PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN
BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA
PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN
BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA
APAKAH
PERSIAPAN
SEMASA MAJLIS ?
1
PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN
BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA
PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN
BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA
PENDAFTARAN
Semakan tempat duduk boleh dilakukan sama ada secara :
Manual
Berkomputer
Tindakan/Perkara yang perlu dibuat serta disediakan :
Hand Card
Pelan Tempat Duduk
Senarai Penuh Jemputan Yang HADIR
2
BILIK MENUNGGU
Disediakan dan dilengkapi :
“Light Refreshment”
Buku Atur cara
Bilik Air
Siapa yang perlu masuk ke Bilik Menunggu?
PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN
BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA
PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN
BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA
CONTOH SENARAI KEHADIRAN (MENGIKUT ABJAD)
BIL.
NAMA
NO. MEJA
A 1.
Ahmad Danial Bin Azran YBhg. Tan Sri
B3
2.
Azlan Imran Bin Zaidi Encik
A4
B
3.
Bakhtiar Bin Azizan YBhg. Datuk
C4
4.
Bashah Mazlinda Binti Kasim YBhg. Puan Sri
F3
5.
Basiron Bakar Bin Bidin YBhg. Dato’ Seri
A2
C
6.
Chee Lock Peng Encik
B4
7.
Che Wan Ahmad Bin Che Wan Cheek YABhg. Tun
C2
D
8.
Daud Bin Ali
A3
SENARAI JEMPUTAN UNTUK MAJLIS RUMAH TERBUKA BERSAMA
KETUA SETIAUSAHA NEGARA PADA 17 OKTOBER 2011, JAM 2.00 PETANG
3
PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN
BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA
PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN
BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA
CONTOH KAUNTER PENDAFTARAN ( MANUAL)
Pelan Tempat
Duduk
4
PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN
BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA
PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN
BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA
Hand Card Senarai
Kehadiran
5
PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN
BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA
PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN
BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA
6
PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN
BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA
PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN
BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA
7
PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN
BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA
PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN
BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA
Pendaftaran
mengikut kategori
8
PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN
BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA
PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN
BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA
Papan
Kenyataan/maklumat
9
PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN
BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA
PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN
BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA
10
PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN
BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA
PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN
BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA
CONTOH KAUNTER PENDAFTARAN ( BERKOMPUTER)
Senarai
Kehadiran Senarai kehadiran dalam bentuk
softcopy
11
PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN
BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA
PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN
BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA
CONTOH KAUNTER PENDAFTARAN ( BERKOMPUTER + SISTEM BARKOD)
Pengimbas
Pencetak Kad
Tempat Duduk
12
PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN
BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA
PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN
BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA
CONTOH KAUNTER PENDAFTARAN ( BERKOMPUTER + SISTEM BARKOD)
13
PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN
BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA
PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN
BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA
PENGGUNAAN KAD JEMPUTAN DENGAN KOD WARNA
Kad Kod Warna
Merah
14
PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN
BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA
PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN
BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA
15
PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN
BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA
PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN
BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA
16
PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN
BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA
PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN
BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA
17
PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN
BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA
PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN
BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA
18
PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN
BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA
PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN
BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA
19
SUASANA SEWAKTU MAJLIS ( PERANAN PEMBANTU MAJLIS/PENYAMBUT)
PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN
BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA
PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN
BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA
Pembantu Majlis
20
PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN
BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA
PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN
BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA
Pembantu Majlis
21
PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN
BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA
PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN
BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA
PENETAPAN MASA
Mengawal perjalanan majlis
Tempoh sesuai 90-120 minit
Majlis malam mula jam 8.30 mlm dan tamat 10.30 mlm
Majlis petang tamat sebelum maghrib
PEMBAHAGIAN MASA Sambutan 5 min
Persembahan 10-15min
Ucapan 25-35min
Perasmian/cenderamata 10 min
Jamuan 50 min
Meninggalkan majlis 5min 22
PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN
BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA
PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN
BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA
PEMBACA DOA
Dibaca awal majlis dalam Bahasa Melayu/
Inggeris/ Arab di rostrum
Pembaca doa berdasarkan Tetamu kehormat
CENDERAMATA
Boleh disampaikan dalam majlis/dalam bilik
menunggu.
Disampaikan oleh tuan rumah dengan tertib.
Dulang + alas, Penyambut ( 2 orang)
23
PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN
BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA
PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN
BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA
ROSTRUM
Lazimnya 2/3 rostrum-kiri/ kanan dan satu untuk
juruacara di tempat yang sesuai
Elakkan daripada meletak jambangan bunga di
atas untuk mengelak ketidakselesaan
PANDU ARAH/ BILIK AIR
Lokasi tempat duduk untuk semakan tetamu
Pandu arah bilik air wajar diberi perhatian bagi
tempat persendirian selain hotel
Penyediaan kelengkapan di dalam bilik air
* Tuala/hand wash/wangian dsb.
24
PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN
BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA
PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN
BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA
BACK DROP
Dalam Bahasa Melayu
Bahasa Inggeris boleh diguna bagi majlis
antarabangsa
Darjah Kebesaran tidak dicatat pada back drop
25
PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN
BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA
PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN
BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA
CONTOH BACKDROP
26
PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN
BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA
PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN
BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA
CONTOH BACKDROP
27
PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN
BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA
PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN
BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA
CONTOH BACKDROP
28
PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN
BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA
PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN
BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA
PASUKAN PERUBATAN
Bergantung kepada Tetamu kehormat
Hospital,Pegawai perubatan, Jururawat, attendan
dan pemandu ambulan ( VVIP)
Pasukan sokongan seperti St. John’s Ambulance (
Orang ramai/awam)
Ditempatkan bersama tetamu di tempat program
PASUKAN KESELAMATAN Fizikal (tempat majlis berlangsung)
Peribadi (tetamu kenamaan)
Trafik (laluan & parkir VIP)
29
PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN
BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA
PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN
BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA
APAKAH
PERSIAPAN
SELEPAS MAJLIS ?
30
PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN
BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA
PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN
BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA
SUSUNAN MOTOKED
“First in, Last out”
Perlu ada Pegawai Motoked
Menguruskan tetamu kehormat/
tetamu-tetamu lain
31
PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN
BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA
PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN
BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA
POST-MORTEM/LAPORAN Penambahbaikan
Laporan kehadiran tetamu
tindakan susulan * Surat Amaran
PEMBAYARAN
32
PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN
BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA
PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN
BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA
MAJLIS PERSEKUTUAN YANG DIADAKAN DENGAN
KERJASAMA KERAJAAN NEGERI …… APA KESILAPAN
PADA PENTAS INI? 33
PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN
BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA
PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN
BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA
34