1
BAHAGIAN PEMBANGUNAN AUTOMASI (BPA)
1.1 PENGENALAN
Bahagian Pembangunan Automasi (BPA) merupakan Bahagian yang bertanggungjawab
terhadap perancangan, pembangunan dan penyediaan kemudahan Teknologi Maklumat
& Komunikasi (ICT) di Perpustakaan Sultanah Zanariah (PSZ), UTM Johor Bahru, PSZ
International Campus Kuala Lumpur dan Perpustakaan Fakulti. Bahagian ini terdiri dari
empat (4) unit utama iaitu Unit Sistem Pengurusan Perpustakaan, Unit Perolehan dan
Penyenggaraan Komputer, Unit Server dan Rangkaian Komputer dan Unit Sistem
Aplikasi Perpustakaan. Setiap unit mempunyai peranan yang berbeza dalam
menyediakan kemudahan ICT kepada staf dan pengguna PSZ.
1.2 PERANAN UNIT
1.2.1 UNIT SISTEM PENGURUSAN PERPUSTAKAAN
Unit ini bertanggungjawab sepenuhnya ke atas Sistem Pengurusan
Perpustakaan dan memastikankemudahan capaian dan pengaksesan
kepada maklumat bahan PSZ ke tahap yang optima.
Menyenggara dan menaiktaraf Sistem Pengurusan Perpustakaan
supaya dapat beroperasi dengan lebih cekap dan cekap.
1.2.2 UNIT PEROLEHAN & PENYENGGARAAN KOMPUTER
Unit ini bertanggungjawab dalam menyediakan kelengkapan Teknologi
Maklumat & Komunikasi (ICT) ke tahap optima bagi memenuhi
keperluan staf dan pelanggan PSZ.
Menyenggara kelengkapan Teknologi Maklumat & Komunikasi (ICT)
dengan cekap dan cepat.
2
1.2.3 UNIT SERVER & RANGKAIAN KOMPUTER
Unit ini bertanggungjawab dalam menyediakan infrastruktur Teknologi
Maklumat & Komunikasi (ICT), server
dan komponen penting Teknologi Maklumat & Komunikasi (ICT) ke tahap
yang optima.
Merealisasikan keperluan Teknologi Maklumat & Komunikasi (ICT) melalui
fungsi unit yang telah dikenalpasti.
Mengemaskini Teknologi Maklumat & Komunikasi (ICT) PSZ seiring dengan
perkembangan teknologi maklumat universiti.
1.2.4 UNIT SISTEM APLIKASI PERPUSTAKAAN
Unit ini bertanggungjawab menyediakan kemudahan aplikasi dan
multimedia yang terbaik dalam membantu perkhidmatan perpustakaan
berfungsi ketahap yang paling optima.
Menyediakan kemudahan perkhidmatan penyebaran maklumat yang cekap
dan berkesan.
Membangunkan laman web PSZ dan aplikasi multimedia yang lain mengikut
keperluan PSZ dan Universiti.
3
2.0 UNIT SISTEM PENGURUSAN PERPUSTAKAAN 2.1 AKTIVITI UNIT
2.1.1 Memantau dan Menyenggara Sistem Pengurusan Perpustakaan 2.1.1.1 Menerima, Menyemak, Menganalisis dan Mengatasi Masalah Sistem Pengurusan Perpustakaan Sepanjang 2009 sebanyak 125 aduan masalah dan keperluan telah diterima.
Perincian masalah yang dilaporkan mengikut bulan, modul dan status tindakan
adalah seperti di Jadual 1, Rajah 1-3 seperti di bawah:-
Jadual 1 : Kategori/Tindakan/Status Permasalahan Sistem Pengurusan Perpustakaan
Jumlah/ Status
Tindakan Aduan Masalah Mengikut Modul
Selesai BPA Vendor TCL Sistem Circ Cat Acq Holdings Web Libra
112 108 4 60 38 1 0 3 2 6 2
Outstanding BPA Vendor
13 13 0 1 8 1 0 0 2 1 0
121 4
Jumlah Keseluruhan
125 61 46 2 0 3 4 7 2
Rajah 1: Statistik Laporan/Penyenggaraan Sistem Pengurusan Perpustakaan 2009 Mengikut Bulan
27
7
10
67
119 9
1311
10
5
0
5
10
15
20
25
30
J AN F E BMAC
APR ME IJ UN J UL
OG OSS E P T
OK TNO V DIS
4
Rajah 2. Statistik Aduan Masalah Mengikut Modul 2009
30
4 27
2
46
61
0
10
20
30
40
50
60
70
AC Q C AT HL DG S C IR C WE B L IB R A S Y S TC L
Rajah 3: Permasalahan Sistem Pengurusan Perpustakaan Yang Diselesaikan oleh BPA dan Vendor
121
4
B P A
V endor L MS
Daripada seratus dua puluh lima (125) laporan yang diterima oleh BPA, hanya
tigabelas (13) laporan yang masih outstanding. Empat (4) laporan melibatkan
proses global change manakala sembilan (9) laporan adalah masalah yang
diharapkan dapat diatasi melalui pelaksanaan Sistem Pengurusan Perpustakaan
yang baru pada tahun 2010.
5
2.1.2 Muat Naik Rekod Pelajar Baru dan Graduan UTM ke Sistem ADVANCE
2.1.2.1 Rekod Pelajar Baru
Proses muatnaik dan kemaskini rekod pelajar baru bagi sesi Januari dan
Julai 2009 adalah seperti di Jadual 2.
