Zaman Yönetimi
Hazırlayan: Beka Cotur
Takvimi Kontrol Etme
Zaman Yönetimi
Başlangıç Planlama YürütmeİzlemeKontrol
KapanışBilgi Alanı
ZamanYönetimi
Aktiviteleri Belirleme
Aktivite Kaynak Tahmini
Aktivite Süre Tahmini
Takvim Oluşturma
Aktiviteleri Sıralama
Zaman Yönetimi Planlanma
Hazırlayan: Beka Cotur
• Projenin zamanında bitişini sağlamak için takip edilir
• Zaman yönetimi süreci proje ekibinin planlamaya başlamasıyla başlar
• Kısa projelerde aktiviteleri belirleme ve sıralama, aktivite kaynaklarını ve sürelerini belirleme, Takvimi geliştirme aktiviteleri tek bir süreç olarak yürütülür
Zaman Yönetimi
Hazırlayan: Beka Cotur
Başlangıç Planlama YürütmeİzlemeKontrol
Kapanış
Zaman Yönetimi Planlanma
Zaman Yönetimi
Girdiler Araçlar Çıktılar
• Proje yönetimi planı• Proje başlatma belgesi• Çevresel işletme faktörleri• Organizasyonel süreç• varlıkları
• Uzman görüşü• Analitik teknikler• Toplantılar
• Takvim yönetimi planı
• Zaman Yönetimi Planlanma: Proje takviminin planlanması, geliştirilmesi, yönetilmesi, gerçekleştirilmesi ve kontrol edilmesi için politikalar, prosedürler ve belgelerin oluşturulması sürecidir.
Hazırlayan: Beka Cotur
Zaman Yönetim Planı
• Proje takvim modelinin geliştirilmesi
• Doğruluk seviyesi
• Ölçüm Birimleri
• Kontrol eşikleri
• Performans ölçümünün kuralları
• Raporlama formatları
• Süreç tanımlamaları
Zaman Yönetimi Aktiviteleri Belirleme
Çıktılar
Hazırlayan: Beka Cotur
Başlangıç Planlama YürütmeİzlemeKontrol
Kapanış
Aktiviteleri Belirleme
Zaman Yönetimi
Girdiler Araçlar Çıktılar
• Takvim yönetimi planı• Kapsam dayanağı• Çevresel İşletme faktörleri• Organizasyonel süreç
varlıkları
• Ayrıştırma• Yaklaşan Dalga Planlaması• Şablonlar• Uzman görüşü
• Aktivite listesi• Aktivite özellikleri• Kilometretaşı listesi
• Aktiviteleri Belirleme: Proje teslimatlarını yaratmak için yapılması gereken aktiviteleri belirleme çalışmasıdır.
• İş paketleri aktivitelere bölünür
Hazırlayan: Beka Cotur
• Yaklaşan Dalga Planlaması: gelecekteki işler daha yüksek bir seviyede planlanırken yakın vadede yapılacak işin detaylı olarak planlandığı tekrara dayalı planlama tekniğidir. Bir aşamalı olgunlaşma biçimidir.
• Aktivite Özellikleri: • Takvim geliştirmek, planlanan aktiviteleri seçmek, sıralamak için
kullanılır• Sorumlu kişiyi, atanan eforu, efor seviyesini belirlemek için kullanılır
• Kilometretaşı: projedeki belirgin bir nokta ya da olaydır. • İş aktivitesi değildir• Projeyi kontrol etmeye yardım için bir denetim noktasıdır. • Bu liste kilometretaşının seviyesini gösterir (zorunlu, opsiyonel vs…)
Zaman Yönetimi Aktiviteleri Belirleme
Araçlar
Çıktılar
Hazırlayan: Beka Cotur
Başlangıç Planlama YürütmeİzlemeKontrol
Kapanış
Aktiviteleri Sıralama
Zaman Yönetimi
Girdiler Araçlar Çıktılar
• Takvim yönetimi planı• Aktivite listesi• Aktivite özellikleri• Kilometretaşı listesi• Proje kapsam dayanağı• Çevresel Işletme faktörleri• Organizasyonel süreç varlıkları
• Öncelik Şeması Metodu• Bağımlılık belirleme• Ön süre ve Duraklama
ekleme• Takvim Ağ şablonları
• Proje Takvimi Ağ Diyagramı• Proje dokümanı
güncellemeleri
• Aktiviteleri Sıralama: Proje aktivitelerinin arasındaki ilişkileri belirleme ve dokümante etme sürecidir
Hazırlayan: Beka Cotur
• Öncelik Şeması Metodu• Kritik Yol Metodunun uygulandığı yöntemdir.
