APAKAH PERSIAPAN SEMASA MAJLIS - istiadat.gov.my

PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN

BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA



APAKAH

PERSIAPAN

SEMASA MAJLIS ?

1





PENDAFTARAN

Semakan tempat duduk boleh dilakukan sama ada secara :

Manual

Berkomputer

Tindakan/Perkara yang perlu dibuat serta disediakan :

Hand Card

Pelan Tempat Duduk

Senarai Penuh Jemputan Yang HADIR

2

BILIK MENUNGGU

Disediakan dan dilengkapi :

“Light Refreshment”

Buku Atur cara

Bilik Air

Siapa yang perlu masuk ke Bilik Menunggu?





CONTOH SENARAI KEHADIRAN (MENGIKUT ABJAD)

BIL.

NAMA

NO. MEJA

A 1.

Ahmad Danial Bin Azran YBhg. Tan Sri

B3

2.

Azlan Imran Bin Zaidi Encik

A4

B

3.

Bakhtiar Bin Azizan YBhg. Datuk

C4

4.

Bashah Mazlinda Binti Kasim YBhg. Puan Sri

F3

5.

Basiron Bakar Bin Bidin YBhg. Dato’ Seri

A2

C

6.

Chee Lock Peng Encik

B4

7.

Che Wan Ahmad Bin Che Wan Cheek YABhg. Tun

C2

D

8.

Daud Bin Ali

A3

SENARAI JEMPUTAN UNTUK MAJLIS RUMAH TERBUKA BERSAMA

KETUA SETIAUSAHA NEGARA PADA 17 OKTOBER 2011, JAM 2.00 PETANG

3





CONTOH KAUNTER PENDAFTARAN ( MANUAL)

Pelan Tempat

Duduk

4





Hand Card Senarai

Kehadiran

5





6





7





Pendaftaran

mengikut kategori

8





Papan

Kenyataan/maklumat

9





10





CONTOH KAUNTER PENDAFTARAN ( BERKOMPUTER)

Senarai

Kehadiran Senarai kehadiran dalam bentuk

softcopy

11





CONTOH KAUNTER PENDAFTARAN ( BERKOMPUTER + SISTEM BARKOD)

Pengimbas

Pencetak Kad

Tempat Duduk

12





CONTOH KAUNTER PENDAFTARAN ( BERKOMPUTER + SISTEM BARKOD)

13





PENGGUNAAN KAD JEMPUTAN DENGAN KOD WARNA

Kad Kod Warna

Merah

14





15





16





17





18





19

SUASANA SEWAKTU MAJLIS ( PERANAN PEMBANTU MAJLIS/PENYAMBUT)





Pembantu Majlis

20





Pembantu Majlis

21





PENETAPAN MASA

Mengawal perjalanan majlis

Tempoh sesuai 90-120 minit

Majlis malam mula jam 8.30 mlm dan tamat 10.30 mlm

Majlis petang tamat sebelum maghrib

PEMBAHAGIAN MASA Sambutan 5 min

Persembahan 10-15min

Ucapan 25-35min

Perasmian/cenderamata 10 min

Jamuan 50 min

Meninggalkan majlis 5min 22





PEMBACA DOA

Dibaca awal majlis dalam Bahasa Melayu/

Inggeris/ Arab di rostrum

Pembaca doa berdasarkan Tetamu kehormat

CENDERAMATA

Boleh disampaikan dalam majlis/dalam bilik

menunggu.

Disampaikan oleh tuan rumah dengan tertib.

Dulang + alas, Penyambut ( 2 orang)

23





ROSTRUM

Lazimnya 2/3 rostrum-kiri/ kanan dan satu untuk

juruacara di tempat yang sesuai

Elakkan daripada meletak jambangan bunga di

atas untuk mengelak ketidakselesaan

PANDU ARAH/ BILIK AIR

Lokasi tempat duduk untuk semakan tetamu

Pandu arah bilik air wajar diberi perhatian bagi

tempat persendirian selain hotel

Penyediaan kelengkapan di dalam bilik air

* Tuala/hand wash/wangian dsb.

24





BACK DROP

Dalam Bahasa Melayu

Bahasa Inggeris boleh diguna bagi majlis

antarabangsa

Darjah Kebesaran tidak dicatat pada back drop

25





CONTOH BACKDROP

26





CONTOH BACKDROP

27





CONTOH BACKDROP

28





PASUKAN PERUBATAN

Bergantung kepada Tetamu kehormat

Hospital,Pegawai perubatan, Jururawat, attendan

dan pemandu ambulan ( VVIP)

Pasukan sokongan seperti St. John’s Ambulance (

Orang ramai/awam)

Ditempatkan bersama tetamu di tempat program

PASUKAN KESELAMATAN Fizikal (tempat majlis berlangsung)

Peribadi (tetamu kenamaan)

Trafik (laluan & parkir VIP)

29





APAKAH

PERSIAPAN

SELEPAS MAJLIS ?

30





SUSUNAN MOTOKED

“First in, Last out”

Perlu ada Pegawai Motoked

Menguruskan tetamu kehormat/

tetamu-tetamu lain

31





POST-MORTEM/LAPORAN Penambahbaikan

Laporan kehadiran tetamu

tindakan susulan * Surat Amaran

PEMBAYARAN

32





MAJLIS PERSEKUTUAN YANG DIADAKAN DENGAN

KERJASAMA KERAJAAN NEGERI …… APA KESILAPAN

PADA PENTAS INI? 33





34

APAKAH PERSIAPAN SEMASA MAJLIS - istiadat.gov.my

Documents

Transcript of APAKAH PERSIAPAN SEMASA MAJLIS - istiadat.gov.my