Jadual 2 : Jumlah keseluruhan Statistik Penerimaan dan Muatnaik Rekod Pelajar Baru 2009
2.1.2.2 Graduan UTM
Proses kemaskini rekod graduan majlis konvokesyen UTM ke 42 dan ke
43 yang telah berjaya dikemaskini sepanjang tahun 2009 dengan
jumlah sebanyak 5,402 rekod seperti di Jadual 3.
Jadual 3 : Statistik Kemaskini Rekod Graduan 2009
Graduan Berjaya Dikemaskini Rekod Bermasalah
(Full Block)
Konvokesyen ke 42 1,350 76
Konvokesyen ke 43 4052 221
JUMLAH 5,402
297
Bulan Kategori Pelajar
Berjaya Muatnaik
Tidak Berjaya
Muatnaik
Jumlah Rekod
Januari MRM 0 188 188
Julai Kumpulan 1 4,070 396 4,466
Kumpulan 2 329 111 440
JUMLAH
4,399 695 5,094
6
2.1.3 Housekeeping
Proses housekeeping yang telah dilaksanakan oleh BPA adalah seperti di Jadual 4.
Jadual 4 : Housekeeping Rekod Mengikut Modul
Modul
Jumlah rekod
Tindakan
Circulation 51 Kemaskini nama pada rekod patron yang mengandungi angka dan nombor barkod yang mempunyai spacing
Cataloguing 364 Delete rekod yang mengandungi no. panggilan bibliofile
Acquisitions 7780 Kenalpasti rekod pesanan berstatus CONSID untuk semakan Penyelaras Modul Perolehan
Jumlah 8195
2.1.4 Wujud dan kemaskini parameter Sistem Pengurusan Perpustakaan
2.1.4.1 Perpustakaan Fakulti (PF) dan Unit Galerium
Beberapa kod telah diwujudkan mengikut keperluan modul dan Unit Galerium
seperti Jadual 5 dan Jadual 6 di bawah.
Jadual 5 : Tindakan yang dibuat bagi keperluan Perpustakaan Fakulti
Modul
Tindakan yang telah dilaksanakan
Acquisitions Mewujudkan 11 selector code dan 11 location code
Holdings Mewujudkan 11 sublocation dan 66 collection code
Circulation Mewujudkan 154 circ code dan melakukan 924 kali kemaskini loan matriks kepada 6 patron group
Utility Mewujudkan 11 port untuk staf PF, wujudkan password security
7
Jadual 6 : Tindakan yang dibuat bagi keperluan Unit Galerium
Modul
Tindakan yang telah dilaksanakan
Acquisitions Wujudkan material code = rm, order type = Gallerium, Pay type = Free, Condition= Gift dan Selector FMS
Holdings Wujdukan collection code = GL (Koleksi Galerium), circ code VM7 – Non circulating
Cataloguing Aktifkan tag : 008,040,050,100,110,245,260,300,500,650,700,750 dan 998
2.1.5 Lain-lain Aktiviti Unit
2.1.5.1 Penyediaan senarai dan perangkaan Research University (RU)
Menyemak rekod penulisan staf UTM yang dikenalpasti serta
menyenggara portal RU dari Jan - April 2009
2.1.5.2 Perolehan Sistem Perpustakaan Baru
Bagi memastikan PSZ memperolehi Sistem Perpustakaan baru yang
mantap, penyediaan spesifikasi teknikal yang terperinci telah
disediakan berdasarkan sesi perbincangan Keperluan Pengguna atau
User Requirement Study (URS) bersama Penyelaras Modul pada Ogos
2008. Sistem Pengurusan Perpustakaan yang diperolehi adalah
Symphony Library Management System.
2.1.5.3 Rekod Serials Solution
Terlibat dalam perbincangan yang dikendalikan oleh Unit Jurnal dan
Media Elektronik serta Unit Pengurusan Teknikal bagi mengenalpasti
proses dan kaedah pengurusan rekod jurnal dari Serials Solution.
Proses pengujian muatnaik rekod .mrc Serials Solution telah dilakukan
sebanyak 3 kali untuk mengenalpasti keperluan tag serta paparan rekod
bibliografik yang berjaya dimuatnaik.
8
3.0 UNIT PEROLEHAN DAN PENYENGGARAAN KOMPUTER
3.1 AKTIVITI UNIT
3.1.1 Peruntukan Mengurus Mengikut Vot
Peruntukan asal yang diperolehi oleh Bahagian Pembangunan Automasi (BPA)
bagi mengurus keperluan ICT di PSZ menggunakan Vot Mengurus dan Dasar
One-Off adalah seperti di jadual 7.
Jadual 7 : Jumlah Peruntukan Perbelanjaan Mengurus BPA Tahun 2009
Vot Peruntukan 2009 Dasar One-Off
28000 RM 730,000.00
35000 RM 156,500.00 RM 1,000,000.00
36000 RM 18,500.00
JUMLAH RM 905,000.00 RM 1,000,000.00
3.1.2 Perbelanjaan Mengikut Vot 2009
Perbelanjaan bagi perolehan perkakasan ICT di PSZ mengikut vot adalah seperti
di Jadual 8. Jumlah keseluruhan anggaran perolehan oleh BPA ialah RM
2,126,494.25 melebihi peruntukan yang diberikan iaitu RM 1,905,000.00 atau
lebihan perbelanjaan sebanyak 12%.
