada gambarajah muka surat sebelah dipaparkan senarai perisian yang perlu anda install sebelum perisian EZ Leave Application dapat berfungsi

Bil Perisian

1 Mozilla Firefox Versi 3.0 dan keatas

2 Adobe Acrobat Reader



1.0 MEMULAKAN SISTEM

1. Pastikan anda mempunyai akaun mel yang didaftarkan pada pelayan mel PPSPPA iaitu psp.sisa.my/cuti_kmk2. Pastikan anda berada dalam persekitaraan 'Operating System (OS)' sumber terbuka. Cth :

linux3. Disyorkan anda mengandungi / memuat turun web browser Mozilla Firefox. Aplikasi

mozilla mengkehendaki pengguna menggunakan web browser Mozilla Firefox versi 3.0 dankeatas.

4. Klik pada web browser berikut dan taipkan http://psp.sisa.my/cuti_kmk. Antaramuka Mel Login dipaparkan. Rujuk Rajah 1 - Antaramuka Mel Log Masuk

5. Masukkan No KP dan Kata Laluan pada ruang yang disediakan dan tekan bebutang Masuk.Sekiranya No KP dan Kata Laluan sah, maka Antaramuka Sistem EZ Leave Application PPSPPA laman utama dipaparkan. Rujuk Rajah 2.

Rajah 1 : Antaramuka Mel Log Masuk



Menu-menu yang terdapat di EZ Leave Application :-

A. Log Masuk PenggunaMenu untuk kebenaran kemasukan ke EZ Leave Application. Pengguna yang telah berdaftar di Perbadanan Pengurusan Sisa Pepejal Dan Pembersihan Awam sahaja di beri kebenaran untuk menggunakan sistem ini.

B. Maklumat CutiMenu ini di paparkan dalam bentuk salinan PDF bagi penerangan tentang cuti-cuti yang terdapat di dalam EZ Leave Application dan kelayakan yang dibenarkan bagi setiap anggota. Ia juga menerangkan secara lengkap tentang cuti-cuti yang ada.

C. PekelilingMenu ini di paparkan dalam bentuk salinan PDF untuk capaian pengguna. Pekeliling ini termaktub di dalam Buku Perintah Am Bab C, yang berkaitan tentang segala pekeliling cuti oleh JPA.

D. Garis PanduanMenu ini menerangkan arahan-arahan dan peraturan yang perlu di ikuti oleh pengguna sistem ini.

E. Manual PenggunaMenu ini di paparkan dalam bentuk salinan PDF bagi penerangan tentang setiap pergerakan icon dan menu yang ada di dalam sistem ini.



Rajah 2 : Antaramuka Mel Laman Utama

1.1 Pengguna SistemSekiranya No KP log masuk dan kata laluan adalah peringkat(level) pengguna biasa,menu-menu akan dipaparkan seperti Rajah 3 – Menu Pengguna Sistem.

Maklumat yang ada bagi pengguna biasa adalah :-• Laman Utama - Paparan ini menerangkan tentang maklumat tindakan segera, maklumat cuti

anggota, cuti terkini yang dipohon dan maklumat anggota.

• Permohonan Cuti - Menu untuk pengguna memohon cuti.

• Semak Rekod Cuti - Menu untuk menyemak rekod cuti anggota dan mencetak maklumat cuti

tersebut.

• Status terkini permohonan - Menu untuk mengetahui pergerakan permohonan cuti pengguna telah

sampai hingga ke peringkat pengganti atau penyokong ataupun pelulus.



Rajah 3 – Menu Pengguna Sistem



1.2 Pentadbir SistemSekiranya No KP log masuk dan kata laluan adalah peringkat(level) pentadbir sistem (Administrator), menu-menu akan dipaparkan seperti Rajah 4 – Menu Pentadbir Sistem.

Rajah 4 – Menu Pentadbir Sistem

Menu yang ada bagi Menu Pentadbir Sistem adalah :-• Pengesahan• Semak Rekod Cuti• Transaksi Cuti Anggota• Pendaftaran Maklumat• Kemaskini• Pembatalan• Laporan• Proses Pengiraan GCR



1.3 Penerangan Menu Utama (Pengenalan untuk Pengguna)

Rajah 5 – Penerangan Menu Utama

Menu Utama mengandungi menu-menu:-1. Log masuk pengguna

Skrin log masuk pengguna adalah untuk kegunaan pengguna mendaftar sebagai pengguna EZ Leave Application PPSPPA. Log ID ini hanya boleh diakses oleh anggota Perbadanan Sahaja. Pengguna selain dari Perbadanan adalah di larang.

◦ Sila masukkan No KP dan kata laluan yang telah didaftarkan oleh Bahagian Sumber Manusia.

◦ Kemudian klik butang Masuk

2. Maklumat CutiSkrin ini memberi penerangan tentang jenis-jenis cuti dan kategori cuti yang berhak untuk anggota-anggota kerajaan serta kelayakan yang sewajar di perolehi oleh setiap anggota kerajaan yang telah di tawar berkhidmat secara kontrak, sambilan dan tetap.