• Gereksiz aktivitelere yer verilmez• Bitiş – Başlangıç (TB)
• Başlangıç – Başlangıç (BB)
• Başlangıç – Bitiş (BT)
• Bitiş – Bitiş (TT)
Zaman Yönetimi Aktiviteleri Sıralama
Araçlar
Hazırlayan: Beka Cotur
• Öncelik Şeması Metodu: Gerçekçi ve ulaşılabilir Proje Takvimi hazırlamak amacıyla aktivitelere ön süreler ve duraklama zamanları eklenir
• Her aktivite en az bir öncüle ve bir ardıla sahiptir
• Ön süre: aktivitenin öncül aktivitesi tamamlanmadan eklenen süre
• Duraklama: aktiviteler arasına eklenen bekleme süreleri
Zaman Yönetimi Aktiviteleri Sıralama
A
B
A
B
B=A (BB) + 4 gün B=A (TT) + 3 gün
Araçlar
Hazırlayan: Beka Cotur
• Ön süre ve duraklamaları gösteren örnek Öncelik Şeması Metodu
• Diğer şema metodları:• Okla şema metodu• GERT: aktiviteler arasında döngülere izin verir (Graphical Evaluation and Review
Technique)
Zaman Yönetimi Aktiviteleri Sıralama
Araçlar
Hazırlayan: Beka Cotur
• Aktiviteler arasındaki bağımlılıklar 3 şekilde olabilir• Zorunlu: değiştirilemez bağımlılıklar, örn: geliştirmeden önce tasarlama
• İsteğe bağlı: tercih edilen de denilir, istenildiğinde değiştirilebilir
• Harici: proje dışındaki bir tarafın ihtiyacına bağlı olarak
Zaman Yönetimi Aktiviteleri Sıralama
ES = Early Start – En Erken Başlangıç
EF = Early Finish – En Erken Bitiş
LS = Latest Start – En Geç Başlangıç
LF = Late Finish – En Geç Bitiş
D = Duration - Süre
EF = ES + D – 1LS = LF – D +1Toplam Bolluk : Float (F) = LS – ES = LF – EF
Araçlar
Hazırlayan: Beka Cotur
Başlangıç Planlama YürütmeİzlemeKontrol
Kapanış
Aktivite Kaynak Tahmini
Zaman Yönetimi
Girdiler Araçlar Çıktılar
• Takvim yönetimi planı• Aktivite listesi• Aktivite özellikleri• Kaynak takvimleri• Aktivite maliyet tahminleri• Çevresel İşletme faktörleri• Organizasyonel süreç varlıkları
• Uzman görüşü• Alternatiflerin analizi• Yayınlanmış tahmin verisi• Aşağıdan Yukarıya Doğru
Tahmin• Proje yönetim yazılımı
• Aktivite Kaynak Gereksinimleri
• Kaynak kırılım yapısı• Proje dokümanı
güncellemeleri
• Aktivite Kaynak Tahmini: Her bir aktiviteyi gerçekleştirmek için gerekli olan materyal, insan, ekipman veya teçhizatın tür ve miktarının tahmin edilmesidir
Hazırlayan: Beka Cotur
• Yayınlanmış tahmin verisi: Çeşitli organizasyonlar, rutin olarak, farklı ülkeler ve ülkeler içindeki coğrafi konumlar için çok geniş kapsamlı ticaret çalışmaları, malzemeler ve ekipmanlar için güncellenmiş üretim oranlarını ve kaynakların birim maliyetlerini yayınlar.
• Aşağıdan Yukarıya Doğru Tahmin: İKY'nin alt seviye bileşenlerinin tahminlerinin toplanmasıyla proje süresinin veya maliyetinin tahmin edilmesi için bir yöntemdir. Bir aktivite yeterli bir güven seviyesi ile tahmin edilemediğinde, aktivite içindeki iş daha detaylı bir şekilde ayrıştırılır.