9
Jadual 8 : Jumlah Anggaran Perbelanjaan Mengurus BPA Tahun 2009
Vot
Peruntukan
(RM)
-a-
Perbelanjaan
(RM)
-b-
Peruntukan
one-off (RM)
-c-
Perbelanjaan
peruntukan
one-off (RM)
-d-
Jumlah
perbelanjaan
(RM)
b+d
Baki (RM)
1,000,000.00
27000 - 412,285.00 493,562.00 905,847.25
28000 730,000.00 472,233.00 - 472,233.00
35000 156,500.00 198,940.00 472,000.00 670,940.00
36000 18,500.00 77,474.00 - 77,474.00
JUMLAH
(RM) 905,000.00 1,160,932.25 1,000,000.00 965,562.00 2,126,494.25
(221,494.25)
@ 12%
Nota:
Vot asal untuk BPA sebelum perpindahan vot oleh BTK
Keseluruhan vot mengikut Bahagian perlu merujuk kepada lejer BTK – bergantung kepada kelulusan pembayaran oleh Bendahari UTM
3.1.3 Penyenggaraan Perkakasan Komputer
Jumlah penyenggaraan perkakasan komputer menggunakan Borang Laporan
Kerosakan Alat/Perabot PSZ 18.1 daripada Januari – Disember 2009 ialah
sebanyak 149 kes.
Jumlah ini telah menurun sebanyak 69 kes atau 31.6% berbanding 218 kes pada
Januari – Disember 2008 walaupun tempoh penyenggaraan perkakasan berbeza
pada tahun 2008 dan 2009. Daripada 149 kes penyenggaraan yang diterima, 52
kes melibatkan penyenggaraan perkakasan dan 97 kes melibatkan
penyenggaraan perisian.
10
Jadual 9: Perbandingan Laporan Kerosakan Perkakasan Komputer tahun 2008
dengan 2009
Laporan Kerosakan Jan – Dis
2008
% Jan – Dis
2009
%
Perkakasan 62 28.4 52 34.9
Perisian 156 71.6 97 65.1
JUMLAH 218 100 149 100
Jadual 10 menunjukkan Pencapaian Penyenggaraan Perkakasan Komputer
Mengikut Tempoh 63 jam Waktu Bekerja dari Januari – Jun 2009 berbanding
dengan Julai - Disember 2009. Secara keseluruhan, jumlah penyenggaraan pada
separuh tahun kedua 2009 menurun sebanyak 7 kes berbanding 78 kes pada
separuh tahun pertama 2009.
Jadual 10: Pencapaian Penyenggaraan Perkakasan Komputer Mengikut Tempoh 63 jam Waktu Bekerja tahun 2009
Tempoh Penyenggaraan
Januari - Jun Julai- Disember
Kuantiti Peratus (%) Kuantiti Peratus (%)
0 – 63 jam 58 74 57 80.3
64 – 126 jam 5 7 1 1.4
127 – 189 jam 4 5 3 4.2
> 189 jam 11 14 10 14.1
Jumlah 78 100 71 100
3.1.4 Kelas Latihan Instalasi Antivirus Symantec EndPoint Protection (SEP)
Unit Perolehan dan Penyenggaraan Komputer (UPP), BPA telah bekerjasama
dengan Unit Pengurusan Sumber Manusia (UPSM), BTK bagi menjayakan Kelas
Latihan Instalasi Antivirus Symantec EndPoint Protection (SEP) untuk staf
sokongan PSZ pada 31 Julai 2009 dan 4 Ogos 2009. UPP bertanggungjawab
menyediakan manual instalasi dan tenaga pengajar di mana dua (2) orang
11
juruteknik UPP telah dipertanggungjawabkan sebagai fasilitator kelas untuk
latihan berkenaan. UPSM pula bertanggungjawab mengeluarkan surat dan
penyediaan makanan kepada peserta. Laporan lengkapbagi kelas latihan
berkenaan adalah seperti di lampiran 1.
3.1.5 Pelupusan Perkakasan Komputer
Jumlah pelupusan perkakasan komputer oleh BPA ialah sebanyak 80 unit alat
ICT berjumlah RM 933,045.25 yang melibatkan perkakasan seperti CPU (11),
external harddisk (1), harddisk (7), hub (5), monitor (20), server (12), backup
tape server (4), selfcheck machines (3) dan switch (17)
3.2 CADANGAN PENAMBAHBAIKAN
3.2.1 Latihan Asas Penjagaan dan Penyenggaraan Peralatan Perkomputeran
Meminimumkan kes penyenggaraan perkakasan perkomputeran dengan
memberi latihan asas penjagaan dan penyenggaraan khususnya komputer dan
pencetak kepada staf PSZ bagi memastikan tugas harian dapat dilakukan
dengan lebih efisyen.
3.2.2 Borang Laporan Kerosakan Perkakasan Perkomputeran
BPA perlu merangka satu borang khas untuk laporan kerosakan perkakasan
perkomputeran sebagai inisiatif untuk mengatasi isu berbangkit dalam
penggunaan borang PSZ 18.1.
3.2.3 Penambahan Peruntukan Mengurus ICT
Peruntukan Mengurus bagi keperluan ICT di PSZ perlu ditambah
memandangkan peruntukan bagi vot 35000 dan vot 36000 yang diperolehi tidak
mencukupi untuk memperolehi peralatan ICT yang diperlukan di PSZ.
Kekurangan peruntukan menyebabkan kesukaran bagi unit ini memberikan
perkhidmatan yang cekap dan efisyen kepada staf dan juga pengguna PSZ.