3. PekelilingSkrin ini memaparkan semua pekeliling dan surat pekeliling yang terlibat dan perlu di rujuk bagi setiap kategori cuti dan jenis cuti yang diberi.

4. Garis PanduanSkrin ini menerangkan garis panduan/peraturan yang perlu di patuhi oleh setiap anggota semasa dan ketika menggunakan dan mendaftar sebagai pengguna EZ Leave Application.



5. Manual PenggunaSkrin atau (hubungan)link ini mengajar anggota cara-cara menggunakan dan melayari EZ Leave Application. Proses kerja dan langkah-langkah yang perlu di ikuti semasa proses permohonan cuti dan seterusnya.

1.4 Penerangan Menu Permohonan Cuti Untuk Pengguna Sistem

Rajah 6 – Menu Permohonan Cuti

Sila klik ke icon Permohonan CutiKemudian paparan seperti di Rajah 6 akan kelihatan. Sila pilih Kategori Cuti. Cth 1:

Terdapat 4 jenis kategori cuti iaitu :-a. Cuti kerana perkhidmatanb. Cuti kerana perubatanc. Cuti tidak berekodd. Cuti kecemasan

Jika pilihan adalah cuti kerana perkhidmatan maka menu seperti diatas akan dipaparkan di Rajah 6.



Kemudian sila pilih Jenis Cuti iaitu di Rajah 7 :-a. Cuti Rehatb. Cuti rehat khasc. Cuti Separuh gajid. Cuti tanpa gaji

Rajah 7 – Menu pilihan kategori Cuti kerana Perkhidmatan

◦ Jika pilihan adalah Cuti Rehat, maka rajah 7 seperti di atas akan di paparkan. ◦ Kemudian klik butang cari.



1.5 Menu permohonan Cuti Rehat

Skrin akan memaparkan Rajah 8 untuk permohonan cuti rehat.

Rajah 8 – Permohonan Cuti Rehat



Sila isikan maklumat Permohonan Cuti Rehat berikut :-◦ Isikan tarikh mula cuti◦ Isikan tarikh tamat cuti◦ Jumlah cuti yang diambil◦ Catatan tentang cuti yang diambil◦ Pegawai pengganti◦ Pegawai penyokong◦ Pegawai pelulus◦ Dan klik butang HANTAR.

Nota: Maklumat pengganti, penyokong dan pelulus adalah berdasarkan keanggotaan mengikut bahagian masing-masing dan mengikut hierarki jawatan dan seksyen yang ditentukan oleh Bahagian masing-masing dan di tentukan oleh Bahagian sumber Manusia.

Contoh : Bahagian Teknologi MaklumatPegawai pelulus : Ketua Pegawai EksekutifPegawai penyokong : Timbalan Ketua Pegawai Eksekutif (Pengurusan)Jawatan tertinggi BTM : F44 – Ketua Penolong PengarahJawatan kedua tertinggi : F41 – Penolong PengarahJawatan seterusnya : F29 – Penolong Pegawai Teknologi MaklumatJawatan seterusnya : FT17/N17 – Juruteknik / Pembantu TadbirJawatan seterusnya : Pembantu Am

Jika permohonan cuti adalah Anggota Gred F29, tugas-tugas hendaklah diganti oleh anggota F29 di bahagian seksyen lain(Pengganti).Permohonan cuti adalah di sokong oleh F41(Penyokong).Setelah di sokong, permohonan hendaklah di luluskan oleh F44 (Ketua Bahagian selaku pelulus).Permohonan cuti hendaklah di sahkan oleh BSM sebelum pegawai bercuti.

Cth 2:Jika kategori cuti yang dipilih Cuti kerana perubatan sila rujuk Rajah 9. Terdapat 4 jenis kategori cuti iaitu :-a. Cuti kerana perkhidmatanb. Cuti kerana perubatanc. Cuti tidak berekodd. Cuti kecemasan



Rajah 9 – Kategori Cuti Kerana Perubatan

Jika pilihan adalah cuti kerana perubatan maka sub pilihan seperti dibawah akan dipaparkan di Rajah 9 di atas.Sila pilih jenis cuti iaitu:-a. Cuti Bersalinb. Cuti Sakit Kerajaanc. Cuti Sakit Swastad. Cuti Barahe. Cuti Kusta

Jika pilihan adalah cuti bersalin maka rajah 9 seperti di atas akan di paparkan.◦ Sila isikan maklumat permohonan cuti berikut :-◦ Isikan tarikh mula cuti◦ Isikan tarikh tamat cuti◦ Jumlah cuti yang diambil◦ Catatan tentang cuti◦ Dan klik butang HANTAR.



1.6 Menu Semak Rekod Cuti

Sila rujuk rajah 10 untuk paparan jelas.