Zaman Yönetimi Aktivite Kaynak Tahmini
Araçlar
Hazırlayan: Beka Cotur
Başlangıç Planlama YürütmeİzlemeKontrol
Kapanış
Aktivite Süre Tahmini
Zaman Yönetimi
Girdiler Araçlar Çıktılar
•Takvim yönetimi planı•Aktivite listesi•Aktivite özellikleri•Aktivite Kaynak
Gereksinimleri•Kaynak takvimleri•Proje Kapsam
Dayanağı•Risk listesi•Kaynak kırılım
yapısı•Çevresel İşletme
faktörleri•Organizasyonel
süreç varlıkları
• Uzman görüşü• Analog (örneksel) tahmin• Parametrik tahmin• 3-nokta tahmini• Rezerv analizi
• Aktivite süre tahminleri• Proje dokümanı
güncellemeleri
• Aktivite Süre Tahmini: Tahmin edilen kaynaklarla bireysel aktiviteleri tamamlamak için gerekli iş sürelerini yaklaşık tahmin etme sürecidir
• Takvim inanılır ve gerçekçi olmalıdır – doldurma süre eklenmemelidir
Hazırlayan: Beka Cotur
• Analog (örneksel) tahmin: Geçmişte yapılmış benzer aktivitenin süresini kullanmak
• Parametrik tahmin:• Geçmiş veriler ve diğer değişkenlerle istatiksel bağlantılar kurma• Sonuçlar buluşsal (heuristic) olur (deneyime dayanan teknik / göz kararı)
• Rezerv analizi (tampon süre): beklenmedik durum rezervlerini içerir
Tampon süre (buffer) Doldurma süre (padding)• Doldurma süre, ihtiyaç olmadığı halde güvende olmak için takvime süre eklemektir
(3 ay sürecek işin 4 ay süreceğini söylemek)• Tampon süre ise işin karmaşıklığı veya dönemsel sorunlardan dolayı gecikme
ihtimaline karşı makul bir ek süre eklemektir
Zaman Yönetimi Aktivite Süre Tahmini
Araçlar
Hazırlayan: Beka Cotur
• 3-nokta tahmini (PERT)
• PERT: Program Evaluation and Review Technique : Program değerlendirme ve gözden geçirme tekniği olarak da geçer
• Zaman ve Maliyet tahmini için kullanılır• M : Most Likely : En Olası beklenen süre• O : Optimistic : İyimser tahmin • P : Pessimistic : Kötümser tahmin
• Varyans projenin toplam standart sapmasınıhesaplamak için kullanılır
Zaman Yönetimi Aktivite Süre Tahmini
Araçlar
Hazırlayan: Beka Cotur
Zaman Yönetimi Aktivite Süre Tahmini
AktiviteSüre
Tahmini
Süre
(PERT)
Aktivite
Standart
Sapma
Tahmin Aralığı
P M O
A 3 5 1
B 8 4 2
C 15 8 5
D 20 10 5
Proje
(Toplam)-
Araçlar
Hazırlayan: Beka Cotur
Başlangıç Planlama YürütmeİzlemeKontrol
Kapanış
Takvim OluşturmaZaman Yönetimi
Girdiler Araçlar Çıktılar
• Takvim Yönetim Planı
• Aktivite listesi• Aktivite özellikleri• Takvim ağ
diyagramı• Aktivite Kaynak
Gereksinimleri• Kaynak takvimleri• Aktivite süre
tahminleri• Proje Kapsam
Dayanağı• Risk listesi• Kaynak kırılım
yapısı• Çevresel İşletme
faktörleri• Organizasyonel
süreç varlıkları
• Takvim Ağ Analizi• Kritik yol metodu• Kritik zincir metodu• Kaynak dengeleme• Senaryo analizi• Ön süre ve Duraklama ekleme• Takvim sıkıştırma
• Takvim dayanağı• Proje Takvimi• Takvim verisi• Proje planı güncellemeleri• Proje dokümanı
güncellemeleri
• Takvim Oluşturma: Proje Takvimi yaratmak için aktivite sıralarını, sürelerini, kaynak gereksinimlerini ve takvim kısıtlarını analiz etme sürecidir.
Hazırlayan: Beka Cotur
• Takvim Ağ Analizi: Proje aktivitelerinin tamamlanmamış bölümleri için erken ve geç başlangıç ve bitiş zamanlarını hesaplamak için kritik yol metodu, kritik zincir metodu, varsayım analizi ve kaynak optimizasyonu gibi çeşitli analitik teknikleri kullanır.
• Kritik Yol Metodu: Projedeki kısaltılamayacak en uzun aktiviteler sıralamasıdır• Proje bundan daha kısa süremez• Birden fazla kritik yol olabilir• Kritik yol riskli olduğu için istenmez
• Bolluk:• Toplam bolluk: proje sonunu ya da sonraki bir aktiviteyi etkilemeden bir aktivitenin
geciktirilebileceği zaman• Serbest bolluk: sonraki ardıl aktivitenin en erken başlangıç tarihini etkilemeden bir aktivitenin
geciktirilebileceği zaman• Proje bolluğu: proje sonunu etkilemeden bir aktivitenin geciktirilebileceği zaman
Zaman Yönetimi Takvim Oluşturma
Araçlar
Hazırlayan: Beka Cotur
• Kritik yolda bolluk = 0
• Kritik yoldaki aktivitelerde gecikme, proje sonunu geciktirir
Zaman Yönetimi Takvim Oluşturma
Aktivite Öncelik Süre
A 2
B 3
C A 1
D B 4
E B 2
F C 1
G D,F 5
H E 2
I H 2
J G,I 0
Araçlar
Hazırlayan: Beka Cotur
• İleri hesaplama: ES(A) + D(A) = ES (B) (en yüksek değer toplanır)
• Geri hesaplama: LS(F) – D(F) = LS (E) (en düşük değer toplanır)
Zaman Yönetimi Takvim Oluşturma
İleri Hesaplama
Geri Hesaplama
Araçlar
Hazırlayan: Beka Cotur
• Kritik yol nedir?