12
4.0 UNIT SERVER DAN RANGKAIAN KOMPUTER 4.1 AKTIVITI UNIT
4.1.1 Memantau dan Menyenggara Server PSZ Termasuk Sistem Pengoperasian,
Perisian dan Perkakasan (UNIX based dan Windows based)
Pemantauan dan penyenggaraan secara sistematik terhadap server di PSZ telah
dilaksanakan terutama bagi OPAC, Sistem Pengurusan Perpustakaan
(ADVANCE), Sistem Pengurusan Dokumen, Sistem Aplikasi Perpustakaan, Emel
dan LIBRA (Mesin Layan Diri).
Jadual 11: Masalah Sistem/Aplikasi Server
Sistem / Aplikasi
Bilangan Masalah
Catatan
ADVANCE 3 Masalah aplikasi server ADLIS
INFOLAN2 4 Masalah aplikasi INFOLAN2 di server OPAC
Emel
6 Masalah teknikal dan proses naiktaraf sistem pengoperasian server emel
Ekspress 1 Masalah sistem pengoperasian server ekspress
Doc 1 Masalah teknikal server doc
Smartweb 1 Masalah teknikal server smartweb
JUMLAH
16
Langkah-langkah penyenggaraan dan pemantauan server dilaksanakan secara
berkala termasuklah muat turun dan instalasi service pack/patches terkini bagi
Windows 2000/2003 server, proses backup data/sistem, proses cleaning tape
drive dan imbasan virus.
13
4.1.2 Memantau dan Menyenggara Peralatan dan Rangkaian Komputer PSZ Termasuk
Menerima, Menyemak, Menganalisa dan Mengatasi Masalah Berkaitan Rangkaian
PSZ
Jadual 12: Naiktaraf dan Masalah Rangkaian di PSZ
Bil Aktiviti
Catatan
1 Naiktaraf Rangkaian PSZ/UTM
Proses test speed (downloading) rangkaian dari PSZ dilakukan oleh vendor/CICT pada April 2009
Proses Multiple Spanning-Tree Protocol Deployment (MSTP) telah dilakukan oleh vendor/CICT pada Jun 2009
2 Naiktaraf Rangkaian Tanpa Wayar PSZ
Penstrukturan semula rangkaian tanpa wayar di PSZ dan pelaksanaan sistem pemantauan secara berpusat oleh CICT-WCC pada April 2009
3 Masalah Rangkaian Telah dikategorikan kepada 2 jenis iaitu masalah akses ke Intranet/Internet dan masalah akses ke sistem PSZ
Masalah akses ke Intranet/Internet
36 kes dilaporkan – rujuk Jadual 13
Masalah akses ke sistem PSZ
16 kes dilaporkan – rujuk Jadual 14
14
Jadual 13 : Masalah Akses Ke Intranet/Internet di PSZ
Masalah Akses Ke Intranet/Internet Bilangan Masalah
Gangguan bekalan elektrik di bilik server PSZ 2
Gangguan bekalan elektrik di bilik server CICT 1
Kerosakan pencawang elektrik utama UTM 2
Masalah rangkaian PSZ 2
Masalah rangkaian UTM 2
Kerosakan point rangkaian PSZ 1
Masalah akses pangkalan data langganan PSZ melalui VPN 1
Masalah konfigurasi server DNS CICT 3
Kerosakan router di CICT 2
Penyenggaraan firewall utama UTM 1
Penambahbaikan rangkaian dan penggantian peralatan rangkaian CICT yang rosak (F5 Internet load balancer)
1
Kes pencerobohan dan Denial-of-Service(DoS) dalam rangkaian UTM. 1
Proses naiktaraf rangkaian PSZ oleh CICT dan penukaran ISP (Jaring ke Time dan TM) yang meliputi proses fine-tuning peralatan dan perisian rangkaian di CICT dan PSZ
10
Masalah link ISP UTM 2
Masalah kerosakan kable rangkaian wireless 1
Masalah teknikal rangkaian tanpa wayar UTM. Penstrukturan semula AP rangkaian tanpa wayar UTM telah dilaksanakan oleh CICT-WCC.
4
JUMLAH 36
15
Jadual 14 : Masalah Akses Ke Sistem PSZ
Masalah Akses Ke Sistem PSZ
Akses kepada INFOLAN2 - berpunca dari masalah aplikasi di server OPAC
4
Akses kepada Sistem Pengurusan Perpustakaan - berpunca dari masalah aplikasi di server ADLIS
3
Akses ke Sistem Aplikasi Perpustakan (LAS) - berpunca dari masalah teknikal di server Smartweb
1
Akses ke Sistem Pengurusan Dokumen (DM) - berpunca dari masalah teknikal di server Doc
1
Akses ke sistem emel PSZ – berpunca dari masalah teknikal dan proses naiktaraf sistem pengoperasian server emel
6
Akses ke server Ekspress – berpunca dari masalah sistem pengoperasian server Ekspress
1
JUMLAH 16
4.1.3 Memantau dan menyenggara Sistem Perakam Waktu Berkomputer (SPWK)
Sepanjang tahun 2009, sebanyak 23 rekod staf baru PSZ telah diwujudkan dalam
sistem dan 2 rekod lagi dikemaskini bagi staf dari fakulti yang ditukarkan ke PSZ.
Proses mengemaskini rekod kedatangan staf dilakukan dari semasa ke semasa
apabila akses ke SPWK tidak dapat dilakukan akibat masalah rangkaian PSZ/UTM.
Rekod staf juga turut dikemaskini termasuklah cuti sakit, cuti bersalin dan lain-lain
cuti.
4.1.4 Penyenggaraan Perisian/Perkakasan
4.1.4.1 Sistem emel - MDaemon dan Mailscan Antivirus
Proses memperbaharui lesen MDaemon sentiasa dilaksanakan bagi
memastikan kestabilan dan kelancaran sistem emel.