Rajah 10 – Semakan Rekod Cuti

Pengguna dapat menyemak rekod cuti pengguna dengan mengisi maklumat nama atau No KP. Sila rujuk rajah 10 diatas.

◦ Semakan rekod cuti berdasarkan Nama dan No KP. ◦ Kemudian sila klik No KP untuk maklumat lanjut berkaitan status cuti teresebut. ◦ Paparan seperti Rajah 11. ◦ Pengguna boleh mencetak maklumat cuti di link cetak laporan.



Rajah 11- Senarai Rekod Cuti

1.7 Menu Status terkini permohonan

Maklumat terkini permohonan cuti yang terakhir di pohon oleh pengguna. Sila rujukRajah 12 untuk paparan skrin tersebut. Selain itu juga maklumat yang sama dipaparkan di sebelah kanan muka surat di icon Cuti Terkini.

Rajah 12 – Menu status terkini permohonan


Cetak laporan


2.0 PROSES PENGGANTI PERMOHONAN CUTI

Pengganti hendaklah memasukkan No KP dan Kata Laluan pada ruang yang disediakan dan tekan bebutang Masuk. Sekiranya Log Masuk dan Kata Laluan adalah sah, maka paparanseperti rajah 13 seperti dibawah di pamerkan.

Pada paparan laman utama, terdapat menu tindakan segera untuk pihak pengganti. Sila klik di link tersebut untuk mengambil tindakan keatas permohonan cuti yang di perlukan. Menutersebut memaparkan jumlah tindakan segera yang perlu di laksanakan.

Setelah pengganti bersetuju untuk menggantikan tugas pemohon yang bercuti, proses tersebut akan berpindah ke tindakan pegawai penyokong untuk mengesahkan status cuti tersebut.

Rajah 13 – Tindakan Pengganti


Klik di Menu tindakan segera


2.1 Proses selepas pengesahan penggantiPermohonan cuti yang telah di persetujui oleh pengganti akan berpindah pula untuk tindakan pegawai penyokong cuti setelah pengganti memberi kebenaran untuk mengganti. Pengganti hanya perlu klik kepada nama anggota @ No KP pengganti dan klik Cari. Kemudian sahkan tindakan samada bersetuju untuk menjadi pengganti anggota tersebut. Sila lihat rajah di bawah.


Klik di Menu tindakan segeraUntuk pengganti


2.2 Proses selepas klik di Menu tindakan Segera

Paparan seperti rajah di bawah akan kelihatan. Sila ini maklumat yang diperlukan seperti yang dikehendaki. Jika pengganti hendak bertukar pengganti, sila isi maklumatnama pengganti yang lain dan klik simpan. Permohonan cuti akan bergerak ke tindakan / peringkat penyokong cuti.


Klik di sini


3.0 PROSES MENYOKONG CUTI REHAT

1. Pastikan langkah-langkah memulakan sistem telah dilakukan dan web browsermemaparkan Antaramuka Sistem log masuk sebagaimana pada Rajah 1 diatas.

2. Dapatkan menu tindakan segera Cuti Rehat anggota untuk tujuan sokongan. Cara-cara :a. Klik pada menu tindakan segera dan klik pula pada No KP yang ingin di sokong.

(Rujuk Rajah 14). Antaramuka seperti Rajah 14 akan dipaparkan.b. Sila isikan pada catatan penyokong dan klik pada kelulusan samada Ya / Tidak.

Jika Ya, proses seterusnya akan bergerak kepada tindakan pelulus permohonan cuti. Jika Tidak, permohonan cuti akan akan berpatah semula ke pemohon cuti semula. Pengguna hendaklah memohon cuti semula. Antaramuka seperti Rajah 15akan dipaparkan.

Rajah 14 – Tindakan Penyokong


Klik di sini


Rajah 15 – Tindakan Terperinci Penyokong

4.0 PROSES MELULUS CUTI REHAT1. Pastikan langkah-langkah memulakan sistem telah dilakukan dan web browser

memaparkan Antaramuka Sistem log masuk sebagaimana pada Rajah 1 diatas.2. Dapatkan menu tindakan segera Cuti Rehat anggota untuk tujuan kelulusan. Cara-

cara :a. Klik pada menu tindakan segera dan klik pula pada No KP yang akan di luluskan.

(Rujuk Rajah 16). Antaramuka seperti Rajah 15 akan dipaparkan. b. Sila isikan pada catatan pelulus dan klik pada tindakan samada Ya / Tidak.

Jika Ya , proses seterusnya akan bergerak kepada tindakan pengesahan permohonan cuti oleh Bahagian Sumber Manusia. Jika Tidak, permohonan cutiakan terbatal. Pengguna hendaklah memohon cuti semula.



Rajah 16 – Kelulusan Pegawai


UNTUK KEGUNAAN PENGGUNA SISTEM

Documents

Transcript of UNTUK KEGUNAAN PENGGUNA SISTEM