• Kritik yol uzunluğu nedir?
• B aktivitesinin toplam bolluğu kaç gündür?
Zaman Yönetimi Takvim Oluşturma
Araçlar
Hazırlayan: Beka Cotur
Kaynak Dengeleme
Zaman Yönetimi Takvim Oluşturma
Araçlar
Hazırlayan: Beka Cotur
• Senaryo Analizi:• Monte Carlo Simülasyonu: Her bir değişken tek tek değiştirilerek kritik yolun
değişip değişmediği gözlenir.• Bilgisayar yazılımı kullanarak yapılır
• Bir veya daha çok aktiviteye çoklu yol yakınsaması ihtimali kontrol edilir
• Takvim sıkıştırma:• Hızlı izleme: Kritik yoldaki aktiviteleri paralelde yürütme. Riski artırır, iletişimi
arttırmayı gerektirir, mesaiye neden olur. Örn: tasarım bitmeden kodlama
• Çakıştırma: Maliyet ve zaman arasındaki mübadele analiz edilir. En az maliyette en fazla sıkıştırma kararlaştırılır – en az masraflı aktiviteler kısaltılır.
Zaman Yönetimi Takvim Oluşturma
Araçlar
Hazırlayan: Beka Cotur
• Takvim Dayanağı: sadece resmi değişiklik kontrol prosedürleri ile değiştirilebilen ve gerçekleşen başlangıç ve bitiş tarihleri ile karşılaştırılarak sapmaların meydana gelip gelmediği belirlenen onaylanmış takvimdir.
• Takvim: Bağlılıklarla veya bağlılıklar olmadan gösterilebilir (öncül / ardıl aktiviteler)• Şekil : Ağ diyagramı, kilometretaşı tablosu, bar tablosu (gannt tablosu)
• Takvim verisi: kilometretaşları, aktiviteler, aktivite özellikleri, varsayımlar ve kısıtlamaları içerir
• Nakit akışı, kaynak histogramları, sipariş teslimat zamanları, alternatif zaman çizelgeleri içerebilirler
Zaman Yönetimi Takvim Oluşturma
Çıktılar
Hazırlayan: Beka Cotur
Başlangıç Planlama YürütmeİzlemeKontrol
Kapanış
Takvimi Kontrol Etme
Zaman Yönetimi
Girdiler Araçlar Çıktılar
• Proje yönetim planı• Takvim• Çalışma performans verisi• Organizasyonel süreç
varlıkları
• Performans değerlendirmesi• Varyans analizi• Proje yönetim yazılımı• Kaynak dengelemesi• Kaynak Optimizasyon teknikleri• Modelleme teknikleri• Senaryo analizi• Ön süre ve duraklamaları düzeltme• Takvim sıkıştırma
• Çalışma performans bilgisi• Organizasyonel süreç varlıkları
güncellemeleri• Değişiklik istekleri• Proje yönetim planı
güncellemeleri• Proje dokümanı
güncellemeleri
• Takvimi Kontrol Etme: Proje takviminin planlananın önünde mi yoksa gerisinde mi olduğunu kontrol etmek amacıyla Takvim Dayanağı’na karşılık proje aktivitesindeki ilerlemenin kıyaslanması ve idare edilmesidir
Hazırlayan: Beka Cotur
Takvimi Kontrol Etme
• Proje takviminin geçerli durumunu belirlemek,
• Takvim değişikliklerini oluşturan faktörleri etkilemek,
• Kalan iş planında (bekleyen işler) yeniden önceliklendirme yapmak
• Proje takviminin değişip değişmediğini belirlemek,
• Gerçekleşen değişiklikleri, meydana geldiklerinde yönetmek.
Zaman YönetimiAraçlar
Takvimi Kontrol Etme
Hazırlayan: Beka Cotur
• Çalışma Performansı Bilgileri: İKY bileşenleri; özellikle de iş paketleri ve kontrol hesapları için hesaplanan takvim varyansı (SV) ve takvim performans endeksi (SPI) değerleri belgelenir ve paydaşlara iletilir.
• Takvim Tahminleri: Tahminler, proje yürütülürken sunulan iş performansı bilgilerine göre güncellenir veya yenilenir. Bilgiler, projenin geçmiş performansını ve gelecekte beklenen performansı temel alır ve projeyi gelecekte etkileyebilecek kazanılmış değer performansı göstergelerini kapsar
Zaman YönetimiÇıktılar
Takvimi Kontrol Etme
Hazırlayan: Beka Cotur