16
Jadual 15 : Penyenggaraan Perisian/Perkakasan Server Emel
Bil Tindakan Versi Tarikh Lupus
1 MDaemon Pro 500 Users (Renewal Upgrade) v10.1.2 Jan 2011
2 MDaemon Antivirus 500 Users (Renewal Upgrade)
V4.0.2 Jan 2011
Sepanjang tahun 2009, sebanyak 3 masalah aplikasi email client (POP3)
telah dilaporkan oleh staf dan proses penambahbaikan telah dilakukan
bagi mengatasi masalah tersebut. Manakala, sebanyak 6 masalah akses ke
server emel disebabkan masalah teknikal dan proses naiktaraf sistem
pengoperasian server emel. Konfigurasi setting MDaemon sentiasa
dilakukan bagi memenuhi keperluan semasa terutama terhadap pelbagai
ancaman spam dan serangan virus terhadap sistem emel.
Jadual 16 : Aktiviti Penyenggaraan Sistem Emel Sepanjang Tahun 2009
Tindakan Bilangan
Mailing List baru telah diwujudkan :- [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected]
7
Akaun emel baru yang diwujudkan bagi staf baru PSZ termasuk 5 orang staf di PSZ KL
30
Akaun emel staf PSZ yang dihapuskan dari sistem emel 5
4.1.4.2 Cleaning tape drive
Proses cleaning tape drive menggunakan cleaning tape dilakukan secara
berkala bagi memastikan tape drive semua server berada dalam keadaan
yang baik. Setiap tape drive server telah disediakan cleaning tape yang
berasingan bagi mengelakkan wujud sebarang masalah dengan tape drive
server.
17
4.1.4.3 Service Pack dan Patches
Proses naiktaraf service pack dan patches terkini bagi Windows 2000
server & Windows 2003 server (Windows based) sentiasa dilakukan bagi
memastikan server sentiasa dilindungi dari ancaman penggodam dan
serangan virus serta memastikan sistem semakin mantap.
4.1.5 Naiktaraf Server
4.1.5.1 Server Smartweb - Compaq ProLiant 8000
Proses naiktaraf server telah dilakukan pada bulan April 2009 yang
meliputi penambahan RAM dan hard disk.
4.1.5.2 Server Emel - Compaq ML370
Proses naiktaraf server emel meliputi penambahan RAM, hard disk dan
sistem pengoperasian dari Windows 2000 server ke Windows 2003 server
telah dilaksanakan pada bulan Mei 2009.
4.1.5.3 Server DMS - Compaq ProLiant 8000
Proses naiktaraf server telah dilakukan pada bulan Disember 2009 yang
meliputi penambahan RAM dan hard disk.
4.1.6 Instalasi Server baru – HP Proliant DL380 G6
Proses instalasi sistem pengoperasian Windows 2003 bagi server baru bagi Aplikasi
Laporan iaitu Web Reporting dan Director Station.
4.1.7 Pelaksanaan Storage Area Network (SAN)
Permohonan perolehan bagi storan server berskala besar iaitu Storage Area
Network (SAN) telah diluluskan oleh pihak universiti untuk menampung keperluan
perpustakaan digital PSZ. Proses penerimaan dan pelaksanaan storan tersebut
dilakukan pada awal tahun 2010.
18
4.2 CADANGAN PENAMBAHBAIKAN
4.2.1 Penggantian (naiktaraf) server Sistem Pengurusan Dokumen dan Sistem
Aplikasi Perpustakaan - Compaq Proliant 8000
Proses penggantian bagi kedua-dua server diperlukan bagi memenuhi keperluan
ICT semasa memandangkan model kedua-dua server telah obselete. Gantian
perkakasan bagi server berkenaan semakin sukar diperolehi di pasaran dan
mahal seperti tape drive, data cartridge, hard disk dan sebagainya.
19
LAPORAN TAHUNAN UNIT APLIKASI DAN MULTIMEDIA 2009
5.1 AKTIVITI UNIT
5.1.1 Memantau, Membangun dan Menyenggara Sistem Aplikasi Perpustakaan
(SAP) dan Sistem Pengurusan Dokumen (SPD)
Sistem Aplikasi Perpustakaan mempunyai lapan (8) modul iaitu Modul Meja
Rujukan (Reference Desk), Modul Kelas Kemahiran Perpustakaan (Library Skills
Classes), Modul Pengesan Pelawat (Visitor Tracking), Modul Tempahan Ruang &
Alat (Room & Equipment Reservation), Modul Forum Akademik (Academic
Forum), Modul Media Streaming, Modul E-Dagang (E-Commerce) dan Modul
Perisian Penghubung Data Pesanan (PPDP). Sistem Pengurusan Dokumen pula
terdiri dri tiga (3) modul iaitu Docs Open, Docs Fusion dan Cyberdocs.
5.1.1.1 Sistem Aplikasi Perpustakaan (SAP)
Keseluruhan modul Sistem Aplikasi Perpustakaan masih melalui proses
penambahbaikan yang berterusan dan didapati semakin mantap. Modul
seperti Visitor Tracking, Reservation, Media Streaming dan Academic
Forum menunujukkan tiada sebarang permasalahan sepanjang tahun
2009 memandangkan pemantauan dan pengemaskinian modul ini oleh
pemilik modul telah dilaksanakan dengan berkesan.
Modul Perisian Penghubung Data Pesanan (PPDP) yang di bangunkan
pada tahun 2007 masih lagi belum dapat beroperasi dengan berkesan
kerana masih terdapat permasalahan integrasi antara modul dan
paparan laporan yang perlu di lakukan penambahbaikan.
a) Menerima, Menyemak, Menganalisis dan Mengatasi Masalah
SAP Yang Dilaporkan
20
Jadual 17 : Masalah SAP Mengikut Modul sepanjang tahun 2009
Modul Change Request Problem Report
Visitor Tracking 0 0
Library Skill Classes 1 0
Reservation System 0 0
Media Streaming 0 0
Discussion Forum 0 0
Billing 0 0
Online Reference Desk 1 1
General Utility Screens 0 1
PPDP 12
Jumlah 2 14
Jadual 17 menunjukkan pelaporan masalah SAP melalui SAMA bagi
tahun 2009. Sebanyak enambelas (16) laporan diterima di mana dua (2)
laporan adalah penambahbaikan dan empatbelas (14) adalah laporan
masalah. Sebanyak tigabelas (13) laporan telah berjaya diselesaikan
manakala tiga (3) masih lagi tertangguh. Aduan laporan diperolehi dari
SAMA, emel dan laporan dari pihak vendor.
Bagi sistem PPDP, laporan masalah yang dilaporkan sepanjang tahun
2009 agak tinggi oleh kerana ianya masih lagi dalam pengujian.
Keseluruhan masalah yang dilaporkan kepada pihak vendor tidak dapat
diselesaikan mengikut tarikh ditetapkan. Hasil dari log yang
didokumenkan mendapati kebanyakan permasalahan hanya dapat
diselesaikan melebihi dari 14 hari bekerja. Rujuk Jadual 18.
Jadual 18: PPDP Problem Report/Change Request
Log Masalah
Aktiviti Keputusan
Problem Report
12 Laporan kepada Vendor
Selesai 9 Tertangguh 3
Change Request
0 Laporan Kepada Vendor
Selesai
Jumlah 12 9 3
21
5.1.1.2 Sistem Pengurusan Dokumen
a) Menerima, Menyemak, Menganalisis dan Mengatasi Masalah SPD
Yang Dilaporkan
Sistem Pengurusan Dokumen (Cyberdocs) mengalami masalah ketara
sepanjang tahun 2009 di mana sistem ini tidak dapat memenuhi
keperluan semasa dan perlu dinaiktaraf. Antara kelemahan sistem ini
ialah:
Aplikasi Cyberdocs tidak seiring dengan Sistem Pengoperasian
yang terkini.
Aplikasi Java yang dipasang pada sistem sudah ketinggalan dan
perlu di kemaskini.
Aplikasi pembacaan dokumen yang rumit dan tiada peningkatan
versi (Adobe Reader).
Keadaan permasalahan di atas menyebabkan timbulnya beberapa
perkara iaitu:
Sistem Pengoperasian yang dipasang pada komputer yang
digunakan perlu di downgrade supaya selaras dengan keperluan
aplikasi CyberDocs. Apabila updates dibuat pada Sistem
Pengoperasian, masalah untuk mengakses Cyberdocs gagal
kerana patches terkini tidak compatible dengan aplikasi Java
dan Adobe Reader versi rendah yang diperlukan oleh Cyberdocs
Kemaskini aplikasi Java juga perlu mengikut kesesuaian pada
aplikasi komputer dan perkakasan yang digunakan dan faktor ini
juga menyebabkan CyberDocs gagal berfungsi dengan
berkesan.
Kekangan peningkatan versi pembacaan juga menyukarkan
dokumen untuk di baca.
Kekangan yang terdapat pada modul CyberDocs menyebabkan permasalahan aplikasi tersebut sentiasa berulang. Pada bulan Ogos dan Oktober 2009, permasalahan mengenai aplikasi dan perkakasan seperti di atas menyebabkan staf sukar untuk memuat turun dokumen ke pelayan.
22
Jadual 19: Masalah Aplikasi Sistem Pengurusan Dokumen (Cyberdocs)
Tahun Kategori
Bulan (Jumlah) Status Selesai
Status Tindakan Vendor
Status Sedang disemak
Belum selesai/ *Baru
2009 Laporan Masalah
Januari
Februari 2
Mac
April
Mei
Jun
Julai 1
Ogos 4
September
Oktober 4
November
Disember 2
Jumlah 11 2
Jumlah Keseluruhan 13
5.1.1.3 Housekeeping Sistem Aplikasi Perpustakaan (SAP)
Semakan setiap Modul SAP untuk tujuan housekeeping telah dilakukan pada bulan Januari hingga Disember 2009 terutama pada Modul General bahagian Security seperti di jadual 20.
Jadual 20 : Housekeeping Sistem Aplikasi Perpustakaan
Faktor Tahun 2009
Bersara/Kematian 3
Pertukaran jabatan 11
Akses Modul lain 0
Percubaan patron 0
Keselamatan 0
Staf Baru 9
Jumlah 23
23
5.1.2 Pembangunan dan penyelarasan laman web Perpustakaan dan Bahagian /Unit
5.1.2.1 Portal PSZ
Pembangunan portal bagi tahun 2009 telah bermula dengan
pemindahan data ke pelayan baru yang lebih sesuai. Proses ini telah di
lakukan pada bulan Februari 2009. Keupayaan akses kepada portal yang
perlahan dan sistem keselamatan yang agak rendah menyebabkan
Sistem Operasi pelayan ditukar kepada Linux Ubuntu 9.04. Ini
termasuklah menyediakan pelayan sokongan bagi menghadapi sebarang
masalah berkaitan dengan portal PSZ.
Jadual 21 : Spesifikasi Perkakasan Pelayan Portal
Server Name/hostname Portal
Operating System & Svc Pack Ubuntu Linux 9.04
Model HP Proliant DL380 G6
Processor
Intel Xeon, Quad-core processor 2.5 GHz, 1333 MHz FSB - Intel 5000P
Chipset
Total RAM Installed (GB) 4GB PC2-5300
Function / Application Installed Library Portal/Web based/CMS -
(Joomla/Wordpress/Drupal/Liferay)
Database version MySQL 5.0
Masalah dan penambahbaikan dalam portal sepanjang tahun 2009
adalah agak tinggi dengan enambelas (16) masalah serta sebelas (11)
penambahbaikan telah direkodkan. Bagaimanpun semua aduan yang di
laporkan telah berjaya diselesaikan mengikut masa ditetapkan.
24
Rajah 4 : Carta Permasalahan Portal 2009
5.1.2.2 Membina Laman Web Baru
Pelaksanaan pelarasan portal baru PSZ mula dilaksanakan bermula pada
Mei 2009 berpandukan Laman Rasmi UTM. Keseluruhan laman web yang
telah diwujudkan sepanjang 2009 adalah sebanyak 18 tapak. Pembinaan
tapak laman web berkenaan semakin bertambah seiring keperluan Bahagian
di PSZ. Pembinaan laman web ini juga adalah kesinambungan daripada
laman web portal PSZ yang baru untuk tujuan keselamatan, memudahkan
proses penyenggaraan dan untuk mengelak sesebuah laman menjadi
sasaran mudah untuk digodam. Pemindahan data dari server lama ke server
baru telah di lakukan pada Januari hingga Februari 2009
Url bagi laman web adalah seperti berikut:
25
a. Laman Web Utama PSZ
http://www.utm.my/psz
http://portal.psz.utm.my/psz
b. Laman Web Bahagian
Laman Bhg Pemb. Automasi http://portal.psz.utm.my/div/bpa_eng
Laman Bhg. Pemb. Koleksi http://portal.psz.utm.my/div/bpk
Laman Bhg. Perkhidmatan Maklumat
http://portal.psz.utm.my/div/bpm
Laman Bhg. Pembangunan Sumber http://portal.psz.utm.my/div/bps
Laman Bhg. Pemprosesan Teknikal http://portal.psz.utm.my/div/bpt
Laman Bhg. Repositori http://portal.psz.utm.my/div/br
Laman Bhg. Sokongan Penyelidikan http://portal.psz.utm.my/div/bsp
Laman Bhg. Pentadbiran dan Kewangan http://portal.psz.utm.my/div/btk
Laman Bhg. International Kampus KL http://portal.psz.utm.my/div/kl
c. Laman Web Sosial yang berkaitan dengan Portal PSZ juga telah
diwujudkan. Laman ini perlu dipantau dan diselenggara oleh pentadbir
laman web yang telah dilantik.
Laman media sosial - Chat Online http://portal.psz.utm.my/chat
Laman media sosial - video http://portal.psz.utm.my/video
Laman Sistem Pengurusan Kualiti PSZ http://portal.psz.utm.my/quality
26
Laman UTM Reading Station http://portal.psz.utm.my/utmrs
Laman web Knowledge Management http://portal.psz.utm.my/km
Laman web pencarian dan input UTMRS http://portal.psz.utm.my/rs
Laman web slide kehadiran pelajar http://portal.psz.utm.my/buku/slide/front.php
Laman web Pelajar praktikal http://portal.psz.utm.my/ps09
5.1.2.3 Latihan Pembangunan Laman Web
Beberapa siri latihan bagi penyenggaraan laman web mengikut
Bahagian telah dilaksanakan pada 10 -11 September 2009. Latihan ini
melibatkan kerjasama kumpulan laman web (webteam) dalam
memberikan latihan suntingan, seksyen, kategori dan penyenggaraan
laman web bahagian masing-masing.
Perjumpaan lanjutan bagi sebarang permasalahan baru telah di
laksanakan pada setiap hari Khamis sepanjang tahun 2009. Setiap laman
web Bahagian dikendalikan oleh seorang Pustakawan dan dibantu oleh
Pembantu Perpustakaan bagi tujuan kemasukan data dan rekabentuk
paparan. Pembangunan laman web bahagian juga adalah selaras
dengan keperluan Portal Perpustakaan sebagai gerbang maklumat
Universiti.
5.1.2.4 Keperluan Aplikasi Terkini
Aplikasi suntingan grafik dan aplikasi suntingan video masih lagi dilihat
sebagai aplikasi yang paling utama. Latihan dan kursus kepada kedua-
dua aplikasi ini perlu dipertingkatkan dengan menghadiri latihan
lanjutan bagi memantapkan pengetahuan. Persediaan ke arah modul
aplikasi 3 dimensi juga dikemaskini untuk pembangunan portal dan
27
penghasilan montaj persembahan. Peningkatan versi Aplikasi seperti
Adobe Photoshop CS3, Edius Conopus HD MAX dan 3D Max dilihat
mampu memberikan impak pada penghasilan persembahan montaj dan
penghasilan portal.
5.1.3 Membina Animasi Montaj
Montaj bagi beberapa perasmian besar telah dapat dihasilkan dengan adanya
aplikasi animasi multimedia seperti aplikasi suntingan video Edius Conopus (High
Definition), Macromedia Flash dan juga aplikasi audio Sony Sound Forge iaitu
penghasilan montaj bagi:
1. Montaj persembahan AKNC (Dis 2008 – Feb 2009) 2. Montaj Persembahan Reading Station (April-Mei 2009) 3. Montaj Persembahan APA (Disember 2009).
5.1.4 Penganjuran Latihan Dalaman Staf PSZ
Beberapa siri latihan bagi penyenggaraan laman web mengikut bahagian telah
dilaksanakan pada 10 -11 september 2009. Perjumpaan lanjutan bagi sebarang
permasalahan baru juga telah di laksanakan pada 20 Oktober 2009. Setiap
laman web bahagian dikendalikan oleh seorang Pustakawan dan di
bantu oleh Pembantu Perpustakaan bagi tujuan kemasukan data dan
menyediakan rekabentuk atau layout. Pembangunan laman web bahagian
adalah selaras dengan keperluan Portal Perpustakaan sebagai gerbang
maklumat. Latihan dan perbincangan bersama kepada pemilik modul Sistem
Aplikasi Perpustakaan. dan Pengurusan Dokumen telah dilaksanakan secara
berperingkat-peringkat :
Modul Library Skills Classes – Februari 2009 – Cik Nazrinda A Samah
Modul Academic Forum – Ogos 2009 – Pn Syahranah Ahmad Raqi
Modul Online Reference Desk – September 2009 – Pn Zafarina Dol
28
5.2 ISU DAN MASALAH
Keperluan pembinaan laman web perpustakaan dan laman pautan yang lain semakin
bertambah. Laman pautan seperti Unit perlu diwujudkan dan diselaraskan bagi
keperluan laman web Bahagian tersebut. Laman web sosial seperti chat online dan video
perlu sentiasa di kemaskini bagi menghasilkan data yang tepat.
Keseluruhan laman web ini meliputi 18 buah tapak memerlukan pemantauan dan
kemaskini yang berterusan. Latihan terhadap penggunaan laman web yang dijalankan
dan kemaskini di bahagian administrator dan server menjadi bertambah rumit.
Keselamatan rangkaian juga memerlukan pemantauan sepanjang masa dari segi aliran
trafik keluar masuk ke portal agar pautan ke portal sentiasa pantas dan cekap. Ahli
kumpulan web yang diwujudkan seramai 5 orang seringkali menghadapi masalah bagi
menangani semua permasalahan yang timbul. Keperluan dalam menangani teknologi
Sistem Pengurusan Kandungan (CMS) juga perlu sentiasa dikemaskini bagi
membolehkan laman web perpustakaan tidak ketinggalan.
5.3 TINDAKAN PENAMBAHBAIKAN
5.3.1 Sistem Aplikasi Perpustakaan/Pengurusan Dokumen
Sistem Aplikasi perpustakaan dan Sistem Pengurusan Dokumen yang di
bangunkan pada tahun 2000 dilihat sudah ketinggalan dari segi teknologi,
rekabentuk, paparan antaramuka dan interaksi. Aturcara program ASP yang
digunakan telah ketinggalan begitu juga dengan perkakasan pelayan yang tidak
dapat menampung keperluan aplikasi masakini. Operasi penggunaan menjadi
perlahan dan sudah tidak sepadan dengan keperluan pengguna. Aplikasi pada
kedua-dua sistem ini kadangkala tidak membenarkan pelajar untuk mengakses
dokumen dari pelayan akibat dari aplikasi sistem yang sudah ketinggalan.
Aplikasi yang dipertontonkan juga sudah ketinggalan dan dilihat tidak mesra
pengguna (Modul Forum Akademik, Modul Tempahan, Modul Kelas kemahiran
dan Modul Meja Rujukan) serta tidak mampu berinteraksi dengan berkesan
kepada pengguna. Biarpun aplikasi ini masih digunakan namun ianya tidak
29
menarik dan pengguna mula beralih kepada aplikasi sosial yang lain. Ini dapat di
lihat dari jumlah penggunaan modul-modul ini yang semakin berkurangan.
Pihak pengurusan perlu melihat kepada aplikasi baru yang lebih sesuai dan
mampu menangani permasalahan teknologi masa kini. Peningkatan aplikasi
kepada versi yang terkini juga sudah tidak mampu dilakukan kerana penggunaan
teknologi itu sendiri yang telah luput (obsolete).
6.0 LAIN-LAIN AKTIVITI BAHAGIAN PEMBANGUNAN AUTOMASI
6.1 Pelaksanaan Kajian User Time Spent in PSZ oleh semua staf BPA dari April – September
2009 6.2 Pembangunan Portal BPA di bawah tanggungjawab PmP(BA) dengan seliaan P(USA) 6.3 Perbincangan dan pengwujudan lapan (8) dasar yang melibatkan Bahagian
Pembangunan Automasi bermula pada Oktober-November 2009 yang meliputi dasar seperti di bawah :-
a. Dasar Pengurusan Kewangan b. Dasar Perolehan c. Dasar Pengurusan Aset Alih d. Dasar Pelupusan, Kehilangan dan Hapuskira e. Dasar Teknologi Maklumat f. Dasar Keselamatan g. Dasar Data h. Dasar Laporan dan Statistik
6.4 Attachment oleh Pustakawan Universiti Malaysia Kelantan di BPA pada 24-27 Ogos
2009.
7.0 LATIHAN, SEMINAR, KURSUS DAN BENGKEL STAF BPA Latihan, Seminar, Kursus dan Bengkel yang dihadiri oleh Staf di Bahagian Pembangunan
Automasi sepanjang tahun 2009 adalah seperti di Lampiran 2.
Top Related